Viết cộng tác - Hướng dẫn nhanh

Viết cộng tác được sử dụng để mô tả những dự án công việc được viết có liên quan đến nhiều nhà văn tham gia viết và hoàn thành tác phẩm. Nó khác với viết chia sẻ ở cách thực hiện của nó, tức là trong viết chia sẻ, mọi người phân chia các lĩnh vực công việc tương ứng với nhau và tập trung vào chính các lĩnh vực đó.

Tuy nhiên, điều xảy ra trong viết cộng tác là nhiều nhà văn được thuê để hoàn thành nhiệm vụ và những người viết này có các lĩnh vực trách nhiệm chồng chéo. Điều này có nghĩa là người viết có thẩm quyền xem qua nội dung bạn đã viết và đề xuất những thay đổi mà bạn có thể thực hiện hoặc không.

Một ví dụ hàng ngày về điều này có thể là các mục nhập Wikipedia, được viết bởi mọi người, được chỉnh sửa bởi quản trị viên và những thay đổi do độc giả đề xuất. Trong một môi trường viết hợp tác thực sự, mỗi người viết có khả năng và quyền hạn ngang nhau để tham gia vào các nhiệm vụ viết, chỉnh sửa, đề xuất thay đổi, xóa văn bản và thêm một số tác vụ khác.

Điều này làm cho sản phẩm tốt nhất cuối cùng ra đời khi nhiều quy trình đệ quy chạy trên một văn bản viết trước khi nó được xuất bản. Viết hợp tác khuyến khích một loạt các thay đổi trong văn bản, để tạo ra sự đồng thuận về độ chính xác của văn bản.

Phạm vi Viết Hợp tác

Viết chuyên nghiệp là một trong những yêu cầu có thể được tìm thấy trong nhiều ngành nghề, tổ chức và bộ phận. Do tính khả dụng nhanh chóng của nhiệm vụ chất lượng cao, tính năng Viết cộng tác hiện đang được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ giáo dục và học tập từ xa, bởi vì người ta đã quan sát thấy rằngpeople pay more attention to a text khi họ được trao quyền chỉnh sửa văn bản nếu họ không đồng ý.

Điều này mang lại một cuộc tranh luận lành mạnh vì người viết ban đầu được thực hiện để chia sẻ các nguồn đáng tin cậy để hỗ trợ tuyên bố của mình. Việc cải tiến nội dung này dựa trên sự tương tác lẫn nhau làm cho sản phẩm cuối cùng được lòng tất cả mọi người. Mặc dù một số tài liệu này được lập kế hoạch, soạn thảo, sửa đổi và chỉnh sửa bởi một tác giả duy nhất, hầu hết các báo cáo kinh doanh và thông tin liên lạc ngắn hơn đáng kể đều được viết chính thức theo nhóm hoặc được đánh giá bởi những độc giả chính trong công ty.

Các chuyên gia trong ngành đã báo cáo rằng khoảng 87% of workplace writers submitnhiệm vụ của họ thông qua sự hợp tác thay vì những đoạn viết đơn lẻ. Một nhà văn cộng tác chuyên nghiệp cần phải có năng lực về ngôn ngữ, kỹ năng và kiến ​​thức về chủ đề mang lại cho anh ta khả năng tham gia vào bài viết cộng tác.

Viết hợp tác và tác dụng của nó đã được các nhà nghiên cứu và chuyên gia kinh doanh nghiên cứu trong nhiều năm nay. Tùy thuộc vào sự quan sát của các nhà nghiên cứu này, nhiều lý thuyết và mô hình làm việc đã được đưa ra. Dựa theoPaul Benjamin Lowry, một từ vựng chung phải được khái niệm hóa mà những người khác nhau làm việc trong một nhóm hoặc các nhóm có thể sử dụng để giao tiếp trong Viết cộng tác.

Ông nói rằng nếu không có vốn từ vựng phổ biến này, các nhóm tham gia vào các quy trình hợp tác và phó mặc cho bản thân hoàn thành công việc sẽ gây ra sự lãng phí nặng nề về các nguồn lực như thời gian, nỗ lực và tiền bạc. Luôn ghi nhớ những yếu tố này, ông đã đề xuất năm chiến lược viết hợp tác, đó là -

• Viết một tác giả
• Viết đơn tuần tự
• Viết song song
• Viết phản ứng
• Viết chế độ hỗn hợp

Bây giờ chúng ta hãy thảo luận chi tiết về từng chiến lược viết hợp tác này.

Viết một tác giả

Viết một tác giả xảy ra khi một người đại diện cho toàn bộ nhóm viết một cách cộng tác. Loại văn bản này thường được thực hiện trong các công ty luật, khi luật sư thuê một nhóm để thực hiện tất cả các nghiên cứu và thủ tục giấy tờ này, trong khi bản thân anh ta phải chịu trách nhiệm về tính chính xác hoặc sai sót của các sự kiện được đề cập.

