Excel - Краткое руководство

В этой главе вы узнаете, как запустить приложение Excel 2010 за несколько простых шагов. Предполагая, что на вашем компьютере установлен Microsoft Office 2010, запустите приложение Excel, выполнив на вашем компьютере шаги, указанные ниже.

Step 1 - Нажмите на Start кнопка.

Step 2 - Нажмите на All Programs вариант из меню.

Step 3 - Искать Microsoft Office из подменю и щелкните его.

Step 4 - Искать Microsoft Excel 2010 из подменю и щелкните его.

Это запустит приложение Microsoft Excel 2010, и вы увидите следующее окно Excel.

Следующее базовое окно появляется при запуске приложения Excel. Давайте теперь разберемся с различными важными частями этого окна.

Вкладка файла

Вкладка Файл заменяет кнопку Office в Excel 2007. Вы можете щелкнуть ее, чтобы проверить Backstage view, куда вы приходите, когда вам нужно открыть или сохранить файлы, создать новые листы, распечатать лист и выполнить другие операции, связанные с файлами.

Панель быстрого доступа

Вы найдете эту панель инструментов чуть выше File tabи его цель - обеспечить удобное место отдыха для наиболее часто используемых команд Excel. Вы можете настроить эту панель инструментов по своему усмотрению.

Лента

Лента содержит команды, организованные по трем компонентам:

• Tabs- Они появляются в верхней части ленты и содержат группы связанных команд. Главная, Вставка, Макет страницы - примеры вкладок ленты.

• Groups- Они организуют связанные команды; имя каждой группы отображается под группой на ленте. Например, группа команд, относящихся к шрифтам или группа команд, относящихся к выравниванию и т. Д.

• Commands - Команды появляются внутри каждой группы, как указано выше.

Заголовка

Он находится посередине и вверху окна. В строке заголовка отображается программа и заголовки листов.

Помогите

В Help Iconможно использовать для получения справки по Excel в любое время. Это прекрасное руководство по различным вопросам, связанным с Excel.

Управление масштабированием

Управление масштабированием позволяет увеличить масштаб, чтобы лучше рассмотреть текст. Элемент управления масштабированием состоит из ползунка, который можно перемещать влево или вправо для увеличения или уменьшения масштаба. Кнопки + можно нажимать, чтобы увеличить или уменьшить коэффициент масштабирования.

Просмотр кнопок

Группа из трех кнопок, расположенных слева от элемента управления масштабированием, в нижней части экрана, позволяет переключаться между различными видами листа Excel.

• Normal Layout view - Это отображает страницу в нормальном виде.

• Page Layout view- Это отображает страницы в точности так, как они будут напечатаны. Это дает полноэкранный вид документа.

• Page Break view - Это предварительный просмотр того, где страницы разорвутся при печати.

Площадь листа

Область, в которую вы вводите данные. Мигающая вертикальная полоса называетсяinsertion point и представляет собой место, где будет отображаться текст при вводе.

Строка Бар

Строки пронумерованы начиная с 1 и продолжают увеличиваться по мере ввода данных. Максимальный предел - 1 048 576 строк.

Столбец Бар

Столбцы пронумерованы начиная с A и продолжают увеличиваться по мере ввода данных. После Z начнется серия AA, AB и так далее. Максимальный предел - 16 384 столбца.

Статус бар

Это отображает текущий статус активной ячейки на листе. Клетка может находиться в любом из четырех состояний (а)Ready режим, который указывает, что рабочий лист готов принять ввод пользователя (b) Edit mode указывает, что ячейка находится в режиме редактирования, если он не активирован, вы можете активировать режим редактирования, дважды щелкнув ячейку (c) Ячейка входит в Enter режим, когда пользователь вводит данные в ячейку (d) Point Режим срабатывает, когда формула вводится с использованием ссылки на ячейку путем наведения указателя мыши или клавиш со стрелками на клавиатуре.

Панель запуска диалогового окна

Это отображается в виде очень маленькой стрелки в правом нижнем углу многих групп на ленте. При нажатии этой кнопки открывается диалоговое окно или область задач, в которой представлены дополнительные параметры группы.

В Backstage viewбыл представлен в Excel 2010 и служит центральным местом для управления вашими листами. Представление Backstage помогает создавать новые листы, сохранять и открывать листы, печатать и совместно использовать листы и т. Д.

Перейти в представление Backstage очень просто. Просто нажмите наFile tabрасположен в верхнем левом углу ленты Excel. Если у вас уже нет открытого листа, вы увидите окно со списком всех недавно открытых листов следующим образом:

Если у вас уже есть открытый лист, отобразится окно с подробной информацией об открытом листе, как показано ниже. В представлении Backstage отображаются три столбца, когда вы выбираете большинство доступных параметров в первом столбце.

В первом столбце представления Backstage будут следующие параметры:

S.No.	Вариант и описание
1	Save Если существующий лист открыт, он будет сохранен как есть, в противном случае отобразится диалоговое окно с запросом имени листа.
2	Save As Отобразится диалоговое окно с запросом имени листа и типа листа. По умолчанию он сохраняется в формате листа 2010 с расширением .xlsx.
3	Open Эта опция используется для открытия существующего листа Excel.
4	Close Эта опция используется для закрытия открытого листа.
5	Info Эта опция отображает информацию об открытом листе.
6	Recent Эта опция выводит список всех недавно открытых листов.
7	New Эта опция используется для открытия нового листа.
8	Print Эта опция используется для печати открытого листа.
9	Save & Send Этот параметр сохраняет открытый лист и отображает параметры для отправки листа по электронной почте и т. Д.
10	Help Вы можете использовать эту опцию, чтобы получить необходимую справку по Excel 2010.
11	Options Используйте этот параметр, чтобы установить различные параметры, относящиеся к Excel 2010.
12	Exit Используйте эту опцию, чтобы закрыть лист и выйти.

Информация о листе

Когда вы нажимаете Info вариант, доступный в первом столбце, он отображает следующую информацию во втором столбце представления Backstage -

• Compatibility Mode- Если лист не является исходным листом Excel 2007/2010, здесь появляется кнопка «Преобразовать», позволяющая легко обновить его формат. В противном случае эта категория не появится.

• Permissions- Вы можете использовать эту опцию для защиты листа Excel. Вы можете установить пароль, чтобы никто не мог открыть ваш лист, или вы можете заблокировать лист, чтобы никто не мог редактировать ваш лист.

• Prepare for Sharing - В этом разделе выделена важная информация, которую вы должны знать о своем листе, прежде чем отправлять ее другим, например, запись изменений, внесенных вами в процессе разработки листа.

• Versions - Если лист сохранялся несколько раз, вы можете получить доступ к его предыдущим версиям из этого раздела.

Свойства листа

Когда вы нажимаете Infoвариант, доступный в первом столбце, он отображает различные свойства в третьем столбце представления Backstage. Эти свойства включают размер листа, заголовок, теги, категории и т. Д.

Вы также можете редактировать различные свойства. Просто попробуйте щелкнуть значение свойства, и если свойство доступно для редактирования, отобразится текстовое поле, в которое вы можете добавить свой текст, например заголовок, теги, комментарии, автора.

Выйти из представления Backstage

Выйти из представления Backstage очень просто. Либо нажмите наFile tab или нажмите кнопку Esc на клавиатуре, чтобы вернуться в рабочий режим Excel.

Ввод значений в лист Excel - это детская игра, и в этой главе показано, как вводить значения в лист Excel. Новый лист отображается по умолчанию, когда вы открываете лист Excel, как показано на снимке экрана ниже.

Область листа - это место, где вы вводите текст. Мигающая вертикальная полоса называется точкой вставки и представляет собой место, где будет отображаться текст при вводе. Когда вы нажимаете на поле, оно подсвечивается. Если дважды щелкнуть поле, появится мигающая вертикальная полоса, и вы сможете начать ввод данных.

Итак, просто удерживайте курсор мыши в точке ввода текста и начинайте вводить любой текст, который вы хотите ввести. Мы набрали только два слова «Hello Excel», как показано ниже. По мере ввода текст отображается слева от точки вставки.

Вот три важных момента, которые помогут вам при наборе текста:

• Нажмите Tab, чтобы перейти к следующему столбцу.
• Нажмите Enter, чтобы перейти к следующей строке.
• Нажмите Alt + Enter, чтобы ввести новую строку в том же столбце.

В Excel предусмотрено несколько способов перемещения по листу с помощью мыши и клавиатуры.

Прежде всего, давайте создадим образец текста, прежде чем мы продолжим. Откройте новый лист Excel и введите любые данные. Мы показали образец данных на скриншоте.

Дата заказа	Область	Представитель	Вещь	Единицы	Себестоимость единицы продукции	Всего
06.01.2010	Восток	Джонс	Карандаш	95	1,99	189,05
23.01.2010	Центральная	Kivell	Связующее	50	19,99	999,5
09.02.2010	Центральная	Jardine	Карандаш	36	4,99	179,64
26.02.2010	Центральная	Gill	Ручка	27	19,99	539,73
15.03.2010	Запад	Сорвино	Карандаш	56	2,99	167,44
01.04.2010	Восток	Джонс	Связующее	60	4,99	299,4
18.04.2010	Центральная	Эндрюс	Карандаш	75	1,99	149,25
05.05.2010	Центральная	Jardine	Карандаш	90	4,99	449,1
22.05.2010	Запад	Томпсон	Карандаш	32	1,99	63,68
08.06.2010	Восток	Джонс	Связующее	60	8,99	539,4
25.06.2010	Центральная	Морган	Карандаш	90	4,99	449,1
12.07.2010	Восток	Говард	Связующее	29	1,99	57,71
29.07.2010	Восток	Родитель	Связующее	81 год	19,99	1 619,19
15.08.2010	Восток	Джонс	Карандаш	35 год	4,99	174,65

Перемещение с помощью мыши

Вы можете легко переместить точку вставки, щелкнув текст в любом месте экрана. Иногда, если лист большой, вы не видите места, куда хотите переехать. В таких ситуациях вам придется использовать полосы прокрутки, как показано на следующем снимке экрана -

Лист можно прокручивать, вращая колесико мыши, что эквивалентно нажатию кнопок со стрелкой вверх или вниз на полосе прокрутки.

Перемещение с помощью полос прокрутки

Как показано на приведенном выше снимке экрана, есть две полосы прокрутки: одна для вертикального перемещения внутри листа, а другая для горизонтального перемещения. Используя вертикальную полосу прокрутки, вы можете:

• Переместитесь на одну строку вверх, щелкнув направленную вверх стрелку прокрутки.

• Переместитесь на одну строку вниз, щелкнув направленную вниз стрелку прокрутки.

• Переход на одну следующую страницу с помощью кнопки следующей страницы (сноска).

• Переход на одну предыдущую страницу с помощью кнопки предыдущей страницы (сноска).

• Использовать Browse Object кнопка для перемещения по листу от одного выбранного объекта к другому.

Перемещение с помощью клавиатуры

Следующие команды клавиатуры, используемые для перемещения по листу, также перемещают точку вставки:

Нажатие клавиши	Куда движется точка вставки
	Переслать одну коробку
	Назад одна коробка
	На одну коробку вверх
	Вниз на одну коробку
PageUp	К предыдущему экрану
PageDown	К следующему экрану
Home	В начало текущего экрана
End	В конец текущего экрана

Вы можете перемещать коробку за коробкой или лист за листом. Теперь щелкните любое поле, содержащее данные на листе. Вам нужно будет удерживать нажатой клавишу Ctrl при нажатии клавиши со стрелкой, которая перемещает точку вставки, как описано здесь -

Сочетание клавиш	Куда движется точка вставки
Ctrl +	К последнему окну, содержащему данные текущей строки.
Ctrl +	К первому окну, содержащему данные текущей строки.
Ctrl +	В первое поле, содержащее данные текущего столбца.
Ctrl +	К последнему окну, содержащему данные текущего столбца.
Ctrl + PageUp	К листу слева от текущего листа.
Ctrl + PageDown	К листу справа от текущего листа.
Ctrl + Home	К началу листа.
Ctrl + End	До конца листа.

