Huấn luyện trợ lý điều hành - Hướng dẫn nhanh

Sự thật mà nói, công việc của một Trợ lý điều hành không đi kèm với tiền bạc và sự hào nhoáng như thường lệ, đó là một động lực rất lớn cho những ai muốn tạo dựng sự nghiệp từ những người giàu có và những người thành công. Tuy nhiên, đó chính xác là cách mà loại hồ sơ công việc này hiển thị với người ngoài.

Công việc của một Trợ lý điều hành còn nhiều hơn thế nữa - Đó là hỗ trợ có giá trị cho một người và tổ chức của anh ta, điều này làm cho công việc của một Trợ lý điều hành trở nên độc đáo. Đối với bất kỳ cá nhân nào để trở nên thành công trong sự nghiệp này, cần phải thực hành lâu dài các kỹ năng độc đáo liên quan đến hồ sơ này. Công việc này không phải lúc nào cũng dễ dàng và thú vị như nó có thể xuất hiện, tuy nhiên trải nghiệm có thể rất bổ ích.

Trợ lý điều hành được kỳ vọng sẽ phối hợp với nhiều nhân viên và giám sát tất cả các chức năng hành chính quan trọng như một phần hỗ trợ hàng ngày của họ cho sếp. Công việc của họ là đảm bảo rằng người quản lý của họ sử dụng tối ưu thời gian của họ, trong khi công việc và trách nhiệm được thực hiện một cách hiệu quả.

Những Trợ lý Điều hành này giúp xây dựng giá trị cho doanh nghiệp bằng cách hỗ trợ các nhà quản lý của họ và làm cho công việc của họ trở nên dễ dàng hơn. Họ đóng vai trò như người tổ chức cho sếp của họ. Họ nhớ các cuộc hẹn, phối hợp với các nhóm và đồng bộ hóa các sự kiện, để các nhiệm vụ được xử lý một cách có hệ thống.

Công việc của một Trợ lý điều hành đi kèm với rất nhiều thách thức và nhiều cơ hội nghề nghiệp. Đó là một công việc lành mạnh, theo nghĩa là không có “chọn và chọn”. Cái tốt đi đôi với cái xấu trong công việc này, và trong khi một số người sẽ thấy nó hấp dẫn và đầy thử thách, những người khác có thể hiểu nhầm nó là một công việc buồn tẻ và tẻ nhạt.

Có rất nhiều trường hợp Trợ lý Điều hành yêu thích công việc của họ đến mức họ muốn tiếp tục là Trợ lý Điều hành cho đến ngày họ nghỉ hưu. Họ coi công việc Trợ lý điều hành như một phần thưởng mà họ cảm thấy rằng họ đã kiếm được vì đã xuất sắc trong kỹ năng quản lý con người của mình.

Tùy thuộc vào cách bạn tiếp cận công việc, được hỗ trợ rất nhiều bởi kinh nghiệm làm công việc hành chính trước đây của bạn, bạn sẽ tìm thấy rất nhiều mặt tích cực trong công việc này có thể khiến sự nghiệp của ai đó phát triển nhanh hơn bất kỳ nền tảng nào khác. Đây là công việc duy nhất giúp bạn có cơ hội làm việc với những người chủ của doanh nghiệp, một điều không tồi cho một ai đó muốn có sự thăng tiến cao trong sự nghiệp phải không nào?

Điều quan trọng nhất khi trở thành Trợ lý điều hành là một cam kết mạnh mẽ đối với công việc. Nói cách khác, cần phải có khát vọng thành công mạnh mẽ. Là một ứng viên, người đó phải sẵn sàng không ngừng cải thiện hiệu suất của mình và bổ sung thêm các khả năng mới.

Các yêu cầu của vị trí luôn thay đổi theo sự ra đời của các công nghệ và phương thức kinh doanh mới hơn, vì vậy Trợ lý điều hành nên adaptive, flexible and inquisitive. Phần lớn sự hỗ trợ mà Trợ lý điều hành cung cấp gần như vô hình vì anh ấy / cô ấy làm việc mà không có bất kỳ sự giám sát nào, do đó không có báo cáo hiệu suất nào mà trợ lý yêu cầu gửi.

Thước đo duy nhất về hiệu suất của họ là cách họ làm cho cuộc sống của các ông chủ dễ dàng hơn, một số trách nhiệm cốt lõi của họ được đưa ra dưới đây -

Thông báo cho họ về tất cả các chi tiết
Đảm bảo sự hiện diện của họ trong tất cả các sự kiện quan trọng
Dự đoán nhu cầu của họ
Ưu tiên công việc của họ và các cam kết khác
Quản lý quy trình làm việc hàng ngày.

Ngoài những trách nhiệm nêu trên, tổng cộng, có chín năng lực cốt lõi mà mọi Trợ lý điều hành phải giỏi, được liệt kê dưới đây:

Kỹ năng thích ứng

Linh hoạt để thay đổi và điều chỉnh cho phù hợp.
Có thái độ làm việc tích cực, không phân biệt tính chất công việc.
Có thể quản lý và sắp xếp thứ tự ưu tiên xung đột với nhau

Kỹ năng tổ chức

Biết cách tận dụng thời gian một cách tốt nhất.
Biết cách phân phối thời gian theo các nhiệm vụ trong tầm tay.
Biết cách tận dụng không gian văn phòng và sắp xếp công việc giấy tờ.

