Yönetici Asistanı Koçluğu - Hızlı Kılavuz
Doğruyu söylemek gerekirse, Yönetici Asistanının işi alışılagelmiş para ve çekicilikle gelmiyor ki bu zenginler ve başarılı insanlarla hobnobluktan kariyer yapmak isteyenler için büyük bir teşvik. Ancak, bu tür bir iş profili dışarıdan birine tam olarak bu şekilde görünür.
Yönetici Asistanının işi çok daha fazlasıdır - Bir Yönetici Asistanının işini benzersiz kılan bir kişiye ve kuruluşuna değerli destek vermekle ilgilidir. Herhangi bir bireyin bu kariyerde başarılı olması için, bu profille ilişkili benzersiz becerilerin uzun vadeli olarak uygulanması gerekir. Bu iş göründüğü kadar her zaman kolay ve eğlenceli değildir, ancak deneyim faydalı olabilir.
Yönetici Asistanlarının birden fazla personel ile koordinasyon içinde olmaları ve patronlarına günlük desteklerinin bir parçası olarak tüm önemli idari işlevleri denetlemeleri beklenir. İşleri ve sorumlulukları verimli bir şekilde yerine getirilirken yöneticilerinin zamanlarını optimum şekilde kullanmalarını sağlamaktır.
Bu Yönetici Asistanları, yöneticilerini destekleyerek ve işlerini kolaylaştırarak işletme için değer oluşturmaya yardımcı olur. Patronları için organizatör gibi davranırlar. Randevuları hatırlar, ekiplerle koordine eder ve olayları senkronize eder, böylece görevler sistematik bir şekilde ele alınır.
Yönetici Asistanının işi birçok zorluk ve birçok kariyer fırsatı ile birlikte gelir. “Seç ve seç” olmadığı anlamında sağlıklı bir iştir. Bu işte iyi kötü ile birlikte gelir ve bazıları onu büyüleyici ve zorlayıcı bulurken, diğerleri bunu sıkıcı ve sıkıcı bir iş olarak yanlış anlayabilir.
İşlerini o kadar çok seven Yönetici Asistanları, emekli olacakları güne kadar Yönetici Asistanları olarak kalmak istiyorlar. Yönetici Asistanının işini, insan yönetimi becerilerinde mükemmel oldukları için kazandıklarını düşündükleri bir ödül olarak görürler.
İşe yaklaşma şeklinize bağlı olarak, önceki idari çalışma deneyiminizin büyük ölçüde yardımıyla, bu işte birisinin kariyerini mümkün olan diğer platformlardan daha hızlı büyütebilecek birçok olumlu şey bulacaksınız. Size işin sahipleriyle çalışma fırsatı veren tek iş bu, kariyerinde yüksek büyüme elde etmek isteyen biri için fena değil, değil mi?
Yönetici Asistanı olmanın en önemli yanı, işe karşı güçlü bir bağlılıktır. Başka bir deyişle, başarılı olmak için güçlü bir arzu olması gerekir. Bir aday olarak kişi performansını sürekli iyileştirmeye ve yeni yetenekler eklemeye istekli olmalıdır.
Pozisyonun talepleri, yeni teknolojilerin ve iş uygulamalarının ortaya çıkmasıyla her zaman değişmeye devam eder, bu nedenle Yönetici Asistanları adaptive, flexible and inquisitive. Bir Yönetici Asistanının sağladığı desteğin çoğu, herhangi bir denetim olmaksızın çalıştığı için neredeyse görünmezdir, bu nedenle bir asistanın sunması gereken performans raporları yoktur.
Performanslarının tek ölçüsü, patronlarının hayatlarını kolaylaştırmasıdır, temel sorumluluklarından bazıları aşağıda verilmiştir -
Onları tüm detaylardan haberdar etmek
Tüm önemli olaylarda varlıklarını güvence altına almak
İhtiyaçlarını tahmin etmek
İşlerine ve diğer görevlerine öncelik verme
Günlük iş akışını yönetmek.
Yukarıda belirtilen sorumlulukların yanı sıra, toplamda her Yönetici Asistanının iyi olması gereken dokuz temel yetkinlik vardır ve bunlar aşağıda listelenmiştir -
Uyarlanabilir Beceriler
Değişikliklere karşı esnektir ve buna göre ayarlanır.
İşin niteliği ne olursa olsun işe karşı olumlu bir tutuma sahiptir.
Birbiriyle çatışan birçok önceliği dengeli bir şekilde yönetebilir ve önceliklendirebilir
Organizasyon becerileri
Zamanı en iyi şekilde nasıl değerlendireceğini bilir.
Eldeki görevlere göre zamanın nasıl dağıtılacağını bilir.
Ofis alanını nasıl kullanacağını ve evrak işlerini nasıl organize edeceğini bilir.
