Executive Assistant Coaching-퀵 가이드

솔직히 말해서, 간부 비서의 직업은 관습적인 돈과 매력과 함께 오지 않습니다. 이는 부자와 성공한 사람들과 호브 노빙을하면서 경력을 쌓고 자하는 사람들에게 큰 인센티브입니다. 그러나 이것이 바로 이러한 유형의 직업 프로필이 외부인에게 나타나는 방식입니다.

Executive Assistant의 역할은 그 이상입니다. 이는 Executive Assistant의 직무를 독특하게 만드는 사람과 그의 조직에 소중한 지원을 제공하는 것입니다. 개인이이 경력에서 성공하려면이 프로필과 관련된 고유 한 기술을 장기간 연습해야합니다. 이 직업이 항상 쉽고 재미 있지는 않지만 경험은 보람이있을 수 있습니다.

Executive Assistant는 여러 직원과 협력하고 상사에 대한 일상적인 지원의 일환으로 모든 중요한 관리 기능을 감독해야합니다. 그들의 임무는 관리자가 자신의 시간을 최적으로 사용하고 업무와 책임이 효율적으로 수행되도록하는 것입니다.

이 Executive Assistant는 관리자를 지원하고 업무를 더 쉽게 만들어 비즈니스에 대한 가치를 구축하는 데 도움이됩니다. 그들은 상사의 주최자처럼 행동합니다. 그들은 약속을 기억하고, 팀과 조정하고, 이벤트를 동기화하여 작업이 체계적으로 처리되도록합니다.

이그 제 큐 티브 어시스턴트의 직업에는 많은 도전과 많은 경력 기회가 있습니다. “선택하고 선택”할 수 없다는 점에서 건전한 직업입니다. 좋은 것은이 직업에서 나쁜 것과 함께옵니다. 어떤 사람들은 그것이 매력적이고 도전적이라고 생각하지만 다른 사람들은 그것을 지루하고 지루한 직업으로 오해 할 수 있습니다.

자신의 일을 너무 좋아해서 은퇴하는 날까지 간부 비서로 남아 있기를 원하는 간부 비서의 경우가 많이 있습니다. 그들은 임원 비서의 직업을 직원 관리 기술이 뛰어나서 얻은 보상으로 생각합니다.

업무에 접근하는 방식에 따라, 이전의 행정 업무 경험을 통해 크게 도움을 받았으며 다른 플랫폼보다 더 빠르게 다른 사람의 경력을 성장시킬 수있는 많은 긍정적 인 점을 찾을 수 있습니다. 이것은 자신의 경력에서 높은 성장을 원하는 사람에게 나쁘지 않은 비즈니스 소유자와 함께 일할 수있는 기회를 제공하는 유일한 직업입니다.

임원 비서가되는 데있어 가장 중요한 것은 직무에 대한 강한 헌신입니다. 즉, 성공하려는 강한 욕구가 있어야합니다. 후보자로서, 그 사람은 자신의 성과를 지속적으로 향상시키고 새로운 능력을 추가 할 의향이 있어야합니다.

새로운 기술과 비즈니스 관행의 출현과 함께 직책에 대한 요구는 항상 변화하고 있으므로, 임원 비서는 adaptive, flexible and inquisitive. 임원 비서가 제공하는 대부분의 지원은 감독없이 일하기 때문에 거의 보이지 않습니다. 따라서 비서가 제출해야하는 성과 보고서가 없습니다.

그들의 성과의 유일한 척도는 상사의 삶을 더 쉽게 만드는 방법이며, 핵심 책임 중 일부는 다음과 같습니다.

모든 세부 사항에 대한 정보 제공
모든 중요한 이벤트에서 그들의 존재를 확인
그들의 요구를 예상
업무 및 기타 업무의 우선 순위 지정
일일 워크 플로우 관리.

위에서 언급 한 책임 외에도 총 9 개의 핵심 역량이 모든 임원 비서가 잘해야하며 아래에 나열되어 있습니다.

적응 능력

변경에 유연하고 그에 따라 조정합니다.
일의 성격에 관계없이 일에 대해 긍정적 인 태도를 보입니다.
상충되는 여러 우선 순위를 체계적으로 관리하고 우선 순위를 지정할 수 있습니다.