Перемещение с помощью команды "Перейти к команде"

Нажмите F5 нажмите клавишу, чтобы использовать команду «Перейти», которая отобразит диалоговое окно, в котором вы найдете различные варианты доступа к определенному полю.

Обычно мы используем номер строки и столбца, например K5, и, наконец, нажимаем Go To кнопка.

Сохранение нового листа

После того, как вы закончите вводить новый лист Excel, пора сохранить лист / книгу, чтобы не потерять работу, которую вы сделали на листе Excel. Ниже приведены шаги для сохранения отредактированного листа Excel.

Step 1 - Щелкните значок File tab и выберите Save As вариант.

Step 2 - Выберите папку, в которой вы хотите сохранить лист, введите имя файла, которое вы хотите дать своему листу, и выберите тип «Сохранить как», по умолчанию это .xlsx формат.

Step 3 - Наконец, нажмите Save и ваш лист будет сохранен с введенным именем в выбранной папке.

Сохранение новых изменений

Может возникнуть ситуация, когда вы открываете существующий лист и редактируете его частично или полностью, или даже вы хотите сохранить изменения между редактированием листа. Если вы хотите сохранить этот лист с тем же именем, вы можете использовать любой из следующих простых вариантов:

• Просто нажмите Ctrl + S ключи для сохранения изменений.

• При желании вы можете щелкнуть значок дискеты в верхнем левом углу и чуть выше File tab. Эта опция также сохранит изменения.

• Вы также можете использовать третий метод для сохранения изменений, то есть Save опция доступна чуть выше Save As вариант, как показано на снимке экрана выше.

Если ваш лист новый и до сих пор не сохранялся, то при использовании любого из трех вариантов word отобразит диалоговое окно, позволяющее выбрать папку и ввести имя листа, как описано в случае сохранения нового листа.

Создание нового рабочего листа

При запуске Microsoft Excel всегда открываются три новых пустых листа. Ниже приведены шаги, объясняющие, как создать новый рабочий лист, если вы хотите запустить другой новый рабочий лист, пока вы работаете с ним, или если вы закрыли уже открытый рабочий лист и хотите начать новый рабочий лист.

Step 1 - Щелкните правой кнопкой мыши Sheet Name и выберите Insert вариант.

Step 2 - Теперь вы увидите диалоговое окно «Вставка» с выбором Worksheetвариант, выбранный на общей вкладке. Щелкните значокOk кнопка.

Теперь у вас должен быть чистый лист, как показано ниже, и вы можете начать вводить текст.

Вы можете в любой момент создать чистый лист с помощью ярлыка. Попробуйте использоватьShift+F11 ключей, и вы увидите, что новый пустой лист открыт, как на листе выше.

Копировать лист

Прежде всего, давайте создадим образец текста, прежде чем мы продолжим. Откройте новый лист Excel и введите любые данные. Мы показали образец данных на скриншоте.

Дата заказа	Область	Представитель	Вещь	Единицы	Себестоимость единицы продукции	Всего
06.01.2010	Восток	Джонс	Карандаш	95	1,99	189,05
23.01.2010	Центральная	Kivell	Связующее	50	19,99	999,5
09.02.2010	Центральная	Jardine	Карандаш	36	4,99	179,64
26.02.2010	Центральная	Gill	Ручка	27	19,99	539,73
15.03.2010	Запад	Сорвино	Карандаш	56	2,99	167,44
01.04.2010	Восток	Джонс	Связующее	60	4,99	299,4
18.04.2010	Центральная	Эндрюс	Карандаш	75	1,99	149,25
05.05.2010	Центральная	Jardine	Карандаш	90	4,99	449,1
22.05.2010	Запад	Томпсон	Карандаш	32	1,99	63,68
08.06.2010	Восток	Джонс	Связующее	60	8,99	539,4
25.06.2010	Центральная	Морган	Карандаш	90	4,99	449,1
12.07.2010	Восток	Говард	Связующее	29	1,99	57,71
29.07.2010	Восток	Родитель	Связующее	81 год	19,99	1 619,19
15.08.2010	Восток	Джонс	Карандаш	35 год	4,99	174,65

Вот шаги, чтобы скопировать весь рабочий лист.

Step 1 - Щелкните правой кнопкой мыши Sheet Name и выберите Move or Copy вариант.

Step 2 - Теперь вы увидите диалоговое окно «Переместить» или «Копировать» с выбором Worksheetвариант, выбранный на общей вкладке. Щелкните значокOk кнопка.

Выбрать Create a Copy Установите флажок для создания копии текущего листа и параметр Перед листом как (move to end) так что новый лист создается в конце.

нажмите Ok Кнопка.

Теперь у вас должен быть скопированный лист, как показано ниже.

Вы можете переименовать лист, дважды щелкнув по нему. При двойном щелчке имя листа становится редактируемым. Введите любое имя, скажем Sheet5, и нажмите клавишу Tab или Enter.

Скрытие рабочего листа

Вот шаг, чтобы скрыть рабочий лист.

Step - Щелкните правой кнопкой мыши Sheet Name и выберите Hideвариант. Лист будет скрыт.

Показать рабочий лист

Вот шаги, чтобы отобразить рабочий лист.

Step 1 - Щелкните правой кнопкой мыши на любом Sheet Name и выберите Unhide... вариант.

Step 2 - Выбрать Sheet Name показать в Unhide диалоговое окно, чтобы показать лист.

нажмите Ok Кнопка.

Теперь у вас будет скрытый лист обратно.

Удалить лист

Вот шаг, чтобы удалить рабочий лист.

Step - Щелкните правой кнопкой мыши Sheet Name и выберите Delete вариант.

Лист будет удален, если он пуст, иначе вы увидите подтверждающее сообщение.

нажмите Delete Кнопка.

Теперь ваш рабочий лист будет удален.

Закрыть книгу

Вот шаги, чтобы закрыть книгу.

Step 1 - Щелкните значок Close Button как показано ниже.

Вы увидите подтверждающее сообщение, чтобы сохранить книгу.

Step 2 - Нажмите кнопку SaveКнопка для сохранения книги, как мы это делали в MS Excel - глава « Сохранить книгу» .

Теперь ваш рабочий лист будет закрыт.

Давайте посмотрим, как открыть книгу из Excel в следующих шагах.

Step 1 - Щелкните значок File Menu как показано ниже. Вы можете увидетьOpen option в File Menu.

Есть еще два столбца Недавние книги и Недавние места, где вы можете увидеть недавно открытые книги и недавние места, из которых были открыты книги.

Step 2 - Нажав на Open Optionоткроет диалоговое окно просмотра, как показано ниже. Просмотрите каталог и найдите файл, который нужно открыть.

Step 3 - После выбора книги ваша книга откроется, как показано ниже -

MS Excel предоставляет контекстную справку при наведении указателя мыши. Чтобы увидеть контекстную справку по определенному параметру меню, наведите указатель мыши на этот параметр на некоторое время. Затем вы можете увидеть контекстную справку, как показано ниже.

Получение дополнительной помощи

Чтобы получить дополнительную помощь по MS Excel от Microsoft, вы можете нажать F1 или по File → Help → Support → Microsoft Office Help.

В MS Excel, имеются 1048576*16384клетки. Ячейка MS Excel может иметьText, Numeric value or formulas. Ячейка MS Excel может содержать не более 32000 символов.

Вставка данных

За inserting data в MS Excel, просто активируйте текст или число типа ячейки и нажмите клавишу ввода или клавиши навигации.

Вставка формулы

Чтобы вставить формулу в MS Excel, перейдите в строку формул, введите формулу и нажмите клавишу ввода или клавишу навигации. См. Снимок экрана ниже, чтобы понять это.

Изменение содержимого ячейки

Для изменения содержимого ячейки просто активируйте ячейку, введите новое значение, а затем нажмите клавишу ввода или кнопку навигации, чтобы увидеть изменения. См. Снимок экрана ниже, чтобы понять это.

MS Excelпредоставляет различные способы выбора данных на листе. Давайте посмотрим на эти пути.

Выбрать мышью

Перетащите указатель мыши на данные, которые хотите выбрать. Он выберет эти ячейки, как показано ниже.

Выбрать со специальным

Если вы хотите выбрать конкретный регион, выберите любую ячейку в этом регионе. НажатиеF5 отобразит следующее диалоговое окно.

Нажмите на Special buttonчтобы увидеть диалоговое окно ниже. Выбратьcurrent regionот радио-кнопок. Нажмите наok чтобы увидеть текущий выбранный регион.

Как вы можете видеть на экране ниже, данные выбраны для текущего региона.

MS Excelпредоставляет различные способы удаления данных на листе. Давайте посмотрим на эти пути.

Удалить с помощью мыши

Выберите данные, которые хотите удалить. Right Clickна листе. Выберитеdelete option, чтобы удалить данные.

Удалить с помощью клавиши удаления

Выберите данные, которые хотите удалить. Нажмите наDelete Button с клавиатуры он удалит данные.

Выборочное удаление для строк

Выберите строки, которые вы хотите удалить с помощью Mouse click + Control Key.Затем щелкните правой кнопкой мыши, чтобы отобразить различные параметры. ВыберитеDelete option для удаления выбранных строк.

Посмотрим, как мы можем Move Data с участием MS Excel.

Step 1 - Выберите данные, которые вы хотите переместить. Right Click и выберите cut option.

Step 2 - Select the first cellкуда вы хотите переместить данные. Щелкните его правой кнопкой мыши иpaste the data. Вы можете видеть, что данные перемещены.

Основные сведения о строках и столбцах

MS Excel имеет табличный формат, состоящий из строк и столбцов.

• Строка проходит горизонтально, а столбец - вертикально.

• Каждая строка идентифицируется номером строки, который проходит вертикально с левой стороны листа.

• Каждый столбец идентифицируется заголовком столбца, который проходит горизонтально вверху листа.

За MS Excel 2010, номера строк варьируются от 1 to 1048576; в итоге 1048576 строк и столбцов варьируется от A to XFD; в итоге 16384 столбцы.

Навигация по строкам и столбцам

Давайте посмотрим, как перейти к последней строке или последнему столбцу.

• Вы можете перейти к последней строке, нажав Control + Down Navigation arrow.

• Вы можете перейти к последнему столбцу, нажав Control + Right Navigation arrow.

Введение в ячейку

Пересечение строк и столбцов называется cell.

Ячейка идентифицируется с Combination of column header and row number.

Например - А1, А2.

MS Excel обеспечивает copy pasteвариант по-разному. Самый простой метод копирования и вставки показан ниже.

Копировать вставить

• Чтобы скопировать и вставить, просто выберите ячейки, которые хотите скопировать. выберитеcopy option после щелчка правой кнопкой мыши или нажатия Control + C.

• Выберите ячейку, в которую вам нужно вставить это скопированное содержимое. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите вариант вставки или нажмитеControl + V.

В этом случае, MS Excel скопирует все, например значения, формулы, форматы, комментарии и проверку. MS Excel перезапишет содержимое пастой. Если вы хотите отменить это, нажмитеControl + Z с клавиатуры.

