Điều phối & Hồ sơ công việc

Tầm quan trọng của bàn kiểm soát nội vụ

Phối hợp quản lý nội vụ với các bộ phận khác

Sổ đăng ký quan trọng do dịch vụ dọn phòng lưu giữ

Đăng ký Khoản vay Khách

Danh sách kiểm tra và báo cáo trong công việc dọn phòng

Chức năng của Bàn kiểm soát vệ sinh

Sự phối hợp giữa Housekeeping-Front Office

Quản lý nội trợ-Điều phối thực phẩm và đồ uống

Điều phối bộ phận Housekeeping-Sales và Marketing

Bộ phận Nội vụ-Bộ phận Nhân sự Điều phối

Bộ phận Quản lý-Bộ phận An ninh

Điều phối bộ phận dịch vụ thống nhất-nội vụ

Bộ phận Nội vụ-Kế toán Điều phối

Điều phối bộ phận kỹ thuật-nội vụ

Điều phối Bộ phận Quản lý-Bảo trì

Đăng ký Khởi hành

Đăng ký đến dự kiến

Đăng ký tình trạng phòng

Đăng ký cuộc gọi khách

Thiếu đăng ký bài viết

Đăng ký kiểm soát nguồn cung cấp của khách

Sổ đăng ký hư hỏng / vỡ

Đăng ký Thất lạc / Tìm thấy

Đăng ký chính

Đăng ký kiểm soát vải lanh

Danh sách kiểm tra

Báo cáo

Thành công không được tạo ra bởi một người mà bởi một tập thể gắn kết với nhau như một .

- Jillan Farrar, Ca sĩ-Nhạc sĩ người Mỹ, Tác giả, Nhà xuất bản và Nhà sản xuất phim .

Nếu các bộ phận khác nhau được coi là các cơ quan của cơ thể thì bộ phận vệ sinh có thể được xem như một mạng lưới các dây thần kinh giúp phối hợp với các cơ quan khác nhau để đạt được mục tiêu của nó.

Không có công việc nào trong ngành là hoàn thành nếu không có sự phối hợp và tài liệu. Bộ phận dọn phòng cũng không phải là một ngoại lệ. Nó cần phải phối hợp trong chính bộ phận và với các bộ phận khác trong kinh doanh khách sạn trong khi làm việc hàng ngày và hoàn thành các thủ tục chứng từ trong khi làm việc.

Hãy để chúng tôi xem thêm về giao tiếp vệ sinh.

Bàn kiểm soát dọn phòng là trung tâm hoặc đầu mối liên lạc duy nhất của tất cả nhân viên dọn phòng của khách sạn. Tại bàn điều khiển, thông tin mới được tìm nạp và nó được phân phối cho các nhân viên có liên quan.

Vì công việc dọn phòng chủ yếu hướng tới việc cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách, nên bộ phận này cần hướng tới việc chia sẻ thông tin mà không có bất kỳ khoảng cách giao tiếp nào. Bàn này cũng cần đảm bảo rằng sự phối hợp giữa các nhân viên dọn phòng và với tất cả các bộ phận khác của khách sạn diễn ra suôn sẻ.

Dịch vụ dọn phòng của khách sạn thực hiện các chức năng sau:

Thu thập tất cả các yêu cầu của khách.
Thông báo cho nhân viên về công việc chuẩn bị thường xuyên hoặc sự kiện đặc biệt trước khi nhân viên xắn tay áo.
Giao nhiệm vụ thông thường / nhiệm vụ thay đổi cho nhân viên dọn phòng.
Thu thập báo cáo công việc từ nhân viên.
Thu thập số phòng trả phòng và cập nhật cho giám sát tầng.
Xử lý tủ chìa khóa chứa chìa khóa của tất cả các tầng và chìa khóa cửa hàng vệ sinh.
Lưu giữ các bản ghi các biểu mẫu và sổ đăng ký.

Khi làm việc, bộ phận dọn phòng cần phối hợp với các bộ phận sau:

Chia sẻ thông tin về việc làm giúp ước tính công suất, ngân sách và số lượng nhân viên cần thiết trong tương lai.
Vệ sinh các khu vực công cộng trong khuôn viên khách sạn.
Các yêu cầu cần chú ý đặc biệt như khách VIP, công ty hoặc nhóm gia đình lớn, hoặc phi hành đoàn hàng không với tư cách là người cư ngụ.
Thu thập đồng phục bẩn từ và cung cấp đồng phục sẵn sàng cho nhân viên lễ tân hàng ngày.