조직 기술

시간을 최대한 활용하는 방법을 알고 있습니다.
당면한 작업에 따라 시간을 분배하는 방법을 알고 있습니다.
사무실 공간을 활용하고 서류를 정리하는 방법을 알고 있습니다.

작업 관리 기술

요구 사항을 예상하고 해결합니다.
기간 내에 중요한 프로젝트를 완료하십시오.
많은 우선 순위의 균형을 맞추고 적절한 워크 플로우를 설계합니다.
문제를 예견하고 선제 적 조치를 취할 수 있습니다.

의사 소통 능력

이러한 능력을 향상시키기 위해 경청하고 적극적으로 노력합니다.
오류없이 전문적인 언어로 균형 잡힌 문장을 작성합니다.
자신있게 말하고 쉽게 이해할 수있는 명확한 메시지를 보냅니다.
긍정적 인 메시지를 전달하기 위해 구두 및 서면 기술을 사용하는 방법을 알고 있습니다.

클라이언트 서비스 기술

시기 적절하고 전문적인 태도로 질의에 응답합니다.
고객의 비즈니스에 대한 최신 개발을 알고 있습니다.
고객 및 동료와 공식적이고 전문적인 방식으로 상호 작용합니다.

비즈니스 콘셉트 기술

기본적인 비즈니스 원칙을 알고 있습니다.
조직의 행동을 알고 그것을 시연했습니다.
전체 산업 및 비즈니스 운영을 이해합니다.

팀 플레이어 기술

유능한 팀원으로 인정 받기를 좋아합니다.
그룹 목표에 중요성을 부여하고 그에 따라 참여합니다.
관리자와 함께 일하는 다른 사람들을 지원할 의향이 있습니다.

컴퓨터 / 기술적 기술

표준 사무 기기 사용에 대한 숙련도를 표시합니다.
컴퓨터, 주변 장치 및 액세서리 사용에 대한 숙련도를 표시합니다.
신기술에 빠르게 적응하여 고급 숙련도를 보여줍니다.

판단 기술

건전한 의사 결정과 공정한 판단 능력을 보여줍니다.
필요한 경우 문제를 해당 기관에 전달합니다.
지속적인 감독이나 지시에 관계없이 효과적으로 작동합니다.

이 9 가지 핵심 역량은 단 며칠 만에 육성하기 쉽지 않기 때문에 임원 비서가해야 할 일의 목록이 완전하다는 것이 이제 분명합니다. Executive Assistant의 역할은 결코 쉽지 않습니다. 때때로 휴식의 순간이 없습니다. 이러한 경우, 그 사람은 긍정적 인 태도를 유지하고 일에 흔들리지 않는 집중을하는 것이 필수적입니다. 이 작업은 부분의 합보다 훨씬 큽니다.

임원 보조원에는 세 가지 유형이 있지만이 세 가지 유형의 차이점은 업무 책임에 의존하는 것이 아니라 보조원 자신의 전문적인 열망에 달려 있습니다. 그들의 경력이 성장하고 변화함에 따라, 그들은이 세 가지 분류 사이에서 이동하는 것을 발견합니다.

독자는 여기에서 시간을내어 자신이 속한 카테고리를 추측 할 수 있습니다. 그는 다음 세 가지 범주에 주어진 이름을 해석하는 방식에서 자유롭게 추측 할 수 있습니다.

Climbers
Lifers
Partners

등산가

클라이머는이 직업을 비즈니스 세계에서 더 높은 성공을위한“디딤돌”로 생각하는 임원 비서입니다. 그들은 자신의 지위를 사용하여 네트워킹을 높이고 기업 사다리를 오르고 그렇게 경력을 쌓을 수 있습니다.

이 생각은 직장에서 돈을 벌면서 배우는 시도되고 검증 된 방법입니다. 어시스턴트는 업무의 복잡성을 알고 자신의 이름을 지어 회사 및 업계의 최고 리더들과 교류합니다. 그들은 또한 일생에 단 한 번의 기회를 통해 차이를 만들 수있는 사람들 앞에서 아이디어를 발표 할 수 있습니다.

스타일

등산가는 매우 경력이 많으므로 자연스럽게 열정적 인 사람들입니다. 그들은 자신의 생각이 들리는 것을 좋아하기 때문에 긍정적 인 발언자입니다. 그들은 그 일을 이미지를 통합하고 명성을 쌓고 주목받는 플랫폼으로 취급합니다. 그들은 자신의 직업이나 고용주에 대해 그다지 충성스럽지 않습니다.