Görev Yönetimi Becerileri
İhtiyaçları öngörmek ve onlara hitap etmek.
Zaman çerçevesi içinde önemli projelerin tamamlanmasını sağlayın.
Birçok önceliği dengeler ve uygun bir iş akışı tasarlar.
Sorunları önceden görebilmek ve önleyici tedbirler alabilmek.
İletişim yetenekleri
Dinler ve bu becerileri geliştirmek için aktif olarak çalışır.
Çok yönlü cümleleri profesyonel bir dilde hatasız yazar.
Güvenle konuşur ve kolayca anlaşılan net mesajlar gönderir.
Olumlu bir mesaj iletmek için sözlü ve yazılı becerilerin nasıl kullanılacağını bilir.
Müşteri Hizmet Becerileri
Zamanında ve profesyonel bir tavırla sorgulara yanıt verir.
Müşterinin işi ile ilgili son gelişmelerden haberdardır.
Müşteriler ve meslektaşlarla resmi ve profesyonel bir şekilde etkileşime girer.
İş Kavramları Becerileri
Temel iş prensiplerinin farkındadır.
Örgütsel davranışı bilir ve bunu gösterir.
Genel endüstri ve iş operasyonunu anlar.
Takım Oyuncu Becerileri
Yetkili bir ekip üyesi olarak sayılmayı sever.
Grup hedeflerine önem verir ve buna göre katılır.
Yönetici ile birlikte çalışan diğer kişiler için yedek bir destek olmaya isteklidir.
Bilgisayar / Teknik Beceriler
Standart ofis ekipmanlarını kullanma yeterliliğini gösterir.
Bilgisayarları, çevre birimlerini ve aksesuarları kullanmada yetkinlik gösterir.
Yeni teknolojiye hızla uyum sağlayarak ileri düzeyde yeterlilik gösterir.
Yargı Becerileri
Sağlam karar verme ve adil yargılama becerileri sergiler.
Sorunları gerektiğinde uygun kuruma iletir.
Sürekli denetimden veya yönlendirmeden bağımsız olarak etkin bir şekilde çalışır.
Bu dokuz temel yetkinliği birkaç gün içinde geliştirmek kolay değildir, bu nedenle bir Yönetici Asistanının yapması gereken şeylerin listesinin kapsamlı olduğu şimdiye kadar açıktır. Yönetici Asistanı rolü asla kolay değildir; bazen bir an dinlenme olmaz. Bu durumlarda, kişinin işe olumlu bir tavır takınması ve işe sarsılmaz odaklanması zorunludur. Bu iş, parçalarının toplamından çok daha büyük.
Üç tür Yönetici Asistanı vardır, ancak bu üç türdeki farklılıklar iş sorumluluklarına değil, asistanların profesyonel isteklerine bağlıdır. Kariyerleri büyüdükçe ve değiştikçe, bu üç sınıflandırma arasında gidip gelirler.
Okuyucu burada biraz zaman alabilir ve hangi kategoriye girdiğini tahmin etmeye çalışabilir. Aşağıdaki üç kategoriye verilen isimleri yorumlama biçimlerinden çılgınca bir tahminde bulunmakta özgürdür:
- Climbers
- Lifers
- Partners
Dağcılar
Dağcılar, işi iş dünyasında daha yüksek başarıya giden "basamak" olarak gören yönetici yardımcılarıdır. Konumlarını ağ oluşturma ve kurumsal merdiveni tırmanmak için kullanırlar, böylece kariyerlerini bu şekilde ilerletebilirler.
Bu düşünce, işten kazanç sağlarken işten öğrenmenin denenmiş ve test edilmiş bir yöntemidir. Asistanlar işin inceliklerini bilirler, kendilerine bir isim verirler ve şirketin ve endüstrinin en iyi liderleriyle etkileşim kurarlar. Ayrıca, fikirlerini fark yaratabilecek insanların önünde sunma fırsatına da ömür boyu bir kez sahip oluyorlar.
Tarzı
Dağcılar kariyer odaklı olduklarından doğal olarak hevesli insanlardır. Fikirlerinin duyulmasını severler, bu yüzden olumlu konuşmacılardır. İşi imajlarını pekiştirmek, itibar oluşturmak ve fark edilmek için bir platform olarak görüyorlar. Ne işlerine ne de işverenlerine çok sadık değiller.
Dağcıların kendi kariyerlerine daha fazla odaklanması ve bağlılığı vardır, bu nedenle kendi hedeflerine daha fazla önem verirler. Yönetici asistanı olma işini uzun vadeli olarak görmezler ve bunu profesyonel gelişim için bir merdiven olarak düşünürler.