Копировать и вставить с помощью буфера обмена Office

Когда вы копируете данные в MS Excel, он помещает скопированный контент в Windows и буфер обмена Office. Вы можете просмотреть содержимое буфера обмена с помощьюHome → Clipboard. Просмотрите содержимое буфера обмена. Выберите ячейку, в которую нужно вставить. Нажмите «Вставить», чтобы вставить содержимое.

Специальное копирование и вставка

В некоторых случаях вы можете не захотеть копировать все. Например, вы хотите скопировать только значения или хотите скопировать только форматирование ячеек. Выберите специальную опцию вставки, как показано ниже.

Ниже приведены различные варианты, доступные в специальной вставке.

• All - Вставляет содержимое ячейки, форматы и данные проверки из буфера обмена Windows.

• Formulas - Вставляет формулы, но не форматирует.

• Values - Вставляет только значения, а не формулы.

• Formats - Вставляет только форматирование исходного диапазона.

• Comments - Вставляет комментарии в соответствующие ячейки.

• Validation - Вставляет валидацию, примененную в ячейках.

• All using source theme - Вставляет формулы и все форматирование.

• All except borders - Вставляет все, кроме границ, которые появляются в исходном диапазоне.

• Column Width - Вставляет формулы, а также дублирует ширину столбца скопированных ячеек.

• Formulas & Number Formats - Вставляет только формулы и форматирование чисел.

• Values & Number Formats - Вставляет результаты формул плюс число.

• Merge Conditional Formatting- Этот значок отображается только в том случае, если скопированные ячейки содержат условное форматирование. При щелчке он объединяет скопированное условное форматирование с любым условным форматированием в целевом диапазоне.

• Transpose- Изменяет ориентацию скопированного диапазона. Строки становятся столбцами, а столбцы становятся строками. Все формулы в скопированном диапазоне настраиваются таким образом, чтобы они работали правильно при транспонировании.

MS Excel обеспечивает Find & Replace возможность поиска текста на листе.

Диалог поиска и замены

Давайте посмотрим, как получить доступ к диалогу поиска и замены.

Чтобы получить доступ к функции поиска и замены, выберите Home → Find & Select → Find или нажмите Control + F Key. См. Изображение ниже.

Вы можете увидеть Find and Replace dialogue как показано ниже.

Вы можете заменить найденный текст новым текстом в Replace tab.

Изучение вариантов

Теперь давайте посмотрим на различные варианты, доступные в диалоговом окне «Найти».

• Within - Определение поиска должно быть на листе или в книге.

• Search By - Указание внутреннего метода поиска по строкам или по столбцам.

• Look In - Если вы хотите также найти текст в формуле, выберите эту опцию.

• Match Case - Если вы хотите, чтобы регистр совпадал с нижним или верхним регистром слов, установите этот флажок.

• Match Entire Cell Content - Если вы хотите точное совпадение слова с ячейкой, отметьте эту опцию.

MS Excel предоставляет функцию программы обработки текстов, которая называется Spelling check. Избавиться от орфографических ошибок можно с помощью функции проверки орфографии.

Основа проверки орфографии

Давайте посмотрим, как получить доступ к проверке орфографии.

• Чтобы получить доступ к проверке правописания, выберите Review ➪ Spelling или нажмите F7.

• Чтобы проверить правописание только в определенном диапазоне, select the range прежде чем активировать проверку орфографии.

• Если программа проверки орфографии находит слова, которые не распознает как правильные, она отображает Spelling dialogue с предложенными вариантами.

Изучение вариантов

Давайте посмотрим на различные варианты, доступные в spell check диалог.

• Ignore Once - Игнорирует слово и продолжает проверку орфографии.

• Ignore All - Игнорирует слово и все его последующие вхождения.

• Add to Dictionary - Добавляет слово в словарь.

• Change - Изменяет слово на выбранное слово в списке предложений.

• Change All - Изменяет слово на выбранное слово в списке предложений и изменяет все последующие его вхождения без запроса.

• AutoCorrect - Добавляет слово с ошибкой и его правильное написание (которое вы выбираете из списка) в список автозамены.

Ползунок масштабирования

По умолчанию все на экране отображается на 100% в MS Excel. Вы можете изменить процент масштабирования с 10% (крошечный) до 400% (огромный). Масштабирование не меняет размер шрифта, поэтому оно не влияет на вывод на печать.

Вы можете просмотреть ползунок масштабирования в правом нижнем углу книги, как показано ниже.

Приблизить

Вы можете увеличить книгу, переместив ползунок вправо. Это изменит единственный вид книги. Вы можете увеличить масштаб до 400%. См. Снимок экрана ниже.

Уменьшить

Вы можете уменьшить масштаб книги, переместив ползунок влево. Это изменит единственный вид книги. Вы можете увеличить максимум на 10%. См. Снимок экрана ниже.

Если вы хотите вставить некоторые символы или специальные символы, которых нет на клавиатуре, в этом случае вам необходимо использовать Symbols option.

Использование символов

Идти к Insert » Symbols » Symbolдля просмотра доступных символов. Вы можете увидеть множество доступных символов, таких как Pi, альфа, бета и т. Д.

Выберите символ, который хотите добавить, и нажмите «Вставить», чтобы использовать этот символ.

Использование специальных символов

Идти к Insert » Symbols » Special Charactersдля просмотра доступных специальных символов. Вы можете увидеть множество доступных специальных символов, таких как Copyright, Registered и т. Д.

Выберите специальный символ, который вы хотите добавить, и нажмите «Вставить», чтобы использовать специальный символ.

Добавление комментария в ячейку

Добавление комментария к ячейке помогает понять назначение ячейки, какие входные данные она должна иметь и т. Д. Это помогает в правильной документации.

Чтобы добавить комментарий к ячейке, выберите ячейку и выполните любое из действий, указанных ниже.

• Выберите Обзор »Комментарии» Новый комментарий.
• Щелкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите из доступных вариантов «Вставить комментарий».
• Нажмите Shift + F2.

Изначально комментарий состоит из имени пользователя компьютера. Вы должны изменить его текстом для комментария ячейки.

Изменение комментария

Вы можете изменить комментарий, который вы ввели ранее, как указано ниже.

• Выберите ячейку, в которой отображается комментарий.
• Щелкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите «Изменить комментарий» из доступных вариантов.
• Измените комментарий.

Форматирование комментария

Для комментариев доступны различные варианты форматирования. Для форматирования комментарияRight click on cell » Edit comment » Select comment » Right click on it » Format comment. При форматировании комментария вы можете изменить цвет, шрифт, размер и т. Д. Комментария.

Текстовые поля

Текстовые поля - это специальные графические объекты, которые объединяют текст с прямоугольным графическим объектом. Текстовые поля и комментарии к ячейкам аналогичны отображению текста в прямоугольном поле. Но текстовые поля всегда видны, а комментарии к ячейкам становятся видимыми после выбора ячейки.

Добавление текстовых полей

Чтобы добавить текстовое поле, выполните следующие действия.

• Выберите Вставить »Текстовое поле» выберите текстовое поле или нарисуйте его.

Изначально комментарий состоит из имени пользователя компьютера. Вы должны изменить его текстом для комментария ячейки.

Форматирование текстового поля

После добавления текстового поля вы можете отформатировать его, изменив шрифт, размер шрифта, стиль шрифта, выравнивание и т. Д. Давайте рассмотрим некоторые важные параметры форматирования текстового поля.

• Fill- Определяет заполнение текстового поля, например Без заливки, сплошная заливка. Также указывается прозрачность заливки текстового поля.

• Line Colour - Определяет цвет линии и прозрачность линии.

• Line Style - Задает стиль и ширину линии.

• Size - Задает размер текстового поля.

• Properties - Задает некоторые свойства текстового поля.

• Text Box - Задает макет текстового поля, параметр автоподгонки и внутренние поля.

Отменить изменения

Вы можете отменить почти каждое действие в Excel с помощью команды «Отменить». Мы можем отменить изменения двумя способами.

• На панели инструментов быстрого доступа »Нажмите« Отменить ».
• Нажмите Control + Z.

Вы можете отменить эффекты последних 100 действий, которые вы выполнили, выполнив Отменить более одного раза. Если щелкнуть стрелку справа от кнопки «Отменить», вы увидите список действий, которые можно отменить. Щелкните элемент в этом списке, чтобы отменить это действие и все последующие действия, которые вы выполняли.

Вернуть изменения

Вы можете снова отменить действие, выполненное с помощью отмены в Excel, с помощью команды «Повторить». Мы можем повторить изменения двумя способами.

• На панели инструментов быстрого доступа »Нажмите« Вернуть ».
• Нажмите Control + Y.

Форматирование ячейки

Ячейка MS Excel может содержать различные типы данных, такие как числа, валюта, даты и т. Д. Вы можете установить тип ячейки различными способами, как показано ниже -

• Щелкните правой кнопкой мыши ячейку »Форматировать ячейки» Число.
• Щелкните ленту на ленте.

Различные форматы ячеек

Ниже представлены различные форматы ячеек.

• General - Это формат ячейки по умолчанию для ячейки.

• Number - Это отображает ячейку как число с разделителем.

• Currency - Это отображает ячейку как валюту, то есть со знаком валюты.

• Accounting - Аналогично валюте, используется для целей бухгалтерского учета.

• Date- Различные форматы даты доступны в этом , как 17-09-2013, 17 - ^й -Sep-2013 и т.д.

• Time - Здесь доступны различные форматы времени, например 13:30, 13:30 и т. Д.

• Percentage - Отображает ячейку в процентах с десятичными знаками, например 50,00%.

• Fraction - При этом ячейка отображается в виде дроби, например 1/4, 1/2 и т. Д.

• Scientific - Это отображает ячейку как экспоненту, например 5.6E + 01.

• Text - Отображает ячейку как обычный текст.

• Special - Специальные форматы ячейки, такие как почтовый индекс, номер телефона.

• Custom - Вы можете использовать собственный формат, используя это.

Вы можете назначить любой из шрифтов, установленных для вашего принтера, ячейкам на листе.

Установка шрифта из дома

Вы можете установить шрифт выделенного текста из Home » Font group » select the font.

Установка шрифта из диалогового окна формата ячейки

• Щелкните правой кнопкой мыши ячейку »Форматировать ячейки» Вкладка «Шрифт»
• Нажмите Control + 1 или Shift + Control + F

Вы можете изменить текстовое оформление ячейки, чтобы изменить ее внешний вид.

Украшение текста

На вкладке «Главная» ленты доступны различные параметры, как указано ниже.

• Bold - Текст выделяется жирным шрифтом, выбирая Home » Font Group » Click B или нажмите Control + B.

• Italic - Делает текст курсивом, выбирая Home » Font Group » Click I или нажмите Control + I.

• Underline - Подчеркивает текст, выбирая Home » Font Group » Click U или нажмите Control + U.

• Double Underline - Текст выделяется двойным подчеркиванием при выборе Home » Font Group » Click arrow near U » Select Double Underline.

Дополнительные параметры оформления текста

В разделе «Форматирование ячеек» »Вкладка« Шрифт »» «Эффекты» есть дополнительные параметры, как указано ниже.

• Strike-through - Ударяет текст по центру вертикально.

• Super Script - Это заставляет контент выглядеть как суперсценарий.

• Sub Script - Это заставляет контент отображаться как вспомогательный сценарий.

Вы можете повернуть ячейку на любой градус, чтобы изменить ориентацию ячейки.

Вращение ячейки на главной вкладке

Нажми на orientation в Home tab. Выберите доступные параметры, такие как Угол против часовой стрелки, Угол по часовой стрелке и т. Д.

Поворот ячейки из ячейки форматирования

Щелкните правой кнопкой мыши по ячейке. Выберите Формат ячеек »Выравнивание» Задайте угол поворота.

Вы можете изменить цвет фона ячейки или цвет текста.

