กระบวนการเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์ใน CRM ช่วยให้คุณดำเนินกระบวนการทางธุรกิจที่เรียบง่ายและซับซ้อนภายใน CRM ได้โดยอัตโนมัติ คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์โดยใช้ฟังก์ชันการทำงานนอกกรอบของ CRM หรือเขียนเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองด้วยรหัส. NET สำหรับการใช้เวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อน กระบวนการเวิร์กโฟลว์ทำงานในพื้นหลังหรือแบบเรียลไทม์และสามารถเลือกได้ว่าต้องการอินพุตของผู้ใช้

เวิร์กโฟลว์สามารถทริกเกอร์ได้ตามเงื่อนไขเฉพาะหรือผู้ใช้สามารถเริ่มต้นได้ด้วยตนเอง ภายในเวิร์กโฟลว์ CRM จะถูกนำไปใช้โดยใช้ Windows Workflow Foundation ในบทนี้เราจะเรียนรู้เกี่ยวกับการกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์

การกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์มีส่วนหลัก ๆ ดังต่อไปนี้ (ตามลำดับ) -

• กำหนดค่าเอนทิตีที่เวิร์กโฟลว์จะทำงาน
• กำหนดค่าว่าเวิร์กโฟลว์จะทำงานแบบซิงโครนัสหรืออะซิงโครนัส
• กำหนดค่าข้อความ (เหตุการณ์) ที่เวิร์กโฟลว์จะทำงาน
• กำหนดค่าขอบเขตที่เวิร์กโฟลว์จะทำงาน
• กำหนดค่าขั้นตอนและขั้นตอน (การดำเนินการ) ของเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์ซิงโครนัส / อะซิงโครนัส

เมื่อคุณสร้างเวิร์กโฟลว์คุณจะเห็นตัวเลือกเรียกใช้เวิร์กโฟลว์นี้ในพื้นหลัง (แนะนำ) ซึ่งกำหนดว่าเวิร์กโฟลว์จะทำงานแบบเรียลไทม์ (ซิงโครนัส) หรือในพื้นหลัง (แบบอะซิงโครนัส)

โดยทั่วไปแนวทางที่แนะนำคือการรันเวิร์กโฟลว์ในพื้นหลังเนื่องจากใช้ทรัพยากรระบบเมื่อพร้อมใช้งาน อย่างไรก็ตามคุณสามารถเปลี่ยนกลับจากเวิร์กโฟลว์แบบเรียลไทม์เป็นเวิร์กโฟลว์เบื้องหลังและในทางกลับกันได้ตลอดเวลา

ข้อความเวิร์กโฟลว์

สามารถลงทะเบียนเวิร์กโฟลว์ในเหตุการณ์เฉพาะได้ดังนี้ -

• เมื่อสร้างเรกคอร์ด
• เมื่อสถานะการบันทึกเปลี่ยนไป
• เมื่อกำหนดระเบียน
• เมื่อค่าฟิลด์เรกคอร์ดเปลี่ยนไป
• เมื่อบันทึกถูกลบ

ขอบเขตเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์ช่วยให้คุณกำหนดขอบเขตที่เวิร์กโฟลว์จะทำงาน ต่อไปนี้เป็นขอบเขตเวิร์กโฟลว์ที่รองรับ -

User	เวิร์กโฟลว์จะทำงานบนระเบียนที่เป็นของผู้ใช้เดียวกันกับผู้ใช้เวิร์กโฟลว์เท่านั้น
Business Unit	เวิร์กโฟลว์จะทำงานบนระเบียนที่เป็นของผู้ใช้ของหน่วยธุรกิจเช่นเดียวกับผู้ใช้เวิร์กโฟลว์
Parent Child Business Units	เวิร์กโฟลว์จะทำงานบนระเบียนที่เป็นของผู้ใช้ของหน่วยธุรกิจเช่นเดียวกับผู้ใช้เวิร์กโฟลว์และหน่วยธุรกิจย่อย
Organization	เวิร์กโฟลว์จะทำงานบนระเบียนที่เป็นของผู้ใช้ใด ๆ ใน CRM

ขั้นตอนเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์ใน CRM คือชุดของขั้นตอนที่เวิร์กโฟลว์จะปฏิบัติตาม คุณยังสามารถแบ่งขั้นตอนเหล่านี้เป็นขั้นตอนเชิงตรรกะ ขั้นตอนต่อไปนี้ได้รับการสนับสนุนโดยเวิร์กโฟลว์ CRM -

