비즈니스 작문 기술-소개

Business Writing은 동료, 선배 및 다른 조직의 대표자를 상대하는 동시에 직업 생활에서 명확하고 간결한 의사 소통을 전달해야 할 필요성을 해결합니다. 비즈니스 글쓰기는 명확하고 투명한 의사 소통이 기능에 절대적으로 필요한 큰 조직에서 중요한 역할을합니다. 따라서 전송 된 메시지는 명확하고 정확하며 사실을 기반으로하고 모호하지 않아야합니다.

오해가 심각한 결과를 초래할 수있는 법률, 엔지니어링, 기술 매뉴얼 및 제품 라벨과 같은 많은 분야에서 명확하고 간결한 전문적인 글쓰기는 매우 중요합니다.

왜 효과적인 글인가?

오늘날 많은 전문가들은 특히 경력 초기에 기본적인 문법, 철자 및 구두점으로 어려움을 겪고 있으므로 공식적인 비즈니스 작문에 필요한 기술에 대한 지침을 찾고 있습니다. 이것은 자신감을 낮추고 정보를 문서화하고 제시하라는 요청을받을 때 주저하게 만드는 심각한 제한입니다.

효과적인 쓰기 기술을 사용하면 서면 의사 소통을 개선하고 항상 가지고 있었지만 결코 발표하지 못했던 요점과 아이디어를 제시 할 수 있습니다. 이것은 회사에 대한 자신감과 미래 전망도 증가시킬 것입니다.

당신의 메시지가 당신을 묘사하는 방법

독자는 이메일을 해석하는 방식에 따라 항상 귀하와 귀하의 회사에 대한 인상을 남깁니다. Business Writing의 목적은 독자, 회사 이미지 및 이미지를 염두에두고 간결한 커뮤니케이션을 제공하는 것입니다. 우리가 사용하는 단어와 우리가 쓰는 문장은 모두 독자의 마음에 우리의 인식을 구축하는 데 중요합니다.

비즈니스 글쓰기의 일반적인 오류

비즈니스 글쓰기의 경우 "적 으면 충분"합니다. 많은 사람들이 글에 너무 많은 내용을 사용하거나 너무 적고 불완전한 정보를 제공합니다. 둘 사이의 균형을 맞추는 것은 꽤 어려운 일입니다. 작성자가 저지르는 가장 일반적으로 발견되는 오류에 대해 논의 해 보겠습니다.

• 많은 사람들이“loggerheads, cumbersome”와 같이 훨씬 간단한 단어를 사용하여 쉽게 설명 할 수있는 것을 설명합니다.quarrel, clumsy”. 이 단어는 혼란 스러울뿐만 아니라 명확하게 설명하지 않는다는 점에서 모호합니다.

• 지나치게 형식적인 스타일 — "당신이 당신의 존재를 느끼게 해주길 원합니다"와 같은 문장이 식민지 통치자들과 함께 왔다가 사라졌습니다. “We will be pleased if you come.” 단어의 절반 만 사용하고 혼동없이 동일한 작업을 수행합니다.

• 이제 주요 원인에 대해 살펴 보겠습니다. "sprite, meat, usher" 대신에 "spirit, meet, user”문장의 전체적인 의미를 바꿀뿐만 아니라 당혹감을 불러 일으킨다. 누군가가 "곧 뵙겠습니다"라고 쓰고 있다고 상상해보십시오.

• 일부 전문가는 다른 극단으로 가서 매우 짧은 문장을 작성하고 때로는 완전한 의미를 설명하거나 명확한 지침을 제공하지 않는 구문을 작성합니다. 그러한 글의 예는 –“See u today@5, Meeting tomorrow at 10.”

설득력있는 글쓰기의 AIDA 공식

광고를 충분히 면밀히 관찰하면 흥미로운 패턴을 발견하게 될 것입니다. 매우 시선을 사로 잡거나 흥미로운 일이 즉시 시선을 사로 잡습니다. 배경 설명은 관심을 불러 일으키기 시작하는 제품의 기능과 이점에 추가됩니다. 당신이 그것을 알기 전에, 매력적인 프리젠 테이션과 설득력있는 스타일은 당신의 내면에 제품을 적어도 한 번 시도해보고 제품을 얻는 행동으로 이끄는 열망을 만들었을 것입니다.

비슷한 경험이 있거나 그 사람을 알고 있다면 AIDA의 힘을 깨닫게 될 것입니다. 이 경우 마케팅 업계에서 고객을 유치하기 위해 발명 한 것은 그리 놀라운 일이 아닙니다.

