MS Access - Szybki przewodnik

Microsoft Access to system zarządzania bazami danych (DBMS) firmy Microsoft, który łączy relacyjny aparat bazy danych Microsoft Jet z graficznym interfejsem użytkownika i narzędziami programistycznymi. Jest członkiem pakietu aplikacji Microsoft Office, zawartych w wersjach Professional i wyższych.

• Microsoft Access to tylko jeden z elementów ogólnej strategii produktów firmy Microsoft do zarządzania danymi.

• Przechowuje dane we własnym formacie opartym na aparacie bazy danych Access Jet.

• Podobnie jak relacyjne bazy danych, Microsoft Access umożliwia również łatwe łączenie powiązanych informacji. Na przykład dane klientów i zamówień. Jednak Access 2013 uzupełnia również inne produkty bazodanowe, ponieważ ma kilka zaawansowanych funkcji łączności.

• Może również importować lub łączyć się bezpośrednio z danymi przechowywanymi w innych aplikacjach i bazach danych.

• Jak sama nazwa wskazuje, Access może pracować bezpośrednio z danymi z innych źródeł, w tym z wieloma popularnymi programami bazodanowymi dla komputerów PC, z wieloma bazami danych SQL (Structured Query Language) na komputerach stacjonarnych, serwerach, minikomputerach lub komputerach mainframe oraz z danymi przechowywanymi na Serwery internetowe lub intranetowe.

• Program Access może również rozumieć i używać wielu innych formatów danych, w tym wielu innych struktur plików bazy danych.

• Możesz eksportować dane i importować je bezpośrednio z plików edytora tekstu, arkuszy kalkulacyjnych lub plików baz danych.

• Access może współpracować z większością popularnych baz danych, które obsługują standard Open Database Connectivity (ODBC), w tym z SQL Server, Oracle i DB2.

• Twórcy oprogramowania mogą używać programu Microsoft Access do tworzenia aplikacji.

Microsoft Access przechowuje informacje, które nazywamy bazą danych. Aby korzystać z MS Access, musisz wykonać te cztery kroki -

• Database Creation - Utwórz bazę danych Microsoft Access i określ, jakie dane będziesz przechowywać.

• Data Input - Po utworzeniu bazy danych dane każdego dnia roboczego można wprowadzić do bazy danych Access.

• Query - Jest to fantazyjny termin opisujący w zasadzie proces pobierania informacji z bazy danych.

• Report (opcjonalnie) - Informacje z bazy danych są zorganizowane w przyjemnej prezentacji, którą można wydrukować w raporcie dostępu.

Architektura

• Access wywołuje obiekt, który może mieć nazwę. W bazie danych programu Access dla komputerów stacjonarnych głównymi obiektami są tabele, zapytania, formularze, raporty, makra, makra danych i moduły.

• Jeśli pracowałeś z innymi systemami baz danych na komputerach stacjonarnych, być może widziałeś termin baza danych odnoszący się tylko do tych plików, w których przechowujesz dane.

• Jednak w programie Access baza danych dla komputerów stacjonarnych (accdb) zawiera również wszystkie główne obiekty związane z przechowywanymi danymi, w tym obiekty zdefiniowane w celu zautomatyzowania wykorzystania danych.

Microsoft Access ma wygląd i działanie innych produktów Microsoft Office, jeśli chodzi o jego układ i aspekty nawigacyjne, ale MS Access jest bazą danych, a dokładniej relacyjną bazą danych.

• Przed MS Access 2007 rozszerzenie pliku to *.mdb, ale w MS Access 2007 rozszerzenie zostało zmienione na *.accdb rozbudowa.

• Wczesne wersje programu Access nie mogą czytać rozszerzeń accdb, ale MS Access 2007 i nowsze wersje mogą czytać i zmieniać wcześniejsze wersje programu Access.

• Baza danych programu Access dla komputerów stacjonarnych (accdb lub mdb) jest w pełni funkcjonalnym systemem RDBMS.

• Zapewnia definicję danych, manipulację danymi i funkcje kontroli danych potrzebne do zarządzania dużymi ilościami danych.

• Bazy danych programu Access dla komputerów stacjonarnych (accdb lub mdb) można używać jako samodzielnego systemu RDBMS na pojedynczej stacji roboczej lub w trybie współdzielonego klienta / serwera w sieci.

• Baza danych dla komputerów stacjonarnych może również służyć jako źródło danych dla danych wyświetlanych na stronach internetowych w firmowym intranecie.

• W przypadku tworzenia aplikacji z bazą danych programu Access dla komputerów stacjonarnych program Access jest systemem RDBMS.

Definicja danych

Zrozummy teraz, czym jest definicja danych -

• W dokumencie lub arkuszu kalkulacyjnym na ogół masz pełną swobodę definiowania zawartości dokumentu lub każdej komórki w arkuszu kalkulacyjnym.

• W dokumencie można umieścić akapity tekstu, tabelę, wykres lub wiele kolumn danych wyświetlanych z wieloma czcionkami.

• W arkuszu kalkulacyjnym możesz mieć dane tekstowe u góry, aby zdefiniować nagłówek kolumny do drukowania lub wyświetlania, a w tej samej kolumnie mogą znajdować się różne formaty liczbowe, w zależności od funkcji wiersza.

• RDBMS pozwala zdefiniować rodzaj posiadanych danych i sposób ich przechowywania.

• Zwykle można również zdefiniować reguły, których RDBMS może używać w celu zapewnienia integralności danych.

• Na przykład reguła walidacji może zapewnić, że użytkownik nie będzie mógł przypadkowo zapisać znaków alfabetu w polu, które powinno zawierać liczbę.

Manipulacja danymi

Praca z danymi w RDBMS bardzo różni się od pracy z danymi w edytorze tekstu lub arkuszu kalkulacyjnym.

• W dokumencie edytora tekstu można dołączyć dane tabelaryczne i wykonać ograniczony zestaw funkcji na danych w dokumencie.

• Możesz także wyszukiwać ciągi tekstowe w oryginalnym dokumencie, a za pomocą formantów ActiveX dołączać tabele, wykresy lub obrazy z innych aplikacji.

• W arkuszu kalkulacyjnym niektóre komórki zawierają funkcje, które określają żądany wynik, a w innych komórkach wprowadza się dane, które zawierają informacje o źródle funkcji.

RDBMS zapewnia wiele sposobów pracy z danymi. Na przykład,

• Możesz przeszukać pojedynczą tabelę pod kątem informacji lub zażądać złożonego wyszukiwania w kilku powiązanych tabelach.

• Możesz zaktualizować jedno pole lub wiele rekordów za pomocą jednego polecenia.

• Możesz pisać programy, które używają poleceń RDBMS do pobierania danych, które chcesz wyświetlić, i zezwalają użytkownikowi na aktualizację danych.

Program Access używa zaawansowanego języka bazy danych SQL do przetwarzania danych w tabelach. Używając SQL, możesz zdefiniować zestaw informacji potrzebnych do rozwiązania konkretnego problemu, w tym dane z być może wielu tabel.

Kontrola danych

Arkusze kalkulacyjne i dokumenty tekstowe świetnie nadają się do rozwiązywania problemów pojedynczego użytkownika, ale są trudne w użyciu, gdy więcej niż jedna osoba musi udostępniać dane.

• Gdy musisz udostępnić swoje informacje innym, RDBMS zapewnia elastyczność, pozwalającą wielu użytkownikom na odczyt lub aktualizację danych.

• RDBMS, który został zaprojektowany w celu umożliwienia udostępniania danych, zapewnia również funkcje zapewniające, że żadne dwie osoby nie mogą zmieniać tych samych danych w tym samym czasie.

• Najlepsze systemy pozwalają również na grupowanie zmian (nazywanych również transakcjami), tak aby wszystkie zmiany lub żadna ze zmian nie pojawiła się w danych.

• Możesz także chcieć mieć pewność, że nikt inny nie będzie mógł przeglądać żadnej części zamówienia, dopóki nie wprowadzisz całego zamówienia.

• Ponieważ możesz udostępniać dane programu Access innym użytkownikom, może być konieczne ustawienie pewnych ograniczeń dotyczących tego, co różni użytkownicy mogą wyświetlać lub aktualizować.

MS Access używa „obiektów” do pomocy w tworzeniu listy użytkowników i organizowaniu informacji, a także w przygotowywaniu specjalnie zaprojektowanych raportów. Podczas tworzenia bazy danych Access oferuje tabele, zapytania, formularze, raporty, makra i moduły. Bazy danych w programie Access są tworzone wielu obiektów, ale główne obiekty są następujące -

• Tables
• Queries
• Forms
• Reports

Razem te obiekty umożliwiają wprowadzanie, przechowywanie, analizowanie i kompilowanie danych. Oto podsumowanie głównych obiektów w bazie danych programu Access;

Stół

Tabela to obiekt służący do definiowania i przechowywania danych. Podczas tworzenia nowej tabeli program Access prosi o zdefiniowanie pól nazywanych również nagłówkami kolumn.

• Każde pole musi mieć unikalną nazwę i typ danych.

• Tabele zawierają pola lub kolumny, które przechowują różne rodzaje danych, takie jak imię i nazwisko lub adres, oraz rekordy lub wiersze, które zbierają wszystkie informacje o konkretnym wystąpieniu podmiotu, takie jak wszystkie informacje o kliencie lub pracowniku itp.

• Możesz zdefiniować klucz podstawowy, jedno lub więcej pól, które mają unikatową wartość dla każdego rekordu oraz jeden lub więcej indeksów w każdej tabeli, aby przyspieszyć pobieranie danych.

Pytanie

Obiekt udostępniający niestandardowy widok danych z co najmniej jednej tabeli. Zapytania to sposób wyszukiwania i kompilowania danych z jednej lub wielu tabel.

• Uruchomienie zapytania jest jak zadanie szczegółowego pytania o bazę danych.

• Podczas tworzenia zapytania w programie Access definiujesz określone warunki wyszukiwania, aby znaleźć dokładnie te dane, które chcesz.

• W programie Access można użyć kwerendy graficznej według przykładowego narzędzia lub można pisać instrukcje języka SQL (Structured Query Language) do tworzenia zapytań.

• Możesz zdefiniować zapytania, aby wybrać, zaktualizować, wstawić lub usunąć dane.

• Możesz także zdefiniować zapytania, które tworzą nowe tabele na podstawie danych w jednej lub kilku istniejących tabelach.

Formularz

Formularz to obiekt w bazie danych dla komputerów stacjonarnych przeznaczony głównie do wprowadzania lub wyświetlania danych lub do sterowania wykonywaniem aplikacji. Formularze służą do dostosowywania prezentacji danych, które aplikacja wyodrębnia z zapytań lub tabel.

• Formularze służą do wprowadzania, modyfikowania i przeglądania rekordów.

• Powodem, dla którego formularze są używane tak często, jest to, że są one łatwym sposobem wskazania ludziom prawidłowego wprowadzania danych.

• Po wprowadzeniu informacji do formularza w programie Access dane trafiają dokładnie tam, gdzie projektant bazy danych chce, aby trafiły do ​​jednej lub kilku powiązanych tabel.

Raport

Raport to obiekt w stacjonarnych bazach danych przeznaczony do formatowania, obliczania, drukowania i podsumowywania wybranych danych.

• Możesz wyświetlić raport na ekranie przed jego wydrukowaniem.

• Jeśli formularze służą do wprowadzania danych, raporty służą do wyprowadzania.

• Wszystko, co planujesz wydrukować, zasługuje na raport, niezależnie od tego, czy jest to lista nazwisk i adresów, podsumowanie finansowe za okres, czy zestaw etykiet pocztowych.

• Raporty są przydatne, ponieważ pozwalają na prezentację składników bazy danych w łatwym do odczytania formacie.

• Możesz nawet dostosować wygląd raportu, aby był atrakcyjny wizualnie.

• Access oferuje możliwość tworzenia raportu z dowolnej tabeli lub zapytania.

Inne obiekty MS Access

Przyjrzyjmy się teraz innym obiektom MS Access.

Makro

Ten obiekt jest strukturalną definicją co najmniej jednej akcji, którą ma wykonać program Access w odpowiedzi na zdefiniowane zdarzenie. Access Macro to skrypt służący do wykonywania pewnych zadań. Na przykład, aby utworzyć przycisk otwierający raport, możesz użyć makra, które uruchomi akcję OpenReport.

• Możesz uwzględnić proste warunki w makrach, aby określić, kiedy co najmniej jedna akcja w makrze ma zostać wykonana lub pominięta.

• Za pomocą makr można otwierać i wykonywać zapytania, otwierać tabele lub drukować lub przeglądać raporty.

• Z poziomu makra można również uruchamiać inne makra lub procedury języka Visual Basic.

• Makra danych można dołączać bezpośrednio do zdarzeń tabeli, takich jak wstawianie nowych rekordów, edycja istniejących rekordów lub usuwanie rekordów.

• Makra danych w aplikacjach internetowych mogą również być samodzielnymi obiektami, które można wywołać z innych makr danych lub obiektów makr.

Moduł

Moduł to obiekt w bazach danych dla komputerów stacjonarnych zawierający niestandardowe procedury, które kodujesz w języku Visual Basic. Moduły zapewniają bardziej dyskretny przepływ działań i pozwalają na wychwytywanie błędów.

• Wszystko, co można zrobić w makrze, można również wykonać w module, ale nie otrzymujesz interfejsu makra, który podpowiada, co jest potrzebne do każdej akcji.

• Moduły mają znacznie większe możliwości i są niezbędne, jeśli planujesz pisać kod dla środowiska wielu użytkowników, ponieważ makra nie mogą obejmować obsługi błędów.

• Moduły mogą być samodzielnymi obiektami zawierającymi funkcje, które można wywołać z dowolnego miejsca w aplikacji lub mogą być bezpośrednio skojarzone z formularzem lub raportem w celu reagowania na zdarzenia w skojarzonym formularzu lub raporcie.

W tym rozdziale zajmiemy się podstawowym procesem uruchamiania programu Access i tworzenia bazy danych. W tym rozdziale wyjaśniono również, jak utworzyć bazę danych dla komputerów stacjonarnych za pomocą szablonu i jak zbudować bazę danych od podstaw.

Aby utworzyć bazę danych na podstawie szablonu, najpierw musimy otworzyć MS Access, a zobaczysz następujący ekran, na którym są wyświetlane różne szablony baz danych Access.

Aby wyświetlić wszystkie możliwe bazy danych, możesz przewinąć w dół lub skorzystać z pola wyszukiwania.

Wpiszmy projekt w pole wyszukiwania i wciśnij Enter. Zobaczysz szablony baz danych związane z zarządzaniem projektami.

Wybierz pierwszy szablon. Zobaczysz więcej informacji związanych z tym szablonem.

Po wybraniu szablonu związanego z Twoimi wymaganiami wprowadź nazwę w File name Jeśli chcesz, możesz również określić inną lokalizację pliku.

Teraz naciśnij opcję Utwórz. Program Access pobierze ten szablon bazy danych i otworzy nową, pustą bazę danych, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

Teraz kliknij okienko nawigacji po lewej stronie, a zobaczysz wszystkie inne obiekty, które pochodzą z tej bazy danych.

Kliknij opcję Nawigacja projektów i wybierz z menu Typ obiektu.

Zobaczysz teraz wszystkie typy obiektów - tabele, zapytania itp.

Utwórz pustą bazę danych

Czasami wymagania dotyczące bazy danych mogą być tak specyficzne, że używanie i modyfikowanie istniejących szablonów wymaga więcej pracy niż tylko tworzenie bazy danych od podstaw. W takim przypadku korzystamy z pustej bazy danych.

Step 1 - Zacznijmy teraz od otwarcia MS Access.

Step 2- Wybierz opcję Pusta baza danych dla komputerów stacjonarnych. Wprowadź nazwę i kliknij przycisk Utwórz.

Step 3 - Program Access utworzy nową, pustą bazę danych i otworzy tabelę, która również jest całkowicie pusta.

Każde pole w tabeli ma właściwości, a te właściwości definiują cechy i zachowanie pola. Najważniejszą właściwością pola jest jego typ danych. Typ danych pola określa, jakie dane może ono przechowywać. MS Access obsługuje różne typy danych, z których każdy ma określony cel.

• Typ danych określa rodzaj wartości, które użytkownicy mogą przechowywać w danym polu.
• Każde pole może przechowywać dane składające się tylko z jednego typu danych.

Oto niektóre z najpopularniejszych typów danych, które można znaleźć w typowej bazie danych Microsoft Access.

Rodzaj danych	Opis	Rozmiar
Krótki tekst	Tekst lub kombinacje tekstu i liczb, w tym liczby niewymagające obliczeń (np. Numery telefonów).	Do 255 znaków.
Długi tekst	Długi tekst lub kombinacja tekstu i liczb.	Maksymalnie 63 999 znaków.
Numer	Dane liczbowe wykorzystywane w obliczeniach matematycznych.	1, 2, 4 lub 8 bajtów (16 bajtów, jeśli ustawiono na identyfikator replikacji).
Data / godzina	Wartości daty i godziny w latach od 100 do 9999.	8 bajtów
Waluta	Wartości walut i dane liczbowe używane w obliczeniach matematycznych obejmujących dane z jednym do czterech miejsc po przecinku.	8 bajtów
Numer samochodu	Unikalna kolejna (zwiększana o 1) liczba lub liczba losowa przypisywana przez program Microsoft Access za każdym razem, gdy do tabeli dodawany jest nowy rekord.	4 bajty (16 bajtów, jeśli ustawione na identyfikator replikacji).
Tak nie	Wartości Tak i Nie oraz pola zawierające tylko jedną z dwóch wartości (Tak / Nie, Prawda / Fałsz lub Włącz / Wyłącz).	1 bit.

• Jeśli używasz poprzednich wersji programu Access, zauważysz różnicę między dwoma z tych typów danych.

• W programie Access 2013 mamy teraz dwa typy danych - krótki tekst i długi tekst. W poprzednich wersjach programu Access te typy danych były nazywane tekstem i notatkami.

• Pole tekstowe nazywane jest krótkim tekstem, a pole notatki nazywa się teraz długim tekstem.

Oto kilka innych bardziej wyspecjalizowanych typów danych, które możesz wybrać w programie Access.

Typy danych	Opis	Rozmiar
Załącznik	Pliki, takie jak zdjęcia cyfrowe. Do każdego rekordu można dołączyć wiele plików. Ten typ danych nie jest dostępny we wcześniejszych wersjach programu Access.	Do około 2 GB.
Obiekty OLE	Obiekty OLE mogą przechowywać obrazy, audio, wideo lub inne obiekty BLOB (duże obiekty binarne)	Do około 2 GB.
Hiperłącze	Tekst lub kombinacje tekstu i liczb przechowywane jako tekst i używane jako adres hiperłącza.	Do 8192 (każda część typu danych Hiperłącze może zawierać do 2048 znaków).
Kreator wyszukiwania	Wpis Kreatora odnośników w kolumnie Typ danych w widoku Projekt nie jest w rzeczywistości typem danych. Po wybraniu tego wpisu kreator zaczyna pomagać w definiowaniu prostego lub złożonego pola odnośnika. Proste pole odnośnika używa zawartości innej tabeli lub listy wartości do walidacji zawartości pojedynczej wartości w każdym wierszu. Złożone pole odnośnika umożliwia przechowywanie wielu wartości tego samego typu danych w każdym wierszu.	Zależy od typu danych pola wyszukiwania.
Obliczony	Możesz utworzyć wyrażenie korzystające z danych z co najmniej jednego pola. Z wyrażenia można wyznaczyć różne typy danych wynikowych.	Możesz utworzyć wyrażenie korzystające z danych z co najmniej jednego pola. Z wyrażenia można wyznaczyć różne typy danych wynikowych.

Są to różne typy danych, które możesz wybrać podczas tworzenia pól w tabeli programu Microsoft Access.

