Painéis do Excel - Crie um painel

Nos capítulos anteriores, você aprendeu sobre vários recursos do Excel que são úteis na configuração do seu painel. Neste capítulo, você aprenderá como construir um painel, ou seja, as etapas necessárias para colocar o painel em funcionamento. Você também saberá o que fazer e o que não fazer em relação aos painéis.

Como qualquer painel é baseado na intenção específica do que o público está mais interessado, os componentes do painel e o layout do painel variam de caso para caso.

Preparação Inicial

A primeira etapa na construção de um painel é a preparação inicial. Dedique algum tempo para entender o seguinte -

• Why do you need the dashboard?- Este painel é para uma tarefa específica, como mostrar o status de um projeto, ou precisa atingir um objetivo mais amplo, como medir o desempenho dos negócios? Entender por que você está construindo o painel irá guiá-lo no design.

• What purpose the dashboard will serve?- Seu painel deve destacar apenas os dados que agregam valor. Você deve compreender os dados necessários. Qualquer coisa fora disso é desnecessária.

• What is the source of data?- Você deve entender de onde vêm os dados. Pode ser apenas uma planilha do Excel ou por meio de conexões de dados com a pasta de trabalho do Excel a partir de várias fontes de dados dinâmicas.

• Who is the audience for the dashboard?- É para um gerente, um executivo, uma parte interessada, um fornecedor externo ou público em geral? Entenda seus requisitos e preferências, como quanto tempo eles têm para olhar o painel, o nível de detalhes que esperam e como gostariam de digerir as informações. Por exemplo, ao escolher um tipo de gráfico, conhecer o público o ajuda a decidir se deve mostrar relações entre os valores ou se deve fazer uma comparação específica.

• Does the dashboard need to be static or dynamic?- O painel pode ser atualizado periodicamente, digamos, semanalmente ou mensalmente, ou ele precisa ser atualizado para otimizar continuamente as alterações de dados que acontecem no back-end? Essa escolha mudará a maneira como você constrói o painel.

• Does the dashboard need to be just a display or is it to be interactive?- O painel pode ter acesso somente leitura ou você precisa fornecer controles / recursos interativos que permitem que certas pessoas explorem os dados conforme necessário? Essa escolha também mudará a maneira como você constrói o painel.

Assim que tiver as respostas para essas perguntas, decida quais recursos do Excel você precisa e quais não. Isso ocorre porque seu objetivo e experiência é produzir um painel eficaz que se adapte ao propósito.

Em seguida, identifique os componentes do painel. Eles podem ser textos, tabelas, gráficos, controles interativos, etc. Decida o layout do painel com esses componentes.

Faça a simulação do painel do Excel em um slide do PowerPoint. Desenhe caixas para cada componente para ter uma noção do layout e adicione esboços rápidos dos componentes que deseja incluir. Você também pode fazer isso em um pedaço de papel. Obtenha a aprovação do gerenciamento e / ou do público-alvo para este modelo antes de começar a trabalhar no painel real. Isso economizará tempo com retrabalho. No entanto, é bem possível que você precise ajustar algumas alterações no painel à medida que ele entra em uso e você recebe feedback. Mas, o modelo de painel aprovado é um bom começo para o seu trabalho.

Organize a fonte de dados para o painel do Excel

Antes de construir o painel no Excel, você precisa organizar a fonte de dados. No Excel, isso é possível de várias maneiras -

• Se os dados forem apenas uma tabela do Excel, estabeleça um link para sua pasta de trabalho a partir da pasta de trabalho onde os dados serão atualizados.

• Se os dados forem de várias tabelas do Excel ou de várias fontes de dados, é uma boa opção construir o Modelo de Dados em sua pasta de trabalho.

Você pode importar os dados para a pasta de trabalho periodicamente ou estabelecer conexões de dados para atualizar os dados quando eles são atualizados, com base no fato de o painel ter que ser estático ou dinâmico.

Configurar a pasta de trabalho do painel do Excel

Depois de organizar os dados, você precisa estruturar sua pasta de trabalho. Insira duas a três planilhas na pasta de trabalho - uma planilha para o seu painel e uma ou duas planilhas para os dados (dados ou Tabela Dinâmica / Gráficos Dinâmicos ou Relatórios do Power View, que você pode ocultar). Isso ajudará você a organizar e manter sua pasta de trabalho do Excel.

Prepare os dados para o painel do Excel

Com base nas opções que você tem, ou seja, nas respostas que você tem para as perguntas na etapa de Preparação Inicial, prepare os dados para o painel do Excel. Os dados podem ser qualquer um dos seguintes -

• Resultados da análise de dados
• Resultados da exploração de dados
• Dados resultantes de cálculos nos dados de entrada
• Resumo de dados de tabelas dinâmicas ou tabelas PowerPivot

Selecione os componentes do painel

Você aprendeu sobre os vários recursos do Excel que podem ser usados ​​em um painel. Com base em seus requisitos para o painel em questão, selecione qualquer um dos seguintes recursos do Excel para os componentes do painel.

