Tuyển dụng và lựa chọn - Hướng dẫn nhanh

Tuyển dụng và lựa chọn là một hoạt động quan trọng trong HRM, được thiết kế để tối đa hóa sức mạnh của nhân viên nhằm đáp ứng các mục tiêu và mục tiêu chiến lược của nhà tuyển dụng. Nói một cách ngắn gọn, Tuyển dụng và Lựa chọn là quá trình tìm kiếm nguồn, sàng lọc, chọn lọc và lựa chọn những ứng viên phù hợp để lấp đầy các vị trí còn trống cần thiết.

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ thảo luận về các khía cạnh khác nhau của Tuyển dụng và Tuyển chọn như quy trình tuyển dụng, các yếu tố ảnh hưởng đến tuyển dụng, lập kế hoạch tuyển dụng, phương pháp tuyển dụng, phỏng vấn tuyển dụng, quy trình tuyển chọn và đưa ra đề nghị.

Phạm vi tuyển dụng và lựa chọn

Phạm vi của Tuyển dụng và Tuyển chọn rất rộng và nó bao gồm nhiều hoạt động khác nhau. Nguồn lực được coi là tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Do đó, tuyển dụng đúng nguồn lực là khía cạnh quan trọng nhất của Tuyển dụng. Mỗi công ty đều có hình thức tuyển dụng riêng theo chính sách và quy trình tuyển dụng của họ.

Phạm vi Tuyển dụng và Tuyển chọn bao gồm các hoạt động sau:

Xử lý tình trạng thừa hoặc thiếu tài nguyên
Chuẩn bị chính sách tuyển dụng cho các loại nhân viên khác nhau
Phân tích các chính sách, quy trình và thủ tục tuyển dụng của tổ chức
Xác định các khu vực, nơi có thể có phạm vi cải thiện
Hợp lý hóa quy trình tuyển dụng với các đề xuất phù hợp
Lựa chọn quy trình tuyển dụng phù hợp nhất để tuyển dụng hiệu quả nguồn lực

Bất kỳ tổ chức nào cũng muốn nó trong tương lai nằm trong tay tốt và an toàn. Do đó, thuê đúng nguồn lực là một nhiệm vụ rất quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào.

Nghiên cứu điển hình: Cách cải tiến quy trình tuyển dụng

Giả sử có một công ty tên là ABC Systems, nơi bán các sản phẩm FMCG. Công ty gần đây đang gặp khó khăn do tỷ lệ tiêu hao cao. Trong nghiên cứu điển hình này, chúng ta sẽ xem cách ABC Systems có thể cải thiện quy trình tuyển dụng của mình và tập trung vào việc duy trì những nỗ lực cần thiết để lấp đầy vị trí tuyển dụng. Chúng ta cũng sẽ tìm hiểu cách đội ngũ nhân sự của ABC Systems có thể giảm thiểu thời gian và nỗ lực trong việc tìm kiếm nguồn lực tốt cho các vị trí còn trống.

Chúng tôi đề xuất ở đây bảy bước khác nhau mà Hệ thống ABC có thể sử dụng để giải quyết các vấn đề của nó.

Bước 1 - Xác định vấn đề

Đầu tiên, hãy xác định vấn đề một cách chính xác và sau đó, thiết kế một quy trình tuyển dụng từng bước có thể dễ dàng theo dõi.

Quy trình tuyển dụng
Bươc	Hoạt động
1	Gửi thông báo từ chức cho bộ phận nhân sự với yêu cầu bắt đầu quy trình tuyển dụng
2	Quản lý nhân sự chỉ đạo nhóm tuyển dụng bắt đầu quá trình tuyển dụng
3	Đăng nhập vào trang web tuyển dụng và liên hệ với các nhà tuyển dụng khác nhau
4	Tìm nguồn, xác định và thu thập hồ sơ của các ứng viên
5	Nhận hồ sơ liên quan
6	Chọn lọc hồ sơ
7	Gửi sơ yếu lý lịch trong danh sách chọn lọc cho người quản lý bộ phận
số 8	Hẹn ngày phỏng vấn
9	Kêu gọi ứng viên phỏng vấn
10	Người phỏng vấn hoàn thành biểu mẫu phản hồi và phản hồi được chia sẻ với bộ phận nhân sự
11	Quá trình này lặp lại đối với nhiều ứng viên cho đến khi những ứng viên tốt nhất được hoàn thiện.
12	Đội ngũ nhân sự thương lượng gói hàng và lương thưởng
13	Xác nhận cuối cùng và các thỏa thuận
14	Gửi thư mời
15	Đề nghị chấp nhận

Bước 2 - Nghiên cứu nguyên nhân

Phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề trong tầm tay. Tại sao tỷ lệ tiêu hao lại cao như vậy? Có một số cách để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

Trong trường hợp của Hệ thống ABC, người ta quan sát thấy rằng chỉ có một ít phần trăm ứng viên bị từ chối trong quá trình xem xét. Do đó, cần phải cải thiện quy trình này bằng cách tăng số lượng từ chối với một quy trình xem xét hiệu quả.