Kỹ năng quản lý công việc

Dự đoán nhu cầu và giải quyết chúng.
Đảm bảo hoàn thành các dự án quan trọng trong khung thời gian.
Cân bằng nhiều ưu tiên và thiết kế quy trình làm việc phù hợp.
Có khả năng nhìn thấy trước các vấn đề và thực hiện các hành động trước.

Kĩ năng giao tiếp

Lắng nghe và tích cực làm việc để cải thiện những kỹ năng đó.
Viết các câu hoàn chỉnh bằng ngôn ngữ chuyên nghiệp mà không mắc lỗi.
Nói một cách tự tin và gửi thông điệp rõ ràng, dễ hiểu.
Biết cách sử dụng các kỹ năng nói và viết để truyền tải thông điệp tích cực.

Kỹ năng Dịch vụ Khách hàng

Trả lời các câu hỏi một cách kịp thời và phong thái chuyên nghiệp.
Nhận thức được những phát triển mới nhất về công việc kinh doanh của khách hàng.
Tương tác một cách chính thức và chuyên nghiệp với khách hàng và đồng nghiệp.

Kỹ năng khái niệm kinh doanh

Nhận thức được các nguyên tắc kinh doanh cơ bản.
Biết hành vi của tổ chức và thể hiện nó.
Hiểu toàn bộ ngành và hoạt động kinh doanh.

Kỹ năng của người chơi nhóm

Thích được coi là một thành viên có năng lực trong nhóm.
Mang lại tầm quan trọng cho các mục tiêu của nhóm và tham gia tương ứng.
Sẵn sàng hỗ trợ cho những người khác làm việc với người quản lý.

Kỹ năng Máy tính / Kỹ thuật

Thể hiện mức độ thành thạo trong việc sử dụng các thiết bị văn phòng tiêu chuẩn.
Thể hiện khả năng sử dụng máy tính, thiết bị ngoại vi và phụ kiện thành thạo.
Thể hiện trình độ tiên tiến bằng cách nhanh chóng thích ứng với công nghệ mới.

Kỹ năng phán đoán

Thể hiện các kỹ năng ra quyết định đúng đắn và phán đoán công bằng.
Chuyển vấn đề cho cơ quan có thẩm quyền thích hợp khi cần thiết.
Hoạt động hiệu quả độc lập với sự giám sát hoặc chỉ đạo liên tục.

Chín năng lực cốt lõi này không phải dễ dàng để trau dồi trong ngày một ngày hai, vì vậy rõ ràng là danh sách những việc mà một Trợ lý điều hành nên làm hiện đã là đầy đủ. Vai trò của một Trợ lý điều hành không bao giờ là dễ dàng; đôi khi không có một giây phút nghỉ ngơi. Trong những trường hợp này, người đó bắt buộc phải duy trì một thái độ tích cực và không ngừng tập trung vào công việc. Công việc này lớn hơn nhiều so với tổng các phần của nó.

Có ba loại Trợ lý điều hành, tuy nhiên, sự khác biệt trong ba loại này không phụ thuộc vào trách nhiệm công việc mà phụ thuộc vào nguyện vọng nghề nghiệp của chính các trợ lý. Khi sự nghiệp của họ phát triển và thay đổi, họ được tìm thấy có sự thay đổi giữa ba cách phân loại này.

Người đọc có thể mất chút thời gian ở đây và thử đoán xem mình thuộc thể loại nào. Anh ta có thể tự do phỏng đoán lung tung chỉ từ cách họ giải thích những cái tên được đặt cho ba loại sau đây -

Climbers
Lifers
Partners

Người leo núi

Những người leo núi là những trợ lý điều hành, những người coi công việc là “bước đệm” để họ đạt được thành công cao hơn trong thế giới kinh doanh. Họ sử dụng vị trí của mình để tăng cường kết nối và leo lên nấc thang của công ty, để họ có thể phát triển sự nghiệp của mình theo cách đó.

Suy nghĩ này là một phương pháp đã được thử nghiệm và thử nghiệm để học hỏi từ công việc trong khi kiếm tiền từ nó. Các trợ lý biết về sự phức tạp của công việc, tạo dựng tên tuổi cho bản thân và tiếp xúc với các lãnh đạo cao nhất của công ty và ngành. Họ cũng có cơ hội một lần trong đời để trình bày ý tưởng của mình trước những người có thể tạo ra sự khác biệt.

Phong cách

Những người leo núi là những người rất thích nghề nghiệp, do đó họ là những người nhiệt tình tự nhiên. Họ thích ý tưởng của họ được lắng nghe, vì vậy họ là những người nói khẳng định. Họ coi công việc như một nền tảng để củng cố hình ảnh, tạo dựng danh tiếng và được chú ý. Họ không trung thành lắm đối với công việc của họ hoặc người sử dụng lao động của họ.