Viết đơn tuần tự

Trong Viết đơn tuần tự, một nhóm tác phẩm của người viết về các lĩnh vực riêng lẻ của một dự án viết, nhưng theo một trình tự. Nó có nghĩa là trách nhiệm viết được chia sẻ bởi các thành viên của một nhóm theo một dãy số. Người viết được cho là bắt đầu với việc viết, sẽ hoàn thành phần của mình và sau đó chuyển tài liệu sang phần thứ hai theo trình tự.

Viết song song

Gần giống với viết chia sẻ về phương pháp và cách thực hiện, viết song song bao gồm việc sử dụng một nhóm người được giao các phần khác nhau của tài liệu và được yêu cầu làm việc trên các lĩnh vực của họ cùng một lúc. Có hai hình thức viết song song, một trong đó tài liệu được chia thành các phần nhỏ hơn và các thành viên khác nhau giao trách nhiệm viết các phần này.

Cái còn lại là nơi các thành viên trong nhóm tham gia vào quá trình viết được giao các vai trò khác nhau. Ví dụ: hiệu đính, kiểm tra thực tế, sửa lỗi chính tả, v.v.

Viết phản ứng

Viết phản ứng liên quan đến các thành viên khác nhau trong nhóm hoặc các nhóm khác nhau xem xét đầu ra của nhau và "phản ứng" với nội dung bằng cách đề xuất các thay đổi, đọc bằng chứng, xác minh thực tế, chỉnh sửa, v.v. Đây được coi là một phương pháp lành mạnh và đảm bảo một tài liệu viết đáng tin cậy .

Viết chế độ hỗn hợp

Trong chế độ viết hỗn hợp, một số hoặc tất cả các chế độ trên được kết hợp vào quá trình viết. Ví dụ: một nhóm có thể có các thành viên trong nhóm sắp xếp theo trình tự viết, vì vậy trong khi người viết đầu tiên sẽ viết phần của mình trong tài liệu, những người còn lại có thể tham gia viết phản ứng trên đó. Khi một vài nhà văn đầu tiên hoàn thành xong nhiệm vụ của mình, họ có thể lần lượt trở thành những nhà văn phản ứng.

Javier Onrubia và Anna Engel đã thực hiện một nghiên cứu với ba nhóm sinh viên tham gia Viết hợp tác trên bốn đến tám sản phẩm viết. Sau khi phân tích các chiến lược mà các nhóm này đã sử dụng trong khi soạn thảo văn bản, họ đã xác định được bốn quá trình xây dựng kiến ​​thức riêng biệt nhưng có liên quan lẫn nhau. Các quy trình này như sau:

• Xây dựng song song
• Cấu trúc tổng hợp tuần tự
• Xây dựng tích hợp tuần tự
• Tích hợp xây dựng

Bây giờ chúng ta hãy thảo luận chi tiết về bốn quy trình này.

Xây dựng song song

Mỗi thành viên trong nhóm được yêu cầu làm việc trên một phần khác nhau của tài liệu và cuối cùng, tài liệu cuối cùng được hình thành từ sự ghép nối của các phần khác nhau này. Trong một kịch bản khác, tài liệu được chia thành nhiều phần khác nhau và được phân phát cho từng đồng đội. Sau khi người viết đã gửi phần của mình trong tài liệu, các phần nhỏ hơn của văn bản được chọn từ những phần này và đặt cạnh nhau để tạo thành tài liệu cuối cùng.

Cấu trúc tổng hợp tuần tự

Một thành viên trong nhóm, thường là cấp cao trình bày một tài liệu đã hoàn thành một phần với các phần khác nhau được thực hiện và hoàn thành một phần theo phong cách, kỹ thuật, tình tiết và thông số kỹ thuật được yêu cầu. Phần còn lại của nhóm sau đó được giao trách nhiệm hoàn thành phần viết trên các phần khác nhau và gửi tài liệu hoàn chỉnh cuối cùng.

Xây dựng tích hợp tuần tự

Một thành viên trong nhóm trình bày một tài liệu hoàn chỉnh hoặc hoàn chỉnh một phần cho nhóm, trên đó những người còn lại trong nhóm đề xuất các thay đổi, cung cấp các sửa đổi hợp lý hoặc tham gia thảo luận về phần mà họ đồng ý trong tài liệu đó hay không. Có một đóng góp liên tiếp cho tài liệu.

Tích hợp xây dựng

Sự khác biệt giữa Xây dựng Tích hợp Tuần tự và Xây dựng Tích hợp là trong trường hợp thứ hai, các thay đổi và sửa đổi được đề xuất trong quá trình viết tài liệu, thay vì chờ đợi tài liệu được gửi để bắt đầu quá trình đóng góp.

Stephen M. Ritchie và Dona Rigano đã phỏng vấn một giáo viên khoa học, với tư cách là người đứng đầu bộ môn, muốn cải cách mô hình giáo dục của các trường học của họ. Bằng cách so sánh hệ thống niềm tin của mình với sự đồng ý, nhượng bộ, thương lượng, đánh đổi và từ chối mà giáo viên nhận được về ý tưởng của mình từ những giáo viên khoa học còn lại, Ritchie và Rigano đã có thể xác địnhtwo levels of engagementgiữa các thành viên trong nhóm thực hiện. Họ là -

• Bật Viết
• Viết chì

Bật Viết

Hình thức viết này mang tính hợp tác hơn khi các tác giả đóng góp vào các phần khác nhau, mang đến những thay đổi và sửa đổi bổ sung, sau đó được người viết chính kiểm tra, thực hiện và đối chiếu.

