การออกแบบอินพุต / เอาต์พุตและแบบฟอร์ม
การออกแบบอินพุต
ในระบบสารสนเทศอินพุตคือข้อมูลดิบที่ประมวลผลเพื่อสร้างเอาต์พุต ในระหว่างการออกแบบอินพุตผู้พัฒนาจะต้องพิจารณาอุปกรณ์อินพุตเช่น PC, MICR, OMR เป็นต้น
ดังนั้นคุณภาพของอินพุตระบบจะกำหนดคุณภาพของเอาต์พุตระบบ แบบฟอร์มและหน้าจออินพุตที่ออกแบบโดย Welldesigned มีคุณสมบัติดังต่อไปนี้ -
ควรตอบสนองวัตถุประสงค์เฉพาะอย่างมีประสิทธิภาพเช่นการจัดเก็บบันทึกและเรียกค้นข้อมูล
ทำให้มั่นใจได้ว่าเสร็จสมบูรณ์อย่างถูกต้อง
ควรเติมง่ายและตรงไปตรงมา
ควรเน้นที่ความสนใจความสม่ำเสมอและความเรียบง่ายของผู้ใช้
วัตถุประสงค์ทั้งหมดนี้ได้มาโดยใช้ความรู้เกี่ยวกับหลักการออกแบบพื้นฐานเกี่ยวกับ -
อินพุตที่จำเป็นสำหรับระบบคืออะไร?
ผู้ใช้ปลายทางตอบสนองต่อองค์ประกอบต่างๆของรูปแบบและหน้าจออย่างไร
วัตถุประสงค์ในการออกแบบอินพุต
วัตถุประสงค์ของการออกแบบอินพุตคือ -
เพื่อออกแบบขั้นตอนการป้อนข้อมูลและการป้อนข้อมูล
เพื่อลดระดับเสียงอินพุต
เพื่อออกแบบเอกสารต้นฉบับสำหรับการเก็บข้อมูลหรือคิดค้นวิธีการเก็บข้อมูลอื่น ๆ
ในการออกแบบบันทึกข้อมูลอินพุตหน้าจอป้อนข้อมูลหน้าจออินเทอร์เฟซผู้ใช้ ฯลฯ
เพื่อใช้การตรวจสอบความถูกต้องและพัฒนาการควบคุมอินพุตที่มีประสิทธิภาพ
วิธีการป้อนข้อมูล
สิ่งสำคัญคือต้องออกแบบวิธีการป้อนข้อมูลที่เหมาะสมเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดขณะป้อนข้อมูล วิธีการเหล่านี้ขึ้นอยู่กับว่าลูกค้าป้อนข้อมูลในแบบฟอร์มด้วยตนเองและป้อนภายหลังโดยผู้ดำเนินการป้อนข้อมูลหรือผู้ใช้ป้อนข้อมูลโดยตรงบนพีซี
ระบบควรป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ทำผิดโดย -
- การออกแบบฟอร์มที่ชัดเจนโดยเว้นที่ว่างเพียงพอสำหรับการเขียนอย่างชัดเจน
- ล้างคำแนะนำในการกรอกแบบฟอร์ม
- การออกแบบฟอร์มที่ชัดเจน
- ลดจังหวะสำคัญ
- ข้อเสนอแนะข้อผิดพลาดทันที
วิธีการป้อนข้อมูลที่เป็นที่นิยม ได้แก่ -
- วิธีการป้อนข้อมูลแบบกลุ่ม (วิธีการป้อนข้อมูลแบบออฟไลน์)
- วิธีการป้อนข้อมูลออนไลน์
- แบบฟอร์มคอมพิวเตอร์ที่อ่านได้
- การป้อนข้อมูลแบบโต้ตอบ
การควบคุมความสมบูรณ์ของอินพุต
การควบคุมความสมบูรณ์ของอินพุตประกอบด้วยวิธีการต่างๆในการกำจัดข้อผิดพลาดการป้อนข้อมูลทั่วไปโดยผู้ใช้ปลายทาง นอกจากนี้ยังรวมถึงการตรวจสอบมูลค่าของแต่ละฟิลด์ ทั้งสำหรับรูปแบบและความสมบูรณ์ของอินพุตทั้งหมด