Các nhà leo núi tập trung và cống hiến nhiều hơn cho sự nghiệp của mình, vì vậy họ chú ý hơn đến mục tiêu của bản thân. Họ không coi công việc trợ lý điều hành là một công việc lâu dài và coi đó như một nấc thang để phát triển nghề nghiệp.

Động lực

Khi được thúc đẩy bởi các mục tiêu nghề nghiệp trong tương lai, họ có thể dễ dàng vượt lên trên và vượt ra ngoài nhiệm vụ để nâng cao cơ hội phát triển nghề nghiệp. Những người leo núi cần gửi một thông điệp rõ ràng cho sếp về tham vọng của họ, để ông / cô ấy có thể tạo cơ hội cho họ hoặc ít nhất, hiểu được thời điểm họ thay đổi công việc.

Tuy nhiên, thực tế là một số nhà quản lý không thích ý nghĩ tuyển dụng một trợ lý, đào tạo anh ta, chải chuốt anh ta, cung cấp cho anh ta thông tin chi tiết về mạng lưới kinh doanh và nghề nghiệp, chỉ để mất anh ta vào một vị trí khác, ngay cả trong cùng một công ty. Do đó, điều quan trọng là phải giữ cho các kỳ vọng rõ ràng và minh bạch.

Giày lót

Một số Trợ lý Điều hành yêu thích công việc của họ đến nỗi họ muốn tiếp tục là Trợ lý Điều hành cho đến ngày họ nghỉ hưu. Họ không lo lắng về việc chuyển sang một con đường sự nghiệp khác. Họ coi công việc Trợ lý điều hành như một phần thưởng mà họ cảm thấy rằng họ đã kiếm được vì đã xuất sắc trong kỹ năng quản lý con người của mình.

Người thích không muốn thay đổi nghề nghiệp hoặc công ty của họ. Lý do đằng sau điều này có thể không rõ ràng chỉ là lòng trung thành đối với khách hàng và công ty của họ; họ có thể đã mất hứng thú với một nghề nghiệp khác khi thấy rằng anh ta hài lòng với vị trí của mình.

Phong cách

Những người thích sự nghiệp xem vị trí của họ trên quan điểm lựa chọn nghề nghiệp lâu dài vì họ thích công việc của mình đủ để giữ nó cho đến tương lai, đó là lý do tại sao họ luôn mong muốn được hoàn thành tốt công việc. Tuy nhiên, vì họ đang tìm kiếm một đường cong sự nghiệp dần dần thay vì tăng trưởng sự nghiệp dốc đứng, họ ít có động lực để vượt quá mong đợi.

Thích môi trường có thể đoán trước và tránh những điều bất ngờ. Họ không đặc biệt trung thành với người quản lý của họ, mà là công việc của chính họ. Nếu người quản lý họ đã làm việc trong nhiều năm nghỉ việc, họ có thể tiếp tục làm việc với người thay thế.

Động lực

Người thích được thúc đẩy bởi sự ổn định đi kèm với công việc của họ. Họ không quan tâm đến việc leo lên bậc thang của công ty vì họ thích không gian cuộc sống của họ hiện tại và muốn kiên trì với nó cho đến cuối sự nghiệp của họ. Họ thích sự nhất quán vì họ đã quen với khối lượng công việc có hệ thống đi kèm với mức độ chắc chắn.

Họ thường tránh tiếp nhận những trách nhiệm mới một cách đột ngột, tuy nhiên điều đó không có nghĩa là họ không sẵn sàng nhận những trách nhiệm mới. Nếu những trách nhiệm mới đến như một kết quả tự nhiên nhưng dần dần của những nhiệm vụ họ đang thực hiện, thì họ sẽ nhận chúng.

Đối tác

Các Trợ lý điều hành coi mình là đối tác của người quản lý hoặc sếp của họ có cách tiếp cận tinh thần tích cực đối với công việc của họ và cuối cùng sẽ ở vị trí tốt nhất để phát triển và tiến bộ các kỹ năng và sự nghiệp của họ. Đối với họ, công việc giống như sự hợp tác, nơi họ đảm nhận việc điều phối và người điều hành mà họ báo cáo sẽ đảm nhận quá trình này.

Những loại Trợ lý điều hành như vậy có thể làm việc hiệu quả trong môi trường làm việc phù hợp, tức là một nơi làm việc có sự tôn trọng và thừa nhận lẫn nhau đối với tinh thần đồng đội và những nỗ lực mà các trợ lý đưa ra.

Phong cách

Các đối tác có phong cách giao tiếp linh hoạt với giám đốc điều hành mà họ hỗ trợ. Họ cắt ngang thứ bậc và thường động não và đưa ra ý kiến. Các đối tác đánh giá cao khi họ được trao một sân chơi bình đẳng và thực sự hoạt động ở đỉnh cao của họ khi người quản lý đối xử với họ như bình đẳng, thay vì cấp dưới.