Viết chì

Hai hoặc nhiều chuyên gia về một chủ đề được giao một văn bản để soạn thảo, sau đó họ nói ra suy nghĩ của mình và những người khác đưa ra các sửa đổi để đánh bóng và tinh chỉnh văn bản. Văn bản cuối cùng sau đó được viết ra bởi một thành viên khác trong nhóm đóng vai trò là người ghi chép. Khi chủ đề được hoàn thành, một trong những chuyên gia này sẽ đóng vai trò là người ghi chép và các đồng đội khác là chuyên gia trong chủ đề hiện tại sẽ nói lên suy nghĩ của họ.

Lisa Ede và Andrea Lunsford đã nghiên cứu về tầm quan trọng của đối tượng của văn bản. Họ công nhận một lý thuyết gọi là “Khán giả bị nghiện so với đối tượng được mời gọi”, trong đó tranh luận về khả năng có một lượng khán giả đã có từ trước cho bất kỳ tác phẩm nào của một nhà văn, người mà anh ta sẽ đề cập trong tác phẩm của mình và người anh ta phải ghi nhớ trong khi viết.

Lập luận khác là người viết tạo ra khán giả của riêng họ và họ không cần phải ghi nhớ khán giả trong khi tạo nội dung của họ. Dựa trên sự quan sát và học hỏi của mình, họ đã đưa ra giả thuyết về bảy mô hình tổ chức để viết hợp tác, bao gồm:

Mẫu đầu tiên

Trong mô hình này, toàn bộ nhóm vạch ra và phân chia nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, sau đó mỗi thành viên chuẩn bị và nộp. Sau đó cả nhóm sẽ biên soạn các phần riêng lẻ và chỉnh sửa toàn bộ tài liệu.

Mẫu thứ hai

Nhóm lập kế hoạch và vạch ra nhiệm vụ viết, tuy nhiên chỉ có một thành viên soạn thảo một phần tài liệu và phần còn lại của nhóm chỉnh sửa, thực hiện các thay đổi, sửa đổi tài liệu và cũng thực hiện sửa đổi lần cuối.

Mẫu thứ ba

Trong mô hình làm việc này, chỉ một thành viên của nhóm viết bản thảo cuối cùng, sau đó được các thành viên còn lại trong nhóm sửa đổi. Sự khác biệt giữa mẫu thứ ba và mẫu thứ hai là, ở đây thành viên viết bản nháp hoàn chỉnh, không phải một phần.

Mẫu thứ tư

Một đồng đội phác thảo và viết tài liệu. Sau khi hoàn thành, anh ta sẽ gửi tài liệu cho các đồng đội khác, những người có thể tham khảo ý kiến ​​của tác giả gốc về những thay đổi hoặc sửa đổi được thực hiện.

Mẫu thứ năm

Trong mẫu thứ năm, toàn bộ nhóm cùng lập dàn ý và viết bản nháp và sau đó một hoặc nhiều thành viên chỉnh sửa bản nháp mà không cần tham khảo ý kiến ​​của những người còn lại trong nhóm.

Mẫu thứ sáu

Mô hình thứ sáu chia nhóm rộng rãi thành ba phần -

• Một thành viên giám sát vạch ra, phân chia và giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm.
• Người giám sát thứ hai thu thập các nhiệm vụ đã hoàn thành từ các đồng đội và biên soạn chúng.
• Những người đồng đội còn lại biến thành nhà văn.

Mẫu thứ bảy

Mô hình thứ bảy cũng chia đội thành ba nhóm, trong đó phần đầu tiên đọc chính tả, phần thứ hai đảm nhận phần phiên âm và phần thứ ba chỉnh sửa tài liệu kết quả và gửi bản nháp cuối cùng.

Ede và Lunsford nhận thấy rằng mức độ hài lòng giữa các thành viên trong nhóm làm việc theo các mô hình khác nhau thay đổi. Nhiều người thú nhận rằng họ muốn tham gia vào quá trình viết bài trong đó các mục tiêu được trình bày rõ ràng và chia sẻ một cách minh bạch.

Họ cũng lưu ý degree of mutual respect giữa các thành viên trong nhóm, người viết kiểm soát có nội dung của họ, mức độ tham gia của họ trong quá trình biên tập, cách thức mà tín dụng được chia sẻ, quản lý xung đột, các ràng buộc đối với người viết và cuối cùng là tầm quan trọng của dự án trong tổ chức.

