Đưa ra lời mời làm việc

Đưa ra một lời mời làm việc là giai đoạn cuối cùng của việc tuyển dụng và lựa chọn. Sau khi ứng viên được chọn, anh ta / cô ta sẽ được cấp một thư mời, trong đó mô tả việc chỉ định, vị trí công việc, vai trò, trách nhiệm, thù lao, lợi ích và một số điều khoản liên quan đến chính sách của công ty.

Hầu hết các chuyên gia nhân sự có xu hướng tin rằng đưa ra lời đề nghị là một quá trình đơn giản, nhưng trong nhiều trường hợp, nó không phải như vậy. Đưa ra lời đề nghị là một phần quan trọng của tuyển dụng và lựa chọn, bởi vì đó là một quá trình căng thẳng và đòi hỏi khắt khe cho đến khi ứng viên gia nhập công ty, sau khi đưa ra lời đề nghị. Ở giai đoạn này, rất nhiều trách nhiệm đặt lên vai nhân sự liên quan đến quy trình sau khi đưa ra lời đề nghị.

Làm thế nào để đưa ra một lời mời làm việc?

Đưa ra lời mời làm việc là một quá trình tế nhị và cần được xử lý cẩn thận. Kết quả của quá trình này có thể là một trong những kết quả sau:

ứng viên có thể chấp nhận và bắt đầu làm việc với tổ chức, hoặc.
ứng viên có thể chấp nhận một lời mời làm việc tốt hơn từ một tổ chức khác, nếu anh ta nhận được một lời mời.

Do đó, nhóm nhân sự nên hành động nhanh chóng ở giai đoạn của mình. Cần ghi nhớ những điểm sau khi đưa ra lời mời làm việc:

Do Not Delay - Phát hành thư mời ngay sau khi ứng viên được chọn, đặc biệt nếu nguồn lực có hạn.
Put the job offer on the table- Trong khi phát hành một thư mời nhập học, đừng chờ đợi thời điểm thích hợp. Liên hệ với ứng viên được chọn qua điện thoại và xác nhận bằng lời nói rằng anh / cô ấy được chọn để điền vào vị trí còn trống.
Set a deadline to accept the offer- Một khi đề nghị được cấp cho ứng viên, hãy đặt ra một thời hạn hợp lý để chấp nhận đề nghị. Lấy xác nhận từ ứng viên rằng anh ấy / cô ấy sẽ tham gia vào ngày tham gia được đề cập trong thư mời.
Stay connected - Ngay cả sau khi đề nghị được ứng viên chấp nhận, người quản lý tuyển dụng có trách nhiệm liên hệ với ứng viên được chọn cho đến khi anh / cô ấy gia nhập tổ chức.

Sau khi tìm thấy nguồn lực phù hợp cho công việc còn trống trong tổ chức, lời đề nghị được chuẩn bị và phát hành cho ứng viên. Ở giai đoạn này, điều quan trọng là phải tuân theo một quy trình chính xác để kết thúc giao dịch và đảm bảo rằng ứng viên được chọn tham gia tổ chức theo các điều khoản được ban hành trong thư mời.

Chuẩn bị Thư mời làm việc

Sau khi đàm phán lương xong, bước tiếp theo là chuẩn bị và gửi thư mời làm việc. Trong quá trình xác nhận lời mời làm việc thông qua điện thoại hoặc thư, tốt nhất bạn nên đưa ra lời đề nghị ban đầu và thảo luận về các điều khoản của công việc.

Một lời mời làm việc chính thức nên bao gồm những điều sau:

Tên của nhân viên
Chức danh hoặc chỉ định của công việc
Thù lao hoặc tiền lương được đề nghị
Ngày bắt đầu làm việc
Vai trò và trách nhiệm của công việc
Điều khoản và điều kiện (hợp đồng / tạm thời / vĩnh viễn) của công việc
Bồi thường và lợi ích
Điều kiện trong thời gian thử việc
Điều kiện bổ sung, bao gồm xác minh lý lịch, pháp lý, v.v.

Sau khi thư mời được chuẩn bị và phát hành cho ứng viên được chọn, hãy yêu cầu ứng viên gửi bản sao có chữ ký của thư mời làm việc, như một dấu hiệu chấp nhận lời mời làm việc.

Quá trình tuyển dụng và lựa chọn bắt đầu ngay từ việc tìm hiểu các yêu cầu, tìm nguồn cung ứng, lên lịch, chọn lọc, phỏng vấn, lựa chọn và cuối cùng là phát hành thư mời. Quá trình sẽ không kết thúc cho đến khi ứng viên tham gia.

Điều gì tiếp theo sau khi đưa ra lời mời làm việc?

Nhân viên thường phải phục vụ notice periodtrước khi chuyển đổi công việc. Vì vậy, có một khoảng cách thời gian là một tháng hoặc lâu hơn sau khi một ứng viên chấp nhận Thư mời làm việc cho đến khi anh ta gia nhập tổ chức. Trong khoảng cách thời gian này, vai trò của một nhà tuyển dụng rất quan trọng vì ứng viên có thể tham gia hoặc không, ngay cả khi đã chấp nhận thư mời nhập học! Do đó, nhà tuyển dụng nên liên lạc với ứng viên thông qua thư / tin nhắn / cuộc gọi cho đến khi anh / cô ấy gia nhập công ty.

Sự giao tiếp này và mối quan hệ giữa nhà tuyển dụng và ứng viên sẽ giúp quá trình hoàn thành và giảm rủi ro khi ứng viên không gia nhập công ty. Do đó, giao tiếp đóng một vai trò quan trọng trong quá trình tuyển dụng và lựa chọn.

Các bước sau đây là quan trọng sau khi ứng viên chấp nhận Thư mời làm việc -

Documentation process - Quá trình này bao gồm việc thu thập các tài liệu như chứng chỉ giáo dục, bằng chứng id, bằng chứng địa chỉ, thư mời làm việc của công ty trước đây, thư giảm bớt, v.v. Nếu một ứng viên phản hồi tích cực, thì đó là một dấu hiệu cho thấy họ thực sự quan tâm đến việc gia nhập tổ chức.
Employment verification process- Thu thập một tài liệu xác minh việc làm, bao gồm các chi tiết của các nhà tuyển dụng trước đây và tài liệu tham khảo của họ. Nó cung cấp thông tin liên quan đến hành vi và thái độ của ứng viên.
Contacting the candidates- Tiếp xúc với ứng viên thông qua các cuộc gọi hoặc thư hoặc tin nhắn, điều này giúp xây dựng mối quan hệ giữa nhà tuyển dụng và nhân viên tiềm năng. Nó cũng giúp biết tình trạng của ứng viên tham gia tổ chức.
Resignation from current employment- Ngay sau khi một thư mời được phát cho ứng viên, hãy đảm bảo rằng ứng viên từ chức công việc hiện tại của mình và chia sẻ một bản sao của tài liệu / thư từ chức. Sau đó, hãy theo dõi tài liệu / thư chấp nhận từ chức từ nhà tuyển dụng hiện tại.
Following up for the joining date - Cuối cùng, hãy liên tục theo dõi ứng viên về ngày gia nhập, vì nó sẽ giúp biết được tình trạng của ứng viên gia nhập tổ chức theo ngày gia nhập được đề cập trong thư mời.

Tất cả những điểm trên giúp nhà tuyển dụng xác định được mối quan tâm và mức độ nghiêm túc của ứng viên khi tham gia tổ chức.