Huấn luyện trợ lý điều hành - Huyền thoại
Khi một công việc đòi hỏi nhiều quyền quyết định như công việc của Trợ lý điều hành đòi hỏi, có mọi khả năng là mọi người sẽ bắt đầu phỏng đoán về bản chất thực tế của công việc. Nhiều người có thể nghĩ rằng trợ lý được đánh giá quá cao, trong khi những người khác lại nghĩ rằng họ là người điều hành chương trình proxy.
Đúng là có rất nhiều trách nhiệm không chính thức đi kèm với công việc, vì vậy các Trợ lý điều hành hiểu rằng họ có thể phải sống với một vài lầm tưởng xung quanh công việc của họ.
Một số huyền thoại nổi bật nhất đã được đề cập dưới đây.
Myth 1: “Executive Assistant” is just a Fancy Name for a Secretary
Reality- Mặc dù các nhiệm vụ quan trọng nhất của Trợ lý điều hành có bản chất là thư ký, nhưng trách nhiệm công việc của họ thường giúp họ có thêm quyền tham gia với tư cách là một người thay thế thay mặt sếp trong các cuộc họp và thuyết trình. Họ được coi là một phần mở rộng tự nhiên của các ông chủ của họ.
Nhiều giám đốc điều hành hoàn toàn phụ thuộc vào trợ lý để theo dõi tiến độ, công việc và nhiệm vụ của họ. Họ cũng dựa vào trợ lý của mình để có những ý tưởng, quan điểm mới và động não những suy nghĩ khác. Trong những trường hợp này, các trợ lý cũng có thể ảnh hưởng đến việc ra quyết định. Do đó, họ đóng một vai trò không thể thiếu trong sự thành công của người điều hành và tổ chức mà họ là một phần.
Myth 2: Being an Executive Assistant means being used and abused
Reality- Mối quan hệ mà Trợ lý điều hành chia sẻ với sếp rất phức tạp và độc đáo. Mức độ phụ thuộc mà sếp phát triển đối với trợ lý của mình có thể chuyển đổi mối quan hệ từ mối quan hệ của một thỏa thuận "cấp trên với cấp dưới" thành một mối quan hệ đối tác thực sự.
Thông thường, mối quan hệ giữa trợ lý và giám đốc điều hành liên quan đến việc chia sẻ các chi tiết quan trọng được bảo mật về bản chất. Do đó, nó liên quan đến mức độ tin cậy cao. Người trợ lý có liên quan rõ ràng đến việc lập kế hoạch và cần phải là người có tính chính trực cao. Vì sự trung thành mà hai người này chia sẻ, mục tiêu của họ thường được xác định bởi sự thành công của nhau.
Người trợ lý phải đối mặt với một số thách thức lớn nhất đơn giản vì anh ta đang quản lý người điều hành quyền lực nhất trong toàn bộ bộ phận, có thể là tổ chức. Sẽ có nhiều quy trình chạy song song với nhau và trợ lý dự kiến sẽ theo dõi tất cả những quy trình này và đưa ra kết luận kịp thời cho tất cả chúng.
Hầu hết các nhà lãnh đạo đều bị thúc đẩy bởi mục tiêu và tầm nhìn của họ, điều này khiến họ khá mạnh mẽ với ý kiến của mình. Điều này thường dẫn đến căng thẳng và nóng nảy. Các trợ lý đôi khi phải chịu đựng những cảm xúc bộc phát như vậy. Tuy nhiên, các Trợ lý điều hành có kinh nghiệm biết rằng giải quyết xung đột là một phần tiêu chuẩn của bất kỳ công việc nào và biết cách giao tiếp hiệu quả ngay cả trong điều kiện căng thẳng.