Việc sàng lọc sơ yếu lý lịch phải rất hiệu quả, bởi vì việc lựa chọn các ứng viên thông qua sàng lọc sơ yếu lý lịch có tỷ lệ phần trăm kết quả tích cực tối đa, được giải thích dưới đây:

Tiếp tục kiểm tra lựa chọn
Người đánh giá	Sơ yếu lý lịch được cung cấp	Sơ yếu lý lịch đã chọn	Lựa chọn thành công *
1	10	số 8	4
2	10	5	2
3	10	7	2

Người đánh giá có thể sử dụng một tập hợp các tiêu chí xác định để sàng lọc hồ sơ, sau đó có thể được tổng hợp như hình dưới đây.

Lập bảng các tiêu chí lựa chọn được sử dụng
Tiêu chí	Người đánh giá 1	Người phản biện 2	Người phản biện 3
1	X	X	X
2	X	X	X
3	X
4	X		X
5	X	X	X
6	X	X
7		X	X
số 8	X	X	X

Bước 3 - Tạo ý tưởng đối phó

Bắt buộc phải có cơ sở tiêu chuẩn hóa trong việc lựa chọn ứng viên. Danh sách rút gọn các tiêu chí liên quan được thực hiện như trong bảng sau:

Tiêu chí lựa chọn - Tiêu chuẩn hóa
Tiêu chí	Người đánh giá 1	Người phản biện 2	Người phản biện 3	Tiêu chí để Giữ
1	X		X
2	X	X	X	X
3	X			X
4	X			X
5	X	X	X	X
6	X	X		X
7		X	X	X
số 8	X	X	X	X

Danh sách các ứng cử viên trong danh sách rút gọn được các trưởng bộ phận xem xét và họ có thể đề xuất sửa đổi, sau đó có thể được đưa vào làm tiêu chí mới.

Bước 4 - Kiểm tra và sửa đổi ý tưởng

Bước tiếp theo là kiểm tra bộ tiêu chí đã xác định với ba lô. Sau khi lựa chọn xong, bộ tiêu chí được phân tích để xem nó có hiệu quả hay không.

Bước 5 - Thực hiện Ý tưởng

Nếu thấy hiệu quả thì hãy triển khai bộ tiêu chí mới cho các đợt tuyển dụng sau này.

Bước 6 - Chuẩn hóa các thủ tục

Bước tiếp theo là chuẩn hóa quy trình. Đầu tiên, hãy ghi lại những cải tiến đạt được hiệu quả tuyển dụng. Nó có thể được thực hiện như được hiển thị trong các bảng sau:

Cải thiện hiệu quả tuyển dụng
	Trước	Sau
Sơ yếu lý lịch	100	92
Đã chọn	18	24
Phỏng vấn	170	142

Cải thiện hiệu quả tuyển dụng
	Trước	Sau	Phần trăm cải thiện
R / C	6,25	4.1	34
I / C	10	6	40

Với sự trợ giúp của các quy trình trên, sẽ giảm khoảng 30% -40% trong quá trình tuyển dụng trong danh sách ngắn, xem xét và lựa chọn các ứng viên cho các vị trí công việc phù hợp. Quy trình này đã được tiêu chuẩn hóa và áp dụng trong thực tế thường xuyên.

Bước 7 - Biên soạn câu chuyện cải tiến chất lượng

Cuối cùng, câu chuyện ngẫu hứng và chất lượng được tổng hợp và trình bày với quản lý cấp cao để quy trình tuyển dụng tốt hơn.

Tuyển dụng là một quá trình xác định, sàng lọc, tuyển chọn và thuê nguồn lực tiềm năng để lấp đầy các vị trí trống trong một tổ chức. Nó là một chức năng cốt lõi của Quản lý Nguồn nhân lực.

Tuyển dụng là quá trình lựa chọn đúng người vào đúng vị trí và vào đúng thời điểm. Tuyển dụng cũng đề cập đến quá trình thu hút, lựa chọn và bổ nhiệm các ứng viên tiềm năng đáp ứng các yêu cầu về nguồn lực của tổ chức.

Việc tuyển dụng các ứng viên có thể được thực hiện internally tức là, trong tổ chức, hoặc từ external sources. Và quá trình này nên được thực hiện trong một khoảng thời gian hạn chế và nó phải hiệu quả về chi phí.

Tầm quan trọng của việc tuyển dụng

Tuyển dụng là một trong những hoạt động cơ bản nhất của đội ngũ nhân sự. Nếu quá trình tuyển dụng hiệu quả, thì

Tổ chức có được những nhân viên hạnh phúc hơn và năng suất hơn
Tỷ lệ hấp thụ giảm.
Nó xây dựng một môi trường làm việc tốt với các mối quan hệ nhân viên tốt.
Nó dẫn đến sự phát triển chung của tổ chức.