등반가는 자신의 경력에 더 집중하고 헌신하므로 자신의 목표에 더 많은 관심을 기울입니다. 그들은 임원 비서가되는 일을 장기적인 일로 여기지 않고 직업적 성장의 계단으로 생각합니다.

자극

그들은 미래의 경력 목표에 의해 동기를 부여 받으므로 경력 성장 기회를 향상시키기 위해 의무의 부름을 쉽게 넘어 설 수 있습니다. 등반가는 자신의 야망에 대해 상사에게 분명한 메시지를 보내야합니다. 그래야 자신에게 기회를 제공하거나 최소한 직장을 바꿀 때를 이해할 수 있습니다.

그러나 사실 일부 관리자는 조수를 모집하고, 교육하고, 정리하고, 비즈니스 및 전문 네트워크에 대한 세부 정보를 제공하고, 같은 회사 내에서도 그를 다른 직책으로 잃는다는 생각을 좋아하지 않습니다. 따라서 기대치를 명확하고 투명하게 유지하는 것이 항상 중요합니다.

Lifers

일부 Executive Assistant는 자신의 직업을 너무 좋아해서 은퇴하는 날까지 Executive Assistant로 남아 있기를 원합니다. 그들은 다른 직업 경로로 이동하는 것에 대해 걱정하지 않습니다. 그들은 임원 비서의 일을 직원 관리 기술에서 탁월 해 얻은 보상으로 생각합니다.

Lifers는 자신의 경력이나 회사를 바꾸고 싶지 않습니다. 그 이유는 고객과 회사에 대한 충성심 때문 만은 아닙니다. 그들은 그가 그의 지위에 만족하는 것을보고 다른 직업에 대한 식욕을 잃었을 것입니다.

스타일

Lifers는 장기적인 직업 선택의 관점에서 자신의 위치를 미래까지 유지하기에 충분한 직업을 좋아하기 때문에 항상 잘 수행하기를 기대합니다. 그러나 급격한 경력 성장 대신 점진적인 경력 곡선을 찾고 있기 때문에 기대치를 초과 할 동기가 적습니다.

Lifers는 예측 가능한 환경을 좋아하고 놀라움을 피합니다. 그들은 관리자에게 특히 충성스럽지 않고 자신의 직업에 충실합니다. 수년간 함께 일해온 관리자가 그만두더라도 교체 작업을 계속할 수 있습니다.

자극

Lifers는 직업과 함께 제공되는 안정성에 동기를 부여합니다. 그들은 현재 자신의 삶이있는 공간을 좋아하기 때문에 기업 사다리를 오르는 데 관심이 없으며 경력이 끝날 때까지 계속 유지하고 싶어합니다. 어느 정도 확실하게 제공되는 체계적인 작업 부하에 사용되기 때문에 일관성을 좋아합니다.

일반적으로 갑자기 새로운 책임을 맡는 것을 피하지만 그렇다고 새로운 책임을 맡고 싶지 않다는 의미는 아닙니다. 새로운 책임이 그들이 수행하는 작업의 자연 스럽지만 점진적인 결과로 온다면, 그들은 그것을 받아 들일 것입니다.

파트너

자신을 관리자 또는 상사의 파트너로 생각하는 임원 비서는 자신의 업무에 대해 긍정적 인 정신적 접근 방식을 가지고 있으며 결국 기술과 경력을 성장시키고 발전시킬 수있는 최상의 위치에있게됩니다. 그들에게 업무는 협업과 같아서 조정을 처리하고보고하는 임원이 프로세스를 처리합니다.

이러한 종류의 임원 보조원은 적절한 작업 환경, 즉 보조원이 투입 한 팀워크와 노력에 대해 상호 존중과 인정이있는 근무 환경에서 효율적으로 작업 할 수 있습니다. 이러한 보조원은 공동 노력의 결과로 관리자의 성공을 봅니다.

스타일

파트너는 자신이 지원하는 경영진과 유동적 인 커뮤니케이션 스타일을 갖습니다. 그들은 계층 구조를 가로 질러 종종 브레인 스토밍하고 의견을 제시합니다. 파트너는 공평한 경쟁이 주어 졌을 때 감사하고 매니저가 부하 직원이 아닌 동등하게 대우 할 때 진정으로 최고의 기능을 발휘합니다.