Motivasyon
Gelecekteki kariyer hedefleriyle motive olduklarından, kariyer gelişimlerinde şanslarını artırmak için görev çağrısının ötesine kolayca geçebilirler. Tırmanıcıların, patronlarına hırsları hakkında açık bir mesaj göndermeleri gerekir, böylece onlara fırsatlar sunabilir veya en azından işlerini ne zaman değiştirdiklerini anlayabilir.
Ancak gerçek şu ki, bazı yöneticiler bir asistanı işe alma, onu eğitme, bakımını yapma, ona iş ve profesyonel ağın ayrıntılarını sağlama fikrinden, onu aynı şirket içinde bile başka bir pozisyona kaybetmekten hoşlanmazlar. Bu nedenle beklentileri açık ve şeffaf tutmak her zaman önemlidir.
Kaldırıcılar
Bazı Yönetici Asistanları işlerini o kadar çok seviyorlar ki emekli olacakları güne kadar Yönetici Asistanları olarak kalmak istiyorlar. Farklı bir kariyer yoluna geçmek konusunda endişeli değiller. Yönetici Asistanının işini, insan yönetimi becerilerinde mükemmel oldukları için kazandıklarını düşündükleri bir ödül olarak görürler.
Hayatta kalanlar kariyerlerini veya şirketlerini değiştirmek istemiyorlar. Bunun arkasındaki sebep, yalnızca müşterilerine ve şirketlerine olan sadakat olmayabilir; pozisyonundan memnun olduğunu görünce farklı bir kariyer için iştahlarını yitirmiş olabilirler.
Tarzı
Hayatçılar, pozisyonlarını uzun vadeli bir kariyer seçimi açısından görürler çünkü işlerini geleceğe kadar tutacak kadar severler, bu yüzden her zaman iyi performans göstermeyi dört gözle beklerler. Ancak, dik kariyer büyümesi yerine kademeli bir kariyer eğrisi aradıkları için, beklentileri aşmak için daha az motive oluyorlar.
Hayatlar tahmin edilebilir ortamları sever ve sürprizlerden kaçınır. Özellikle yöneticilerine değil, kendi işlerine sadıktırlar. Yıllardır birlikte çalıştıkları yönetici istifa ederse, yedeğiyle çalışmaya devam edebilirler.
Motivasyon
Hayat verenler, işleriyle birlikte gelen istikrarla motive olurlar. Şu an içinde bulundukları alanı sevdikleri ve kariyerlerinin sonuna kadar bu alanda devam etmeyi çok sevdikleri için kurumsal merdiveni tırmanmakla ilgilenmiyorlar. Tutarlılığı severler çünkü bir dereceye kadar kesinlik ile gelen sistematik bir iş yüküne alışırlar.
Genellikle yeni sorumlulukları birdenbire üstlenmekten kaçınırlar, ancak bu, yeni sorumluluklar almaya isteksiz oldukları anlamına gelmez. Yeni sorumluluklar, yaptıkları görevlerin doğal ama kademeli bir sonucu olarak gelirse, o zaman onları alacaklar.
Ortaklar
Kendilerini yöneticilerinin veya patronlarının ortağı olarak gören Yönetici Asistanları, işlerine karşı olumlu bir zihinsel yaklaşıma sahiptir ve becerilerini ve kariyerlerini geliştirmek ve ilerletmek için en iyi konumda olurlar. Onlar için iş, koordinasyonla ilgilendikleri ve rapor ettikleri yöneticinin süreçle ilgilendiği işbirliği gibidir.
Bu tür Yönetici Asistanları, doğru çalışma ortamında, yani ekip çalışmasına ve asistanların gösterdiği çabalara karşılıklı saygı ve takdirin olduğu bir çalışma ortamında verimli bir şekilde çalışabilirler. Bu asistanlar, yöneticilerinin başarısını işbirliğine dayalı bir çabanın sonucu olarak görürler.
Tarzı
Ortaklar, yardımcı oldukları yönetici ile akıcı bir iletişim tarzına sahiptir. Hiyerarşiyi aşarlar ve genellikle beyin fırtınası yapar ve fikir verirler. Ortaklar, kendilerine eşit bir oyun alanı verildiğinde takdir ederler ve yönetici onlara astlarından ziyade eşitleri gibi davrandığında zirvede gerçekten işlev görürler.
Birlikte çalışma olduğunda, yönetici ve asistan çok sayıda karşılıklı teklif verir ve bir ekip olarak hedeflerin peşinden gider. Bu onları birbirlerine karşı çok sadık kılar ve genellikle bu tür asistanlar yöneticilerine eşlik eder veya yönetici onlardan şirket değiştirdiklerinde onlarla birlikte hareket etmelerini ister.
Motivasyon
Ortaklar, yapılan işe önemli bir katkıda bulundukları için cesaretlendirilir ve motive edilir. İşletmenin hedeflerine bağlı hissederler ve rollerinde kişisel bir sorumluluk hissederler. Olağanüstü destek sağlayarak önemli katkılarda bulunmak istiyorlar.
