Temel yeterlilik
Yönetici Asistanı olmanın en önemli yanı, işe karşı güçlü bir bağlılıktır. Başka bir deyişle, başarılı olmak için güçlü bir arzu olması gerekir. Bir aday olarak kişi performansını sürekli iyileştirmeye ve yeni yetenekler eklemeye istekli olmalıdır.
Pozisyonun talepleri, yeni teknolojilerin ve iş uygulamalarının ortaya çıkmasıyla her zaman değişmeye devam eder, bu nedenle Yönetici Asistanları adaptive, flexible and inquisitive. Bir Yönetici Asistanının sağladığı desteğin çoğu, herhangi bir denetim olmaksızın çalıştığı için neredeyse görünmezdir, bu nedenle bir asistanın sunması gereken performans raporları yoktur.
Performanslarının tek ölçüsü, patronlarının hayatlarını kolaylaştırmasıdır, temel sorumluluklarından bazıları aşağıda verilmiştir -
Onları tüm detaylardan haberdar etmek
Tüm önemli olaylarda varlıklarını güvence altına almak
İhtiyaçlarını tahmin etmek
İşlerine ve diğer görevlerine öncelik verme
Günlük iş akışını yönetmek.
Yukarıda belirtilen sorumlulukların yanı sıra, toplamda her Yönetici Asistanının iyi olması gereken dokuz temel yetkinlik vardır ve bunlar aşağıda listelenmiştir -
Uyarlanabilir Beceriler
Değişikliklere karşı esnektir ve buna göre ayarlanır.
İşin niteliği ne olursa olsun işe karşı olumlu bir tutuma sahiptir.
Birbiriyle çatışan birçok önceliği dengeli bir şekilde yönetebilir ve önceliklendirebilir
Organizasyon becerileri
Zamanı en iyi şekilde nasıl değerlendireceğini bilir.
Eldeki görevlere göre zamanın nasıl dağıtılacağını bilir.
Ofis alanını nasıl kullanacağını ve evrak işlerini nasıl organize edeceğini bilir.
Görev Yönetimi Becerileri
İhtiyaçları öngörmek ve onlara hitap etmek.
Zaman çerçevesi içinde önemli projelerin tamamlanmasını sağlayın.
Birçok önceliği dengeler ve uygun bir iş akışı tasarlar.
Sorunları önceden görebilmek ve önleyici tedbirler alabilmek.
İletişim yetenekleri
Dinler ve bu becerileri geliştirmek için aktif olarak çalışır.
Çok yönlü cümleleri profesyonel bir dilde hatasız yazar.
Güvenle konuşur ve kolayca anlaşılan net mesajlar gönderir.
Olumlu bir mesaj iletmek için sözlü ve yazılı becerilerin nasıl kullanılacağını bilir.
Müşteri Hizmet Becerileri
Zamanında ve profesyonel bir tavırla sorgulara yanıt verir.
Müşterinin işi ile ilgili son gelişmelerden haberdardır.
Müşteriler ve meslektaşlarla resmi ve profesyonel bir şekilde etkileşime girer.
İş Kavramları Becerileri
Temel iş prensiplerinin farkındadır.
Örgütsel davranışı bilir ve bunu gösterir.
Genel endüstri ve iş operasyonunu anlar.
Takım Oyuncu Becerileri
Yetkili bir ekip üyesi olarak sayılmayı sever.
Grup hedeflerine önem verir ve buna göre katılır.
Yönetici ile birlikte çalışan diğer kişiler için yedek bir destek olmaya isteklidir.
Bilgisayar / Teknik Beceriler
Standart ofis ekipmanlarını kullanma yeterliliğini gösterir.
Bilgisayarları, çevre birimlerini ve aksesuarları kullanmada yetkinlik gösterir.
Yeni teknolojiye hızla uyum sağlayarak ileri düzeyde yeterlilik gösterir.
Yargı Becerileri
Sağlam karar verme ve adil yargılama becerileri sergiler.
Sorunları gerektiğinde uygun kuruma iletir.
Sürekli denetimden veya yönlendirmeden bağımsız olarak etkin bir şekilde çalışır.
Bu dokuz temel yetkinliği birkaç gün içinde geliştirmek kolay değildir, bu nedenle bir Yönetici Asistanının yapması gereken şeylerin listesinin kapsamlı olduğu şimdiye kadar açıktır. Yönetici Asistanı rolü asla kolay değildir; bazen bir an dinlenme olmaz. Bu durumlarda, kişinin işe olumlu bir tavır takınması ve işe sarsılmaz odaklanması zorunludur. Bu iş, parçalarının toplamından çok daha büyük.