เส้นทางการตรวจสอบสำหรับการป้อนข้อมูลและการดำเนินการระบบอื่น ๆ ถูกสร้างขึ้นโดยใช้บันทึกธุรกรรมซึ่งให้บันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่นำมาใช้ในฐานข้อมูลเพื่อให้ความปลอดภัยและวิธีการกู้คืนในกรณีที่เกิดความล้มเหลว
การออกแบบเอาต์พุต
การออกแบบเอาต์พุตเป็นงานที่สำคัญที่สุดของระบบใด ๆ ในระหว่างการออกแบบเอาต์พุตนักพัฒนาจะระบุประเภทของเอาต์พุตที่ต้องการและพิจารณาการควบคุมเอาต์พุตที่จำเป็นและเค้าโครงรายงานต้นแบบ
วัตถุประสงค์ของการออกแบบผลลัพธ์
วัตถุประสงค์ของการออกแบบอินพุตคือ -
เพื่อพัฒนาการออกแบบเอาต์พุตที่ตอบสนองวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้และกำจัดการผลิตเอาต์พุตที่ไม่ต้องการ
เพื่อพัฒนาการออกแบบผลลัพธ์ที่ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ปลายทาง
เพื่อส่งมอบปริมาณผลผลิตที่เหมาะสม
เพื่อสร้างผลลัพธ์ในรูปแบบที่เหมาะสมและนำไปยังบุคคลที่เหมาะสม
เพื่อให้ผลลัพธ์พร้อมสำหรับการตัดสินใจที่ดี
ตอนนี้ให้เราดูผลลัพธ์ประเภทต่างๆ -
เอาต์พุตภายนอก
ผู้ผลิตสร้างและออกแบบเอาต์พุตภายนอกสำหรับเครื่องพิมพ์ เอาต์พุตภายนอกช่วยให้ระบบออกจากการทำงานของทริกเกอร์ในส่วนของผู้รับหรือยืนยันการดำเนินการกับผู้รับ
เอาต์พุตภายนอกบางตัวได้รับการออกแบบให้เป็นเอาต์พุตแบบตอบกลับซึ่งนำไปใช้งานในรูปแบบและป้อนระบบอีกครั้งเป็นอินพุต
เอาต์พุตภายใน
เอาต์พุตภายในมีอยู่ภายในระบบและใช้โดยผู้ใช้และผู้จัดการ สนับสนุนผู้บริหารในการตัดสินใจและการรายงาน
มีรายงานสามประเภทที่จัดทำโดยข้อมูลการจัดการ -
Detailed Reports - มีข้อมูลปัจจุบันซึ่งแทบไม่มีการกรองหรือข้อ จำกัด ใด ๆ ที่สร้างขึ้นเพื่อช่วยในการวางแผนและควบคุมการจัดการ
Summary Reports - ประกอบด้วยแนวโน้มและปัญหาที่อาจเกิดขึ้นซึ่งได้รับการจัดหมวดหมู่และสรุปที่สร้างขึ้นสำหรับผู้จัดการที่ไม่ต้องการรายละเอียด
Exception Reports - มีข้อยกเว้นข้อมูลที่กรองตามเงื่อนไขหรือมาตรฐานบางอย่างก่อนนำเสนอต่อผู้จัดการเพื่อเป็นข้อมูล
การควบคุมความสมบูรณ์ของเอาต์พุต
การควบคุมความสมบูรณ์ของเอาต์พุตรวมถึงรหัสเส้นทางเพื่อระบุระบบรับและข้อความยืนยันเพื่อยืนยันการรับข้อความที่จัดการโดยโปรโตคอลเครือข่ายได้สำเร็จ