Dưới đây là danh sách cho thấy mục đích và tầm quan trọng của Tuyển dụng trong một tổ chức -

Nó quyết định yêu cầu công việc hiện tại và tương lai.
Nó làm tăng lượng việc làm với chi phí tối thiểu.
Nó giúp tăng tỷ lệ thành công trong việc lựa chọn các ứng viên phù hợp.
Nó giúp giảm khả năng có việc làm ngắn hạn.
Nó đáp ứng các nghĩa vụ xã hội và pháp lý của tổ chức liên quan đến lực lượng lao động.
Nó giúp xác định những người xin việc và lựa chọn các nguồn lực thích hợp.
Nó giúp tăng hiệu quả của tổ chức trong ngắn hạn và dài hạn.
Nó giúp đánh giá hiệu quả của các kỹ thuật tuyển dụng khác nhau.
Nó thu hút và khuyến khích các ứng viên nộp đơn cho các vị trí tuyển dụng trong một tổ chức.
Nó xác định các yêu cầu tương lai hiện tại của tổ chức và kế hoạch theo.
Nó liên kết các nhân viên tiềm năng với các nhà tuyển dụng.
Nó giúp tăng tỷ lệ thành công của quá trình lựa chọn các ứng viên tiềm năng.
Nó giúp tạo ra một nhóm tài năng gồm các ứng viên tiềm năng, cho phép lựa chọn các ứng viên phù hợp cho công việc phù hợp theo nhu cầu của tổ chức.

Tuyển dụng là một chức năng quan trọng của Quản trị Nguồn nhân lực trong một tổ chức và nó được điều chỉnh bởi sự kết hợp của nhiều yếu tố khác nhau. Các Chuyên gia Nhân sự Chủ động nên hiểu những yếu tố ảnh hưởng đến việc tuyển dụng và thực hiện các hành động cần thiết để cải thiện tổ chức.

Khi điều kiện thị trường thay đổi, tổ chức cũng cần theo dõi những thay đổi này và khám phá cách nó ảnh hưởng đến các nguồn lực và phân tích các chức năng này để làm cho việc tuyển dụng trở thành một quá trình hiệu quả.

Chúng ta có Internal Factors cũng như External Factorsảnh hưởng đến quá trình tuyển dụng. Trong chương này, chúng ta sẽ thảo luận chi tiết về những yếu tố này.

Các yếu tố nội bộ

Tổ chức có quyền kiểm soát các yếu tố bên trong ảnh hưởng đến chức năng tuyển dụng của họ. Các yếu tố bên trong là -

Quy mô tổ chức
Chính sách tuyển dụng
Hình ảnh của tổ chức
Hình ảnh công việc

Quy mô tổ chức

Quy mô của tổ chức là một trong những yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến quá trình tuyển dụng. Để mở rộng hoạt động kinh doanh, việc lập kế hoạch tuyển dụng là bắt buộc để thuê thêm nguồn lực, vốn sẽ xử lý các hoạt động trong tương lai.

Chính sách tuyển dụng

Chính sách tuyển dụng của tổ chức, tức là tuyển dụng từ các nguồn bên trong hay bên ngoài tổ chức cũng là một yếu tố, ảnh hưởng đến quá trình tuyển dụng. Nó chỉ rõ các mục tiêu của việc tuyển dụng và cung cấp một khuôn khổ để thực hiện các chương trình tuyển dụng.

Hình ảnh của Tổ chức

Các tổ chức có hình ảnh tích cực tốt trên thị trường có thể dễ dàng thu hút các nguồn lực có năng lực. Duy trì tốt các mối quan hệ công chúng, cung cấp các dịch vụ công, v.v., chắc chắn sẽ giúp một tổ chức nâng cao uy tín của mình trên thị trường, và từ đó thu hút các nguồn lực tốt nhất có thể.

Hình ảnh công việc

Cũng giống như hình ảnh của tổ chức, hình ảnh của một công việc đóng một vai trò quan trọng trong tuyển dụng. Những công việc có hình ảnh tích cực về chế độ đãi ngộ tốt hơn, thăng tiến, được công nhận, môi trường làm việc tốt với cơ hội phát triển nghề nghiệp được coi là những đặc điểm thu hút ứng viên có năng lực.

Yếu tố bên ngoài

Các yếu tố bên ngoài là những yếu tố mà một tổ chức không thể kiểm soát được. Các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến quá trình tuyển dụng bao gồm:

Demographic factors - Các yếu tố nhân khẩu học có liên quan đến các thuộc tính của nhân viên tiềm năng như tuổi tác, tôn giáo, trình độ biết chữ, giới tính, nghề nghiệp, tình trạng kinh tế, v.v.
Labor market- Thị trường lao động kiểm soát cung và cầu lao động. Ví dụ, nếu nguồn cung những người có một kỹ năng cụ thể ít hơn nhu cầu, thì việc tuyển dụng sẽ cần nhiều nỗ lực hơn. Ngược lại, nếu cầu ít hơn cung, việc tuyển dụng sẽ tương đối dễ dàng hơn.
Unemployment rate- Nếu tỷ lệ thất nghiệp cao trong một khu vực cụ thể, việc thuê nhân lực sẽ đơn giản và dễ dàng hơn, vì số lượng người nộp đơn rất cao. Ngược lại, nếu tỷ lệ thất nghiệp thấp thì việc tuyển dụng có xu hướng rất khó khăn do nguồn lực ít hơn.
Labor laws- Luật lao động phản ánh môi trường xã hội và chính trị của một thị trường, được tạo ra bởi chính quyền trung ương và nhà nước. Các luật này quy định mức lương thưởng, môi trường làm việc, các quy định về an toàn và sức khỏe, v.v., cho các loại việc làm khác nhau. Khi chính phủ thay đổi, luật pháp cũng thay đổi.
Legal considerations- Việc đặt chỗ cho các tầng lớp khác nhau như ST, SC, OBC là những ví dụ tốt nhất về cân nhắc pháp lý. Những cân nhắc này, được chính phủ thông qua, sẽ có tác động tích cực hoặc tiêu cực đến chính sách tuyển dụng của các tổ chức.
Competitors - Khi các tổ chức trong cùng một ngành đang cạnh tranh để giành được các nguồn lực có trình độ tốt nhất, cần phải phân tích sự cạnh tranh và đưa ra các gói nguồn lực tốt nhất theo tiêu chuẩn của ngành.