Khi làm việc cùng nhau, giám đốc điều hành và trợ lý đưa ra rất nhiều sự hỗ trợ lẫn nhau và theo đuổi các mục tiêu như một đội. Điều này làm cho họ rất trung thành với nhau và thường những trợ lý như vậy đi cùng với người quản lý của họ, hoặc người quản lý yêu cầu họ di chuyển cùng khi họ thay đổi công ty.

Động lực

Các đối tác được khuyến khích và thúc đẩy bởi thực tế rằng họ đang đóng góp quan trọng cho công việc đang được thực hiện. Họ cảm thấy được kết nối với các mục tiêu của doanh nghiệp và cảm thấy trách nhiệm cá nhân trong vai trò của họ. Họ muốn đóng góp quan trọng bằng cách cung cấp hỗ trợ đặc biệt.

Họ cũng được thúc đẩy bởi mối quan hệ bền chặt giữa họ và người quản lý. Việc sếp đánh giá cao những nỗ lực và đóng góp của họ cho công việc được hoàn thành một cách đúng đắn sẽ truyền cảm hứng để họ làm tốt hơn. Những trợ lý như vậy có mức lương cao vì họ không chỉ hoạt động như một cấp dưới mà còn là bộ não thứ hai của sếp.

Trước khi chuyển sang chương tiếp theo, hãy dành chút thời gian để xem xét bạn là loại Trợ lý điều hành nào và bạn muốn trở thành Trợ lý điều hành nào. Không có quyền và sai ở đây. Bất kỳ loại trợ lý nào cũng tốt. Tuy nhiên, kiểu này phải phù hợp với tính khí, thái độ làm việc và mục tiêu cuộc sống của bạn.

Hầu hết các Trợ lý điều hành đều bắt đầu sự nghiệp của họ với tư cách là Trợ lý hành chính, từ đó họ được thăng chức lên các chức danh cao hơn trong công ty. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là Trợ lý điều hành phải có một số kỹ năng đặc biệt.

Trên thực tế, nhiều nhân viên có bộ kỹ năng phù hợp trở thành Trợ lý điều hành, vì kinh nghiệm có thể hữu ích cho nhiều vị trí trong công ty.

Làm Trợ lý Hành chính không chỉ là một trong những cách tích lũy kinh nghiệm kinh doanh phong phú nhất mà còn là một trong những cách hiệu quả nhất. Là một Trợ lý hành chính, bạn có thể có được kiến thức quý giá về cách hoạt động của doanh nghiệp và những mạng nào có thể được sử dụng để phát triển sự nghiệp của bạn.

Với tư cách là Trợ lý điều hành hành chính, bạn sẽ -

Xây dựng danh tiếng về một người chăm chỉ, học hỏi nhanh và một người làm việc tận tụy.
Tìm hiểu về các thủ tục văn phòng tiêu chuẩn và hoạt động kinh doanh.
Biết được những người quan trọng trong các bộ phận khác nhau của công ty.
Có được nhận thức và ý tưởng tổng thể về môi trường kinh doanh.
Làm quen với dòng chảy công việc hàng ngày.
Bắt đầu hiểu các chu kỳ dài hạn của doanh nghiệp.

Năng lực cốt lõi của Trợ lý điều hành

Khi xem xét danh sách chín năng lực cốt lõi mà một trợ lý điều hành phải có, người ta có thể nhận thấy rằng những kỹ năng này không liên quan đến một công việc cụ thể, nhưng hầu như tất cả các công việc liên quan đến quản lý, đặc biệt là những công việc liên quan đến công chúng - chẳng hạn như bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng. 9 năng lực cốt lõi như sau:

Adaptability
Organization
Kĩ năng giao tiếp
Tiên liệu trước nhu cầu
Judgment
Người chơi trong đội
Dịch vụ khách hàng
Kỹ năng Máy tính / Kỹ thuật
Khái niệm kinh doanh

Đó là lý do không dễ dàng để có được vị trí Trợ lý điều hành nếu không có kinh nghiệm làm việc hành chính trước đó. Để phát huy hết những tài năng tốt nhất của mình, bạn có thể tập trung vào việc kinh nghiệm của bạn là dấu hiệu cho thấy khả năng rõ ràng của bạn trong việc đáp ứng các yêu cầu của công việc.

Để hiểu rõ hơn về khái niệm này, chúng tôi sẽ discussing two resumes -

Một người có kinh nghiệm làm việc liên tục tiến bộ với mức độ trách nhiệm ngày càng cao đối với kinh nghiệm và
Người còn lại của một cá nhân bắt đầu làm việc trong một lĩnh vực hoàn toàn khác, nhưng đã thay đổi và áp dụng cho con đường phát triển sự nghiệp mạnh mẽ.

Danh sách các công việc phi hành chính được đề cập dưới đây cũng được coi là kinh nghiệm tốt để trở thành Trợ lý điều hành -

Máy chủ trong nhà hàng
Tác viên bán hàng
Receptionists
Salon / Spa, Hiệp hội thể dục
Teachers
Đại diện dịch vụ khách hàng
Hỗ trợ y tế

Trong chương tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét các bản lý lịch mẫu cho một trợ lý điều hành.

