Viết cộng tác - Chiến lược chỉnh sửa

Khi xem xét và sửa đổi bản thảo cuối cùng, nhóm nên thiết kế các chiến lược giúp họ đánh giá và chỉnh sửa bài viết của nhóm, chẳng hạn như thực hiện các biện pháp kiểm soát chất lượng, tổ chức đánh giá định kỳ và chia sẻ phản hồi. Phản hồi phải về việc liệu bài viết có -

Hoàn thành mục tiêu chính là giải quyết nhu cầu sử dụng của độc giả.
Đã xác định và giải quyết tất cả các vấn đề về bản quyền và chỉnh sửa.
Đã xem xét và chỉnh sửa tất cả các phần cuối cùng của tài liệu.

Vì các cuộc họp này được tổ chức sau khi các phần của tài liệu đã được thiết kế, nhóm sẽ phải lường trước nhiều vấn đề có thể nảy sinh trong quá trình viết, chẳng hạn như sao chép, sử dụng ngữ pháp, kiểm tra nội dung, v.v.

Sau đó, họ sẽ phải đề cập đến tình trạng dự án, ghi nhận những sai lệch, nếu có, so với kế hoạch ban đầu và danh sách các hành động dẫn đến sự khác biệt giữa kế hoạch hành động đầu tiên và kế hoạch hiện tại. Quá trình này được chia thành hai phân đoạn sau:

Xem lại bản nháp
Báo cáo tiến độ không chính thức

Hãy cho chúng tôi biết thảo luận chi tiết về hai phân đoạn này.

Xem lại bản nháp

Trong phân đoạn này, nhóm sẽ trình bày tài liệu của họ, ghi nhận những phần chưa hoàn thiện và tạo khoảng trống cho chúng trong dự án.

Trong giai đoạn sau của bài thuyết trình của họ, họ sẽ mô tả những gì sẽ được đề cập trong những không gian này.

Mọi thành viên của nhóm cần có quyền xem xét và đánh giá các thành viên khác trong nhóm.

Thông tin phản hồi phải ngắn gọn, chính xác và cụ thể để các thành viên có thể hành động một cách nhanh chóng.

Báo cáo Tiến độ Không chính thức

Báo cáo tiến độ không chính thức có thể được cấu trúc giống như một bản ghi nhớ hàng tuần đưa ra ý tưởng rõ ràng về tiến trình của nhóm. Các thành viên của nhóm sau đó nên ký vào báo cáo tiến độ của nhau.

Bản ghi nhớ phải giải quyết các câu hỏi sau:

Ai đã tham dự cuộc họp?
Ai đã bỏ lỡ cuộc họp, và tại sao?
Danh sách các mục trong chương trình có được thảo luận không?
Trình tự kế hoạch hành động tiếp theo là gì?
Trạng thái tham gia và tiến bộ của rất nhiều người tham gia là gì?

Các báo cáo tiến độ này nên bao gồm tất cả tên của các thành viên trong nhóm, số liên lạc của họ, tức là số điện thoại và địa chỉ email để liên hệ dễ dàng hơn.