Ayrıca yönetici ile aralarındaki güçlü ilişkiden motive olurlar. Patronlarının çabalarını ve yapılan işe katkılarını takdir etmesi, daha iyisini yapmaları için onlara ilham verir. Bu tür asistanlar, sadece ast olarak değil, aynı zamanda patronun ikinci beyni olarak işlev gördükleri için yüksek maaşlara sahiptir.
Bir sonraki bölüme geçmeden önce, ne tür Yönetici Asistanı olduğunuzu ve hangisi olmak istediğinizi düşünün. Burada hiçbir hak ve yanlış yok. Her tür asistan iyidir. Bununla birlikte, tip, mizacınız, işe yönelik tutumunuz ve sahip olduğunuz yaşam hedeflerinizle eşleşmelidir.
Çoğu Yönetici Asistanı kariyerlerine, şirket içinde daha yüksek unvanlara terfi ettikleri bir İdari Asistan olarak başlar. Ancak, Yönetici Asistanının bazı özel becerilere sahip olması gerektiği anlamına gelmez.
Aslında, deneyim şirketteki birçok pozisyon için faydalı olabileceğinden, doğru becerilere sahip birçok çalışan Yönetici Asistanı olur.
İdari Asistan olarak çalışmak, sadece iş deneyimi kazanmanın en zenginleştirici yollarından biri değil, aynı zamanda en etkili yollardan biridir. Bir İdari Asistan olarak, işin nasıl yürüdüğü ve kariyerinizi ilerletmek için hangi ağların kullanılabileceği konusunda değerli bilgiler edinebilirsiniz.
İdari Yönetici Asistanı olarak, yapacaklarınız -
Çalışkan, hızlı öğrenen ve kendini adamış bir performans sergileyen biri ile itibar kazanın.
Standart ofis prosedürleri ve iş operasyonları hakkında bilgi edinin.
Şirketin farklı bölümlerindeki önemli kişileri tanımak.
İş ortamı hakkında genel bir farkındalık ve fikir edinmek.
Günlük iş akışına aşina olmak.
İşletmenin uzun vadeli döngülerini anlamaya başlayın.
Yönetici Asistanının Temel Yetkinlikleri
Bir yönetici asistanının sahip olması gereken dokuz temel yetkinlik listesini gözden geçirdikten sonra, bu becerilerin belirli bir işle değil, yönetimle ilgili neredeyse tüm işlerle, özellikle de halkla ilgilenenler - satış veya müşteri servisi. 9 temel yetkinlik aşağıdaki gibidir -
- Adaptability
- Organization
- İletişim yetenekleri
- Proaktif İhtiyaç Beklentisi
- Judgment
- Takım oyuncusu
- Müşteri servisi
- Bilgisayar / Teknik Beceriler
- İş Kavramları
Bu nedenle, önceden idari iş deneyimi olmadan Yönetici Asistanı pozisyonunu almak kolay değildir. En iyi yeteneklerinizi ortaya koymak için, deneyiminizin, işin gereksinimlerini karşılama konusundaki açık yeteneğinizin göstergesi olduğuna odaklanabilirsiniz.
Bu kavramı daha iyi anlamak için discussing two resumes -
Çalışma deneyimi, deneyim ve deneyim açısından artan sorumluluk seviyeleri ile sürekli bir ilerleme içinde olan biri
Tamamen farklı bir alanda çalışmaya başlayan, ancak değişen ve güçlü bir kariyer gelişimi yoluna benimseyen bir bireyin diğeri.
Aşağıda belirtilen idari olmayan işlerin listesi de Yönetici Asistanı olmak için iyi bir deneyim olarak kabul edilir -
- Restoranlardaki Sunucular
- Satış Ortakları
- Receptionists
- Salon / Spa, Fitness Associates
- Teachers
- müşteri servisi temsilcileri
- Tıbbi Asistanlar
Bir sonraki bölümde, yönetici asistanı için örnek özgeçmişleri ele alacağız.
Önceden ofis idari iş bilgisi veya deneyimi olmadan Yönetici Asistanı olarak kariyer yapmak isteyen adayların, başlangıçta sürecin kendileri için çok daha zor olacağını anlamaları gerekir. Başlangıçta bazı geleneksel olmayan işleri seçmeleri gerekebilir, çünkü çoğunlukla özgeçmişleri gerekli arka planı yansıtmayabilir. Bu genellikle özgeçmişlerin gözden kaçmasına neden olur; hatta bazen reddedildi.