Tuyển dụng là một quá trình tìm kiếm và thu hút các nguồn lực tiềm năng để lấp đầy các vị trí còn trống trong một tổ chức. Nó cung cấp nguồn ứng viên có khả năng và thái độ cần thiết để đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Quá trình tuyển dụng là một quá trình xác định vị trí công việc đang tuyển dụng, phân tích các yêu cầu của công việc, xem xét đơn xin việc, sàng lọc, lựa chọn và lựa chọn ứng viên phù hợp.

Để tăng hiệu quả của việc tuyển dụng, nhóm nhân sự của một tổ chức nên tuân theo năm phương pháp hay nhất (như trong hình sau). Năm thực hành này đảm bảo việc tuyển dụng thành công mà không bị gián đoạn. Ngoài ra, các thông lệ này cũng đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ trong quá trình tuyển dụng.

Quá trình tuyển dụng là bước đầu tiên để tạo ra một cơ sở nguồn lực mạnh mẽ. Quá trình này trải qua một quy trình có hệ thống bắt đầu từ việc tìm nguồn lực đến việc sắp xếp và thực hiện các cuộc phỏng vấn và cuối cùng là lựa chọn những ứng viên phù hợp.

Lập kế hoạch tuyển dụng

Lập kế hoạch tuyển dụng là bước đầu tiên của quy trình tuyển dụng, nơi các vị trí còn trống được phân tích và mô tả. Nó bao gồm các đặc điểm kỹ thuật và bản chất, kinh nghiệm, trình độ và kỹ năng cần thiết cho công việc, v.v.

Một kế hoạch tuyển dụng có cấu trúc là bắt buộc để thu hút các ứng viên tiềm năng từ một nhóm các ứng viên. Các ứng viên tiềm năng phải có trình độ, kinh nghiệm và khả năng đảm nhận các trách nhiệm cần thiết để đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Xác định vị trí tuyển dụng

Quy trình đầu tiên và quan trọng nhất của kế hoạch tuyển dụng là xác định vị trí tuyển dụng. Quá trình này bắt đầu với việc nhận được yêu cầu tuyển dụng từ các bộ phận khác nhau của tổ chức đến Bộ phận Nhân sự, nơi có:

Số lượng bài viết sẽ được lấp đầy
Số lượng vị trí
Nhiệm vụ và trách nhiệm phải thực hiện
Yêu cầu bằng cấp và kinh nghiệm

Khi vị trí tuyển dụng được xác định, người quản lý nguồn cung ứng có trách nhiệm xác định xem vị trí đó có được yêu cầu hay không, cố định hay tạm thời, toàn thời gian hay bán thời gian, v.v. Những thông số này cần được đánh giá trước khi bắt đầu tuyển dụng. Việc xác định, lập kế hoạch và đánh giá đúng cách dẫn đến việc tuyển dụng đúng nguồn lực cho nhóm và tổ chức.

Phân tích công việc

Phân tích công việc là một quá trình xác định, phân tích và xác định nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng, khả năng và môi trường làm việc của một công việc cụ thể. Những yếu tố này giúp xác định những gì một công việc đòi hỏi và một nhân viên phải có những gì để thực hiện công việc một cách hiệu quả.

Phân tích công việc giúp hiểu những nhiệm vụ nào là quan trọng và cách thực hiện chúng. Mục đích của nó là thiết lập và ghi lạijob relatedness về các thủ tục tuyển dụng như tuyển chọn, đào tạo, bồi thường và đánh giá hiệu suất.

Các bước sau đây rất quan trọng trong việc phân tích một công việc:

Ghi chép và thu thập thông tin công việc
Độ chính xác trong việc kiểm tra thông tin công việc
Tạo mô tả công việc dựa trên thông tin
Xác định các kỹ năng, kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc

Các sản phẩm tức thì của phân tích công việc là job descriptions và job specifications.

Mô tả công việc

Bản mô tả công việc là một tài liệu quan trọng, mang tính chất mô tả và chứa đựng tuyên bố cuối cùng của phân tích công việc. Mô tả này rất quan trọng cho một quá trình tuyển dụng thành công.

