Analisis & Desain Sistem - Perencanaan Sistem

Apa itu Penentuan Persyaratan?

Persyaratan adalah fitur penting dari sistem baru yang dapat mencakup pemrosesan atau pengambilan data, pengendalian aktivitas bisnis, produksi informasi, dan penunjang manajemen.

Penentuan persyaratan melibatkan mempelajari sistem yang ada dan mengumpulkan detail untuk mengetahui apa saja persyaratannya, bagaimana cara kerjanya, dan di mana perbaikan harus dilakukan.

Kegiatan Utama dalam Penentuan Persyaratan

Antisipasi Persyaratan

Ini memprediksi karakteristik sistem berdasarkan pengalaman sebelumnya yang mencakup masalah atau fitur tertentu dan persyaratan untuk sistem baru.
Ini dapat mengarah pada analisis area yang seharusnya tidak diketahui oleh analis yang tidak berpengalaman. Tetapi jika jalan pintas diambil dan bias diperkenalkan dalam melakukan penyelidikan, maka persyaratan Antisipasi bisa setengah matang.

Investigasi Persyaratan

Itu sedang mempelajari sistem saat ini dan mendokumentasikan fitur-fiturnya untuk analisis lebih lanjut.
Ini adalah jantung dari analisis sistem di mana analis mendokumentasikan dan mendeskripsikan fitur sistem menggunakan teknik pencarian fakta, pembuatan prototipe, dan alat bantu komputer.

Spesifikasi Persyaratan

Ini mencakup analisis data yang menentukan spesifikasi persyaratan, deskripsi fitur untuk sistem baru, dan menentukan persyaratan informasi apa yang akan disediakan.
Ini mencakup analisis data faktual, identifikasi persyaratan penting, dan pemilihan strategi pemenuhan persyaratan.

Teknik Pengumpulan Informasi

Tujuan utama dari teknik pencarian fakta adalah untuk menentukan kebutuhan informasi suatu organisasi yang digunakan oleh analis untuk mempersiapkan SRS yang tepat yang dipahami oleh pengguna.

Dokumen SRS yang ideal harus -

lengkap, Tidak ambigu, dan Bebas jargon.
menentukan persyaratan informasi operasional, taktis, dan strategis.
memecahkan kemungkinan perselisihan antara pengguna dan analis.
menggunakan alat bantu grafis yang menyederhanakan pemahaman dan desain.

Ada berbagai teknik pengumpulan informasi -

Wawancara

Analis sistem mengumpulkan informasi dari individu atau kelompok dengan wawancara. Analis bisa formal, legalistik, bermain politik, atau informal; Karena suksesnya sebuah wawancara tergantung pada keahlian analis sebagai pewawancara.

Itu dapat dilakukan dengan dua cara -

Unstructured Interview - Analis sistem melakukan sesi tanya jawab untuk memperoleh informasi dasar dari sistem.
Structured Interview - Memiliki pertanyaan standar yang perlu dijawab oleh pengguna baik dalam format tertutup (objektif) atau terbuka (deskriptif).

Advantages of Interviewing

Metode ini seringkali merupakan sumber terbaik untuk mengumpulkan informasi kualitatif.
Ini berguna bagi mereka, yang tidak berkomunikasi secara efektif secara tertulis atau yang mungkin tidak punya waktu untuk mengisi kuesioner.
Informasi dapat dengan mudah divalidasi dan segera diperiksa silang.
Itu bisa menangani subjek yang kompleks.
Mudah untuk menemukan masalah utama dengan mencari opini.
Ini menjembatani kesenjangan di bidang kesalahpahaman dan meminimalkan masalah di masa depan.

Kuesioner

Metode ini digunakan oleh analis untuk mengumpulkan informasi tentang berbagai masalah sistem dari banyak orang.

Ada dua jenis kuesioner -

Open-ended Questionnaires- Terdiri dari pertanyaan-pertanyaan yang dapat diinterpretasikan dengan mudah dan benar. Mereka dapat mengeksplorasi suatu masalah dan mengarahkan ke arah jawaban tertentu.
Closed-ended Questionnaires - Terdiri dari pertanyaan-pertanyaan yang digunakan ketika analis sistem secara efektif membuat daftar semua kemungkinan tanggapan, yang saling eksklusif.