Conditional Steps	Check Condition ระบุคำสั่งตรรกะ“ if (เงื่อนไข) - แล้ว” Conditional Branch ระบุคำสั่งตรรกะ“ else - if - then” สามารถใช้ได้กับเงื่อนไขการตรวจสอบเท่านั้น Default Action ระบุคำสั่ง "else" เชิงตรรกะ สามารถใช้ได้กับเงื่อนไขการตรวจสอบเท่านั้น
Wait Steps	Wait Condition รอจนกว่าจะตรงตามเงื่อนไขที่กำหนด ไม่สามารถใช้ได้กับเวิร์กโฟลว์แบบเรียลไทม์ Parallel Wait Branch ระบุเงื่อนไขการรอสำรองพร้อมชุดของขั้นตอนเพิ่มเติมที่สามารถดำเนินการได้เมื่อตรงตามเกณฑ์เริ่มต้น
Action Steps	Create Record สร้างเรกคอร์ดของเอนทิตีที่ระบุด้วยค่าเริ่มต้นที่ระบุ Update Record อัพเดตเรกคอร์ดที่เลือกด้วยค่าที่ระบุหรือไดนามิก Assign Record กำหนดระเบียนที่เลือกให้กับผู้ใช้หรือทีม Send Email ส่งอีเมล Perform Action ระบุขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเอง (และการดำเนินการ) ขั้นตอนที่กำหนดเองเหล่านี้ต้องได้รับการพัฒนาโดยนักพัฒนา CRM Change Status เปลี่ยนสถานะของเรกคอร์ดที่เลือก Stop Workflow หยุดเวิร์กโฟลว์ปัจจุบัน

ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์

ในตัวอย่างนี้เราจะสร้างเวิร์กโฟลว์ง่ายๆที่ทำงานอยู่เบื้องหลังเพื่อกำหนดเรกคอร์ดผู้ติดต่อที่สร้างขึ้นใหม่ให้กับผู้ใช้ที่ระบุจากนั้นส่งอีเมลต้อนรับไปยังลูกค้า

Step 1 - ไปที่การตั้งค่า→กระบวนการ

Step 2 - คลิกใหม่

Step 3 - ในหน้าต่าง CreateProcess ป้อนรายละเอียดต่อไปนี้ -

Process Name - เวิร์กโฟลว์ของลูกค้าใหม่ (อาจเป็นชื่อใดก็ได้ที่คุณต้องการ)

Category - เวิร์กโฟลว์

Entity - ผู้ติดต่อ (นี่คือเอนทิตีที่คุณกำลังสร้างเวิร์กโฟลว์ในกรณีของเราคือติดต่อ)

Run this workflow in the background (recommended)- เลือกตัวเลือกนี้ในขณะที่เรากำลังสร้างเวิร์กโฟลว์แบบอะซิงโครนัสพื้นหลัง สุดท้ายคลิกตกลง

Step 4 - ในหน้าต่างกระบวนการใหม่ให้ป้อนรายละเอียดต่อไปนี้ -

Activate As - กระบวนการ

Scope - ผู้ใช้

Start when - สร้างบันทึกแล้ว

คลิก Add Step →กำหนดบันทึก

Step 5- คุณจะเห็นขั้นตอนใหม่ที่เพิ่มเข้ามาในเวิร์กโฟลว์ ในขั้นตอนนี้เราจะระบุผู้ใช้ที่ควรกำหนดผู้ติดต่อที่สร้างขึ้นทั้งหมด ป้อนชื่อของขั้นตอนเป็นAssign Record to Team. ตัวเลือกกำหนดจะถูกตั้งค่าเริ่มต้นเป็นเอนทิตีที่เรากำลังสร้างเวิร์กโฟลว์ (ติดต่อในกรณีของเรา) คลิกไอคอนค้นหา

Step 6- ในหน้าต่างการค้นหาเลือกผู้ใช้ที่คุณต้องการ คุณยังสามารถเลือกทีมเฉพาะที่คุณต้องการกำหนดระเบียนให้ คลิกเพิ่ม

Step 7- เพิ่มขั้นตอนอื่นโดยคลิกเพิ่มขั้นตอน→ส่งอีเมล ในขั้นตอนนี้เราจะกำหนดค่าการส่งอีเมลไปยังลูกค้า

Step 8- จะมีการเพิ่มขั้นตอนใหม่ ป้อนชื่อเป็นส่งอีเมลถึงลูกค้า คลิกตั้งค่าคุณสมบัติ