Mô tả công việc cung cấp thông tin về phạm vi vai trò công việc, trách nhiệm và vị trí của công việc trong tổ chức. Và dữ liệu này cung cấp cho nhà tuyển dụng và tổ chức một ý tưởng rõ ràng về những gì một nhân viên phải làm để đáp ứng yêu cầu về trách nhiệm công việc của mình.

Mô tả công việc được tạo để thực hiện các quy trình sau:

Phân loại và xếp hạng công việc
Bố trí và định hướng các nguồn lực mới
Khuyến mãi và chuyển khoản
Mô tả con đường sự nghiệp
Sự phát triển trong tương lai của các tiêu chuẩn công việc

Bản mô tả công việc cung cấp thông tin về các yếu tố sau:

Chức danh công việc / Xác định công việc / Vị trí tổ chức
Nơi làm việc
Tóm tắt công việc
Nhiệm vụ công việc
Máy móc, Vật liệu và Thiết bị
Quy trình giám sát
Điều kiện làm việc
Mối nguy hiểm sức khỏe

Đặc tả công việc

Đặc tả công việc tập trung vào các thông số kỹ thuật của ứng viên, người mà nhóm nhân sự sẽ thuê. Bước đầu tiên trong đặc tả công việc là chuẩn bị danh sách tất cả các công việc trong tổ chức và các vị trí của nó. Bước thứ hai là tạo thông tin của từng công việc.

Thông tin này về từng công việc trong một tổ chức như sau:

Thông số vật lý
Đặc điểm tinh thần
Đặc điểm vật lý
Thông số cảm xúc
Đặc điểm hành vi

Tài liệu đặc tả công việc cung cấp thông tin về các yếu tố sau:

Qualification
Experiences
Đào tạo và phát triển
Yêu cầu kỹ năng
Trách nhiệm công việc
Đặc điểm cảm xúc
Lập kế hoạch nghề nghiệp

Đánh giá công việc

Đánh giá công việc là một quá trình so sánh phân tích, đánh giá và xác định giá trị / giá trị tương đối của một công việc so với các công việc khác trong tổ chức.

Mục tiêu chính của việc đánh giá công việc là phân tích và xác định công việc nào yêu cầu mức lương bao nhiêu. Có một số phương pháp nhưjob grading, job classifications, job ranking, v.v., có liên quan đến đánh giá công việc. Đánh giá công việc là cơ sở cho việc đàm phán tiền lương và tiền lương.

Chiến lược tuyển dụng

Chiến lược tuyển dụng là bước thứ hai của quá trình tuyển dụng, nơi một chiến lược được chuẩn bị để thuê các nguồn lực. Sau khi hoàn thành việc chuẩn bị các bản mô tả công việc và đặc tả công việc, bước tiếp theo là quyết định áp dụng chiến lược nào để tuyển dụng các ứng viên tiềm năng cho tổ chức.

Trong khi chuẩn bị chiến lược tuyển dụng, nhóm nhân sự cân nhắc những điểm sau:

Tạo hoặc mua nhân viên
Các hình thức tuyển dụng
Khu vực địa lý
Nguồn tuyển dụng

Việc xây dựng chiến lược tuyển dụng là một quá trình lâu dài, nhưng có một chiến lược đúng đắn là điều bắt buộc để thu hút được đúng ứng viên. Các bước liên quan đến việc phát triển một chiến lược tuyển dụng bao gồm:

Thành lập nhóm hội đồng quản trị
Phân tích chiến lược nhân sự
Thu thập dữ liệu có sẵn
Phân tích dữ liệu thu thập được
Đặt chiến lược tuyển dụng

Tìm kiếm ứng viên phù hợp

Tìm kiếm là quá trình tuyển dụng mà các nguồn lực được lấy ra tùy thuộc vào yêu cầu của công việc. Sau khi chiến lược tuyển dụng được thực hiện, việc tìm kiếm ứng viên sẽ được khởi tạo. Quá trình này bao gồm hai bước -

Source activation - Sau khi quản lý tuyến xác minh và cho phép sự tồn tại của vị trí tuyển dụng, việc tìm kiếm ứng viên bắt đầu.
Selling - Tại đây, tổ chức lựa chọn phương tiện truyền thông mà thông qua đó, việc truyền thông tin tuyển dụng đến được với các ứng viên tiềm năng.

Tìm kiếm liên quan đến việc thu hút người tìm việc vào vị trí tuyển dụng. Các nguồn được chia thành hai loại:Internal Sources và External Sources.

Nguồn nội bộ

Các nguồn tuyển dụng nội bộ đề cập đến việc thuê nhân viên trong tổ chức thông qua -

Promotions
Transfers
Nhân viên cũ
Quảng cáo nội bộ (Đăng tuyển dụng)
Nhân viên giới thiệu
Ứng viên trước đây

Nguồn lực bên ngoài

Các nguồn tuyển dụng bên ngoài đề cập đến việc thuê nhân viên bên ngoài tổ chức thông qua -

Tuyển dụng trực tiếp
Trao đổi việc làm
Cơ quan việc làm
Advertisements
Hiệp hội nghề nghiệp
Tuyển dụng tại cơ sở
Câu cửa miệng

Sàng lọc / Danh sách rút gọn

Việc sàng lọc bắt đầu sau khi hoàn thành quá trình tìm nguồn ứng viên. Sàng lọc là quá trình lọc hồ sơ của các ứng viên để tiếp tục lựa chọn.