Thí dụ

Các nhà nghiên cứu đã phát hiện ra rằng mọi người tìm hiểu thêm về các nền văn hóa khác nhau thông qua sự tương tác lẫn nhau, trái ngược với việc cho họ các bài học liên văn hóa trong các phòng đào tạo. Ví dụ, một số nhiệm vụ hợp tác phổ biến được đưa ra trong các lớp nhạy cảm văn hóa Tây Ban Nha là:

Hispanic culture	Các thành viên trong nhóm phối hợp chuẩn bị một báo cáo văn hóa liên quan đến người Tây Ban Nha, địa lý, khí hậu, kinh tế, phong tục phổ biến và cách nấu ăn của vùng) thông qua thảo luận lẫn nhau.
Vacation in Spain	Các nhóm cộng tác và mô tả ý tưởng của họ về một kỳ nghỉ ở Tây Ban Nha và những địa điểm cần khám phá. Nhóm cũng được yêu cầu thiết kế toàn bộ hành trình cho chuyến đi, bao gồm chi phí đi lại, chỗ ở và ăn uống.

Ngày nay, nhiều công việc viết lách là điều không thể tưởng tượng nếu không có một nhóm viết hợp tác. Ví dụ: một nhà xuất bản lớn muốn xuất bản một cuốn sách về Văn hóa Tây Ban Nha có thể nhờ một nhóm các chuyên gia đa văn hóa ở Ấn Độ viết, nhưng cũng sẽ được một nhóm các nhà văn ở Tây Ban Nha sửa lại.

Viết cộng tác và đánh giá đồng nghiệp là các hoạt động khác nhau, bởi vì đánh giá đồng nghiệp về cơ bản là một quá trình sửa chữa, dựa trên chỉnh sửa và định hướng phê bình xảy ra sau nỗ lực viết hợp tác. Tuy nhiên,both are related và thường được tiến hành cùng nhau, vì vậy đánh giá đồng nghiệp đã được coi là một phần của bài viết hợp tác.

Đánh giá ngang hàng

Khi xử lý một bài tập viết hợp tác, điều quan trọng là phải thiết lập các lĩnh vực mà một thành viên trong nhóm có thể đánh giá kết quả đầu ra của các đồng đội khác. Quyết định này thường được đưa ra bởi đội trưởng sau khi tham khảo ý kiến ​​của nhóm của mình.

Một số lĩnh vực đánh giá phổ biến nhất là kiểm tra mức độ hoàn thành, mức độ hợp tác và sự tin cậy vào nhà văn, mức độ nỗ lực của nhà văn trong công việc và chất lượng đầu ra của anh ta. Yếu tố quan trọng nhất trong số đó là việc anh ấy tuân thủ thời hạn.

Với tư cách là trưởng nhóm, người đó phải có khả năng nhanh chóng phác thảo một dự án và giao các trách nhiệm khác nhau cho các thành viên khác nhau trong nhóm hoặc phân chia trách nhiệm viết giữa những người viết khác nhau trong nhóm của mình.

Anh ta sẽ có thể thúc đẩy người viết tiếp tục viết khi quá trình này trở nên đơn điệu và có thể giải quyết các xung đột thường phát sinh trong quá trình đánh giá đồng nghiệp.

Trong văn bản cộng tác, bài tập nhóm được thiết kế theo cách mà toàn bộ nhóm đóng góp bằng văn bản. Điều này giúp cải thiện kỹ năng lãnh đạo, lập kế hoạch, phân công lao động và chia sẻ trách nhiệm giữa các thành viên trong nhóm.

Planning is especially importantbởi vì người viết có xu hướng làm việc cô lập, có nghĩa là họ có thể không thích tham gia vào các cuộc trò chuyện thường xuyên và chia sẻ cập nhật. Để quản lý các bài tập viết hợp tác một cách hiệu quả, một số yếu tố quan trọng cần được xem xét. Những yếu tố này là -

• Mô tả của dự án
• Tiêu chí thành công
• Đề cương dự án
• Phân công công việc đồng đều
• Chia sẻ trách nhiệm bình đẳng
• Tuân thủ lịch trình
• Chỉnh sửa thích hợp và
• Chia sẻ phản hồi kịp thời

Năng lực hợp tác không chỉ quan trọng đối với người học mà còn đối với các công ty tuyển dụng họ. Toàn bộ ý tưởng đằng sau việc điều hành một công ty là đảm bảo rằng sản phẩm bán được. Các nhà văn cộng tác được kỳ vọng sẽ tạo cơ hội cho việc bán hàng, tiếp thị, xây dựng mối quan hệ và độ tin cậy thông qua các bài viết của họ.

Hãy ghi nhớ điều này, các nhà văn tại nơi làm việc cần trau dồi các kỹ năng giao tiếp tinh vi thông qua văn bản của họ. Các nhu cầu về viết hợp tác cũng dựa trên các yếu tố thực tế nhất định. Ví dụ, một bức thư thương mại với đầy đủ các Điều khoản và Điều kiện dài dòng, phức tạp có thể khá khó để viết cho bất kỳ người viết đơn lẻ nào.