함께 일할 때 임원과 비서가 서로 많은 것을 제공하고 팀으로서 목표를 추구합니다. 이것은 서로에 대해 매우 충성스럽고 종종 그러한 비서가 관리자를 동반하거나 관리자가 회사를 바꿀 때 그들과 함께 이동하도록 요청합니다.

자극

파트너는 수행중인 작업에 중요한 기여를하고 있다는 사실에 고무되고 동기 부여됩니다. 그들은 비즈니스의 목표와 연결되어 있다고 느끼고 자신의 역할에서 개인적인 책임을 느낍니다. 그들은 뛰어난 지원을 제공함으로써 중요한 기여를하고 싶어합니다.

그들은 또한 그들과 관리자 간의 강한 관계에 의해 동기를 부여받습니다. 상사가 제대로 된 일에 대한 그들의 노력과 공헌에 감사한다는 사실은 더 나은 일을하도록 고무시킵니다. 그러한 조수들은 부하 직원이 아니라 상사의 두 번째 두뇌 역할을하기 때문에 높은 급여를받습니다.

다음 장으로 넘어 가기 전에 자신이 어떤 종류의 Executive Assistant이고 어떤 사람이되고 싶은지 생각해보십시오. 여기에는 옳고 그름이 없습니다. 어떤 유형의 조수라도 좋습니다. 그러나 유형은 당신의 기질, 일에 대한 태도 및 당신이 가진 삶의 목표와 일치해야합니다.

대부분의 간부 비서는 관리 비서로 경력을 시작하여 회사 내에서 더 높은 직위로 승진합니다. 그러나, 비서가 특별한 기술을 가지고 있어야한다는 의미는 아닙니다.

실제로 경험이 회사의 여러 직책에 유용 할 수 있으므로 적절한 기술을 갖춘 많은 직원이 임원 비서가됩니다.

행정 보조원으로 일하는 것은 비즈니스 경험을 얻는 가장 풍요로운 방법 중 하나 일뿐만 아니라 가장 효과적인 방법 중 하나입니다. 관리 보조원은 비즈니스 작동 방식과 경력 향상에 사용할 수있는 네트워크에 대한 귀중한 지식을 얻을 수 있습니다.

행정 보조원으로서 당신은-

근면하고 빠른 학습 및 헌신적 인 연기자의 명성을 쌓으십시오.
표준 사무 절차 및 비즈니스 운영에 대해 알아보십시오.
회사의 여러 부서에서 중요한 사람들을 알고 있습니다.
비즈니스 환경에 대한 전반적인 인식과 아이디어를 얻습니다.
매일의 업무 흐름에 익숙해집니다.
사업의 장기적인주기를 이해하기 시작하십시오.

임원 비서의 핵심 역량

임원 비서가 가져야하는 9 가지 핵심 역량 목록을 검토하면 이러한 기술이 특정 직무와 관련이 없지만 거의 모든 관리 관련 직무, 특히 영업 또는 고객 서비스. 9 가지 핵심 역량은 다음과 같습니다.

Adaptability
Organization
의사 소통 능력
필요에 대한 사전 예측
Judgment
팀 플레이어
고객 서비스
컴퓨터 / 기술적 기술
비즈니스 콘셉트

그렇기 때문에 사전 행정 업무 경험이 없이는 간부 비서직을 얻는 것이 쉽지 않습니다. 최고의 재능을 모두 발휘하려면 자신의 경험이 직무 요구 사항을 충족 할 수있는 명확한 능력을 나타내는 방법에 집중할 수 있습니다.

이 개념을 더 이해하기 위해 우리는 discussing two resumes −

업무 경험이 경험 및 경험에 대한 책임 수준이 증가하면서 지속적으로 발전해 온 사람
완전히 다른 분야에서 일하기 시작했지만 강한 경력 성장의 길로 바뀌고 채택 된 다른 사람.

아래에 언급 된 비 관리직 목록은 또한 Executive Assistant가되기위한 좋은 경험으로 간주됩니다.

레스토랑의 서버
영업 사원
Receptionists
살롱 / 스파, 피트니스 어소시에이트
Teachers
고객 서비스 담당자
의료 보조원

다음 장에서는 간부 비서의 이력서 샘플을 고려할 것입니다.

