MS Project - คู่มือฉบับย่อ

คุณแต่ละคนอาจใช้การตั้งค่าที่แตกต่างกันสำหรับ MS Project 2013 เพื่อให้แน่ใจว่าผลลัพธ์ไม่แตกต่างจากที่แสดงในบทช่วยสอนนี้ให้ตรวจสอบการตั้งค่าดังต่อไปนี้ จำไว้ว่าทั้งหมดนี้เป็นการตั้งค่าเริ่มต้นที่คุณจะมีเมื่อคุณติดตั้ง MS Project 2013 บนคอมพิวเตอร์ของคุณเป็นครั้งแรก

Step 1 - ไฟล์→ตัวเลือก→แท็บทั่วไป→มุมมองโครงการ→มุมมองเริ่มต้น

เลือก“ Gantt with Timeline” จากช่องแบบเลื่อนลง

Step 2 - ไฟล์→ตัวเลือก→แท็บแสดง→แสดงตัวบ่งชี้และปุ่มตัวเลือกสำหรับ.

ตรวจสอบตัวเลือกทั้งหมด

Step 3 - ไฟล์→ตัวเลือก→แท็บกำหนดการ→กำหนดการ→แสดงหน่วยงานที่มอบหมาย

เลือก“ เปอร์เซ็นต์” จากช่องแบบเลื่อนลง

Step 4 - ไฟล์→ตัวเลือก→แท็บกำหนดการ→การคำนวณ→คำนวณโครงการหลังจากแก้ไขแต่ละครั้ง

ตรวจสอบปุ่มเปิด

Step 5 - ไฟล์→ตัวเลือก→แท็บบันทึก→บันทึกโครงการ→บันทึกไฟล์ในรูปแบบนี้

เลือกโครงการ (* .mpp)

Step 6 - ไฟล์→ตัวเลือก→แท็บขั้นสูง→แก้ไข

ตรวจสอบตัวเลือกทั้งหมด

Step 7 - ไฟล์→ตัวเลือก→แท็บขั้นสูง→จอแสดงผล→แสดงแถบสถานะ→แสดงแถบเลื่อน

ควรตรวจสอบทั้งสองตัวเลือกแถบสถานะและแถบเลื่อน

Step 8 ทรัพยากร→ระดับ→ตัวเลือกการปรับระดับ→การคำนวณการปรับระดับ

ตั้งค่าเป็นแมนนวล

Step 9 - ทรัพยากร→ระดับ→ตัวเลือกการปรับระดับ→การคำนวณการปรับระดับ→มองหา Overallocations

เลือก "วันต่อวัน" จากกล่องแบบเลื่อนลง

Microsoft Project เป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่พัฒนาและจำหน่ายโดย Microsoft ซึ่งออกแบบมาเพื่อช่วยผู้จัดการโครงการในการพัฒนากำหนดการมอบหมายทรัพยากรให้กับงานติดตามความคืบหน้าการจัดการงบประมาณและวิเคราะห์ปริมาณงาน

โครงการสร้างงบประมาณตามงานที่ได้รับมอบหมายและอัตราทรัพยากร เนื่องจากมีการกำหนดทรัพยากรให้กับงานและงานที่ได้รับมอบหมายโดยประมาณโปรแกรมจะคำนวณต้นทุนเท่ากับจำนวนงานเท่าของอัตราซึ่งจะรวมเป็นระดับงานจากนั้นไปยังงานสรุปใด ๆ และสุดท้ายไปที่ระดับโครงการ

ทรัพยากรแต่ละรายการสามารถมีปฏิทินของตัวเองซึ่งกำหนดวันและกะของทรัพยากรที่พร้อมใช้งาน Microsoft Project ไม่เหมาะสำหรับการแก้ปัญหาของวัสดุที่มีอยู่ (ทรัพยากร) ที่มีข้อ จำกัด ในการผลิต ซอฟต์แวร์เพิ่มเติมมีความจำเป็นในการจัดการสถานที่ที่ซับซ้อนซึ่งผลิตสินค้าทางกายภาพ

การบริหารโครงการ

MS Project มีคุณสมบัติมากมาย แต่ต้องใช้เทคนิคการจัดการโครงการเพื่อขับเคลื่อนโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้จัดการโครงการจำนวนมากสับสนระหว่างกำหนดการและแผน MS Project สามารถช่วยคุณในการสร้างกำหนดการสำหรับโครงการได้แม้จะมีข้อ จำกัด ที่มีให้ก็ตาม ไม่สามารถวางแผนให้คุณได้ ในฐานะผู้จัดการโครงการคุณควรจะสามารถตอบคำถามเฉพาะต่อไปนี้โดยเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการวางแผนเพื่อพัฒนากำหนดการ MS Project ไม่สามารถตอบโจทย์ให้คุณได้

• งานใดบ้างที่ต้องดำเนินการเพื่อสร้างสิ่งที่ส่งมอบของโครงการและในลำดับใด สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับขอบเขตของโครงการ

• อะไรคือข้อ จำกัด ด้านเวลาและกำหนดเวลาถ้ามีสำหรับงานที่แตกต่างกันและสำหรับโครงการโดยรวม? สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับกำหนดการของโครงการ

• ต้องใช้ทรัพยากรประเภทใด (คน / เครื่องจักร / วัสดุ) ในการทำงานแต่ละอย่าง

• แต่ละงานจะต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าไร? ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับต้นทุนของโครงการ

• เรามีความเสี่ยงประเภทใดที่เกี่ยวข้องกับกำหนดการเฉพาะสำหรับโครงการ? ซึ่งอาจส่งผลต่อข้อ จำกัด ของขอบเขตต้นทุนและเวลาของโครงการของคุณ

พูดอย่างเคร่งครัดจากมุมมองของวิธีการบริหารโครงการแผนและกำหนดการไม่เหมือนกัน กplan เป็นแบบฝึกหัดที่เน้นการปฏิบัติประสบการณ์และความรู้โดยละเอียดซึ่งพิจารณาองค์ประกอบทั้งหมดของกลยุทธ์ขอบเขตต้นทุนเวลาทรัพยากรคุณภาพและความเสี่ยงสำหรับโครงการ

Schedulingเป็นศาสตร์แห่งการใช้การคำนวณทางคณิตศาสตร์และตรรกะเพื่อสร้างลำดับเวลาของงานที่มีประสิทธิผลโดยพิจารณาจากข้อ จำกัด ด้านทรัพยากรและต้นทุน กำหนดการเป็นส่วนหนึ่งของแผน ในระเบียบวิธีการบริหารโครงการกำหนดการจะหมายถึงรายการเหตุการณ์สำคัญงาน / กิจกรรมและสิ่งที่ส่งมอบของโครงการโดยมีวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดเท่านั้น แน่นอนว่ากำหนดการนั้นเชื่อมโยงกับทรัพยากรงบประมาณและการอ้างอิง

อย่างไรก็ตามในบทช่วยสอนสำหรับ MS Project นี้ (และในความช่วยเหลือที่มีอยู่ทั้งหมดสำหรับ MS Project) คำว่า 'Plan' ถูกใช้เป็น 'กำหนดการ' ที่สร้างขึ้นใน MS Project นี่เป็นเพราะสองเหตุผล

หนึ่ง MS Project ทำมากกว่าแค่สร้างตารางเวลาที่สามารถสร้างการพึ่งพาระหว่างงานมันสามารถสร้างข้อ จำกัด มันสามารถแก้ไขความขัดแย้งของทรัพยากรและยังสามารถช่วยในการตรวจสอบต้นทุนและกำหนดเวลาประสิทธิภาพตลอดระยะเวลาของโครงการ ดังนั้นจึงช่วยได้มากกว่าแค่การสร้างตารางเวลา สิ่งนี้เหมาะสมสำหรับ Microsoft ที่จะทำการตลาด MS Project ในฐานะผู้สร้างแผนแทนที่จะทำให้ง่ายเกินไปในฐานะผู้สร้างกำหนดการ

สองเนื่องจากข้อ จำกัด ของรูปแบบภาษาอังกฤษที่ยอมรับโดยทั่วไปซึ่งตารางเวลาสามารถเป็นได้ทั้งในรูปนามและรูปแบบคำกริยา ในฐานะที่เป็นคำนามกำหนดการก็เหมือนกับตารางเวลาหรือชุดของสิ่งที่ต้องทำหรือเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้นในหรือในช่วงเวลาหรือช่วงเวลาหนึ่ง ๆ และในรูปแบบกริยากำหนดการคือการวางแผนสำหรับวันที่แน่นอน ดังนั้นจึงง่ายกว่ามากที่จะพูดว่า“ เราสามารถกำหนดเวลาแผนจากวันที่เริ่มต้นได้” แต่น่าอึดอัดใจมากที่จะพูดว่า“ เราสามารถกำหนดเวลาจากวันที่เริ่มต้นได้” ความแตกต่างเป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณในฐานะผู้จัดการโครงการ แต่เท่าที่โครงการ MS เกี่ยวข้องกับรูปแบบนามของกำหนดการคือแผน

แน่นอนว่าผู้จัดการโครงการควรสามารถตอบคำถามอื่น ๆ เกี่ยวกับโครงการได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น -

• ทำไมโครงการนี้จึงต้องดำเนินการโดยองค์กร?
• วิธีใดที่ดีที่สุดในการสื่อสารรายละเอียดโครงการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• แผนบริหารความเสี่ยงคืออะไร?
• ผู้ขายจะได้รับการจัดการอย่างไร?
• โครงการมีการติดตามและตรวจสอบอย่างไร?
• คุณภาพถูกวัดและมีคุณสมบัติอย่างไร?

MS Project สามารถช่วยคุณได้ -

• แสดงภาพแผนโครงการของคุณในรูปแบบที่กำหนดมาตรฐาน
• จัดกำหนดการงานและทรัพยากรอย่างสม่ำเสมอและมีประสิทธิผล
• ติดตามข้อมูลเกี่ยวกับงานระยะเวลาและความต้องการทรัพยากรสำหรับโครงการของคุณ
• สร้างรายงานเพื่อแบ่งปันในการประชุมความคืบหน้า

ในบทนี้เราจะดูส่วนติดต่อผู้ใช้ของ MS Project อย่างละเอียด

MS Project UI

• Windows 7 - คลิกที่เมนู Start ชี้ไปที่ All Programs คลิก Microsoft Office จากนั้นคลิก Project 2013

• Windows 8 - บนหน้าจอเริ่มให้แตะหรือคลิกโครงการ 2013

• Windows 10 - คลิกที่เมนูเริ่ม→แอปทั้งหมด→ Microsoft Office →โครงการ 2013

หน้าจอต่อไปนี้คือหน้าจอเริ่มต้นของโครงการ ที่นี่คุณมีตัวเลือกในการเปิดแผนใหม่แผนอื่น ๆ และแม้แต่เทมเพลตแผนใหม่

คลิกแท็บ Blank Project หน้าจอต่อไปนี้จะปรากฏขึ้น

หน้าจอควรมีอินเทอร์เฟซ MS Project ปรากฏขึ้น ส่วนสำคัญของอินเทอร์เฟซนี้คือ -

• Quick Access Toolbar - พื้นที่ที่ปรับแต่งได้ซึ่งคุณสามารถเพิ่มคำสั่งที่ใช้บ่อย

• Tabs บน Ribbon, Groups- ด้วยการเปิดตัว Microsoft Office 2007 มาพร้อมกับ "Fluent User Interface" หรือ "Fluent UI" ซึ่งมาแทนที่เมนูและแถบเครื่องมือที่ปรับแต่งได้ด้วย "เมนู Office" อันเดียวแถบเครื่องมือขนาดเล็กที่เรียกว่า "แถบเครื่องมือด่วน" และสิ่งที่มา เป็นที่รู้จักกันในชื่อ Ribbon ที่มีหลายแท็บโดยแต่ละปุ่มจะมีปุ่มแบริ่งของแถบเครื่องมือและตัวควบคุมอื่น ๆ เป็นครั้งคราว ตัวควบคุมแถบเครื่องมือมีขนาดที่แตกต่างกันและจัดอยู่ในกลุ่มที่มองเห็นได้ชัดเจน กลุ่มคือชุดของคำสั่งที่เกี่ยวข้อง แต่ละแท็บแบ่งออกเป็นหลายกลุ่ม

• Commands- คุณลักษณะเฉพาะที่คุณใช้เพื่อดำเนินการในโครงการ แต่ละแท็บประกอบด้วยคำสั่งต่างๆ หากคุณชี้ไปที่คำสั่งคุณจะเห็นคำอธิบายในคำแนะนำเครื่องมือ