Các ứng viên quan tâm đến việc làm Trợ lý điều hành mà không có kiến thức hoặc kinh nghiệm làm việc hành chính văn phòng trước đó, cần nhận ra sự thật rằng ban đầu quá trình này sẽ khó khăn hơn nhiều đối với họ. Họ có thể phải chọn một số công việc phi truyền thống ngay từ đầu, chủ yếu là bởi vì, lý lịch của họ có thể không phản ánh nền tảng cần thiết. Điều này thường dẫn đến việc sơ yếu lý lịch bị bỏ qua; đôi khi, thậm chí bị từ chối.

Những người muốn trở thành Trợ lý điều hành nên thử các cách kết nối thay thế, như bạn bè và thành viên gia đình, để xây dựng một bản lý lịch với kinh nghiệm làm việc đáng kể. Sơ yếu lý lịch nên phản ánh kỹ năng thực sự của bạn, thay vì chỉ những gì công việc muốn bạn trở thành. Cố gắng vạch ra từng năng lực trong số chín năng lực cần thiết cho một công việc cụ thể mà bạn đã đề cập trong sơ yếu lý lịch của mình.

Chuẩn bị rộng rãi. Trong trường hợp bạn nhận được cuộc gọi, bạn nên ghi nhớ tất cả các chi tiết cần thiết trong buổi phỏng vấn. Hãy rõ ràng trong ý định và cách tiếp cận của bạn và đừng cố gắng hòa nhập và trở thành một kiểu người. Hãy sống đúng với những gì bạn đang có và thể hiện bản thân như một tổng thể hữu cơ, không chỉ là tổng thể các phần được giải thích trong sơ yếu lý lịch của bạn.

Hiểu các trách nhiệm

Để hiểu điều gì làm cho vị trí Trợ lý điều hành hiệu quả trở nên khác biệt và đặc biệt, trước tiên chúng ta cần hiểu thực tế là chức danh “Trợ lý điều hành” đi kèm với những thách thức riêng dưới dạng các tình huống thử thách và độc đáo thường xuyên xảy ra.

Nhận thức được tất cả những thách thức và kịch bản độc đáo sẽ giúp các ứng viên hiểu rõ hơn các yêu cầu của công việc và trách nhiệm của nó. Điều đó đã được nói, công việc không chỉ có thách thức. Nó có phần của nó về những lợi ích độc đáo và hiếm có mà không có trong các hồ sơ công việc khác; ít nhất là không sớm như vậy trong sự nghiệp này.

Trong dòng lửa trực tiếp

Công việc của Trợ lý điều hành là liên tục trao đổi trực tiếp với sếp, ngay cả khi những nhân viên khác hiếm khi tương tác với sếp của họ. Điều này cung cấp một yêu cầu khác của công việc vì họ luôn nằm trong tầm ngắm của sếp.

Nếu các Trợ lý điều hành say sưa với thành công của sếp, họ cũng sẽ đối mặt với sự thất vọng của sếp. Sếp luôn mong đợi trợ lý của họ nỗ lực và thời gian như họ, điều này khiến họ không còn nhiều thời gian cho cuộc sống bên ngoài công việc.

Các cấp độ quyền hạn

Ngay cả khi một trợ lý điều hành hành động thay mặt người quản lý, mọi người thường quên rằng họ chỉ là người đưa tin chứ không phải người ra quyết định. Điều này khiến các trợ lý bị cám dỗ để trực tiếp thực hiện các thay đổi hoặc tự mình đưa ra các ý kiến đóng góp, ngay cả khi không yêu cầu quản lý.

Đôi khi, họ bắt đầu trả lời những câu hỏi mà lý tưởng là nên hướng đến sếp. Trợ lý điều hành có thể chia sẻ ý kiến đóng góp và đề xuất của mình với sếp. Tuy nhiên, anh ta nên ghi nhớ một thực tế rằng tiền luôn dừng lại với ông chủ.

Biết tất cả kỳ vọng

Bản thân các Trợ lý điều hành cũng thừa nhận rằng một khi họ đã làm việc với sếp trong một thời gian dài, họ có sự kết nối đến mức có thể đáp ứng nhu cầu của sếp. Điều này có thể có khi nói đến lối sống và thói quen. Tuy nhiên, các ông chủ thường lầm tưởng trợ lý của họ là một người “Biết tất cả”.

Họ mong đợi trợ lý của mình có thể đọc được suy nghĩ của anh ấy, điều này khiến anh ấy / cô ấy tự mãn và ít giao tiếp hơn. Anh ấy / cô ấy cần hiểu rằng ngay cả những trợ lý giàu kinh nghiệm nhất cũng cần giao tiếp bằng giọng nói đôi khi để đưa ra các quyết định nhất định.

Khoảng cách từ Đồng nghiệp

Trợ lý thường được coi là một phần trong đội của người quản lý, ngay cả khi nó không nhất thiết phải luôn luôn như vậy. Do đó, nhận thức chung là họ bí mật đối với thông tin nội bộ. Điều này khiến đồng nghiệp thận trọng trong tương tác với trợ lý, vì họ cảm thấy mọi lời nói của họ đều có thể bị báo cáo lại cho sếp.