오늘날 AIDA 기술은 같은 목적으로 비즈니스 글쓰기에서 사용됩니다. 즉, 프레젠테이션과 설득으로 독자를 끌어 들이고 감동을줍니다. AIDA의 4 단계는-

• Attention − 시선을 사로 잡는 문장으로 독자를 사로 잡으십시오.

• Interest − 독자가 좋아하는 이점을 언급하여 흥미를 유발합니다.

• Desire − 중간 단락을 사용하여 독자에게 행동을 유도하십시오.

• Action − 독자가 원하는 것을 얻기 위해 취해야하는 조치.

목적이있는 글

많은 사람들이 사무실에서 회람 할 수있는 원고 나 문서를 작성한다는 언급에 떨립니다. 그 이유는 분명합니다. 업무용으로 작성하는 동안 생각하기에는 너무 많은 매개 변수가 있습니다. 올바른 단어 선택, 문장 구조, 문법적 정확성, 정확한 철자 및 용법, 그리고 물론 독자가 당신에 대해 형성 할 이미지는 모두 동료를 위해 글을 쓰는 동안 기억해야 할 매우 중요한 포인트입니다.

이제이 작업을 어떻게 처리할까요? “Well begun is half done.” 우리는 글에서도이 철학을 구현해야합니다. 우리는 다음 질문에 대한 우리의 생각을 명확하게 할 글의 목적을 찾아야합니다.

• Who are your readers?

  이것은 독자층에 따라 적합한 어휘와 문장 형성을 이해하는 데 도움이 될 것입니다.

• What is the purpose of your document?

  글을 쓰는 이유를 이해해야합니다.

• Why should the readers read your document?

  즉, 문서 내부의 독자를위한 메시지를 생각해야합니다.

• What outcomes you expect?

  각 행동은 동등하고 반대되는 반응을 가지고 있습니다. 따라서 당신이 쓰는 모든 단어에 대해 동일한 반응이 만들어 져야합니다 (반드시 반대는 아닐지라도). 즉, 원하는 반응이나 결과를 얻으려면 표현하려는 내용을 명확하게 표현할 수있는 단어 여야합니다.

시작하다

전문가들은 비즈니스 서신의 진정한 목적이 독자의 즉각적인 또는 늦은 행동을 불러 일으키는 것이라고 주장합니다. AIDA 기술을 기억하십니까? 그것은 액션으로 끝났고, 그것은 모든 글이 목표로 삼아야하는 업적입니다.

관리자가 보낸 이메일은 그의 팀원이 읽고 각 독자의 개별 해석과 결합 된 지침의 명확성에 따라 원하는 작업이 완료되거나 몇 가지 영역이 남습니다. 이제 텍스트를 디자인 할 때 염두에 두어야 할 가장 중요한 사항에 집중하겠습니다. 비즈니스 문서를 작성하는 동안 다음을 수행해야합니다.

• 무엇을 쓰고 싶은지 아십시오.
• 달성하고 싶은 것을 작성하십시오.

이 두 가지를 아는 것은 모든 콘텐츠에 접근 할 때 올바른 방향을 제시하는 데 큰 도움이 될 것입니다. 올바른 접근 방식을 찾는 가장 효과적인 방법 중 하나는 다음과 같습니다. brainstorming.

브레인 스토밍

브레인 스토밍은 논리적 순서, 순서, 구두점 및 철자에 대해 너무 걱정하지 않고 떠오르는 아이디어를 작성하는 기술입니다. 브레인 스토밍을하는 동안, 생각의 순서와 단어의 올바른 사용법에 대해 신경 쓸 필요가 없습니다. 대신 특정 주제에 대해 가능한 많은 아이디어와 데이터를 수집하는 데 집중해야합니다.

시간을내어 주제를 생각하십시오. 생각을 모으고 무작위로 적어보세요. 하나의 아이디어가 당신을 다른 관련 아이디어로 자유롭게 이끌도록하세요. 이 정보 수집은 천천히 콘텐츠에 대한 접근 방식을 제공합니다. 시간이 좀 더 지나면 몇 가지 대체 접근 방식이 형성됩니다. 종이에 쓴 생각의 흐름을 계속 볼수록 더 많은 아이디어가 형성됩니다.

이제 이러한 아이디어를 논리적 흐름으로 배열 해보십시오. 아직 문법 검사를 시작하지 마십시오. 균일 한 흐름을 얻으려고 노력하십시오. 이제 모든 아이디어가 간소화됩니다. 그런 다음 특정 단어를 더 적절한 단어로 바꾸고, 문법, 단어 사용, 철자 및 구두점을 확인하는 등 필요한 편집을 수행하십시오.