Изменение цвета фона

По умолчанию цвет фона ячейки в MS Excel белый. Вы можете изменить его по своему усмотрению изHome tab » Font group » Background color.

Изменение цвета переднего плана

По умолчанию цвет текста или переднего плана в MS Excel черный. Вы можете изменить его по своему усмотрению изHome tab » Font group » Foreground color.

Также вы можете изменить цвет переднего плана, выбрав ячейку Right click » Format cells » Font Tab » Color.

Если вам не нравится выравнивание ячейки по умолчанию, вы можете внести изменения в выравнивание ячейки. Ниже приведены различные способы сделать это.

Изменить выравнивание на главной вкладке

Вы можете изменить горизонтальное и вертикальное выравнивание ячейки. По умолчанию Excel выравнивает числа по правому краю, а текст по левому краю. Нажмите на доступную опцию в группе «Выравнивание» на вкладке «Главная», чтобы изменить выравнивание.

Изменить выравнивание из ячеек формата

Щелкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите формат ячейки. В диалоговом окне формата ячеек выберитеAlignment Tab. Выберите доступные параметры из параметров Вертикальное выравнивание и Горизонтальное выравнивание.

Изучение вариантов выравнивания

1. Horizontal Alignment - Вы можете установить горизонтальное выравнивание по левому, центру, правому и т. Д.

• Left - выравнивает содержимое ячейки по левой стороне ячейки.

• Center - Центрирует содержимое ячейки в ячейке.

• Right - выравнивает содержимое ячейки по правой стороне ячейки.

• Fill - Повторяет содержимое ячейки до тех пор, пока ширина ячейки не заполнится.

• Justify- выравнивает текст слева и справа от ячейки. Этот параметр применим только в том случае, если ячейка отформатирована как обернутый текст и использует более одной строки.

2. Vertical Alignment - Вы можете установить вертикальное выравнивание по верхнему, среднему, нижнему и т. Д.

• Top Выравнивает содержимое ячейки по верхнему краю ячейки.

• Center Центрирует содержимое ячейки по вертикали в ячейке.

• Bottom Выравнивает содержимое ячейки по нижнему краю ячейки.

• JustifyВыравнивает текст в ячейке по вертикали; этот параметр применим только в том случае, если ячейка отформатирована как обернутый текст и использует более одной строки.

Объединить ячейки

MS Excel позволяет объединить две и более ячеек. Когда вы объединяете ячейки, вы не объединяете содержимое ячеек. Скорее, вы объединяете группу ячеек в одну ячейку, которая занимает одно и то же пространство.

Вы можете объединять ячейки различными способами, как указано ниже.

• выберите Merge & Center controlна ленте, что проще. Чтобы объединить ячейки, выберите ячейки, которые вы хотите объединить, а затем нажмите кнопку «Объединить и центрировать».

• выберите Alignment tab диалогового окна «Формат ячеек», чтобы объединить ячейки.

Дополнительные опции

В Home » Alignment group » Merge & Center control содержит раскрывающийся список с этими дополнительными параметрами -

• Merge Across - Когда выбран многострочный диапазон, эта команда создает несколько объединенных ячеек - по одной для каждой строки.

• Merge Cells - Объединяет выбранные ячейки без применения атрибута «Центр».

• Unmerge Cells - Разъединяет выбранные ячейки.

Перенести текст и сжать по размеру

Если текст слишком широкий, чтобы соответствовать ширине столбца, но вы не хотите, чтобы этот текст распространялся на соседние ячейки, вы можете использовать параметр «Перенести текст» или параметр «Сжать по размеру» для размещения этого текста.

Применить границы

MS Excel позволяет накладывать границы на ячейки. Для применения границы выделите диапазон ячеекRight Click » Format cells » Border Tab » Select the Border Style.

Затем вы можете применить границу, выбрав Главная вкладка »Группа шрифтов» Применить границы.

Применить затенение

Вы можете добавить затенение к ячейке из Home tab » Font Group » Select the Color.

Форматирование ячеек

В MS Excel вы можете применить форматирование к ячейке или диапазону ячеек, Right Click » Format cells » Select the tab. Доступны различные вкладки, как показано ниже.

Альтернатива размещению фона

• Number- Вы можете установить формат ячейки в зависимости от содержимого ячейки. Найдите руководство по этому вопросу в MS Excel - Настройка типа ячейки .

• Alignment- Вы можете настроить выравнивание текста на этой вкладке. Найдите руководство по этому вопросу в MS Excel - выравнивание текста .

• Font- Вы можете установить Шрифт текста на этой вкладке. По этому вопросу вы можете найти руководство в MS Excel - Установка шрифтов .

• Border- С помощью этой вкладки вы можете установить границу ячейки. По этому поводу вы можете найти руководство в MS Excel - Borders and Shades .

• Fill- На этой вкладке вы можете установить заливку ячейки. Найдите руководство по этому вопросу в MS Excel - Borders and Shades .

• Protection - На этой вкладке вы можете установить опцию защиты ячейки.

Параметры листа

MS Excel предоставляет различные варианты листов для печати, например, как правило, линии сетки ячеек не печатаются. Если вы хотите, чтобы в распечатке были линии сетки, выберитеPage Layout » Sheet Options group » Gridlines » Check Print.

Параметры в диалоговом окне параметров листа

• Print Area - Вы можете установить область печати с помощью этой опции.

• Print Titles - Вы можете настроить отображение заголовков вверху для строк и слева для столбцов.

• Print -

  • Gridlines - Линии сетки появляются при печати рабочего листа.

  • Black & White - Установите этот флажок, чтобы цветной принтер печатал диаграмму в черно-белом режиме.

  • Draft quality - Установите этот флажок, чтобы распечатать диаграмму, используя настройку чернового качества вашего принтера.

  • Rows & Column Heading - Установите этот флажок, чтобы напечатать строки и заголовки столбцов.

• Page Order -

  • Down, then Over - Сначала печатаются нижние страницы, а затем правильные.

  • Over, then Down - Сначала печатаются правильные страницы, а затем уже распечатываются предыдущие.

Маржа

Поля - это незапечатанные области по бокам, сверху и снизу распечатанной страницы. Все напечатанные страницы в MS Excel имеют одинаковые поля. Вы не можете указать разные поля для разных страниц.

Поля можно установить различными способами, как описано ниже.

• В раскрывающемся списке «Макет страницы» «Параметры страницы» »Поля можно выбрать« Нормальный »,« Широкий »,« Узкий »или пользовательский параметр.

• Эти параметры также доступны при выборе File » Print.

Если ни один из этих параметров не работает, выберите «Пользовательские поля», чтобы отобразить вкладку «Поля» в диалоговом окне «Параметры страницы», как показано ниже.

Центр на странице

По умолчанию Excel выравнивает распечатанную страницу по верхнему и левому полям. Если вы хотите, чтобы вывод был центрирован по вертикали или горизонтали, установите соответствующий флажок в разделе «Центр на странице» вкладки «Поля», как показано на скриншоте выше.

Ориентация страницы

Ориентация страницы относится к тому, как вывод печатается на странице. При изменении ориентации разрывы страниц на экране автоматически настраиваются в соответствии с новой ориентацией бумаги.

Типы ориентации страницы

• Portrait - Книжная для печати высоких страниц (по умолчанию).

• Landscape- Альбомная для печати широких страниц. Альбомная ориентация полезна, когда у вас есть широкий диапазон, который не помещается на вертикально ориентированной странице.

Изменение ориентации страницы

• Выберите Макет страницы »Параметры страницы» Ориентация »Книжная или Альбомная.

• Выберите Файл »Печать.

Верхний и нижний колонтитулы

Верхний колонтитул - это информация, которая появляется вверху каждой напечатанной страницы, а нижний колонтитул - это информация, которая появляется внизу каждой печатной страницы. По умолчанию новые книги не имеют верхних и нижних колонтитулов.

Добавление верхнего и нижнего колонтитула

• Выберите диалоговое окно «Параметры страницы» »Вкладка« Верхний колонтитул »или« Нижний колонтитул ».

Вы можете выбрать предопределенный верхний и нижний колонтитулы или создать свои собственные.

• &[Page] - Отображает номер страницы.

• &[Pages] - Отображает общее количество страниц для печати.

• &[Date] - Отображает текущую дату.

• &[Time] - Отображает текущее время.

• &[Path]&[File] - Отображает полный путь и имя файла книги.

• &[File] - Отображает имя книги.

• &[Tab] - Отображает имя листа.

Другие параметры верхнего и нижнего колонтитула

Когда в режиме макета страницы выбран верхний или нижний колонтитул, Header & Footer » Design » Options группа содержит элементы управления, которые позволяют указать другие параметры -

• Different First Page - Установите этот флажок, чтобы указать другой верхний или нижний колонтитул для первой напечатанной страницы.

• Different Odd & Even Pages - Установите этот флажок, чтобы указать другой верхний или нижний колонтитул для нечетных и четных страниц.

• Scale with Document- Если этот флажок установлен, размер шрифта в верхнем и нижнем колонтитулах будет изменен. Соответственно если документ масштабируется при печати. Эта опция включена по умолчанию.

• Align with Page Margins- Если этот флажок установлен, левый верхний и нижний колонтитулы будут выровнены по левому полю, а правые верхний и нижний колонтитулы будут выровнены по правому полю. Эта опция включена по умолчанию.

Разрывы страниц

Если вы не хотите, чтобы строка печаталась на странице сама по себе или вы не хотите, чтобы строка заголовка таблицы была последней строкой на странице. MS Excel дает вам точный контроль надpage breaks.

MS Excel автоматически обрабатывает разрывы страниц, но иногда может потребоваться принудительный разрыв страницы either a vertical or a horizontal one. чтобы отчет печатался так, как вы хотите.

Например, если ваш рабочий лист состоит из нескольких отдельных разделов, вы можете распечатать каждый раздел на отдельном листе бумаги.

Вставка разрывов страниц

Insert Horizontal Page Break- Например, если вы хотите, чтобы строка 14 была первой строкой новой страницы, выберите ячейку A14. Тогда выбирайPage Layout » Page Setup Group » Breaks» Insert Page Break.

Insert vertical Page break - В этом случае обязательно поместите указатель в строку 1. Выберите Page Layout » Page Setup » Breaks » Insert Page Break для создания разрыва страницы.

Удаление разрывов страниц

• Remove a page break you’ve added - Переместите указатель ячейки на первую строку под ручным разрывом страницы, а затем выберите Макет страницы »Параметры страницы» Разрывы »Удалить разрыв страницы.

• Remove all manual page breaks - Выберите Макет страницы »Параметры страницы» Разрывы »Сбросить все разрывы страниц.

Фоновая картинка

К сожалению, на распечатках не может быть фонового изображения. Вы могли заметитьPage Layout » Page Setup » Background command.Эта кнопка отображает диалоговое окно, в котором можно выбрать изображение для отображения в качестве фона. Размещение этого элемента управления среди других команд, связанных с печатью, вводит в заблуждение. Фоновые изображения, размещенные на листе, никогда не печатаются.

Альтернатива размещению фона

• Вы можете вставить фигуру, объект WordArt или рисунок на лист, а затем настроить его прозрачность. Затем скопируйте изображение на все распечатанные страницы.

• Вы можете вставить объект в верхний или нижний колонтитул страницы.

Морозильные стекла

Если вы настроили рабочий лист с заголовками строк или столбцов, эти заголовки не будут видны при прокрутке вниз или вправо. MS Excel предоставляет удобное решение этой проблемы с замораживанием окон. Закрепление панелей сохраняет заголовки видимыми, пока вы прокручиваете лист.

Использование области замораживания

Следуйте инструкциям ниже, чтобы закрепить панели.