Step 9 - ในหน้าต่างถัดไปเพื่อกำหนดค่าอีเมลให้ดำเนินการดังต่อไปนี้

From- คลิกจากช่อง ที่แผงด้านขวาให้เลือก OwningUser และ User คลิกเพิ่ม→ตกลง

To- คลิกที่ช่อง ที่แผงด้านขวาเลือกผู้ติดต่อและผู้ติดต่อ คลิกเพิ่ม→ตกลง

Subject - ป้อนหัวข้อที่เกี่ยวข้อง

Body - ป้อนเนื้อหาของร่างกายที่เกี่ยวข้อง

Step 10 - คลิกบันทึกแล้วเปิดใช้งาน

Step 11 - ในป๊อปอัปการยืนยันการเปิดใช้งานกระบวนการที่ตามมาให้คลิกเปิดใช้งาน

Step 12- ไปที่แท็บผู้ติดต่อและสร้างผู้ติดต่อใหม่ ทันทีที่คุณสร้างผู้ติดต่อใหม่โดยบันทึกเรกคอร์ดคุณจะเห็นฟิลด์เจ้าของตั้งค่าเป็นผู้ใช้ซึ่งคุณได้กำหนดค่าไว้ในเวิร์กโฟลว์ นอกจากนี้หากคุณคลิกแท็บกิจกรรมคุณจะเห็นกิจกรรมทางอีเมลที่สร้างขึ้นสำหรับผู้ติดต่อนี้ นี่เป็นการยืนยันว่าเวิร์กโฟลว์ทำงานสำเร็จ

เวิร์กโฟลว์เทียบกับปลั๊กอิน

เวิร์กโฟลว์และปลั๊กอินสามารถใช้เพื่อขยายและทำให้ฟังก์ชัน CRM เป็นไปโดยอัตโนมัติ ในหลาย ๆ สถานการณ์ทั้งสองแนวทางสามารถใช้แทนกันได้ ตัวอย่างเช่นหากคุณมีข้อกำหนดง่ายๆในการส่งอีเมลไปยังลูกค้าของคุณคุณสามารถทำได้โดยใช้ปลั๊กอินหรือเวิร์กโฟลว์

แล้วคุณจะเลือกระหว่างการสร้างเวิร์กโฟลว์กับปลั๊กอินอย่างไร? รายการต่อไปนี้พยายามอธิบายเหมือนกัน -

• แม้ว่าทั้งปลั๊กอินและเวิร์กโฟลว์สามารถใช้เพื่อเรียกใช้ตรรกะแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัสได้ แต่โดยทั่วไปแล้วปลั๊กอินมักเป็นที่ต้องการสำหรับตรรกะแบบซิงโครนัสในขณะที่เวิร์กโฟลว์สำหรับตรรกะอะซิงโครนัส

• โดยทั่วไปในการใช้ตรรกะทางธุรกิจที่ซับซ้อนปลั๊กอินเป็นที่ต้องการมากกว่าเวิร์กโฟลว์ เวิร์กโฟลว์เป็นที่ต้องการเมื่อคุณต้องการบรรลุฟังก์ชันที่ค่อนข้างง่ายกว่า (เช่นการส่งอีเมลกำหนดผู้ใช้ ฯลฯ )

• ปลั๊กอินต้องได้รับการพัฒนาด้วยการเข้ารหัสในขณะที่เวิร์กโฟลว์สามารถกำหนดค่าได้โดยตรงโดยผู้ใช้ทางธุรกิจโดยไม่ต้องมีความรู้เกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ใด ๆ

• เวิร์กโฟลว์สามารถทำงานได้ตามต้องการ ดังนั้นหากมีข้อกำหนดที่ผู้ใช้ต้องการเรียกใช้ตรรกะด้วยตนเองเวิร์กโฟลว์จะเป็นทางเลือกที่ดีกว่า

• จากผลกระทบด้านประสิทธิภาพปลั๊กอินซิงโครนัสให้ประสิทธิภาพที่ดีขึ้น (และปริมาณงาน) เมื่อเทียบกับเวิร์กโฟลว์แบบเรียลไทม์ในสถานการณ์ที่ความถี่ของคำขอสูงกว่า

สรุป

บทนี้แนะนำให้เรารู้จักกับฟังก์ชันที่สำคัญอย่างหนึ่งของ CRM - เวิร์กโฟลว์ ก่อนอื่นเราทำความเข้าใจกับเวิร์กโฟลว์การซิงค์ / async ข้อความขอบเขตขั้นตอนและสุดท้ายดูตัวอย่างจริงของการสร้างและเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ ในที่สุดเราก็เห็นความแตกต่างระหว่างเวิร์กโฟลว์และปลั๊กอิน