• View Label - สิ่งนี้จะปรากฏที่ขอบด้านซ้ายของมุมมองที่ใช้งานอยู่ Active viewคือหน้าต่างหลักที่คุณเห็นในช่วงเวลาที่กำหนด โปรเจ็กต์มีมุมมองมากมายเช่นมุมมองแผนภูมิแกนต์มุมมองแผนภาพเครือข่ายมุมมองการใช้งานและอื่น ๆ ป้ายกำกับมุมมองจะบอกคุณเกี่ยวกับมุมมองที่คุณใช้อยู่ในปัจจุบัน โครงการสามารถแสดงมุมมองเดียวหรือหลายมุมมองในบานหน้าต่างแยกกัน

• View Shortcuts - ช่วยให้คุณสลับระหว่างมุมมองที่ใช้บ่อยในโครงการ

• Zoom Slider - เพียงแค่ซูมมุมมองที่ใช้งานเข้าหรือออก

• Status bar - แสดงรายละเอียดเช่นโหมดการตั้งเวลาของงานใหม่ (ด้วยตนเองหรืออัตโนมัติ) และรายละเอียดของตัวกรองที่ใช้กับมุมมองที่ใช้งานอยู่

เมื่อทำงานกับ MS Project คุณต้องระบุวันที่เริ่มต้นหรือวันที่เสร็จสิ้น เนื่องจากเมื่อคุณป้อนหนึ่งในสองงานโครงการข้อ จำกัด และการอ้างอิงอื่น ๆ MS Project จะคำนวณวันที่อื่น การใช้วันที่เริ่มต้นเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีเสมอแม้ว่าคุณจะทราบกำหนดเวลาของโครงการแล้วก็ตาม

เปิดตัวโครงการ MS

• Windows 7 - คลิกที่เมนู Start ชี้ไปที่ All Programs คลิก Microsoft Office จากนั้นคลิก Project 2013

• Windows 8 - บนหน้าจอเริ่มให้แตะหรือคลิกโครงการ 2013

• Windows 10 - คลิกที่เมนูเริ่ม→แอปทั้งหมด→ Microsoft Office →โครงการ 2013

สร้างโครงการเปล่า

MS Project 2013 จะแสดงรายการตัวเลือก ในรายการเทมเพลตที่มีให้คลิกBlank Project.

โครงการกำหนดวันที่เริ่มต้นของแผนเป็นวันที่ปัจจุบันเส้นแนวตั้งสีเขียวบาง ๆ ในส่วนแผนภูมิของมุมมองแผนภูมิแกนต์ระบุวันที่ปัจจุบันนี้

ข้อมูลโครงการ

ให้เราเปลี่ยนวันที่เริ่มโครงการและเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติม

ขั้นตอนที่ 1: วันที่เริ่มต้น

คลิกแท็บโครงการ→กลุ่มคุณสมบัติ→ข้อมูลโครงการ

กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น ในกล่องวันที่เริ่มต้นพิมพ์ 11/5/15 หรือคลิกลูกศรลงเพื่อแสดงปฏิทินเลือก 5 พฤศจิกายน 2015 (หรือวันที่ใดก็ได้ที่คุณเลือก)

คลิกตกลงเพื่อยอมรับวันที่เริ่มต้น

ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าปฏิทิน

คลิกแท็บโครงการ→กลุ่มคุณสมบัติ→ข้อมูลโครงการ

คลิกลูกศรบนกล่องดรอปดาวน์วันที่ปัจจุบัน รายการปรากฏขึ้นประกอบด้วยปฏิทินฐานสามรายการ

• 24 Hour - ปฏิทินที่ไม่มีเวลาไม่ทำงาน

• Night Shift - ครอบคลุมเวลา 23.00 น. ถึง 8.00 น. กะกลางคืนครอบคลุมทุกคืนตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันศุกร์โดยหยุดพักหนึ่งชั่วโมง

• Standard - เวลาทำงานปกติวันจันทร์ถึงวันศุกร์ระหว่าง 8.00 น. ถึง 17.00 น. โดยหยุดพักหนึ่งชั่วโมง

เลือกปฏิทินมาตรฐานเป็นปฏิทินโครงการของคุณ คลิก“ ยกเลิก” หรือ“ ตกลง” เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ

ตอนนี้ให้เราเพิ่มข้อยกเว้น

ขั้นตอนที่ 3: การเพิ่มข้อยกเว้นในปฏิทิน

มีการใช้ข้อยกเว้นในการแก้ไขปฏิทินโครงการให้มีวันทำงานที่ไม่ได้มาตรฐานหรือวันที่ไม่ทำงาน คุณยังสามารถจัดสรรชั่วโมงการทำงานที่ไม่ซ้ำกันสำหรับทรัพยากรเฉพาะได้อีกด้วย

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างการสร้างวันที่ไม่ทำงานซึ่งอาจเป็นเพราะวันหยุดหรืองานเฉลิมฉลองในสำนักงานหรือกิจกรรมอื่นที่ไม่ใช่ความพยายามในการทำงานในสำนักงานมาตรฐาน

Click Project tab → Properties Group → Change Working Time.

Change Working Timeกล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น ภายใต้แท็บข้อยกเว้นให้คลิกที่ฟิลด์ชื่อป้อนเหตุการณ์เป็น“ วันครบรอบของสำนักงาน” ในฟิลด์เริ่มให้ป้อน 11/22/15 จากนั้นป้อนวันที่เดียวกันในฟิลด์เสร็จสิ้น ขณะนี้วันที่นี้ถูกกำหนดให้เป็นวันที่ไม่ทำงานสำหรับโครงการ คุณยังสามารถตรวจสอบสีที่เปลี่ยนแปลงที่ระบุไว้ในปฏิทินภายในกล่องโต้ตอบด้านล่าง คลิกตกลงเพื่อปิด

ขั้นตอนที่ 4: การตั้งค่าปฏิทินทรัพยากร

เช่นเดียวกับที่คุณสามารถเปลี่ยนไฟล์ Standard Base Calendarคุณสามารถเปลี่ยนเวลาทำงานและเวลาที่ไม่ทำงานของแต่ละทรัพยากรได้ คุณสามารถแก้ไขปฏิทินทรัพยากรเพื่อรองรับเวลายืดหยุ่นเวลาพักร้อนเวลาฝึกอบรม ฯลฯ

โปรดจำไว้ว่า Resource Calendar สามารถใช้ได้กับทรัพยากรงานเท่านั้นไม่ใช่ทรัพยากรวัสดุและต้นทุน

ตามค่าเริ่มต้นเมื่อเราสร้างทรัพยากรในแผนปฏิทินทรัพยากรจะตรงกับไฟล์ Standard base calendar. และการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่คุณทำกับปฏิทินโครงการจะแสดงโดยอัตโนมัติในปฏิทินทรัพยากรยกเว้นเมื่อคุณสร้างข้อยกเว้นในปฏิทินทรัพยากร ในกรณีนั้นแม้ว่าคุณจะอัปเดตปฏิทินโครงการข้อยกเว้นในปฏิทินทรัพยากรจะไม่ได้รับผลกระทบ

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time

Change Working Time dialog box appears. 

Click the down arrow for the “For Calendar” drop-down box.

Select the resource for whom you want to create an exception. In example below I have chosen John.

ภายใต้แท็บข้อยกเว้นคลิกที่ Nameฟิลด์ป้อนเหตุการณ์เป็น "วันหยุดส่วนตัว" ในStart ป้อนวันที่ (ตัวอย่าง 9/15/2015) จากนั้นป้อนวันที่เดียวกันใน Finish ฟิลด์

ขั้นตอนที่ 5: เปลี่ยนเวลาทำงานสำหรับแต่ละทรัพยากร

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.

The Change Working Time dialog box appears. 

Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.

Select the resource for whom you want to change work schedule. 
In the following screen you can see we have chosen John.

Click “Work Weeks” tab.

Double-click the [default] cell below the Name column heading.

Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule. 
We have  chosen Tuesday and Wednesday.
	
Click Set day(s) to these specific working times. Change the time.

ขั้นตอนที่ 6: สร้างวันที่ไม่ทำงาน

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.

The Change Working Time dialog box appears.

Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.

Select the resource for whom you want to change work schedule. We have chosen John again.

Click “Work Weeks” tab.

Double-click the [default] cell below the Name column heading.

Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule.

Click any day (we have chosen Friday) and use the radio button “Set days to nonworking time”.

Click OK to close the Dialog box. You will now see all Fridays are greyed out in the calendar.

เปลี่ยนคุณสมบัติของไฟล์

ด้วยระบบปฏิบัติการ Microsoft Windows คลิกขวาที่ไฟล์และเลือก“ Properties” จะแสดงกล่องโต้ตอบคุณสมบัติของไฟล์ที่มีเวอร์ชันความปลอดภัยและรายละเอียดไฟล์อื่น ๆ คุณสามารถบันทึกข้อมูลระดับบนสุดสำหรับไฟล์โครงการ. mpp ของคุณได้เช่นกัน สามารถทำได้ดังนี้ -

ขั้นตอนที่ 1: เปิด MS Project

• Windows 7 - คลิกที่เมนู Start ชี้ไปที่ All Programs คลิก Microsoft Office จากนั้นคลิก Project 2013

• Windows 8 - บนหน้าจอเริ่มให้แตะหรือคลิกโครงการ 2013

• Windows 10 - คลิกที่เมนูเริ่ม→แอปทั้งหมด→ Microsoft Office →โครงการ 2013

ขั้นตอนที่ 2: บันทึกคุณสมบัติ

คลิกแท็บไฟล์ ภายใต้แท็บข้อมูลไปที่ข้อมูลโครงการ คลิกลูกศรใกล้ Project Information เพื่อคลิก Advanced Properties กล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้นคุณสามารถพิมพ์การเปลี่ยนแปลงได้ตามต้องการ คลิกตกลงและอย่าลืมบันทึกโดยคลิกที่บันทึก

สร้างรายการงาน

ก่อนที่เราจะเริ่มให้เราสมมติว่าคุณมีโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) อยู่แล้ว ในบริบทของ WBS“ งาน” หมายถึง“ สิ่งที่ส่งมอบ” ไม่ใช่ความพยายาม

WBS ระบุสิ่งที่ส่งมอบได้ในระดับต่ำสุดเป็นแพ็กเกจงาน แพ็กเกจงานนี้ถูกย่อยสลายเป็นงาน / กิจกรรมขนาดเล็กซึ่งเป็นความพยายามที่จำเป็นในการทำแพ็กเกจงานให้เสร็จสมบูรณ์ ดังนั้นงานจึงมุ่งเน้นไปที่การดำเนินการและแพ็กเกจงานคือสิ่งที่ส่งมอบได้หรือเป็นผลมาจากงานที่ดำเนินการอย่างน้อยหนึ่งงาน

มีความสับสนจำนวนมากระหว่างสิ่งที่ก่อให้เกิดกิจกรรมและสิ่งที่ก่อให้เกิดงานในชุมชนการจัดการโครงการ แต่สำหรับ MS Project งานคือความพยายามและการดำเนินการที่จำเป็นในการสร้างโครงการเฉพาะที่สามารถส่งมอบได้ MS Project ไม่ใช้คำว่า“ กิจกรรม”

เข้าสู่งาน

ง่ายๆแค่นี้เอง ในGantt Chartดูเพียงคลิกเซลล์ที่อยู่ใต้คอลัมน์ชื่องาน ป้อนชื่องาน ในหน้าจอต่อไปนี้เราได้ป้อน 5 งานที่แตกต่างกัน

ป้อนระยะเวลา

ระยะเวลาของงานคือระยะเวลาโดยประมาณที่จะใช้ในการทำงานให้สำเร็จ ในฐานะผู้จัดการโครงการคุณสามารถประมาณระยะเวลาของงานโดยใช้วิจารณญาณของผู้เชี่ยวชาญข้อมูลในอดีตค่าประมาณแบบอะนาล็อกหรือค่าประมาณพารามิเตอร์

คุณสามารถป้อนระยะเวลาของงานในรูปของหน่วยเวลามิติต่างๆ ได้แก่ นาทีชั่วโมงวันสัปดาห์และเดือน คุณสามารถใช้คำย่อเพื่อความเรียบง่ายและสะดวกดังแสดงในตารางต่อไปนี้

ค่าที่คุณต้องการป้อน	ตัวย่อ	ลักษณะ
45 นาที	45 ม	45 นาที
2 ชั่วโมง	2 ชม	2 ชม
3 วัน	3d	3 วัน
6 สัปดาห์	6w	6 สัปดาห์
2 เดือน	2 เดือน	2 เดือน