• Выберите первую строку, или первый столбец, или строку ниже, которую вы хотите закрепить, или столбец справа от области, которую вы хотите закрепить.

• выберите View Tab » Freeze Panes.

• Выберите подходящий вариант -

  • Freeze Panes - Заморозить область ячеек.

  • Freeze Top Row - Чтобы заморозить первую строку рабочего листа.

  • Freeze First Column - Чтобы заморозить первый столбец рабочего листа.

• Если вы выбрали «Закрепить верхнюю строку», вы увидите, что первая строка появляется вверху после прокрутки. См. Снимок экрана ниже.

Разморозить стекла

Чтобы разморозить панели, выберите View Tab » Unfreeze Panes.

Условное форматирование

Функция условного форматирования MS Excel 2010 позволяет форматировать диапазон значений таким образом, чтобы значения, выходящие за определенные пределы, форматировались автоматически.

выберите Home Tab » Style group » Conditional Formatting dropdown.

Различные варианты условного форматирования

• Highlight Cells Rules - Он открывает меню продолжения с различными параметрами для определения правил форматирования, которые выделяют ячейки в выделенном фрагменте ячеек, которые содержат определенные значения, текст или даты, или имеют значения больше или меньше определенного значения, или которые попадают в определенные диапазоны значений.

Предположим, вы хотите найти ячейку с суммой 0 и пометить их как красные. Выберите Диапазон ячеек »Вкладка« Главная »» Выпадающее меню «Условное форматирование» »Выделить правила для ячеек» Равно.

После нажатия кнопки ОК ячейки с нулевым значением будут отмечены красным цветом.

• Top/Bottom Rules - Он открывает дополнительное меню с различными параметрами для определения правил форматирования, которые выделяют верхнее и нижнее значения, проценты, а также значения выше и ниже среднего в выбранных ячейках.

Предположим, вы хотите выделить верхние 10% строк, вы можете сделать это с помощью этих правил Top / Bottom.

• Data Bars - Он открывает палитру с полосами данных разных цветов, которые можно применить к выделению ячеек, чтобы указать их значения относительно друг друга, щелкнув миниатюру панели данных.

С этим условным форматированием столбцы данных появятся в каждой ячейке.

• Color Scales - Он открывает палитру с различными трех- и двухцветными шкалами, которые можно применить к выделению ячеек, чтобы указать их значения относительно друг друга, щелкнув миниатюру цветовой шкалы.

См. Снимок экрана ниже с цветовыми шкалами и условным форматированием.

• Icon Sets - Он открывает палитру с различными наборами значков, которые можно применить к выделению ячеек, чтобы указать их значения относительно друг друга, щелкнув набор значков.

См. Снимок экрана ниже с примененным условным форматированием наборов значков.

• New Rule - Он открывает диалоговое окно «Новое правило форматирования», в котором вы определяете настраиваемое правило условного форматирования, применяемое к выделению ячеек.

• Clear Rules - Он открывает меню продолжения, в котором вы можете удалить правила условного форматирования для выбора ячеек, щелкнув опцию Выбранные ячейки, для всего рабочего листа, выбрав опцию Весь лист, или только для текущей таблицы данных, выбрав опцию Эта таблица .

• Manage Rules - Он открывает диалоговое окно «Диспетчер правил условного форматирования», в котором вы редактируете и удаляете определенные правила, а также настраиваете их приоритет правила, перемещая их вверх или вниз в списке правил.

Формулы в MS Excel

Формулы - это Хлеб и масло рабочего листа. Без формулы рабочий лист будет просто табличным представлением данных. Формула состоит из специального кода, который вводится в ячейку. Он выполняет некоторые вычисления и возвращает результат, который отображается в ячейке.

В формулах используются различные операторы и функции рабочего листа для работы со значениями и текстом. Значения и текст, используемые в формулах, могут быть расположены в других ячейках, что упрощает изменение данных и придает рабочим листам их динамический характер. Например, вы можете быстро изменить данные на листе, и формулы будут работать.

Элементы формул

Формула может состоять из любого из этих элементов -

• Mathematical operators, such as +(for addition) and *(for multiplication)

  Example −

  • = A1 + A2 Складывает значения в ячейках A1 и A2.

• Values or text

  Example −

  • = 200 * 0,5 Умножается на 200 раз 0,15. Эта формула использует только значения и всегда возвращает тот же результат, что и 100.

• Cell references (including named cells and ranges)

  Example -

  • = A1 = C12 Сравнивает ячейку A1 с ячейкой C12. Если ячейки идентичны, формула возвращает ИСТИНА; в противном случае возвращается FALSE.

• Worksheet functions (such as SUMor AVERAGE)

  Example -

  • = СУММ (A1: A12) Складывает значения в диапазоне A1: A12.

Создание формулы

Для создания формулы вам необходимо ввести текст в строке формул. Формула начинается со знака «=». При построении формул вручную вы можете либо ввести адреса ячеек, либо указать на них на листе. ИспользуяPointing methodПредоставление адресов ячеек для формул часто оказывается более простым и мощным методом построения формул. Когда вы используете встроенные функции, вы щелкаете ячейку или перетаскиваете через диапазон ячеек, который хотите использовать при определении аргументов функции в диалоговом окне «Аргументы функции». См. Снимок экрана ниже.

Как только вы вводите формулу, Excel вычисляет результат, который затем отображается внутри ячейки на листе (однако содержимое формулы по-прежнему отображается на панели формул в любое время, когда ячейка активна). Если вы допустили ошибку в формуле, которая не позволяет Excel вообще вычислить формулу, Excel отображает диалоговое окно с предупреждением, предлагающее способ устранения проблемы.

Копирование формул в MS Excel

Копирование формул - одна из наиболее распространенных задач, которые вы выполняете в типичной электронной таблице, которая в основном полагается на формулы. Когда в формуле используются ссылки на ячейки, а не постоянные значения, Excel ставит задачу копирования исходной формулы во все места, где требуется аналогичная формула.

Относительные адреса ячеек

MS Excel автоматически корректирует ссылки на ячейки в исходной формуле в соответствии с положением копий, которые вы делаете. Это делается с помощью системы, известной какrelative cell addresses, где ссылки на столбцы в адресе ячейки в формуле изменяются в соответствии с их новым положением столбца, а ссылки на строки изменяются в соответствии с их новым положением строки.

Давайте посмотрим на это на примере. Предположим, нам нужна наконец сумма всех строк, тогда мы напишем формулу для первого столбца, то есть B. Нам нужна сумма строк с 3 по 8 в 9- ^й строке.

После написания формулы в 9- ^й строке мы можем перетащить ее в оставшиеся столбцы, и формула будет скопирована. После перетаскивания мы можем увидеть формулу в оставшихся столбцах, как показано ниже.

• column C : = СУММ (C3: C8)

• column D : = СУММ (D3: D8)

• column E : = СУММ (E3: E8)

• column F : = СУММ (F3: F8)

• column G : = СУММ (G3: G8)

Ссылки на ячейки в формулах

Большинство создаваемых вами формул содержат ссылки на ячейки или диапазоны. Эти ссылки позволяют вашим формулам динамически работать с данными, содержащимися в этих ячейках или диапазонах. Например, если ваша формула ссылается на ячейку C2 и вы изменяете значение, содержащееся в C2, результат формулы автоматически отражает новое значение. Если вы не использовали ссылки в своих формулах, вам нужно было бы отредактировать сами формулы, чтобы изменить значения, используемые в формулах.

Когда вы используете ссылку на ячейку (или диапазон) в формуле, вы можете использовать три типа ссылок: относительные, абсолютные и смешанные.

Относительные ссылки на ячейки

Ссылки на строки и столбцы могут измениться при копировании формулы в другую ячейку, поскольку ссылки фактически являются смещениями от текущей строки и столбца. По умолчанию Excel создает относительные ссылки на ячейки в формулах.

Абсолютные ссылки на ячейки

Ссылки на строки и столбцы не изменяются при копировании формулы, потому что это ссылка на фактический адрес ячейки. Абсолютная ссылка использует два знака доллара в своем адресе: один для буквы столбца и один для номера строки (например, $ A $ 5).

Смешанные ссылки на ячейки

Ссылка на строку или столбец является относительной, а другая - абсолютной. Только одна из частей адреса является абсолютной (например, $ A5 или A $ 5).

Функции в формуле

Многие создаваемые вами формулы используют доступные функции рабочего листа. Эти функции позволяют значительно расширить возможности ваших формул и выполнять вычисления, которые затруднительны, если вы используете только операторы. Например, вы можете использовать функцию LOG или SIN для вычисления логарифма или отношения Sin. Вы не можете выполнить этот сложный расчет, используя только математические операторы.

Использование функций

Когда вы вводите знак =, а затем вводите любой алфавит, вы увидите функции поиска, как показано ниже.

Предположим, вам нужно определить наибольшее значение в диапазоне. Формула не может сказать вам ответ без использования функции. Мы будем использовать формулу, которая использует функцию MAX, чтобы вернуть наибольшее значение в диапазоне B3: B8 как=MAX(A1:D100).

Еще один пример функций. Предположим, вы хотите узнать, если ячейка месяца больше 1900, тогда мы можем дать бонус торговому представителю. Мы можем добиться этого, написав формулу с функциями ЕСЛИ как=IF(B9>1900,"Yes","No")

Аргументы функций

В приведенных выше примерах вы могли заметить, что все функции используют круглые скобки. Информация в круглых скобках - это список аргументов.

Функции различаются по способу использования аргументов. В зависимости от того, что она должна делать, функция может использовать.

• No arguments - Примеры - Сейчас (), Дата () и т. Д.

• One argument - ВЕРХНИЙ (), НИЖНИЙ () и т. Д.

• A fixed number of arguments - ЕСЛИ (), МАКС (), МИН (), СРЕДНИЙ () и т. Д.

• Infinite number of arguments

• Optional arguments

Встроенные функции

MS Excel имеет множество встроенных функций, которые мы можем использовать в нашей формуле. Чтобы просмотреть все функции по категориям, выберитеFormulas Tab » Insert Function. Затем появится диалоговое окно «Вставить функцию», в котором мы можем выбрать функцию.

Функции по категориям

Давайте посмотрим на некоторые из встроенных функций в MS Excel.

• Text Functions

  • LOWER - Преобразует все символы в предоставленной текстовой строке в нижний регистр

  • UPPER - Преобразует все символы в предоставленной текстовой строке в верхний регистр

  • TRIM - Удаляет повторяющиеся пробелы и пробелы в начале и конце текстовой строки

  • CONCATENATE - Объединяет две или более текстовых строк.

  • LEFT - Возвращает указанное количество символов от начала предоставленной текстовой строки.

  • MID - Возвращает указанное количество символов из середины предоставленной текстовой строки

  • RIGHT - Возвращает указанное количество символов из конца предоставленной текстовой строки.

  • LEN - Возвращает длину предоставленной текстовой строки

  • FIND - Возвращает позицию предоставленного символа или текстовой строки из предоставленной текстовой строки (с учетом регистра).

• Date & Time

  • DATE - Возвращает дату из года, месяца и дня, заданных пользователем.

  • TIME - Возвращает время из заданных пользователем часов, минут и секунд.

  • DATEVALUE - Преобразует текстовую строку, показывающую дату, в целое число, представляющее дату в коде даты и времени Excel.

  • TIMEVALUE - Преобразует текстовую строку, показывающую время, в десятичное число, представляющее время в Excel.

  • NOW - Возвращает текущую дату и время.

  • TODAY - Возвращает сегодняшнюю дату.

• Statistical

  • MAX - Возвращает наибольшее значение из списка предоставленных чисел.