Ngay cả khi một người là một nhà vận động có kinh nghiệm, anh ta sẽ không thể gói gọn tất cả các điểm tuyệt đối cần thiết để đưa vào tài liệu và nếu có, thì anh ta sẽ mất thêm thời gian để xem xét tất cả các yếu tố và yếu tố. Để tránh tắc nghẽn ý tưởng và thời gian, các công ty ngày nay tuyển dụng các nhóm cộng tác để giải quyết các khó khăn một cách tiết kiệm và hiệu quả.

Thường là trường hợp môi trường kinh doanh quyết định quá trình hợp tác. Ví dụ, người viết thường được hướng dẫn viết để ghi nhớ tâm trạng của công chúng nói chung và những đánh giá chung về một sản phẩm đã nhận được.

Lợi ích của Viết cộng tác

Quá trình hợp tác cũng được sử dụng trong các quá trình chính trị, nơi hai quốc gia tham gia một thỏa thuận và mọi thứ họ quyết định và đồng ý đều đạt được sự đồng thuận. Trong những trường hợp nhạy cảm như vậy, không một cá nhân nào từ một trong hai quốc gia và không một quốc gia nào muốn tự mình chịu trách nhiệm về việc soạn thảo một tài liệu quan trọng như vậy.

Trong những trường hợp như vậy, quá trình viết hợp tác có sự tham gia của các nhóm soạn thảo giỏi nhất từ ​​cả hai quốc gia. Điều đó đảm bảo một sân chơi bình đẳng mà sau này không quốc gia nào có thể khai thác bất kỳ cách giải thích văn bản thứ cấp nào. Đó là lý do tại sao tất cả các hiệp ước ngày nay đều được soạn thảo bởi một ủy ban làm việc về các nguyên tắc hợp tác viết. Dưới đây là một số lợi ích của việc viết cộng tác:

• Đầu ra chất lượng cao hơn, bởi vì nhiều quan điểm, kỹ năng và đầu vào của nhiều nhà văn.
• Nó rất có động lực để làm việc trong một nhóm mà những người tham gia cố gắng vượt trội hơn nhau.
• Đồng tác giả hoạt động với tư cách là nhà phê bình và đưa ra phản hồi có giá trị trong quá trình soạn thảo.
• Những nhà văn ít kinh nghiệm hơn được tiếp xúc với công nghiệp và có kinh nghiệm làm việc với các nhà văn cấp cao.
• Mối quan hệ công việc và sự phối hợp tốt hơn giữa các thành viên trong nhóm.
• Nhất trí chấp nhận bản thảo cuối cùng vì có sự cộng tác và phản hồi giữa các thành viên.

Như bạn có thể quan sát, có rất nhiều tình huống trong đó viết hợp tác không chỉ mang lại hiệu quả và độ tin cậy cao hơn mà còn là một điều cần thiết không thể thiếu.

Cạm bẫy của Viết hợp tác

Như với bất kỳ quá trình sáng tạo nào, có những lúc những người có kỹ năng cao sẽ có quan điểm khác biệt. Khi những tình huống như vậy xảy ra, một nhóm cộng tác được chia thành các nhóm phụ rất nhanh và mọi thứ vượt quá tầm kiểm soát, nếu trưởng nhóm không phản ứng nhanh với tình huống. Dưới đây là một số cạm bẫy của việc viết cộng tác:

• Viết hợp tác hầu như luôn luôn gặp khó khăn trong trường hợp có thách thức chính trị và xã hội.
• Việc điều phối quá trình hợp tác là rất phức tạp đối với một nhà quản lý do có nhiều người viết.
• Việc viết hợp tác tốn nhiều thời gian khi viết về quy trình chính trị và tài liệu hậu cần.
• Nếu tất cả những người viết trong nhóm đều thiếu kinh nghiệm, các tài liệu sẽ không nhất thiết phải có chất lượng cao hơn.
• Sự khác biệt về văn hóa và phong cách viết trái ngược nhau có thể khó truyền tải thành một giọng nói.
• Xung đột cá nhân về quyền hạn, phong cách làm việc và thâm niên là điều không thể tránh khỏi.

Một số most common reasonsvì sự thất bại của một nhóm cộng tác là điểm yếu của hầu hết các thành viên cấp dưới của nhóm trong việc nắm bắt khái niệm và cách tiếp cận đúng đắn. Mọi người có thể thắc mắc lý do đằng sau việc tuyển dụng nhân viên cấp dưới, nếu họ có thể chứng minh là không hiệu quả, nhưng việc bổ nhiệm họ phải được cân nhắc về hậu cần và ngân sách.

Ngoài ra, các vấn đề giao tiếp như giao ban không đúng cách và khoảng cách vật lý giữa những người viết, chỉnh sửa thường xuyên của các nhóm cũng làm chậm quá trình và dẫn đến thất bại của nhóm.