อย่าลืมว่าค่าเริ่มต้นของโครงการขึ้นอยู่กับชั่วโมงการทำงานของคุณ ดังนั้น 1 วันจึงไม่เท่ากับ 24 ชั่วโมง แต่มีงาน 8 ชั่วโมงต่อวัน แน่นอนคุณสามารถเปลี่ยนค่าเริ่มต้นเหล่านี้ได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ

ป้อนค่าแล้ว	มูลค่า	ค่าเริ่มต้นของโครงการ
1 นาที	60 วินาที	60 วินาที
1 ชั่วโมง	60 นาที	60 นาที
1 วัน	24 ชั่วโมง	8 ชั่วโมง (1 วันทำงาน)
1 สัปดาห์	7 วัน	40 ชั่วโมง (5 วันทำการ)
1 เดือน	28 ถึง 31 วัน	160 ชั่วโมง (20 วันทำการ)

เปลี่ยนขนาดเวลาเริ่มต้น

คลิกแท็บโครงการ→กลุ่มคุณสมบัติ→คลิกเปลี่ยนเวลาทำงาน→คลิกตัวเลือก

คุณสามารถใช้สิ่งนี้กับโครงการทั้งหมดหรือโครงการเฉพาะที่คุณกำลังดำเนินการอยู่

หนึ่งในเทคนิคที่ประณีตของ MS Project มีอยู่คือพิจารณาระยะเวลาของงานในแง่ของวันทำงาน ดังนั้นหากคุณมีวันที่ไม่ได้ทำงานในระหว่างนั้นจะช่วยให้มั่นใจได้ว่างานที่ต้องใช้เวลา 16 ชั่วโมงจึงจะเสร็จสิ้นในวันที่ 3 กล่าวอีกนัยหนึ่งคือหากคุณมีงานที่ต้องทำ 16 ชั่วโมงให้เสร็จโดยเริ่มตั้งแต่วันจันทร์ 8:00 น. (หากเป็นเวลาเริ่มต้นวันทำงานของคุณและ 8 ชั่วโมงเป็นชั่วโมงทำงานทั้งหมดใน 1 วัน) และวันอังคารเป็นวันหยุด งานจะสิ้นสุดลงอย่างมีเหตุผลในตอนเย็นของวันพุธ

Tip - ด้วยงานที่กำหนดเวลาด้วยตนเองหากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับระยะเวลาของงานคุณสามารถป้อนข้อความเช่น“ ตรวจสอบกับผู้จัดการ / วิศวกร” เพื่อกลับมาทำในภายหลัง

เข้าสู่ Task Duration

ง่ายๆใน Gantt Chartดูคลิกเซลล์ด้านล่างส่วนหัวคอลัมน์ระยะเวลา ป้อนระยะเวลา (ภารกิจที่ 1 ในภาพหน้าจอต่อไปนี้)

คุณยังสามารถป้อนวันที่เริ่มต้นและวันที่เสร็จสิ้นจากนั้น MS Project จะคำนวณระยะเวลาด้วยตัวมันเอง (ภารกิจที่ 2 ในภาพหน้าจอต่อไปนี้)

คุณสามารถป้อนข้อความได้เช่นกันเมื่อคุณไม่มีเมตริกระยะเวลาในปัจจุบัน (งาน 3 และงาน 4 ในภาพหน้าจอต่อไปนี้)

Note- ในภาพหน้าจอด้านบนงาน 6 มีกำหนดจะเริ่มในวันอาทิตย์ซึ่งเป็นวันที่ไม่ทำงานและสิ้นสุดในวันพุธ โดยพื้นฐานแล้วใคร ๆ ก็เชื่อว่า 3 วันนี้จันทร์อังคารพุธระยะเวลาที่คำนวณได้จะเป็น 3 วัน แต่ MS Project 2013 คำนวณเป็น 4 วัน ดังนั้นเราต้องระมัดระวังในการเลือกวันที่เริ่มต้นของงาน เนื่องจากสำหรับการดำเนินการใด ๆ ต่อเนื่อง MS Project 2013 พิจารณาว่างาน 6 จะใช้เวลา 4 วัน ในครั้งต่อไปที่คุณเปลี่ยนวันที่เริ่มต้นวันที่เสร็จสิ้นจะเปลี่ยนไปตามระยะเวลา 4 วันนี้

ระยะเวลาที่ผ่านไป

Elapsed Duration คือเวลาที่ผ่านไปในขณะที่บางเหตุการณ์กำลังเกิดขึ้นซึ่งไม่ต้องใช้ทรัพยากรใด ๆ ระยะเวลาที่ผ่านไปสำหรับงานสามารถใช้ได้ในกรณีที่งานจะดำเนินไปตลอดเวลาโดยไม่มีการหยุดชะงัก วันทำงานปกติมี 8 ชั่วโมงและระยะเวลาของวันที่ผ่านไปจะมี 24 ชั่วโมง งานยังคงดำเนินต่อไปในช่วงที่ไม่ได้ทำงาน (วันหยุดและวันหยุดพักผ่อน) และวันทำงาน

คุณสามารถป้อนระยะเวลาที่ผ่านไปโดยนำหน้าตัวย่อระยะเวลาใด ๆ ด้วย "e" 1ew คือเจ็ดวัน 24 ชั่วโมง

ตัวอย่างเช่นเมื่อคุณกำลัง 'รอให้สีแห้ง' และใช้เวลา 4 วันจึงจะเกิดขึ้น ไม่จำเป็นต้องใช้ทรัพยากรหรือความพยายามในการทำงานและสิ่งที่คุณทำคือรอให้แห้ง คุณสามารถใช้ 4ed เป็นระยะเวลาซึ่งหมายถึง 4 วันที่ผ่านไปสีจะแห้งได้ไม่ว่าจะเป็นวันหยุดสุดสัปดาห์หรือตรงกับวันหยุดก็ตาม ในตัวอย่างนี้การอบแห้งจะเกิดขึ้นในช่วง 24 ชั่วโมงในช่วงสุดสัปดาห์

สร้างเหตุการณ์สำคัญ

ในการจัดการโครงการเหตุการณ์สำคัญคือประเด็นเฉพาะในไทม์ไลน์ของโครงการ ใช้เป็นจุดก้าวหน้าที่สำคัญในการจัดการความสำเร็จของโครงการและความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ส่วนใหญ่จะใช้สำหรับการตรวจสอบปัจจัยการผลิตและงบประมาณ

ในทางคณิตศาสตร์เหตุการณ์สำคัญคือภารกิจที่มีระยะเวลาเป็นศูนย์ และสามารถวางไว้ในที่ที่มีข้อสรุปเชิงตรรกะของขั้นตอนการทำงานหรือตามกำหนดเวลาที่กำหนดโดยแผนโครงการ

คุณสามารถแทรกเหตุการณ์สำคัญได้สองวิธี

วิธีที่ 1: การแทรกเหตุการณ์สำคัญ

คลิกชื่อของงานที่คุณต้องการแทรกเหตุการณ์สำคัญ

Click Task tab → Insert group → Click Milestone.

MS Project ตั้งชื่องานใหม่ว่า <New Milestone> โดยมีระยะเวลาเป็นศูนย์วัน

Click on <New Milestone> to change its name.

คุณสามารถเห็นเหตุการณ์สำคัญปรากฏขึ้นพร้อมกับสัญลักษณ์รูปสี่เหลี่ยมขนมเปียกปูนในมุมมองแผนภูมิแกนต์ทางด้านขวา

วิธีที่ 2: การแปลงงานเป็นเหตุการณ์สำคัญ

Click on any particular task or type in a new task under the Task Name Heading.

Under Duration heading type in “0 days “.

MS Project แปลงเป็น Milestone

วิธีที่ 3: การแปลงงานเป็นเหตุการณ์สำคัญ

ในวิธีที่ 2 งานจะถูกแปลงเป็นระยะเวลา Milestone of Zero แต่เรายังสามารถแปลงงานที่ไม่มีระยะเวลาเป็นศูนย์เป็นไมล์สโตนได้ สิ่งนี้ไม่ค่อยได้ใช้และทำให้เกิดความสับสน

Double-click a particular Task name.

Task Information dialog box opens.

Click Advanced tab → select option “Mark Task as Milestone”.

ทำให้งานสรุปโครงการมองเห็นได้

งานสรุปโครงการสรุปโครงการทั้งหมดของคุณ

In Gantt Chart View → Format Tab → Show/Hide → click to check Project Summary Task on.

สร้างงานสรุป

อาจมีงานจำนวนมากในตารางโครงการดังนั้นจึงเป็นความคิดที่ดีที่จะมีงานที่เกี่ยวข้องมากมายรวมกันเป็น Summary Taskเพื่อช่วยให้คุณจัดระเบียบแผนได้ดีขึ้น ช่วยให้คุณจัดระเบียบแผนของคุณเป็นขั้นตอน

ใน MS Project 2013 คุณสามารถมีงานย่อยได้หลายงานภายใต้งานระดับที่สูงกว่า งานระดับที่สูงขึ้นเหล่านี้เรียกว่างานสรุป ในระดับที่สูงขึ้นพวกเขาจะถูกเรียกว่าPhases. ระดับสูงสุดของโครงสร้างโครงร่างของแผนเรียกว่าProject Summary Taskซึ่งครอบคลุมตารางโครงการทั้งหมด

โปรดจำไว้ว่าเนื่องจากงานสรุปไม่ใช่เอนทิตีงานแยกต่างหาก แต่เป็นเฟสของโครงการที่มีงานย่อยหลายงานอยู่ในนั้นระยะเวลาของงานสรุปคือตั้งแต่เริ่มต้นงานย่อยแรกไปจนถึงการสิ้นสุดของงานย่อยสุดท้าย MS Project จะคำนวณโดยอัตโนมัติ

แน่นอนคุณสามารถป้อนระยะเวลาด้วยตนเองของงานสรุปได้เช่นกันซึ่งอาจแตกต่างจากระยะเวลาที่คำนวณโดยอัตโนมัติ MS Project จะติดตามทั้งสองอย่าง แต่อาจทำให้เกิดความสับสนอย่างมาก

ในกรณีส่วนใหญ่คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีการป้อนระยะเวลาด้วยตนเองสำหรับงานใด ๆ ที่คุณจะใช้เป็นงานสรุป

ให้เราใช้ภาพหน้าจอต่อไปนี้เป็นตัวอย่าง หากคุณต้องการจัดกลุ่มงาน 4 และงาน 5 เป็นงานสรุป 1 คุณสามารถทำได้สองวิธี

วิธีที่ 1

เลือกชื่อของงาน 4 และงาน 5

Click Task Tab → group Insert → Click Summary

MS Project สร้าง <งานสรุปใหม่>

Rename it to Summary Task 1.

วิธีที่ 2

คุณสามารถคลิกงาน 4 แถว

Select “Insert Task”. A <New Task> is created.

คุณสามารถเปลี่ยนชื่องานได้ ในที่นี้จะเปลี่ยนชื่อเป็นงานสรุป 1 อย่าป้อนช่วงเวลาใด ๆ สำหรับงานนี้

Now select Task 4 and Task 5.

Click Task tab → Schedule group → Click Indent Task

เชื่อมโยงงาน

เมื่อคุณมีรายการงานที่พร้อมที่จะบรรลุวัตถุประสงค์โครงการของคุณคุณจะต้องเชื่อมโยงกับความสัมพันธ์ของงานที่เรียกว่าการอ้างอิง ตัวอย่างเช่นงาน 2 สามารถเริ่มได้เมื่องาน 1 เสร็จสิ้น การอ้างอิงเหล่านี้เรียกว่าลิงค์A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) ไม่ได้กำหนดคำว่าการพึ่งพา แต่หมายถึงความสัมพันธ์เชิงตรรกะซึ่งจะหมายถึงการพึ่งพาระหว่างสองกิจกรรมหรือระหว่างกิจกรรมกับเหตุการณ์สำคัญ

ใน MS Project งานแรกเรียกว่าไฟล์ predecessorเพราะมันนำหน้างานที่ขึ้นอยู่กับมัน งานต่อไปนี้เรียกว่าsuccessorเพราะประสบความสำเร็จหรือทำตามงานที่ต้องพึ่งพา งานใด ๆ สามารถเป็นบรรพบุรุษของงานที่สืบทอดได้ตั้งแต่หนึ่งงานขึ้นไป ในทำนองเดียวกันงานใด ๆ ก็สามารถสืบต่อจากงานก่อนหน้าอย่างน้อยหนึ่งงานได้

การอ้างอิงงานมีเพียงสี่ประเภทเท่านั้นที่นี่เราจะนำเสนอตัวอย่าง

• Finish to Start(FS) - เสร็จสิ้นชั้นแรกก่อนเริ่มสร้างชั้นสอง ใช้มากที่สุด.

