MS Access - podstawy raportów

W tym rozdziale zajmiemy się podstawami raportów i sposobem ich tworzenia. Raporty umożliwiają przeglądanie, formatowanie i podsumowywanie informacji w bazie danych programu Microsoft Access. Możesz na przykład utworzyć prosty raport zawierający numery telefonów dla wszystkich kontaktów.

• Raport składa się z informacji pobieranych z tabel lub zapytań, a także informacji przechowywanych w projekcie raportu, takich jak etykiety, nagłówki i grafika.

• Tabele lub zapytania, które dostarczają bazowych danych, nazywane są również źródłem rekordów raportu.

• Jeśli wszystkie pola, które chcesz uwzględnić, istnieją w jednej tabeli, użyj tej tabeli jako źródła rekordów.

• Jeśli pola znajdują się w więcej niż jednej tabeli, należy użyć co najmniej jednego zapytania jako źródła rekordów.

Przykład

Weźmy teraz prosty przykład, aby zrozumieć proces tworzenia bardzo prostego raportu. W tym celu musimy przejść do zakładki Utwórz.

Przed kliknięciem przycisku Raport, aby utworzyć raport podstawowy, upewnij się, że wybrano właściwe zapytanie. W tym przypadku,qryCurrentProjectsjest zaznaczona w panelu nawigacji. Teraz kliknij przycisk Raport, który wygeneruje raport na podstawie tego zapytania.

Zobaczysz, że raport jest otwarty w widoku układu. Zapewnia to szybki sposób dostosowania rozmiaru lub szerokości dowolnego pola wyświetlanego w raporcie. Dostosujmy teraz szerokości kolumn, aby wszystko pasowało lepiej.

Przewiń w dół i dostosuj kontrolkę strony na dole.

To był bardzo szybki sposób na stworzenie bardzo prostego raportu. Możesz także wprowadzić drobne zmiany i poprawki w widoku projektu raportu.

• Podobnie jak formularze, raport składa się z wielu różnych sekcji.
• Masz sekcję szczegółów, w której przeważają wszystkie twoje dane.
• Zobaczysz także nagłówek strony i sekcję stopki strony; pojawiają się one na górze i na dole każdej strony raportu.

Zmieńmy teraz tytuł raportu i nadajmy mu inną nazwę.

Kliknij ikonę zapisywania, aby zapisać raport.

Pojawi się powyższe okno dialogowe.

Wpisz nazwę raportu i kliknij OK. Jeśli chcesz zobaczyć, jak będzie wyglądał ten raport, w podglądzie wydruku możesz wrócić do przycisku Widok i kliknąć Podgląd wydruku, aby zobaczyć, jak ten raport wyglądałby po wydrukowaniu na papierze lub w formacie PDF.

Korzystając z narzędzi w prawym dolnym rogu, możesz powiększać lub pomniejszać. Masz również kilka przycisków na karcie Podgląd wydruku, które pojawiają się automatycznie po przełączeniu do podglądu wydruku. W sekcji powiększenia masz widok na jedną stronę, dwie strony; lub jeśli masz dłuższy raport, możesz przeglądać cztery strony naraz, osiem lub dwanaście stron. Możesz także dostosować proste rzeczy, takie jak rozmiar papieru, którego używasz do drukowania, marginesy raportu, orientację, liczbę kolumn, ustawienia strony itp. W ten sposób możesz bardzo szybko utworzyć prosty raport za pomocą przycisku Raport na karcie Utwórz.

Utwórz raport za pomocą projektu raportu

Projekt raportu to kolejna metoda tworzenia szybkiego raportu w programie Access. W tym celu musimy użyć przycisku Widok projektu raportu, który jest podobny do przycisku Projekt formularza. Spowoduje to utworzenie pustego raportu i otwarcie go bezpośrednio w widoku projektu, umożliwiając zmianę źródła kontroli i dodawanie pól bezpośrednio do widoku projektu raportu.

Przejdźmy teraz do zakładki Utwórz i kliknij przycisk Projekt raportu.

Otworzy się pusty raport lub niezwiązany raport, co oznacza, że ​​ten raport nie jest połączony z żadnym innym obiektem w naszej bazie danych.

Na karcie Projekt w grupie Narzędzia wybierz arkusz właściwości. Spowoduje to otwarcie panelu właściwości.

Na karcie Dane przypisz źródło rekordów do tego raportu, aby połączyć je z obiektem bazy danych, jak na poniższym zrzucie ekranu.

Wybierz qryLateProjects z listy rozwijanej, a teraz następnym krokiem jest przejście i dodanie niektórych pól do tego raportu, klikając przycisk Dodaj listę istniejących pól na karcie Projekt.

Wybierz pola jak na powyższym zrzucie ekranu.

Przeciągnij pola do swojego raportu, jak na powyższym zrzucie ekranu. Przejdź na kartę Rozmieść, aw grupie Tabela masz kilka opcji do wyboru.

Istnieje układ skumulowany i układ tabelaryczny, który jest układem bardzo podobnym do arkusza kalkulacyjnego. Wybierzmy układ tabelaryczny.

Możesz zobaczyć, że przenosi wszystkie etykiety do obszaru nagłówka strony. Etykiety te pojawią się tylko raz u góry każdej strony, a zapytanie o dane zostanie powtórzone dla każdego rekordu w sekcji Szczegóły. Teraz możesz przejść i wprowadzić pewne poprawki, aby poszerzyć pole ProjectName.

Jak widać na powyższym zrzucie ekranu, między sekcją szczegółów a stopką strony jest dużo miejsca.

Przeciągnijmy stopkę strony w górę, aby zmniejszyć przestrzeń, jak na poniższym zrzucie ekranu. Przejdziemy teraz do zakładki Projekt i klikniemy przycisk Widok i wybierzemy Widok raportu.

Możesz teraz zobaczyć, że niektóre nazwy projektów nie są kompletne; możesz to zmienić za pomocą widoku projektu lub możesz użyć do tego widoku układu.

W ten sposób tworzymy prosty raport tylko z widoku projektu.