Gestão de Biblioteca Pública - Finanças
As finanças são a espinha dorsal de qualquer biblioteca pública. Os gerentes de bibliotecas precisam controlar as operações, bem como monitorar e gerenciar as finanças da instituição. As atividades financeiras da biblioteca pública envolvem o trabalho de gerenciamento de fundos, orçamento e controle de custos. Também envolve o crescimento de ativos.
Fontes de fundos para biblioteca pública
As bibliotecas públicas podem obter fundos das seguintes fontes -
Fundos nacionais que são distribuídos aos estados ou províncias.
A empresa municipal dá fundos municipais para a biblioteca pública, que foram gerados a partir de estacionamento, impostos e outras ferramentas de geração de receita. Os bibliotecários precisam se inscrever para esses fundos.
Doações privadas, que são feitas pelos serviços de caridade e pessoas interessadas.
Às vezes, os fundos são levantados internamente por meio de leilões para venda de recursos de conhecimento.
Funções do Departamento de Finanças da Biblioteca Pública
A seguir estão as funções administradas pelo departamento financeiro de uma biblioteca pública -
Relatórios financeiros para diretores, gerentes e funcionários.
Preparação e alocação de orçamento
Gerenciando auditoria anual
Gerenciando todos os recibos
Preparação de impostos e outros registros governamentais
Relatórios para doadores e agências de financiamento
O ciclo financeiro de uma biblioteca pública
O ciclo financeiro de uma Biblioteca Pública cobre as seguintes etapas gerais -
Planning- A equipe de gestão tenta descobrir o que precisa ser feito na biblioteca, que são projetos incompletos e novos projetos. Em seguida, recomenda as conclusões aos diretores. Avalie as despesas futuras desses projetos. Diretores e revê-lo e definir metas para um período de tempo específico, como um ano.
Budgeting- Considere todas as receitas e todos os custos, e os custos necessários para as operações em andamento. Revise e analise receitas e custos do ano passado em números. Estimativa de receitas e custos para o novo ano financeiro / fiscal.
Income Sources - Alocações do governo, contribuições de círculos de amigos, subsídios, doações, venda de livros para arrecadação de fundos, multas e taxas.
Expenses - Combustível, material de biblioteca, salários do pessoal.
Operating - Execute o plano programado.
Reporting- Produzir relatórios mensais e anuais para monitorar o andamento das atividades financeiras. Ele registra o saldo inicial, a transação e o saldo final de cada fundo. O balanço patrimonial fornece uma visão geral das finanças da biblioteca.
Mobilização de Recursos em Biblioteca Pública
Existem várias maneiras pelas quais os gerentes de bibliotecas públicas podem mobilizar recursos da biblioteca. Para saber como os recursos são mobilizados, primeiro é preciso saber -
O que é mobilização de recursos?
É um termo coletivo usado para o processo de geração de renda a partir de diferentes recursos, bem como a prontidão da biblioteca para entregar os recursos de conhecimento de forma eficiente e econômica ao usuário.
Formas de arrecadação de fundos
Os gerentes da biblioteca precisam traçar uma estratégia eficaz de mobilização de recursos e executá-la com eficiência para arrecadar fundos para a biblioteca. A seguir estão algumas formas de mobilização de recursos -
Contactar uma agência doadora para obter apoio financeiro.
Realização de programas e eventos de arrecadação de fundos, convidando visitantes e solicitando doações para a biblioteca.
Manter caixas de doação nos locais de acontecimento como bancos, reuniões sociais e outras áreas públicas para solicitar doações. Essa prática gera quantidade menor, mas é apreciável.
Estabelecer pontos de coleta para as doações em espécie, como móveis, veículos, artigos de papelaria e ferramentas.
Solicitação de apoio voluntário para biblioteca de faculdades e escolas.
Captação de recursos com a venda de uma publicação e oferta de esquemas de compra.
Análise de eficácia de custo de biblioteca pública
Com os fundos limitados disponíveis, uma biblioteca pública deve utilizar seu orçamento com sabedoria. A Análise de Efetividade de Custo (CEA) é uma análise comparativa dos custos e da efetividade dos serviços prestados pelas bibliotecas públicas. Essa ferramenta também auxilia a administração na tomada de decisões de alocação de orçamento e na determinação de quais serviços serão prestados. É gerado em termos de proporção.
Cost Effective Analysis = (Costs new – Costs old) / (Effect new – Effect old)
Análise de custo-benefício da biblioteca pública
A Análise de Custo-Benefício (CBA) é conduzida para determinar o quão ruim ou excelente a execução de qualquer plano foi. Ele mede todos os resultados positivos e negativos de um programa em termos monetários.
O CBA é útil quando se trata de tomar decisões sobre investimentos e comparar duas ou mais alternativas.
Uma alternativa é escolhida pelos gerentes de biblioteca apenas quando Benefícios> Custos.
Total Cost – Total Benefit = Net Benefit
Onde,
se o benefício líquido for + ve, então o benefício de custo é + ve.
se o benefício líquido for –ve, o benefício de custo será –ve.
Relatório anual da biblioteca pública
O relatório anual de uma biblioteca pública normalmente contém as seguintes informações -
A declaração de missão da biblioteca
Carta do presidente da diretoria / curadores
Uma carta do CEO da biblioteca
Alguns depoimentos dos clientes
Alguns depoimentos dos assinantes
Linha do tempo pictórica representando marcos alcançados marcados com uma breve descrição das realizações
Os números e gráficos que representam as receitas geradas e os fundos usados durante um ano financeiro
A demonstração consolidada de atividades e posição financeira
A lista de doadores, diretores e ramos da biblioteca