사무실 관리 업무에 대한 사전 지식이나 경험없이 임원 보조원으로 경력을 쌓고 자하는 응시자는 처음에는 프로세스가 훨씬 더 어려울 것이라는 사실을 인식해야합니다. 그들은 대부분의 이력서가 필요한 배경을 반영하지 않을 수 있기 때문에 처음에 일부 비 전통적인 직업을 선택해야 할 수도 있습니다. 이로 인해 이력서가 간과되는 경우가 많습니다. 때로는 거부 당하기도합니다.

임원 비서가되고 싶은 사람은 친구 나 가족과 같은 대체 네트워킹 경로를 시도하여 상당한 업무 경험이있는 이력서를 작성해야합니다. 이력서는 직업이 원하는 것이 아니라 실제 기술을 반영해야합니다. 이력서에서 언급 한 특정 직업에 필요한 9 가지 역량을 각각 매핑하십시오.

광범위하게 준비하십시오. 전화를 받으면 인터뷰 중에 필요한 모든 세부 사항을 염두에 두어야합니다. 당신의 의도와 접근 방식을 명확하게하고 섞여서 유형이 되려고하지 마십시오. 자신이 무엇인지에 충실하고 자신의 이력서에 설명 된 부분의 합보다 훨씬 더 유기적 인 전체로서 자신을 표현하십시오.

책임 이해

효과적인 간부 비서의 직위가 그토록 독특하고 특별한 이유를 이해하려면 먼저 "임원 비서"의 직책이 자주 발생하는 독특하고 도전적인 시나리오의 형태로 자신의 도전 과제를 동반한다는 사실을 먼저 이해해야합니다.

모든 고유 한 도전자와 시나리오를 인식하면 후보자가 직무의 요구와 책임을 더 잘 이해하는 데 도움이됩니다. 즉, 직업에는 도전이 있습니다. 다른 직업 프로필과 함께 제공되지 않는 독특하고 드문 혜택이 있습니다. 적어도이 경력 초기에는.

직결 선에서

Executive Assistant의 역할은 다른 직원이 상사와 거의 상호 작용하지 않더라도 상사와 지속적으로 직접 소통하는 것입니다. 이것은 항상 상사의 해고 라인에 있기 때문에 직업의 다른 요구 사항을 제공합니다.

임원 비서가 상사의 성공을 기뻐한다면 상사의 좌절감에도 대처하게 될 것입니다. 상사는 자신의 조수가 자신만큼 많은 노력과 시간을 투자하기를 기대하며, 이로 인해 직장 밖에서 생활 할 시간이 거의 없습니다.

혼란스러운 권한 수준

임원 비서가 관리자를 대신하여 행동하더라도 사람들은 종종 자신이 의사 결정자가 아닌 메신저라는 사실을 잊습니다. 이로 인해 비서는 경영진에게 묻지 않고 직접 변경하거나 자신의 권한에 입력을 입력하려는 유혹을 받게됩니다.

때때로 그들은 상사에게 이상적으로 전달되어야하는 질문에 답하기 시작합니다. Executive Assistant는 자신의 의견과 제안을 상사와 공유 할 수 있습니다. 그러나 그는 돈이 항상 상사와 함께 멈춘다는 사실을 명심해야합니다.

모두 알고있는 기대

임원 비서 자신은 상사와 오랜 기간 일한 후에는 상사의 요구를 선점 할 수있을 정도로 연결되어 있다는 것을 인정합니다. 이것은 생활 습관과 습관에있어서 가능할 수 있습니다. 그러나 상사는 종종 자신의 비서가 "모든 것을 알고있는"사람으로 착각합니다.

그들은 조수가 자신의 마음을 읽을 수 있기를 기대하며, 그로 인해 그 / 그녀가 안일하고 의사 소통이 덜합니다. 가장 경험이 많은 비서조차도 특정 결정을 내리기 위해 때때로 구두 의사 소통이 필요하다는 것을 이해해야합니다.

동료와의 거리

어시스턴트는 항상 그럴 필요는 없지만 관리자 팀의 일부로 간주되는 경우가 많습니다. 따라서 일반적인 인식은 그들이 내부 정보에 대해 독점적이라는 것입니다. 이로 인해 동료들은 자신의 모든 말이 상사에게 다시보고 될 수 있다고 느끼기 때문에 비서와의 상호 작용에주의를 기울입니다.