Sàng lọc là một phần không thể thiếu của quy trình tuyển dụng giúp loại bỏ các ứng viên không đủ tiêu chuẩn hoặc không phù hợp, được nhận thông qua tìm nguồn cung ứng. Quá trình sàng lọc tuyển dụng bao gồm ba bước:

Xem xét Sơ yếu lý lịch và Thư xin việc

Phản biện là bước đầu tiên của việc sàng lọc ứng viên. Trong quá trình này, hồ sơ của các ứng viên được xem xét và kiểm tra về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc và lý lịch tổng thể của ứng viên phù hợp với yêu cầu của công việc

Trong khi xem xét hồ sơ, giám đốc nhân sự phải ghi nhớ những điểm sau để đảm bảo sàng lọc tốt hơn các ứng viên tiềm năng -

Lý do thay đổi công việc
Trường tồn với mỗi tổ chức
Khoảng cách dài trong việc làm
Job-hopping
Thiếu tiến bộ trong sự nghiệp

Thực hiện phỏng vấn qua điện thoại hoặc video

Thực hiện các cuộc phỏng vấn qua điện thoại hoặc video là bước thứ hai để sàng lọc ứng viên. Trong quá trình này, sau khi hồ sơ được sàng lọc, người quản lý tuyển dụng sẽ liên hệ với các ứng viên qua điện thoại hoặc video. Quá trình sàng lọc này có hai kết quả:

Nó giúp xác minh các ứng cử viên, liệu họ có đang hoạt động và sẵn sàng hay không.
Nó cũng giúp đưa ra cái nhìn sâu sắc về thái độ, khả năng trả lời câu hỏi phỏng vấn và kỹ năng giao tiếp của ứng viên.

Xác định các ứng cử viên hàng đầu

Xác định các ứng viên hàng đầu là bước cuối cùng để sàng lọc hồ sơ / ứng viên. Trong quy trình này, lớp sơ yếu lý lịch / lớp trên cùng được đưa vào danh sách chọn lọc, giúp người quản lý tuyển dụng dễ dàng đưa ra quyết định. Quá trình này có ba kết quả sau:

Chọn lọc từ 5 đến 10 hồ sơ để người quản lý tuyển dụng xem xét
Cung cấp thông tin chi tiết và đề xuất cho người quản lý tuyển dụng
Giúp các nhà quản lý tuyển dụng đưa ra quyết định trong việc tuyển dụng ứng viên phù hợp

Đánh giá và Kiểm soát

Đánh giá và kiểm soát là giai đoạn cuối cùng trong quá trình tuyển dụng. Trong quá trình này, hiệu quả và hiệu lực của quy trình và phương pháp được đánh giá. Tuyển dụng là một quá trình tốn kém, do đó điều quan trọng là phải đánh giá kỹ lưỡng hiệu quả của quá trình tuyển dụng.

Các chi phí phát sinh trong quá trình tuyển dụng phải được đánh giá và kiểm soát một cách hiệu quả. Chúng bao gồm những điều sau:

Tiền lương cho người tuyển dụng
Chi phí quảng cáo và các chi phí khác phát sinh trong các phương pháp tuyển dụng, tức là phí đại lý.
Chi phí quản lý và chi phí tuyển dụng
Làm thêm giờ và chi phí chưa trả, trong khi các vị trí tuyển dụng vẫn chưa được lấp đầy
Chi phí phát sinh trong việc tuyển dụng các ứng viên phù hợp cho quá trình tuyển chọn cuối cùng
Quản lý và các Chuyên gia dành thời gian để chuẩn bị bản mô tả công việc, đặc điểm công việc và thực hiện các cuộc phỏng vấn.

Cuối cùng, câu hỏi được đặt ra là các phương pháp tuyển dụng được sử dụng có hợp lệ hay không? Và liệu bản thân quá trình tuyển dụng có hiệu quả hay không? Thông tin thống kê về chi phí phát sinh cho quá trình tuyển dụng cần có hiệu quả.

Đối với bất kỳ tổ chức nào, tuyển dụng là một phần quan trọng trong việc phát triển và duy trì một đội ngũ hiệu quả và hiệu quả. Một chiến lược tuyển dụng tốt sẽ cắt giảm sự lãng phí về thời gian và tiền bạc, vốn phải gánh chịu cho việc đào tạo rộng rãi và phát triển các nguồn lực không đủ tiêu chuẩn.

Bạn đã bao giờ nghĩ, làm thế nào để một nhà tuyển dụng tìm được những ứng viên phù hợp? Các nhà tuyển dụng sử dụng các phương pháp khác nhau để tìm nguồn, sàng lọc, danh sách rút gọn và lựa chọn các nguồn lực theo yêu cầu của tổ chức. Các loại hình tuyển dụng giải thích các phương tiện mà một tổ chức tiếp cận những người tìm việc tiềm năng.