Tworząc bazę danych, przechowujesz dane w tabelach. Ponieważ inne obiekty bazy danych w dużym stopniu zależą od tabel, projekt bazy danych należy zawsze rozpoczynać od utworzenia wszystkich jej tabel, a następnie dowolnego innego obiektu. Przed utworzeniem tabel dokładnie rozważ swoje wymagania i określ wszystkie potrzebne tabele.

Spróbujmy stworzyć pierwszą tabelę, w której będą przechowywane podstawowe informacje kontaktowe dotyczące pracowników, jak pokazano w poniższej tabeli -

Nazwa pola	Typ danych
Pracownik D.	Numer samochodu
Imię	Krótki tekst
Nazwisko	Krótki tekst
Adres 1	Krótki tekst
Adres 2	Krótki tekst
Miasto	Krótki tekst
Stan	Krótki tekst
Zamek błyskawiczny	Krótki tekst
Telefon	Krótki tekst
Rodzaj telefonu	Krótki tekst

Miejmy teraz krótki tekst jako typ danych dla wszystkich tych pól i otwórz pustą bazę danych w programie Access.

W tym miejscu wszystko zostało przerwane. Utworzyliśmy bazę danych, a następnie program Access automatycznie otworzył ten widok tabeli z jednym arkuszem danych dla tabeli.

Przejdźmy teraz do zakładki Pole, a zobaczysz, że jest ona również tworzona automatycznie. Identyfikator będący polem typu Autonumerowanie działa jako nasz unikalny identyfikator i jest kluczem podstawowym dla tej tabeli.

Pole ID zostało już utworzone i teraz chcemy zmienić jego nazwę, aby odpowiadała naszym warunkom. To jest tabela Pracownicy i będzie to unikalny identyfikator dla naszych pracowników.

Kliknij na Name & Caption opcja na Wstążce, a zobaczysz następujące okno dialogowe.

Zmień nazwę tego pola na EmployeeIDaby była bardziej specyficzna dla tej tabeli. Wprowadź inne opcjonalne informacje, jeśli chcesz, i kliknij OK.

Mamy teraz nasze pole identyfikatora pracownika z podpisem Identyfikator pracownika. Jest to automatycznie ustawiane na numer automatyczny, więc tak naprawdę nie musimy zmieniać typu danych.

Dodajmy teraz więcej pól, klikając click to add.

Wybierać Short Textjako pole. Po wybraniu krótkiego tekstu program Access automatycznie podświetli tę nazwę pola, a wszystko, co musisz zrobić, to wpisać nazwę pola.

Rodzaj FirstNamejako nazwę pola. Podobnie dodaj wszystkie wymagane pola, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

Po dodaniu wszystkich pól kliknij ikonę Zapisz.

Teraz zobaczysz plik Save As okno dialogowe, w którym można wprowadzić nazwę tabeli.

Wprowadź nazwę swojej tabeli w polu Nazwa tabeli. Tutajtblprzedrostek oznacza tabelę. Daj nam kliknąć OK, a zobaczysz swoją tabelę w okienku nawigacji.

Widok projektu tabeli

Ponieważ utworzyliśmy już jedną tabelę za pomocą Datasheet View. Teraz utworzymy kolejną tabelę przy użyciuTable Design View. Będziemy tworzyć następujące pola w tej tabeli. W tych tabelach będą przechowywane niektóre informacje dotyczące różnych projektów książek.

Nazwa pola	Typ danych
Identyfikator projektu	Numer samochodu
Nazwa Projektu	Krótki tekst
Redaktor naczelny	Krótki tekst
Autor	Krótki tekst
PStatus	Krótki tekst
Umowy	Załącznik
ProjectStart	Data / godzina
ProjectEnd	Data / godzina
Budżet	Waluta
ProjectNotes	Długi tekst

Przejdźmy teraz do zakładki Utwórz.

W grupie tabel kliknij Tabela i zobaczysz, że wygląda to zupełnie inaczej niż w widoku arkusza danych. W tym widoku możesz zobaczyć plikfield name i data type obok siebie.

Teraz musimy zrobić ProjectID klucz podstawowy dla tej tabeli, więc wybierzmy ProjectID i kliknij Primary Key opcja na wstążce.

Możesz teraz zobaczyć małą ikonę klucza, która pojawi się obok tego pola. To pokazuje, że pole jest częścią klucza podstawowego tabeli.

Zapiszmy tę tabelę i nadajmy jej nazwę.

Kliknij OK i możesz teraz zobaczyć, jak wygląda ta tabela w widoku arkusza danych.

Kliknijmy przycisk widoku arkusza danych w lewym górnym rogu wstążki.

Jeśli kiedykolwiek zechcesz wprowadzić zmiany w tej tabeli lub jakimkolwiek określonym polu, nie zawsze musisz wracać do widoku projektu, aby to zmienić. Możesz go również zmienić w widoku arkusza danych. Zaktualizujmy pole PStatus, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

Kliknij OK, a zobaczysz zmiany.

Baza danych programu Access nie jest plikiem w tym samym sensie, co dokument programu Microsoft Office Word lub Microsoft Office PowerPoint. Zamiast tego baza danych programu Access to zbiór obiektów, takich jak tabele, formularze, raporty, zapytania itp., Które muszą ze sobą współpracować, aby baza danych działała prawidłowo. Utworzyliśmy teraz dwie tabele ze wszystkimi polami i właściwościami pól potrzebnymi w naszej bazie danych. Aby wyświetlić, zmienić, wstawić lub usunąć dane w tabeli w programie Access, możesz użyć widoku arkusza danych tabeli.

• Arkusz danych to prosty sposób na przeglądanie danych w wierszach i kolumnach bez specjalnego formatowania.

• Za każdym razem, gdy tworzysz nową tabelę sieci Web, program Access automatycznie tworzy dwa widoki, których możesz natychmiast zacząć używać do wprowadzania danych.

• Tabela otwarta w widoku arkusza danych przypomina arkusz programu Excel i można wpisywać lub wklejać dane w co najmniej jednym polu.

• Nie musisz jawnie zapisywać swoich danych. Program Access zatwierdza zmiany w tabeli po przeniesieniu kursora do nowego pola w tym samym wierszu lub po przeniesieniu kursora do innego wiersza.

• Domyślnie pola w bazie danych programu Access są ustawione tak, aby akceptować określony typ danych, na przykład tekst lub liczby. Musisz wprowadzić typ danych, które pole ma akceptować. Jeśli tego nie zrobisz, program Access wyświetli komunikat o błędzie -

Dodajmy trochę danych do twoich tabel, otwierając utworzoną przez nas bazę danych Access.

Wybierz Views → Datasheet Wyświetl opcję na wstążce i dodaj dane, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

Podobnie dodaj dane w drugiej tabeli, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

Możesz teraz zobaczyć, że wstawianie nowych danych i aktualizowanie istniejących danych jest bardzo proste w widoku arkusza danych, podobnie jak praca w arkuszu kalkulacyjnym. Ale jeśli chcesz usunąć jakiekolwiek dane, musisz najpierw wybrać cały wiersz, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

Teraz naciśnij przycisk usuwania. Spowoduje to wyświetlenie komunikatu potwierdzającego.

Kliknij Yes a zobaczysz, że wybrany rekord jest teraz usunięty.

Zapytanie to żądanie wyników danych i działania na danych. Możesz użyć zapytania, aby odpowiedzieć na proste pytanie, wykonać obliczenia, połączyć dane z różnych tabel, a nawet dodać, zmienić lub usunąć dane tabeli.

• W miarę powiększania się tabel mogą mieć setki tysięcy rekordów, co uniemożliwia użytkownikowi wybranie określonych rekordów z tej tabeli.

• Za pomocą zapytania możesz zastosować filtr do danych w tabeli, aby uzyskać tylko te informacje, które chcesz.

• Zapytania używane do pobierania danych z tabeli lub wykonywania obliczeń nazywane są zapytaniami wybierającymi.

• Zapytania, które dodają, zmieniają lub usuwają dane, nazywane są zapytaniami funkcjonalnymi.

• Możesz również użyć zapytania, aby podać dane do formularza lub raportu.

• W dobrze zaprojektowanej bazie danych dane, które chcesz przedstawić za pomocą formularza lub raportu, często znajdują się w kilku różnych tabelach.

• Najtrudniejsza część zapytań polega na tym, że musisz zrozumieć, jak je skonstruować, zanim będziesz mógł ich użyć.

Utwórz zapytanie wybierające

Jeśli chcesz przejrzeć dane tylko z niektórych pól w tabeli lub przejrzeć dane z wielu tabel jednocześnie lub po prostu wyświetlić dane w oparciu o określone kryteria, możesz użyć Selectpytanie. Przyjrzyjmy się teraz prostemu przykładowi, w którym utworzymy proste zapytanie, z którego pobierze informacjetblEmployeesstół. Otwórz bazę danych i kliknij plikCreate patka.

Kliknij Query Design.

w Tables na karcie Show Table kliknij dwukrotnie plik tblEmployees stół, a następnie Close okno dialogowe.

W tabeli tblEmployees kliknij dwukrotnie wszystkie pola, które chcesz wyświetlić jako wynik zapytania. Dodaj te pola do siatki projektu kwerendy, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

Teraz kliknij Run na Design a następnie kliknij Run.

Zapytanie jest uruchamiane i wyświetla tylko dane w tych polach, które zostały określone w zapytaniu.

Kryteria kwerend ułatwiają pobieranie określonych elementów z bazy danych programu Access. Jeśli element pasuje do wszystkich wprowadzonych kryteriów, pojawi się w wynikach zapytania. Aby ograniczyć wyniki zapytania na podstawie wartości w polu, należy użyć kryteriów zapytania.

• Kryterium zapytania to wyrażenie, które program Access porównuje z wartościami pól zapytania, aby określić, czy dołączyć rekord zawierający każdą wartość.

• Niektóre kryteria są proste i wykorzystują podstawowe operatory i stałe. Inne są złożone i używają funkcji, operatorów specjalnych i zawierają odwołania do pól.

• Aby dodać kryteria do zapytania, musisz otworzyć zapytanie w widoku projektu.

• Następnie określ pola, dla których chcesz określić kryteria.

Przykład

Spójrzmy na prosty przykład, w którym użyjemy kryteriów w zapytaniu. Najpierw otwórz bazę danych programu Access, a następnie przejdź do karty Utwórz i kliknij Projekt kwerendy.

Na karcie Tabele w oknie dialogowym Pokazywanie tabeli kliknij dwukrotnie plik tblEmployees tabeli, a następnie zamknij okno dialogowe.

Dodajmy teraz do siatki zapytania jakieś pole, takie jak EmployeeID, FirstName, LastName, JobTitle i Email, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

Uruchommy teraz zapytanie, a zobaczysz tylko te pola jako wynik zapytania.

Jeśli chcesz zobaczyć tylko te osoby, których JobTitle to Marketing Coordinator, musisz dodać odpowiednie kryteria. Przejdźmy ponownie do projektu kwerendy i w wierszu Kryteria w JobTitle wprowadź Marketing Coordinator.

Uruchommy teraz ponownie Twoje zapytanie, a zobaczysz, że pobierane są tylko stanowiska koordynatorów marketingu.

Jeśli chcesz dodać kryteria dla wielu pól, po prostu dodaj kryteria w wielu polach. Powiedzmy, że chcemy pobrać dane tylko dla „Koordynatora ds. Marketingu” i „Asystenta księgowego”; możemy określić operator wiersza OR, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu -

Uruchommy teraz ponownie zapytanie, a zobaczysz następujące wyniki.

Jeśli potrzebujesz skorzystać z funkcjonalności ANDoperator, musisz określić drugi warunek w wierszu Kryteria. Powiedzmy, że chcemy pobrać wszystkich Asystentów Księgowych, ale tylko te tytuły Koordynatora Marketingu z „Pollard” jako nazwiskiem.

Uruchommy teraz ponownie zapytanie, a zobaczysz następujące wyniki.

W MS Access i innych systemach DBMS zapytania mogą zrobić dużo więcej niż tylko wyświetlanie danych, ale mogą w rzeczywistości wykonywać różne działania na danych w Twojej bazie danych.

• Zapytania funkcjonalne to zapytania, które mogą dodawać, zmieniać lub usuwać wiele rekordów jednocześnie.

• Dodatkową korzyścią jest to, że można wyświetlić podgląd wyników zapytania w programie Access przed jego uruchomieniem.

• Microsoft Access udostępnia 4 różne typy zapytań akcji -

  • Append

  • Update

  • Delete

  • Make-table

• Zapytania funkcjonalnego nie można cofnąć. Należy rozważyć wykonanie kopii zapasowej wszystkich tabel, które będą aktualizowane za pomocą zapytania aktualizującego.

Utwórz zapytanie dołączające

Możesz użyć zapytania dołączającego, aby pobrać dane z jednej lub wielu tabel i dodać te dane do innej tabeli. Utwórzmy nową tabelę, w której dodamy dane z plikutblEmployeesstół. To będzie tymczasowa tabela do celów demonstracyjnych.

Nazwijmy to TempEmployees i zawiera pola, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

w Tables W oknie dialogowym Pokazywanie tabeli kliknij dwukrotnie plik tblEmployeestabeli, a następnie zamknij okno dialogowe. Kliknij dwukrotnie pole, które chcesz wyświetlić.

Pozwól nam uruchomić zapytanie, aby najpierw wyświetlić dane.

Wróćmy teraz do projektu zapytania i wybierzmy Append przycisk.

W polu Typ zapytania wybierz przycisk opcji Dołącz. Spowoduje to wyświetlenie następującego okna dialogowego.

Wybierz nazwę tabeli z listy rozwijanej i kliknij OK.

W siatce Zapytanie możesz to zobaczyć w Append To wiersz wszystkie pola są domyślnie zaznaczone z wyjątkiem Address1. Dzieje się tak, ponieważ to pole Adres1 nie jest dostępne wTempEmployeestół. Musimy więc wybrać pole z rozwijanej listy.

Przyjrzyjmy się polu Adres.

Uruchommy teraz Twoje zapytanie, a zobaczysz następujący komunikat potwierdzający.

Kliknij Yes aby potwierdzić swoje działanie.

Po otwarciu pliku TempEmployee table, zobaczysz, że wszystkie dane są dodawane z tblEmployees do tabeli TempEmployee.

Zrozummy, jak tworzyć zapytania w tym rozdziale.

Utwórz zapytanie aktualizacyjne

Możesz użyć zapytania aktualizującego, aby zmienić dane w tabelach, i możesz użyć zapytania aktualizującego, aby wprowadzić kryteria określające, które wiersze powinny zostać zaktualizowane. Zapytanie aktualizacyjne umożliwia przejrzenie zaktualizowanych danych przed wykonaniem aktualizacji. Przejdźmy ponownie do zakładki Utwórz i kliknij Projekt zapytania.

Na karcie Tabele w oknie dialogowym Pokazywanie tabeli kliknij dwukrotnie plik tblEmployees tabeli, a następnie zamknij okno dialogowe.

Na DesignW grupie Typ zapytania kliknij Aktualizuj i kliknij dwukrotnie pole, w którym chcesz zaktualizować wartość. Powiedzmy, że chcemy zaktualizować imię „Rex” do „Max”.

w Update wiersz Designsiatkę, wprowadź zaktualizowaną wartość, aw wierszu Kryteria dodaj oryginalną wartość, którą chcesz zaktualizować, i uruchom zapytanie. Spowoduje to wyświetlenie komunikatu potwierdzającego.

Kliknij Yes i przejdź do widoku arkusza danych, a zobaczysz pierwszy rekord - FirstName jest teraz zaktualizowany do „Max”.

Utwórz zapytanie o usunięcie

Możesz użyć zapytania usuwającego, aby usunąć dane z tabel, i możesz użyć zapytania usuwającego, aby wprowadzić kryteria określające, które wiersze mają zostać usunięte. Zapytanie o usunięcie daje możliwość przejrzenia wierszy, które zostaną usunięte, przed wykonaniem usunięcia. Przejdźmy doCreate ponownie i kliknij Query Design.

Na karcie Tabele w oknie dialogowym Pokazywanie tabeli kliknij dwukrotnie plik tblEmployees tabeli, a następnie zamknij okno dialogowe.

Na Design na karcie Query Type grupę, kliknij Delete i kliknij dwukrotnie plik EmployeeID.

W wierszu Kryteria siatki projektu wpisz 11. W tym miejscu chcemy usunąć pracownika, którego IDPracownika wynosi 11.

Uruchommy teraz zapytanie. To zapytanie wyświetli komunikat potwierdzający.

Kliknij Yes i przejdź do widoku arkusza danych, a zobaczysz, że określony rekord pracownika został teraz usunięty.

Utwórz zapytanie do tabeli

Możesz użyć zapytania tworzącego tabelę, aby utworzyć nową tabelę na podstawie danych przechowywanych w innych tabelach. Przejdźmy doCreate tab ponownie i kliknij Query Design.

Na karcie Tabele w oknie dialogowym Pokazywanie tabeli kliknij dwukrotnie plik tblEmployees tabeli, a następnie zamknij okno dialogowe.

Wybierz wszystkie pola, które chcesz skopiować do innej tabeli.

W typie zapytania wybierz plik Make Table przycisk opcji.

Pojawi się następujące okno dialogowe. Wprowadź nazwę nowej tabeli, którą chcesz utworzyć, i kliknij OK.

Teraz uruchom zapytanie.

Zobaczysz teraz następujący komunikat.

Kliknij Yes a zobaczysz nową tabelę utworzoną w okienku nawigacji.

Najlepsze w zapytaniach jest to, że możesz zapisywać i uruchamiać to samo zapytanie wielokrotnie, ale gdy będziesz uruchamiać to samo zapytanie wielokrotnie, zmieniając tylko kryteria, możesz uznać, że zapytanie akceptuje parametry.

• Jeśli często chcesz uruchamiać odmiany określonego zapytania, rozważ użycie zapytania parametrycznego

• Zapytanie parametryczne pobiera informacje w sposób interaktywny, zachęcając użytkownika końcowego do podania kryteriów przed uruchomieniem zapytania.

• Możesz także określić, jaki typ danych powinien akceptować parametr.

• Możesz ustawić typ danych dla dowolnego parametru, ale szczególnie ważne jest ustawienie typu danych dla danych liczbowych, walutowych lub daty / godziny.

• Po określeniu typu danych, które parametr powinien akceptować, użytkownicy zobaczą bardziej pomocny komunikat o błędzie, jeśli wprowadzą niewłaściwy typ danych, na przykład wpisując tekst, gdy oczekiwana jest waluta.

• Jeśli parametr jest ustawiony na akceptowanie danych tekstowych, wszelkie dane wejściowe są interpretowane jako tekst i nie jest wyświetlany żaden komunikat o błędzie.

Przykład

Przyjrzyjmy się teraz prostemu przykładowi, tworząc zapytanie parametryczne. Otwórzmy Twoją bazę danych i wybierz Query Design na karcie Utwórz tabelę.

Kliknij dwukrotnie plik tblProjects i zamknij Show Okno dialogowe.

Wybierz pole, które chcesz zobaczyć jako wynik zapytania, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

W siatce projektu kwerendy w wierszu Kryteria kolumny ProjectStart wpisz [Enter a project start data]. Sznurek[Enter a project start data]jest monitem o podanie parametru. Nawiasy kwadratowe wskazują, że chcesz, aby zapytanie pytało o dane wejściowe, a tekst toEnter a project start data to monit o podanie parametru.

Uruchommy teraz zapytanie, a zobaczysz następujący monit.

Wprowadźmy teraz następującą datę.

Kliknij OK, aby potwierdzić.

W rezultacie zobaczysz szczegóły projektu, który rozpoczął się 01.02.2007. Przejdźmy do widoku projektu i ponownie uruchom zapytanie.

Wprowadź datę jak na powyższym zrzucie ekranu i kliknij OK. Zobaczysz teraz szczegóły projektu, który rozpoczął się 1 maja 2008 roku.

Zapytania mają wiele zalet. Możesz zapisywać i ponownie uruchamiać to samo zapytanie, a często chcesz dodać alternatywne kryteria.