어시스턴트는 자신이 말하는 모든 것이 상사의 말로 간주된다는 사실을 알아야합니다. 따라서 그들은 그들이 말하는 모든 것이“내부 특종”으로 오해 될 것이기 때문에 가십이나 소문 확산에 참여하지 않아야합니다.

중개자의 역할

Executive Assistant가 수행하는 가장 어려운 역할은 중개자 역할입니다. 이것은 대부분의 시간을 차지하는 하나의 직업입니다. 그들은 사람들에게 상사를 만나고 나머지 외부인이 상사의 개인 공간에 침입하여 소중한 시간을 낭비하는 것을 막을 수있는 선택적인 권한을 제공하는 문지기와 같습니다.

이것은 상사로부터 칭찬을받을 수 있지만 상사를 만나지 못한 사람들의 눈에는 악으로 변합니다. 조수들은 종종 메모를하거나 회의에서 그의 질문을함으로써 보스를 대신한다.

간부 비서의 일로 인한 어려움 외에도 다른 직업 포트폴리오에서는 찾아보기 힘든 독특한 특전과 경력 기회가 많이 있습니다.

보스와의 일대일 상호 작용

상사와 지속적으로 의사 소통을하는 동안에는 어려움이 있지만 축복이자 저주입니다. 그러나 이러한 수준의 직접적이고 투명한 토론을 통해 상사의 마음에 어떤 문제가 있는지 정확히 알 수있는 기회를 얻을 수 있으므로 임원 비서가 강력하고 오래 지속되는 지원과 지원을 제공 할 수 있습니다.

이와 함께 조수는 성공적인 사람이 어떻게 생각하고 의사 소통하고 결정에 영향을 미치는지 연구 할 절호의 기회를 갖게됩니다. 극소수의 직책은 영감의 원천과 직접적이고 빈번한 상호 작용을 할 수있는 기회를 제공합니다.

매일 여러 작업을 수행 할 수있는 기회

도우미는 일상 업무부터 고객 회의 참석 및 이벤트 계획과 같은 고유 한 업무에 이르기까지 다양한 업무를 수행하는 데 사용됩니다.

어시스턴트가 이러한 고유 한 작업을 즐기면 더 많은 작업을 수행 할 수 있습니다. 그러나 어시스턴트가 지루하다고 느끼면 상사에게 다른 일을하고 싶다는 의사 소통을해야합니다. 종종 상사는 준수하고 새로운 작업을 제공합니다.

조직에서 평판 만들기

조직의 상사와 직접 작업하면 많은 부서의 책임자를 만나고 알 수있는 기회가 주어지며 이는 좋은 존재감과 명성을 구축하는 데 도움이됩니다.

Executive Assistant는 상호 작용하는 모든 사람이 미래에 고용주가 될 수 있음을 알고 있습니다. 따라서 그들은 가능한 한 친절하고 전문적이기 위해 최선을 다하여 정기적으로 상호 작용하고 함께 일하는 사람들과 강력하고 오래 지속되는 관계를 구축 할 수 있습니다.

업무가 간부 보좌관의 업무가 요구하는만큼 많은 재량권을 요구할 때 사람들이 업무의 실제 성격에 대해 추측을 시작할 가능성이 있습니다. 많은 사람들이 비서가 과대 평가되었다고 생각하고 다른 사람들은 자신이 프록시 쇼를 운영하는 사람이라고 생각할 수 있습니다.

업무에 따르는 비공식적 인 책임이 많다는 것은 사실입니다. 따라서 임원 비서들은 업무에 대한 몇 가지 신화를 가지고 살아야 할 수도 있음을 이해합니다.

가장 두드러진 신화 중 일부가 아래에 언급되었습니다.

Myth 1: “Executive Assistant” is just a Fancy Name for a Secretary

Reality− 간부 비서의 가장 중요한 임무는 본질적으로 비서이지만, 그들의 직무 책임은 종종 회의 및 프레젠테이션에서 상사를 대신하여 분신으로서 개입 할 추가 권한을 부여합니다. 그들은 상사의 자연스러운 연장으로 간주됩니다.

많은 경영진이 진행 상황, 작업 및 작업을 추적하기 위해 비서에게 전적으로 의존하고 있습니다. 그들은 또한 새로운 아이디어, 관점 및 다른 생각을 브레인 스토밍하기 위해 조수에게 의존합니다. 이러한 경우 비서도 의사 결정에 영향을 미칠 수 있습니다. 따라서 그들은 경영진과 자신이 속한 조직의 성공에 필수적인 역할을합니다.

