MS Project - การรายงานสถานะ

หลังจากสร้างแผนโครงการและเส้นฐานแล้วโครงการจะเริ่มขึ้น ในขั้นตอนนี้ผู้จัดการโครงการจะมุ่งเน้นไปที่การรวบรวมติดตามวิเคราะห์ผลการดำเนินงานของโครงการและอัปเดตสถานะของโครงการโดยการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เมื่อมีความแตกต่างระหว่างสิ่งที่วางแผนไว้กับผลการดำเนินงานของโครงการจริงเรียกว่าไฟล์ Variance. ความแปรปรวนส่วนใหญ่วัดในรูปของเวลาและต้นทุน

Slippage งาน

มีหลายวิธีในการดูงานที่มีความแปรปรวน

วิธีที่ 1: มุมมองแบบกราฟิกโดยการติดตามแกนต์

Click View tab → Task Views group → Gantt Chart dropdown → Tracking Gantt.

เมื่อเปรียบเทียบแถบ Gantt ที่ตั้งเวลาไว้ในปัจจุบันกับแท่ง Gantt พื้นฐานคุณจะเห็นได้ว่างานใดเริ่มช้ากว่าที่วางแผนไว้หรือใช้เวลานานกว่าจะเสร็จ

วิธีที่ 2: มุมมองแบบกราฟิกตามรายละเอียดแกนต์

Click View tab → Task Views group → Other Views → double-click Tracking Gantt.

วิธีที่ 3: ตารางความแปรปรวน

Click View tab → Data group → Tables → Variance.

วิธีที่ 4: ฟิลเตอร์

Click View tab → Data group → Filters → More 
   Filters → choose filter as Late tasks, Slipping task, etc.

MS Project 2013 จะกรองรายการงานเพื่อแสดงเฉพาะงานที่กรองในกระบวนการนี้ ดังนั้นหากคุณเลือก Slipping Task คุณจะดูเฉพาะงานที่ไม่สมบูรณ์เท่านั้น งานที่ทำเสร็จแล้วจะไม่ปรากฏขึ้น

ต้นทุนงาน

ในการตรวจสอบต้นทุนในวงจรชีวิตของโครงการคุณควรตระหนักถึงข้อกำหนดเหล่านี้และความหมายใน MS Project 2013 -

  • Baseline costs - ค่าใช้จ่ายตามแผนทั้งหมดที่บันทึกไว้ในแผนพื้นฐาน

  • Actual costs - ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นสำหรับงานทรัพยากรหรืองานที่ได้รับมอบหมาย

  • Remaining costs - ความแตกต่างระหว่างต้นทุนพื้นฐาน / ต้นทุนปัจจุบันกับต้นทุนจริง

  • Current costs- เมื่อแผนมีการเปลี่ยนแปลงเนื่องจากการมอบหมายหรือลบทรัพยากรหรือเพิ่มหรือลบงาน MS Project 2013 จะคำนวณต้นทุนทั้งหมดใหม่ สิ่งนี้จะปรากฏภายใต้ฟิลด์ที่มีชื่อว่าต้นทุนหรือต้นทุนรวม หากคุณเริ่มติดตามต้นทุนจริงจะรวมต้นทุนจริง + ต้นทุนที่เหลือ (งานที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์) ต่องาน

  • Variance - ความแตกต่างระหว่างต้นทุนพื้นฐานและต้นทุนรวม (ต้นทุนปัจจุบันหรือตามกำหนดเวลา)

Click View Tab → Data group → Tables → Cost.

คุณจะสามารถดูข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด คุณยังสามารถใช้ตัวกรองเพื่อดูงานที่ใช้จ่ายเกินงบประมาณได้

Click View tab → Data group → Filters → More Filters → Cost Overbudget → Apply.

ต้นทุนทรัพยากร

สำหรับบางองค์กรต้นทุนทรัพยากรเป็นต้นทุนหลักและบางครั้งก็เป็นต้นทุนเพียงอย่างเดียวดังนั้นจึงต้องติดตามอย่างใกล้ชิด

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Click View tab → Data group → Tables → Cost.

เราสามารถจัดเรียงคอลัมน์ต้นทุนเพื่อดูว่าทรัพยากรใดมีค่าใช้จ่ายมากที่สุดและน้อยที่สุด

คลิกลูกศรตัวกรองอัตโนมัติในส่วนหัวคอลัมน์ค่าใช้จ่ายเมื่อเมนูแบบเลื่อนลงปรากฏขึ้นให้คลิกที่เรียงลำดับจากมากที่สุดไปหาน้อยที่สุด

คุณสามารถใช้คุณลักษณะตัวกรองอัตโนมัติสำหรับแต่ละคอลัมน์โดยการเรียงลำดับคอลัมน์ความแปรปรวนคุณจะสามารถเห็นรูปแบบความแปรปรวนได้

รายงานโครงการ

Project 2013 มาพร้อมกับชุดรายงานและแดชบอร์ดที่กำหนดไว้ล่วงหน้า คุณจะพบสิ่งเหล่านี้ทั้งหมดในแท็บรายงาน คุณสามารถสร้างและปรับแต่งรายงานแบบกราฟิกสำหรับโครงการของคุณได้เช่นกัน

รายงานแดชบอร์ด

Click Report → View Reports group → Dashboards.

รายงานทรัพยากร

Click Report → View Reports group → Resources.

รายงานค่าใช้จ่าย

Click Report → View Reports group → Costs.

รายงานความคืบหน้า

Click Report → View Reports group → In Progress.

รายงานที่กำหนดเอง

Click Report → View Reports group → New Report.

มีสี่ตัวเลือก

  • Blank- สร้างผืนผ้าใบเปล่า ใช้แท็บเครื่องมือรายงาน - ออกแบบเพื่อเพิ่มแผนภูมิตารางข้อความและรูปภาพ

  • Chart- สร้างแผนภูมิเปรียบเทียบงานจริงงานที่เหลือและงานตามค่าเริ่มต้น ใช้บานหน้าต่างรายการเขตข้อมูลเพื่อเลือกเขตข้อมูลต่างๆเพื่อเปรียบเทียบ รูปลักษณ์ของแผนภูมิสามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยคลิกที่แท็บเครื่องมือแผนภูมิแท็บออกแบบและเค้าโครง

  • Table- สร้างตาราง ใช้บานหน้าต่างรายการเขตข้อมูลเพื่อเลือกเขตข้อมูลที่จะแสดงในตาราง (ชื่อเริ่มต้นเสร็จสิ้นและ% เสร็จสมบูรณ์ปรากฏตามค่าเริ่มต้น) กล่องระดับโครงร่างช่วยให้คุณสามารถเลือกจำนวนระดับในโครงร่างโครงงานที่ควรแสดงในตาราง รูปลักษณ์ของตารางสามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยคลิกที่แท็บเครื่องมือตารางแท็บออกแบบและเค้าโครง

  • Comparison- สร้างสองแผนภูมิเคียงข้างกัน แผนภูมิจะมีข้อมูลเดียวกันในตอนแรก คุณสามารถคลิกหนึ่งในแผนภูมิและเลือกข้อมูลที่คุณต้องการในบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูลเพื่อเริ่มแยกความแตกต่าง