• Tables
• Sparklines
• Formatação condicional.
• Charts
• Slicers
• Controles interativos
• PivotTables
• PivotCharts
• Tabelas PowerPivot
• Gráficos PowerPivot
• Relatórios Power View
• KPIs

Selecionar os componentes do painel o ajudará a se alinhar ao layout de modelo de painel aprovado.

Identifique os componentes estáticos e dinâmicos e os componentes que devem ser agrupados para Slicers, se houver.

Identifique as partes do painel para realce

Identifique as partes do painel que requerem atenção imediata, como% concluído ou o status atual. Você pode usar uma fonte maior e uma fonte impressionante e uma cor de fonte para eles.

Decida a quantidade de cor que deseja incorporar em seu painel. Essa decisão pode ser baseada no público do painel. Se o painel for para executivos e / ou gerentes, escolha as cores que impactam na visualização dos resultados apresentados. Você pode adicionar uma cor de fundo do painel para destacar os componentes do painel. Você pode usar o mesmo código de cor para gráficos semelhantes ou resultados relacionados. Você também pode usar a formatação condicional.

Uma seleção cuidadosa das partes do painel para realce o torna eficaz.

Crie o painel

Esta é a etapa crucial e final na criação de seu painel do Excel. Esta etapa envolve a montagem dos componentes do painel que você pode fazer com eficiência e eficácia usando a câmera do Excel. Você aprenderá como usar a câmera do Excel na próxima seção.

Depois que os componentes do painel forem montados, dê um toque final -

• Dê um título ao painel.
• Incorpore um carimbo de data / hora.
• Inclua as informações de direitos autorais, se necessário.

Nos próximos capítulos, você aprenderá como usar essas etapas para criar um painel com base em alguns exemplos. Não existe uma regra ou layout universal para um painel além de alguns pontos em comum. Tudo depende dos seus requisitos. E seu objetivo é produzir um painel eficaz.

Usando a Câmera Excel

A câmera do Excel o ajuda a capturar instantâneos de suas planilhas e colocá-los em uma planilha diferente. Por exemplo, você pode capturar uma tabela com formatação condicional em uma planilha e colocá-la no painel. Sempre que os dados são atualizados, o painel é atualizado para exibir os dados alterados.

Você pode incluir a câmera do Excel como parte da barra de acesso rápido da seguinte maneira -

• Clique com o botão direito na pequena seta da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
• Clique em Mais comandos na lista Personalizar barra de ferramentas de acesso rápido.

A caixa de diálogo Opções do Excel é exibida.

• Clique em Quick Access Toolbar.
• Selecione Todos os comandos em Escolher comandos de.
• Clique em Câmera na lista de comandos.

• Clique no botão Adicionar ». A câmera aparece na lista do lado direito.

• Clique no botão OK. O ícone da câmera aparece na barra de ferramentas de acesso rápido em sua pasta de trabalho.

Você pode usar a câmera do Excel da seguinte forma -

• Selecione o intervalo de células a serem capturadas.

• Clique na câmera na barra de ferramentas de acesso rápido.

O intervalo de células aparece com uma borda de linha tracejada.

• Clique na planilha onde deseja colocar a região capturada. Pode ser sua folha de painel.

• Clique na posição onde deseja colocá-lo.

A região capturada aparece nesse ponto.

Sempre que você fizer alterações nos dados originais, as alterações serão refletidas no painel.

Data e hora no painel do Excel

Você pode incorporar uma data ou carimbo de data e hora em seu painel para exibir quando os dados foram atualizados pela última vez. Você pode fazer isso usando as funções TODAY () e NOW () do Excel.

Para incorporar um carimbo de data, digite = TODAY () na célula onde deseja colocar o carimbo de data em sua planilha de dados.

Isso exibirá a data atual sempre que a pasta de trabalho for atualizada.

• Certifique-se de que a célula onde você inseriu a função TODAY () esteja formatada no formato de data que você deseja exibir.

• Capture a tela com a câmera e coloque-a no painel.

A data no painel refletirá a data em que a pasta de trabalho foi atualizada pela última vez.

Você pode incorporar uma data e um carimbo de data / hora em seu painel de maneira semelhante com a função AGORA ().

• Digite = AGORA () na célula onde deseja colocar a data e hora em sua planilha de dados.

• Certifique-se de ter o formato correto para data e hora.
• Capture a tela com a câmera e coloque-a no painel.

O carimbo de data e hora será incorporado ao painel e refletirá a data e a hora em que a pasta de trabalho foi atualizada pela última vez.

Teste, amostra e aprimore o painel

Você precisa testar seu painel para garantir que exibe os dados com precisão.

• Teste-o em vários cenários possíveis.
• Teste as atualizações precisas (estáticas ou dinâmicas, conforme o caso).
• Teste os controles interativos, se houver.
• Teste a aparência.

Você pode ter que fazer algumas execuções de teste para garantir que seu painel esteja como você deseja.

A próxima etapa é fazer com que o painel seja avaliado pelo público de amostra, especialmente aqueles que aprovaram seu painel de maquete. Como usarão o painel, sem dúvida terão informações sobre seu uso e eficácia. Este feedback ajuda você a garantir que seu painel seja eficaz. Não hesite em pedir feedback.