Yönetici Asistanı olmak isteyenler, önemli bir iş deneyimi olan bir özgeçmiş oluşturmak için arkadaşlar ve aile üyeleri gibi alternatif ağ oluşturma yollarını denemelidir. Özgeçmiş, işin olmanı istediği şey yerine gerçek becerilerinin ne olduğunu yansıtmalıdır. Özgeçmişinizde bahsettiğiniz belirli bir işle ilgili dokuz gerekli yetkinliğin her birini eşlemeye çalışın.
Kapsamlı bir şekilde hazırlanın. Telefonla aranırsanız, görüşme sırasında tüm gerekli detayları aklınızda bulundurmalısınız. Niyetinizde ve yaklaşımınızda net olun ve karışmaya ve bir tip olmaya çalışmayın. Kendinize sadık kalın ve kendinizi, özgeçmişinizde açıklanan parçaların toplamından çok daha fazlası olan organik bir bütün olarak sunun.
Sorumlulukları Anlamak
Etkili bir Yönetici Asistanı pozisyonunu neyin bu kadar farklı ve özel kıldığını anlamak için, öncelikle "Yönetici Asistanı" unvanının sık sık meydana gelen benzersiz ve zorlu senaryolar şeklinde kendi zorluklarıyla birlikte geldiğini anlamamız gerekir.
Tüm benzersiz meydan okumaları ve senaryoları tanımak, adayların işin taleplerini ve sorumluluğunu daha iyi anlamalarına yardımcı olacaktır. Bununla birlikte, işin sadece zorlukları yok. Diğer iş profilleriyle gelmeyen benzersiz ve nadir faydalardan payına sahiptir; en azından bu kariyerin o kadar erken değil.
Doğrudan Ateş Hattında
Yönetici Asistanının işi, diğer çalışanlar patronlarıyla nadiren etkileşime girse bile, sürekli olarak doğrudan patronla iletişim kurmaktır. Bu, her zaman patronlarının ateş hattında oldukları için işin farklı bir gerekliliğini sağlar.
Yönetici Asistanları patronlarının başarısından zevk alırsa, patronlarının hayal kırıklığıyla da uğraşacaklardır. Patronlar, asistanlarından da onlar kadar çaba ve zaman harcamalarını beklerler, bu da iş dışındaki yaşam için çok az zaman bırakır.
Karışık Yetki Seviyeleri
Bir yönetici asistanı yönetici adına hareket etse bile, insanlar çoğu zaman karar verici değil, sadece haberci olduklarını unuturlar. Bu, asistanları yönetime sormadan bile doğrudan değişiklik yapma veya kendi yetkileri dahilinde girdiler koyma konusunda cazip kılıyor.
Bazen, ideal olarak patrona yöneltilmesi gereken soruları cevaplamaya başlarlar. Yönetici Asistanı, girdilerini ve önerilerini patronla paylaşabilir. Ancak, paranın her zaman patronda bittiği gerçeğini akılda tutmalıdır.
Her Şeyi Bilen Beklenti
Yönetici Asistanları, bir patronla uzun süre çalıştıktan sonra, patronun ihtiyaçlarını önleyebilecek kadar bağlantı kurduklarını kendileri kabul ediyorlar. Yaşam tarzı ve alışkanlıklar söz konusu olduğunda bu mümkün olabilir. Bununla birlikte, patronlar genellikle yardımcılarını "Her Şeyi Bilen" bir kişi olarak görürler.
Asistanlarının zihnini okuyabilmesini beklerler, bu da onu daha rahat ve daha az iletişimsel yapar. En deneyimli asistanların bile belirli kararları sıralamak için zaman zaman sözlü iletişime ihtiyaç duyduğunu anlaması gerekir.
İş arkadaşlarına uzaklık
Asistanlar, her zaman böyle olmasa da, genellikle yöneticinin ekibinin bir parçası olarak kabul edilir. Bu nedenle, genel algı, içeriden bilgi alabilecekleri yönündedir. Bu, iş arkadaşlarını asistanlarla etkileşimlerinde temkinli hale getirir, çünkü her bir sözünün patrona bildirilebileceğini hissederler.
Asistanlar, söyleyecekleri her şeyin patronun sözleri olarak kabul edileceğini de bilmelidir. Bu nedenle, dedikodulara veya söylentilerin yayılmasına katılmaktan kaçınmalıdırlar çünkü söyledikleri her şey "kepçe içi" olarak yanlış anlaşılacaktır.
Aracının Rolü
Yönetici Asistanının oynadığı en zor rol, aracı rolüdür. Bu, zamanlarının çoğunu alan bir iştir. İnsanlara patronlarıyla tanışmaları için seçici izin veren ve diğer yabancıların patronlarının kişisel alanına girip değerli zamanlarını boşa harcamalarını engelleyen bekçiler gibiler.
Bu onlara patronlarından övgüler kazandırabilir, ancak patronla tanışamayanların gözünde kötülük yaparlar. Asistanlar çoğu durumda ya not alarak ya da toplantılarda sorularını sorarak patronun yerini alır.