Trợ lý cũng nên biết rằng bất cứ điều gì họ nói sẽ được coi là lời của ông chủ. Do đó, họ nên tránh tham gia vào các câu chuyện phiếm hoặc lan truyền tin đồn, vì mọi thứ họ nói sẽ bị hiểu sai thành "tin tức nội bộ".

Vai trò của người trung gian

Vai trò khó khăn nhất mà Trợ lý điều hành đảm nhận là vai trò trung gian. Đây là một trong những công việc chiếm phần lớn thời gian của họ. Họ giống như những người gác cổng, người cung cấp sự cho phép có chọn lọc để mọi người được gặp sếp của họ và ngăn không cho người ngoài xâm nhập không gian cá nhân của sếp và lãng phí thời gian quý báu của họ.

Điều này có thể khiến họ được sếp khen ngợi, nhưng họ lại trở nên xấu xa trong mắt những người không được gặp ông chủ. Các trợ lý thường trở thành người thay thế sếp trong nhiều trường hợp, bằng cách ghi chép hoặc đặt câu hỏi của ông trong các cuộc họp.

Ngoài những thách thức đi kèm với công việc của một Trợ lý điều hành, cũng có nhiều đặc quyền và cơ hội nghề nghiệp độc đáo mà hiếm có thể tìm thấy trong các danh mục công việc khác.

Tương tác 1-1 với Boss

Mặc dù liên tục giao tiếp với sếp cũng có những thách thức, nhưng đó vừa là may mắn vừa là lời nguyền. Tuy nhiên, mức độ thảo luận trực tiếp và minh bạch này cho phép họ có cơ hội biết chính xác những vấn đề trong tâm trí của sếp, để trợ lý điều hành có thể hỗ trợ và giúp đỡ lâu dài và mạnh mẽ.

Cùng với đó, trợ lý có cơ hội vàng để nghiên cứu cách một người thành công suy nghĩ, giao tiếp và ảnh hưởng đến quyết định. Rất ít vị trí cho phép có cơ hội tương tác trực tiếp và thường xuyên với nguồn cảm hứng.

Cơ hội làm nhiều việc hàng ngày

Các trợ lý đã quen với việc thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, từ nhiệm vụ hàng ngày đến những nhiệm vụ duy nhất như tham dự các cuộc họp khách hàng và lập kế hoạch các sự kiện.

Nếu trợ lý thích làm những công việc độc đáo này, anh ấy / cô ấy sẽ thấy làm được nhiều việc hơn. Tuy nhiên, nếu trợ lý cảm thấy buồn chán, anh / cô ấy cần thông báo với sếp rằng anh ấy / cô ấy muốn làm việc khác. Thông thường, các ông chủ tuân thủ và cung cấp các nhiệm vụ mới.

Tạo Danh tiếng trong Tổ chức

Làm việc trực tiếp với sếp của tổ chức mang lại cơ hội gặp gỡ và quen biết những người đứng đầu nhiều bộ phận, từ đó giúp xây dựng sự hiện diện và danh tiếng tốt.

Trợ lý điều hành biết rằng mọi người mà họ tương tác có thể là chủ nhân của họ trong tương lai. Do đó, họ cố gắng hết sức để trở nên thân thiện và chuyên nghiệp nhất có thể, để có thể tạo dựng mối quan hệ bền chặt và lâu dài với những người mà họ tương tác và làm việc thường xuyên.

Khi một công việc đòi hỏi nhiều quyền quyết định như công việc của Trợ lý điều hành đòi hỏi, có mọi khả năng là mọi người sẽ bắt đầu phỏng đoán về bản chất thực tế của công việc. Nhiều người có thể nghĩ rằng trợ lý được đánh giá quá cao, trong khi những người khác lại nghĩ rằng họ là người điều hành chương trình proxy.

Đúng là có rất nhiều trách nhiệm không chính thức đi kèm với công việc, vì vậy các Trợ lý điều hành hiểu rằng họ có thể phải sống với một vài lầm tưởng xung quanh công việc của họ.

Một số huyền thoại nổi bật nhất đã được đề cập dưới đây.

Myth 1: “Executive Assistant” is just a Fancy Name for a Secretary

Reality- Mặc dù các nhiệm vụ quan trọng nhất của Trợ lý điều hành có bản chất là thư ký, nhưng trách nhiệm công việc của họ thường giúp họ có thêm quyền tham gia với tư cách là một người thay thế thay mặt sếp trong các cuộc họp và thuyết trình. Họ được coi là một phần mở rộng tự nhiên của các ông chủ của họ.

Nhiều giám đốc điều hành hoàn toàn phụ thuộc vào trợ lý để theo dõi tiến độ, công việc và nhiệm vụ của họ. Họ cũng dựa vào trợ lý của mình để có những ý tưởng, quan điểm mới và động não những suy nghĩ khác. Trong những trường hợp này, các trợ lý cũng có thể ảnh hưởng đến việc ra quyết định. Do đó, họ đóng một vai trò không thể thiếu trong sự thành công của người điều hành và tổ chức mà họ là một phần.