Możesz dodać alternatywne kryteria na dwa następujące sposoby -

• Możesz użyć operatora OR, aby połączyć dwa zestawy kryteriów.
• Możesz również użyć siatki projektu kwerendy, ale zamiast określać kryteria w tym samym wierszu, musisz oddzielić go w wielu wierszach.

Przykład

Spójrzmy na prosty przykład alternatywnych kryteriów. Otwórz bazę danych iw zakładce Utwórz wybierzQuery Design.

Kliknij dwukrotnie tblEmployee i zamknij okno dialogowe Pokazywanie tabeli.

Kliknij dwukrotnie całe pole, które chcesz zobaczyć jako wynik zapytania.

Możesz teraz zobaczyć, że alternatywne kryterium jest określone w różnych wierszach pliku LastNamepole. Po uruchomieniu tego zapytania zobaczysz pracowników, których nazwisko jest alboPollard lub Manning. Uruchommy teraz to zapytanie.

Jak widać, ze względu na alternatywne kryteria pobrano tylko dwóch pracowników.

Jeśli chcesz dodać alternatywne kryteria w wielu polach, będziesz musiał użyć różnych wierszy dla wszystkich pól. Dodajmy teraz kolejne alternatywne kryterium, w którym możemy pobrać informacje o pracownikach, których nazwisko jest alboPollard lub Manning lub stanowisko to Accounting Assistant.

Uruchommy teraz to zapytanie.

Zobaczysz teraz następujący wynik.

W tym rozdziale zrozumiemy podstawy tworzenia powiązań między danymi. Zanim omówimy i utworzymy relacje między różnymi danymi, przyjrzyjmy się, dlaczego ich potrzebujemy. Wszystko wraca do normalizacji.

Normalizacja

Normalizacja bazy danych lub po prostu normalizacja to proces organizowania kolumn (atrybutów) i tabel (relacji) relacyjnej bazy danych w celu zminimalizowania nadmiarowości danych. Jest to proces dzielenia danych na wiele tabel w celu poprawy ogólnej wydajności, integralności i trwałości.

• Normalizacja to proces porządkowania danych w bazie danych.

• Obejmuje to tworzenie tabel i ustanawianie relacji między tymi tabelami zgodnie z regułami zaprojektowanymi zarówno w celu ochrony danych, jak i uelastycznienia bazy danych poprzez wyeliminowanie nadmiarowości i niespójnych zależności.

Przyjrzyjmy się teraz poniższej tabeli, która zawiera dane, ale problem polega na tym, że dane te są dość zbędne, co zwiększa prawdopodobieństwo literówki i niespójnego frazowania podczas wprowadzania danych.

CustID	Nazwa	Adres	Ciastko	Ilość	Cena £	Całkowity
1	Ethel Smith	12 Main St, Arlington, VA 22201 S	Czekolada	5	2,00 $	10,00 $
2	Tom Wilber	1234 Oak Dr., Pekin, IL 61555	Choc Chip	3	2,00 $	6,00 $
3	Ethil Smithy	12 Main St., Arlington, VA 22201	Czekolada	5	2,00 $	10,00 $

Aby rozwiązać ten problem, musimy zmienić strukturę naszych danych i podzielić je na wiele tabel, aby wyeliminować część tych nadmiarowości, jak pokazano w poniższych trzech tabelach.

Tutaj mamy jeden stolik dla Klientów, grupa 2 ^nd jest dla zakonów i 3 ^rd jest dla Cookies.

Problem polega na tym, że samo podzielenie danych w wielu tabelach nie pomoże określić, jak dane z jednej tabeli odnoszą się do danych w innej tabeli. Aby połączyć dane w wielu tabelach, musimy dodać klucze obce doOrders stół.

Definiowanie relacji

Relacja polega na dopasowywaniu danych w kolumnach kluczy, zwykle kolumn o tej samej nazwie w obu tabelach. W większości przypadków relacja jest zgodna z kluczem podstawowym z jednej tabeli, który zapewnia unikalny identyfikator dla każdego wiersza, z wpisem w kluczu obcym w drugiej tabeli. Istnieją trzy typy relacji między tabelami. Typ tworzonej relacji zależy od sposobu zdefiniowania kolumn pokrewnych.

Przyjrzyjmy się teraz trzem typom relacji -

Relacje jeden do wielu

Relacja jeden do wielu jest najczęstszym rodzajem relacji. W tego typu relacji wiersz w tabeli A może mieć wiele pasujących wierszy w tabeli B, ale wiersz w tabeli B może mieć tylko jeden pasujący wiersz w tabeli A.

Na przykład tabele Klienci i Zamówienia mają relację jeden do wielu: każdy klient może złożyć wiele zamówień, ale każde zamówienie pochodzi tylko od jednego klienta.

Relacje wiele do wielu

W relacji wiele do wielu wiersz w tabeli A może mieć wiele zgodnych wierszy w tabeli B i odwrotnie.

Tworzysz taką relację, definiując trzecią tabelę, zwaną a junction table, którego klucz podstawowy składa się z kluczy obcych z tabeli A i tabeli B.

Na przykład tabela Klienci i tabela Pliki cookie mają relację wiele do wielu, która jest zdefiniowana przez relację jeden do wielu z każdej z tych tabel do tabeli Zamówienia.

Relacje jeden do jednego

W relacji jeden do jednego wiersz w tabeli A może mieć nie więcej niż jeden pasujący wiersz w tabeli B i odwrotnie. Relacja jeden do jednego jest tworzona, jeśli obie powiązane kolumny są kluczami podstawowymi lub mają unikatowe ograniczenia.

Ten typ relacji nie jest powszechny, ponieważ większość informacji powiązanych w ten sposób znajduje się w jednej tabeli. Możesz użyć relacji jeden do jednego, aby -

• Podziel tabelę na wiele kolumn.
• Oddziel część tabeli ze względów bezpieczeństwa.
• Przechowuj dane, które są krótkotrwałe i można je łatwo usunąć, po prostu usuwając tabelę.
• Przechowuj informacje, które dotyczą tylko podzbioru tabeli głównej.

W tym rozdziale zrozumiemy potrzebę tworzenia relacji między powiązanymi tabelami. Jednym z celów dobrego projektu bazy danych jest usunięcie nadmiarowości danych.

• Aby osiągnąć ten cel, dzielisz swoje dane na wiele tabel tematycznych, tak aby każdy fakt był przedstawiany tylko raz.

• Aby to zrobić, wszystkie wspólne pola, które są ze sobą powiązane, są umieszczane w jednej tabeli.

• Aby poprawnie wykonać ten krok, musisz najpierw zrozumieć relacje między tabelami, a następnie określić te relacje w bazie danych programu Access.

Po co tworzyć relacje między tabelami?

MS Access używa relacji między tabelami do łączenia tabel, gdy trzeba ich użyć w obiekcie bazy danych. Istnieje kilka powodów, dla których należy utworzyć relacje między tabelami przed utworzeniem innych obiektów bazy danych, takich jak formularze, zapytania, makra i raporty.

• Aby pracować z rekordami z więcej niż jednej tabeli, często trzeba utworzyć zapytanie łączące tabele.

• Zapytanie działa na zasadzie dopasowania wartości w polu klucza podstawowego pierwszej tabeli do pola klucza obcego w drugiej tabeli.

• Podczas projektowania formularza lub raportu MS Access wykorzystuje informacje, które gromadzi z wcześniej zdefiniowanych relacji między tabelami, aby przedstawić Ci przemyślane opcje i wstępnie wypełnić ustawienia właściwości odpowiednimi wartościami domyślnymi.

• Projektując bazę danych, dzielisz informacje na tabele, z których każda ma klucz podstawowy, a następnie dodajesz klucze obce do powiązanych tabel, które odwołują się do tych kluczy podstawowych.

• Te zagraniczne key-primary key pairings stanowią podstawę relacji między tabelami i zapytań obejmujących wiele tabel.

Dodajmy teraz kolejną tabelę do Twojej bazy danych i nadaj jej nazwę tblHRData używając projektu tabeli, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

Kliknij na Save ikona jak na powyższym zrzucie ekranu.

Wchodzić tblHRData jako nazwę tabeli i kliknij Ok.

tblHRData jest teraz tworzony z danymi.

Rozumiemy teraz relację jeden do jednego w MS Access. Ta relacja jest używana do powiązania jednego rekordu z jednej tabeli z jednym i tylko jednym rekordem w innej tabeli.

Przejdźmy teraz do Database Tools patka.

Kliknij na Relationships opcja.

Wybierz tblEmployees i tblHRData a następnie kliknij przycisk Dodaj, aby dodać je do naszego widoku, a następnie zamknij Show Table Okno dialogowe.

Aby utworzyć relację między tymi dwoma tabelami, użyj myszy, a następnie kliknij i przytrzymaj EmployeeID pole z tblEmployees a następnie przeciągnij i upuść to pole na pole, z którym chcesz się powiązać, najeżdżając kursorem myszy bezpośrednio na pole EmployeeID od tblHRData. Po zwolnieniu przycisku myszy program Access otworzy następujące okno -

Powyższe okno wiąże identyfikator EmployeeID tblEmployees z EmployeeID tblHRData. Kliknijmy terazCreate i teraz te dwie tabele są powiązane.

Relacja jest teraz zapisywana automatycznie i nie ma potrzeby klikania przycisku Zapisz. Teraz, gdy mamy już stworzone najbardziej podstawowe relacje, przejdźmy teraz do stołu, aby zobaczyć, co się stało z tym związkiem.

Otwórzmy tblEmployees stół.

Tutaj, po lewej stronie każdego rekordu, domyślnie zobaczysz mały znak plus. Podczas tworzenia relacji program Access automatycznie doda podarkusz danych do tej tabeli.

Kliknijmy znak plus, a zobaczysz informacje związane z tym rekordem tblHRData stół.

Kliknij na Save ikonę i otwórz tblHRData a zobaczysz, że wprowadzone przez nas dane już tu są.

Zdecydowana większość twoich relacji będzie najprawdopodobniej powiązana z wieloma relacjami, w których jeden rekord z tabeli może być powiązany z wieloma rekordami w innej tabeli.

Proces tworzenia relacji jeden do wielu jest dokładnie taki sam, jak w przypadku tworzenia relacji jeden do jednego.

Najpierw wyczyśćmy układ, klikając Clear Layout opcja na Design tab.

Najpierw dodamy kolejną tabelę tblTasks jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

Kliknij na Save ikonę i wprowadź tblTasks jako nazwę tabeli i przejdź do Relationship widok.

Kliknij na Show Table opcja.

Dodaj tblProjects i tblTasks i zamknij Show Table Okno dialogowe.

Możemy ponownie przeprowadzić ten sam proces, aby powiązać te tabele. Kliknij i przytrzymaj ProjectID z tblProjects i przeciągnij go do ProjectID z tblTasks. Co więcej, po zwolnieniu przycisku myszy wyskakuje okno relacji.

Kliknij przycisk Utwórz. Mamy teraz utworzony bardzo prosty związek.

W tym rozdziale przyjrzyjmy się relacji „wiele do wielu”. Aby przedstawić relację wiele-wiele, należy utworzyć trzecią tabelę, często nazywaną tabelą skrzyżowań, która dzieli relację wiele-do-wielu na dwie relacje jeden-do-wielu. Aby to zrobić, musimy również dodać tabelę skrzyżowań. Najpierw dodajmy kolejną tabelętblAuthers.

Stwórzmy teraz plik many-to-many relationship. Mamy więcej niż jednego autora pracującego nad więcej niż jednym projektem i na odwrót. Jak wiesz, w tblProjects mamy pole Autor, więc stworzyliśmy dla niego tabelę. Nie potrzebujemy już tego pola.

Wybierz pole Autor i naciśnij przycisk usuwania, a zobaczysz następujący komunikat.

Kliknij Yes. Będziemy teraz musieli utworzyć tabelę skrzyżowań. Ta tabela skrzyżowań zawiera dwa klucze obce, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

Te pola kluczy obcych będą kluczami podstawowymi z dwóch połączonych ze sobą tabel - tblAuthers i tblProjects.

Aby utworzyć klucz złożony w programie Access, wybierz oba te pola oraz z pliku table tools design możesz kliknąć bezpośrednio ten klucz podstawowy, co spowoduje zaznaczenie nie jednego, ale obu tych pól.

Połączenie tych dwóch pól to tables’ unique identifier. Zapiszmy teraz tę tabelę jakotblAuthorJunction.

Ostatnim krokiem w łączeniu relacji „wiele do wielu” jest powrót do tego relationships view i utwórz te relacje, klikając Show Table.

Wybierz trzy zaznaczone powyżej tabele i kliknij przycisk Dodaj, a następnie zamknij to okno dialogowe.

Kliknij i przeciągnij AuthorID pole z tblAuthors i umieść go na wierzchu tblAuthorJunction stół AuthorID.

Tworzona relacja to ta, którą program Access będzie traktować jako relację jeden do wielu. Będziemy również egzekwować spójność referencyjną. Włączmy się terazCascade Update i kliknij Create przycisk jak na powyższym zrzucie ekranu.

Trzymajmy teraz ProjectID, przeciągnij i upuść bezpośrednio na ProjectID od tblAuthorJunction.

Będziemy Enforce Referential Integrity i Cascade Update Related Fields.

Poniżej przedstawiono relacje wiele do wielu.

Symbole wieloznaczne to znaki specjalne, które mogą zastępować nieznane znaki w wartości tekstowej i są przydatne do wyszukiwania wielu elementów z podobnymi, ale nie identycznymi danymi. Symbole wieloznaczne mogą również pomóc w uzyskaniu bazy danych na podstawie określonego dopasowania wzorca.

Program Access obsługuje dwa zestawy symboli wieloznacznych, ponieważ obsługuje dwa standardy języka zapytań strukturalnych.

• ANSI-89
• ANSI-92

Z reguły podczas uruchamiania używasz symboli wieloznacznych ANSI-89 queries i find-and-replace operacje na bazach danych Access, takich jak *.mdb i *.accdb akta.

Używasz symboli wieloznacznych ANSI-92 podczas uruchamiania kwerend dotyczących projektów programu Access - pliki programu Access połączone z bazami danych Microsoft SQL Server. Projekty programu Access używają standardu ANSI-92, ponieważ SQL Server używa tego standardu.

Znaki wieloznaczne ANSI-89

Poniższa tabela zawiera listę znaków obsługiwanych przez ANSI-89 -

Postać	Opis	Przykład
*	Dopasowuje dowolną liczbę znaków. Możesz użyć gwiazdki (*) w dowolnym miejscu ciągu znaków.	wh* znajduje co, biały i dlaczego, ale nie oglądaj go przez chwilę.
?	Dopasowuje dowolny pojedynczy znak alfabetu.	B?ll znajduje piłkę, dzwonek i banknot.
[]	Dopasowuje dowolny pojedynczy znak w nawiasach.	B[ae]ll znajduje piłkę i dzwonek, ale nie znajduje rachunku.
!	Dopasowuje dowolny znak spoza nawiasów.	b[!ae]ll znajduje rachunek i byka, ale nie piłkę ani dzwonek.
-	Odpowiada dowolnemu z zakresu znaków. Musisz określić zakres w porządku rosnącym (od A do Z, a nie od Z do A).	b[a-c]d znajduje bad, bbd i bcd.
#	Dopasowuje dowolny pojedynczy znak numeryczny.	1#3S znajduje 103, 113 i 123.

Znaki wieloznaczne ANSI-92

Poniższa tabela zawiera listę znaków obsługiwanych przez ANSI-92 -

Postać	Opis	Przykład
%	Dopasowuje dowolną liczbę znaków. Może być używany jako pierwszy lub ostatni znak w ciągu znaków.	wh% znajduje co, biały i dlaczego, ale nie oglądaj go przez chwilę.
_	Dopasowuje dowolny pojedynczy znak alfabetu.	B_ll znajduje piłkę, dzwonek i banknot.
[]	Dopasowuje dowolny pojedynczy znak w nawiasach.	B[ae]ll znajduje piłkę i dzwonek, ale nie znajduje rachunku.
^	Dopasowuje dowolny znak spoza nawiasów.	b[^ae]ll znajduje rachunek i byka, ale nie piłkę ani dzwonek.
-	Odpowiada dowolnemu z zakresu znaków. Musisz określić zakres w porządku rosnącym (od A do Z, a nie od Z do A).	b[a-c]d znajduje bad, bbd i bcd.

Przykład

Przyjrzyjmy się teraz prostemu przykładowi użycia tych symboli wieloznacznych, otwierając projekt zapytania.

Dodaj podświetlone tabele i zamknij Show Table Okno dialogowe.

Dodaj pola w siatce zapytania, które chcesz zobaczyć jako wynik zapytania.

Uruchom zapytanie.

Przejdźmy ponownie do query design i dodaj monit o podanie nazwy projektu.

Teraz uruchom zapytanie i załóżmy, że nie znasz dokładnej nazwy projektu, ale wiesz, że nazwa projektu zawiera słowa „eliksir”. KliknijOk.

Powyższy krok nie generuje żadnego wyniku. Dzieje się tak, ponieważ program Access szuka dokładnego dopasowania wproject name field. Szuka tego projektu, który ma słowopotion w jego imieniu.

Jeśli chcesz, aby użytkownicy mogli wprowadzać symbole wieloznaczne zastępujące nieznane znaki, musisz dostosować kryteria i dołączyć operator like.

Po uruchomieniu zapytania użytkownicy mogą używać symboli wieloznacznych w celu zastąpienia dowolnej liczby znaków.

Załóżmy, że wiesz, że to słowo potion pojawia się gdzieś w tytule, ale nie masz pewności gdzie.

Możesz dodać *, aby zastąpić dowolną liczbę znaków przed słowem mikstura, a następnie dodać kolejny * po. KliknijOk.

Użytkownicy zawsze powinni wiedzieć, jakie symbole wieloznaczne mogą wprowadzić. Ale są użytkownicy, którzy mogą nie znać symboli wieloznacznych, do których mogą i nie mogą wejść. W takim przypadku możesz samodzielnie wprowadzić symbole wieloznaczne.

W tej sytuacji pomiędzy Likeoperator i nasz znak zachęty do podania parametru, możemy dodać te symbole wieloznaczne, a teraz musimy to napisać w bardzo specyficzny sposób. Po słowielikew cudzysłowie wprowadź używany przez nas symbol wieloznaczny. W tym przypadku użyliśmy „*” do zastąpienia dowolnej liczby znaków. Teraz dodamy to do parametru. Aby to zrobić, potrzebujemy znaku &(&)symbol i spacja. Powtórzymy teraz ten krok i dodamy kolejny znak ampersand (&), ponieważ łączymy ten symbol wieloznaczny z dowolnymi kryteriami wprowadzonymi dla nazwy projektu przez użytkownika, a następnie „*” w cudzysłowie.

Uruchommy teraz ponownie nasze zapytanie. Wpisz słowopotion w zachęcie bez żadnych symboli wieloznacznych.

Zapytanie będzie teraz śledzić te symbole wieloznaczne po obu stronach tego, co jest tutaj wprowadzone. Musimy po prostu wpisać eliksir i nacisnąć Enter.

Otrzymujemy teraz wyniki, których szukaliśmy, a wyniki będą takie same, niezależnie od tego, co wprowadzą użytkownicy.

Powiedzmy, że chcemy znaleźć każdy projekt ze słowem „the” w tytule. Następnie wystarczy wpisać słowo iEnter lub kliknij Ok.

Dzięki temu zapytaniu wyszukiwanie projektów ze słowem „the” w nazwie staje się łatwiejsze. W 2 ^gi poziom wyników mogą również zawierać nazwy projektu ze słowem „matka”, gdzie „” jest częścią słowa.

W MS Access wyrażenie przypomina formułę w programie Excel. Składa się z wielu elementów, których można używać samodzielnie lub w połączeniu, aby uzyskać wynik. Wyrażenia mogą zawierać operatory, stałe, funkcje i identyfikatory.

• Wyrażeń można używać do wykonywania różnych zadań, od pobierania wartości kontrolki lub dostarczania kryteriów do zapytania po tworzenie obliczanych kontrolek i pól lub definiowanie poziomu grupy na potrzeby raportu.