Khi các nhân viên làm việc trong các tổ chức danh tiếng được phỏng vấn, họ thú nhận rằng phần lớn công việc cá nhân của họ cũng là kết quả của việc họ thường xuyên cộng tác với đồng nghiệp của mình. Nghiên cứu cho thấy rằng các hành động sau đây được thực hiện nhiều nhất bởi các nhà văn cộng tác -

• Phác thảo kế hoạch và chọn một người để soạn thảo tài liệu.
• Đánh giá, sửa đổi và cung cấp phản hồi về công việc của đồng nghiệp
• Tham gia vào các nhóm với quyền tác giả chung
• Ghostwriting cho đồng nghiệp cấp cao

Các chuyên gia cũng đề cập đến các kỹ năng cần thiết cho một nhà văn để có thể cộng tác tốt với các nhóm khác. Điều quan trọng nhất trong số các kỹ năng là lắng nghe tích cực và tự phản ánh, trong ngữ cảnh này sẽ được coi là tự kiểm điểm.

Các kỹ năng khác bao gồm độ tin cậy, xây dựng lòng tin, khả năng tiếp nhận những lời chỉ trích mà không quá phòng thủ, có tiếng nói riêng biệt nhưng thừa nhận các quan điểm khác nhau, khả năng quản lý xung đột và quản lý các giả định sai và điều hướng nó theo hướng đúng.

Các nhà nghiên cứu cũng khuyên người viết nên vạch ra một số chiến lược thực tế để xử lý các giai đoạn khác nhau của quá trình viết, chẳng hạn như lên ý tưởng, soạn thảo, xem xét, v.v. hoặc các hoạt động cụ thể như xử lý xung đột, v.v.

Cách viết hợp tác khuyến khích chia sẻ ý tưởng

Viết hợp tác nên được sử dụng như một cơ hội để người viết thu hút các quan điểm, mục đích và nhận thức khác nhau vào quá trình lập tài liệu. Họ có thể làm như vậy bằng cách sử dụng công nghệ như gửi email cho nhau hoặc chia sẻ và hợp nhất tài liệu.

Ví dụ, Microsoft Office Word có một tính năng rất hay “Track Changes” trong đó lưu giữ bản ghi về những thay đổi mà cá nhân người viết đang thực hiện đối với tài liệu, cùng với tên của người biên tập hoặc người đánh giá.

Hầu hết các chuyên gia viết bài cộng tác đều thừa nhận rằng mô hình hiện có cho bài viết cộng tác đã được xây dựng để lưu ý đến giáo dục học thuật. Vì vậy, để sửa đổi công nghệ và cơ sở hạ tầng cho phù hợp và giúp ích cho nhu cầu kinh doanh, các nhà văn đang làm việc cần giữ liên lạc với các cộng đồng học thuật, chia sẻ yêu cầu và phản hồi của họ với họ, để các nhà phát triển có thể giữ tất cả các đề xuất cải tiến khác nhau trong khi đưa ra công cụ tương tác tốt nhất.

Tìm tiếng nói tập thể

Các nghiên cứu về các nhóm viết cho thấy rằng các nhóm rất coi trọng việc vạch ra các ứng dụng thực tế của việc cộng tác và hoàn thiện các phương pháp hay nhất như viết, đọc, quản lý nhóm, v.v. Khái niệm giải quyết khán giả rất sâu sắc.

Khái niệm quan trọng nhất đối với các phương pháp cộng tác trong tương lai là hiểu được lượng người xem mà các bài viết sẽ có được. Điều quan trọng là phải nhận ra cách các đội nhìn nhận và giải quyết đối tượng của họ.

Giờ đây, khán giả có thể được chia thành internal audiences (thành viên của nhóm) và external audiences(những người không thuộc tổ chức sẽ đọc tài liệu). Liệu các nhà văn có bị cám dỗ để nói chuyện với khán giả bên trong để đạt được thông tin về tài liệu của họ ngay cả khi khán giả bên ngoài có những kỳ vọng khác nhau không?

Những câu hỏi này sẽ được hỏi thường xuyên hơn khi quá trình viết bài hợp tác ngày càng được lan rộng và chấp nhận. Các nhà văn gọi hiện tượng này làfinding a consistent voice. Tiếng nói này cần phải phù hợp với kịch bản kinh doanh hoặc tuân thủ chính trị. Các tổ chức quản lý để truyền bá tiếng nói của họ thông qua việc phân phát bản ghi nhớ, tổ chức các cuộc họp và sắp xếp hội nghị.

Trong khi thực hiện một nhiệm vụ cộng tác lớn, trước tiên nhóm viết nên học cách phối hợp các nhiệm vụ của họ, bằng cách phác thảo một mô hình làm việc. Chiến lược phổ biến nhất là chỉ định ít nhất hai vai trò cho từng đồng đội, một vai trò có thể liên quan đến việc viết và vai trò khác liên quan đến hậu kỳ, chẳng hạn như chỉnh sửa, lên lịch, giám sát, v.v.

Điều này đòi hỏi mức độ ứng xử chuyên nghiệp cao và sự liên kết giữa các suy nghĩ thay mặt cho mọi người trong nhóm. Điều quan trọng nhất cần lưu ý là, ngay cả khi vai trò của văn bản có thể được phân chia rõ ràng, vai trò khác có thể linh hoạt và chồng chéo.

