Сводные таблицы Excel - сортировка данных

Вы можете отсортировать данные в сводной таблице, чтобы вам было легко найти элементы, которые вы хотите проанализировать. Вы можете отсортировать данные от наименьшего к наибольшему или от наибольшего к наименьшему значениям или в любом другом произвольном порядке по вашему выбору.

Рассмотрим следующую сводную таблицу, в которой у вас есть сводные данные о продажах по регионам, продавцам и по месяцам.

Сортировка по полям

Вы можете отсортировать данные в приведенной выше сводной таблице по полям, которые находятся в строках или столбцах - регион, продавец и месяц.

Чтобы отсортировать сводную таблицу с полем Продавец, выполните следующие действия:

• Щелкните стрелку

  
  в метках строк.

• В раскрывающемся списке выберите «Продавец» в поле «Выбрать поле».

Отображаются следующие параметры сортировки -

• Сортировать от А до Я.
• Отсортируйте от Я до А.
• Дополнительные параметры сортировки.

Кроме того, поле «Продавец» по умолчанию отсортировано в порядке возрастания. НажмитеSort Z to A. Поле «Продавец» будет отсортировано по убыванию.

Таким же образом можно отсортировать поле в столбце - Месяц, щелкнув стрелку

в метках столбцов.

Сортировка по промежуточным итогам

Предположим, вы хотите отсортировать сводную таблицу по общей сумме заказа - от наибольшей к наименьшей в каждом регионе. То есть вы хотите отсортировать сводную таблицу по промежуточным итогам.

Вы можете видеть, что стрелки

для промежуточных итогов нет. Вы все еще можете отсортировать сводную таблицу по промежуточным итогам следующим образом:

• Щелкните правой кнопкой мыши промежуточный итог любого из продавцов в столбце «Общая сумма».

• Выбрать Sort из раскрывающегося списка.

• Появится еще один раскрывающийся список с параметрами сортировки - Сортировать от наименьшего к наибольшему, Сортировка от наибольшего к наименьшему и Дополнительные параметры сортировки. Выберите Сортировать от большего к меньшему.

Промежуточные итоги в столбце «Общий итог» отсортированы от самого высокого до самого низкого значений в каждом регионе.

Аналогичным образом, если вы хотите отсортировать сводную таблицу по регионам промежуточных итогов, выполните следующие действия:

• Щелкните правой кнопкой мыши промежуточный итог любого из регионов в столбце «Общий итог».

• Щелкните Сортировать в раскрывающемся списке.

• Во втором раскрывающемся списке щелкните Сортировать от максимального к наименьшему. Сводная таблица будет отсортирована по промежуточным итогам по регионам.

Как вы можете заметить, у Юга самая высокая сумма заказа, а у Севера самая низкая.

Вы также можете отсортировать сводную таблицу по общей сумме за месяц следующим образом:

• Щелкните правой кнопкой мыши любой промежуточный итог в строке общего итога.
• В раскрывающемся списке выберите Сортировать.
• Во втором раскрывающемся списке выберите Сортировать от максимального к наименьшему.

Сводная таблица будет отсортирована по общей сумме за месяц.

Вы можете заметить, что в феврале самая высокая сумма заказа, а в марте самая низкая.

Дополнительные параметры сортировки

Предположим, вы хотите отсортировать сводную таблицу по регионам общей суммы в январе.

• Щелкните стрелку

  
  в ярлыках строк.

• В раскрывающемся списке выберите Дополнительные параметры сортировки. ВSort (Region) появится диалоговое окно.

Как вы можете заметить, в разделе «Сводка» текущий порядок сортировки указан как область сортировки в порядке возрастания. По возрастанию (от А до Я) выбрано в разделе Параметры сортировки. В поле нижеRegion отображается.

• Щелкните поле, содержащее Регион.
• Щелкните Сумма суммы заказа.

Щелкните значок More Optionsкнопка. ВMore Sort Options (Region) появится диалоговое окно.

Как видите, в разделе «Сортировать по» выбрано «Общая сумма». В разделе Сводка текущий порядок сортировки отображается какSort Region by Sum of Order Amount в порядке возрастания.

• Нажмите Values in selected column: в разделе Сортировать по.

• В поле ниже введите B5.

Как вы можете заметить, в разделе «Сводка» текущий порядок сортировки выглядит следующим образом:

• Сортировать регион по Sum of Order Amountв порядке возрастания с использованием значений в этом столбце: Январь. Щелкните ОК.

• Откроется диалоговое окно «Сортировка (регион)». Выберите По убыванию (от Я до А) по: в разделе Параметры сортировки.