• W tym rozdziale skupimy się na tworzeniu bardzo specyficznego rodzaju wyrażenia zwanego wyrażeniem obliczeniowym. Utworzymy kilka pól obliczeniowych, które będą obliczać i wyświetlać dane, które nie są przechowywane w samej bazie danych, ale są obliczane z oddzielnych pól, które są przechowywane.

Mamy teraz nową bazę danych programu Access, która zawiera więcej danych do obliczenia.

Przykład

Spróbujmy to zrozumieć na przykładzie. Będziemy pobierać informacje z różnych tabel -tblCustomers, tblOrders, tblOrdersDetails i tblBooks i przegląd różnych dziedzin.

Uruchommy teraz zapytanie, a zobaczysz następujące wyniki.

Chcemy bardzo prostego obliczenia sumy częściowej, która weźmie liczbę zamówionych książek i pomnoży ją przez cenę detaliczną książki. Dobrym pomysłem jest rozpoczęcie każdego wyrażenia lub dowolnego wyrażenia nazwą w celu wywołania tego pola. Nazwijmy tosubtotal.

Pełna ekspresja (Subtotal: [tblOrdersDetails]![QTY]*[tblBooks]![RetailPrice])zawiera nazwę tabeli, najpierw tblOrdersDetails w nawiasach kwadratowych, ponieważ tam znajduje się nasze pole ilości. Teraz wykrzyknik mówi programowi Access, aby zajrzał do tej tabeli w poszukiwaniu pola QTY i pomnożył to przez pole ceny detalicznej w tblBooks.

Spróbujmy uruchomić zapytanie, a na końcu zobaczysz pole sumy częściowej.

Powiedzmy, że chcemy obliczyć nasz podatek od sprzedaży. W siatce zapytań zrobimy dokładnie to samo, co wcześniej i tym razem nazwiemy to pole po prostu Podatek i Pomnóżmy Suma częściowa przez 9% stawkę podatku.

Pozwól nam ponownie uruchomić zapytanie, a zobaczysz nowy Tax field na końcu.

Indeks to struktura danych, specjalna struktura danych zaprojektowana w celu zwiększenia szybkości wyszukiwania danych. Jeśli często przeszukujesz tabelę lub sortujesz jej rekordy według określonego pola, możesz przyspieszyć te operacje, tworząc indeks dla tego pola. Program Microsoft Access używa indeksów w tabeli, gdy używasz indeksu w książce do wyszukiwania danych.

• W niektórych przypadkach, na przykład w przypadku klucza podstawowego, program Access automatycznie tworzy indeks.
• W innych przypadkach możesz chcieć samodzielnie utworzyć indeks.
• Indeks przechowuje lokalizację rekordów na podstawie pola lub pól wybranych do indeksowania.
• Gdy program Access uzyska lokalizację z indeksu, może pobrać dane, przechodząc bezpośrednio do właściwej lokalizacji.
• W ten sposób użycie indeksu może być znacznie szybsze niż skanowanie wszystkich rekordów w celu znalezienia danych.
• Indeksy mogą przyspieszyć wyszukiwanie w zapytaniach, ale mogą również spowolnić wydajność podczas dodawania lub aktualizowania rekordów.

Przyjrzyjmy się teraz, jakie indeksy Microsoft Access tworzy domyślnie i jak samodzielnie je tworzyć, i dowiedzmy się, jak usunąć niepotrzebne indeksy. OtworzyćtblEmployees tabelę w bazie danych Access, którą stworzyliśmy.

• Tak naprawdę nie bawiliśmy się indeksami w tej bazie danych, ale to nie znaczy, że ich nie mamy.
• W rzeczywistości każde pole ustawione jako klucz podstawowy w programie Access jest automatycznie indeksowane.
• Program Access tworzy dodatkowe indeksy pomocnicze w zależności od nazw pól.

Przejdźmy teraz do menu Plik i wybierz Opcje.

Pojawi się okno Opcje dostępu.

Przejdź do Object Designersa zobaczysz sekcję oznaczoną AutoIndex na Import / Utwórz, aw polu tekstowym zobaczysz ID; klucz; kod; num. Domyślnie program Access automatycznie dodaje indeks pomocniczy do pól rozpoczynających się lub kończących tymi nazwami i dotyczy to pól zaimportowanych oraz utworzonych ręcznie.

Jeśli chcesz zindeksować dowolne pole, możesz przejść do pliku Field patka.

Wybierz dowolne pole, które chcesz zindeksować, i zaznacz pole wyboru Indeksowane w sekcji Walidacja pola. Masz również alternatywne opcje tworzenia lub usuwania indeksu. Możesz wrócić doDesign View.

Możesz dostosować indeksy, wybierając dowolne pole. Możesz również zobaczyć, jak są indeksowane w obszarze właściwości pola poniżej. Każde pole, które maNowybrane obok indeksowane, oznacza, że ​​nie ma indeksu dla danego pola. Możesz to zmienić, klikając menu rozwijane i wybierając pozostałe dwie opcje -Yes (Duplicate OK) i Yes (No duplicates).

Ostatnia opcja Yes (No Duplicates)oznacza, że ​​program Access automatycznie zablokuje zduplikowane wartości w tym polu. Stwórzmy teraz indeks dla naszego pola nazwiska.

Wybierzmy LastName indeksować i mówić Yes (Duplicates OK). Gdy będziemy zapisywać, Access utworzy ten indeks. Innym obszarem, w którym można wyświetlać i dostosowywać indeksy dla tabeli, jest obszar projektowania tabel wShow/Hide Grupa.

Kliknięcie tego przycisku Indeksy spowoduje wyświetlenie specjalnego widoku wyświetlającego wszystkie indeksy utworzone dla tej tabeli.

Mamy teraz dwa indeksy dla tblEmployees - jeden, który został utworzony automatycznie na podstawie pola klucza podstawowego i jeden, który właśnie utworzyliśmy dla pola LastName. Oto różne sposoby radzenia sobie z indeksami w tabelach programu Microsoft Access.

W tym rozdziale zajmiemy się obliczaniem na grupie rekordów w programie Access. Stworzyliśmy pole, które oblicza wiersz po wierszu lub rekord po rekordzie, aby utworzyć pole sumy wierszowej lub sumy częściowej, ale co by było, gdybyśmy chcieli obliczyć w dół na podstawie grupy rekordów, a nie pojedynczych. Możemy to zrobić, tworząc tak zwany plikAggregate Query.

Zapytanie zagregowane

Zapytanie zbiorcze, znane również jako zapytanie podsumowujące lub podsumowujące, jest sumą, masą lub szczegółami grupy. Może to być kwota całkowita lub brutto, grupa lub podzbiór rekordów. Zapytania zagregowane mogą wykonywać wiele operacji. Oto prosta tabela zawierająca niektóre sposoby sumowania w grupie rekordów.

S.Nr	Funkcje agregujące i opis
1.	Sum Dodaje wartości pól
2.	Avg Średnia wartości pól
3.	Min Najniższa (minimalna) wartość pola
4.	Max Najwyższa (maksymalna) wartość pola
5.	Count Liczba wartości (rekordów)
6.	StDev Odchylenie standardowe wartości pól, w tym pól daty / godziny
7.	Var Wariancja wartości pola, w tym data / godzina

Otwórzmy Twoją bazę danych i przejdź do projektu zapytania i uwzględnij następujące tabele -

Zamknij to okno dialogowe, a zostaną wyświetlone następujące dwa pola, jak pokazano w siatce zapytania na poniższym zrzucie ekranu.

To jest proste zapytanie i wyświetlamy tylko dwa pola - book title i quantity a kiedy go uruchamiamy, widzimy każde pojedyncze zamówienie w naszej bazie danych.

Uruchommy teraz to zapytanie, a zobaczysz następujące wyniki.

Dlatego powtarzają się tytuły książek. Na każdą z tych książek zostały tutaj złożone oddzielne zamówienia i zostały one zamówione w różnych ilościach. Załóżmy, że chcemy zobaczyć podsumowanie tylko tej książki, która została wymieniona tylko raz. A potem suma ilości podanej obok.

Przejdźmy teraz do widoku projektu, a na karcie Projekt zobaczysz symbol Sigma. To jest przycisk z podsumowaniem.

Kliknij symbol sigma, który otworzy kolejny wiersz pod Twoim polem w wierszu tabeli i stąd możesz określić, w jaki sposób grupujesz to zapytanie.

Teraz pogrupujemy według tytułu książki, a także zsumujemy pole ilości.

Jeśli klikniemy group by areaa następnie kliknij menu rozwijane, a wszystkie opcje zostaną wyświetlone. W takim przypadku wybierzemy opcjęSum a następnie uruchom zapytanie.

Możesz teraz zobaczyć każdą pojedynczą książkę, a także wszystkie indywidualne zamówienia wyświetlane obok nazwy książki.

Łączenie w programie Access

Poznaliśmy proces normalizacji, przechowując informacje w osobnych polach. Czasami chcesz zobaczyć lub wyświetlić dane razem, na przykład połączenie pól imienia i nazwiska w jedno pole. Możesz wyświetlić te informacje razem, tworząc pole obliczeniowe, które łączy jeden lub więcej ciągów. Możesz także dodać inne znaki, takie jak przecinek lub kropka, które chcesz.

• Aby połączyć w programie Access, istnieją dwa różne operatory, których można użyć ampersand (&) i plus (+) znak.

• Znak ampersand połączy dwa ciągi w jeden, podczas gdy znak plus połączy dwa ciągi i propaguje wartości NULL, na przykład jeśli jedna wartość jest równa NULL, całe wyrażenie zwróci wartość null.

Przykład

Weźmy prosty przykład, aby zrozumieć proces tworzenia nowego zapytania przy użyciu projektu zapytania. To będzie bardzo proste zapytanie, które pobiera informacje z tabeli naszych klientów.

Dodajmy teraz tblCustomerszamknięcie tabeli, które pokazuje okno dialogowe tabeli. Spróbujemy połączyć kilka prostych nazwanych pól.

Dodajmy teraz pola imienia i nazwiska i uruchommy zapytanie.

Jak widać, imię i nazwisko są rozdzielone na dwa różne pola.

Musimy wyświetlić te informacje razem.

Wróć do Design View aw trzecim polu utwórz nowe pole o nazwie full name. Teraz dodaj pełną nazwę i wpisz wyrażenie łączące te dwa pola razem.

Uruchommy zapytanie, a zobaczysz nowe pole obliczeniowe.

Może łączyć informacje z tych dwóch pól razem, ale nie wygląda to dokładnie tak, jak tego chcemy. Uruchamia cały ten tekst razem, ponieważ działa tak, jak go poprosiliśmy. Będziemy teraz musieli poprosić program Access o dodanie spacji między informacjami z tych dwóch pól.

Wróćmy teraz do widoku projektu i dodajmy kolejną sekcję do tego wyrażenia.

Dodaj spację w cudzysłowie i kolejny znak „&”. To sprawia, że ​​Access pobiera informacje z tego pola imienia; dodaj spację, a następnie dodaj informacje z pola nazwiska na samym końcu. Teraz uruchom zapytanie ponownie, a zobaczysz następujące wyniki.

Zapytania zagregowane są świetne, jeśli szukasz tylko jednej określonej liczby, ale jeśli chcesz podsumować informacje, takie jak podsumowanie w postaci arkusza kalkulacyjnego, możesz rozważyć wypróbowanie zapytania krzyżowego. Jeśli chcesz zmienić strukturę danych podsumowujących, aby były łatwiejsze do odczytania i zrozumienia, rozważ użycie plikuCrosstab Query.

• Zapytanie krzyżowe to typ Select Query. Po uruchomieniu zapytania krzyżowego wyniki są wyświetlane w arkuszu danych. Ten arkusz danych ma inną strukturę niż inne typy arkuszy danych.

• Struktura zapytania krzyżowego może ułatwić odczytanie niż proste zapytanie wybierające, które wyświetla te same dane, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

Jak dotąd najprostszym sposobem utworzenia zapytania krzyżowego w programie Access jest użycie kreatora dołączonego do programu Access w celu utworzenia zapytania krzyżowego. Przejdźmy teraz do zakładki Utwórz, w grupach zapytań i kliknij kreator zapytań.

W powyższym oknie dialogowym możesz zobaczyć wszystkie rodzaje zapytań specjalnych. Możesz stworzyć prosty kreator zapytań, tak jak robiliśmy to dotychczas w widoku projektu. Drugi to ten, którego potrzebujemy - zapytanie krzyżowe, które wyświetla dane w kompaktowym formacie arkusza kalkulacyjnego. Teraz wybierz zapytanie krzyżowe i kliknij OK.

Na pierwszym ekranie Kreatora pojawi się monit, która tabela lub zapytanie zawiera pola, które mają być wyświetlane w wynikach zapytania krzyżowego. Kliknij naQueries przycisk opcji i wybierz qryOrdersInformation - to ta, którą stworzyliśmy wcześniej, która zawiera sumę częściową, podatek od sprzedaży itp. Kliknij Next.

Przyjrzymy się teraz dostępnym polom z tego zapytania. Pojawi się monit o wprowadzenie wartości pól, które mają być nagłówkami wierszy. Powiedzmy, że chcemy mieć prostą listę wszystkich naszych różnych tytułów książek. Teraz wybierz pola tytułów książek i prześlij je do wybranego obszaru pól i kliknijNext.

W powyższym oknie dialogowym pojawia się pytanie, czego chcesz użyć jako nagłówków kolumn, a to naprawdę zależy od tego, co chcesz ocenić. Załóżmy, że chcesz zobaczyć naszesales by datewybierz TransactionDate i kliknij Next.

Pytanie w powyższym oknie dialogowym jest pytaniem specjalistycznym opartym na polu, które poprzednio wybraliśmy, ponieważ wybraliśmy kolumnę daty i godziny. Pyta, czy chcemy pogrupować informacje z kolumny daty i czasu według określonego przedziału czasu. Wybierz opcję roku i kliknijNext.

Następne pytanie w powyższym oknie dialogowym dotyczy tego, jaką liczbę chcesz obliczyć dla każdej kolumny w przecięciu wierszy. W tym przypadku możemy przejść przez ilość sprzedanych książek, wybierającquantity (QTY) i Suma z funkcji i kliknij Next.

Ostatni ekran kreatora zapyta what do you want to name your query i dalej kliknij Finish do View that query.

Mamy teraz informacje „książka po książce”, a także informacje o całkowitej sprzedaży, np. Kiedy miała miejsce każda z tych sprzedaży.

Baza danych to zbiór tabel danych, które umożliwiają logiczne relacje między sobą. Relacje służą do łączenia tabel według wspólnych pól. Tabela może być częścią dowolnej liczby relacji, ale każda relacja ma zawsze dokładnie dwie tabele. W zapytaniu relacja jest reprezentowana przezJoin.

Co to jest Dołącz

Łączenie określa sposób łączenia rekordów z co najmniej dwóch tabel w bazie danych. Pod względem koncepcyjnym sprzężenie jest bardzo podobne do relacji między tabelami. W rzeczywistości sprzężenia są zapytaniami, jakie są relacje z tabelami.

Poniżej przedstawiono dwa podstawowe typy sprzężeń, które będziemy omawiać w tym rozdziale:

• Połączenie wewnętrzne
• Połączenie zewnętrzne

Oba można łatwo utworzyć z pliku queries design view.

Połączenie wewnętrzne

Zrozummy teraz Inner Join -

• Najpopularniejszym typem sprzężenia jest sprzężenie wewnętrzne, które jest również domyślnym typem sprzężenia w programie Microsoft Access.
• Łączenie wewnętrzne wyświetli tylko wiersze lub rekordy, w których połączone pola z obu tabel są równe.
• Ten typ łączenia sprawdza te wspólne pola i zawarte w nich dane. Wyświetla tylko mecze.

Połączenie zewnętrzne

Zrozummy teraz, co to Outer Join jest -

• Sprzężenie zewnętrzne wyświetla wszystkie wiersze z jednej tabeli i tylko te wiersze lub rekordy z drugiej tabeli, w których połączone pola są równe.
• Innymi słowy, sprzężenie zewnętrzne pokazuje wszystkie wiersze z jednej tabeli i tylko odpowiadające im wiersze z drugiej tabeli.

Istnieją również inne typy połączeń -

Lewe połączenie zewnętrzne i prawe połączenie zewnętrzne

Zrozummy teraz Left Outer Join i Right Outer Join -

• Możesz wybrać tabelę, która wyświetli wszystkie wiersze.
• Możesz utworzyć Left Outer Join, które będzie zawierało wszystkie wiersze z pierwszej tabeli.

• Możesz utworzyć prawe sprzężenie zewnętrzne, które będzie zawierało wszystkie wiersze z drugiej tabeli.

Przejdźmy teraz do Create i utwórz zapytanie z pliku Design View. WybierztblProjects i tblTasks i zamknij okno dialogowe Pokaż tabelę, jak na poniższym zrzucie ekranu.

Dodaj ProjectName pole z tblProjects, i TaskTitle, StartDate i DueDate od tblTasks stół.

Uruchommy teraz zapytanie.

Wyświetlamy tylko rekordy z kilku projektów. Kilka z tych projektów ma wiele zadań powiązanych z tym projektem i te informacje są powiązaneProjectID pole.

• Kiedy tworzymy tę kwerendę w programie Microsoft Access, program Access bierze tę relację z utworzonych przez nas relacji.

• Domyślnie tworzy to, co jest znane jako plik Inner Join between these two fields, między tymi dwiema tabelami, i tak właśnie łączy te informacje z tych dwóch tabel.

• Pokazuje nam tylko dopasowania, więc kiedy uruchamiamy to zapytanie, jest wiele innych projektów wymienionych w tblProjects które nie pojawiają się jako część naszych rekordów ustawionych w tym zapytaniu, a dzieje się tak z powodu sposobu, w jaki te dwie tabele są połączone ze sobą za pomocą tego połączenia wewnętrznego, które jest znowu domyślnym łączeniem dla każdego zapytania.

Jeśli jednak chcesz zmienić relację, powiedzmy, że chcesz utworzyć sprzężenie zewnętrzne, lub innymi słowy, pokaż wszystkie projekty z tblProjects, każdy rekord, który znajduje się w tej tabeli, wraz ze wszystkimi zadaniami z tblTasks- Otwórz właściwości złączenia; możemy to zrobić, klikając dwukrotnie linię relacji.

Program Access wyświetli lewą nazwę tabeli i prawą nazwę tabeli w oknie dialogowym Właściwości połączenia.

• Nazwa lewej kolumny i nazwa prawej kolumny oraz pierwszy przycisk opcji mają zawierać tylko wiersze, w których pola sprzężenia z obu tabel są równe, czyli sprzężenie wewnętrzne i to jest to, co jest wybierane domyślnie podczas tworzenia relacji, podczas tworzenia sprzężenia w zapytaniu, ale możesz to zmienić.

• Mamy również dwie inne opcje; możemy dołączyć wszystkie rekordy ztblProjectsi tylko te rekordy z tblTasks gdzie połączone pola są równe, a to jest Left Outer Join.

• Mamy trzecią opcję, uwzględnij wszystkie rekordy z tblTasks i tylko te rekordy z tblProjects, w których połączone pola są równe, a ten to Right Outer Join.

Są to różne typy połączeń, które można łatwo utworzyć w widoku projektu. Wybierzmy drugą opcję, którą jest Left Outer Join i kliknijOk.

Przyjrzyjmy się teraz pozostałym krokom -

Kiedy spojrzysz na linię relacji, zobaczysz małą strzałkę skierowaną w kierunku ProjectID w tblTasks. Po uruchomieniu tego zapytania zobaczysz następujące wyniki.

Jak widać, pokazuje nam każdą nazwę projektu, niezależnie od tego, czy ma powiązane zadanie, czy nie. Zobaczysz także kilka pól zerowych. Wszystko to będzie puste, ponieważ w pliku nie ma żadnych powiązanych informacjitblTasks, skąd pochodzą te pola. Przejdźmy teraz doDesign View ponownie i dwukrotnie kliknij linię relacji.