Advantages of questionnaires

Ini sangat efektif dalam mensurvei minat, sikap, perasaan, dan keyakinan pengguna yang tidak berada di tempat yang sama.
Hal ini berguna dalam situasi untuk mengetahui proporsi kelompok tertentu yang menyetujui atau tidak menyetujui fitur tertentu dari sistem yang diusulkan.
Sangat berguna untuk menentukan opini keseluruhan sebelum memberikan arahan spesifik pada proyek sistem.
Ini lebih dapat diandalkan dan memberikan kerahasiaan tinggi untuk tanggapan jujur.
Ini sesuai untuk memilih informasi faktual dan untuk pengumpulan data statistik yang dapat dikirim melalui email dan dikirim melalui pos.

Review Catatan, Prosedur, dan Formulir

Review catatan, prosedur, dan formulir yang ada membantu untuk mencari wawasan ke dalam sistem yang menggambarkan kemampuan sistem saat ini, operasi, atau aktivitasnya.

Advantages

Ini membantu pengguna untuk mendapatkan beberapa pengetahuan tentang organisasi atau operasi sendiri sebelum mereka memaksakan kepada orang lain.
Ini membantu dalam mendokumentasikan operasi saat ini dalam kurun waktu singkat karena manual prosedur dan formulir menjelaskan format dan fungsi sistem saat ini.
Ini dapat memberikan pemahaman yang jelas tentang transaksi yang ditangani dalam organisasi, mengidentifikasi masukan untuk diproses, dan mengevaluasi kinerja.
Ini dapat membantu seorang analis untuk memahami sistem dari segi operasi yang harus didukung.
Ini menjelaskan masalah, bagian yang terpengaruh, dan solusi yang diusulkan.

Pengamatan

Ini adalah metode pengumpulan informasi dengan memperhatikan dan mengamati orang, peristiwa, dan objek. Analis mengunjungi organisasi untuk mengamati cara kerja sistem saat ini dan memahami persyaratan sistem.

Advantages

Ini adalah metode langsung untuk mengumpulkan informasi.
Ini berguna dalam situasi di mana keaslian data yang dikumpulkan dipertanyakan atau ketika kompleksitas aspek tertentu dari sistem menghalangi penjelasan yang jelas oleh pengguna akhir.
Ini menghasilkan data yang lebih akurat dan andal.
Ini menghasilkan semua aspek dokumentasi yang tidak lengkap dan ketinggalan zaman.

Pengembangan Aplikasi Bersama (JAD)

Ini adalah teknik baru yang dikembangkan oleh IBM yang membawa pemilik, pengguna, analis, desainer, dan pembangun untuk menentukan dan merancang sistem menggunakan bengkel yang terorganisir dan intensif. Analis terlatih JAD bertindak sebagai fasilitator untuk lokakarya yang memiliki beberapa keahlian khusus.

Advantages of JAD

Ini menghemat waktu dan biaya dengan mengganti berbulan-bulan wawancara tradisional dan pertemuan lanjutan.
Ini berguna dalam budaya organisasi yang mendukung pemecahan masalah bersama.
Memupuk hubungan formal di antara berbagai tingkatan karyawan.
Ini dapat mengarah pada pengembangan desain secara kreatif.
Ini Memungkinkan perkembangan pesat dan meningkatkan kepemilikan sistem informasi.

Riset Sekunder atau Bacaan Latar Belakang

Metode ini banyak digunakan untuk pengumpulan informasi dengan mengakses informasi yang dikumpulkan. Ini mencakup informasi yang dikumpulkan sebelumnya yang digunakan oleh pemasar dari sumber internal atau eksternal.

Advantages

Itu lebih terbuka diakses dengan ketersediaan internet.
Ini memberikan informasi berharga dengan biaya dan waktu yang rendah.
Ini bertindak sebagai cikal bakal penelitian utama dan menyelaraskan fokus penelitian utama.
Ini digunakan oleh peneliti untuk menyimpulkan apakah penelitian itu layak karena tersedia dengan prosedur yang digunakan dan masalah dalam mengumpulkannya.