Trong cấu trúc viết hợp tác, không ai có thể là người chịu trách nhiệm duy nhất. Toàn bộ nhóm cũng có thể được chia thành các nhóm phụ với các vai trò cụ thể như -

• Writer - Tất cả các thành viên trong nhóm này có trách nhiệm viết và hoàn thiện tài liệu.

• Group Leader - Nhóm này chịu trách nhiệm về sự điều phối của nhóm, lập lịch trình và tổ chức các hành động.

• Editor - Nhóm này sẽ chịu trách nhiệm chỉnh sửa, chèn kiểu và hiệu đính tài liệu, trong khoảng thời gian hoặc sau lần nộp tài liệu cuối cùng.

• Graphics Designer - Nhóm này chịu trách nhiệm thiết kế hình ảnh minh họa và bố cục bản cứng và in Web của tài liệu.

• Subject Matter Specialist- Nhóm này đảm nhận việc nghiên cứu về một chủ đề và đưa ra câu trả lời cho các câu hỏi của nhóm. Họ đọc lại các phần kỹ thuật của tài liệu cho chính xác.

• Webmaster - Nhóm này đưa nội dung của tài liệu lên trang web và lưu giữ nó.

Xác định thành viên trong nhóm phù hợp với công việc nào là giai đoạn đầu tiên của bất kỳ bài viết cộng tác nào. Trong cuộc họp đầu tiên, các thành viên của nhóm họp lại với nhau và thảo luận về lý lịch của họ và lĩnh vực nào họ sẽ cảm thấy thoải mái nhất khi làm việc. Trưởng nhóm sẽ ghi chú lại các kỹ năng viết kỹ thuật, nền tảng, quy trình chỉnh sửa và kinh nghiệm của các thành viên.

Trong các cuộc họp tiếp theo, nhóm vạch ra dự án, phân công trách nhiệm và yêu cầu gửi báo cáo tiến độ không chính thức hàng tuần trong cuộc họp tiếp theo trở đi. Các thành viên trong nhóm có thể chuyển đổi vai trò ghi chú trong các cuộc họp tiếp theo.

Khi xem xét và sửa đổi bản thảo cuối cùng, nhóm nên thiết kế các chiến lược giúp họ đánh giá và chỉnh sửa bài viết của nhóm, chẳng hạn như thực hiện các biện pháp kiểm soát chất lượng, tổ chức đánh giá định kỳ và chia sẻ phản hồi. Phản hồi phải về việc liệu bài viết có -

• Hoàn thành mục tiêu chính là giải quyết nhu cầu sử dụng của độc giả.
• Đã xác định và giải quyết tất cả các vấn đề về bản quyền và chỉnh sửa.
• Đã xem xét và chỉnh sửa tất cả các phần cuối cùng của tài liệu.

Vì các cuộc họp này được tổ chức sau khi các phần của tài liệu đã được thiết kế, nhóm sẽ phải lường trước nhiều vấn đề có thể nảy sinh trong quá trình viết, chẳng hạn như sao chép, sử dụng ngữ pháp, kiểm tra nội dung, v.v.

Sau đó, họ sẽ phải đề cập đến tình trạng dự án, ghi nhận những sai lệch, nếu có, so với kế hoạch ban đầu và danh sách các hành động dẫn đến sự khác biệt giữa kế hoạch hành động đầu tiên và kế hoạch hiện tại. Quá trình này được chia thành hai phân đoạn sau:

• Xem lại bản nháp
• Báo cáo tiến độ không chính thức

Hãy cho chúng tôi biết thảo luận chi tiết về hai phân đoạn này.

Xem lại bản nháp

Trong phân đoạn này, nhóm sẽ trình bày tài liệu của họ, ghi nhận những phần chưa hoàn thiện và tạo khoảng trống cho chúng trong dự án.

Trong giai đoạn sau của bài thuyết trình của họ, họ sẽ mô tả những gì sẽ được đề cập trong những không gian này.

Mọi thành viên trong nhóm phải có quyền xem xét và đánh giá các thành viên khác trong nhóm.

Thông tin phản hồi phải ngắn gọn, chính xác và cụ thể để các thành viên có thể hành động một cách nhanh chóng.

Báo cáo Tiến độ Không chính thức

Báo cáo tiến độ không chính thức có thể được cấu trúc giống như một bản ghi nhớ hàng tuần đưa ra ý tưởng rõ ràng về tiến trình của nhóm. Các thành viên của nhóm sau đó nên ký vào báo cáo tiến độ của nhau.

Bản ghi nhớ phải giải quyết các câu hỏi sau:

• Ai đã tham dự cuộc họp?
• Ai đã bỏ lỡ cuộc họp, và tại sao?
• Danh sách các mục trong chương trình có được thảo luận không?
• Trình tự kế hoạch hành động tiếp theo là gì?
• Trạng thái tham gia và tiến bộ của rất nhiều người tham gia là gì?

Các báo cáo tiến độ này nên bao gồm tất cả tên của các thành viên trong nhóm, số liên lạc của họ, tức là số điện thoại và địa chỉ email để liên hệ dễ dàng hơn.

