Desain Input / Output & Bentuk

Desain Input

Dalam suatu sistem informasi, masukan merupakan data mentah yang diolah untuk menghasilkan keluaran. Selama desain input, pengembang harus mempertimbangkan perangkat input seperti PC, MICR, OMR, dll.

Oleh karena itu kualitas input sistem menentukan kualitas output sistem. Formulir dan layar masukan yang dirancang dengan baik memiliki properti berikut -

Ini harus melayani tujuan tertentu secara efektif seperti menyimpan, merekam, dan mengambil informasi.
Ini memastikan penyelesaian yang tepat dengan akurasi.
Ini harus mudah diisi dan lugas.
Ini harus fokus pada perhatian, konsistensi, dan kesederhanaan pengguna.
Semua tujuan ini diperoleh dengan menggunakan pengetahuan tentang prinsip desain dasar mengenai -
- Apa masukan yang dibutuhkan untuk sistem?
- Bagaimana pengguna akhir menanggapi berbagai elemen bentuk dan layar.

Tujuan Desain Input

Tujuan dari desain input adalah -

Merancang prosedur pemasukan dan pemasukan data
Untuk mengurangi volume masukan
Untuk merancang dokumen sumber untuk pengambilan data atau merancang metode pengambilan data lainnya
Untuk merancang catatan data masukan, layar entri data, layar antarmuka pengguna, dll.
Untuk menggunakan pemeriksaan validasi dan mengembangkan kontrol masukan yang efektif.

Metode Input Data

Penting untuk merancang metode input data yang sesuai untuk mencegah kesalahan saat memasukkan data. Metode ini bergantung pada apakah data dimasukkan oleh pelanggan dalam formulir secara manual dan kemudian dimasukkan oleh operator entri data, atau data langsung dimasukkan oleh pengguna di PC.

Suatu sistem harus mencegah pengguna melakukan kesalahan dengan -

Desain bentuk yang jelas dengan menyisakan ruang yang cukup untuk menulis dengan jelas.
Instruksi yang jelas untuk mengisi formulir.
Desain bentuk yang jelas.
Mengurangi penekanan tombol.
Umpan balik kesalahan segera.

Beberapa metode input data yang populer adalah -

Metode masukan batch (Metode masukan data offline)
Metode input data online
Formulir yang dapat dibaca komputer
Input data interaktif

Kontrol Integritas Input

Kontrol integritas input mencakup sejumlah metode untuk menghilangkan kesalahan input umum oleh pengguna akhir. Mereka juga memasukkan pemeriksaan pada nilai masing-masing bidang; baik untuk format dan kelengkapan semua input.

Jejak audit untuk entri data dan operasi sistem lainnya dibuat menggunakan log transaksi yang memberikan catatan dari semua perubahan yang dimasukkan dalam database untuk memberikan keamanan dan cara pemulihan jika terjadi kegagalan.

Desain Keluaran

Desain keluaran adalah tugas terpenting dari sistem apa pun. Selama desain keluaran, pengembang mengidentifikasi jenis keluaran yang diperlukan, dan mempertimbangkan kontrol keluaran yang diperlukan dan tata letak laporan prototipe.

Tujuan Desain Output

Tujuan dari desain input adalah -

Untuk mengembangkan desain keluaran yang memenuhi tujuan yang dimaksudkan dan menghilangkan produksi keluaran yang tidak diinginkan.
Untuk mengembangkan desain keluaran yang memenuhi persyaratan pengguna akhir.
Untuk memberikan jumlah output yang sesuai.
Untuk membentuk keluaran dalam format yang sesuai dan mengarahkannya ke orang yang tepat.
Untuk membuat keluaran tersedia tepat waktu untuk membuat keputusan yang baik.

Sekarang mari kita membahas berbagai jenis keluaran -

Output Eksternal

Produsen membuat dan merancang keluaran eksternal untuk printer. Keluaran eksternal memungkinkan sistem untuk membiarkan tindakan pemicu di pihak penerima mereka atau mengkonfirmasi tindakan kepada penerima mereka.