Trong chương này, chúng tôi sẽ làm sáng tỏ một số bí mật của các phương pháp tuyển dụng và tuyển dụng được các nhà tuyển dụng sử dụng. Tuyển dụng được phân loại rộng rãi thành hai loại khác nhau -Internal Sources and External Sources.

Nguồn tuyển dụng nội bộ

Nguồn tuyển dụng nội bộ đề cập đến việc thuê nhân viên trong tổ chức một cách nội bộ. Nói cách khác, những ứng viên đang tìm kiếm các vị trí khác nhau là những người hiện đang làm việc trong cùng một tổ chức.

Tại thời điểm tuyển dụng nhân viên, nên xem xét ban đầu cho những nhân viên hiện đang làm việc trong tổ chức. Đây là nguồn tuyển dụng quan trọng, mang lại cơ hội phát triển và sử dụng các nguồn lực hiện có trong tổ chức.

Các nguồn tuyển dụng nội bộ là cách tốt nhất và cách dễ nhất để lựa chọn các nguồn lực vì hiệu quả công việc của họ đã được tổ chức biết đến. Bây giờ chúng ta hãy thảo luận thêm về các nguồn tuyển dụng nội bộ khác nhau.

Khuyến mại

Thăng chức đề cập đến việc nâng cấp đội ngũ nhân viên bằng cách đánh giá kết quả hoạt động của họ trong tổ chức. Đó là quá trình chuyển một nhân viên từ vị trí thấp hơn lên vị trí cao hơn với nhiều trách nhiệm, thù lao, cơ sở vật chất và địa vị hơn. Nhiều tổ chức lấp đầy các vị trí trống cao hơn bằng quá trình thăng chức, trong nội bộ.

Chuyển khoản

Thuyên chuyển là quá trình chuyển đổi từ công việc này sang công việc khác mà không có bất kỳ sự thay đổi nào về cấp bậc và trách nhiệm. Nó cũng có thể là sự luân chuyển nhân viên từ bộ phận này sang bộ phận khác hoặc từ vị trí này sang vị trí khác, tùy theo yêu cầu của vị trí đó.

Hãy lấy một ví dụ để hiểu nó hoạt động như thế nào. Giả sử có một công ty tài chính tên là ABC Ltd. Có hai chi nhánh, Chi nhánh-A và Chi nhánh-B, và một nhân viên từ Chi nhánh-A đã từ chức trách nhiệm công việc của mình. Do đó, vị trí này phải được lấp đầy để tiếp tục dự án tại Chi nhánh-A.

Trong trường hợp này, thay vì tìm kiếm hoặc tìm nguồn ứng viên mới, tốn thời gian và tốn kém, có khả năng chuyển một nhân viên từ Chi nhánh-B sang Chi nhánh-A, tùy thuộc vào yêu cầu của dự án và khả năng của nhân viên đó. Sự chuyển dịch nội bộ của một nhân viên từ chi nhánh này sang chi nhánh khác được gọi là thuyên chuyển.

Tuyển dụng nhân viên cũ

Tuyển dụng nhân viên cũ là một quá trình nguồn tuyển dụng nội bộ, trong đó những người có gương mẫu được gọi lại tùy thuộc vào yêu cầu của vị trí. Quá trình này hiệu quả và tiết kiệm nhiều thời gian. Lợi ích chính khác của việc tuyển dụng nhân viên cũ là họ rất thành thạo với các vai trò và trách nhiệm của công việc và tổ chức cần chi ít hơn cho việc đào tạo và phát triển của họ.

Quảng cáo nội bộ (Đăng tuyển dụng)

Quảng cáo nội bộ là một quá trình đăng / quảng cáo việc làm trong tổ chức. Tin tuyển dụng này là một lời mời mở cho tất cả các nhân viên bên trong tổ chức, nơi họ có thể ứng tuyển vào các vị trí còn trống. Nó cung cấp cơ hội bình đẳng cho tất cả các nhân viên làm việc trong tổ chức. Do đó, việc tuyển dụng sẽ được thực hiện từ bên trong tổ chức và tiết kiệm được nhiều chi phí.

Nhân viên giới thiệu

Giới thiệu nhân viên là một cách hiệu quả để tìm kiếm các ứng viên phù hợp với chi phí thấp. Đó là quá trình thuê các nguồn lực mới thông qua sự tham khảo của các nhân viên, những người hiện đang làm việc với tổ chức. Trong quá trình này, các nhân viên hiện tại có thể giới thiệu bạn bè và người thân của họ để lấp đầy các vị trí còn trống.

Các tổ chức khuyến khích sự giới thiệu của nhân viên, vì nó hiệu quả về chi phí và tiết kiệm thời gian so với việc thuê ứng viên từ các nguồn bên ngoài. Hầu hết các tổ chức, để tạo động lực cho nhân viên của họ, hãy tiếp tục và thưởng cho họ phần thưởng giới thiệu cho việc tuyển dụng thành công.

Ứng viên trước đây

Tại đây, nhóm tuyển dụng kiểm tra hồ sơ của những người nộp đơn trước đó từ cơ sở dữ liệu tuyển dụng của tổ chức. Những ứng viên này là những người đã từng xin việc trong quá khứ. Những nguồn này có thể dễ dàng tiếp cận và phản hồi sẽ tích cực trong hầu hết các trường hợp. Đây cũng là một cách không tốn kém để lấp đầy các vị trí còn trống.