รายงานที่พิมพ์หรือรูปแบบหน้าจอควรมีวันที่ / เวลาสำหรับการพิมพ์รายงานและข้อมูล รายงานหลายหน้าประกอบด้วยชื่อรายงานหรือคำอธิบายและการแบ่งหน้า แบบฟอร์มล่วงหน้ามักจะมีหมายเลขเวอร์ชันและวันที่มีผลบังคับใช้
การออกแบบฟอร์ม
ทั้งแบบฟอร์มและรายงานเป็นผลมาจากการออกแบบอินพุตและเอาต์พุตและเป็นเอกสารทางธุรกิจที่ประกอบด้วยข้อมูลที่ระบุ ความแตกต่างที่สำคัญคือแบบฟอร์มมีช่องสำหรับป้อนข้อมูล แต่รายงานจะใช้สำหรับการอ่านเท่านั้น ตัวอย่างเช่นแบบฟอร์มการสั่งซื้อการจ้างงานและการขอสินเชื่อเป็นต้น
ในระหว่างการออกแบบแบบฟอร์มผู้ออกแบบควรทราบ -
ใครจะใช้พวกเขา
พวกเขาจะถูกส่งไปที่ไหน
วัตถุประสงค์ของแบบฟอร์มหรือรายงาน
ในระหว่างการออกแบบฟอร์มเครื่องมือออกแบบอัตโนมัติช่วยเพิ่มความสามารถของนักพัฒนาในการสร้างแบบฟอร์มและรายงานต้นแบบและนำเสนอต่อผู้ใช้ปลายทางเพื่อรับการประเมิน
วัตถุประสงค์ของการออกแบบแบบฟอร์มที่ดี
การออกแบบฟอร์มที่ดีเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่ามีสิ่งต่อไปนี้ -
เพื่อให้หน้าจอเรียบง่ายโดยให้ลำดับข้อมูลและคำบรรยายที่ชัดเจน
เพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์โดยใช้รูปแบบที่เหมาะสม
เพื่อให้แน่ใจว่าแบบฟอร์มสมบูรณ์ถูกต้อง
เพื่อให้รูปแบบดูน่าสนใจโดยใช้ไอคอนวิดีโอผกผันหรือเคอร์เซอร์กะพริบเป็นต้น
เพื่ออำนวยความสะดวกในการนำทาง.
ประเภทของแบบฟอร์ม
Flat Forms
เป็นรูปแบบสำเนาเดียวที่เตรียมด้วยตนเองหรือโดยเครื่องและพิมพ์ลงบนกระดาษ สำหรับสำเนาต้นฉบับเพิ่มเติมกระดาษคาร์บอนจะถูกแทรกระหว่างสำเนา
เป็นรูปแบบที่ง่ายและราคาไม่แพงในการออกแบบพิมพ์และผลิตซ้ำซึ่งใช้ปริมาณน้อย
Unit Set/Snap out Forms
กระดาษเหล่านี้เป็นกระดาษที่มีคาร์บอนแบบใช้ครั้งเดียวสอดแทรกเป็นชุดหน่วยสำหรับการใช้งานด้วยลายมือหรือเครื่อง
Carbons อาจเป็นสีน้ำเงินหรือสีดำความเข้มปานกลางระดับมาตรฐาน โดยทั่วไปคาร์บอนสีน้ำเงินเหมาะที่สุดสำหรับรูปแบบที่เขียนด้วยลายมือในขณะที่คาร์บอนสีดำเหมาะที่สุดสำหรับการใช้งานเครื่องจักร
Continuous strip/Fanfold Forms
เหล่านี้เป็นรูปแบบหน่วยหลายรูปแบบที่เชื่อมต่อกันในแถบต่อเนื่องโดยมีการเจาะระหว่างแต่ละคู่
เป็นวิธีการที่ไม่แพงสำหรับการใช้งานในปริมาณมาก
No Carbon Required (NCR) Paper
พวกเขาใช้กระดาษที่ไม่มีคาร์บอนซึ่งมีสารเคมีเคลือบสองชนิด (แคปซูล) หนึ่งหน้าและอีกอันอยู่ด้านหลังของกระดาษหนึ่งแผ่น
เมื่อใช้แรงกดแคปซูลทั้งสองจะโต้ตอบและสร้างภาพ