  • MIN - Возвращает наименьшее значение из списка предоставленных чисел.

  • AVERAGE - Возвращает среднее значение списка предоставленных номеров.

  • COUNT - Возвращает количество числовых значений в предоставленном наборе ячеек или значений.

  • COUNTIF - Возвращает количество ячеек (из предоставленного диапазона), удовлетворяющих заданным критериям.

  • SUM - Возвращает сумму предоставленного списка чисел.

• Logical

  • AND - Проверяет ряд определенных пользователем условий и возвращает ИСТИНА, если ВСЕ условия оцениваются как ИСТИНА, или ЛОЖЬ в противном случае.

  • OR - Проверяет ряд определенных пользователем условий и возвращает ИСТИНА, если ЛЮБОЕ из условий оценивается как ИСТИНА, или ЛОЖЬ в противном случае.

  • NOT - Возвращает логическое значение, противоположное введенному пользователем логическому значению или выражению, т. Е. Возвращает ЛОЖЬ, если предоставленный аргумент ИСТИНА, и возвращает ИСТИНА, если предоставленный аргумент - ЛОЖЬ

• Math & Trig

  • ABS - Возвращает абсолютное значение (т.е. модуль) предоставленного числа.

  • SIGN - Возвращает знак (+1, -1 или 0) предоставленного числа.

  • SQRT - Возвращает положительный квадратный корень заданного числа.

  • MOD - Возвращает остаток от деления двух предоставленных чисел.

Фильтры в MS Excel

Фильтрация данных в MS Excel означает отображение только тех строк, которые соответствуют определенным условиям. (Остальные строки скрываются.)

Используя данные магазина, если вы хотите увидеть данные, в которых размер обуви равен 36, вы можете установить фильтр для этого. Для этого выполните следующие шаги.

• Поместите курсор в строку заголовка.

• выберите Data Tab » Filter установить фильтр.

• Щелкните стрелку раскрывающегося списка в заголовке строки области и снимите флажок «Выбрать все», при этом все будет снято.

• Затем установите флажок для размера 36, который отфильтрует данные и отобразит данные для размера обуви 36.

• Некоторые номера строк отсутствуют; эти строки содержат отфильтрованные (скрытые) данные.

• Стрелка раскрывающегося списка в столбце «Область» теперь показывает другое изображение - значок, указывающий, что столбец отфильтрован.

Использование нескольких фильтров

Вы можете фильтровать записи по нескольким условиям, например, по нескольким значениям столбцов. Предположим, что после фильтрации размера 36 у вас должен быть фильтр, цвет которого равен Coffee. После настройки фильтра для размера обуви выберите столбец «Цвет» и затем установите фильтр для цвета.

Сортировка в MS Excel

При сортировке данных в MS Excel строки меняются в зависимости от содержимого определенного столбца. Вы можете отсортировать таблицу, чтобы расположить имена в алфавитном порядке. Или, может быть, вы хотите отсортировать данные по сумме от наименьшего к наибольшему или от наибольшего к наименьшему.

Чтобы отсортировать данные, выполните шаги, указанные ниже.

• Выберите столбец, по которому вы хотите отсортировать данные.
• Выберите вкладку «Данные» »Появится диалоговое окно« Сортировать ниже ».

• Если вы хотите отсортировать данные по выбранному столбцу, выберите Continue with the selection или если вы хотите сортировку на основе других столбцов, выберите Expand Selection.

• Вы можете сортировать на основании следующих условий.

  • Values - По алфавиту или по цифрам.

  • Cell Color - На основе цвета ячейки.

  • Font Color - На основе цвета шрифта.

  • Cell Icon - На основе значка ячейки.

• Нажатие ОК сортирует данные.

Опция сортировки также доступна на главной вкладке. Выберите «Главная вкладка» »Сортировка и фильтр. Вы можете увидеть тот же диалог для сортировки записей.

Диапазоны в MS Excel

Ячейка - это отдельный элемент на листе, который может содержать значение, текст или формулу. Ячейка идентифицируется по ее адресу, который состоит из буквы столбца и номера строки. Например, ячейка B1 - это ячейка во втором столбце и первой строке.

Группа ячеек называется диапазоном. Вы назначаете адрес диапазона, указав его адрес верхней левой ячейки и его адрес нижней правой ячейки, разделенные двоеточием.

Пример диапазонов -

• C24 - Диапазон, состоящий из одной ячейки.

• A1:B1 - Две ячейки, занимающие одну строку и два столбца.

• A1:A100 - 100 ячеек в столбце А.

• A1:D4 - 16 ячеек (четыре ряда по четыре столбца).

Выбор диапазонов

Вы можете выбрать диапазон несколькими способами -

• Нажмите левую кнопку мыши и перетащите, выделив диапазон. Затем отпустите кнопку мыши. Если вы перетащите до конца экрана, рабочий лист будет прокручиваться.

• Нажмите клавишу Shift, используя клавиши навигации для выбора диапазона.

• Нажмите F8, а затем переместите указатель ячейки с помощью клавиш навигации, чтобы выделить диапазон. Нажмите F8 еще раз, чтобы вернуть навигационные клавиши к нормальному перемещению.

• Введите адрес ячейки или диапазона в поле Имя и нажмите Enter. Excel выберет указанную вами ячейку или диапазон.

Выбор полных строк и столбцов

Когда вам нужно выделить всю строку или столбец. Вы можете выбирать целые строки и столбцы почти так же, как вы выбираете диапазоны -

• Щелкните границу строки или столбца, чтобы выбрать одну строку или столбец.

• Чтобы выбрать несколько смежных строк или столбцов, щелкните границу строки или столбца и перетащите, чтобы выделить дополнительные строки или столбцы.

• Чтобы выбрать несколько (несмежных) строк или столбцов, нажмите клавишу Ctrl, щелкая нужные границы строки или столбца.

Проверка данных

Функция проверки данных MS Excel позволяет вам установить определенные правила, которые определяют, что можно вводить в ячейку. Например, вы можете захотеть ограничить ввод данных в определенной ячейке целыми числами от 0 до 10. Если пользователь вводит недопустимую запись, вы можете отобразить настраиваемое сообщение, как показано ниже.

Критерии валидации

Чтобы указать тип данных, допустимый в ячейке или диапазоне, выполните следующие действия, на которых отображаются все три вкладки диалогового окна «Проверка данных».

• Выберите ячейку или диапазон.

• Выберите Данные »Инструменты обработки данных» Проверка данных. В Excel отображается диалоговое окно «Проверка данных» с 3 вкладками: «Входное сообщение» и «Предупреждение об ошибке».

Вкладка настроек

Здесь вы можете установить нужный вам тип проверки. Выберите вариант из раскрывающегося списка Разрешить. Содержимое диалогового окна «Проверка данных» изменится, и в нем будут отображаться элементы управления в зависимости от вашего выбора.

• Any Value - Выбор этого параметра удаляет все существующие проверки данных.

• Whole Number - Пользователь должен ввести целое число. Например, вы можете указать, что запись должна быть целым числом, большим или равным 50.

• Decimal- Пользователь должен ввести число. Например, вы можете указать, что запись должна быть больше или равна 10 и меньше или равна 20.

• List- Пользователь должен выбрать из предоставленного вами списка. Вы создадите раскрывающийся список с этой проверкой. Вы должны указать диапазоны ввода, тогда эти значения появятся в раскрывающемся списке.

• Date- Пользователь должен ввести дату. Вы указываете допустимый диапазон дат из вариантов в раскрывающемся списке «Данные». Например, вы можете указать, что введенные данные должны быть больше или равны 1 января 2013 г. и меньше или равны 31 декабря 2013 г.

• Time- Пользователь должен ввести время. Вы указываете допустимый временной диапазон из вариантов в раскрывающемся списке «Данные». Например, вы можете указать, что вводимые данные должны быть позже 12:00.

• Text Length- Длина данных (количество символов) ограничена. Вы указываете допустимую длину, используя раскрывающийся список «Данные». Например, вы можете указать, что длина вводимых данных равна 1 (один буквенно-цифровой символ).

• Custom - Чтобы использовать эту опцию, вы должны предоставить логическую формулу, определяющую действительность записи пользователя (логическая формула возвращает ИСТИНА или ЛОЖЬ).

Вкладка "Входное сообщение"

На этой вкладке можно установить справочное сообщение по допустимому вводу. Заполните заголовок и сообщение ввода на вкладке сообщения ввода, и сообщение ввода появится, когда ячейка будет выбрана.

Вкладка "Предупреждение об ошибке"

На этой вкладке можно указать сообщение об ошибке. Заполните заголовок и сообщение об ошибке. Выберите нужный стиль ошибки: остановка, предупреждение или информация.

Использование стилей в MS Excel

С MS Excel 2010 Named stylesупростить применение набора предопределенных параметров форматирования к ячейке или диапазону. Это экономит время, а также обеспечивает постоянство внешнего вида ячеек.

Стиль может содержать до шести различных атрибутов:

• Числовой формат
• Шрифт (тип, размер и цвет)
• Выравнивание (вертикальное и горизонтальное)
• Borders
• Pattern
• Защита (заблокированная и скрытая)

Теперь давайте посмотрим, насколько полезны стили. Предположим, вы применяете определенный стиль к примерно двадцати ячейкам, разбросанным по вашему листу. Позже вы поймете, что в этих ячейках должен быть размер шрифта 12 pt. а не 14 пт. Вместо того, чтобы изменять каждую ячейку, просто отредактируйте стиль. Все ячейки с этим конкретным стилем изменяются автоматически.

Применение стилей

выберите Home » Styles » Cell Styles. Обратите внимание, что это отображение является предварительным просмотром в реальном времени, то есть, когда вы наводите указатель мыши на варианты стиля, выбранная ячейка или диапазон временно отображает стиль. Когда вы увидите понравившийся стиль, щелкните его, чтобы применить стиль к выделенному.

Создание собственного стиля в MS Excel

Мы можем создать новый собственный стиль в Excel 2010. Чтобы создать новый стиль, выполните следующие действия:

• Выберите ячейку и нажмите Стили ячеек на вкладке «Главная».
• Щелкните New Cell Style и дайте название стилю.
• Нажмите «Форматировать», чтобы применить форматирование к ячейке.

• После применения форматирования нажмите ОК. Это добавит новый стиль стилям. Вы можете посмотреть это наHome » Styles.

Использование тем в MS Excel

Чтобы помочь пользователям создавать документы более профессионального вида, в MS Excel реализована концепция, известная как темы документов. С помощью тем можно легко указать в документе цвета, шрифты и различные графические эффекты. И, что самое главное, изменить внешний вид документа очень просто. Несколько щелчков мышью - это все, что нужно, чтобы применить другую тему и изменить внешний вид книги.

Применение тем

выберите Page layout Tab » Themes Dropdown. Обратите внимание, что это отображение является предварительным просмотром в реальном времени, то есть, когда вы наводите указатель мыши на тему, он временно отображает эффект темы. Когда вы увидите понравившийся стиль, щелкните его, чтобы применить стиль к выделенному.

Создание собственной темы в MS Excel

Мы можем создать новую настраиваемую тему в Excel 2010. Чтобы создать новый стиль, выполните следующие действия:

• Нажми на save current theme option в разделе «Тема» на вкладке «Макет страницы».

• Это сохранит текущую тему в папке офиса.

• Вы можете просмотреть тему позже, чтобы загрузить ее.

Использование шаблонов в MS Excel

Шаблон - это, по сути, модель, которая служит основой для чего-то. Шаблон Excel - это книга, которая используется для создания других книг.