Myth 3: Executive Assistant is a poorly paid position with Little Opportunity
Reality- Một Trợ lý điều hành có toàn bộ thế giới như con sò của mình để nói. Anh ấy / cô ấy có đặc quyền nhận được cơ hội vào tất cả các bộ phận quan trọng của tổ chức. Vì khả năng cao là anh ấy / cô ấy sẽ có được những cơ hội nghề nghiệp mà ít ai có thể mơ tới. Có thể là do họ thường xuyên tương tác với những người có ảnh hưởng trong tổ chức của họ.
Làm Trợ lý điều hành cũng là một lựa chọn nghề nghiệp rất hấp dẫn, không giống như quan niệm của công chúng. Ngoài ra, các Trợ lý điều hành còn được hưởng nhiều khoản thưởng theo hiệu quả công việc. Chưa kể đến các đặc quyền khác nhau, giảm giá, add-ons và ưu đãi mà họ nhận được trong công việc của họ dưới hình thức lợi ích du lịch, dặm bay, lợi ích sức khỏe, thành viên phòng tập thể dục, vv
Điều này làm cho công việc của Trợ lý điều hành trở nên an toàn về mặt tài chính và là một công việc đáng ghen tị về nhiều mặt. Họ không chỉ đang làm việc với những 'le crème' của các tổ chức, mà họ còn đang chứng tỏ kỹ năng của mình và cũng được đền bù xứng đáng cho những nỗ lực chân thành của họ.
Myth 4: It takes little or no training to be an Executive Assistant
Reality- Trong khi một số phần công việc của Trợ lý điều hành là khá cơ bản và mang tính chất văn thư, thì trách nhiệm công việc tổng thể lại cạnh tranh với chính ông chủ. Mặc dù công việc chỉ định không phải lúc nào cũng yêu cầu bằng đại học, nhưng nó có thể là một tài sản quý giá cho những người đang cố gắng vì mục tiêu nghề nghiệp đầy tham vọng và có ảnh hưởng.
Nhiều Trợ lý Điều hành không bắt đầu sự nghiệp của họ với bằng cấp. Trong trường hợp không có bằng cấp, họ sẽ tìm đến các dịch vụ bổ sung như tham gia các khóa học đại học cơ sở và lấy các chứng chỉ quan trọng và phù hợp, tốt nhất là về công nghệ máy tính hoặc quản trị kinh doanh hoặc bất cứ điều gì giúp trợ lý trong việc mở rộng chuyên môn kỹ năng của họ.
Vị trí này yêu cầu một người có cách tiếp cận bằng cấp và tính cách dễ chịu. Người đó cần phải là người giải quyết vấn đề, vì vậy anh ta / cô ta nên có kỹ năng phân tích của một người. Những kỹ năng này sẽ xuất hiện kịp thời và khi đối mặt với các tình huống khác nhau. Những chi tiết phức tạp này không thể học được trong một sớm một chiều.
Myth 5: Being an Executive Assistant is a boring, thankless job.
Reality- Trợ lý điều hành cũng chán như trợ lý muốn làm cho xong. Nói cách khác, có vô số cơ hội nghề nghiệp và cơ hội học tập ở vị trí này. Khi bạn báo cáo trực tiếp với sếp của một tổ chức, không thiếu những trách nhiệm khác nhau và những trợ lý giỏi nhất làm việc chăm chỉ để tìm hiểu tất cả các vai trò, để họ tự tin đại diện cho sếp trong các cuộc họp.
Chính vì tính chất vô cùng cá nhân của công việc này mà một số người cảm thấy nó vô cùng hấp dẫn trong khi những người khác lại cho rằng nó quá thử thách. Một số cũng sẽ cảm thấy nhàm chán và buồn tẻ, tuy nhiên, có thể nói rằng họ chưa bao giờ hiểu công việc ngay từ đầu.
Hầu hết trong số họ cảm thấy được khen thưởng và tích lũy kinh nghiệm sau một thời gian làm việc với tư cách là Trợ lý điều hành. Phải nói rằng, tầm quan trọng và giá trị của việc chỉ định thay đổi theo nhu cầu của công ty và tổ chức.