Studi kelayakan

Studi Kelayakan dapat dianggap sebagai investigasi awal yang membantu manajemen dalam mengambil keputusan apakah studi sistem layak untuk dikembangkan atau tidak.

Ini mengidentifikasi kemungkinan untuk meningkatkan sistem yang ada, mengembangkan sistem baru, dan menghasilkan perkiraan yang disempurnakan untuk pengembangan sistem lebih lanjut.
Ini digunakan untuk mendapatkan garis besar masalah dan memutuskan apakah solusi yang layak atau tepat ada atau tidak.
Tujuan utama studi kelayakan adalah untuk memperoleh ruang lingkup masalah daripada memecahkan masalah.
Keluaran dari studi kelayakan adalah proposal sistem formal yang bertindak sebagai dokumen keputusan yang memuat sifat dan ruang lingkup sistem yang diusulkan secara lengkap.

Langkah-langkah yang Terlibat dalam Analisis Kelayakan

Langkah-langkah berikut harus diikuti saat melakukan analisis kelayakan -

Bentuk tim proyek dan tunjuk pemimpin proyek.
Kembangkan diagram alur sistem.
Identifikasi kekurangan sistem saat ini dan tetapkan tujuan.
Menghitung solusi alternatif atau sistem kandidat potensial untuk memenuhi tujuan.
Tentukan kelayakan masing-masing alternatif seperti kelayakan teknis, kelayakan operasional, dll.
Timbang kinerja dan efektivitas biaya setiap sistem kandidat.
Beri peringkat alternatif lain dan pilih sistem kandidat terbaik.
Menyiapkan proposal sistem arahan proyek akhir kepada manajemen untuk disetujui.

Jenis Kelayakan

Kelayakan Ekonomi

Evaluasi efektifitas sistem kandidat dengan menggunakan metode analisis biaya / manfaat.
Ini menunjukkan manfaat bersih dari sistem kandidat dalam hal manfaat dan biaya bagi organisasi.
Tujuan utama Economic Feasibility Analysis (EFS) adalah untuk memperkirakan kebutuhan ekonomi sistem kandidat sebelum dana investasi dimasukkan ke dalam proposal.
Ini lebih memilih alternatif yang akan memaksimalkan kekayaan bersih organisasi dengan pengembalian dana paling awal dan tertinggi bersama dengan tingkat risiko terendah yang terlibat dalam pengembangan sistem kandidat.

Kelayakan Teknis

Ini menyelidiki kelayakan teknis dari setiap alternatif implementasi.
Ini menganalisis dan menentukan apakah solusi tersebut dapat didukung oleh teknologi yang ada atau tidak.
Analis menentukan apakah sumber daya teknis saat ini ditingkatkan atau ditambahkan yang memenuhi persyaratan baru.
Ini memastikan bahwa sistem kandidat memberikan tanggapan yang sesuai sejauh mana dapat mendukung peningkatan teknis.

Kelayakan Operasional

Ini menentukan apakah sistem beroperasi secara efektif setelah dikembangkan dan diterapkan.
Ini memastikan bahwa manajemen harus mendukung sistem yang diusulkan dan kelayakan kerjanya di lingkungan organisasi saat ini.
Ini menganalisis apakah pengguna akan terpengaruh dan mereka menerima metode bisnis yang dimodifikasi atau baru yang memengaruhi kemungkinan manfaat sistem.
Ini juga memastikan bahwa sumber daya komputer dan arsitektur jaringan sistem kandidat dapat diterapkan.

Kelayakan Perilaku

Ini mengevaluasi dan memperkirakan sikap atau perilaku pengguna terhadap pengembangan sistem baru.
Ini membantu dalam menentukan apakah sistem memerlukan upaya khusus untuk mendidik, melatih kembali, mentransfer, dan mengubah status pekerjaan karyawan tentang cara-cara baru dalam menjalankan bisnis.

Kelayakan Jadwal

Ini memastikan bahwa proyek harus diselesaikan dalam batasan waktu atau jadwal tertentu.
Ini juga memverifikasi dan memvalidasi apakah tenggat waktu proyek masuk akal atau tidak.