Yönetici Asistanı işiyle gelen zorlukların yanı sıra, diğer iş portföylerinde nadir bulunan birçok benzersiz avantaj ve kariyer fırsatı da vardır.
Patronla Bire Bir Etkileşim
Patronla sürekli iletişim halinde olmanın zorlukları da vardır, ancak bu hem bir nimet hem de bir lanettir. Bununla birlikte, bu düzeyde doğrudan ve şeffaf tartışma, patronların zihninde tam olarak hangi sorunların olduğunu bilme fırsatı verir, böylece yönetici asistanı güçlü, uzun süreli bir destek ve yardım sağlayabilir.
Bununla birlikte, asistan, başarılı bir kişinin nasıl düşündüğünü, iletişim kurduğunu ve kararları nasıl etkilediğini incelemek için altın fırsata sahiptir. Çok az konum, ilham kaynağı ile doğrudan ve sık etkileşim kurma fırsatına izin verir.
Günlük Birden Fazla Görev Yapma Fırsatı
Asistanlar, günlük görevlerden müşteri toplantılarına katılmak ve etkinlikleri planlamak gibi benzersiz görevlere kadar çok çeşitli görevleri yerine getirmeye alışkındır.
Asistan bu benzersiz görevleri yapmaktan hoşlanırsa, daha fazlasını yapmayı bulacaktır. Ancak asistan sıkılırsa, başka bir şey yapmak istediğini patronuna iletmesi gerekir. Çoğu zaman patronlar buna uyar ve yeni görevler sağlar.
Organizasyonda İtibar Yaratmak
Doğrudan kuruluşun patronuyla çalışmak, birçok departmanın başkanıyla tanışma ve tanıma fırsatı sunar ve bu da iyi bir varlık ve itibar oluşturmaya yardımcı olur.
Yönetici Asistanları, etkileşimde bulundukları herkesin gelecekte işverenleri olabileceğini bilir. Bu nedenle, etkileşime girdikleri ve düzenli olarak çalıştıkları insanlarla güçlü ve uzun süreli bir ilişki kurabilmeleri için olabildiğince samimi ve profesyonel olmak için ellerinden geleni yaparlar.
Bir iş Yönetici Asistanının işi gerektirdiği kadar takdir gerektirdiğinde, insanların işin gerçek doğası hakkında varsayımlar yapmaya başlaması için her türlü olasılık vardır. Pek çok insan asistanların abartıldığını düşünürken, diğerleri vekalet gösterisini yürütenlerin onlar olduğunu düşünüyor.
İşle birlikte gelen birçok resmi olmayan sorumluluğun olduğu doğrudur, bu nedenle Yönetici Asistanları işlerinin etrafında birkaç efsane ile yaşamak zorunda kalabileceklerini anlarlar.
En önemli mitlerden bazıları aşağıda belirtilmiştir.
Myth 1: “Executive Assistant” is just a Fancy Name for a Secretary
Reality- Yönetici Asistanının en önemli görevleri doğası gereği sekreterlik olmakla birlikte, iş sorumlulukları genellikle toplantılarda ve sunumlarda patronları adına ikinci bir benlik olarak devreye girme yetkisi verir. Patronlarının doğal bir uzantısı olarak kabul edilirler.
Birçok yönetici, ilerlemelerini, işlerini ve görevlerini takip etmek için tamamen asistanlarına bağımlıdır. Ayrıca yeni fikirler, bakış açıları ve diğer düşünceleri beyin fırtınası için asistanlarına güvenirler. Bu durumlarda asistanlar da karar vermeyi etkileyebilir. Bu nedenle, yürütmenin ve parçası oldukları organizasyonun başarısında ayrılmaz bir rol oynarlar.
Myth 2: Being an Executive Assistant means being used and abused
Reality- Yönetici Asistanının patronuyla paylaştığı ilişki karmaşık ve benzersizdir. Bir patronun asistanına geliştirdiği bağımlılık seviyeleri, ilişkiyi bir "amir-ast" anlaşmasından gerçek bir ortaklığa dönüştürebilir.
Tipik olarak, bir asistan ile bir yönetici arasındaki ilişki, doğası gereği gizli olan önemli ayrıntıların paylaşılmasını içerir. Dolayısıyla, yüksek düzeyde güven içerir. Asistan, planlamaya açıkça katılır ve yüksek dürüstlükte bir kişi olması gerekir. Bu ikisinin paylaştığı bu sadakat nedeniyle, hedefleri genellikle birbirlerinin başarısıyla belirlenir.
Asistan, en büyük zorluklardan bazılarıyla yüzleşir çünkü tüm departmandaki en güçlü yöneticiyi, muhtemelen organizasyonu yönetiyor. Birbirine paralel işleyen birçok süreç olacaktır ve asistanın tüm bunları takip etmesi ve hepsi için zamanında sonuç vermesi beklenir.