Các sự kiện và bữa tiệc sắp diễn ra.
Kiểm soát dịch hại trong nhà bếp.
Thu gom vải lanh và đồng phục bị bẩn từ bộ phận F&B và cung cấp bộ khăn trải giường và đồng phục đã sẵn sàng cho nhân viên F&B hàng ngày.
Dọn khay ra khỏi hành lang cho khách.
Bố trí các tiện nghi đặc biệt dành cho khách trong phòng nghỉ như tiện nghi VIP hoặc đồ uống chào mừng.

Cung cấp các tờ rơi quảng cáo, phiếu đánh giá, hoặc các mặt hàng khác như giá bút trong phòng khách.
Thu gom đồng phục bẩn từ bộ phận S&M và cung cấp đồng phục sẵn sàng cho nhân viên S&M hàng ngày.

Tiếp nhận nhân viên mới cho bộ phận dọn phòng.
Các khoản bồi thường của nhân viên dọn phòng như lương, theo thời gian, khám chữa bệnh, v.v.
Tạo động lực để nhân viên thực hiện bằng chương trình đánh giá hoặc khen thưởng, giới thiệu và đào tạo cho nhân viên mới.
Thu gom đồng phục bẩn từ HRD và cung cấp đồng phục sẵn sàng cho nhân viên HRD hàng ngày.

An toàn tài sản khách sạn và chìa khóa.
Phòng chống cháy nổ và trộm cắp trong khách sạn.
Ngăn chặn mọi hoạt động chống đối xã hội như mọi hoạt động đáng ngờ, cờ bạc hoặc buôn lậu được thực hiện bởi khách trong phòng nghỉ hoặc khuôn viên khách sạn.
Thu gom đồng phục bẩn từ HRD và cung cấp đồng phục sẵn sàng cho nhân viên HRD hàng ngày.

Thu gom đồng phục bẩn từ nhân viên khuân vác, người giữ cửa, tài xế và cung cấp đồng phục sẵn sàng cho họ hàng ngày.

Nó diễn ra liên quan đến -

Các vấn đề liên quan đến thanh toán của nhân viên dọn phòng.
Thu gom đồng phục bẩn từ bộ phận Kế toán và cung cấp đồng phục sẵn sàng cho nhân viên kế toán hàng ngày.

Các vấn đề liên quan đến hoạt động sai của thiết bị làm sạch và làm vườn, điểm điện bị lỗi, ống nghiêng, bảo trì điều hòa không khí hoặc bất kỳ công việc nào khác.
Thu thập đồng phục bẩn từ nhân viên Kỹ thuật và Công nghệ và cung cấp đồng phục sẵn sàng cho họ hàng ngày.

Việc sửa chữa và bảo trì đồ đạc và đồ đạc bị hỏng.
Việc sơn khu vực yêu cầu trong khách sạn.
Sửa chữa đường ống và điểm điện trong phòng nghỉ.
Thu gom đồng phục bẩn từ nhân viên Bảo trì và cung cấp đồng phục sẵn sàng cho họ hàng ngày.

Các thanh ghi được sử dụng để ghi lại các thông tin quan trọng. Họ rất hữu ích khi ca làm việc và nhân viên trực thay đổi, và trong khi làm việc. Sổ đăng ký phục vụ mục đích lưu giữ hồ sơ rõ ràng và kịp thời qua đó thúc đẩy khả năng giao tiếp tốt. Dưới đây là một số sổ đăng ký quan trọng được duy trì bởi bàn kiểm soát vệ sinh -

Nó được lưu lại để theo dõi các thay đổi của trạng thái phòng của khách như V, VD, hoặc VC sau khi khách đã trả phòng. Nó cũng theo dõi lượng đồ uống Mini bar tiêu thụ trong các phòng nghỉ của CO.

Nó theo dõi những khách đã đăng ký trước và hồ sơ của họ như Thường / VIP / Khác, Tình trạng hôn nhân, thời gian nhận phòng dự kiến và bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào cần được đáp ứng.

Sổ đăng ký này ghi lại danh sách tất cả các phòng và trạng thái hiện tại của chúng như V, VC, OOO, OOS, v.v.

Nó ghi lại các hướng dẫn hoặc ghi chú liên quan đến các phòng nghỉ và khu vực liền kề. Nó rất hữu ích trong việc theo dõi các hoạt động và thời lượng của chúng.