Просмотр доступных шаблонов

Чтобы просмотреть шаблоны Excel, выберите File » Newдля отображения экрана доступных шаблонов в Backstage View. Вы можете выбрать шаблон, хранящийся на жестком диске, или шаблон из Microsoft Office Online. Если вы выбираете шаблон из Microsoft Office Online, вы должны быть подключены к Интернету, чтобы загрузить его. Раздел «Шаблоны Office Online» содержит ряд значков, которые представляют различные категории шаблонов. Щелкните значок, и вы увидите доступные шаблоны. Когда вы выбираете эскиз шаблона, вы можете увидеть его предварительный просмотр на правой панели.

Он-лайн шаблоны

Эти данные шаблона доступны в Интернете на сервере Microsoft. Когда вы выбираете шаблон и щелкаете по нему, он загружает данные шаблона с сервера Microsoft и открывает его, как показано ниже.

Использование шаблонов в MS Excel

Шаблон - это, по сути, модель, которая служит основой для чего-то. Шаблон Excel - это книга, которая используется для создания других книг.

Просмотр доступных шаблонов

Чтобы просмотреть шаблоны Excel, выберите File » Newдля отображения экрана доступных шаблонов в Backstage View. Вы можете выбрать шаблон, хранящийся на жестком диске, или шаблон из Microsoft Office Online. Если вы выбираете шаблон из Microsoft Office Online, вы должны быть подключены к Интернету, чтобы загрузить его. Раздел «Шаблоны Office Online» содержит ряд значков, которые представляют различные категории шаблонов. Щелкните значок, и вы увидите доступные шаблоны. Когда вы выбираете эскиз шаблона, вы можете увидеть его предварительный просмотр на правой панели.

Он-лайн шаблоны

Эти данные шаблона доступны в Интернете на сервере Microsoft. Когда вы выбираете шаблон и щелкаете по нему, он загружает данные шаблона с сервера Microsoft и открывает его, как показано ниже.

Макросы в MS Excel

Макросы позволяют автоматизировать практически любую задачу, которую вы можете выполнить в Excel 2010. Используя средство записи макросов из View Tab » Macro Dropdown для записи задач, которые вы выполняете регулярно, вы не только значительно ускоряете процедуру, но и уверены, что каждый шаг в задаче выполняется одинаково каждый раз, когда вы выполняете задачу.

Для просмотра макросов выберите View Tab » Macro dropdown.

Параметры макроса

Вкладка «Просмотр» содержит командную кнопку «Макросы», к которой открывается раскрывающееся меню, содержащее следующие три параметра.

• View Macros - Открывает диалоговое окно «Макрос», в котором вы можете выбрать макрос для запуска или редактирования.

• Record Macro- открывает диалоговое окно «Запись макроса», в котором вы определяете настройки для нового макроса, а затем запускаете средство записи макросов; это то же самое, что нажать кнопку «Запись макроса» в строке состояния.

• Use Relative References - При записи макроса используются относительные адреса ячеек, что делает макрос более универсальным, позволяя запускать его в областях рабочего листа, отличных от тех, которые изначально использовались при записи макроса.

Создание макросов

Вы можете создавать макросы одним из двух способов:

• Используйте средство записи макросов MS Excel, чтобы записывать свои действия по мере их выполнения на листе.

• Введите инструкции, которым вы хотите следовать в коде VBA, в редакторе Visual Basic.

Теперь давайте создадим простой макрос, который автоматизирует задачу выделения содержимого ячейки жирным шрифтом и применения цвета ячейки.

• Выберите вкладку «Просмотр» »раскрывающееся меню« Макрос ».
• Нажмите на «Запись макроса», как показано ниже.

• Теперь начнется запись макроса.

• Проделайте те шаги действия, которые хотите повторить многократно. Макро запишет эти шаги.

• Вы можете остановить запись макроса после выполнения всех шагов.

Изменить макрос

Вы можете редактировать созданный макрос в любое время. При редактировании макроса вы попадете в редактор программирования VBA.

Графические объекты в MS Excel

MS Excel поддерживает различные типы графических объектов, такие как Галерея фигур, SmartArt, Text Box и WordArt, доступные на вкладке Вставка ленты. Графика доступна в разделе Insert Tab. На скриншотах ниже представлены различные графические изображения, доступные в MS Excel 2010.

Вставить фигуру

• Выберите вкладку «Вставка» »раскрывающееся меню« Фигуры ».

• Выберите фигуру, которую хотите вставить. Щелкните фигуру, чтобы вставить ее.

• Чтобы отредактировать вставленную фигуру, просто перетащите ее мышью. Форма откорректирует форму.

Вставить Smart Art

• Выберите Вставить вкладку »SmartArt.

• При нажатии SmartArt откроется диалоговое окно SmartArt, как показано ниже на снимке экрана. Выберите из списка доступных smartArts.

• Щелкните SmartArt, чтобы вставить его на лист.

• Отредактируйте SmartArt в соответствии с вашими потребностями.

Вставить картинку

• Выберите вкладку «Вставка» »Картинки.

• При нажатии на картинку откроется окно поиска, как показано на снимке экрана ниже. Выберите из списка доступных картинок.

• Нажмите «Картинка», чтобы вставить ее на лист.

Вставить Word Art

• Выберите «Вставить вкладку» WordArt.

• Выберите стиль WordArt, который вам нравится, и щелкните его, чтобы ввести в него текст.

Графические объекты в MS Excel

Когда у вас есть информация, распределенная по нескольким различным электронным таблицам, может показаться сложной задачей собрать все эти различные наборы данных в один значимый список или таблицу. Вот тут-то и приходит на помощь функция Vlookup.

ВПР

VlookUp ищет значение вертикально вниз для таблицы поиска. VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup) имеет 4 параметра, как показано ниже.

• lookup_value- Это пользовательский ввод. Это значение, которое функция использует для поиска.

• The table_array- Это область ячеек, в которой находится таблица. Это включает не только столбец, по которому выполняется поиск, но и столбцы данных, для которых вы собираетесь получить нужные вам значения.

• Col_index_num - Это столбец данных, содержащий нужный вам ответ.

• Range_lookup- Это значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Если установлено значение TRUE, функция поиска дает наиболее близкое совпадение с lookup_value, не переходя через lookup_value. Если установлено значение FALSE, должно быть найдено точное совпадение lookup_value, иначе функция вернет # N / A. Обратите внимание, что для этого необходимо, чтобы столбец, содержащий lookup_value, был отформатирован в порядке возрастания.

Пример ВПР

Давайте посмотрим на очень простой пример перекрестной ссылки на две таблицы. Каждая таблица содержит информацию об одной и той же группе людей. В первой таблице указаны даты их рождения, а во второй - их любимый цвет. Как составить список, в котором указаны имя человека, дата его рождения и его любимый цвет? В этом случае поможет ВЛОООКУП. Прежде всего, давайте посмотрим данные на обоих листах.

Это данные на первом листе

Это данные на втором листе

Теперь, чтобы найти соответствующий любимый цвет для этого человека на другом листе, нам нужно просмотреть данные. Первый аргумент VLOOKUP - это поисковое значение (в данном случае имя человека). Второй аргумент - это массив таблиц, который представляет собой таблицу на втором листе от B2 до C11. Третий аргумент VLOOKUP - это номер индекса столбца, который и является ответом, который мы ищем. В данном случае это 2, номер столбца цвета - 2. Четвертый аргумент - True, возвращающее частичное совпадение, или false, возвращающее точное совпадение. После применения формулы ВПР вычисляется цвет, и результаты отображаются, как показано ниже.

Как вы можете видеть на снимке экрана выше, результаты ВПР искали цвет во второй таблице листа. Он вернул # N / A в случае, если совпадение не найдено. В этом случае данные Энди отсутствуют на втором листе, поэтому он вернул # N / A.

Быстрая печать

Если вы хотите распечатать копию рабочего листа без корректировки макета, используйте опцию Быстрая печать. Есть два способа использования этой опции.

• выберите File » Print (который отображает панель «Печать»), а затем нажмите кнопку «Печать».

• Нажмите Ctrl + P, а затем нажмите кнопку Печать (или нажмите Enter).

Настройка параметров общей страницы

Вы можете настроить параметры печати, доступные в диалоговом окне «Параметры страницы», различными способами, как описано ниже. Параметры настройки страницы включают ориентацию страницы, размер страницы, поля страницы и т. Д.

• Экран печати в Backstage View, отображаемый при выборе File » Print.

• В Page Layout tab ленты.

Выбор вашего принтера

Чтобы переключиться на другой принтер, выберите File » Print и используйте раскрывающийся список в разделе «Принтер», чтобы выбрать любой другой установленный принтер.

Указание того, что вы хотите напечатать

Иногда вам может потребоваться распечатать только часть рабочего листа, а не всю активную область. выберитеFile » Print и используйте элементы управления в разделе «Настройки», чтобы указать, что печатать.

• Active Sheets - Печатает активный лист или выбранные вами листы.

• Entire Workbook - Печатает всю книгу, включая листы диаграмм.

• Selection - Печатает только диапазон, который вы выбрали перед выбором File » Print.

Отправить книгу по электронной почте

MS Excel позволяет очень легко отправить книгу по электронной почте. Чтобы отправить книгу кому-либо по электронной почте, выполните следующие действия.

• выберите File » Save and Send. В основном он сначала сохраняет документ, а затем электронные письма.

• Щелкните Отправить по электронной почте, если ваша система электронной почты настроена. MS Outlook откроется с файлом в виде вложения в новом окне электронной почты. Вы можете отправить эту книгу по почте любому, у кого есть действующий адрес электронной почты.

Перевести лист

Вы можете перевести текст, написанный на другом языке, например фразы или абзацы, отдельные слова (с помощью мини-переводчика) или перевести весь файл с помощью MS Excel 2010.

Перевод доступен на вкладке обзора ленты в MS Excel 2010. С помощью этой опции вы можете быстро перевести ячейку на другой язык.

Пошаговое выполнение перевода

• Выберите контент, который вы хотите перевести на другой язык.

• выберите review tab » translation.

• Откроется панель, в которой вы можете выбрать язык, на который нужно перевести.

• Для выполнения перевода необходимо подключение к Интернету. Он будет переводить с помощью Microsoft Translator.

• Нажмите «Вставить», чтобы применить изменения перевода.

Безопасность книги

Мы можем применить безопасность к книге с помощью концепции защиты, доступной на вкладке обзора ленты. Функции защиты MS Excel делятся на три категории.

• Worksheet protection - Защита рабочего листа от изменения или ограничение изменений для определенных пользователей.

• Workbook protection - Защита книги от вставки или удаления листов, а также требование использования пароля для открытия книги.

Защитить рабочий лист

Вы можете захотеть защитить рабочий лист по разным причинам. Одна из причин - защитить себя или других от случайного удаления формул или других важных данных. Распространенный сценарий - защитить лист, чтобы данные можно было изменять, но формулы нельзя было изменить.

Чтобы защитить лист, выберите Review » Changes group » Protect Sheet. Excel отображает диалоговое окно «Защитить лист». Обратите внимание, что вводить пароль необязательно. Если вы введете пароль, этот пароль потребуется для снятия защиты с рабочего листа. Вы можете выбрать различные варианты защиты листа. Предположим, мы отметили опцию «Форматировать ячейки», тогда Excel не позволит форматировать ячейки.

Когда кто-то пытается отформатировать ячейки, он или она получит сообщение об ошибке, как показано на скриншоте ниже.

Чтобы снять защиту с защищенного листа, выберите Review » Changes group » Unprotect Sheet. Если лист был защищен паролем, вам будет предложено ввести этот пароль.

Защита книги

Excel предоставляет три способа защиты книги.

• Требуется пароль для открытия книги.

• Запрещает пользователям добавлять листы, удалять листы, скрывать листы и отображать листы.