Liderlerin çoğu, fikirleri ve fikirleriyle oldukça sesli olmalarını sağlayan hedefleri ve vizyonları tarafından yoğun bir şekilde yönlendirilir. Bu genellikle strese ve yüksek huylara yol açar. Asistanlar zaman zaman bu tür duygusal patlamalara maruz kalıyor. Bununla birlikte, deneyimli Yönetici Asistanları, çatışmalarla başa çıkmanın herhangi bir işin standart bir parçası olduğunu bilir ve stresli koşullar altında bile etkili bir şekilde iletişim kurmayı bilir.
Myth 3: Executive Assistant is a poorly paid position with Little Opportunity
Reality- Yönetici Asistanı, konuşması için istiridyesi olarak tüm dünyaya sahiptir. Organizasyonun tüm önemli departmanlarına açılma ayrıcalığına sahiptir. Çok az kişinin sadece hayal edebileceği kariyer fırsatlarına sahip olma olasılığı yüksek. Organizasyonlarında etkili insanlarla düzenli etkileşimleri nedeniyle mümkündür.
Yönetici Asistanı olarak çalışmak, halkın algısının aksine çok kazançlı bir kariyer seçeneğidir. Ek olarak, Yönetici Asistanları birçok performansa dayalı ikramiye alma hakkına da sahiptir. İşlerinde seyahat faydaları, hava milleri, sağlık avantajları, spor salonu üyelikleri vb. Gibi çeşitli avantajlar, indirimler, eklentiler ve teşviklerden bahsetmiyorum bile.
Bu, Yönetici Asistanının işini finansal olarak güvenli ve birçok yönden kıskanılacak bir iş haline getirir. Sadece kuruluşların crème 'le crème' ile çalışmakla kalmıyorlar, aynı zamanda becerilerini kanıtlıyorlar ve samimi çabalarının karşılığını cömertçe alıyorlar.
Myth 4: It takes little or no training to be an Executive Assistant
Reality- Yönetici Asistanı işinin bazı bölümleri doğası gereği oldukça basit ve bürokratik olsa da, genel iş sorumluluğu patronun kendisiyle rekabet eder. Atama her zaman bir üniversite diploması talep etmese de, hırslı ve etkili bir kariyer hedefi için çalışan biri için değerli bir varlık olabilir.
Birçok Yönetici Asistanı kariyerlerine bir derece ile başlamaz. Bir derecenin yokluğunda, üniversite kurslarına katılmak ve önemli ve ilgili sertifikaları almak gibi ek hizmetlere giderler, tercihen bilgisayar teknolojisi veya işletme yönetimi veya asistanın becerilerini profesyonel olarak geliştirmesine yardımcı olan herhangi bir şey.
Bu pozisyon, dengeli bir yaklaşımı ve hoş bir kişiliği olan bir kişiyi gerektirir. Kişinin bir problem çözücü olması gerekir, bu yüzden birinin analitik becerilerine sahip olmalıdır. Bu beceriler, zamanla ve farklı senaryolarla karşı karşıya gelecektir. Bu karmaşık ayrıntılar bir gecede öğrenilemez.
Myth 5: Being an Executive Assistant is a boring, thankless job.
Reality- Yönetici Asistanı, asistanın yapmak istediği kadar sıkıcı. Başka bir deyişle, bu pozisyonda sayısız kariyer fırsatı ve öğrenme şansı vardır. Doğrudan bir kuruluşun patronuna rapor verdiğinizde, farklı sorumluluklar sıkıntısı yaşamaz ve en iyi yardımcılar, toplantılarda patronlarını güvenle temsil etmeleri için tüm rolleri öğrenmek için çok çalışırlar.
İşin bu son derece kişisel doğası nedeniyle, bazı insanlar onu son derece büyüleyici bulurken, diğerleri bunu çok zor buluyor. Bazıları da bunu sıkıcı ve sıkıcı bulacaktır, ancak ilk başta işi asla anlamadıkları söylenebilir.
Çoğu yönetici asistanı olarak çalışarak biraz zaman geçirdikten sonra deneyimle ödüllendirilmiş ve zenginleştirilmiş hissediyor. Bununla birlikte, atamanın önemi ve değeri, şirkete ve organizasyonel ihtiyaçlara göre değişir.
Bu bölümde, biri 1. Sınıf Yönetici Asistanı ve diğeri 2. Sınıf Yönetici Asistanı için olmak üzere iki örnek özgeçmiş göstereceğiz.
Yönetici Asistanı için Örnek Özgeçmiş - 1. Sınıf
Jane Doe
Antwon, Berkley, USA
Phone: 020-515-5752 | Email: [email protected]
Niteliklerini özeti
Mükemmel yazım ve sözlü iletişim yetenekleri.