Myth 2: Being an Executive Assistant means being used and abused

Reality− 비서가 상사와 공유하는 관계는 복잡하고 독특합니다. 상사가 자신의 비서에 대한 의존도 수준은“상사-하급”거래의 관계에서 진정한 파트너십으로 전환 될 수 있습니다.

일반적으로 비서와 임원 간의 관계에는 본질적으로 기밀 인 중요한 세부 정보를 공유하는 것이 포함됩니다. 따라서 높은 수준의 신뢰가 필요합니다. 보조자는 계획에 명시 적으로 관여하며 높은 성실성을 지닌 사람이어야합니다. 이 두 사람이 공유하는 충성도 때문에 그들의 목표는 종종 서로의 성공에 의해 정의됩니다.

비서는 전체 부서 (아마도 조직)에서 가장 강력한 임원을 관리하고 있기 때문에 가장 큰 문제에 직면합니다. 서로 병렬로 실행되는 많은 프로세스가 있으며 보조자는이 모든 것을 추적하고 모든 프로세스에 대해시기 적절한 결론을 제공해야합니다.

대부분의 리더는 자신의 목표와 비전에 의해 강렬하게 추진되며, 이는 자신의 의견으로 목소리를 높여줍니다. 이것은 종종 스트레스와 고열로 이어집니다. 조수들은 때때로 그러한 감정적 폭발을 겪습니다. 그러나 경험 많은 임원들은 갈등을 다루는 것이 모든 업무의 표준 부분임을 알고 있으며 스트레스가 많은 상황에서도 효과적으로 의사 소통하는 방법을 알고 있습니다.

Myth 3: Executive Assistant is a poorly paid position with Little Opportunity

Reality− 어시스턴트 어시스턴트는 전 세계를 굴처럼 말할 수 있습니다. 그 / 그녀는 조직의 모든 중요한 부서를 열 수있는 특권이 있습니다. 소수만이 꿈꾸는 직업 기회를 얻을 가능성이 높기 때문입니다. 조직의 영향력있는 사람들과 정기적으로 상호 작용하기 때문에 가능합니다.

임원 비서로 일하는 것은 대중의 인식과는 달리 매우 유리한 직업 옵션입니다. 또한 Executive Assistant는 많은 성과 기반 보너스를받을 수 있습니다. 여행 혜택, 항공 마일, 건강 혜택, 체육관 멤버십 등의 형태로 직장에서받는 다양한 혜택, 할인, 추가 기능 및 인센티브는 말할 것도 없습니다.

이것은 Executive Assistant의 직업을 재정적으로 안전하고 여러면에서 부러워하는 직업으로 만듭니다. 그들은 조직의 crème 'le crème'과 함께 일하고있을뿐만 아니라 그들의 실력을 증명하고 그들의 성실한 노력에 대해 좋은 보상을 받고 있습니다.

Myth 4: It takes little or no training to be an Executive Assistant

Reality− 임원 비서 업무의 일부는 본질적으로 매우 기본적이고 사무적이지만 전반적인 업무 책임은 상사의 책임과 경쟁합니다. 지정이 항상 대학 학위를 요구하지는 않지만 야심 차고 영향력있는 경력 목표를 추구하는 사람에게는 소중한 자산이 될 수 있습니다.

많은 임원 비서가 학위로 경력을 시작하지 않습니다. 학위가없는 경우, 그들은 단기 대학 과정에 참석하고 중요하고 관련있는 인증을 획득하는 것과 같은 추가 서비스를받습니다. 가급적이면 컴퓨터 기술이나 경영학 또는 조수가 자신의 기술을 전문적으로 확장하는 데 도움이되는 모든 분야에서 가능합니다.

이 직책은 수준 높은 접근 방식과 유쾌한 성격을 가진 사람이 필요합니다. 그 사람은 문제 해결사가되어야하므로 분석 능력이 있어야합니다. 이러한 기술은 제 시간에 다른 시나리오에 직면 할 것입니다. 이러한 복잡한 세부 사항은 하룻밤 사이에 배울 수 없습니다.

Myth 5: Being an Executive Assistant is a boring, thankless job.