Tất cả các nhà văn giỏi nhất trên thế giới hiện nay khi viết cho các bài xã luận đều sử dụng phần mềm viết cộng tác. Điều này giúp họ chỉnh sửa tác phẩm của mình một cách nhanh chóng và cũng giúp ý tưởng của họ được diễn đạt bằng lời có tác động hơn nhiều so với ý tưởng của họ.

Các constant refinement of their workthông qua các cấp độ khác nhau của quy trình chỉnh sửa giúp quá trình sáng tạo không có lỗi và toàn diện hơn. Nó cũng tăng thêm sự quyến rũ và giá trị giải trí cho nó. Lưu ý đến yếu tố này, nhiều công ty đã đưa ra các nền tảng trực tuyến sáng tạo nhưEditorially, để viết hợp tác.

Nó giúp người viết gắn thẻ bạn bè vào tài liệu của họ, giúp bạn bè của họ cung cấp phản hồi về tài liệu. Tuy nhiên, 'Editorially' có một lỗ hổng - nó không cho phép hai nhà văn cộng tác chỉnh sửa cùng một tài liệu trực tuyến cùng một lúc, điều này đã thực sự đánh bại khái niệm viết cộng tác, đặc biệt là khi xử lý các bài báo công nghệ, nơi sẽ có nhiều chương. dành riêng cho các con số và công thức.

Một khi các nhà văn vượt qua Editorially, nó đã làm nảy sinh nhu cầu về phần mềm viết cộng tác mới. Các chuyên gia về chủ đề này đã xác định một số mối quan tâm quan trọng cần được giải quyết trong bất kỳ phần mềm viết hợp tác tốt nào, một số trong số này là -

• Không bị phân tâm
• Hỗ trợ tương tác
• Chú thích và thảo luận
• Xử lý tài liệu
• Nhập khẩu và xuất khẩu

Bây giờ chúng ta hãy thảo luận chi tiết về từng chiến lược mối quan tâm này.

Không bị phân tâm

Viết rất khó khi người viết đánh mất chuỗi suy nghĩ của mình. Chính vì vậy, các nhà văn nổi tiếng vì đã rơi vào tình trạng không hoạt động kéo dài. Vì vậy, khi một nhà văn đang nóng vội với một ý tưởng, anh ta không nên bị quấy rầy bởi các cửa sổ bật lên, thông báo, chú thích gây phiền nhiễu, v.v. Quy tắc vàng là giúp anh ta khi anh ta tìm kiếm nó.

Hỗ trợ tương tác

Phần mềm phải làm cho sự tương tác của người viết với giao diện người dùng càng ít càng tốt. Điều này có nghĩa là cần có nhiều phím tắt và các lệnh kết hợp hai phím.

Ví dụ: các từ được kẹp bằng dấu gạch ngang (-this-) có thể làm cho văn bản xuất hiện ở dạng in đậm được in nghiêng như this. Các phông chữ cũng phải dễ đọc hơn.

Chú thích và Thảo luận

Một công cụ viết cộng tác thực sự không chỉ hỗ trợ trong quá trình viết mà còn giúp chia sẻ và chỉnh sửa nội dung, đồng thời cho phép thảo luận và xem xét văn bản. Các nhóm cộng tác phải có các điều khoản về đánh dấu hoặc thay thế văn bản và theo dõi những thay đổi này. Khi làm việc với nhiều cộng tác viên, nhận xét của mọi người sẽ dễ dàng nhận ra.

Xử lý tài liệu

Một tài liệu có thể trải qua nhiều lần sửa đổi, vì vậy mọi thay đổi phải được truy xuất lại bản nháp ban đầu. Việc khôi phục văn bản cũ hơn, định dạng hoặc thay đổi là rất quan trọng khi một tài liệu đang được viết theo cách cộng tác.

Nhập khẩu và xuất khẩu

Cuối cùng, phần mềm phải đủ linh hoạt và tương thích để cho phép người viết nhập bất kỳ phần mở rộng bổ sung nào mà họ muốn kết hợp vào đó. Nó cũng sẽ cho phép sử dụng phần mềm chia sẻ tệp như Dropbox, v.v.

Phần kết luận

Học kỹ năng viết dự án theo cách hợp tác trong nhóm được coi là tài sản vô giá trong thế giới ngày nay. Nhiều nhà tuyển dụng đã bắt đầu coi trọng những nhân viên có thể xử lý các bài tập viết hợp tác.

Tương lai của các tổ chức là sản xuất các tài liệu với quyền tác giả được chia sẻ. Họ cần tin tưởng lẫn nhau bằng các tài liệu nhạy cảm, độc quyền để có thể làm việc cùng nhau trong tương lai. Bản chất độc đáo của cách viết cộng tác sẽ đảm bảo rằng họ phát triển sự nhạy cảm hơn về văn hóa và nhiều quan điểm trong việc soạn thảo một tài liệu.

Mọi việc nói và làm đều vì lợi ích cao nhất của mọi người là mọi người đều tham gia thành công vào nỗ lực hợp tác của nhóm, vì đó là nơi hướng tới tương lai của ngành viết kinh doanh.