Lời khuyên cho người mới
Các ứng viên quan tâm đến việc làm Trợ lý điều hành mà không có kiến thức hoặc kinh nghiệm làm việc hành chính văn phòng trước đó, cần nhận ra sự thật rằng ban đầu quá trình này sẽ khó khăn hơn nhiều đối với họ. Họ có thể phải chọn một số công việc phi truyền thống ngay từ đầu, chủ yếu là bởi vì, lý lịch của họ có thể không phản ánh nền tảng cần thiết. Điều này thường dẫn đến việc sơ yếu lý lịch bị bỏ qua; đôi khi, thậm chí bị từ chối.
Những người muốn trở thành Trợ lý điều hành nên thử các cách kết nối thay thế, như bạn bè và thành viên gia đình, để xây dựng một bản lý lịch với kinh nghiệm làm việc đáng kể. Sơ yếu lý lịch nên phản ánh kỹ năng thực sự của bạn, thay vì chỉ những gì công việc muốn bạn trở thành. Cố gắng vạch ra từng năng lực trong số chín năng lực cần thiết cho một công việc cụ thể mà bạn đã đề cập trong sơ yếu lý lịch của mình.
Chuẩn bị rộng rãi. Trong trường hợp bạn nhận được cuộc gọi, bạn nên ghi nhớ tất cả các chi tiết cần thiết trong buổi phỏng vấn. Hãy rõ ràng trong ý định và cách tiếp cận của bạn và đừng cố gắng hòa nhập và trở thành một kiểu người. Hãy sống đúng với những gì bạn đang có và thể hiện bản thân như một tổng thể hữu cơ, không chỉ là tổng thể các phần được giải thích trong sơ yếu lý lịch của bạn.
Hiểu các trách nhiệm
Để hiểu điều gì làm cho vị trí Trợ lý điều hành hiệu quả trở nên khác biệt và đặc biệt, trước tiên chúng ta cần hiểu thực tế là chức danh “Trợ lý điều hành” đi kèm với những thách thức riêng dưới dạng các tình huống thử thách và độc đáo thường xuyên xảy ra.
Nhận thức được tất cả những thách thức và kịch bản độc đáo sẽ giúp các ứng viên hiểu rõ hơn các yêu cầu của công việc và trách nhiệm của nó. Điều đó đã được nói, công việc không chỉ có thách thức. Nó có phần của nó về những lợi ích độc đáo và hiếm có mà không có trong các hồ sơ công việc khác; ít nhất là không sớm như vậy trong sự nghiệp này.
Trong dòng lửa trực tiếp
Công việc của Trợ lý điều hành là liên tục trao đổi trực tiếp với sếp, ngay cả khi những nhân viên khác hiếm khi tương tác với sếp của họ. Điều này cung cấp một yêu cầu khác của công việc vì họ luôn nằm trong tầm ngắm của sếp.
Nếu các Trợ lý điều hành say sưa với thành công của sếp, họ cũng sẽ đối mặt với sự thất vọng của sếp. Sếp luôn mong đợi trợ lý của họ nỗ lực và thời gian như họ, điều này khiến họ không còn nhiều thời gian cho cuộc sống bên ngoài công việc.
Các cấp độ quyền hạn
Ngay cả khi một trợ lý điều hành hành động thay mặt người quản lý, mọi người thường quên rằng họ chỉ là người đưa tin chứ không phải người ra quyết định. Điều này khiến các trợ lý bị cám dỗ để trực tiếp thực hiện các thay đổi hoặc tự mình đưa ra các ý kiến đóng góp, ngay cả khi không yêu cầu quản lý.
Đôi khi, họ bắt đầu trả lời những câu hỏi mà lý tưởng là nên hướng đến sếp. Trợ lý điều hành có thể chia sẻ ý kiến đóng góp và đề xuất của mình với sếp. Tuy nhiên, anh ta nên ghi nhớ một thực tế rằng tiền luôn dừng lại với ông chủ.
Biết tất cả kỳ vọng
Bản thân các Trợ lý điều hành cũng thừa nhận rằng một khi họ đã làm việc với sếp trong một thời gian dài, họ có sự kết nối đến mức có thể đáp ứng nhu cầu của sếp. Điều này có thể có khi nói đến lối sống và thói quen. Tuy nhiên, các ông chủ thường lầm tưởng trợ lý của họ là một người “Biết tất cả”.
Họ mong đợi trợ lý của mình có thể đọc được suy nghĩ của anh ấy, điều này khiến anh ấy / cô ấy tự mãn và ít giao tiếp hơn. Anh ấy / cô ấy cần hiểu rằng ngay cả những trợ lý giàu kinh nghiệm nhất cũng cần giao tiếp bằng giọng nói đôi khi để đưa ra các quyết định nhất định.
Khoảng cách từ Đồng nghiệp
Trợ lý thường được coi là một phần trong đội của người quản lý, ngay cả khi nó không nhất thiết phải luôn luôn như vậy. Do đó, nhận thức chung là họ bí mật đối với thông tin nội bộ. Điều này khiến đồng nghiệp thận trọng trong tương tác với trợ lý, vì họ cảm thấy mọi lời nói của họ đều có thể bị báo cáo lại cho sếp.
Trợ lý cũng nên biết rằng bất cứ điều gì họ nói sẽ được coi là lời của ông chủ. Do đó, họ nên tránh tham gia vào các câu chuyện phiếm hoặc lan truyền tin đồn, vì mọi thứ họ nói sẽ bị hiểu sai thành "tin tức nội bộ".
Vai trò của người trung gian
Vai trò khó khăn nhất mà Trợ lý điều hành đảm nhận là vai trò trung gian. Đây là một trong những công việc chiếm phần lớn thời gian của họ. Họ giống như những người gác cổng, người cung cấp sự cho phép có chọn lọc để mọi người được gặp sếp của họ và ngăn không cho người ngoài xâm nhập không gian cá nhân của sếp và lãng phí thời gian quý báu của họ.
Điều này có thể khiến họ được sếp khen ngợi, nhưng họ lại trở nên xấu xa trong mắt những người không được gặp ông chủ. Các trợ lý thường trở thành người thay thế sếp trong nhiều trường hợp, bằng cách ghi chép hoặc đặt câu hỏi của ông trong các cuộc họp.