MS Project - การรายงานสถานะ
หลังจากสร้างแผนโครงการและเส้นฐานแล้วโครงการจะเริ่มขึ้น ในขั้นตอนนี้ผู้จัดการโครงการจะมุ่งเน้นไปที่การรวบรวมติดตามวิเคราะห์ผลการดำเนินงานของโครงการและอัปเดตสถานะของโครงการโดยการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
เมื่อมีความแตกต่างระหว่างสิ่งที่วางแผนไว้กับผลการดำเนินงานของโครงการจริงเรียกว่าไฟล์ Variance. ความแปรปรวนส่วนใหญ่วัดในรูปของเวลาและต้นทุน
Slippage งาน
มีหลายวิธีในการดูงานที่มีความแปรปรวน
วิธีที่ 1: มุมมองแบบกราฟิกโดยการติดตามแกนต์
Click View tab → Task Views group → Gantt Chart dropdown → Tracking Gantt.เมื่อเปรียบเทียบแถบ Gantt ที่ตั้งเวลาไว้ในปัจจุบันกับแท่ง Gantt พื้นฐานคุณจะเห็นได้ว่างานใดเริ่มช้ากว่าที่วางแผนไว้หรือใช้เวลานานกว่าจะเสร็จ
วิธีที่ 2: มุมมองแบบกราฟิกตามรายละเอียดแกนต์
Click View tab → Task Views group → Other Views → double-click Tracking Gantt.
วิธีที่ 3: ตารางความแปรปรวน
Click View tab → Data group → Tables → Variance.วิธีที่ 4: ฟิลเตอร์
Click View tab → Data group → Filters → More
Filters → choose filter as Late tasks, Slipping task, etc.MS Project 2013 จะกรองรายการงานเพื่อแสดงเฉพาะงานที่กรองในกระบวนการนี้ ดังนั้นหากคุณเลือก Slipping Task คุณจะดูเฉพาะงานที่ไม่สมบูรณ์เท่านั้น งานที่ทำเสร็จแล้วจะไม่ปรากฏขึ้น
ต้นทุนงาน
ในการตรวจสอบต้นทุนในวงจรชีวิตของโครงการคุณควรตระหนักถึงข้อกำหนดเหล่านี้และความหมายใน MS Project 2013 -
Baseline costs - ค่าใช้จ่ายตามแผนทั้งหมดที่บันทึกไว้ในแผนพื้นฐาน
Actual costs - ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นสำหรับงานทรัพยากรหรืองานที่ได้รับมอบหมาย
Remaining costs - ความแตกต่างระหว่างต้นทุนพื้นฐาน / ต้นทุนปัจจุบันกับต้นทุนจริง
Current costs- เมื่อแผนมีการเปลี่ยนแปลงเนื่องจากการมอบหมายหรือลบทรัพยากรหรือเพิ่มหรือลบงาน MS Project 2013 จะคำนวณต้นทุนทั้งหมดใหม่ สิ่งนี้จะปรากฏภายใต้ฟิลด์ที่มีชื่อว่าต้นทุนหรือต้นทุนรวม หากคุณเริ่มติดตามต้นทุนจริงจะรวมต้นทุนจริง + ต้นทุนที่เหลือ (งานที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์) ต่องาน
Variance - ความแตกต่างระหว่างต้นทุนพื้นฐานและต้นทุนรวม (ต้นทุนปัจจุบันหรือตามกำหนดเวลา)
Click View Tab → Data group → Tables → Cost.
คุณจะสามารถดูข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด คุณยังสามารถใช้ตัวกรองเพื่อดูงานที่ใช้จ่ายเกินงบประมาณได้
Click View tab → Data group → Filters → More Filters → Cost Overbudget → Apply.ต้นทุนทรัพยากร
สำหรับบางองค์กรต้นทุนทรัพยากรเป็นต้นทุนหลักและบางครั้งก็เป็นต้นทุนเพียงอย่างเดียวดังนั้นจึงต้องติดตามอย่างใกล้ชิด
Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.
Click View tab → Data group → Tables → Cost.เราสามารถจัดเรียงคอลัมน์ต้นทุนเพื่อดูว่าทรัพยากรใดมีค่าใช้จ่ายมากที่สุดและน้อยที่สุด
คลิกลูกศรตัวกรองอัตโนมัติในส่วนหัวคอลัมน์ค่าใช้จ่ายเมื่อเมนูแบบเลื่อนลงปรากฏขึ้นให้คลิกที่เรียงลำดับจากมากที่สุดไปหาน้อยที่สุด
คุณสามารถใช้คุณลักษณะตัวกรองอัตโนมัติสำหรับแต่ละคอลัมน์โดยการเรียงลำดับคอลัมน์ความแปรปรวนคุณจะสามารถเห็นรูปแบบความแปรปรวนได้
รายงานโครงการ
Project 2013 มาพร้อมกับชุดรายงานและแดชบอร์ดที่กำหนดไว้ล่วงหน้า คุณจะพบสิ่งเหล่านี้ทั้งหมดในแท็บรายงาน คุณสามารถสร้างและปรับแต่งรายงานแบบกราฟิกสำหรับโครงการของคุณได้เช่นกัน
รายงานแดชบอร์ด
Click Report → View Reports group → Dashboards.รายงานทรัพยากร
Click Report → View Reports group → Resources.รายงานค่าใช้จ่าย
Click Report → View Reports group → Costs.รายงานความคืบหน้า
Click Report → View Reports group → In Progress.รายงานที่กำหนดเอง
Click Report → View Reports group → New Report.มีสี่ตัวเลือก
Blank- สร้างผืนผ้าใบเปล่า ใช้แท็บเครื่องมือรายงาน - ออกแบบเพื่อเพิ่มแผนภูมิตารางข้อความและรูปภาพ
Chart- สร้างแผนภูมิเปรียบเทียบงานจริงงานที่เหลือและงานตามค่าเริ่มต้น ใช้บานหน้าต่างรายการเขตข้อมูลเพื่อเลือกเขตข้อมูลต่างๆเพื่อเปรียบเทียบ รูปลักษณ์ของแผนภูมิสามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยคลิกที่แท็บเครื่องมือแผนภูมิแท็บออกแบบและเค้าโครง
Table- สร้างตาราง ใช้บานหน้าต่างรายการเขตข้อมูลเพื่อเลือกเขตข้อมูลที่จะแสดงในตาราง (ชื่อเริ่มต้นเสร็จสิ้นและ% เสร็จสมบูรณ์ปรากฏตามค่าเริ่มต้น) กล่องระดับโครงร่างช่วยให้คุณสามารถเลือกจำนวนระดับในโครงร่างโครงงานที่ควรแสดงในตาราง รูปลักษณ์ของตารางสามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยคลิกที่แท็บเครื่องมือตารางแท็บออกแบบและเค้าโครง
Comparison- สร้างสองแผนภูมิเคียงข้างกัน แผนภูมิจะมีข้อมูลเดียวกันในตอนแรก คุณสามารถคลิกหนึ่งในแผนภูมิและเลือกข้อมูลที่คุณต้องการในบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูลเพื่อเริ่มแยกความแตกต่าง