W oknie dialogowym Właściwości połączenia wybierz trzecią opcję, która dotyczy prawego połączenia zewnętrznego i kliknij Ok.

Teraz spójrz na naszą linię relacji. Zobaczysz, że mała strzałka wskazuje teraz w kierunkuProjectID w tblProjects. Po uruchomieniu tego zapytania zobaczysz następujące wyniki.

Self-Joins

Łączenie własne to inny rodzaj łączenia. Samołączenie odnosi się do pasujących pól z tej samej tabeli. Na przykład spójrz na tabelę pracownika z polem przełożonego, które odwołuje się do tego samego rodzaju liczby przechowywanej w innym polu w tej samej tabeli - do identyfikatora pracownika.

Jeśli chcielibyśmy wiedzieć, kto jest przełożonym Kaitlin Rasmussen, będziemy musieli wziąć numer przechowywany w tym polu przełożonego i wyszukać go w tej samej tabeli w tym polu identyfikatora pracownika, aby wiedzieć, że Charity Hendricks jest przełożoną.

Ta tabela nie jest idealną strukturą dla relacyjnej bazy danych, ponieważ nie jest znormalizowana.

Jeśli mamy sytuację, w której chcemy utworzyć zapytanie, które zawiera tylko nazwiska pracowników obok nazwisk ich przełożonych, nie ma łatwego sposobu, aby zapytać o to, chyba że utworzymy łączenie własne.

Aby zobaczyć samosprzężenie, utwórz tabelę z następującymi polami i wprowadź dane.

W tym miejscu chcemy ponownie utworzyć listę z imieniem pracownika, a następnie nazwiskiem przełożonego. Utwórzmy zapytanie z plikuquery design view.

Teraz dodaj tblEmployees stoły.

Zamknij to okno dialogowe.

Teraz dodaj imię i nazwisko naszych pracowników.

Potrzebujemy teraz sposobu na utworzenie relacji między tą tabelą a nią. Aby to zrobić, musimy otworzyćthe show table dialog box i jeszcze raz dodaj tblEmployees.

Utworzyliśmy kolejną kopię tej samej tabeli w tym widoku zapytania. Teraz musimy utworzyć łączenie własne. Aby to zrobić, kliknij Supervisor intblEmployees table i przytrzymaj przycisk myszy i upuść go bezpośrednio na EmployeeID w tej skopiowanej tabeli - tblEmployees_1. Następnie dodaj imię i nazwisko z tej skopiowanej tabeli.

Uruchommy teraz zapytanie, a zobaczysz następujące wyniki.

Wyświetla nazwiska pracowników obok nazwisk ich przełożonych. W ten sposób można utworzyć łączenie własne w programie Microsoft Access.

W tym samouczku utworzyliśmy wiele zapytań wybierających, głównie z widoku projektu. Jednak w programie Access możemy skorzystać ze specjalnych kreatorów zapytań, aby utworzyć kilka określonych zapytań wybierających. Pierwszym z nich jest kreator zapytania Find Duplicates. Kreator kwerendy znajdowania duplikatów utworzy zapytanie, które zlokalizuje rekordy ze zduplikowanymi wartościami pól w pojedynczej tabeli lub kwerendzie.

Jak już wspomnieliśmy, relacyjne bazy danych są zaprojektowane tak, aby unikać przechowywania zduplikowanych informacji. Ale pomimo tego projektu, czasami użytkownicy przypadkowo wprowadzają zduplikowane informacje.

Przykład

W tabeli klienta możesz przypadkowo dodać dwukrotnie tego samego klienta. W takich przypadkach klient będzie miał ten sam adres, ale różne identyfikatory klienta, co może powodować problemy z raportowaniem. W takiej sytuacji możesz skorzystać zduplicates query wizard to quickly locate possible duplicate entries.

Otwórzmy teraz naszą bazę danych Access, która zawiera pliki tblAuthers stół i przejdź do Create iw grupie zapytań wybierz query wizard.

Jeśli zobaczysz następujący zrzut ekranu, masz do wyboru czterech różnych kreatorów. Wybierzfind duplicates query wizard i kliknij Ok.

Na pierwszym ekranie kreatora zapytań znajdowania duplikatów pojawi się pytanie, jaką tabelę lub jakie zapytanie chcesz wyszukać w celu znalezienia możliwych duplikatów. Powiedzmy, że chcemy sprawdzić naszą tabelę autorską, aby upewnić się, że ten sam autor nie został przypadkowo wpisany dwukrotnie. Wybierz tblAuthors i kliknijNext.

• Drugi ekran kreatora zapyta, które pola mogą zawierać zduplikowane informacje.

• Zwykle nie będziesz używać pola klucza podstawowego, ponieważ ponownie wyznaczając pole w programie Access jako klucz podstawowy, program Access nie zezwoli na wprowadzanie duplikatów.

• Przyjrzymy się dowolnej innej dziedzinie lub kombinacji pól.

Możemy wyszukiwać według nazwiska lub imienia i nazwiska, możesz też wyszukiwać według adresu lub dokładniej numeru telefonu lub daty urodzenia.

Wyszukajmy teraz imię, nazwisko i datę urodzenia i kliknijmy Next.

Poniższy ekran w tym kreatorze zapyta o pola, które mają być wyświetlane w naszym zapytaniu. W tym celu naciśnij podwójną strzałkę, a wszystkie pola zostaną przeniesione do obszaru dodatkowych pól zapytania i zostaną dodane do naszych wyników zapytania.

Kliknijmy teraz Next. Zabierze nas to do ostatniego ekranu w tym kreatorze zapytań.

Na następnym ekranie wprowadź, jak chcesz nazwać zapytanie.

Domyślnie nada mu nazwę find duplicates na plus whatever the name of the object that you're querying. W tym przypadku,tblAuthors, ale możesz też nadać mu inną nazwę i kliknąć finish.

Tutaj Access znalazł potencjalny duplikat, a będzie nim autor Jose Caline, który ma te same urodziny, ten sam adres, ten sam numer telefonu, ale różne identyfikatory AuthorID.

Ten na pewno został dwukrotnie wpisany przez przypadek. Dodaliśmy teraz wszystkie pola do naszego zapytania, możemy po prostu przejść i usunąć rekord. Musimy również upewnić się, że nie mamy żadnych powiązanych rekordów w innej tabeli.

Wybierz dowolny rekord i wybierz opcję Usuń, jak w poniższym oknie dialogowym.

Access wyświetli monit „Zamierzasz usunąć jeden rekord”. Kliknij Tak, jeśli chcesz kontynuować.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak ten kreator utworzył to zapytanie, przejdź do widoku projektu i zobacz, co zostało dodane do tego zapytania.

Jak widać na powyższym zrzucie ekranu, pod polem imienia mamy nasze pola i kilka konkretnych kryteriów.

W ten sposób ten kreator szuka tych zduplikowanych informacji. Jest to zdecydowanie najłatwiejsza metoda znajdowania duplikatów.

W programie Access jest inny bardzo przydatny kreator i to jest Find Unmatched Query Wizard. Kreator wyszukiwania niedopasowanych zapytań tworzy zapytanie wyszukujące rekordy lub wiersze w jednej tabeli, które nie mają powiązanych rekordów w innej tabeli.

Jak już omówiliśmy, jak dane łączą się ze sobą w zapytaniach i jak większość zapytań szuka dopasowań między dwiema lub więcej tabelami.

• Jest to domyślne łączenie w programie Access, na przykład jeśli projektujemy zapytanie z dwiema tabelami, tblCustomers i tblOrdersi połącz te dwie tabele przy użyciu identyfikatorów CustomerID, to zapytanie zwróci tylko pasujące wyniki. Innymi słowy, klienci, którzy złożyli zamówienia.

• Są chwile, kiedy nie chcemy widzieć dopasowań, na przykład możemy nie chcieć widzieć żadnego klienta w naszej bazie danych - klientów, którzy jeszcze nie złożyli zamówień.

• Dokładnie to robi zapytanie find unmatched.

Istnieje również wiele innych możliwych zastosowań tego rodzaju zapytań.

W naszej bazie danych możemy na jej podstawie sprawdzić, którzy autorzy nie napisali jeszcze projektu lub na jej podstawie sprawdzić, którzy pracownicy nie wybrali jeszcze żadnych świadczeń zdrowotnych. Otwórzmy teraz twoją bazę danych, która zawieraCustomers i Ordersstół; przejdź do zakładki Utwórz i kliknij przycisk kreatora zapytań.

Wybierz Find Unmatched Query Wizard i kliknij Ok.

W tym scenariuszu będziemy zwracać uwagę na tych klientów, którzy nie złożyli zamówienia. Na pierwszym ekranie pyta, która tabela lub zapytanie zawiera rekordy, które chcesz w wynikach zapytania.

Teraz potrzebujemy listy klientów od tblCustomers. Wybierz tę opcję i kliknijNext.

Na następnym ekranie musisz określić which table or query contains the related records. Innymi słowy, jakiej tabeli używasz do porównania z pierwszą. W tym celu musimy znaleźć te, które nie złożyły zamówień. Musimy wybrać tabelę zawierającą informacje o wszystkich zamówieniach -tblOrders. Teraz kliknijNext.

Na następnym ekranie musisz określić, która informacja znajduje się w obu tabelach.

• Zazwyczaj będzie to jakiś klucz podstawowy, klucz obcy, pole lub relacja.
• Jeśli masz istniejącą relację w bazie danych, program Access wybierze i dopasuje te pola za Ciebie.
• Ale jeśli masz inne pola, które możesz połączyć, zawierające podobne informacje, możesz je również wybrać tutaj.

Tutaj mamy CustID wybrany domyślnie w obu polach w „tblCustomers” i w polach w „tblOrders”. Teraz kliknijNext.

Na następnym ekranie możesz wybrać i wybrać pola, które mają być wyświetlane w wynikach zapytania.

Zaznaczmy teraz wszystkie dostępne pola i kliknij strzałkę z dwoma grotami. To przenosi wszystkie plikiavailable fields do selected fieldspowierzchnia. Teraz kliknijNext.

Na ostatnim ekranie możesz wybrać nazwę zapytania i kliknąć Finish.

Tutaj mamy jednego klienta wymienionego jako ten klient, który jeszcze nie złożył u nas zamówienia.

Możesz również zobaczyć, jak zostało utworzone to zapytanie. W tym celu musisz wrócić doDesign View.

Ten kreator utworzył plik Outer Join między tblCustomer i tblOrders a Is Nullkryteria są dodawane do CustID z tblORders. Ma to na celu wykluczenie niektórych rekordów. W tym przypadku to klienci złożyli zamówienia lub mają powiązane informacje w tblOrders.

Formularze w programie Access przypominają gabloty w sklepach, które ułatwiają przeglądanie lub pobieranie potrzebnych elementów. Ponieważ formularze to obiekty, za pomocą których Ty lub inni użytkownicy możecie dodawać, edytować lub wyświetlać dane przechowywane w bazie danych programu Access dla komputerów stacjonarnych, projekt formularza jest ważnym aspektem. Dzięki formularzom w programie Microsoft Access można wiele zaprojektować. Możesz stworzyć dwa podstawowe typy formularzy -

• Związane formy
• Formularze niezwiązane

Bound Forms

Zrozummy teraz, co Bound Forms są -

• Formularze powiązane są połączone z pewnym podstawowym źródłem danych, takim jak tabela, kwerenda lub instrukcja SQL.
• Formy związane to coś, o czym ludzie zazwyczaj myślą, gdy myślą o celu formularza.
• Formularze należy wypełnić lub użyć do wprowadzenia lub edycji danych w bazie danych.
• Przykłady powiązanych formularzy będą zazwyczaj używane przez użytkowników do wprowadzania, przeglądania lub edytowania danych w bazie danych.

Formularze niezwiązane

Przyjrzyjmy się niezwiązanym formularzom -

• Te formularze nie są połączone z bazowym rekordem lub źródłem danych.
• Formularze niezwiązane mogą być oknami dialogowymi, tablicami przełączników lub formularzami nawigacyjnymi.
• Innymi słowy, niezwiązane formularze są zwykle używane do nawigacji lub interakcji z całą bazą danych, w przeciwieństwie do samych danych.

Rodzaje formularzy związanych

Istnieje wiele typów powiązanych formularzy, które można tworzyć w programie Access. Pozwól nam zrozumieć typy -

Formularz pojedynczego przedmiotu

Jest to najpopularniejszy z nich i tutaj są wyświetlane rekordy - po jednym na raz.

Formularz wielu pozycji

Spowoduje to wyświetlenie wielu rekordów naraz z tego powiązanego źródła danych.

Forma podzielona

Forma jest podzielona na połówki, w pionie lub w poziomie. Jedna połowa wyświetla pojedynczy element lub rekord, a druga połowa wyświetla listę lub widok arkusza danych wielu rekordów z bazowego źródła danych.

Tworzenie formularzy

Istnieje kilka metod tworzenia formularzy w programie Access. W tym celu otwórz swoją bazę danych i przejdź doCreate tab. W grupie Formularze w prawym górnym rogu zobaczysz przycisk Kreator formularzy.

Kliknij ten przycisk, aby uruchomić Kreatora formularzy.

Na pierwszym ekranie kreatora możesz wybrać pola, które chcesz wyświetlić w formularzu, oraz możesz wybrać spośród pól z więcej niż jednej tabeli lub kwerendy.

Załóżmy, że chcemy po prostu mieć szybki formularz, którego będziemy używać do wprowadzania danych dla naszych pracowników.

Od Tables/Queries z listy rozwijanej wybierz tblEmployeesstół. Kliknij podwójną strzałkę, aby przenieść wszystkie pola jednocześnie.

Zostawmy to z tą jedną tabelą i kliknij Next.

Poniższy ekran w Kreatorze formularzy zapyta o układ, jaki chcielibyśmy dla naszego formularza. Mamycolumnar, tabular, datasheet and justifiedukłady. Tutaj wybierzemy układ kolumnowy, a następnie klikniemyNext.

Na następnym ekranie musimy nadać tytuł naszemu formularzowi. Nazwijmy tofrmEmployees.

Po nadaniu tytułowi formularza możesz otworzyć formularz, aby zobaczyć, jak ten formularz wygląda, lub możesz rozpocząć wprowadzanie informacji do tabeli. Możesz też wybrać opcję modyfikacji projektu formularza. Wybierzmy pierwszą opcjęopen the form to view or enter information i kliknij Finish.

Teraz spójrz na poniższy zrzut ekranu. Tak wygląda Twój formularz. Jest to formularz pojedynczej pozycji, co oznacza, że ​​w danym momencie wyświetlany jest jeden rekord, a dalej można zobaczyć przyciski nawigacyjne, które informują nas, że jest to rekord 1 z 9. Jeśli klikniesz ten przycisk, zostanie on przeniesiony do następnego rekordu.

Jeśli chcesz przeskoczyć do ostatniego rekordu w tej formie lub tej tabeli, możesz użyć przycisku tuż obok prawej strzałki, strzałki z linią po niej, to jest ostatni przycisk rekordu. Jeśli chcesz dodać informacje o nowym pracowniku, przejdź na koniec tego rekordu, a po 9 rekordach zobaczysz pusty formularz, w którym możesz rozpocząć wprowadzanie danych nowego pracownika.

To jest jeden z przykładów tworzenia formularza za pomocą Kreatora formularzy. Zamknijmy teraz ten formularz i przejdźmy do zakładki Utwórz. Teraz utworzymy nieco bardziej skomplikowany formularz za pomocą Kreatora. Kliknij Kreator formularzy i tym razem wybierzemy pola z kilku różnych tabel.

W tym kreatorze formularzy wybierzmy tblProjects dla Tables/Queriesi wybierz kilka dostępnych pól, takich jak ProjectID, ProjectName, ProjectStart i ProjectEnd. Te pola zostaną teraz przeniesione do wybranych pól.

Teraz wybierz tblTasksdla tabel / zapytań i prześlij TaskID, ProjectID, TaskTitle, StartDate, DueDate i PercentComplete. KliknijNext.

Tutaj chcemy pobrać dane z kilku różnych obiektów. Możemy też wybierać spośród opcji, w jaki sposób chcemy ułożyć nasz formularz. Jeśli chcemy stworzyć płaską formę, możemy zdecydować się na aranżację wgtblTasks, który utworzy ten pojedynczy formularz ze wszystkimi polami rozłożonymi na płasko, jak pokazano powyżej.

Jeśli jednak chcemy stworzyć hierarchiczną formę w oparciu o relację jeden do wielu, możemy zdecydować się na uporządkowanie naszych danych za pomocą tblProjects.

W powyższym oknie mamy możliwość dołączenia pliku subform dla tblTaskslub możemy uczynić to połączonym formularzem. Ten połączony formularz jest miejscem, w którym tblProjects będzie miał przycisk, który uruchomi drugi formularz przefiltrowany do projektu, który wybraliśmy w tym podstawowym formularzu projektów. Wybierzmy teraz plikForm with subform(s), a następnie kliknij Next.

Na następnym ekranie możesz wybrać układ podformularza. Widok arkusza danych jest wybierany domyślnie. Widok arkusza danych jest podobny do widoku tabeli. Teraz kliknijNext.

Na następnym ekranie musisz podać nazwę swoich formularzy. Wpisz żądaną nazwę i kliknijFinish.

W programie Access możesz zobaczyć, jak wygląda Twój formularz. Ponadto masz kontrolki w swoim głównym formularzu, który pochodzi z naszegoProjectsstół. Gdy zejdziesz na dół, zobaczysz podformularz. To jest jak forma w formie.

Formularz wielu pozycji

Możesz także chcieć utworzyć określony rodzaj formularza. W tym celu możesz kliknąćMore Forms menu rozwijane.

Z menu możesz utworzyć plik Multiple Items formularz, a Datasheet formularz, a Split formularz, a nawet plik Modal DialogFormularz. Są to zazwyczaj formy związane; wybierz obiekt, który chcesz związać z tym formularzem. Nie dotyczy to formularzy Modal Dialog.

Aby utworzyć ten typ formularza, musisz najpierw wybrać obiekt w panelu nawigacji. WybierzmytblEmployees tutaj.

Kontynuuj, klikając More Forms i Multiple Items.

Powyższy krok spowoduje dalsze utworzenie formularza Wiele pozycji, wyszczególniającego wszystkich pracowników.

Forma podzielona

Ten rodzaj formy jest podzielony na równe połowy, w pionie lub w poziomie. Jedna połowa wyświetla pojedynczy element lub rekord, a druga połowa wyświetla listę lub widok arkusza danych wielu rekordów z bazowego źródła danych.

Wybierzmy teraz tblEmployees w okienku nawigacji, a następnie włączone Createpatka. WybierzSplit Form opcję z menu Więcej formularzy, a zobaczysz następujący formularz, w którym formularz jest podzielony w pionie.

Nauczyliśmy się kilku sposobów tworzenia prostych formularzy wprowadzania danych. Chociaż formularze ułatwiają proces wprowadzania danych; mogą one nie służyć innym celom, które chcesz. Mogą nie być chwytliwe lub przyjazne dla użytkownika w stosunku do tego, co zamierzałeś.

• Podczas tworzenia formularza pierwszą rzeczą, którą prawdopodobnie będziesz chciał zrobić, jest zmiana rozmiaru lub przeniesienie elementów sterujących.
• Może być również konieczne dodanie lub usunięcie formantu.

Omówimy teraz, jak w łatwy sposób zmodyfikować formularz.

Sterownica

Jest to jedynie ogólny termin używany do opisania dowolnego obiektu w formularzu lub raporcie, który wyświetla dane, wykonuje czynności lub elementy używane do dekoracji, takie jak linia. Innymi słowy, formant to prawie wszystko, co jest umieszczane w formularzu lub raporcie.

