Năng lực cốt lõi

Điều quan trọng nhất khi trở thành Trợ lý điều hành là một cam kết mạnh mẽ đối với công việc. Nói cách khác, cần phải có khát vọng thành công mạnh mẽ. Là một ứng viên, người đó phải sẵn sàng không ngừng cải thiện hiệu suất của mình và bổ sung thêm các khả năng mới.

Các yêu cầu của vị trí luôn thay đổi theo sự ra đời của các công nghệ và phương thức kinh doanh mới hơn, vì vậy Trợ lý điều hành nên adaptive, flexible and inquisitive. Phần lớn sự hỗ trợ mà Trợ lý điều hành cung cấp gần như vô hình vì anh ấy / cô ấy làm việc mà không có bất kỳ sự giám sát nào, do đó không có báo cáo hiệu suất nào mà trợ lý yêu cầu gửi.

Thước đo duy nhất về hiệu suất của họ là cách họ làm cho cuộc sống của các ông chủ dễ dàng hơn, một số trách nhiệm cốt lõi của họ được đưa ra dưới đây -

Thông báo cho họ về tất cả các chi tiết
Đảm bảo sự hiện diện của họ trong tất cả các sự kiện quan trọng
Dự đoán nhu cầu của họ
Ưu tiên công việc của họ và các cam kết khác
Quản lý quy trình làm việc hàng ngày.

Ngoài những trách nhiệm nêu trên, tổng cộng, có chín năng lực cốt lõi mà mọi Trợ lý điều hành phải giỏi, được liệt kê dưới đây:

Kỹ năng thích ứng

Linh hoạt để thay đổi và điều chỉnh cho phù hợp.
Có thái độ làm việc tích cực, không phân biệt tính chất công việc.
Có thể quản lý và sắp xếp thứ tự ưu tiên xung đột với nhau

Kỹ năng tổ chức

Biết cách tận dụng thời gian một cách tốt nhất.
Biết cách phân phối thời gian theo các nhiệm vụ trong tầm tay.
Biết cách tận dụng không gian văn phòng và sắp xếp công việc giấy tờ.

Kỹ năng quản lý công việc

Dự đoán nhu cầu và giải quyết chúng.
Đảm bảo hoàn thành các dự án quan trọng trong khung thời gian.
Cân bằng nhiều ưu tiên và thiết kế quy trình làm việc phù hợp.
Có khả năng nhìn thấy trước các vấn đề và thực hiện các hành động trước.

Kĩ năng giao tiếp

Lắng nghe và tích cực làm việc để cải thiện những kỹ năng đó.
Viết các câu hoàn chỉnh bằng ngôn ngữ chuyên nghiệp mà không mắc lỗi.
Nói một cách tự tin và gửi thông điệp rõ ràng, dễ hiểu.
Biết cách sử dụng các kỹ năng nói và viết để truyền tải thông điệp tích cực.

Kỹ năng Dịch vụ Khách hàng

Trả lời các câu hỏi một cách kịp thời và phong thái chuyên nghiệp.
Nhận thức được những phát triển mới nhất về công việc kinh doanh của khách hàng.
Tương tác một cách chính thức và chuyên nghiệp với khách hàng và đồng nghiệp.

Kỹ năng khái niệm kinh doanh

Nhận thức được các nguyên tắc kinh doanh cơ bản.
Biết hành vi của tổ chức và thể hiện nó.
Hiểu toàn bộ ngành và hoạt động kinh doanh.

Kỹ năng của người chơi nhóm

Thích được coi là một thành viên có năng lực trong nhóm.
Mang lại tầm quan trọng cho các mục tiêu của nhóm và tham gia tương ứng.
Sẵn sàng hỗ trợ cho những người khác làm việc với người quản lý.

Kỹ năng Máy tính / Kỹ thuật

Thể hiện mức độ thành thạo trong việc sử dụng các thiết bị văn phòng tiêu chuẩn.
Thể hiện khả năng sử dụng máy tính, thiết bị ngoại vi và phụ kiện thành thạo.
Thể hiện trình độ tiên tiến bằng cách nhanh chóng thích ứng với công nghệ mới.

Kỹ năng phán đoán

Thể hiện các kỹ năng ra quyết định đúng đắn và phán đoán công bằng.
Chuyển vấn đề cho cơ quan có thẩm quyền thích hợp khi cần thiết.
Hoạt động hiệu quả độc lập với sự giám sát hoặc chỉ đạo liên tục.

Chín năng lực cốt lõi này không phải dễ dàng để trau dồi trong ngày một ngày hai, vì vậy rõ ràng là danh sách những việc mà một Trợ lý điều hành nên làm hiện đã là đầy đủ. Vai trò của một Trợ lý điều hành không bao giờ là dễ dàng; đôi khi không có một giây phút nghỉ ngơi. Trong những trường hợp này, người đó bắt buộc phải duy trì một thái độ tích cực và không ngừng tập trung vào công việc. Công việc này lớn hơn nhiều so với tổng các phần của nó.