Zaman kısıtlamaları ile baskı altında çalışabilir.
Takım oyuncusu olma ve mükemmel müşteri hizmeti sunma becerisi.
Üretken uzun vadeli ilişkiler geliştirme ve sürdürme becerisi.
Excel, Word, Power Point, İnternet Araştırmasında ileri düzey yeterlilik.
İnsanlarla nazik ve profesyonel bir şekilde etkileşim kurma yeteneği.
Profesyonel deneyim
Financials Inc., Senior Executive Assistant, 2010-2016
Tüm müşteri toplantılarının koordinasyonundan sorumludur.
Zamanında ve doğru programlamayı kontrol etmek için bir izleme sistemi geliştirmek.
Gündemler ve elektronik tablolar vb. Tasarlama
Çalışanların günlük iş akışını yönetti ve görev ve yükümlülüklere öncelik verdi.
Müşteri yazışmaları ve diğer hizmetler gibi idari görevleri yapmak.
Telefona cevap vermek, bilgisayar veritabanını güncellemek, evrakları doldurmak gibi büro işleri yapmak.
Cooperative Union, Customer Service Representative, 2008-2010
Müşteri hizmetleri sorguları ve talepleri verimli bir şekilde ele alındı.
Nakit bakiyesi ve çekmece bakiyesini sağlamak için etkin bir şekilde gerçekleştirilen görevler.
Her zaman zaman yönetimi becerileriyle üstün müşteri hizmetleri sağladı.
Müşterilerle para yatırma, para çekme gibi finansal işlemlerde çalıştı.
Lawson Suite, Receptionist, 2006-2008
Ara sıra evrak dosyalama.
Ofis alanını düzenli ve düzenli tutmak.
Müşterileri ve ziyaretçileri profesyonel ve hoş bir şekilde karşılamak.
Soruları yanıtlamak ve müşterileri uygun ekip üyesine yönlendirmek.
Eğitim
Önlisans Derecesi, Jackson's Senior College.
1 Yıllık Mesleki Eğitim Sertifikası, İşletme Teknolojisi.
İleri Yeterlilik MS Office, Excel, İnternet Araştırması.
Yönetici Asistanı için Örnek Özgeçmiş - 2. Sınıf
Vickey Rourke
Address: Plot-66, Hitech City, Hyderabad, 500081
Phone: 010-565-4762 | Email: [email protected]
Niteliklerini özeti
Turizm sektöründe on iki yıllık deneyime sahip, yüksek motivasyonlu performans. Müşteriler ve personel ile uzun vadeli üretken iş ilişkileri oluşturma ve kurma konusunda yetenekli. Stresli ve zamana duyarlı senaryolar altında birleşik çözümler sağlama konusunda kanıtlanmış geçmiş performansıyla mükemmel koordinasyon, organizasyon ve zaman yönetimi becerileri.
Mesleki Tarih
1. Assistant Manager, Nigel Tours (2012-2016). Promoted from Supervisor
40 turistlik bir grubun planlanmasına ve denetlenmesine yardımcı oldu.
Mükemmel müşteri ilişkileri ve kişilikler arası beceriler sürdürüldü.
Aşağıdakiler dahil çeşitli mali ve idari sorumlulukları yerine getirdi:
- Farklı turların programlanması
- Parti ve fatura yapmak
- Turistik oyunlar ve noktalar
- Makbuzları kontrol etme
- Pansiyon ve yatılı kontrol etme
- Nakit işlemlerin kontrol edilmesi
2. Shift Supervisor, Troxy Travels (2008 - 2012) Tourism Package Company
Etkili bir şekilde yönetilen zaman ve hızlı müşteri hizmeti sağladı.
Personel ve müşteriler arasında etkin koordinasyon sağlandı.
Ağırlama ve envanter gibi Evin Önü denetim görevlerini yerine getirdi.
3. Lead Guide, The Fun House (2006 - 2008), a tourism package company
Yaklaşık 10 ziyaretçiye rehberlik etmekten sorumludur.
Şirket politikaları, prosedürleri ve görgü kuralları konusunda eğitimli yeni kılavuzlar.
Farklı şirket paketlerini tanıttı ve müşteri sorgularını ele aldı.
4. Guide, Italian Stallion (2004 – 2006) Family Tourism Package Company
Her zaman en yüksek kalitede müşteri hizmetleri sergiledi.
Müşterileri anında ağırlamak için amirler ile koordine edildi.
Çağrı almaktan, soruları yanıtlamaktan, müşterileri selamlamaktan sorumludur.
Eğitim ve Lisanslar
Mezun, Bramhas Kıdemli Koleji - İşletme.
Gelişmiş yeterlilik - MS Word, Excel, 10 tuşlu, İnternet Araştırması.