Za kontrole można uznać:

• Obiekty, takie jak etykiety.
• Niepowiązane lub powiązane pola tekstowe, których można używać do dodawania, edytowania, a nawet obliczania wyrażenia.
• Przyciski poleceń, które wykonują czynności, takie jak Save, Open e-mail lub Print i te przyciski są również nazywane kontrolkami.
• Jest to tylko ogólny termin określający dowolny obiekt w formularzu lub raporcie.

Przyjrzymy się teraz różnym aspektom tworzenia prezentacji i zrozumiemy, jak edytować i modyfikować formularz. Otwórzmy teraz nasz formularz Wiele pozycji, który zawiera listę wszystkich pracownikówtnlEmployees.

Jak widać lista pracowników, ale tak naprawdę nie wygląda na bardzo przyjazną dla użytkownika listę. Nasze kontrole są przewymiarowane. Są zbyt duże, oddalone od siebie i nie zapewniają zbyt użytecznego widoku listy.

Aby edytować wygląd kontrolek w tym formularzu, masz dwa widoki formularza, których możesz użyć. Na karcie Strona główna kliknijView upuścić.

Masz widok układu lub widok projektu i oba te widoki są używane do edycji formularza. Widok formularza otwiera się domyślnie; jest to widok, którego będziesz używać do interakcji z bazowym źródłem danych lub edytowania go.

Aby edytować wygląd samego formularza, musimy najpierw przejść do widoku układu.

Po przełączeniu się do widoku układu zobaczysz serię kart kontekstowych.

W górnej części Access zobaczysz zaznaczony obszar Form Layout Tools z trzema kartami - Projekt, Rozmieść i Format, a każda z tych kart ma inne opcje formatowania wyglądu lub wyglądu formularza.

Gdy weźmiesz mysz i klikniesz dowolną z tych kontrolek, zauważysz, że Access podświetli dany obszar tego formularza, a wszystkie kontrolki w tym obszarze są zacieniowane na jasnopomarańczowo, podczas gdy faktyczna kontrolka, którą wybierzesz, będzie ciemniejsza niż poprzedni lub mieć ciemniejszą pomarańczową ramkę wokół miejsca kliknięcia.

Tutaj możesz zmienić rozmiar kontrolek, jak chcesz, klikając i przeciągając myszą, aby zmienić wysokość lub szerokość lub obie te kontrolki.

W tym konkretnym formularzu, gdy zmieniasz rozmiar dowolnej pojedynczej kontrolki, zmieniasz również rozmiar pozostałych kontrolek w formularzu, jest to spowodowane sposobem grupowania tych kontrolek. Dostosujmy teraz wszystkie pola tak, jak chcesz, używając funkcji kliknij i przeciągnij myszką.

Jest to szybki sposób edytowania wysokości i szerokości kontrolek w formularzu z tego widoku układu.

Motywy

W programie Access istnieje kilka podstawowych sposobów formatowania formularzy przy użyciu wbudowanych motywów, kolorów i stylów czcionek, dostosowywania kolorów wypełnienia i cieniowania naprzemiennych wierszy. Otwórzmy się terazfrmEmployees.

Formularze tworzone w programie Access są proste i proste. Mają niebieski pasek na górze i białe tło.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak jeszcze możesz stylizować te formularze, możesz przejść do widoku projektu lub widoku układu i zbadać niektóre opcje dostępne na karcie Projekt w obszarze Motywy.

Jeśli klikniesz rozwijaną galerię motywów, masz wiele gotowych motywów do wypróbowania. Najechanie kursorem myszy na dowolną z nich da podgląd zmian, takich jak kolory i rozmiary czcionek oraz rzeczywistą używaną czcionkę. Aby zastosować określony styl, po prostu kliknij go myszą i zobaczysz, jak to wygląda.

Jeśli podoba Ci się motyw, ale chcesz zmienić kolory, możesz dostosować kolory, wracając do grupy Motywy na karcie Projekt i wybierając odpowiedni kolor. Możesz także tworzyć kolory niestandardowe, pasujące do kolorów Twojej firmy.

Podobnie masz do wyboru szereg stylów czcionek. Możesz wybrać jedną z wielu wstępnie utworzonych z pakietem Office lub dostosować te czcionki, wybierając konkretną czcionkę nagłówka, czcionkę główną, a nawet tworząc niestandardową nazwę dla tej grupy czcionek i zapisując ją.

Wróćmy do frmEmployees. W tym formularzu zobaczysz, że każdy kolejny wiersz jest zacieniowany na jasnoszary.

Opcja formatowania jest nazywana Alternate Row Color a jeśli chcesz to zmienić w wielu formularzach, przejdź do Design View.

Wybierz tę sekcję szczegółów, a następnie przejdź do karty Formatowanie iw grupie tła, dla której powinna pojawić się opcja Alternate Row Color. Możesz zmienić kolory dla naprzemiennych rzędów. Aby zobaczyć, jak to wygląda, po prostu przejdź do widoku formularza lub widoku układu.

Jeśli w ogóle nie chcesz cieniowania, możesz wybrać No Color jak twoje Alternate Row Color i to jest bardziej tradycyjny wygląd z wcześniejszych wersji programu Access.

Access zawiera kontrolkę nawigacji, która ułatwia przełączanie między różnymi formularzami i raportami w bazie danych. Formularz nawigacji to po prostu formularz zawierający kontrolkę nawigacji. Formularze nawigacyjne są doskonałym dodatkiem do każdej bazy danych dla komputerów stacjonarnych.

• Program Microsoft Access oferuje kilka funkcji kontrolowania sposobu, w jaki użytkownicy poruszają się po bazie danych.

• Używaliśmy już panelu nawigacyjnego do poruszania się po wszystkich tworzonych przez nas obiektach Access, takich jak formularze, zapytania, tabele itp.

• Jeśli chcesz stworzyć własną strukturę nawigacyjną i ułatwić użytkownikom znajdowanie konkretnych obiektów, których naprawdę potrzebują, możesz zbudować formularz nawigacji, który jest formularzem wykorzystującym kontrolkę nawigacji, dzięki czemu użytkownicy mogą używać lub wyświetlać formularze i raporty bezpośrednio z głównego formularza nawigacyjnego.

Przykład

Weźmy teraz prosty przykład, w którym utworzymy formularz nawigacji. W tym celu przejdź do zakładki Utwórz; w grupie Formularze zobaczysz menu rozwijane nawigacji.

W tym menu zobaczysz różne układy, które pomogą Ci uporządkować formularze i raporty, które chcesz osadzić w tym formularzu nawigacji.

• Jest jedna z poziomymi kartami, druga z pionowymi - gdzie wszystkie karty są wyrównane do lewej, pionowy układ kart, w którym wszystkie karty są wyrównane do prawej.

• Istnieje poziomy układ zakładek, który ma dwa poziomy, więc jeśli masz wiele obiektów, które chcesz wyświetlić u góry, możesz to wykorzystać.

• Możesz mieć taką, w której masz zarówno poziome, jak i pionowe karty, wyrównane do lewej lub prawej strony.

W poniższym przykładzie będziemy używać kart poziomych i pionowych. Aby utworzyć ten układ lub ten formularz nawigacji, po prostu kliknij go, a program Access utworzy niezwiązany formularz z kontrolką nawigacji.

Aby dodać obiekty do tego formularza nawigacyjnego, najłatwiej to zrobić za pomocą widoku układu, po prostu przeciągając i upuszczając obiekty tam, gdzie mają się pojawić.

Przeciągnijmy teraz frmProjects formularz z panelu nawigacji i upuść go na [Dodaj nowy] u góry.

Podobnie przeciągnij frmAuthers formularz z okienka nawigacji i upuść go po lewej stronie przycisku Dodaj nowy.

Dodajmy teraz inne formularze związane z projektami, takie jak frmSubTasks, frmCurrentProjects itp.

Dodajmy teraz dodatkowe zakładki u góry. Najpierw dodamyfrmEmployees Formularz.

Teraz zobaczysz, że inne przyciski projektu zniknęły z lewej strony, a to dlatego, że są dołączone do zakładki Projekt. Wszystkie przyciski, które widzisz po lewej stronie, są powiązane z tym, co wybrałeś u góry. Teraz, gdy wybrana jest zakładka Pracownik, przeciągnijmy informacje dotyczące pracowników w lewo.

Teraz mamy informacje o projekcie na jednej karcie, informacje o pracownikach na drugiej. Podobnie możesz dodać więcej zakładek zgodnie ze swoimi wymaganiami. Jak widać, nazwa zakładek nie jest odpowiednia, zacznijmy więc zmieniać nazwy niektórych z tych zakładek, aby były bardziej przyjazne dla użytkownika. Najłatwiej jest dwukrotnie kliknąć dowolną kartę lub dowolny przycisk po lewej stronie i zmienić jego nazwę, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

Podczas wprowadzania danych w dowolnej formie może być szybsze i łatwiejsze wybranie wartości z listy niż zapamiętanie wartości do wpisania. Lista opcji pozwala również upewnić się, że wartość wprowadzona w polu jest odpowiednia. Formant listy może łączyć się z istniejącymi danymi lub może wyświetlać stałe wartości wprowadzone podczas tworzenia formantu. W tym rozdziale omówimy sposób tworzenia pola kombi w programie Access.

Pole kombi

Pole kombi to obiekt lub kontrolka zawierająca rozwijaną listę wartości, z których użytkownik może wybierać.

• Kontrolka pola kombi zapewnia bardziej zwarty sposób przedstawiania listy opcji do wyboru.
• Lista jest ukryta, dopóki nie klikniesz strzałki rozwijanej.
• Pole kombi daje również możliwość wprowadzenia wartości, której nie ma na liście.
• W ten sposób formant pola kombi łączy cechy pola tekstowego i pola listy.

Przykład

Weźmy teraz prosty przykład tworzenia pola kombi. Stworzyliśmy formularz dla pracownika, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

Teraz chcemy utworzyć pole kombi dla Typ telefonu, ponieważ wiemy, że ten typ telefonu powinien być Home, Cell lub Work. Te informacje powinny być dostępne na liście rozwijanej, a użytkownik nie musi ich wpisywać.

Przejdźmy teraz do Design Viewdla tego formularza. WybierzPhone Type i naciśnij klawisz usuń.

Po usunięciu pola Typ telefonu przejdź do karty Projekt.

Wybierzmy teraz Use Control Wizards opcję z menu Controls, a następnie wybierz Combo Box Control z menu, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

Teraz narysuj pole kombi w dowolnym miejscu, a kiedy zwolnisz przycisk myszy, zobaczysz okno dialogowe Kreator pola kombi.

Tutaj masz inną opcję dla danych; wybierzmy ^drugą opcję, w której dodamy wartości i klikniemy Dalej.

Wprowadź wartości, które mają być wyświetlane na liście rozwijanej i kliknij Next.

Kliknij Next jeszcze raz.

Wejdz do label dla swojego pola kombi i kliknij Finish.

Możesz zobaczyć, że pole kombi zostało utworzone, ale nie jest wyrównane do innego pola. Zróbmy to najpierw, zaznaczając wszystkie pola, a następnie przejdź do zakładki Arrange.

Po lewej stronie zobaczysz Stackedopcja. Kliknij ten przycisk.

Teraz możesz zobaczyć, że pola są wyrównane.

Aby rozmiar każdego pola był taki sam, mamy różne opcje, kliknij przycisk Rozmiar / Przestrzeń.

Na liście rozwijanej kliknij To Shortest.

Teraz przejdź do Form widok.

Użytkownik może teraz łatwo wybrać dowolną opcję dla typu telefonu.

W tym rozdziale zajmiemy się widokiem SQL. Za każdym razem, gdy tworzysz zapytanie w projekcie zapytania, Access automatycznie tworzy zapytanie SQL za Ciebie. To faktycznie pobiera dane z tabel. Aby zobaczyć, jak Twoje zapytanie jest tworzone w sql podczas tworzenia go w projekcie zapytania, pozwól nam otworzyć Twoją bazę danych.

Wybierz Query Design z Create i dodaj tblEmployees stół.

Wybierz pole, które chcesz zobaczyć jako wynik zapytania, a następnie uruchom zapytanie.

Możesz teraz zobaczyć wszystkie informacje o pracowniku jako wynik zapytania. Wybrałeś określone pola w siatce zapytań; w tym samym czasie MS Access utworzył również zapytanie SQL z wynikami uzyskanymi z twojej siatki zapytań.

Aby wyświetlić SQL, przejdź do zakładki Home. WybierzSQL View z menu Widok, a zobaczysz SQL swojego zapytania.

Przykład

Poniżej znajduje się kolejny przykład, w którym zobaczymy projekty w toku.

Uruchommy teraz twoje zapytanie.

Aby zobaczyć SQL, wybierz Widok SQL z menu Widok.

Możesz zobaczyć zapytanie SQL, które jest generowane automatycznie przez program Access. Pomaga to w pobieraniu danych z dwóch tabel.

Szczególnie przydatnym narzędziem do formatowania w programie Access jest możliwość stosowania Conditional Formattingaby wyróżnić określone dane. Weźmy prosty przykład formatowania warunkowego.

Przykład

W tym przykładzie będziemy używać formularza fSubCurrentProjects w naszej bazie danych.

Mamy listę wszystkich projektów w tej bazie danych, a także kilka nowych pól, takich jak On Time Status i Number of Late Tasks. Ten formularz jest tworzony na podstawie innego zapytania.

W tym zapytaniu mamy sprzężenie między tabelą a zapytaniem, które wyświetli liczbę terminów lub liczbę projektów, w których zadania są zaległe. Mamy tutaj również pole obliczeniowe, które używa funkcji JEŻELI do określenia, czy liczba terminów jest większa od zera. Następnie wyświetli słowaLate jeśli projekt się spóźnia lub On Time jeśli ten konkretny projekt nie zawiera żadnych zaległych zadań.

Przykład 1

W tym przykładzie użyjemy powyższego formularza, aby zrozumieć, jak można użyć formatowania warunkowego, aby wyróżnić określone informacje. Podkreślimy teraz każdy projekt, który jest obecnie opóźniony. Aby zastosować formatowanie warunkowe do jednego pola lub więcej niż jednego pola, będziemy musieli przełączyć się do widoku Układ.

Teraz wybierz plik On Time Status pole.

Teraz przejdź do zakładki Format.

Na tej karcie Format powinna być widoczna grupa o nazwie Sterowanie formatowaniem i specjalny przycisk do formatowania warunkowego. Kliknijmy teraz Formatowanie warunkowe.

Zobaczysz teraz Menedżera reguł formatowania warunkowego i obecnie nie mamy żadnych reguł zastosowanych do tej kontrolki. Stwórzmy teraz nową regułę, klikając przycisk Nowa reguła.

Zobaczysz teraz okno dialogowe Nowa reguła formatowania. Najpierw określimy typ reguły, którą będziemy tworzyć i tutaj mamy dwie opcje. Pierwsza opcja tocheck the values in the current record or to use an expression, a druga opcja to compare this record with the other records.

W naszej postaci mamy teraz tylko jedną z dwóch wartości; albo na czas, albo słowo spóźnione i to jest z podanego zapytania. Wybierzmy teraz „Field Value Is”Z pierwszego pola kombi, a następnie wybierz„equal to”Z drugiego pola kombi. Teraz wpisz słowo „Late”W cudzysłowie.

Możemy teraz ustawić nasze formatowanie warunkowe, jak chcemy, aby to pole wyglądało, jeśli słowo Latepojawia się w tym polu. Zmieńmy teraz kolor czcionki na czerwony i zróbmy tobold, italic i underlinei to jest nasza reguła warunkowa. Kliknijmy terazOk a następnie kliknij Apply, i Ok jeszcze raz.

Widać, że to słowo Latejest teraz sformatowany. To jest jeden z przykładów tworzenia bardzo podstawowej reguły formatu warunkowego.

Przykład 2

Weźmy inny przykład. Tutaj wprowadzimy tytuł lub nazwę projektured i bold, italic i underline. Wybierz kontrolkę nazwy projektu w formularzu.

Wrócimy teraz do naszej zakładki Format i klikniemy Formatowanie warunkowe i utworzymy nową regułę dla tej konkretnej kontrolki, jak pokazano na powyższym zrzucie ekranu.

Tutaj nie będziemy sprawdzać wartości bieżącego pola, które wybraliśmy, ale będziemy porównywać ją z innym polem w tym formularzu. WybierzExpression Is w pierwszym polu kombi, a następnie kliknij przycisk… na końcu, jak na powyższym zrzucie ekranu.

W kategoriach wyrażeń masz każdy obiekt znajdujący się w tym formularzu. Kliknij dwukrotnieCountofDueDate. Spowoduje to wysłanie odwołania do tej kontrolki lub tego pola do naszego konstruktora wyrażeń i warunku, jeśli jest większe niż zero. Teraz kliknij OK.

Kliknijmy teraz OK, a następnie kliknij Zastosuj i ponownie OK.

To był przykład formatowania warunkowego w polu na podstawie wartości w innym polu.

Przykład 3

Spójrzmy teraz na inny przykład formatowania warunkowego. Załóżmy, że chcemy zobaczyć, które projekty są spóźnione lub mają więcej zadań niż inne późne projekty. Wybierz opcję Formatowanie warunkowe.

Kliknij przycisk Nowa reguła, aby utworzyć nową regułę, a następnie kliknij OK, jak na powyższym zrzucie ekranu.

W nowej regule formatowania wybierzemy teraz typ reguły „Compare to other records”. Zmieńmy dalejBar color to red. Chcemy, aby nasz najkrótszy słupek reprezentował najniższą wartość, a najdłuższy słupek reprezentował najwyższą wartość. Kliknijmy teraz OK, a następnie kliknij Zastosuj i ponownie OK.

Możesz teraz zobaczyć zastosowane cieniowanie warunkowe, jak na powyższym zrzucie ekranu. Przejdźmy teraz do widoku formularza.

W tym rozdziale omówimy Controls and Propertiesdostępne w programie Access. Dowiemy się również, jak dodawać kontrolki do formularzy. Kontrolki to części formularza lub raportu, których używasz doenter, edit, lub displaydane. Elementy sterujące umożliwiają przeglądanie i pracę z danymi w aplikacji bazy danych.

• Najczęściej używaną kontrolką jest pole tekstowe, ale inne kontrolki obejmują przyciski poleceń, etykiety, pola wyboru i kontrolki podformularza / podraportu.

• Istnieją różne rodzaje i typy formantów, które można tworzyć, ale wszystkie należą do jednej z dwóch kategorii - powiązanych lub niezwiązanych.

Bound Controls

Zrozummy teraz, czym są Bound Controls -

• Kontrolki powiązane to te, które są powiązane z określonym źródłem danych w bazie danych, takim jak pole i tabela lub zapytanie.
• Wartości mogą być tekstem, datami, liczbami, polami wyboru, obrazami lub nawet wykresami.
• Używasz powiązanych kontrolek do wyświetlania wartości pochodzących z pól w bazie danych.

Niezobowiązujące kontrole

Zrozummy teraz, czym są nieograniczone kontrole -

• Z drugiej strony niezwiązane kontrolki nie są powiązane ze źródłem danych i istnieją tylko w samym formularzu.
• Mogą to być tekst, obrazy lub kształty, takie jak linie lub prostokąty.

Rodzaje sterowania

W programie Access można tworzyć różne typy formantów. Tutaj omówimy kilka typowych, takich jak pole tekstowe, etykieta, kontrolki na karcie przycisków itp.

Pole tekstowe

• Zwykle wszystko, co znajduje się w polu tekstowym, będzie związane, ale nie zawsze.

• Możesz używać tych formantów do interakcji z danymi przechowywanymi w bazie danych, ale możesz także mieć niezwiązane pola tekstowe.

• Obliczone kontrolki wykonają jakieś obliczenia na podstawie wyrażenia, które napiszesz, a dane nie są przechowywane w bazie danych.

• Jest obliczany w locie i żyje tylko na tej jednej formie.

Etykiety

• Etykiety zawsze będą tekstowe i niezwiązane.
• Zwykle etykiety nie są połączone z żadnym źródłem w bazie danych.
• Etykiety służą do oznaczania innych formantów w formularzu, takich jak pola tekstowe.