Depois de obter o feedback, aprimore-o com as alterações necessárias, se houver. Seu painel do Excel está pronto para uso.

Compartilhe o painel

Você precisa disponibilizar o painel do Excel para o público-alvo. Você pode fazer isso de várias maneiras.

• Envie por correio a pasta de trabalho do painel do Excel (você deve ocultar as outras planilhas além da planilha do painel. Você também pode proteger a pasta de trabalho).

• Salve a pasta de trabalho do painel do Excel em uma unidade de rede compartilhada.

• Compartilhe o painel online.

Se o painel do Excel for estático, você pode enviá-lo, mas se for dinâmico ou tiver controles interativos, deve ter uma conexão com os dados de back-end e, portanto, requer compartilhamento online.

Você pode compartilhar um painel do Excel online com qualquer uma das seguintes opções -

• Microsoft OneDrive.

  • Com sua conta do Windows Live, você terá acesso ao OneDrive, onde poderá publicar e compartilhar documentos.

• Novo Microsoft Office Online.

• Microsoft SharePoint.

Você também pode salvar o arquivo da pasta de trabalho do Excel como um arquivo Acrobat Reader (.pdf) e publicá-lo na web. Mas, mais uma vez, esta opção é apenas para os painéis estáticos.

Dicas para painéis eficazes do Excel

Para tornar um painel do Excel eficaz, você precisa fazer certas coisas e evitar algumas. Algumas dicas para painéis eficazes do Excel são as seguintes -

• Mantenha simples.

  • Um painel simples e fácil de entender é muito mais eficaz do que um painel jazz. Lembre-se de que são os dados que precisam de ênfase.

  • De acordo com Glenna Shaw, você precisa encontrar um equilíbrio entre tornar seu painel atraente o suficiente para prender o interesse do público, mas não tão estilizado a ponto de obscurecer as informações exibidas.

  • Melhor evitar efeitos 3D, gradientes, formas extras e dispositivos desnecessários.

  • Se você pode obter uma exibição enfática com formatação condicional ou Minigráficos, prefira usar tabelas a gráficos.

• Use a Formatação Condicional do Excel.

  • Use a Formatação Condicional do Excel, que fornece várias opções para atualizar automaticamente com base nos valores da tabela.

• Selecione os tipos de gráfico apropriados.

  • Lembre-se de que não existe uma regra geral para o uso de um tipo de gráfico. Às vezes, os tipos de gráfico convencionais, como gráfico de colunas, gráfico de barras, gráfico de rosca, etc. transmitem a mensagem enfaticamente mais do que os gráficos sofisticados que estão surgindo.

  • Você pode usar o comando Excel Recommend Charts para avaliar inicialmente os tipos de gráfico adequados.

  • Como você pode alterar o tipo de gráfico com um único comando do Excel - Alterar tipo de gráfico, você pode brincar para visualizar a exibição e escolher o gráfico apropriado.

• Use controles interativos.

  • Use controles interativos, como barras de rolagem, botões de opção (rádio) e caixas de seleção que ajudam o usuário a visualizar de forma fácil e eficaz os diferentes aspectos dos dados.

• Use o modelo de dados do Excel para Big Data.

  • Se você tiver grandes conjuntos de dados de várias fontes de dados, é melhor usar o Modelo de Dados do Excel, que pode lidar com milhares de linhas de dados com otimização de memória e pode agrupar tabelas de dados com relacionamentos.

• Escolha as cores apropriadas.

  • Tenha cuidado ao escolher as cores. Use as cores judicialmente para fornecer impacto suficiente, mas não anular sua finalidade. Além disso, se o público provavelmente incluir daltônicos, evite usar as cores Vermelho e Verde. Nesses casos, embora os símbolos de semáforo pareçam eficazes para os dados exibidos, eles não são adequados para o painel. Em vez disso, use uma escala de cinza.

• Use Slicers.

  • Os Slicers são mais eficazes do que listas suspensas, pois têm um impacto visual.

  • Você pode agrupar gráficos, Tabelas Dinâmicas e Gráficos Dinâmicos para usar um Slicer comum.

• Agrupe os componentes do painel do Excel.

  • Você pode adicionar interesse visual ao seu painel inserindo uma forma, como um retângulo, e colocando os componentes do painel que podem ser agrupados no topo dessa forma. Por exemplo, se estiver usando um Slicer comum, você pode agrupar todos os componentes do painel que compartilham o Slicer.

• Use hierarquias de dados do Excel.

  • Se seus dados têm hierarquias de dados inatas, defina-as no Modelo de Dados e use-as para fazer drill up e drill down de forma interativa.

• Evite o layout do painel lotado.

  • Lembre-se de que a exibição de mais informações do que o necessário sobrecarregará o público e prejudicará o foco no propósito real.

  • Não inclua nenhum dado ou gráfico em seu painel, se você puder eliminá-lo.

  • Este é um ponto de verificação importante ao testar seu painel. Avalie cada componente do painel se for necessário e suficiente.

  • Os componentes do painel e o layout devem oferecer suporte ao propósito único do seu painel.