• Finish to Finish (FF) - ทำอาหารทุกจานสำหรับมื้อเย็นให้เสร็จตรงเวลา

• Start To Start(SS) - เมื่อทำแบบสำรวจเราจะขอคำตอบแบบสำรวจ แต่จะเริ่มจัดทำตารางคำตอบด้วย เราไม่จำเป็นต้องรวบรวมคำตอบแบบสำรวจให้เสร็จสิ้นก่อนที่จะเริ่มการจัดตาราง

• Start to Finish(SF) - การเตรียมการสอบจะสิ้นสุดเมื่อการสอบเริ่มขึ้น ใช้น้อยที่สุด

ใน MS Project คุณสามารถระบุ Task Links -

• Gantt Chart - ในแผนภูมิแกนต์และ Network Diagram มุมมองความสัมพันธ์ของงานปรากฏเป็นลิงก์ที่เชื่อมต่องาน

• Tables - ในตารางหมายเลขรหัสงานของงานก่อนหน้าจะปรากฏในฟิลด์ลำดับก่อนหน้าของงานต่อเนื่อง

วิธีที่ 1

เลือกสองงานที่คุณต้องการเชื่อมโยง ในภาพหน้าจอต่อไปนี้ที่นำมาเป็นตัวอย่างเราได้เลือกชื่องาน 1 และงาน 2

Click Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.

งาน 1 และงาน 2 เชื่อมโยงกับความสัมพันธ์แบบ Finish-to-Start

Note - ภารกิจที่ 2 จะมีวันที่เริ่มต้นของวันทำการถัดไปจากวันที่เสร็จสิ้นของภารกิจที่ 1

วิธีที่ 2

Double click a successor task you would like to link.

ที่นี่ฉันได้คลิกภารกิจ 4

กล่องโต้ตอบข้อมูลงานจะเปิดขึ้น

Click Predecessors tab

In the Table, click the empty cell below Task Name column.

กล่องแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้นพร้อมกับงานทั้งหมดที่กำหนดไว้ในโครงการ

Choose the predecessor task. Click OK.

ที่นี่ฉันเลือกภารกิจ 3

วิธีที่ 3

ในวิธีนี้คุณจะเลือกกลุ่มของงานและเชื่อมโยงทั้งหมดกับความสัมพันธ์แบบ Finish-to-Start

Select multiple tasks with the help of the mouse → Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.

เชื่อมโยงงานทั้งหมด ในการเลือกงานที่ไม่อยู่ติดกันให้กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้แล้วเลือกแต่ละงานแยกกัน

ลิงค์เคารพ

หากคุณอยู่ในโหมดกำหนดเวลาด้วยตนเองการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในระยะเวลาของงานก่อนหน้านี้จะไม่แสดงถึงวันที่เริ่มต้นของงาน 4 ตัวอย่างเช่นงาน 4 เริ่มในวันที่ 9/3/15 ซึ่งเป็นวันถัดไปของวันที่เสร็จสิ้นของงาน 3

ตอนนี้เมื่อเราเปลี่ยนระยะเวลาของงาน 3 จาก 5 เป็น 7 วันวันที่เริ่มต้นจะไม่อัปเดตโดยอัตโนมัติสำหรับงาน 4 ในการจัดกำหนดการด้วยตนเอง

คุณสามารถบังคับให้ MS Project เคารพลิงค์ (การพึ่งพา) โดยทำดังต่อไปนี้ -

• เลือกงาน 4.
• คลิกแท็บงาน→กำหนดกลุ่ม→เคารพลิงค์

การสลับงาน - ปรับด้วยตนเองเป็นอัตโนมัติ

MS Project โดยค่าเริ่มต้นจะตั้งค่างานใหม่ที่จะจัดกำหนดการด้วยตนเอง การตั้งเวลาควบคุมได้สองวิธี

Manual Scheduling- ทำเพื่อจับรายละเอียดบางอย่างอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องกำหนดเวลางานจริงๆ คุณสามารถระบุรายละเอียดของงานบางอย่างเกี่ยวกับระยะเวลาวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดได้หากคุณยังไม่รู้

Automatic Scheduling- ใช้เครื่องมือตั้งเวลาใน MS Project จะคำนวณค่าต่างๆเช่นระยะเวลาของงานวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดโดยอัตโนมัติ ต้องคำนึงถึงข้อ จำกัด ลิงก์และปฏิทินทั้งหมด

ตัวอย่างเช่นที่ Lucerne Publishing แผนการเปิดตัวหนังสือเล่มใหม่ได้รับการตรวจสอบโดยแหล่งข้อมูลที่จะดำเนินงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการอื่น ๆ แม้ว่าคุณจะคาดหวังว่าแผนจะเปลี่ยนแปลงไปบ้างเมื่อคุณเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปิดตัวหนังสือ แต่ตอนนี้คุณมีความมั่นใจเพียงพอในแผนโดยรวมที่จะเปลี่ยนจากการตั้งเวลางานด้วยตนเองไปเป็นแบบอัตโนมัติ

การแปลงงานเป็นกำหนดการอัตโนมัติ

เรามีสามวิธีในการแปลงงานให้เป็นกำหนดการอัตโนมัติ

วิธีที่ 1

ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนโหมดสำหรับงานใดงานหนึ่งให้พูดว่าภารกิจที่ 5 ในตัวอย่างต่อไปนี้ คลิกที่Task Modeเซลล์ในแถวเดียวกัน จากนั้นคลิกลูกศรลงเพื่อเปิดกล่องแบบเลื่อนลงคุณสามารถเลือกกำหนดการอัตโนมัติ

วิธีที่ 2

คลิกงาน→กลุ่มงาน→กำหนดการอัตโนมัติ

วิธีที่ 3

หากต้องการเปลี่ยนเป็นโหมดกำหนดการอัตโนมัติโดยสมบูรณ์ -

สลับโหมดการตั้งเวลาของแผนโดยคลิกแถบสถานะงานใหม่ (ที่ด้านล่างซ้าย) จากนั้นเลือกโหมดตั้งเวลาอัตโนมัติ

คุณยังสามารถเปลี่ยนโหมดการจัดกำหนดการเริ่มต้นที่ Project ใช้กับแผนใหม่ทั้งหมดได้

ไปที่แท็บไฟล์แล้วคลิกตัวเลือก จากนั้นคลิกแท็บกำหนดการและภายใต้ตัวเลือกการจัดกำหนดการสำหรับโครงการนี้ให้เลือก "โครงการใหม่ทั้งหมด" จากกล่องแบบเลื่อนลง ภายใต้งานใหม่ที่สร้างขึ้นให้เลือก“ จัดกำหนดการอัตโนมัติ” จากกล่องแบบเลื่อนลง

ในคำศัพท์การจัดการโครงการจำเป็นต้องใช้ทรัพยากรเพื่อดำเนินงานโครงการ อาจเป็นคนอุปกรณ์สิ่งอำนวยความสะดวกเงินทุนหรืออะไรก็ได้ (ยกเว้นแรงงาน) ที่จำเป็นสำหรับการทำงานโครงการให้สำเร็จOptimum Resource Scheduling เป็นกุญแจสำคัญในการบริหารโครงการให้ประสบความสำเร็จ

ประเภททรัพยากร

• Work resources - คนและอุปกรณ์ในการทำงาน

• Cost resources- ต้นทุนทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับงาน ค่าเดินทางค่าอาหาร ฯลฯ

• Material resources- วัสดุสิ้นเปลืองที่ใช้ในการดำเนินโครงการ ตัวอย่างเช่นสีที่ใช้ในขณะทาสีผนัง

Note- ตระหนักถึงความแตกต่างที่สำคัญระหว่างทรัพยากรบุคคลและอุปกรณ์ ทรัพยากรบุคคลจะมีชั่วโมงการทำงานที่ จำกัด เช่น 6, 8 หรือ 12 ชั่วโมง ทรัพยากรอุปกรณ์มีความสามารถในการทำงานที่แตกต่างกันคือ 2, 8 หรือ 24 ชั่วโมงและอาจมีการหยุดพักการบำรุงรักษาด้วย นอกจากนี้โปรดทราบว่าเป็นไปได้ว่าทรัพยากรบุคคลหลายคนอาจใช้ทรัพยากรอุปกรณ์เดียวหรืออุปกรณ์หนึ่งชิ้นอาจทำงานได้หลายอย่าง

ป้อนชื่อทรัพยากรงาน

คุณสามารถป้อนชื่อทรัพยากรตามความสะดวกของคุณ

ทรัพยากร	ตัวอย่าง
ทรัพยากรในการทำงานเป็นบุคคลที่ระบุ	จอห์นเควิน
ทรัพยากรงานเป็นฟังก์ชันงานหรือกลุ่ม	วิศวกร, ผู้ประสานงาน, พนักงานพิมพ์ดีด
ทรัพยากรในการทำงานเป็นอุปกรณ์	เครื่องกลึง, Earth mover

ขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง

Click View tab → Resource Views group → Click Resource Sheet.

Click the cell directly below the Resource Name heading column.

Enter Resources as an individual person, job function or group.

ตามค่าเริ่มต้นฟิลด์ Max Units จะถูกตั้งค่าเป็น 100%

ความจุสูงสุดของทรัพยากร

Max Unitsฟิลด์แสดงถึงความจุสูงสุดของทรัพยากรในการทำงานกับงานที่ได้รับมอบหมาย 100% หมายถึง 100 เปอร์เซ็นต์ของเวลาทำงานของทรัพยากรที่พร้อมใช้งานสำหรับงานที่ได้รับมอบหมาย ทรัพยากรมีให้บริการเต็มเวลาในแต่ละวันทำงาน หากทรัพยากรได้รับการจัดสรรให้กับงานหรืองานที่ต้องการมากกว่าชั่วโมงทำงานของเขา / ทรัพยากรนั้นจะถูกจัดสรรเกินและ MS Project จะระบุสิ่งนี้ในรูปแบบสีแดง

หากทรัพยากรไม่ได้เป็นตัวแทนของแต่ละบุคคล แต่เป็นหน้าที่ของงานซึ่งกลุ่มคนที่มีทักษะเดียวกันสามารถทำงานนั้นได้เราสามารถป้อน Max Units ที่ใหญ่กว่าเพื่อแทนจำนวนคนในกลุ่มได้ 400% จะระบุว่าคน 4 คนทำงานเต็มเวลาทุกวันทำงาน

ทรัพยากรการทำงานเป็นกลุ่ม

Click View tab → Resource Views group → Click Resource Sheet

Click the cell directly below Resource Name heading column

Enter Resources as group, here we take an example of Engineers.

Click the Max. Units field for the Engineers resource.

พิมพ์หรือเลือก 400% กดปุ่มตกลง.

ทรัพยากรในการทำงานเป็นพาร์ทไทม์

การป้อนค่าน้อยกว่า 100% ใน Max หน่วยหมายความว่าคุณคาดว่าความจุของทรัพยากรจะต่ำกว่าทรัพยากรแบบเต็มเวลา ดังนั้น 50% จึงหมายถึงแต่ละคนทำงานได้ครึ่งหนึ่งของความจุเต็มปกติดังนั้นหากสัปดาห์ทำงานปกติคือ 40 ชั่วโมงจะเท่ากับความจุ 20 ชั่วโมง

Click View tab → Resource Views group → Click Resource Sheet.

Click the cell directly below Resource Name heading column.

Enter Resource as an individual or job function. Here let’s take an example.