Przycisk

• To jest inny rodzaj popularnej kontroli; te przyciski poleceń zwykle wykonują makro lub moduł.
• Przyciski są zwykle używane do interakcji z danymi lub obiektami w bazie danych.

Elementy sterujące na karcie

• Kontrolki kart zapewniają widok z kartami kontrolek lub innych kontrolek w formularzu.
• Dodanie kart do formularza może sprawić, że będzie on bardziej zorganizowany i łatwiejszy w użyciu, zwłaszcza jeśli formularz zawiera wiele kontrolek.
• Umieszczając powiązane kontrolki na oddzielnych stronach kontrolki karty, możesz zmniejszyć bałagan i ułatwić pracę z danymi.

Hiperłącze

• Hiperłącze tworzy w formularzu hiperłącze do czegoś innego. Może to być strona internetowa lub nawet inny obiekt lub miejsce w Twojej bazie danych.

Niektóre inne elementy sterujące

Przyjrzyjmy się teraz innym kontrolkom -

• Możesz także utworzyć kontrolkę przeglądarki internetowej i kontrolkę nawigacji, grupy, podziały stron, pola kombi.

• Możesz tworzyć wykresy, linie, przyciski przełączania, pola list, prostokąty, pola wyboru, niezwiązane ramki obiektów, załączniki, przyciski opcji, podformularze i podraporty, powiązane ramki obiektów, a nawet umieszczać obrazy w formularzu.

Przykład

Spójrzmy teraz na prosty przykład niektórych z tych kontrolek, tworząc nowy pusty formularz. Przejdź doCreate w zakładce forms grupę i kliknij Blank Form.

Powyższy krok otworzy niezwiązany formularz, który nie jest jeszcze dołączony do żadnej pozycji w naszej bazie danych.

Domyślnie otworzy się w widoku układu, jak pokazano na powyższym zrzucie ekranu.

Przejdźmy teraz do widoku projektu, aby dodać pola.

Na karcie Projekt kliknij Arkusz właściwości.

W arkuszu właściwości kliknij strzałkę listy rozwijanej i upewnij się, że wybrana jest opcja Formularz, a następnie przejdź do karty Dane.

Na karcie Dane zobaczysz, że źródło rekordów pozostaje puste. Załóżmy, że chcemy utworzyć formularz, który będzie powiązany z dwiema różnymi tabelami w naszej bazie danych. Teraz kliknij przycisk…. Następnie otworzy swój własny konstruktor zapytań.

Wybierz tabele zawierające dane, które chcesz wyświetlić; kliknij przycisk Dodaj, a następnie zamknij to okno dialogowe.

Wybierzmy teraz wszystkie pola z tblEmployees i przeciągnijmy do siatki zapytań, a następnie dodajmy wszystkie pola z tblHRData.

Teraz kliknij Zapisz jako i nadaj temu zapytaniu nazwę.

Nazwijmy to qryEmployeesData i kliknij Ok a następnie zamknij konstruktora zapytań.

Możesz teraz zobaczyć zapytanie jako źródło rekordów. Teraz związaliśmy ten formularz z obiektem w naszej bazie danych, w tym przypadku qryEmployeesData. Możemy teraz rozpocząć od dodania niektórych kontrolek do tego formularza i dodać dowolną z nich, przejść do karty Projektowanie i wyświetlić opcje z grupy formantów.

W menu Controls zobaczysz, że Kreator Use Control jest podświetlony, jak na powyższym zrzucie ekranu. Ten mały przycisk ma domyślnie zaznaczone pole wokół niego. Oznacza to, że kreatory sterowania są włączone. To jest jak przełącznik. Po kliknięciu przełącznika wyłącz kreatory. Ponowne kliknięcie spowoduje włączenie kreatorów.

Kliknijmy teraz etykietę i przeciągnijmy tę etykietę i wprowadź informacje o pracowniku, a następnie przejdź do zakładki Format, aby sformatować ją jak na poniższym zrzucie ekranu.

Możesz zastosować pogrubiony styl lub zmienić rozmiar czcionki tekstu na tej etykiecie itp. Ta kontrolka pojawia się w sekcji szczegółów formularza. Bardziej sensowne jest umieszczenie tej etykiety wewnątrz sekcji nagłówka formularza, która nie jest jeszcze widoczna.

Kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu w tle tego formularza i wybierz Form Header jak na powyższym zrzucie ekranu.

Przenieś tę kontrolkę do obszaru Form Header. Utwórzmy teraz kilka innych formantów z karty Projekt. W tym momencie powiedzmy, że chcemy podzielić wszystkie nasze pola na dwie różne karty.

W menu kontrolnym możesz zobaczyć kontrolkę karty, która utworzy karty w twoim formularzu. Kliknij kontrolkę karty i narysuj ją na formularzu w sekcji szczegółów, jak na powyższym zrzucie ekranu.

Utworzy dwie zakładki - strona 2 i strona 3, jak na powyższym zrzucie ekranu.

Zacznijmy teraz od dodania niektórych kontrolek do tej kontrolki karty.

Jeśli chcemy wyświetlić niektóre informacje przechowywane w naszym podstawowym zapytaniu, kliknij plik Add Existing Fields opcja z grupy Wstążka w narzędziach, aby wyświetlić wszystkie dostępne pola z naszego podstawowego zapytania.

Aby przenieść istniejące pola na stronę, wybierz wszystkie pola dostępne na liście pól, jak na poniższym zrzucie ekranu.

Teraz przeciągnij pola na stronę 2 kontrolki karty, jak na poniższym zrzucie ekranu.

Teraz przejdź do zakładki Rozmieść i wybierz plik Stacked układ.

Na drugiej stronie dodajmy teraz pozostałe pola z tego zapytania.

Możesz przeglądać i dostosowywać rozmiar i szerokość tych elementów sterujących, aby wyglądały tak, jak lubisz.

Po zakończeniu formatowania kliknij plik Save As ikonę, aby zapisać formularz pod wybraną nazwą.

Kliknij OK i przejdź do widoku formularza, aby wyświetlić wszystkie informacje w tym formularzu.

Kontrolka karty dzieli nasze kontrolki lub nasze pola na dwa ekrany, aby ułatwić przeglądanie i dodawanie informacji.

W tym rozdziale zajmiemy się podstawami raportów i sposobem ich tworzenia. Raporty umożliwiają przeglądanie, formatowanie i podsumowywanie informacji w bazie danych programu Microsoft Access. Możesz na przykład utworzyć prosty raport zawierający numery telefonów dla wszystkich kontaktów.

• Raport składa się z informacji pobieranych z tabel lub zapytań, a także informacji przechowywanych w projekcie raportu, takich jak etykiety, nagłówki i grafika.

• Tabele lub zapytania, które dostarczają bazowych danych, są również nazywane źródłami rekordów raportu.

• Jeśli wszystkie pola, które chcesz uwzględnić, istnieją w jednej tabeli, użyj tej tabeli jako źródła rekordów.

• Jeśli pola znajdują się w więcej niż jednej tabeli, musisz użyć co najmniej jednego zapytania jako źródła rekordów.

Przykład

Weźmy teraz prosty przykład, aby zrozumieć proces tworzenia bardzo prostego raportu. W tym celu musimy przejść do zakładki Utwórz.

Przed kliknięciem przycisku Raport, aby utworzyć raport podstawowy, upewnij się, że wybrano właściwe zapytanie. W tym przypadku,qryCurrentProjectsjest zaznaczona w panelu nawigacji. Teraz kliknij przycisk Raport, który wygeneruje raport na podstawie tego zapytania.

Zobaczysz, że raport jest otwarty w widoku układu. Zapewnia to szybki sposób dostosowania rozmiaru lub szerokości dowolnego pola wyświetlanego w raporcie. Dostosujmy teraz szerokości kolumn, aby wszystko pasowało lepiej.

Przewiń w dół i dostosuj kontrolkę strony na dole.

To był bardzo szybki sposób na stworzenie bardzo prostego raportu. Możesz także wprowadzić drobne zmiany i poprawki z widoku projektu raportu.

• Podobnie jak formularze, raport składa się z wielu różnych sekcji.
• Masz sekcję szczegółów, w której przeważają wszystkie twoje dane.
• Zobaczysz także nagłówek strony i sekcję stopki strony; pojawiają się one na górze i na dole każdej strony raportu.

Zmieńmy teraz tytuł raportu i nadajmy mu inną nazwę.

Kliknij ikonę zapisywania, aby zapisać raport.

Pojawi się powyższe okno dialogowe.

Wpisz nazwę raportu i kliknij OK. Jeśli chcesz zobaczyć, jak będzie wyglądał ten raport, w podglądzie wydruku możesz wrócić do przycisku Widok i kliknąć Podgląd wydruku, aby zobaczyć, jak ten raport wyglądałby po wydrukowaniu na papierze lub w formacie PDF.

Korzystając z narzędzi w prawym dolnym rogu, możesz powiększać lub pomniejszać. Masz również kilka przycisków na karcie Podgląd wydruku, które pojawiają się automatycznie po przełączeniu do podglądu wydruku. W sekcji powiększenia masz widok na jedną stronę, dwie strony; lub jeśli masz dłuższy raport, możesz przeglądać cztery strony naraz, osiem lub dwanaście stron. Możesz także dostosować proste rzeczy, takie jak rozmiar papieru, którego używasz do drukowania, marginesy raportu, orientację, liczbę kolumn, ustawienia strony itp. W ten sposób możesz bardzo szybko utworzyć prosty raport za pomocą przycisku Raport na karcie Utwórz.

Utwórz raport za pomocą projektu raportu

Projekt raportu to kolejna metoda tworzenia szybkiego raportu w programie Access. W tym celu musimy użyć przycisku Widok projektu raportu, który jest podobny do przycisku Projekt formularza. Spowoduje to utworzenie pustego raportu i otworzenie go bezpośrednio w widoku projektu, umożliwiając zmianę źródła kontroli i dodawanie pól bezpośrednio do widoku projektu raportu.

Przejdźmy teraz do zakładki Utwórz i kliknij przycisk Projekt raportu.

Otworzy się pusty raport lub niezwiązany raport, co oznacza, że ​​ten raport nie jest połączony z żadnym innym obiektem w naszej bazie danych.

Na karcie Projekt w grupie Narzędzia wybierz Arkusz właściwości. Spowoduje to otwarcie panelu właściwości.

Na karcie Dane przypisz źródło rekordów do tego raportu, aby połączyć je z obiektem bazy danych, jak na poniższym zrzucie ekranu.

Wybierz qryLateProjects z listy rozwijanej, a teraz następnym krokiem jest przejście i dodanie niektórych pól do tego raportu, klikając przycisk Dodaj listę istniejących pól na karcie Projekt.

Wybierz pola jak na powyższym zrzucie ekranu.

Przeciągnij pola do swojego raportu, jak na powyższym zrzucie ekranu. Przejdź na kartę Rozmieść, aw grupie Tabela masz kilka opcji do wyboru.

Istnieje układ skumulowany i układ tabelaryczny, który jest układem bardzo podobnym do arkusza kalkulacyjnego. Wybierzmy układ tabelaryczny.

Możesz zobaczyć, że przenosi wszystkie etykiety do obszaru nagłówka strony. Etykiety te pojawią się tylko raz u góry każdej strony, a zapytanie o dane zostanie powtórzone dla każdego rekordu w sekcji Szczegóły. Teraz możesz przejść i wprowadzić pewne poprawki, aby poszerzyć pole ProjectName.

Jak widać na powyższym zrzucie ekranu, między sekcją szczegółów a stopką strony jest dużo miejsca.

Przeciągnijmy stopkę strony w górę, aby zmniejszyć przestrzeń, jak na poniższym zrzucie ekranu. Przejdziemy teraz do zakładki Projekt i klikniemy przycisk Widok i wybierzemy Widok raportu.

Możesz teraz zobaczyć, że niektóre nazwy projektów nie są kompletne; możesz to zmienić za pomocą widoku projektu lub możesz użyć do tego widoku układu.

W ten sposób tworzymy prosty raport tylko z widoku projektu.

W tym rozdziale dowiemy się, jak formatować raporty. Przekonasz się, że istnieje wiele podobieństw między formatowaniem raportów a formatowaniem formularzy, ale istnieje kilka narzędzi i sztuczek, które są specyficzne dla raportów. Przyjrzyjmy się teraz koncepcji sekcji raportu i grupowania.

W tym celu musimy otworzyć raport, który stworzyliśmy w ostatnim rozdziale. Tutaj zobaczymy, jak niektóre z tych informacji są wyświetlane w raporcie.

Tutaj zaczniemy od sekcji raportu i grupowania.

Przejdźmy teraz do widoku projektu tego raportu.

Widać, że nie ma wiele do obejrzenia i tutaj widoczny jest tylko nagłówek strony, sekcja szczegółów i stopka strony. Możesz bardzo łatwo dodać kilka dodatkowych sekcji.

Kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu tego raportu, a zobaczysz nagłówek / stopkę strony i nagłówek / stopkę raportu. Ten konkretny raport nie ma widocznego nagłówka / stopki raportu. Wybierzmy tę opcję i wróćmy do widoku raportu.

Możesz zobaczyć, że po prostu dodaje mały kolorowy obszar na samej górze raportu. W widoku projektu rozwiń ten obszar, najeżdżając kursorem myszy w prawo u góry separatora nagłówka strony, klikając i przeciągając w dół. Spowoduje to dodanie większego obszaru do nagłówka raportu.

W widoku raportu zobaczysz teraz więcej obszaru na samej górze raportu, jak na poniższym zrzucie ekranu.

Formanty nagłówka i stopki raportu pojawiają się u góry pierwszej strony tego raportu. Stopka raportu kontroluje to, co widzisz na ostatniej stronie u dołu raportu.

Nagłówek i stopka raportu różnią się od nagłówka i stopki strony. Wszystko, co zostanie umieszczone w nagłówku strony, pojawi się u góry każdej strony. Podobnie wszystko, co zostanie umieszczone w stopce strony, zostanie powtórzone u dołu każdej strony.

Teraz możesz dodać dodatkowe poziomy grupowania i aby to zrobić, upewnij się, że masz włączone sortowanie grup i całkowity obszar.

W sekcji Grupowanie i sumy na karcie Projekt kliknij przycisk Grupuj i sortuj, który otworzy obszar grupowania, sortowania i sumowania u dołu, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

Możesz teraz dodawać dodatkowe grupy lub grupowanie na dowolnej kontrolce, którą masz w raporcie. Kliknijmy teraz Dodaj grupę.

Na powyższym zrzucie ekranu można zobaczyć podstawowe źródło kontroli dla raportu z nazwą projektu, tytułem zadania, terminem wykonania i procentem wykonania. Powiedzmy teraz, że chcemy pogrupować wszystkie nasze późne zadania według projektu, więc wybierz z listy Project Name.

Teraz zobaczysz dodatkowy poziom grupowania ProjectName Headernad sekcją danych. Zamiast nazwy projektu pojawiającej się obok każdego spóźnionego zadania, możemy teraz przenieść tę kontrolkę do tego nagłówka nazwy projektu. Możesz go zaznaczyć, a następnie nacisnąćCtrl + X na klawiaturze, aby wyciąć to z sekcji szczegółów i kliknij w dowolnym miejscu w tle nagłówka nazwy projektu, a następnie naciśnij Ctrl + V wkleić tę kontrolkę w nagłówku nazwy projektu.

Możesz teraz przejść do widoku raportu i zobaczyć zmiany wprowadzone w celu pogrupowania elementów raportu, jak na poniższym zrzucie ekranu.

Każdy projekt ma swój własny mały poziom na swojej własnej linii, a pod tym obszarem zobaczysz wszystkie zadania, które są opóźnione dla powyższego projektu. Teraz, gdy to się zmieniło, możesz przejrzeć i rozpocząć formatowanie raportu w widoku układu.

Jeśli chcesz zwiększyć nazwę projektu, przeciągnij linię poniżej i zmień rozmiar czcionki na 20 w zakładce Format.

Możesz zwiększyć szerokość formantu, aby objąć całą szerokość strony.

Aby usunąć obramowanie wokół kontrolki, kliknij Kontur kształtu na karcie Format, jak na poniższym zrzucie ekranu.

Wybierz Transparent opcja.

Przejdźmy teraz do widoku projektu, jak na poniższym zrzucie ekranu.

Dostosuj tytuł zadania po lewej stronie strony, jak na poniższym zrzucie ekranu.

Przenieśmy teraz dane z sekcji Nagłówek strony do pliku ProjectName sekcja nagłówka za pomocą Ctrl+X i Ctrl+V.

Wróćmy teraz do widoku raportu. Zobaczysz teraz, że etykiety pojawiają się bezpośrednio nad kontrolkami, które opisują.

Jeśli zauważysz, zobaczysz, że nie ma spacji między zadaniami a nazwą następnego projektu. Pomiędzy nimi powinna być dodatkowa przestrzeń. W tym celu musimy dodaćProjectName Footer.

Teraz przejdź do widoku projektu.

W obszarze Grupa, sortowanie i sumowanie kliknij przycisk Więcej obok nazwy projektu.

Znajdziesz teraz wszystkie opcje grupowania i sortowania według nazwy projektu, jak na poniższym zrzucie ekranu.

Tutaj mamy właściwość o nazwie Without a Footer Section. Zmieńmy tę opcję, klikając tę ​​małą strzałkę obok słówWithout a Footer Section.

Zmień to na With a Footer Section.

Jak widać na powyższym zrzucie ekranu, dodano sekcję ProjectName Footer pod sekcją Details. Będzie to działać jak stopka dla tej grupy nazw projektów.

Wróćmy teraz do widoku raportu.

Aby usunąć cieniowanie lub wygląd tła dla naprzemiennych obszarów zarówno w sekcji Szczegóły, jak iw obszarze Nazwa projektu, przejdź ponownie do widoku projektu.

Najpierw zmieńmy sekcję Szczegóły, klikając separator szczegółów, a następnie otwórz arkusz Właściwości.

Na karcie Format zmień plik Alternate Back Color do No Color jak na poniższym zrzucie ekranu.

Podobnie zmień Alternatywny kolor tyłu na Brak koloru zarówno dla nagłówka nazwy projektu, jak i stopki nazwy projektu i przejdź do widoku raportu.

Możesz teraz zobaczyć, jak wygląda raport. Aby zobaczyć, jak Twoje dane będą drukowane strona po stronie, przejdź do podglądu wydruku.

Tak to będzie wyglądać po wydrukowaniu.

W tym rozdziale będziemy pracować z funkcjami wbudowanymi. W Accessie jest blisko sto wbudowanych funkcji i prawie niemożliwe jest objęcie wszystkich z nich. W tym rozdziale omówimy podstawową strukturę, składnię i niektóre z bardziej popularnych funkcji, a także pułapki, abyś mógł samodzielnie zbadać niektóre z pozostałych funkcji.

Funkcje

Funkcja to procedura VBA, która wykonuje zadanie lub obliczenie i zwraca wynik. Zasadniczo funkcji można używać w zapytaniach, ale są też inne miejsca, w których można używać funkcji.

• Możesz używać funkcji we właściwościach tabeli, na przykład, jeśli chcesz określić domyślną wartość pola daty / godziny, możesz użyć daty lub pola Now funkcja, aby przywołać aktualne informacje o dacie / godzinie z systemu i automatycznie wprowadzić tę wartość.

• Możesz również użyć funkcji w wyrażeniu podczas tworzenia pola obliczeniowego lub funkcji w kontrolkach formularza lub raportu. Możesz używać funkcji nawet w argumentach makr.

• Funkcje mogą być dość proste i nie wymagać żadnych innych informacji do wywołania lub po prostu odwoływać się do jednego pola z tabeli lub zapytania.

• Z drugiej strony mogą się one również stać dość skomplikowane, z wieloma argumentami, odwołaniami do pól, a nawet innymi funkcjami zagnieżdżonymi w innej funkcji.

Przyjrzyjmy się teraz kilku przykładom użycia funkcji wbudowanych.