Reality− 어시스턴트 어시스턴트는 어시스턴트가 원하는만큼 지루합니다. 즉,이 직책에는 수많은 직업 기회와 학습 기회가 있습니다. 조직의 상사에게 직접보고하면 다양한 책임이 부족하지 않고 최고의 조수가 모든 역할을 배우기 위해 열심히 일하여 회의에서 상사를 자신있게 대변합니다.

어떤 사람들은 매우 매력적이라고 생각하는 반면 다른 사람들은 너무 도전적이라고 생각하는 것은 이러한 극도로 개인적인 성격의 직업 때문입니다. 어떤 사람들은 지루하고 지루하다고 생각할 수도 있지만 처음에는 일을 결코 이해하지 못했다고 말할 수 있습니다.

그들 중 대부분은 임원 비서로 일하면서 시간을 보낸 후 보람을 느끼고 경험이 풍부하다고 느낍니다. 그러나 지정의 중요성과 가치는 회사 및 조직의 요구에 따라 변경됩니다.

이 장에서는 1 학년 간부 조교와 2 급 간부 조교를위한 두 개의 이력서 샘플을 보여 드리겠습니다.

간부 조교를위한 이력서 샘플 – 1 학년

Jane Doe

Antwon, Berkley, USA

Phone: 020-515-5752 | Email: [email protected]

자격 요약

우수한 서면 및 구두 의사 소통 능력.
시간 제약이있는 압력 하에서 작업 할 수 있습니다.
팀 플레이어가 될 수 있고 우수한 고객 서비스를 제공합니다.
생산적인 장기적인 관계를 개발하고 유지하는 능력.
Excel, Word, Power Point, 인터넷 조사에 대한 고급 능숙도.
정중하고 전문적인 방식으로 사람들과 상호 작용할 수있는 능력.

전문적 경험

Financials Inc., Senior Executive Assistant, 2010-2016

모든 고객 회의 조정을 담당합니다.
시기 적절하고 적절한 일정을 확인하기위한 추적 시스템 개발.
의제 및 스프레드 시트 디자인 등
직원의 일일 업무 흐름을 관리하고 작업과 의무의 우선 순위를 지정합니다.
클라이언트 서신 및 기타 서비스와 같은 관리 작업을 수행합니다.
전화 받기, 컴퓨터 데이터베이스 업데이트, 서류 작성 등과 같은 사무 업무 수행

Cooperative Union, Customer Service Representative, 2008-2010

고객 서비스 문의 및 요청을 효율적으로 처리합니다.
현금 잔고와 서랍 잔고를 보장하기 위해 효과적으로 작업을 수행했습니다.
시간 관리 기술로 항상 우수한 고객 관리를 제공합니다.
예금, 인출 등과 같은 금융 거래에 대해 고객과 협력했습니다.

Lawson Suite, Receptionist, 2006-2008

때때로 서류를 제출합니다.
사무실 공간을 깔끔하고 체계적으로 유지합니다.
전문적이고 쾌적한 방식으로 고객과 방문객을 맞이합니다.
질문에 응답하고 고객을 적절한 팀원에게 안내합니다.

교육

Jackson 's Senior College 준 학사 학위.
1 년 직업 훈련 인증, 비즈니스 기술.
고급 능숙도 MS Office, Excel, 인터넷 조사.

간부 조교를위한 이력서 샘플 – 2 학년

Vickey Rourke

Address: Plot-66, Hitech City, Hyderabad, 500081

Phone: 010-565-4762 | Email: [email protected]

자격 요약

12 년의 관광 산업 경력을 가진 동기 부여가 높은 공연자. 고객 및 직원과의 장기적인 생산적인 업무 관계를 만들고 확립하는 데 능숙합니다. 스트레스가 많고 시간에 민감한 시나리오에서 구성된 해결 방법을 제공 한 입증 된 실적과 함께 뛰어난 조정, 조직 및 시간 관리 기술.

직업 역사

1. Assistant Manager, Nigel Tours (2012-2016). Promoted from Supervisor

40 명의 관광객 배치 일정 및 감독을 지원했습니다.
우수한 고객 관계 및 대인 관계 기술을 유지했습니다.
다음을 포함한 다양한 재정적 및 행정적 책임을 다했습니다.
- 다양한 투어 프로그래밍
- 배치 및 송장 만들기
- 관광 게임 및 명소
- 영수증 확인
- 숙박 및 탑승 확인
- 현금 거래 확인