Myth 2: Being an Executive Assistant means being used and abused

Reality- Mối quan hệ mà Trợ lý điều hành chia sẻ với sếp rất phức tạp và độc đáo. Mức độ phụ thuộc mà sếp phát triển đối với trợ lý của mình có thể chuyển đổi mối quan hệ từ mối quan hệ của một thỏa thuận "cấp trên với cấp dưới" thành một mối quan hệ đối tác thực sự.

Thông thường, mối quan hệ giữa trợ lý và giám đốc điều hành liên quan đến việc chia sẻ các chi tiết quan trọng được bảo mật về bản chất. Do đó, nó liên quan đến mức độ tin cậy cao. Người trợ lý có liên quan rõ ràng đến việc lập kế hoạch và cần phải là người có tính chính trực cao. Vì sự trung thành mà hai người này chia sẻ, mục tiêu của họ thường được xác định bởi sự thành công của nhau.

Người trợ lý phải đối mặt với một số thách thức lớn nhất đơn giản vì anh ta đang quản lý người điều hành quyền lực nhất trong toàn bộ bộ phận, có thể là tổ chức. Sẽ có nhiều quy trình chạy song song với nhau và trợ lý dự kiến sẽ theo dõi tất cả những quy trình này và đưa ra kết luận kịp thời cho tất cả chúng.

Hầu hết các nhà lãnh đạo đều bị thúc đẩy bởi mục tiêu và tầm nhìn của họ, điều này khiến họ khá mạnh mẽ với ý kiến của mình. Điều này thường dẫn đến căng thẳng và nóng nảy. Các trợ lý đôi khi phải chịu đựng những cảm xúc bộc phát như vậy. Tuy nhiên, các Trợ lý điều hành có kinh nghiệm biết rằng giải quyết xung đột là một phần tiêu chuẩn của bất kỳ công việc nào và biết cách giao tiếp hiệu quả ngay cả trong điều kiện căng thẳng.

Myth 3: Executive Assistant is a poorly paid position with Little Opportunity

Reality- Một Trợ lý điều hành có toàn bộ thế giới như con sò của mình để nói. Anh ấy / cô ấy có đặc quyền nhận được cơ hội vào tất cả các bộ phận quan trọng của tổ chức. Vì khả năng cao là anh ấy / cô ấy sẽ có được những cơ hội nghề nghiệp mà ít ai có thể mơ tới. Có thể là do họ thường xuyên tương tác với những người có ảnh hưởng trong tổ chức của họ.

Làm Trợ lý điều hành cũng là một lựa chọn nghề nghiệp rất hấp dẫn, không giống như quan niệm của công chúng. Ngoài ra, các Trợ lý điều hành còn được hưởng nhiều khoản thưởng theo hiệu quả công việc. Chưa kể đến các đặc quyền khác nhau, giảm giá, add-ons và ưu đãi mà họ nhận được trong công việc của họ dưới hình thức lợi ích du lịch, dặm bay, lợi ích sức khỏe, thành viên phòng tập thể dục, vv

Điều này làm cho công việc của Trợ lý điều hành trở nên an toàn về mặt tài chính và là một công việc đáng ghen tị về nhiều mặt. Họ không chỉ đang làm việc với những 'le crème' của các tổ chức, mà họ còn đang chứng tỏ kỹ năng của mình và cũng được đền bù xứng đáng cho những nỗ lực chân thành của họ.

Myth 4: It takes little or no training to be an Executive Assistant

Reality- Trong khi một số phần công việc của Trợ lý điều hành là khá cơ bản và mang tính chất văn thư, thì trách nhiệm công việc tổng thể lại cạnh tranh với chính ông chủ. Mặc dù công việc chỉ định không phải lúc nào cũng yêu cầu bằng đại học, nhưng nó có thể là một tài sản quý giá cho những người đang cố gắng vì mục tiêu nghề nghiệp đầy tham vọng và có ảnh hưởng.

Nhiều Trợ lý Điều hành không bắt đầu sự nghiệp của họ với bằng cấp. Trong trường hợp không có bằng cấp, họ sẽ tìm đến các dịch vụ bổ sung như tham gia các khóa học đại học cơ sở và lấy các chứng chỉ quan trọng và phù hợp, tốt nhất là về công nghệ máy tính hoặc quản trị kinh doanh hoặc bất cứ điều gì giúp trợ lý trong việc mở rộng chuyên môn kỹ năng của họ.

Vị trí này yêu cầu một người có cách tiếp cận bằng cấp và tính cách dễ chịu. Người đó cần phải là người giải quyết vấn đề, vì vậy anh ta / cô ta nên có kỹ năng phân tích của một người. Những kỹ năng này sẽ xuất hiện kịp thời và khi đối mặt với các tình huống khác nhau. Những chi tiết phức tạp này không thể học được trong một sớm một chiều.

Myth 5: Being an Executive Assistant is a boring, thankless job.