ป้อนต้นทุนทรัพยากร

คุณสามารถป้อนอัตรามาตรฐานและต้นทุนต่อการใช้งานสำหรับงานและทรัพยากรวัสดุ คุณยังสามารถป้อนอัตราค่าล่วงเวลาสำหรับทรัพยากรงาน อัตรามาตรฐานคำนวณเป็นรายชั่วโมง ในทางกลับกันต้นทุนต่อการใช้งานเป็นต้นทุนที่ไม่แตกต่างกันไปตามงาน ต้นทุนต่อการใช้งานคือค่าธรรมเนียมชุดที่ใช้ในการทำงานให้เสร็จ ทรัพยากรมีสามประเภท ได้แก่ งานวัสดุและต้นทุน

• Work resources - คนและอุปกรณ์ในการทำงาน

• Cost resources- ต้นทุนทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับงาน ค่าเดินทางค่าอาหาร ฯลฯ

• Material resources- วัสดุสิ้นเปลืองที่ใช้ในการดำเนินโครงการ เช่นเดียวกับการใช้สีในขณะทาสีผนัง

Note- ตระหนักถึงความแตกต่างที่สำคัญระหว่างทรัพยากรบุคคลและอุปกรณ์ ทรัพยากรบุคคลจะมีชั่วโมงการทำงานที่ จำกัด เช่น 6, 8 หรือ 12 ชั่วโมง ทรัพยากรอุปกรณ์อาจมีความสามารถในการทำงานที่แตกต่างกัน 2, 8 หรือ 24 ชั่วโมงและอาจมีการหยุดพักการบำรุงรักษาด้วย นอกจากนี้โปรดทราบว่าเป็นไปได้ว่าทรัพยากรบุคคลหลายคนอาจใช้ทรัพยากรอุปกรณ์เดียวหรืออุปกรณ์หนึ่งชิ้นอาจทำงานได้หลายอย่าง

ทรัพยากรต้นทุนไม่ใช้อัตราค่าจ้าง จำไว้ว่าต้นทุนต่อการใช้งานและทรัพยากรต้นทุนเป็นสองสิ่งที่แตกต่างกัน ทรัพยากรต้นทุนคือต้นทุนทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับงานเช่นค่าเดินทางค่าอาหารเป็นต้นมูลค่าต้นทุนของทรัพยากรต้นทุนจะถูกกำหนดเมื่อคุณกำหนดทรัพยากรต้นทุนให้กับงานเท่านั้น

โครงการคำนวณต้นทุนของงานโดยใช้สูตรนี้ -

Cost of Task = Work Value (in number of hours) x Resource’s Pay Rate.

จากนั้นคุณจะเห็นต้นทุนต่อทรัพยากรและต้นทุนต่องาน (ตลอดจนต้นทุนรวมถึงงานสรุปและแผนทั้งหมด) MS Project จะไม่ใช้การคำนวณการทำงานล่วงเวลาโดยอัตโนมัติ

ในการป้อนมาตรฐานและอัตราค่าล่วงเวลาสำหรับทรัพยากรงาน -

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Click the cell directly below Resource Name heading column to create Resources.

Click the Std. Rate field for each resource to costs in hourly (default), daily, weekly, monthly and yearly rates.

ในตัวอย่างต่อไปนี้ทรัพยากร Rasmus เหลือศูนย์ สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อคุณไม่ต้องติดตามต้นทุนตามอัตราสำหรับทรัพยากรบางอย่าง

คลิกปุ่ม Ovt ช่องอัตราเพื่อป้อนอัตราการทำงานล่วงเวลา

เพิ่มหมายเหตุในทรัพยากร

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Double-click the Resource, a Resource Information dialog box opens.

Click on Notes tab. Here let’s enter a note for Rasmus as “Rasmus will work parttime”.
Click OK.

ก note icon ตอนนี้ปรากฏทางด้านซ้ายของชื่อ Rasmus ในไฟล์ Resource Sheetดู. การวางเมาส์เหนือจะทำให้โน้ตปรากฏขึ้น

ตั้งค่าทรัพยากรต้นทุน

คุณสามารถใช้ทรัพยากรต้นทุนเพื่อแสดงต้นทุนทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับงานในแผน ตัวอย่างของทรัพยากรต้นทุน ได้แก่ การเดินทางอาหารความบันเทิงและการฝึกอบรม ดังนั้นจึงเห็นได้ชัดว่าทรัพยากรต้นทุนไม่สามารถทำงานได้และไม่มีผลต่อการจัดกำหนดการของงาน

มูลค่าต้นทุนของทรัพยากรต้นทุนจะถูกป้อนเมื่อกำหนดให้กับงาน

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Click the empty cell in the Resource Name column.  

Type Training and press the Tab Key.

In the Type field, click the down arrow to select Cost.

เมื่องานและรายการทรัพยากรเสร็จสมบูรณ์ทรัพยากรจะต้องถูกกำหนดให้กับงานเพื่อที่จะดำเนินการกับงานนั้น ด้วย MS Project คุณสามารถติดตามความคืบหน้าของงานต้นทุนทรัพยากรและงานได้

มอบหมายทรัพยากรวัสดุให้กับงาน

วิธีที่ 1

Click View Tab → Gantt Chart View → Resource Name column.

Click the box below the Resource Name column for the task you need the resource to be assigned.

From the dropdown, choose the resource name. In the following screenshot as an 
   example. For Task 1 “PT1”, we have chosen the resource “Celic”.

คุณยังสามารถเลือกทรัพยากรหลายอย่างเพื่อทำงานในงานเดียวได้

วิธีที่ 2

Click Resource tab → Under Assignments group → Assign Resources.

In the Assign Resources dialog box, click the resource name you like to assign.

เลือก“ Hitesh” กันเถอะ ตอนนี้คลิกปุ่มมอบหมาย

คุณยังสามารถเลือกทรัพยากรหลายอย่างเพื่อทำงานในงานเดียวได้

วิธีที่ 3

Click View Tab → Gantt Chart → Task Name column.

Double-click the Task Name. Task Information dialog box opens.

Click the Resources tab.

Click the cell below the Resource Name column. Select the resource from the dropdown list.

คุณยังสามารถเลือกทรัพยากรหลายอย่างเพื่อทำงานในงานเดียวได้

วิธีที่ 4

Click View Tab → Split View group → Details → Task Form.

หน้าต่างแบ่งออกเป็นสองส่วนมุมมองแผนภูมิแกนต์และมุมมองแบบฟอร์มงานด้านล่าง

In the Task Form view, click under the Resource Name column and select the resource.

คุณยังสามารถเลือกทรัพยากรหลายอย่างเพื่อทำงานในงานเดียวได้

กำหนดทรัพยากรต้นทุนให้กับงาน

Click View Tab → Gantt Chart View → Task Name column.

Double-click the Task Name. Task Information dialog box opens.

Click the Resources tab.

Click the cell below the Resource Name column. Select the resource from the dropdown list.

ในตัวอย่างต่อไปนี้ด้านล่างให้เลือก "การเดินทาง" เป็นทรัพยากรต้นทุนและป้อนค่าใช้จ่ายที่ 800 เหรียญ

เรายังสามารถมอบหมายทรัพยากรวัสดุอื่น ๆ ให้กับงานเดียวกันได้

หลังจากมอบหมายทรัพยากรให้กับงานคุณสามารถดูต้นทุนระยะเวลาและงานที่ต้องใช้เพื่อให้แผนเสร็จสมบูรณ์

ตรวจสอบระยะเวลาของแผน

In Gantt Chart View → View Tab → Split View group → Timeline checkbox.

คุณจะสามารถดูวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดของแผนได้

ในมุมมองแผนภูมิแกนต์คุณยังสามารถดูงานสรุปโครงการเพื่อจดบันทึกระยะเวลาวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดของแผน

ในตัวอย่างต่อไปนี้ Assign Resources คืองานสรุปโครงการ (ระบุเป็นงาน 0) ระยะเวลา = 53 วัน, วันที่เริ่ม: 1/5/58 และวันที่สิ้นสุด: 19/3/15

เราสามารถเปิดงานสรุปโครงการได้โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้ -

In Gantt Chart View → Format Tab → Show/Hide → To check Project Summary Task on.

ตรวจสอบต้นทุนของแผน

Click View tab → Data group → Tables → Cost.

ค่าใช้จ่ายสำหรับแต่ละงานจะรวมเป็นงานสรุปและท้ายที่สุดไปที่งานสรุปโครงการ

ตรวจสอบงานของแผน

Click Report Tab → View Reports group → click Resources → click Resource overview

ในตารางสถานะทรัพยากรซึ่งปรากฏที่ด้านล่างคุณจะได้รับข้อมูลสรุปของวันที่เริ่มต้นแรกสุดของทรัพยากรและวันที่เสร็จสิ้นล่าสุดรวมทั้งงานที่เหลือ

ตรวจสอบสถิติโครงการ

Click Project Tab → Properties group → Project Information → in
   the new dialog box click Statistics…

เมื่อแผนโครงการของคุณพร้อมใน MS Project แล้วผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องวัดผลจริง (ในแง่ของงานที่เสร็จสมบูรณ์ทรัพยากรที่ใช้และต้นทุนที่เกิดขึ้น) และแก้ไขและเปลี่ยนแปลงข้อมูลเกี่ยวกับงานและทรัพยากรเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงใด ๆ แผน ผู้จัดการโครงการไม่ควรคิดว่าทุกอย่างกำลังดำเนินไปตามแผนและควรติดตามงานแต่ละอย่างอยู่เสมอ การต่อต้านการติดตามอย่างเป็นทางการของข้อมูลการจัดการโครงการถือเป็นเรื่องปกติ คุณสามารถเอาชนะความต้านทานต่อการติดตามได้โดยอธิบายความคาดหวังของคุณอธิบายประโยชน์ของการติดตามและฝึกอบรมผู้คนให้ติดตามงานด้วยตนเอง

บันทึกข้อมูลพื้นฐาน

ในการประเมินประสิทธิภาพของโครงการคุณต้องสร้างพื้นฐานที่คุณจะเปรียบเทียบความคืบหน้า เราจำเป็นต้องบันทึกข้อมูลพื้นฐานเมื่อแผนได้รับการพัฒนาอย่างสมบูรณ์ แน่นอนว่าเนื่องจากการวางแผนคลื่นกลิ้งหรือการทำรายละเอียดแบบก้าวหน้าที่จำเป็นในการจัดการโครงการเราสามารถเพิ่มงานทรัพยากรข้อ จำกัด และต้นทุนใหม่ ๆ ลงในแผนได้เสมอ

โปรดทราบว่าควรบันทึกข้อมูลพื้นฐานก่อนป้อนค่าจริงเช่นเปอร์เซ็นต์ความสำเร็จของงาน

Note- ด้วย MS Project 2013 คุณสามารถบันทึกได้ถึง 11 Baselines ในแผนเดียว เส้นฐานหลายเส้นเหล่านี้ดูเหมือนจะขัดกับคำจำกัดความของพื้นฐาน คุณสามารถใช้ความยืดหยุ่นนี้ได้เมื่อ -

• คุณมีแผนพื้นฐานสำหรับลูกค้าภายนอกและอีกแผนสำหรับทีมภายใน

• คุณกำลังเตรียมพร้อมสำหรับเหตุการณ์เสี่ยง คุณต้องการพัฒนาแผนพื้นฐานแยกต่างหากสำหรับการตอบสนองความเสี่ยงและการกู้คืน

• คุณกำลังรองรับคำขอการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่คุณอาจยังคงต้องการเก็บแผนเดิมไว้ใช้อ้างอิงในอนาคตเมื่อสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

สร้างพื้นฐาน

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → OK.

ดูพื้นฐานบนแผนภูมิแกนต์

Click View Tab → Task Views group → Gantt Chart.

Click Format Tab → Bars and Styles group → Baseline (that you want to display).

คุณจะเห็นแถบ Baseline Gantt แสดงร่วมกับแถบ Gantt ปัจจุบัน

อัปเดตข้อมูลพื้นฐาน

เมื่อเวลาและงานดำเนินไปในโครงการคุณอาจต้องเปลี่ยนพื้นฐานด้วย คุณมีหลายทางเลือกเหมือนกัน -

• อัปเดตพื้นฐาน
• อัปเดตพื้นฐานสำหรับงานที่เลือก
• บันทึกข้อมูลพื้นฐานหลายรายการ

อัปเดตพื้นฐานสำหรับทั้งโครงการ

สิ่งนี้จะแทนที่ค่าพื้นฐานเดิมด้วยค่าที่กำหนดไว้ในปัจจุบัน

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → OK.

อัปเดตพื้นฐานสำหรับงานที่เลือก

สิ่งนี้ไม่มีผลต่อค่าพื้นฐานสำหรับงานอื่น ๆ หรือค่าพื้นฐานของทรัพยากรในแผน

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → For select Selected tasks → OK.

บันทึกหลาย Baselines

คุณสามารถบันทึกได้ถึง 11 เส้นในแผนเดียว อันแรกเรียกว่า Baseline และส่วนที่เหลือคือ Baseline 1 ถึง Baseline 10

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → click 
   the dropdown box to save any baseline you like.
	
Click OK.

แผนชั่วคราว

แผนชั่วคราวจะบันทึกข้อมูลเพียงสองประเภทสำหรับแต่ละงาน - วันที่เริ่มต้นปัจจุบันและวันที่เสร็จสิ้นปัจจุบัน

สามารถใช้เป็นเครื่องหมายโครงการ เป็นเรื่องง่ายที่จะเห็นว่าโครงการกำลังติดตามหรือติดตามความคืบหน้าอย่างไร เนื่องจากระบุเพียงวันที่จึงเป็นข้อมูลที่เรียบง่ายชัดเจนและเข้าใจง่าย

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → Set interim plan → OK.

