Implementasi dan Pemeliharaan Sistem

Implementasi adalah proses untuk memastikan bahwa sistem informasi beroperasi. Ini melibatkan -

• Membangun sistem baru dari awal
• Membangun sistem baru dari yang sudah ada.

Implementasi memungkinkan pengguna untuk mengambil alih operasinya untuk digunakan dan dievaluasi. Ini melibatkan pelatihan pengguna untuk menangani sistem dan merencanakan konversi yang lancar.

Latihan

Personil dalam sistem harus mengetahui secara rinci apa peran mereka nantinya, bagaimana mereka dapat menggunakan sistem, dan apa yang akan atau tidak akan dilakukan oleh sistem. Keberhasilan atau kegagalan sistem yang dirancang dengan baik dan secara teknis elegan dapat bergantung pada cara pengoperasian dan penggunaannya.

Operator Sistem Pelatihan

Operator sistem harus dilatih dengan baik sehingga mereka dapat menangani semua kemungkinan operasi, baik rutin maupun luar biasa. Operator harus dilatih tentang malfungsi umum apa yang mungkin terjadi, bagaimana mengenalinya, dan langkah apa yang harus diambil ketika terjadi.

Pelatihan melibatkan pembuatan daftar pemecahan masalah untuk mengidentifikasi kemungkinan masalah dan solusi untuk mereka, serta nama dan nomor telepon individu yang dapat dihubungi ketika muncul masalah yang tidak terduga atau tidak biasa.

Pelatihan juga melibatkan pengenalan dengan prosedur yang dijalankan, yang melibatkan bekerja melalui urutan kegiatan yang diperlukan untuk menggunakan sistem baru.

Pelatihan Pengguna

• Pelatihan pengguna akhir merupakan bagian penting dari pengembangan sistem informasi berbasis komputer, yang harus diberikan kepada karyawan agar mereka dapat melakukan pemecahan masalahnya sendiri.

• Pelatihan pengguna melibatkan cara mengoperasikan peralatan, mengatasi masalah sistem, menentukan apakah masalah yang muncul disebabkan oleh peralatan atau perangkat lunak.

• Sebagian besar pelatihan pengguna berkaitan dengan pengoperasian sistem itu sendiri. Kursus pelatihan harus dirancang untuk membantu pengguna dengan mobilisasi cepat untuk organisasi.

Pedoman Pelatihan

• Menetapkan tujuan yang terukur
• Menggunakan metode pelatihan yang tepat
• Memilih tempat pelatihan yang sesuai
• Menggunakan materi pelatihan yang dapat dimengerti

Metode Pelatihan

Pelatihan yang dipimpin instruktur

Ini melibatkan pelatih dan peserta pelatihan, yang harus bertemu pada waktu yang sama, tetapi tidak harus di tempat yang sama. Sesi pelatihan bisa satu-satu atau kolaboratif. Ini dari dua jenis -

Virtual Classroom

Dalam pelatihan ini, pelatih harus bertemu dengan peserta pelatihan pada waktu yang sama, tetapi tidak diharuskan berada di tempat yang sama. Alat utama yang digunakan di sini adalah: konferensi video, alat obrolan relai Internet berbasis teks, atau paket realitas virtual, dll.

Normal Classroom

Pelatih harus bertemu dengan peserta pelatihan pada waktu dan tempat yang sama. Alat utama yang digunakan di sini adalah papan tulis, proyektor overhead, proyektor LCD, dll.

Pelatihan Swa-Pacu

Ini melibatkan pelatih dan peserta pelatihan, yang tidak perlu bertemu di tempat atau waktu yang sama. Para peserta pelatihan mempelajari keterampilan itu sendiri dengan mengakses kursus sesuai keinginan mereka sendiri. Ini dari dua jenis -

Multimedia Training

Dalam pelatihan ini, mata kuliah disajikan dalam format multimedia dan disimpan dalam CD-ROM. Ini meminimalkan biaya dalam mengembangkan kursus pelatihan in-house tanpa bantuan dari pemrogram eksternal.

Web-based Training

Dalam pelatihan ini seringkali mata kuliah disajikan dalam format hyper media dan dikembangkan untuk mendukung internet dan intranet. Ini memberikan pelatihan just-in-time untuk pengguna akhir dan memungkinkan organisasi untuk menyesuaikan persyaratan pelatihan.

Konversi

Ini adalah proses migrasi dari sistem lama ke yang baru. Ini memberikan pendekatan yang dapat dipahami dan terstruktur untuk meningkatkan komunikasi antara manajemen dan tim proyek.

Rencana Konversi

Ini berisi deskripsi dari semua aktivitas yang harus terjadi selama implementasi sistem baru dan menjalankannya. Ini mengantisipasi kemungkinan masalah dan solusi untuk mengatasinya.

Ini termasuk kegiatan berikut -

• Beri nama semua file untuk konversi.
• Mengidentifikasi persyaratan data untuk mengembangkan file baru selama konversi.
• Mencantumkan semua dokumen dan prosedur baru yang diperlukan.
• Mengidentifikasi kontrol yang akan digunakan di setiap aktivitas.
• Mengidentifikasi tanggung jawab orang untuk setiap aktivitas.
• Memverifikasi jadwal konversi.