Reality- Trợ lý điều hành cũng chán như trợ lý muốn làm cho xong. Nói cách khác, có vô số cơ hội nghề nghiệp và cơ hội học tập ở vị trí này. Khi bạn báo cáo trực tiếp với sếp của một tổ chức, không thiếu những trách nhiệm khác nhau và những trợ lý giỏi nhất làm việc chăm chỉ để tìm hiểu tất cả các vai trò, để họ tự tin đại diện cho sếp trong các cuộc họp.

Chính vì tính chất vô cùng cá nhân của công việc này mà một số người cảm thấy nó vô cùng hấp dẫn trong khi những người khác lại cho rằng nó quá thử thách. Một số cũng sẽ cảm thấy nhàm chán và buồn tẻ, tuy nhiên, có thể nói rằng họ chưa bao giờ hiểu công việc ngay từ đầu.

Hầu hết trong số họ cảm thấy được khen thưởng và tích lũy kinh nghiệm sau một thời gian làm việc với tư cách là Trợ lý điều hành. Phải nói rằng, tầm quan trọng và giá trị của việc chỉ định thay đổi theo nhu cầu của công ty và tổ chức.

Trong chương này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn hai bản lý lịch mẫu, một bản cho Trợ lý Điều hành Lớp 1 và một bản khác cho Trợ lý Điều hành Lớp 2.

Sơ yếu lý lịch mẫu cho một Trợ lý điều hành - Lớp 1

Jane Doe

Antwon, Berkley, USA

Phone: 020-515-5752 | Email: [email protected]

Các trình độ

Kỹ năng nói chuyện giao tiếp và viết xuất sắc.
Có khả năng làm việc dưới áp lực với thời gian hạn chế.
Có khả năng trở thành người chơi trong nhóm và cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc.
Khả năng phát triển và duy trì các mối quan hệ lâu dài hiệu quả.
Thành thạo nâng cao Excel, Word, Power Point, Nghiên cứu Internet.
Khả năng tiếp xúc với mọi người một cách lịch sự và chuyên nghiệp.

Kinh nghiệm chuyên nghiệp

Financials Inc., Senior Executive Assistant, 2010-2016

Chịu trách nhiệm điều phối tất cả các cuộc họp của khách hàng.
Phát triển hệ thống theo dõi để kiểm tra việc lập lịch trình kịp thời và phù hợp.
Thiết kế chương trình làm việc và bảng tính, v.v.
Được quản lý luồng công việc hàng ngày của các cộng sự và ưu tiên các nhiệm vụ và nghĩa vụ.
Thực hiện các công việc hành chính như thư từ khách hàng và các dịch vụ khác.
Làm các công việc văn thư như trả lời điện thoại, cập nhật cơ sở dữ liệu máy tính, điền các thủ tục giấy tờ, v.v.

Cooperative Union, Customer Service Representative, 2008-2010

Xử lý hiệu quả các thắc mắc và yêu cầu dịch vụ khách hàng.
Thực hiện hiệu quả nhiệm vụ đảm bảo số dư tiền mặt và số dư ngăn kéo.
Được cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng ưu việt luôn bằng kỹ năng quản lý thời gian.
Làm việc với khách hàng về các giao dịch tài chính, chẳng hạn như gửi tiền, rút tiền, v.v.

Lawson Suite, Receptionist, 2006-2008

Thỉnh thoảng nộp hồ sơ giấy tờ.
Giữ cho không gian văn phòng ngăn nắp và có tổ chức.
Chào hỏi khách hàng và du khách một cách chuyên nghiệp và dễ chịu.
Trả lời các câu hỏi và hướng khách hàng đến thành viên nhóm thích hợp.

Giáo dục

Bằng cấp liên kết, Cao đẳng Jackson's Senior.
Chứng chỉ đào tạo nghề 1 năm, Công nghệ kinh doanh.
Thành thạo MS Office, Excel, Nghiên cứu Internet.

Sơ yếu lý lịch mẫu cho một Trợ lý điều hành - Lớp 2

Vickey Rourke

Address: Plot-66, Hitech City, Hyderabad, 500081

Phone: 010-565-4762 | Email: [email protected]

Các trình độ

Người biểu diễn năng động với mười hai năm kinh nghiệm trong ngành du lịch. Có kỹ năng tạo và thiết lập mối quan hệ làm việc hiệu quả lâu dài với khách hàng và nhân viên. Kỹ năng điều phối, tổ chức và quản lý thời gian tuyệt vời, với thành tích đã được chứng minh là cung cấp các giải pháp sáng tác trong các tình huống căng thẳng và nhạy cảm về thời gian.

Lịch sử nghề nghiệp

1. Assistant Manager, Nigel Tours (2012-2016). Promoted from Supervisor

Hỗ trợ lập lịch trình và giám sát một lô 40 khách du lịch.
Duy trì quan hệ khách hàng tuyệt vời và kỹ năng liên nhân cách.
Xử lý các trách nhiệm hành chính và tài chính khác nhau bao gồm -
- Lập trình các chuyến tham quan khác nhau
- Lập lô hàng và hóa đơn
- Các trò chơi và điểm du lịch
- Kiểm tra biên lai
- Kiểm tra chỗ ở và lên máy bay
- Kiểm tra các giao dịch tiền mặt