ติดตามแผนตามวันที่ระบุ

ถ้างานทั้งหมดได้เริ่มต้นและเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลาคุณสามารถบันทึกสิ่งนี้ในกล่องโต้ตอบอัปเดตโครงการ ส่วนใหญ่แล้วผู้จัดการโครงการที่ช่ำชองจะเข้าใจว่านี่ไม่เป็นความจริง แต่บางครั้งวิธีนี้อาจใช้ได้ดีเมื่องานจริงและมูลค่าต้นทุนที่สร้างขึ้นใกล้เคียงกับกำหนดการพื้นฐานของคุณมากพอ

Click Project tab → Status group → Update Project.

Switch on the radio button for “Update work as complete through”
   option, and then Set 0% -100% complete. Select the current date.
	
Click OK.

เครื่องหมายถูกจะปรากฏในคอลัมน์ตัวบ่งชี้สำหรับงานที่ทำเสร็จแล้ว ทางด้านขวาในส่วนแผนภูมิแถบความคืบหน้าจะถูกสร้างขึ้นในแถบแกนต์ของแต่ละงาน

ติดตามแผนเป็น% เสร็จสมบูรณ์

วิธีที่ 1

Click any Task → Task Tab → Schedule group → either 0%, 25%, 50%, 75% or 100%.

วิธีที่ 2

Click View tab → Data group → Tables → Tracking.

ตอนนี้สำหรับงานที่ต้องการคลิกที่เกี่ยวข้อง % Comp คอลัมน์และป้อน% ที่ต้องการที่สมบูรณ์

ติดตามแผนตามค่าจริง

คุณสามารถป้อนค่าจริงต่อไปนี้สำหรับโครงการของคุณ -

• วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดจริง - โครงการจะเลื่อนกำหนดการตามนั้น

• ระยะเวลาจริงของงาน - หากเท่ากันหรือมากกว่าระยะเวลากำหนดการงาน = เสร็จสมบูรณ์ 100%

ระยะเวลาจริงของงาน

Click View Tab → Data group → Tables → Work.

คุณจะเห็น% W. Comp. (% งานเสร็จสมบูรณ์)

ตารางนี้ประกอบด้วยคอลัมน์งาน (งานตามกำหนดการ) จริงและคอลัมน์ที่เหลืออยู่

คลิกงานที่คุณต้องการอัปเดต ในตัวอย่างต่อไปนี้ฟิลด์ Actual ของงาน 9 จะถูกคลิกและป้อน 24 ชั่วโมง สำหรับงานนี้งานตามกำหนดการเริ่มต้นคือ 16 ชั่วโมงเนื่องจาก 24 ชั่วโมงมากกว่า โครงการทำเครื่องหมายว่างานเสร็จสมบูรณ์ 100% และอัปเดตคอลัมน์งานเป็น 24 ชั่วโมง (จาก 16 ชั่วโมงแรก) ในตัวอย่าง Baseline จะถูกบันทึกเนื่องจาก Baseline ไม่เปลี่ยนแปลงและใช้เป็นการเปรียบเทียบ พื้นฐานยังคงอยู่ที่ 16 ชั่วโมงและขณะนี้ MS Project คำนวณความแปรปรวนของ 8 ชั่วโมงแล้ว

Note - รวบรวมงานจริงและสะท้อนให้เห็นถึงงานสรุป

วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดจริง

คลิกงานที่คุณต้องการเปลี่ยนวันที่

Click Task tab → Schedule group → dropdown menu for Mark on Track → Update Tasks.

Change Start or Finish field in Actual group.

คุณสามารถกรอกฟิลด์ระยะเวลาจริงได้เช่นกัน

การอ้างอิงงานมีสี่ประเภท

• Finish to Start (FS)- เสร็จสิ้นชั้นแรกก่อนที่จะเริ่มสร้างชั้นสอง ใช้มากที่สุด.

• Finish to Finish (FF) - ปรุงอาหารทุกจานสำหรับมื้อเย็นให้เสร็จตรงเวลา

• Start to Start (SS)- เมื่อทำแบบสำรวจเราจะขอคำตอบแบบสำรวจ แต่จะเริ่มจัดทำตารางคำตอบด้วย เราไม่จำเป็นต้องรวบรวมคำตอบแบบสำรวจให้เสร็จสิ้นก่อนที่จะเริ่มจัดตาราง

• Start to Finish (SF)- การเตรียมสอบจะสิ้นสุดเมื่อการสอบเริ่มขึ้น ใช้น้อยที่สุด

ปรับความสัมพันธ์ของลิงค์งาน

Click Task Tab → double-click the required task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Predecessors Tab.

Click the box under the Type column and choose the relationship according to your requirement.

ใช้โอกาสในการขายและความล่าช้า

โดยค่าเริ่มต้นเมื่อคุณเชื่อมโยงงานจะมีการกำหนดความสัมพันธ์“ เสร็จสิ้นเพื่อเริ่ม” ในความสัมพันธ์นี้

• Lead - ระยะเวลาดำเนินการทำให้ภารกิจของผู้สืบทอดเริ่มต้นก่อนที่งานก่อนหน้าจะสิ้นสุดลง

• Lag - เวลาหน่วงทำให้ภารกิจต่อเนื่องเริ่มต้นหลังจากภารกิจก่อนหน้าสิ้นสุดลง

Click Task Tab → double-click the required Task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Predecessors Tab.

ในคอลัมน์ส่วนหัวของความล่าช้าให้ป้อนความล่าช้าในรูปของชั่วโมงวันสัปดาห์หรือปี คุณยังสามารถใช้ความล่าช้าหรือโอกาสในการขายเป็นเปอร์เซ็นต์ หากคุณป้อน 50% สำหรับงานที่เลือกซึ่งยาว 6 วันงานจะล่าช้า 3 วันหลังจากงานก่อนหน้าสิ้นสุดลง

ป้อน Lag เป็นหน่วยบวกและนำไปสู่หน่วยลบ (เช่น -3d หรือ -50%)

ใช้ข้อ จำกัด ของงาน

แต่ละงานที่สร้างใน MS Project 2013 จะถูก จำกัด เป็น“ โดยเร็วที่สุด” ตามค่าเริ่มต้นเมื่อเปิดใช้งานการจัดกำหนดการอัตโนมัติ As Soon As Possibleหมายถึงงานเริ่มทันทีที่โปรเจ็กต์เริ่มต้นหากไม่มีการอ้างอิงที่จะทำให้มันล่าช้า ดังนั้นจึงไม่มีการกำหนดวันที่เริ่มต้นหรือวันที่สิ้นสุดที่ตายตัวโดยประเภทข้อ จำกัด นี้ แต่แน่นอนว่าการพึ่งพารุ่นก่อนและผู้สืบทอดจะยังคงอยู่

เมื่อ MS Project 2013 ทำการคำนวณเพื่อประหยัดเวลาในโปรเจ็กต์ที่ทำงานล่าช้าการตั้งค่าข้อ จำกัด จะถูกบังคับใช้

มี 8 ข้อ จำกัด ของงาน

ประเภทข้อ จำกัด	ชื่อข้อ จำกัด	คำอธิบาย
มีความยืดหยุ่น	ช้าที่สุด (ALAP)	งานถูกกำหนดให้ช้าที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้โดยงานจะสิ้นสุดก่อนที่โปรเจ็กต์จะสิ้นสุดลงและไม่ทำให้งานที่ตามมาล่าช้า ข้อ จำกัด เริ่มต้นเมื่อคุณกำหนดเวลาจากวันที่สิ้นสุดโครงการ อย่าป้อนวันที่เริ่มต้นหรือวันที่สิ้นสุดของงานด้วยข้อ จำกัด นี้
	โดยเร็วที่สุด (ASAP)	งานถูกกำหนดให้เริ่มโดยเร็วที่สุด ข้อ จำกัด เริ่มต้นเมื่อคุณกำหนดเวลาจากวันที่เริ่มต้นโครงการ อย่าป้อนวันที่เริ่มต้นหรือวันที่สิ้นสุดด้วยข้อ จำกัด นี้
กึ่งยืดหยุ่น	เริ่มไม่เร็วกว่า (SNET)	งานถูกกำหนดให้เริ่มในหรือหลังวันที่ที่ระบุ
	เสร็จสิ้นไม่เร็วกว่า (FNET)	งานถูกกำหนดให้เสร็จในหรือหลังวันที่ระบุ
	เริ่มไม่ช้ากว่า (SNLT)	งานถูกกำหนดให้เริ่มในหรือก่อนวันที่ระบุ
	จบไม่ช้ากว่า (FNLT)	งานถูกกำหนดให้เสร็จในหรือก่อนวันที่ระบุ
ไม่ยืดหยุ่น	ต้องเสร็จสิ้น (MFO)	งานถูกกำหนดให้เสร็จสิ้นในวันที่ระบุ
	ต้องเริ่มต้น (MSO)	งานถูกกำหนดให้เริ่มในวันที่ระบุ

Click Task Tab → double-click the required Task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Advanced Tab.

Click dropdown box for Constraint type. Choose the constraint you would like to apply.

ป้อนวันที่กำหนดเส้นตาย

หากคุณใช้ Tasks Constraints คุณจะจำกัดความยืดหยุ่นในการจัดตารางเวลาของคุณโดยที่ MS Project 2013 จะแก้ไขวันที่เริ่มต้นหรือสิ้นสุดของงานตามข้อ จำกัด เป็นความคิดที่ดีกว่าที่จะใช้วันที่กำหนดเส้นตายซึ่งไม่มีผลต่อการกำหนดเวลาของงานหรืองานสรุป MS Project จะแจ้งเตือนคุณด้วยสัญลักษณ์อัศเจรีย์สีแดงในคอลัมน์ตัวบ่งชี้หากงานที่กำหนดไว้เสร็จสมบูรณ์เกินวันที่กำหนด

คลิกแท็บงาน→ดับเบิลคลิกที่งานที่ต้องการภายใต้คอลัมน์ชื่องาน→กล่องโต้ตอบข้อมูลงานจะเปิดขึ้น→แท็บขั้นสูง

ป้อนต้นทุนคงที่

ต้นทุนคงที่เกี่ยวข้องกับงานที่ไม่ได้เชื่อมโยงกับทรัพยากรหรือจำนวนงานใด ๆ

คลิกดูแท็บ→กลุ่มข้อมูล→ตาราง→ค่าใช้จ่าย

ป้อนต้นทุนในคอลัมน์ต้นทุนคงที่สำหรับงานที่สนใจ ในตัวอย่างต่อไปนี้เราได้กำหนดต้นทุนคงที่ $ 500 ให้กับงาน 7

ป้อนงานที่เกิดซ้ำ

การประชุมสถานะรายงานสถานะวันที่ตรวจสอบสามารถเกิดซ้ำได้โดยมีความถี่เฉพาะ ใน MS Project 2013 คุณสามารถระบุงานที่เกิดซ้ำได้โดยไม่ต้องมอบหมายงานแต่ละครั้งแยกกัน คุณยังสามารถกำหนดทรัพยากรให้กับงานเหล่านี้

ในมุมมองแผนภูมิแกนต์→แท็บงาน→แทรกกลุ่ม→กล่องดรอปดาวน์สำหรับงาน→งานที่เกิดซ้ำ

ป้อนชื่องานและเลือกรูปแบบการเกิดซ้ำ

คุณยังสามารถเลือกเวลาที่เฉพาะเจาะจงสำหรับงานเริ่มได้เช่นกัน ตามค่าเริ่มต้นโครงการจะจัดกำหนดการงานที่เกิดซ้ำเพื่อเริ่มต้นตามเวลาเริ่มต้นเริ่มต้นของแผน คุณสามารถเพิ่มค่าเวลาในกล่องเริ่มสำหรับกล่องโต้ตอบข้อมูลงานที่เกิดซ้ำเพื่อเปลี่ยนแปลงสิ่งนี้ ในรูปต่อไปนี้ป้อนเวลาเริ่ม 10.00 น.