Funkcje daty i czasu

Rozumiemy teraz funkcje daty i czasu -

• Funkcja Date () służy do zwracania bieżącej daty systemowej. Ta funkcja nie wymaga żadnych argumentów funkcji ani dodatkowych informacji. Wszystko, co musisz zrobić, to wpisać nazwę funkcji oraz te otwierające i zamykające nawiasy.

• Istnieją dwie bardzo podobne funkcje wbudowane Time () i Now ().

• Funkcja Time () zwraca tylko bieżący czas systemowy, a funkcja Now () zwraca zarówno bieżącą datę i godzinę systemową.

• W zależności od danych, które chcesz śledzić, przechowywać lub wyszukiwać, masz trzy wbudowane, łatwe w użyciu funkcje, które pomagają w tym zadaniu.

Otwórzmy teraz Twoją bazę danych i utwórz nowe zapytanie przy użyciu projektu zapytania i dodajmy tblProjects i tblTasks.

Dodaj ProjectName z tblProjects i TaskTitle, StartDate i DueDate z tblTasks i uruchom zapytanie.

Możesz teraz zobaczyć wszystkie różne zadania ze wszystkich projektów. Jeśli chcesz wyświetlić zadania projektu, które są w toku na dzień dzisiejszy, musimy określić kryterium za pomocą plikuDate() Funkcja umożliwiająca przeglądanie projektów rozpoczynających się w dniu dzisiejszym lub później.

Określmy teraz kryteria poniżej StartDate.

Kryteria zaczynają się od operatora greater than symbol, po którym następuje equal to symbol i wtedy Date Function.

Kiedy uruchomimy to zapytanie, wszystkie zadania wystąpią w dniu dzisiejszym lub w przyszłości, jak na poniższym zrzucie ekranu.

To był przykład tego, jak można używać funkcji Date () jako kryterium zapytania.

• Powiedzmy teraz, że to zapytanie musi być bardziej elastyczne pod względem dat, które pobiera, począwszy od tego tygodnia.

• Mamy kilka różnych zadań, które rozpoczęły się w tym tygodniu, a które nie pojawiają się na obecnej liście z powodu naszych kryteriów. Patrzy na daty rozpoczęcia, które są równe dzisiejszemu lub wyższemu.

Jeśli chcemy zobaczyć zadania, które rozpoczęły się w tym tygodniu, a które jeszcze się nie zakończyły lub powinny zakończyć się dzisiaj, wróćmy do widoku projektu.

Tutaj dodamy dodatkowe informacje do tych kryteriów. W rzeczywistości chcemy, aby była większa lub równa dzisiejszej dacie minus siedem dni.

Jeśli wpiszemy minus siedem i uruchomimy zapytanie, zobaczysz również zadania, które rozpoczęły się w tym tygodniu.

Funkcja DateDiff ()

Funkcja DateDiff () to kolejna bardzo popularna funkcja daty / czasu. Funkcja DateDiff zwraca wartość typu wariant (długi), określając liczbę odstępów czasu między dwiema określonymi datami. Innymi słowy, oblicza różnicę między dwiema datami, a Ty wybierasz przedział, według którego funkcja oblicza tę różnicę.

Powiedzmy teraz, że chcemy obliczyć wiek naszych autorów. W tym celu musimy najpierw utworzyć nowe zapytanie i dodać naszą tabelę autorów, a następnie dodać pola FirstName, LastName i BirthDay.

Możemy obliczyć wiek ludzi, obliczając różnicę między ich datą urodzenia lub datą urodzenia a dzisiejszą datą.

Spróbujmy użyć funkcji DateDiff w nowym polu.

Nazwijmy to Age, po którym następuje dwukropek, a następnie napiszmy funkcję DateDiff.

• Pierwszym argumentem funkcji dla funkcji DateDiff jest interwał, więc wpisz „yyyy”.
• Następnym argumentem funkcji jest pierwsza data, według której chcemy obliczyć, która w tym przypadku będzie polem Urodziny.
• Trzecim argumentem funkcji jest dzisiejsza data.

Teraz uruchom zapytanie, a zobaczysz nowe pole, które pokazuje wiek każdego autora.

Funkcja Format ()

Funkcja Format () zwraca ciąg znaków zawierający wyrażenie sformatowane zgodnie z instrukcjami zawartymi w wyrażeniu formatu. Oto lista formatów zdefiniowanych przez użytkownika, których można użyć w funkcji Format () .ss

Oprawa	Opis
rrrr	Rok
q	Jedna czwarta
m	Miesiąc
y	Dzień roku
re	Dzień
w	Dzień powszedni
w W	Tydzień
godz	Godzina
n	Minuta
s	druga

Wróćmy teraz do zapytania i dodajmy więcej pól w tym samym, używając funkcji Format ().

Wpisz funkcję Format. Pierwszym argumentem funkcji będzie wyrażenie, którym może być prawie wszystko. Miejmy teraz pole urodziny jako pierwsze, a następną rzeczą będzie napisanie naszego formatu. W tym przypadku potrzebujemy miesiąca, miesiąca, dnia, dnia. Napisz „mmdd” w cudzysłowie, a następnie uruchom zapytanie.

Bierze teraz datę z pola urodziny, 4 to miesiąc, a 17 to dzień.

Dodajmy „mmm” i „mmmm” zamiast „mmdd” w kolejnych polach, jak na poniższym zrzucie ekranu.

Uruchom zapytanie, a zobaczysz wyniki jak na poniższym zrzucie ekranu.

W kolejnym polu zwraca pierwsze 3 znaki z nazwy miesiąca dla tych urodzin, aw ostatnim polu otrzymasz pełną nazwę miesiąca.

Aby zobaczyć miesiąc, po którym następuje rok od urodzin, dodajmy „yyyy”, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

Pozwól nam ponownie uruchomić Twoje zapytanie.

Zobaczysz teraz miesiąc, po którym następuje przecinek, a następnie rok.

Funkcja IIf ()

Funkcja IIf () to skrót od „Immediate If” i ta funkcja ocenia wyrażenie jako prawda lub fałsz i zwraca wartość dla każdego z nich. Ma maksymalnie trzy argumenty funkcji, z których wszystkie są wymagane.

• Pierwszy argument to dowolne wyrażenie, które chcesz ocenić.
• Następny argument oznacza prawdziwą część, która może być wartością lub wyrażeniem zwróconym, jeśli pierwsze wyrażenie jest prawdziwe.
• Ostatni argument jest tym, co chcesz zwrócić, jeśli twoje wyrażenie jest fałszywe.

Przykład

Weźmy prosty przykład. Utworzymy nowe zapytanie za pomocą projektu zapytania i dodamy tabelę tblAuthors, a następnie dodamy następujące pola.

Teraz możesz zobaczyć, że mamy trzy pola - FirstName, MiddleInitial, LastName, a następnie to połączone pole, które pobiera wszystkie trzy pola razem. Uruchommy zapytanie, aby zobaczyć wynik tego zapytania.

Teraz możesz zobaczyć wynik zapytania, ale zauważysz również, że niektóre rekordy nie mają inicjału środkowego. Na przykład rekord Joyce Dyer nie ma inicjału środkowego, ale w polu FullName zobaczysz okres, który naprawdę nie musi tam występować. Wróć więc do widoku projektu. Tutaj połączymy nazwę w inny sposób, używając funkcji IIf.

Wpiszmy nazwę w innym polu i nazwijmy ją FullName1, a następnie wpiszmy funkcję IIf.

• Pierwszym argumentem funkcji dla funkcji Immediate If będzie Twoje wyrażenie. W wyrażeniu zobaczymy, czy środkowe pole inicjału jest puste, czy też jest puste.

• Następny argument jest prawdziwą częścią. Tak więc, jeśli środkowy inicjał ma wartość null, chcielibyśmy wyświetlić FirstName i LastName.

• Teraz dla naszej fałszywej części - jeśli MiddleInitial nie ma wartości null, chcielibyśmy wyświetlić FirstName, MiddleInitial i LastName.

Uruchommy teraz twoje zapytanie, a zobaczysz wyniki jak na poniższym zrzucie ekranu.

W tym rozdziale omówimy podstawy makr w programie Access. Makro to narzędzie, które umożliwia automatyzację zadań i dodawanie funkcji do formularzy, raportów i kontrolek.

• Makra w programie Access działają nieco inaczej niż makra w programie Word lub Excel, w których zasadniczo rejestrujesz serię naciśnięć klawiszy i odtwarzasz je później.

• Makra programu Access są zbudowane na podstawie zestawu wstępnie zdefiniowanych działań, które umożliwiają automatyzację typowych zadań i dodawanie funkcji do kontrolek lub obiektów.

• Makra mogą być samodzielnymi obiektami, które można wyświetlać z okienka nawigacji lub osadzać bezpośrednio w formularzu lub raporcie. Po utworzeniu obiektów bazy danych, takich jak tabele, formularze i raporty, makra mogą zapewnić szybki i łatwy sposób powiązania wszystkich tych obiektów w celu utworzenia prostej aplikacji bazy danych, której każdy może używać, a nawet modyfikować, przy stosunkowo niewielkim przeszkoleniu.

• Makra umożliwiają uruchamianie poleceń bez konieczności pisania lub nawet znajomości kodu VBA, a tylko dzięki makrom można wiele osiągnąć.

Tworzenie makra

Zacznijmy od stworzenia bardzo prostego makra, które otwiera formularz po kliknięciu przycisku polecenia. W tym celu musimy otworzyć Twoją bazę danych i formularz frmEmployeeData, w którym utworzyliśmy dwie zakładki.

W tym formularzu możemy dodać przycisk umożliwiający użytkownikom otwieranie wszystkich informacji o pracy.

Przejdźmy teraz do widoku projektu tego formularza i dodajmy przycisk z menu Controls. Po zwolnieniu przycisku myszy zostanie wyświetlone okno dialogowe Kreator przycisków poleceń.

Istnieje kilka sposobów tworzenia tej akcji makra, ale najprostszym sposobem jest użycie Kreatora przycisków poleceń.

W przypadku typowych akcji, takich jak otwieranie formularza, wybierz Operacje na formularzu z listy Kategorie, a następnie wybierz Otwórz formularz z listy Akcje i kliknij Dalej, jak na powyższym zrzucie ekranu.

Musisz określić, który formularz chcesz otworzyć za pomocą przycisku polecenia. Na razie wybierzmyfrmJobs i kliknij Next.

Na tym ekranie mamy dwie możliwości open the form and display a very specific recordlub możemy open the form and show all the records. Wybierzmy drugą opcję i kliknij Dalej jak na powyższym zrzucie ekranu.

Moglibyśmy spowodować, aby sam przycisk polecenia wyświetlał obraz lub możesz wybrać wyświetlany tekst. Tutaj chcemy, aby wyświetlał się tekst Wyświetl zadania, a teraz kliknij Dalej.

Możesz teraz nadać swojemu przyciskowi polecenia znaczącą nazwę, jak na powyższym zrzucie ekranu. Można to wykorzystać w innych kodach lub innych makrach. Nazwijmy tocmdViewJobs i kliknij Finish.

Teraz przejdź do widoku formularza.

W formularzu zobaczysz teraz przycisk Wyświetl oferty pracy. Kliknijmy to.

Masz teraz otwarty formularz, ale nie będziesz przeglądać żadnych informacji. Wróćmy do widoku projektu formularza frmEmployeeData. Upewnij się, że przycisk polecenia jest zaznaczony i kliknij kartę Zdarzenie w arkuszu właściwości.

Po kliknięciu zobaczysz osadzone makro utworzone przez kreatora. Jeśli chcesz teraz zmodyfikować to makro, kliknij przycisk…, aby otworzyć makro wygenerowane przez kreatora.

To jest Projektant makr, a po prawej stronie zobaczysz Katalog akcji. W tym miejscu wszystkie Twoje działania będą znajdować się w folderach. Masz opcje wprowadzania danych, import / eksport danych i tak dalej, a po lewej stronie w głównym obszarze masz kolejne makro. Zawiera tylko jedną akcję, a po kliknięciu tej czynności można wyświetlić inne właściwości tej konkretnej akcji.

Zobaczysz nazwę formularza i możesz nacisnąć strzałkę w dół, aby wyświetlić formularze dostępne w Twojej bazie danych. Możesz zmienić sposób wyświetlania tego formularza, możesz go otworzyć do widoku formularza, widoku projektu, podglądu wydruku według własnego wyboru. Możesz zastosować nazwę filtru lub warunek Where. Tutaj chcemy zmienić tryb danych, ponieważ frmJobs jest ustawiony na tryb dodawania, który pozwala tylko na dodawanie nowych rekordów. Możemy to zmienić w tym makrze, zmieniając je w tryb edycji.

Teraz zapisz makro, a następnie zamknij projektanta makr i wróć do widoku formularza.

Kliknijmy ponownie Wyświetl oferty pracy.

Teraz widzisz, że otwiera on formularz frmJobs i umożliwia przeglądanie wszystkich dostępnych ofert pracy w naszej bazie danych.

W tym rozdziale omówimy importowanie danych w programie Access oraz rodzaje danych, które można importować za pomocą programu Access. Zwykle dane są przechowywane w różnych formatach, plikach i lokalizacjach, co utrudnia ich uzyskanie i wykorzystanie. Jeśli masz dane w arkuszu kalkulacyjnym, liście programu SharePoint lub w innym formacie, możesz zaimportować je do bazy danych programu Access w zaledwie kilku krokach, dzięki czemu są znacznie łatwiej dostępne w programie Access.

• Polecenie Zapisz jako jest zwykle używane do zapisywania dokumentu w innym formacie, aby można go było otworzyć w innym programie.

• W programie Access nie można używać polecenia Zapisz jako w ten sam sposób, można zapisywać obiekty programu Access jako inne obiekty programu Access, ale nie można zapisać bazy danych programu Access jako pliku arkusza kalkulacyjnego.

• Aby zapisać program Access jako plik arkusza kalkulacyjnego, musisz użyć funkcji importu na karcie Dane zewnętrzne.

Importowane mogą być różne typy dostępu do danych

Aby zrozumieć, jakie dane możesz zaimportować w danych programu Access, otwórz bazę danych i przejdź do karty Dane zewnętrzne.

W grupie Import & Link możesz zobaczyć różne opcje importu danych w programie Access. Poniżej przedstawiono najczęściej używane formaty importu danych.

• Microsoft Office Excel
• Microsoft Office Access
• Bazy danych ODBC (na przykład SQL Server)
• Pliki tekstowe (rozdzielane lub o stałej szerokości)
• Pliki XML

Przykład

Spójrzmy na prosty przykład importu danych z pliku Excel. Oto dane w pliku Access.

Aby zaimportować dane w programie Access, najpierw musimy otworzyć bazę danych programu Access, a następnie przejść do karty Dane zewnętrzne, jak na poniższym zrzucie ekranu.

W grupie Import & Link zobaczysz opcję Excel. Kliknijmy tę opcję.

Przeglądaj plik Excel, z którego chcesz importować dane, a następnie mamy różne opcje przechowywania danych. Wybierzmy pierwszą opcję i kliknij OK.

Tutaj zobaczysz podgląd swoich danych. Teraz kliknij Dalej.

W podglądzie możesz teraz zobaczyć, że pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn. Zaznaczmy teraz pole wyboru i kliknij Dalej.

Zobaczysz teraz okno dialogowe, w którym możesz ustawić typ danych dla każdej kolumny / pola. Jeśli nie chcesz importować żadnego pola, po prostu zaznacz pole wyboru, które mówi nie importuj pola. Gdy skończysz z polem FirstName, po prostu kliknij pole MiddleInitial.

Przejdźmy teraz przez wszystkie pola, a następnie kliknij Dalej.

Oto różne opcje klucza podstawowego. Wybierzmy pierwszą opcję i kliknij Dalej.

W ostatnim oknie dialogowym możesz wprowadzić wybraną nazwę tabeli i kliknąć Zakończ.

Jeśli chcesz zapisać wszystkie te kroki, zaznacz pole wyboru i zamknij okno dialogowe.

Przejdźmy teraz do okienka nawigacji. Zobaczysz, że nowa tabela została tutaj dodana, a po otwarciu nowo dodanej tabeli zobaczysz wszystkie swoje dane w programie Access.

Przykład

Spójrzmy teraz na inny przykład importowania danych z bazy danych Access. Przejdźmy ponownie do zakładki zewnętrznej.

W grupie Importuj i połącz kliknij opcję Dostęp.

Przeglądaj bazę danych Access, z której chcesz zaimportować dane, a następnie wybierz pierwszą opcję, która mówi Importuj tabele, zapytania, formularz itp. Teraz kliknij OK.

W powyższym oknie dialogowym możesz zobaczyć różne zakładki dla tabel, zapytań, formularzy itp., Z których możesz wybrać rodzaj danych, które chcesz importować.

Przejdźmy do Reportskartę i wybierz dowolny raport, który chcesz zaimportować; możesz również zaznaczyć wszystkie dane, klikając ikonęSelect Allprzycisk. WybierzmyProjects i kliknij Ok.

Teraz zamknij okno dialogowe. W okienku nawigacji zobaczysz, że został dodany nowy raport. Otwórzmy ten raport, a zobaczysz wszystkie dane w tym raporcie.

W tym rozdziale dowiemy się, jak eksportować dane z programu Access. Eksport danych jest w rzeczywistości przeciwieństwem importowania danych. Importując dane, w programie Access pobieramy dane z innych formatów, podczas gdy podczas eksportu zapisujemy dane w innych formatach.

Aby zrozumieć, jakie dane możesz wyeksportować z danych programu Access, otwórz bazę danych i przejdź do karty Dane zewnętrzne.

W grupie Eksportuj możesz zobaczyć różne rodzaje opcji dostępnych do eksportowania danych z programu Access. Poniżej przedstawiono najczęściej używane formaty eksportu danych -

• Microsoft Office Excel
• Microsoft Office Access
• Bazy danych ODBC (na przykład SQL Server)
• Pliki tekstowe (rozdzielane lub o stałej szerokości)
• Pliki XML

Przykład

Przyjrzyjmy się prostemu przykładowi eksportu danych z programu Access. Otwórz bazę danych, z której chcesz wyeksportować dane. W okienku nawigacji wybierz obiekt, z którego chcesz wyeksportować dane.

Możesz wyeksportować dane z obiektów tabel, zapytań, formularzy, raportów itp. Wybierzmy qryAllProjects, a następnie przejdź do zakładki Dane zewnętrzne.

Na karcie Dane zewnętrzne kliknij typ danych, do których chcesz wyeksportować. Na przykład, aby wyeksportować dane w formacie, który można otworzyć w programie Microsoft Excel, kliknij przycisk Excel.

Program Access uruchamia Kreatora eksportu. W kreatorze można ustawić informacje, takie jak nazwa i format pliku docelowego, czy uwzględnić formatowanie i układ, które rekordy mają zostać wyeksportowane. Po wprowadzeniu wymaganych informacji kliknij OK.

Na tym ekranie Kreatora program Access zwykle pyta, czy chcesz zapisać szczegóły operacji eksportu. Jeśli uważasz, że będziesz musiał wykonywać tę samą operację cyklicznie, wybierz plikSave export steps zaznacz pole wyboru i zamknij okno dialogowe.

Otworzy się następujący plik Excel.

Załóżmy teraz, że chcesz wyeksportować dane do pliku tekstowego, na karcie Dane zewnętrzne kliknij plik tekstowy.

Określ opcje eksportu i kliknij OK. Zobaczysz okno dialogowe Koduj, w którym chcemy wyeksportować dane w domyślnym kodowaniu.

Wybierz pierwszą opcję i kliknij OK.

Na tym ekranie kreatora program Access zwykle pyta, czy chcesz zapisać szczegóły operacji eksportu. Jeśli uważasz, że będziesz musiał wykonywać tę samą operację cyklicznie, wybierz plikSave export steps zaznacz pole wyboru i zamknij okno dialogowe.

Zobaczysz teraz, że plik tekstowy jest otwarty.

Możesz też skorzystać z innych opcji. W związku z tym zdecydowanie zaleca się korzystanie z innych funkcji importu eksportu.