Metode Konversi

Empat metode konversi adalah -

• Konversi Paralel
• Konversi Pengalihan Langsung
• Pendekatan Percontohan
• Metode Tahap-In

metode	Deskripsi	Keuntungan	Kekurangan
Konversi Paralel	Sistem lama dan baru digunakan secara bersamaan.	Memberikan fallback ketika sistem baru gagal. Menawarkan keamanan terbesar dan pada akhirnya menguji sistem baru.	Menyebabkan pembengkakan biaya. Sistem baru mungkin tidak mendapatkan jejak yang adil.
Konversi Pengalihan Langsung	Sistem baru diimplementasikan dan sistem lama diganti seluruhnya.	Memaksa pengguna untuk membuat sistem baru berfungsi Manfaat langsung dari metode dan kontrol baru.	Tidak perlu mundur jika muncul masalah dengan sistem baru Membutuhkan perencanaan yang cermat
Pendekatan Percontohan	Mendukung pendekatan bertahap yang menerapkan sistem secara bertahap di semua pengguna	Mengizinkan pelatihan dan instalasi tanpa menggunakan sumber daya yang tidak perlu. Hindari kemungkinan besar dari manajemen risiko.	Phasein jangka panjang menyebabkan masalah apakah konversi berjalan dengan baik atau tidak.
Metode Tahap-In	Versi kerja dari sistem yang diterapkan di satu bagian organisasi berdasarkan umpan balik, itu dipasang di seluruh organisasi sendirian atau tahap demi tahap.	Memberikan pengalaman dan uji garis sebelum implementasi Ketika sistem baru yang disukai melibatkan teknologi baru atau perubahan kinerja yang drastis.	Memberi kesan bahwa sistem lama salah dan tidak dapat diandalkan.

Konversi File

Ini adalah proses mengubah satu format file ke format lain. Misalnya file dalam format WordPerfect dapat diubah menjadi Microsoft Word.

Untuk konversi yang berhasil, diperlukan rencana konversi, yang mencakup -

• Pengetahuan tentang sistem target dan pemahaman tentang sistem saat ini
• Teamwork
• Metode otomatis, pengujian dan operasi paralel
• Dukungan terus menerus untuk memperbaiki masalah
• Memperbarui sistem / dokumentasi pengguna, dll

Banyak aplikasi populer mendukung pembukaan dan penyimpanan ke format file lain dengan jenis yang sama. Misalnya, Microsoft Word dapat membuka dan menyimpan file dalam banyak format pengolah kata lainnya.

Review Evaluasi Pasca-Implementasi (PIER)

PIER adalah alat atau pendekatan standar untuk mengevaluasi hasil proyek dan menentukan apakah proyek menghasilkan manfaat yang diharapkan dari proses, produk atau layanan. Ini memungkinkan pengguna untuk memverifikasi bahwa proyek atau sistem telah mencapai hasil yang diinginkan dalam jangka waktu tertentu dan biaya yang direncanakan.

PIER memastikan bahwa proyek telah memenuhi tujuannya dengan mengevaluasi proses pengembangan dan manajemen proyek.

Tujuan PIER

Tujuan memiliki PIER adalah sebagai berikut -

• Untuk menentukan keberhasilan proyek terhadap biaya, manfaat, dan jadwal yang diproyeksikan.

• Untuk mengidentifikasi peluang untuk menambah nilai tambahan pada proyek.

• Untuk menentukan kekuatan dan kelemahan proyek untuk referensi di masa mendatang dan tindakan yang tepat.

• Untuk membuat rekomendasi tentang masa depan proyek dengan menyempurnakan teknik estimasi biaya.

Anggota staf berikut harus disertakan dalam proses peninjauan -

• Tim dan Manajemen Proyek
• Staf pengguna
• Staf Manajemen Strategis
• Pengguna eksternal

Pemeliharaan / Peningkatan Sistem

Pemeliharaan berarti memulihkan sesuatu ke kondisi aslinya. Peningkatan berarti menambah, memodifikasi kode untuk mendukung perubahan spesifikasi pengguna. Pemeliharaan sistem menyesuaikan sistem dengan persyaratan aslinya dan peningkatan menambah kemampuan sistem dengan memasukkan persyaratan baru.

Dengan demikian, pemeliharaan mengubah sistem yang ada, peningkatan menambahkan fitur ke sistem yang ada, dan pengembangan menggantikan sistem yang ada. Ini adalah bagian penting dari pengembangan sistem yang mencakup aktivitas yang memperbaiki kesalahan dalam desain dan implementasi sistem, memperbarui dokumen, dan menguji data.

Jenis Perawatan

Pemeliharaan sistem dapat diklasifikasikan menjadi tiga jenis -

• Corrective Maintenance - Memungkinkan pengguna untuk melakukan perbaikan dan koreksi masalah sisa.

• Adaptive Maintenance - Memungkinkan pengguna untuk mengganti fungsi program.

• Perfective Maintenance - Memungkinkan pengguna untuk mengubah atau meningkatkan program sesuai dengan kebutuhan pengguna dan kebutuhan yang berubah.