В разделе «Сводка» текущий порядок сортировки выглядит следующим образом:

Отсортируйте регион по сумме суммы заказа в порядке убывания, используя значения в этом столбце: январь. Щелкните ОК. Сводная таблица будет отсортирована по регионам с использованием значений за январь.

Как вы можете заметить, в январе наибольшее количество заказов имеет Запад, а наименьшее - Север.

Сортировка данных вручную

В сводной таблице данные автоматически сортируются по выбранному вами параметру сортировки. Это называется автосортировкой.

Поместите курсор на стрелку

в ярлыках строк или столбцов.

Отобразится автосортировка, показывающая текущий порядок сортировки для каждого из полей сводной таблицы. Теперь предположим, что вы хотите отсортировать поле «Регион» в порядке - Восток, Запад, Север и Юг. Вы можете сделать это вручную следующим образом -

• Щелкните стрелку

  
  в ярлыках строк.

• Выберите регион в поле «Выбрать поле» из раскрывающегося списка.

• Нажмите More Sort Options. Откроется диалоговое окно «Сортировка (регион)».

• Выберите «Вручную» (вы можете перетаскивать элементы, чтобы переставить их).

• Щелкните ОК.

В разделе «Сводка» текущий порядок сортировки задается перетаскиванием элементов в поле «Регион» для отображения их в любом порядке.

Нажмите на восток и перетащите его наверх. Во время перетаскивания на восток через всю строку перемещается горизонтальная зеленая полоса.

Повторите перетаскивание с другими элементами поля «Регион», пока не получите требуемое расположение.

Вы можете наблюдать следующее -

• Элементы вложенного поля - Продавец также перемещаются вместе с соответствующим элементом поля «Регион». Кроме того, значения в других столбцах также изменились.

• Если вы поместите курсор на стрелку

  
  в ярлыках строк или столбцов, появится автосортировка, показывающая текущий порядок сортировки только полей «Продавец» и «Месяц». Поскольку вы отсортировали поле «Регион» вручную, оно не будет отображаться в автосортировке.

Note- Вы не можете использовать это ручное перетаскивание элементов поля, которое находится в области ЗНАЧЕНИЯ списка полей сводной таблицы. Таким образом, вы не можете перетащить значения суммы заказа в эту сводную таблицу.

Настройка параметров сортировки

В предыдущем разделе вы узнали, как установить параметр сортировки для поля вручную. У вас есть еще несколько параметров сортировки, которые вы можете установить следующим образом:

• Щелкните стрелку

  
  в ярлыках строк.

• Выберите регион в поле выбора поля.

• Щелкните Дополнительные параметры сортировки. Откроется диалоговое окно «Сортировка (регион)».

• Щелкните кнопку Дополнительные параметры.

Появится диалоговое окно «Дополнительные параметры сортировки (регион)». В этом диалоговом окне вы можете установить дополнительные параметры сортировки.

В разделе «Автосортировка» вы можете установить или снять флажок «Сортировка автоматически при каждом обновлении отчета», чтобы разрешить или остановить автоматическую сортировку при обновлении данных сводной таблицы.

• Снимаем галочку - Sort automatically каждый раз, когда отчет обновляется.

Теперь становится доступна опция первого ключевого порядка сортировки. Вы можете использовать эту опцию, чтобы выбрать индивидуальный порядок, который вы хотите использовать.

• Установите флажок под первым ключевым порядком сортировки.

Как видите, настраиваемые списки дня недели и месяца года представлены в раскрывающемся списке. Вы можете использовать любой из них, или вы можете использовать свой собственный список, такой как High, Medium, Low или список размеров S, M, L, XL, которые не расположены в алфавитном порядке.

Вы можете создавать собственные списки на вкладке ФАЙЛ на ленте. ФАЙЛ → Параметры. В диалоговом окне «Параметры Excel» нажмите «Дополнительно» и перейдите к «Общие». Вы найдете кнопку «Редактировать настраиваемые списки» рядом с полем «Создать списки» для использования в последовательностях сортировки и заполнения.

Обратите внимание, что заказной порядок сортировки списка не сохраняется при обновлении (обновлении) данных в сводной таблице.

В разделе Сортировать по вы можете нажать Grand Total or Valuesв выбранных столбцах для сортировки по этим значениям. Этот параметр недоступен, если для сортировки выбрано значение «Вручную».

Что следует учитывать при сортировке сводных таблиц

Когда вы сортируете данные в сводной таблице, помните следующее:

• Данные, в которых есть начальные пробелы, повлияют на результаты сортировки. Перед сортировкой данных удалите все начальные пробелы.

• Вы не можете сортировать текстовые записи с учетом регистра.

• Вы не можете сортировать данные по определенному формату, например по цвету ячеек или шрифта.

• Вы не можете сортировать данные по индикаторам условного форматирования, таким как наборы значков.