Beberapa output eksternal dirancang sebagai output turnaround, yang diimplementasikan sebagai bentuk dan masuk kembali ke sistem sebagai input.

Keluaran internal

Keluaran internal ada di dalam sistem, dan digunakan oleh pengguna akhir dan manajer. Mereka mendukung manajemen dalam pengambilan keputusan dan pelaporan.

Ada tiga jenis laporan yang dihasilkan oleh informasi manajemen -

Detailed Reports - Mereka berisi informasi saat ini yang hampir tidak memiliki penyaringan atau pembatasan yang dihasilkan untuk membantu perencanaan dan pengendalian manajemen.
Summary Reports - Mereka berisi tren dan potensi masalah yang dikategorikan dan diringkas yang dihasilkan untuk manajer yang tidak menginginkan detail.
Exception Reports - Berisi pengecualian, data yang difilter ke beberapa kondisi atau standar sebelum disajikan kepada pengelola, sebagai informasi.

Kontrol Integritas Output

Kontrol integritas keluaran mencakup kode perutean untuk mengidentifikasi sistem penerima, dan pesan verifikasi untuk mengonfirmasi penerimaan pesan yang berhasil yang ditangani oleh protokol jaringan.

Laporan yang dicetak atau format layar harus menyertakan tanggal / waktu untuk pencetakan laporan dan datanya. Laporan multi halaman berisi judul atau deskripsi laporan, dan penomoran halaman. Formulir pra-cetak biasanya menyertakan nomor versi dan tanggal efektif.

Desain Formulir

Baik formulir maupun laporan merupakan produk desain input dan output dan merupakan dokumen bisnis yang terdiri dari data tertentu. Perbedaan utamanya adalah formulir menyediakan bidang untuk input data tetapi laporan hanya digunakan untuk membaca. Misalnya, formulir pemesanan, pekerjaan dan aplikasi kredit, dll.

Selama mendesain formulir, desainer harus tahu -
- siapa yang akan menggunakannya
- kemana mereka akan dikirim
- tujuan formulir atau laporan
Selama desain formulir, alat desain otomatis meningkatkan kemampuan pengembang untuk membuat prototipe formulir dan laporan dan menyajikannya kepada pengguna akhir untuk evaluasi.

Tujuan Desain Formulir yang Baik

Desain formulir yang baik diperlukan untuk memastikan hal-hal berikut -

Untuk menjaga layar tetap sederhana dengan memberikan urutan, informasi, dan keterangan yang jelas.
Untuk memenuhi tujuan yang dimaksudkan dengan menggunakan formulir yang sesuai.
Untuk memastikan pengisian formulir dengan akurat.
Agar formulir tetap menarik dengan menggunakan ikon, video terbalik, atau kursor berkedip, dll.
Untuk memudahkan navigasi.

Jenis Formulir

Flat Forms

Ini adalah formulir salinan tunggal yang disiapkan secara manual atau dengan mesin dan dicetak di atas kertas. Untuk salinan tambahan dari sumber asli, kertas karbon disisipkan di antara salinan.
Ini adalah bentuk yang paling sederhana dan murah untuk dirancang, dicetak, dan diproduksi ulang, yang menggunakan volume lebih sedikit.

Unit Set/Snap out Forms

Ini adalah kertas dengan karbon satu kali disisipkan menjadi set unit untuk penggunaan tulisan tangan atau mesin.
Karbon bisa berwarna biru atau hitam, intensitas sedang kelas standar. Umumnya, karbon biru paling baik untuk bentuk tulisan tangan sedangkan karbon hitam paling baik untuk penggunaan mesin.

Continuous strip/Fanfold Forms

Ini adalah beberapa bentuk unit yang digabungkan dalam strip kontinu dengan lubang di antara setiap pasangan formulir.
Ini adalah metode yang lebih murah untuk penggunaan volume besar.

No Carbon Required (NCR) Paper

Mereka menggunakan kertas tanpa karbon yang memiliki dua lapisan kimiawi (kapsul), satu di bagian muka dan satu lagi di bagian belakang selembar kertas.
Saat tekanan diterapkan, kedua kapsul berinteraksi dan membuat gambar.