• Запрещает пользователям изменять размер или положение окон.

Требование пароля для открытия книги

Excel позволяет сохранить книгу с паролем. После этого любой, кто попытается открыть книгу, должен ввести пароль. Чтобы добавить пароль в книгу, выполните следующие действия.

• выберите File » Info » Protect Workbook » Encrypt With Password. Excel отображает диалоговое окно «Зашифровать документ».

• Введите пароль и нажмите ОК.

• Введите пароль еще раз и нажмите ОК.

• Сохраните книгу.

Чтобы удалить пароль из книги, повторите ту же процедуру. Однако на шаге 2 удалите существующие символы пароля.

Защита структуры книги и окон

Чтобы запретить другим (или себе) выполнять определенные действия в книге, вы можете защитить структуру и окна книги. Когда структура и окна книги защищены, пользователь не может добавлять лист, удалять лист, скрывать лист, отображать лист и т. Д. И может не иметь права изменять размер или положение окон книги соответственно.

Чтобы защитить структуру и окна рабочего листа, выполните следующие действия.

• выберите Review » Changes group » Protect Workbook для отображения диалогового окна «Защитить книгу».

• В диалоговом окне «Защитить книгу» установите флажок «Структура» и «Windows».

• (Необязательно) Введите пароль.

• Щелкните ОК.

Таблицы данных

В Excel таблица данных - это способ увидеть разные результаты, изменив входную ячейку в формуле. Таблицы данных доступны вData Tab » What-If analysis dropdown » Data table в MS Excel.

Таблица данных с примером

Теперь давайте посмотрим на концепцию таблицы данных на примере. Предположим, у вас есть цена и количество многих значений. Кроме того, у вас есть скидка на это в качестве третьей переменной для расчета чистой цены. Вы можете сохранить значение чистой цены в формате организованной таблицы с помощью таблицы данных. Ваша цена идет горизонтально вправо, а количество - вертикально вниз. Мы используем формулу для расчета чистой цены как умножение цены на количество минус общая скидка (количество * скидка для каждого количества).

Теперь для создания таблицы данных выберите диапазон таблицы данных. выберитеData Tab » What-If analysis dropdown » Data table. Это даст вам диалог с запросом строки ввода и столбца ввода. Задайте строку ввода как ячейку цены (в данном случае ячейку B3) и столбец ввода как ячейку количества (в данном случае ячейку B4). См. Снимок экрана ниже.

При нажатии кнопки «ОК» будет создана таблица данных, как показано на снимке экрана ниже. Это сгенерирует формулу таблицы. Вы можете изменить цену по горизонтали или количество по вертикали, чтобы увидеть изменение чистой цены.

Сводные таблицы

Сводная таблица - это, по сути, динамический сводный отчет, созданный из базы данных. База данных может находиться на листе (в виде таблицы) или во внешнем файле данных. Сводная таблица может помочь преобразовать бесконечные строки и столбцы чисел в содержательное представление данных. Сводные таблицы - очень мощный инструмент для обобщенного анализа данных.

Сводные таблицы доступны в Insert tab » PivotTable dropdown » PivotTable.

Пример сводной таблицы

Теперь давайте посмотрим на сводную таблицу на примере. Предположим, у вас есть огромные данные об избирателях и вы хотите увидеть сводные данные об избирателях для каждой партии, тогда вы можете использовать для этого сводную таблицу. выберитеInsert tab » Pivot Tableдля вставки сводной таблицы. MS Excel выбирает данные таблицы. Вы можете выбрать расположение сводной таблицы как существующий лист или новый лист.

Это создаст панель сводной таблицы, как показано ниже. На панели сводной таблицы доступны различные параметры. Вы можете выбрать поля для созданной сводной таблицы.

• Column labels- Поле, имеющее ориентацию столбца в сводной таблице. Каждый элемент в поле занимает столбец.

• Report Filter - Вы можете установить фильтр для отчета как год, тогда данные будут отфильтрованы по году.

• Row labels- Поле, имеющее строчную ориентацию в сводной таблице. Каждый элемент в поле занимает строку.

• Values area- Ячейки в сводной таблице, содержащие сводные данные. Excel предлагает несколько способов суммирования данных (сумма, среднее, подсчет и т. Д.).

После ввода полей в сводную таблицу он создает сводную таблицу с данными, как показано ниже.

Диаграммы

Диаграмма - это визуальное представление числовых значений. Диаграммы (также известные как графики) были неотъемлемой частью электронных таблиц. Диаграммы, созданные ранними продуктами для работы с электронными таблицами, были довольно грубыми, но с годами они значительно улучшились. Excel предоставляет вам инструменты для создания широкого спектра настраиваемых диаграмм. Отображение данных в виде хорошо продуманной диаграммы может сделать ваши числа более понятными. Поскольку диаграмма представляет собой картинку, диаграммы особенно полезны для суммирования ряда чисел и их взаимосвязей.

Типы графиков

В MS Excel доступны различные типы диаграмм, как показано на снимке экрана ниже.

• Column - Столбчатая диаграмма показывает изменения данных за период времени или иллюстрирует сравнения между элементами.

• Bar - Гистограмма показывает сравнение отдельных элементов.

• Pie- Круговая диаграмма показывает размер элементов, составляющих ряд данных, пропорциональный сумме элементов. Он всегда показывает только одну серию данных и полезен, когда вы хотите выделить важный элемент данных.

• Line - Линейный график показывает тенденции данных через равные промежутки времени.

• Area - Диаграмма с областями подчеркивает величину изменений во времени.

• X Y Scatter - Диаграмма xy (точечная диаграмма) показывает отношения между числовыми значениями в нескольких сериях данных или отображает две группы чисел как одну серию координат xy.

• Stock - Этот тип диаграммы чаще всего используется для данных о ценах на акции, но также может использоваться для научных данных (например, для указания изменений температуры).

• Surface- Поверхностная диаграмма полезна, когда вы хотите найти оптимальные комбинации между двумя наборами данных. Как и на топографической карте, цвета и узоры обозначают области, которые находятся в одном диапазоне значений.

• Doughnut- Как круговая диаграмма, кольцевая диаграмма показывает отношение частей к целому; однако он может содержать более одной серии данных.

• Bubble - Данные, расположенные в столбцах на листе, так что значения x перечислены в первом столбце, а соответствующие значения y и значения размера пузырьков перечислены в соседних столбцах, могут быть нанесены на пузырьковую диаграмму.

• Radar - Радиолокационная диаграмма сравнивает совокупные значения ряда серий данных.

Создание диаграммы

Чтобы создать диаграммы для данных, выполните следующие шаги.

• Выберите данные, для которых вы хотите создать диаграмму.

• выберите Insert Tab » Select the chart or click on the Chart group чтобы увидеть различные типы диаграмм.

• Выберите диаграмму по вашему выбору и нажмите OK, чтобы создать диаграмму.

Редактирование диаграммы

Вы можете редактировать диаграмму в любое время после ее создания.

• Вы можете выбрать различные данные для ввода диаграммы с помощью Right click on chart » Select data. При выборе новых данных будет сгенерирована диаграмма в соответствии с новыми данными, как показано на снимке экрана ниже.

• Вы можете изменить ось X диаграммы, задав различные значения для оси X диаграммы.

• Вы можете изменить ось Y диаграммы, задав различные входные данные для оси Y диаграммы.

Сводные диаграммы

Сводная диаграмма - это графическое представление сводки данных, отображаемое в сводной таблице. Сводная диаграмма всегда основана на сводной таблице. Хотя Excel позволяет создавать сводную таблицу и сводную диаграмму одновременно, вы не можете создать сводную диаграмму без сводной таблицы. Все функции построения диаграмм Excel доступны в виде сводной диаграммы.

Сводные диаграммы доступны в Insert tab » PivotTable dropdown » PivotChart.

Пример сводной диаграммы

Теперь давайте посмотрим на сводную таблицу на примере. Предположим, у вас есть огромные данные об избирателях и вы хотите увидеть сводное представление данных об избирателях для каждой партии в виде диаграмм, тогда вы можете использовать для этого сводную диаграмму. выберитеInsert tab » Pivot Chart для вставки сводной таблицы.

MS Excel выбирает данные таблицы. Вы можете выбрать расположение сводной диаграммы как существующий лист или новый лист. Сводная диаграмма зависит от автоматически созданной сводной таблицы в MS Excel. Вы можете создать сводную диаграмму на снимке экрана ниже.

Сочетания клавиш в MS Excel

MS Excel предлагает множество сочетаний клавиш. Если вы знакомы с операционной системой Windows, вы должны знать о большинстве из них. Ниже приведен список всех основных сочетаний клавиш в Microsoft Excel.

• Ctrl + A - Выбирает все содержимое рабочего листа.

• Ctrl + B - Выбор выделен жирным шрифтом.

• Ctrl + I - Выделение выделенного фрагмента курсивом.

• Ctrl + K - Вставляет ссылку.

• Ctrl + U - Подчеркивает выделенный выбор.

• Ctrl + 1 - Изменяет формат выбранных ячеек.

• Ctrl + 5 - Зачеркните выделенный фрагмент.

• Ctrl + P - Открывает диалоговое окно печати, чтобы начать печать.

• Ctrl + Z - Отменить последнее действие.

• Ctrl + F3 - Открывает диспетчер имен Excel.

• Ctrl + F9 - Сворачивает текущее окно.

• Ctrl + F10 - Развернуть текущее выбранное окно.

• Ctrl + F6 - Переключение между открытыми книгами или окнами.

• Ctrl + Page up - Перемещение между рабочими листами Excel в одном документе Excel.

• Ctrl + Page down - Перемещение между рабочими листами Excel в одном документе Excel.

• Ctrl + Tab - Перемещение между двумя или более открытыми файлами Excel.

• Alt + = - Создает формулу для суммирования всех вышеуказанных ячеек

• Ctrl + ' - Вставляет значение указанной выше ячейки в текущую выбранную ячейку.

• Ctrl + Shift + ! - Форматирует число в формате запятой.

• Ctrl + Shift + $ - Форматирует число в денежном формате.

• Ctrl + Shift + # - Форматирует число в формате даты.

• Ctrl + Shift + % - Форматирует число в процентном формате.

• Ctrl + Shift + ^ - Форматирует число в научном формате.

• Ctrl + Shift + @ - Форматирует число в формате времени.

• Ctrl + Arrow key - Переход к следующему разделу текста.

• Ctrl + Space - Выбирает весь столбец.

• Shift + Space - Выбирает всю строку.

• Ctrl + - - Удаляет выбранный столбец или строку.

• Ctrl + Shift + = - Вставляет новый столбец или строку.

• Ctrl + Home - Переходит в ячейку A1.

• Ctrl + ~ - Переключение между отображением формул Excel или их значений в ячейках.

• F2 - Редактирует выбранную ячейку.

• F3 - После того, как имя было создано, F3 вставит имена.

• F4- Повторить последнее действие. Например, если вы изменили цвет текста в другой ячейке, нажатие клавиши F4 изменит текст в ячейке на тот же цвет.

• F5- Переход к определенной ячейке. Например, C6.

• F7 - Проверка орфографии выделенного текста или документа.

• F11 - Создает диаграмму из выбранных данных.

• Ctrl + Shift + ; - Вводит текущее время.

• Ctrl + ; - вводит текущую дату.

• Alt + Shift + F1 - Вставляет новый рабочий лист.

• Alt + Enter - При вводе текста в ячейку нажатие Alt + Enter приведет к переходу к следующей строке, позволяя разместить несколько строк текста в одной ячейке.

• Shift + F3 - Открывает окно формул Excel.

• Shift + F5 - Открывает окно поиска.