 

ดูเส้นทางที่สำคัญ

Critical Pathคือการสืบทอดงานที่เชื่อมต่อซึ่งจะใช้เวลานานที่สุดในการทำให้เสร็จ คำว่า“ สำคัญ” ไม่ได้หมายความว่างานมีความซับซ้อนหรือสำคัญหรือต้องได้รับการตรวจสอบอย่างใกล้ชิด แต่การมุ่งเน้นไปที่กำหนดการตามเงื่อนไขซึ่งจะส่งผลต่อวันที่เสร็จสิ้นโครงการ

ดังนั้นหากคุณต้องการลดระยะเวลาของโครงการคุณควรเริ่มต้นด้วยกิจกรรม / งานบนเส้นทางวิกฤตก่อน เส้นทางวิกฤตอาจเป็นลำดับงานเดียว (เส้นทางวิกฤตเดียว) หรืออาจมีมากกว่า 1 เส้นทางวิกฤตสำหรับโครงการเดียว แม้ว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงกำหนดการ แต่ก็มีแนวโน้มที่เส้นทางวิกฤตจะเปลี่ยนไปเป็นระยะ ๆ

เราจำเป็นต้องให้ความสำคัญกับเส้นทางที่สำคัญก่อนเสมอเมื่อต้องการใช้การติดตามอย่างรวดเร็วหรือการหยุดทำงานเพื่อลดระยะเวลาของโครงการ

Slack หรือ Float เป็นกุญแจสำคัญในการทำความเข้าใจเส้นทางที่สำคัญ Float มีสองประเภท -

• Free Float - เป็นระยะเวลาที่งานอาจล่าช้าโดยไม่ทำให้งานอื่นล่าช้า

• Total Float - เป็นระยะเวลาที่งานอาจล่าช้าได้โดยไม่ทำให้โครงการเสร็จสิ้น

In Gantt Chart view → Format Tab → Bar Styles Group → Check the Critical Tasks box ON.

แถบงานทั้งหมดในเส้นทางวิกฤตในมุมมองแผนภูมิแกนต์ทางด้านขวาจะเปลี่ยนเป็นสีแดง

ตรวจสอบการจัดสรรทรัพยากร

ความสัมพันธ์ระหว่างความสามารถของทรัพยากรและการมอบหมายงานเรียกว่า allocation.

สิ่งนี้สามารถกำหนดได้โดย 3 สถานะ -

• Under allocated - วิศวกรที่ทำงาน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ทำงานที่ได้รับมอบหมายเพียง 20 ชั่วโมง

• Fully allocated - ช่างฝีมือที่ทำงาน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ได้รับมอบหมายงาน 40 ชั่วโมงในสัปดาห์นั้น

• Over allocated - ช่างไม้ได้รับมอบหมายงาน 65 ชั่วโมงเมื่อเขาทำงานเพียง 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

ในมุมมองแผนภูมิแกนต์

Click View Tab → Task Views group → Gantt Chart view.

มุมมองแผนภูมิแกนต์แสดงข้อมูลทรัพยากรที่ จำกัด ดังที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้

สรุปว่าอาจมีปัญหาหรือไม่โดยไอคอนสีแดงที่จัดสรรในคอลัมน์ตัวบ่งชี้

Click View Tab → Resource Views group → Resource Usage view.

มุมมองการใช้ทรัพยากรจะแสดงทรัพยากรและงานทั้งหมดที่มอบหมายให้พวกเขาภายใต้ชื่อทรัพยากร ด้านซ้ายมือของหน้าจอจะแสดงรายการทรัพยากรและชื่องานพร้อมกับคอลัมน์ของข้อมูลทั้งหมดสำหรับทรัพยากรหรืองานที่มอบหมาย ด้านขวามือจะแสดงมุมมองแบบแบ่งเวลา

คุณยังสามารถยุบโครงร่างในตารางเพื่อดูงานทั้งหมดต่อทรัพยากรเมื่อเวลาผ่านไป

คลิกที่ส่วนหัวคอลัมน์ชื่อทรัพยากร

Click View Tab → Data group → Outline → Hide Subtasks.

แก้ไขทรัพยากรมากกว่าการจัดสรร

เราจำเป็นต้องเปลี่ยนขอบเขต (ลดปริมาณงาน) กำหนดทรัพยากรเพิ่มเติมหรือยอมรับตารางเวลาที่ยาวขึ้นเพื่อแก้ไขตำแหน่งโดยรวม

สามารถทำได้โดยใช้เทคนิคต่อไปนี้ -

ปรับกำหนดการ

โดยการเปลี่ยนระยะเวลารอคอยหรือเวลาหน่วงเมื่อทรัพยากรมีการมอบหมายงานมากกว่าที่จะทำได้ในช่วงเวลาที่กำหนด หากคุณเพิ่มความล่าช้าที่น้อยกว่าหรือเท่ากับจำนวนของการหย่อนของงานคุณจะไม่มีผลกับวันที่เสร็จสิ้นของโครงการ

ตามค่าเริ่มต้นเมื่อคุณเชื่อมโยงงานงานเหล่านั้นจะถูกกำหนดความสัมพันธ์“ เสร็จสิ้นเพื่อเริ่ม” ในความสัมพันธ์นี้

• Lead - ระยะเวลาดำเนินการทำให้ภารกิจของผู้สืบทอดเริ่มต้นก่อนที่งานก่อนหน้าจะสิ้นสุดลง

• Lag - เวลาหน่วงทำให้ภารกิจต่อเนื่องเริ่มต้นหลังจากภารกิจก่อนหน้าสิ้นสุดลง

คลิกแท็บงาน→ดับเบิลคลิกที่งานที่ต้องการภายใต้คอลัมน์ชื่องาน→กล่องโต้ตอบข้อมูลงานจะเปิดขึ้น→แท็บรุ่นก่อน

ในคอลัมน์ส่วนหัวของความล่าช้าให้ป้อนความล่าช้าในรูปของชั่วโมงวันสัปดาห์หรือปี คุณยังสามารถใช้ความล่าช้าหรือโอกาสในการขายเป็นเปอร์เซ็นต์ หากคุณป้อน 50% สำหรับงานที่เลือกซึ่งยาว 6 วันงานจะล่าช้า 3 วันหลังจากงานก่อนหน้าสิ้นสุดลง

ป้อน Lag เป็นหน่วยบวกและนำไปสู่หน่วยลบ (เช่น -3d หรือ -50%)

ทดแทนทรัพยากรหรือเพิ่มทรัพยากรเพิ่มเติม

คุณสามารถจัดสรรทรัพยากรอื่นให้กับงานได้ด้วยตนเอง

Click View Tab → Gantt Chart View → Resource Name column.

Click the box below the Resource Name column for the task you need the resource to be assigned.

From the dropdown, choose the resource name. In the following example,
   for Task 1 “PT1”, we have chosen the resource “Celic”.

คุณยังสามารถเลือกทรัพยากรหลายอย่างเพื่อทำงานในงานเดียวได้

ลดงานที่ได้รับมอบหมาย

Click View Tab → Resource Views group → Resource Usage view.

ในตัวอย่างต่อไปนี้ Trish Patrick ถูกจัดสรรมากเกินไปชื่อทรัพยากรและงานจะปรากฏเป็นสีแดง

On View tab → Zoom group → Timescale box → Days.

คุณยังสามารถคลิกขวาบนเส้นตารางเวลาในหน้าต่างด้านขวามือเพื่อแสดงจำนวนตำแหน่งโดยรวมโดยการสลับตำแหน่งโดยรวม

ตอนนี้คุณสามารถลดชั่วโมงที่กำหนดได้ ในตัวอย่างต่อไปนี้การมอบหมายงาน 8 ชั่วโมงจะลดลงเหลือ 4 ชั่วโมง งานของ Trish Patrick ไม่เพียงลดลง แต่งานทั้งหมดในแผนยังเปลี่ยนไป คุณจะสังเกตเห็นไอคอนใหม่ในคอลัมน์ตัวบ่งชี้เพื่อแจ้งให้คุณทราบว่ามีการแก้ไขงานที่มอบหมายแล้ว

ลดระยะเวลางาน

คุณสามารถลดระยะเวลาของงาน (หากไม่มีการป้อนงานจริง) เพื่อลดปริมาณงานที่ต้องใช้ของทรัพยากรซึ่งเป็นผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ทำงานให้เสร็จ หากมีการบันทึกงานจริงคุณต้องลดงานที่เหลือในงานนั้นด้วยตนเอง

ลบ Overallocated Resource

คุณสามารถลบการกำหนดทรัพยากรออกจากทรัพยากรโดยรวม

ระดับทรัพยากรโดยรวม

หากมีการจัดวางทรัพยากรโดยรวมคุณสามารถใช้คุณลักษณะการปรับระดับทรัพยากรใน MS Project 2013 ได้โดยจะทำงานโดยการแยกงานหรือเพิ่มความล่าช้าให้กับงานเพื่อให้แน่ใจว่าทรัพยากรไม่มากเกินไป การปรับระดับอาจทำให้วันที่เสร็จสิ้นของแต่ละงานและแม้แต่วันที่เสร็จสิ้นโครงการได้ โครงการจะไม่เปลี่ยนผู้ที่ได้รับมอบหมายให้กับแต่ละงานงานทั้งหมดหรือค่าหน่วยงานที่มอบหมาย

โปรเจ็กต์แรกทำให้งานล่าช้าเพื่อใช้ความหย่อนที่มีอยู่ให้หมด เมื่อความหย่อนกลายเป็นศูนย์ MS Project 2013 จะทำการเปลี่ยนแปลงตามลำดับความสำคัญความสัมพันธ์การพึ่งพาและข้อ จำกัด ของงาน (เช่นข้อ จำกัด Finish No Later Than)

กำหนดลำดับความสำคัญ

การกำหนดลำดับความสำคัญของงานจะดีกว่าเสมอ (เป็นการวัดความสำคัญของงาน / ความพร้อมในการปรับระดับ) คุณสามารถป้อนค่าระหว่าง 1 ถึง 1,000 ตามปริมาณการควบคุมที่คุณต้องการในขั้นตอนการปรับระดับ ระดับความสำคัญ 1,000 จะทำให้แน่ใจว่า MS Project ไม่ได้จัดระดับงานใดงานหนึ่ง โดยค่าเริ่มต้นลำดับความสำคัญจะกำหนดไว้ที่ 500 หรือระดับกลางของการควบคุม งานที่มีลำดับความสำคัญต่ำกว่าจะล่าช้าหรือแยกก่อนงานที่มีลำดับความสำคัญสูงกว่า

Click View Tab → Task Views → Gantt chart View.

In the Gantt chart table area, scroll to the right to see Add New Column.

Click on the dropdown box and select Priority.

ตอนนี้คุณสามารถเพิ่มลำดับความสำคัญให้กับแต่ละงานได้ตามต้องการ

การปรับระดับ

ขั้นตอนในกระบวนการปรับระดับเป็นเพียงไม่กี่ขั้นตอน แต่สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าแต่ละตัวเลือกทำอะไร ขั้นตอนมีดังนี้ -

Click on View Tab → Resource View group → Resource Sheet.

Click Resource tab → Level group → Leveling Options → Level All.

โปรเจ็กต์ทำการปรับระดับและตัวบ่งชี้ที่กำหนดโดยรวมจะถูกลบออก (หากการปรับระดับเสร็จสมบูรณ์บางครั้งสิ่งนี้อาจไม่เกิดขึ้น)

ในส่วนต่อไปนี้เราจะดูรายละเอียดตัวเลือกการปรับระดับ -

Click Resource tab → Level group → Leveling Options.