KHÁCH GỌI ĐĂNG KÝ
Sr.No.	Ngày	Phòng số	Tên khách	Gọi / Yêu cầu	Thời gian giao hàng	Đã chuyển tiếp đến	FU Bởi	Trạng thái

Sổ đăng ký này được duy trì để ghi lại việc giao hàng và thu hồi các khoản vay đã đưa cho khách. Định dạng chung của sổ đăng ký này như sau:

ĐĂNG KÝ VAY CHO KHÁCH
Sr.No.	Ngày	Phòng số	Tên khách	Yêu cầu	Thời gian giao hàng	Thời gian để phục hồi	Được gửi bởi	Được phục hồi bởi	Trạng thái

Nếu bất kỳ vật phẩm nào thuộc sở hữu của khách sạn (không phải là vật phẩm tiêu hao) được tìm thấy trong phòng Trả phòng, thì vật phẩm đó sẽ được ghi vào Sổ đăng ký này.

Sổ đăng ký này được duy trì để ghi lại nguồn cung cấp của khách. Định dạng chung như hình dưới đây -

CUNG CẤP CHO KHÁCH
Sr.No.	Tầng / Mặt hàng	Bút / Bút chì	Đồ uống / Đường / Kem	Mũ tắm	...	Bộ Vanity	Sự miêu tả

Nếu bất kỳ tài sản nào của khách sạn được đặt trong phòng của khách được phát hiện bị hư hỏng hoặc vỡ, nó sẽ được ghi vào Sổ đăng ký này. Đây là một đăng ký mẫu -

ĐĂNG KÝ THIỆT HẠI / ĐỘT PHÁ
Sr.No.	Ngày	Vật hư hỏng	Phòng số	Tìm thấy bởi	Sự miêu tả

Nếu nhân viên dọn phòng tìm thấy bất kỳ vật phẩm nào thuộc sở hữu của khách còn lại trong phòng Trả phòng thì vật phẩm đó sẽ được ghi vào Sổ đăng ký thất lạc / tìm thấy và được gửi đến cùng ô của bộ phận dọn phòng. Nó cũng ghi lại bất kỳ bài báo cá nhân nào được tìm thấy trong khuôn viên khách sạn.

MẤT VÀ TÌM KIẾM ĐĂNG KÝ
Sr.No.	Ngày	Mục	Sự miêu tả	Tìm thấy bởi	Tìm thấy tại	Nhận bởi	Addr	Số liên lạc	Ký tên

Đó là sổ đăng ký để ghi lại chìa khóa đã cấp của các phòng nghỉ, chìa khóa cũ của các phòng, két quan trọng và chìa khóa tầng.

Nó ghi lại sự di chuyển của đồ vải giữa đồ giặt và các phòng khách hoặc khu vực ăn uống. Nó giúp nhân viên dọn phòng dễ dàng theo dõi đồ giặt sạch và bẩn.

Có nhiều danh sách và báo cáo dọn phòng khác nhau được tạo tự động bởi phần mềm quản lý khách sạn.

Danh sách kiểm tra giúp đảm bảo tất cả công việc được thực hiện một cách thích hợp mà không cần hoàn thành bất cứ việc gì. Có nhiều danh sách kiểm tra khác nhau được giới thiệu và điền bởi nhân viên dọn phòng. Một số quan trọng là -

Danh sách kiểm tra nguồn cung cấp cho khách
Danh sách kiểm tra dọn phòng của khách
Danh sách kiểm tra vệ sinh phòng tắm của khách
Danh sách kiểm tra việc làm sạch khu vực bãi biển
Danh sách kiểm tra vệ sinh hồ bơi
Danh sách kiểm tra việc giữ vườn
Danh sách kiểm tra tiêu chuẩn dọn phòng cho SPA
Danh sách kiểm tra tiêu chuẩn vệ sinh cho Trung tâm thể dục

ĐĂNG KÝ CHÍNH

Thời gian phát hành

Trạng thái ở cuối sàng lọc (Đã trả lại / mất tích)

Các báo cáo này hữu ích để nghiên cứu hồ sơ trước đây về việc sử dụng phòng, lịch dọn dẹp và dự đoán tình trạng tương lai của các phòng. Hãy để chúng tôi xem các báo cáo được tạo cho bộ phận quản lý -

Housekeeping Report

Điều này có thể được tạo ra vào cuối mỗi ca để báo cáo tình trạng dọn phòng của từng phòng.

Housekeeping Assignment Report

Nó được yêu cầu để lên lịch cho nhân viên phục vụ phòng và ghi lại các cuộc kiểm tra phòng.

Housekeeping Occupancy Report

Báo cáo này hiển thị danh sách khách đã nhận phòng khách sạn với các thông tin chi tiết như số lượng người lớn và trẻ em, số đêm, tình trạng dọn phòng. Báo cáo này được tạo cho các phòng có người sử dụng, các phòng dự kiến có người ở, các phòng đã trả phòng và các phòng trống hoặc bị chặn. Báo cáo này được tạo để lên lịch dọn phòng.