Etkili E-posta Yazımı
E-posta, pahalı olmayan ancak oldukça etkili bir iş iletişim aracı olarak yaygın şekilde kullanılmaktadır. E-postaları arşivlemek ve almak kolay olduğu için e-postaların çıktısı nadiren alınır ve elektronik kopya olarak kullanılır. Popülerliğinin nedeni, CEO'dan kapıcıya kadar bir organizasyonda herkesin kullanabileceği erişim kolaylığıdır.
E-postalar, bilgileri iyi sunulmuş, okunması kolay ve profesyonel olarak uygun bir şekilde iletmenin etkili bir yoludur. Pek çok insan, eksik e-postaları eksikten anlaşılmaz olana kadar değişen standartların altındaki e-postaları iletmek için bir neden olarak zaman eksikliğinden bahsediyor.
Çoğu kişi e-postaları kısa mesajla karıştırır veya en azından e-posta yazmaya yaklaşımları öyle olduğunu gösterir. Durum böyle olsun, hadi bir metin sohbeti ile e-posta yazma arasındaki farkı tartışalım.
Text Message Conversation - Bir metin mesajı sohbetinde, iki kişi hızlı bir iletişim yoluyla bilgi alışverişinde bulunabilir, ayrıntıları paylaşabilir, düzeltmeler yapabilir ve açıklama isteyebilir.
Email- Bununla karşılaştırıldığında, e-postalar işlerine bağlı olarak günde 20 ila 200 e-posta alabilen profesyoneller tarafından okunur. Ne ileri geri konuşma yapmak isterler ne de ayrıntıları defalarca sormak için zamanları olur. Sadece e-postanın içeriğini anlamak, talimatları okumak, bilgileri işlemek, görevi tamamlamak ve gelen kutusunun "okunmamış" bölümünü boşaltmak isterler.
Bunu akılda tutarak, biraz tartışalım tricks to write effective emails -
Mesajınızı planlayın.
Okuyucunun dikkatini çekmek için konu satırını kullanın.
Mesajınızı kısa ve net tutun.
Tüm mesajınızı küçük harfle yazmayın.
Göndermeden önce mesajınızı kontrol edin ve sorumluluk üstlenin.
Kızgınsanız, bir e-posta göndermeden önce birkaç dakikanızı ayırın.
Mesajınızı büyük harflerle yazmayın. Başkentler BAĞIRMA olarak kabul edilir.
Bazı durumlarda, emails may not be suitable. Birini aramayı tercih ederim -
Kişisel, hassas veya gizli bilgileri tartışmalısınız.
Kötü haber vereceksin.
Mesajınız karmaşıktır ve ifadelerde anlam kaybolabilir.
Acil bir yanıt almanız gerekiyor.
E-postaların Yasal Riskleri
E-postalar, birçok iş yeri için tercih edilen iletişim modudur ve bu, gizli olabilecek pek çok bilgi taşıdıkları anlamına gelir. E-postalarda yer alan bilgilerin güvenliği ve gizliliği, hem gönderenin hem de alıcıların ortak sorumluluğundadır. Şirketlerin belgelerini ve içeriklerini korumak için katı kuralları vardır. E-postaların kötüye kullanılmasını önlemek için en sık izlenen kurallardan bazılarını tartışalım.
You and your company will be held liable for numerous legal suits if −
Rahatsız edici içeriğe sahip e-postalar gönderir veya iletirsiniz.
Virüs içeren bir ek gönderiyorsunuz.
Gönderenin e-postasını izinsiz olarak başka bir kişiye iletirsiniz.
Başkalarının e-postalarını taklit etmeye veya başkalarının hesaplarından e-posta göndermeye çalışıyorsunuz.
E-posta gönderirken kimliğinizi alıcılardan gizlemeye çalışıyorsunuz.
Başka bir kişiye ait bir mesajı izinsiz kopyalıyorsunuz.
Biçim E-postasının Biçimi
Çoğumuz arkadaşlarına gramer hataları içerebilecek gayri resmi e-postalar gönderirken, meslektaşlarımıza yazarken, özellikle bu sefer daha dikkatli ve diplomatik olmamız gerektiğinden iyi bir izlenim bırakmak istediğimizde aynı şey doğru değildir. İşte bir e-postanın doğru biçimiyle ilgili bazı genel ipuçları -
Arka fon
Tüm e-postalar için varsayılan beyaz arka plan kullanılmalıdır. Renkli arka planlar veya kaydırma tasarımları profesyonelce ve dikkat dağıtıcı olarak kabul edilir.
Yazı tipi
Tercih edilen yazı tipleri Times New Roman veya Arial, yazı tipi boyutu-12'dir.
Yazı rengi
Yazı tipi yalnızca lacivert veya siyah olmalıdır.
İletişim detayları
İmza alanında isim, atama, e-posta kimliği, iletişim numarası, şirket logosu ve yazışma adresi gibi resmi iletişim bilgileri belirtilmelidir. Kişisel ifadelerden en iyi şekilde kaçınılmalıdır.
Adı ve soyadı
E-postanın gövdesinde kullanılanla aynı yazı tipinde belirtilmelidir, yalnızca iki yazı tipi boyutu daha büyüktür. El yazısı yazı tipleri tavsiye edilmez.
İmza
Aşağıdaki bilgiler, e-postanın gövdesiyle aynı yazı tipi ve boyutta sağlanmalıdır.
- Designation
- Department
- Şirket Adı ve Adresi
- Yer İşareti ve Posta Kodu.
- İletişim numarası
- E
- Şirket telefon numarası
- Şirket faks numarası
- şirket url'si
- şirket url'si
Example -
Vineet Nanda
Lead, Learning & Development
Soft Skills
Tutorialspoint Pvt. LTD.
Jubilee Hills, Hyderabad
Beside UCO Bank, 500033
Ph: 91 40 23542835
Fax: 91 40 23542836
vineet.nanda@tutorialspoint.com
http://www.tutorialspoint.com/
Sorumluluk reddi (örnekle)
E-posta imzanızın sonunda standart yazı tipi, boyut-8 ile bir sorumluluk reddi beyanı kullanın -
BU BİLDİRİMİ OKUMALISINIZ
Bu e-postada ve eklerde yer alan bilgiler gizlidir ve telif hakkı veya diğer fikri mülkiyet korumasına tabi olabilir. Bu bilgileri gönderenin açık rızası dışında kullanma veya ifşa etme yetkiniz yok
E-posta Örneği
To<md@tutorialspoint.com> |
Cc<hr@tutorialspoint.com> |
Subject: İç Dekorasyon Üzerine Cevap | Toplantı için tarih ve saatin tamamlanması |
Sevgili bayım
Bir Interior Decor firması ile iletişime geçme talimatlarını içeren e-postanızı aldım. Buna göre Davranış Eğitimi, Mod Değerlendirmesi, Psikometrik Analiz gibi konularda en tanınmış kuruluşlardan biri olan Hasta La 'Vista ile iletişime geçtim.
E-postama yanıt verdiler ve birlikte çalışmamızdan memnunlar. Temsilcileri için bir toplantı planlamamı istediler, böylece bizi ziyaret edebilsinler ve ayrıntıların geri kalanını şahsen açıklayabilsinler. Size Şartlar ve Koşullarını adlı bir PDF eki olarak gönderdimTermsbu e-postaya. Lütfen gözden geçirin ve cevaplayın.
Senden Haberler duymayı sabırsızlıkla bekliyorum. Teşekkür ederim. İyi günler.
Saygılarımla