ในกล่องโต้ตอบการปรับระดับทรัพยากรภายใต้การคำนวณระดับพยายามใช้ด้วยตนเองบ่อยขึ้น สิ่งนี้จะช่วยให้แน่ใจว่า MS Project 2013 จะดำเนินการปรับระดับเฉพาะเมื่อคุณขอให้ทำเท่านั้นและไม่ใช่ทันทีที่ทรัพยากรถูกจัดตำแหน่งโดยรวมแม้ว่าคุณจะไม่ต้องการก็ตาม (เมื่อคุณเลือกตัวเลือกอัตโนมัติ) ตัวอย่างเช่นหากทรัพยากรถูกจัดวางโดยรวมหากพูดเพิ่มขึ้นครึ่งชั่วโมงในหนึ่งสัปดาห์จาก 40 ชั่วโมงเป็น 40.5 ชั่วโมงคุณคงไม่ต้องการให้สิ่งนี้ทำให้คุณไม่สะดวกด้วยการปรับระดับโดยอัตโนมัติ

ในกล่องโต้ตอบการปรับระดับทรัพยากรภายใต้การคำนวณระดับให้เลือกแบบวันต่อวันสำหรับตัวเลือก "ค้นหาสถานที่โดยรวมบน" การทำเช่นนี้จะไม่ปรับระดับทรัพยากร แต่จะกำหนดเมื่อ Project แสดงตัวบ่งชี้ตำแหน่งโดยรวมถัดจากชื่อทรัพยากร

ในกล่องโต้ตอบการปรับระดับทรัพยากรภายใต้การคำนวณระดับให้ใช้ค่าการปรับระดับที่ชัดเจนก่อนที่จะเลือกกล่องกาเครื่องหมายการปรับระดับ การทำเช่นนี้จะทำให้แน่ใจได้ว่า Project จะขจัดความล่าช้าในการปรับระดับที่มีอยู่ออกจากงานและงานทั้งหมดก่อนที่จะปรับระดับ และหากก่อนหน้านี้คุณปรับระดับแผนแล้วเพิ่มงานอื่น ๆ คุณอาจต้องการยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมายเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่สูญเสียผลการปรับระดับก่อนหน้านี้

ในกล่องโต้ตอบการปรับระดับทรัพยากรภายใต้ช่วงการปรับระดับสำหรับ“ …….” คุณสามารถเลือกระดับทั้งโครงการได้ ที่นี่คุณเลือกที่จะปรับระดับทั้งแผนหรือเฉพาะงานที่อยู่ในช่วงวันที่ที่คุณระบุ

ในกล่องโต้ตอบการปรับระดับทรัพยากรภายใต้การแก้ไขโดยรวมตำแหน่งกล่องดรอปดาวน์ลำดับการปรับระดับคุณสามารถเลือกมาตรฐานได้ คุณมี 3 ตัวเลือกที่นี่ -

• ID onlyตัวเลือกทำให้งานล่าช้าตามหมายเลขประจำตัวเท่านั้น หมายเลข ID ที่สูงขึ้นเป็นตัวเลข (เช่น 10) จะล่าช้าก่อนที่จะมีตัวเลข ID ต่ำกว่า คุณอาจต้องการใช้ตัวเลือกนี้เมื่อแผนของคุณไม่มีความสัมพันธ์หรือข้อ จำกัด ของงาน

• Standard option ทำให้งานล่าช้าตามความสัมพันธ์ก่อนหน้าวันที่เริ่มต้นข้อ จำกัด ของงานหย่อนลำดับความสำคัญและ ID

• Priority, standard option ดูที่ค่าลำดับความสำคัญของงานก่อนเกณฑ์มาตรฐานอื่น ๆ (ลำดับความสำคัญของงานคือการจัดอันดับตัวเลขระหว่าง 0 ถึง 1,000)

ในกล่องโต้ตอบการปรับระดับทรัพยากรภายใต้การแก้ไขโดยรวมคุณมีหลายตัวเลือกที่คุณสามารถเลือกได้ มีคำอธิบายดังนี้ -

• Level only within available slack.การเลือกช่องทำเครื่องหมายนี้จะป้องกันไม่ให้โครงการขยายวันที่สิ้นสุดของแผน MS Project จะใช้เฉพาะการหย่อนที่ว่างภายในกำหนดการที่มีอยู่ซึ่งอาจหมายความว่าทรัพยากรโดยรวมอาจไม่ได้รับการแก้ไขอย่างสมบูรณ์

• Leveling can adjust individual assignments.การเลือกช่องทำเครื่องหมายนี้ช่วยให้โครงการสามารถเพิ่มการหน่วงเวลาในการปรับระดับ (หรือแยกงานในการมอบหมายงานได้หากเลือกการปรับระดับสามารถสร้างการแยกในงานที่เหลืออยู่) โดยไม่ขึ้นกับทรัพยากรอื่น ๆ ที่กำหนดให้กับงานเดียวกัน ซึ่งอาจทำให้ทรัพยากรเริ่มต้นและเสร็จสิ้นการทำงานในเวลาที่ต่างกัน

• Leveling can create splits in remaining work checkbox. สิ่งนี้ช่วยให้โปรเจ็กต์สามารถแยกงานกับงาน (หรือในงานที่ได้รับมอบหมายถ้าการปรับระดับสามารถปรับการมอบหมายงานส่วนบุคคลในงานได้ถูกเลือกไว้ด้วย) เป็นวิธีการแก้ไขตำแหน่งโดยรวม

• Level manually scheduled tasks. การเลือกสิ่งนี้จะช่วยให้ Project สามารถปรับระดับงานตามกำหนดเวลาด้วยตนเองได้เช่นเดียวกับงานที่กำหนดเวลาไว้โดยอัตโนมัติ

ตรวจสอบต้นทุนของแผน

ประเภทของต้นทุนในวงจรชีวิตของโครงการประกอบด้วย -

• Baseline costs - ค่าใช้จ่ายตามแผนทั้งหมดที่บันทึกไว้ในแผนพื้นฐาน

• Actual costs - ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นสำหรับงานทรัพยากรหรืองานที่ได้รับมอบหมาย

• Remaining costs - ความแตกต่างระหว่างต้นทุนพื้นฐาน / ต้นทุนปัจจุบันกับต้นทุนจริง

• Current costs- เมื่อแผนมีการเปลี่ยนแปลงเนื่องจากการมอบหมายหรือลบทรัพยากรหรือเพิ่มหรือลบงาน MS Project 2013 จะคำนวณต้นทุนทั้งหมดใหม่ สิ่งนี้จะปรากฏภายใต้ฟิลด์ที่มีชื่อว่าต้นทุนหรือต้นทุนรวม หากคุณเริ่มติดตามต้นทุนจริงจะรวมต้นทุนจริง + ต้นทุนที่เหลือต่องาน

วิธีที่ 1

คุณสามารถดูมูลค่าต้นทุนของแผนได้ในกล่องโต้ตอบสถิติโครงการ

Click Project tab → Properties Group → Project Information → Statistics…

วิธีที่ 2

Click View tab → Task Views group → Other Views → Task Sheet.

Click View tab → Data group → Tables → Cost.

หลังจากสร้างแผนโครงการและเส้นฐานแล้วโครงการจะเริ่มขึ้น ในขั้นตอนนี้ผู้จัดการโครงการจะมุ่งเน้นไปที่การรวบรวมติดตามวิเคราะห์ผลการดำเนินงานของโครงการและอัปเดตสถานะของโครงการโดยการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เมื่อมีความแตกต่างระหว่างสิ่งที่วางแผนไว้กับผลการดำเนินงานของโครงการจริงเรียกว่าไฟล์ Variance. ความแปรปรวนส่วนใหญ่วัดในรูปของเวลาและต้นทุน

Slippage งาน

มีหลายวิธีในการดูงานที่มีความแปรปรวน

วิธีที่ 1: มุมมองแบบกราฟิกโดยการติดตามแกนต์

Click View tab → Task Views group → Gantt Chart dropdown → Tracking Gantt.

ด้วยการเปรียบเทียบแถบ Gantt ที่ตั้งเวลาไว้ในปัจจุบันกับแถบ Gantt พื้นฐานคุณจะเห็นได้ว่างานใดเริ่มช้ากว่าที่วางแผนไว้หรือใช้เวลานานกว่าจะเสร็จสมบูรณ์

วิธีที่ 2: มุมมองแบบกราฟิกโดย Detail Gantt

Click View tab → Task Views group → Other Views → double-click Tracking Gantt.

วิธีที่ 3: ตารางความแปรปรวน

Click View tab → Data group → Tables → Variance.

วิธีที่ 4: ตัวกรอง

Click View tab → Data group → Filters → More 
   Filters → choose filter as Late tasks, Slipping task, etc.

MS Project 2013 จะกรองรายการงานเพื่อแสดงเฉพาะงานที่กรองในกระบวนการนี้ ดังนั้นหากคุณเลือก Slipping Task คุณจะดูเฉพาะงานที่ไม่สมบูรณ์เท่านั้น งานที่ทำเสร็จแล้วจะไม่ปรากฏขึ้น

ต้นทุนงาน

ในการตรวจสอบต้นทุนในวงจรชีวิตของโครงการคุณควรตระหนักถึงข้อกำหนดเหล่านี้และความหมายใน MS Project 2013 -

• Baseline costs - ค่าใช้จ่ายตามแผนทั้งหมดที่บันทึกไว้ในแผนพื้นฐาน

• Actual costs - ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นสำหรับงานทรัพยากรหรืองานที่ได้รับมอบหมาย

• Remaining costs - ความแตกต่างระหว่างต้นทุนพื้นฐาน / ต้นทุนปัจจุบันกับต้นทุนจริง

• Current costs- เมื่อแผนมีการเปลี่ยนแปลงเนื่องจากการมอบหมายหรือลบทรัพยากรหรือเพิ่มหรือลบงาน MS Project 2013 จะคำนวณต้นทุนทั้งหมดใหม่ สิ่งนี้จะปรากฏภายใต้ฟิลด์ที่มีชื่อว่าต้นทุนหรือต้นทุนรวม หากคุณเริ่มติดตามต้นทุนจริงจะรวมต้นทุนจริง + ต้นทุนที่เหลือ (งานที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์) ต่องาน

• Variance - ความแตกต่างระหว่างต้นทุนพื้นฐานและต้นทุนรวม (ต้นทุนปัจจุบันหรือตามกำหนดเวลา)

Click View Tab → Data group → Tables → Cost.

คุณจะสามารถดูข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด คุณยังสามารถใช้ตัวกรองเพื่อดูงานที่ใช้จ่ายเกินงบประมาณได้

Click View tab → Data group → Filters → More Filters → Cost Overbudget → Apply.

ต้นทุนทรัพยากร

สำหรับบางองค์กรต้นทุนทรัพยากรเป็นต้นทุนหลักและบางครั้งก็เป็นต้นทุนเพียงอย่างเดียวดังนั้นจึงต้องติดตามอย่างใกล้ชิด

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Click View tab → Data group → Tables → Cost.

เราสามารถจัดเรียงคอลัมน์ต้นทุนเพื่อดูว่าทรัพยากรใดมีค่าใช้จ่ายมากที่สุดและน้อยที่สุด

คลิกลูกศรตัวกรองอัตโนมัติในส่วนหัวคอลัมน์ค่าใช้จ่ายเมื่อเมนูแบบเลื่อนลงปรากฏขึ้นให้คลิกที่เรียงลำดับจากมากที่สุดไปหาน้อยที่สุด

คุณสามารถใช้คุณลักษณะตัวกรองอัตโนมัติสำหรับแต่ละคอลัมน์โดยการเรียงลำดับคอลัมน์ความแปรปรวนคุณจะสามารถเห็นรูปแบบความแปรปรวนได้

รายงานโครงการ

Project 2013 มาพร้อมกับชุดรายงานและแดชบอร์ดที่กำหนดไว้ล่วงหน้า คุณจะพบสิ่งเหล่านี้ทั้งหมดในแท็บรายงาน คุณสามารถสร้างและปรับแต่งรายงานแบบกราฟิกสำหรับโครงการของคุณได้เช่นกัน

รายงานแดชบอร์ด

Click Report → View Reports group → Dashboards.

รายงานทรัพยากร

Click Report → View Reports group → Resources.

รายงานค่าใช้จ่าย

Click Report → View Reports group → Costs.

รายงานความคืบหน้า

Click Report → View Reports group → In Progress.

รายงานที่กำหนดเอง

Click Report → View Reports group → New Report.

มีสี่ตัวเลือก

• Blank- สร้างผืนผ้าใบเปล่า ใช้แท็บเครื่องมือรายงาน - ออกแบบเพื่อเพิ่มแผนภูมิตารางข้อความและรูปภาพ

• Chart- สร้างแผนภูมิเปรียบเทียบงานจริงงานที่เหลือและงานตามค่าเริ่มต้น ใช้บานหน้าต่างรายการเขตข้อมูลเพื่อเลือกเขตข้อมูลต่างๆเพื่อเปรียบเทียบ รูปลักษณ์ของแผนภูมิสามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยคลิกที่แท็บเครื่องมือแผนภูมิแท็บออกแบบและเค้าโครง

• Table- สร้างตาราง ใช้บานหน้าต่างรายการเขตข้อมูลเพื่อเลือกเขตข้อมูลที่จะแสดงในตาราง (ชื่อเริ่มต้นเสร็จสิ้นและ% เสร็จสมบูรณ์ปรากฏตามค่าเริ่มต้น) กล่องระดับโครงร่างช่วยให้คุณเลือกจำนวนระดับในโครงร่างโครงงานที่ควรแสดงในตาราง รูปลักษณ์ของตารางสามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยคลิกที่แท็บเครื่องมือตารางแท็บออกแบบและเค้าโครง

• Comparison- สร้างสองแผนภูมิเคียงข้างกัน แผนภูมิจะมีข้อมูลเดียวกันในตอนแรก คุณสามารถคลิกหนึ่งในแผนภูมิและเลือกข้อมูลที่คุณต้องการในบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูลเพื่อเริ่มแยกความแตกต่าง