Ưu và nhược điểm của các nguồn tuyển dụng nội bộ

Các nguồn tuyển dụng nội bộ, tức là tuyển dụng nhân viên trong tổ chức, có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Những ưu điểm như sau:

Nó rất đơn giản, dễ dàng, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.
Không cần giới thiệu và đào tạo, vì các ứng viên đã biết công việc và trách nhiệm của họ.
Nó thúc đẩy nhân viên làm việc chăm chỉ và tăng mối quan hệ công việc trong tổ chức.
Nó giúp phát triển lòng trung thành của nhân viên đối với tổ chức.

Hạn chế của việc tuyển dụng ứng viên thông qua các nguồn nội bộ như sau:

Nó ngăn cản việc tuyển dụng mới các nguồn lực tiềm năng. Đôi khi, các nguồn lực mới mang đến những ý tưởng sáng tạo và tư duy mới.
Nó có phạm vi hạn chế vì không thể lấp đầy tất cả các vị trí trống.
Có thể có vấn đề giữa các nhân viên, những người được thăng chức và những người không được thăng chức.
Nếu một nguồn lực nội bộ được thăng chức hoặc thuyên chuyển, thì vị trí đó sẽ vẫn bị bỏ trống.
Nhân viên, những người không được thăng chức, cuối cùng có thể không hạnh phúc và sa sút tinh thần.

Nguồn tuyển dụng bên ngoài

Nguồn tuyển dụng bên ngoài đề cập đến việc thuê nhân viên bên ngoài tổ chức từ bên ngoài. Nói cách khác, những ứng viên tìm kiếm cơ hội việc làm trong trường hợp này là những người bên ngoài tổ chức.

Nhân viên bên ngoài mang lại sự đổi mới và những suy nghĩ mới mẻ cho tổ chức. Mặc dù việc thuê thông qua các nguồn bên ngoài hơi tốn kém và khó khăn, nhưng nó có tiềm năng to lớn trong việc thúc đẩy tổ chức tiến lên trong việc đạt được các mục tiêu của mình. Bây giờ chúng ta hãy thảo luận chi tiết về các nguồn tuyển dụng bên ngoài khác nhau.

Tuyển dụng trực tiếp

Tuyển dụng trực tiếp là nguồn tuyển dụng bên ngoài, nơi việc tuyển dụng các ứng viên đủ tiêu chuẩn được thực hiện bằng cách đặt thông báo về vị trí tuyển dụng trên bảng thông báo trong tổ chức. Phương pháp tìm nguồn cung ứng này còn được gọi làfactory gate recruitment, vì công nhân kỹ thuật và cổ cồn được thuê thông qua quá trình này.

Trao đổi việc làm

Theo luật, đối với một số vị trí tuyển dụng, tổ chức bắt buộc phải cung cấp thông tin chi tiết cho sàn giao dịch việc làm. Trao đổi việc làm là một tổ chức chính phủ, nơi thông tin chi tiết của người tìm việc được lưu trữ và cung cấp cho nhà tuyển dụng để lấp đầy các vị trí còn trống. Việc tuyển dụng bên ngoài này rất hữu ích trong việc tuyển dụng lao động phổ thông, bán kỹ năng và có kỹ năng.

Cơ quan việc làm

Các cơ quan tuyển dụng là một nguồn tuyển dụng bên ngoài tốt. Các cơ quan việc làm được điều hành bởi nhiều lĩnh vực khác nhau như tư nhân, công cộng hoặc chính phủ. Nó cung cấp các nguồn lực chưa có kỹ năng, bán kỹ năng và có kỹ năng theo yêu cầu của tổ chức. Các cơ quan này nắm giữ cơ sở dữ liệu về các ứng viên đủ tiêu chuẩn và các tổ chức có thể sử dụng dịch vụ của họ với một khoản chi phí.

Quảng cáo

Quảng cáo là nguồn tuyển dụng bên ngoài phổ biến nhất và rất được ưu tiên. Vị trí tuyển dụng được thông báo qua nhiều phương tiện in ấn và điện tử với mô tả công việc cụ thể và thông số kỹ thuật của các yêu cầu. Sử dụng quảng cáo là cách tốt nhất để tìm nguồn ứng viên trong thời gian ngắn và nó cung cấp một cách hiệu quả để sàng lọc các yêu cầu cụ thể của ứng viên.

Hãy lấy một ví dụ. Giả sử rằng có một Công ty bán hàng tên là XYZ Ltd có một dự án bán sản phẩm mới trong một khoảng thời gian ngắn, vì sự cạnh tranh là rất cao. Trong trường hợp này, việc lựa chọn tuyển dụng cụ thể đóng một vai trò quan trọng. Ở đây, loại hình tuyển dụng lý tưởng nên được chọn là Quảng cáo.

Quảng cáo là phương pháp phù hợp nhất cho hình thức tuyển dụng này, vì số lượng lớn tuyển dụng trong một khoảng thời gian ngắn chỉ có thể được thực hiện thông qua Quảng cáo. Quảng cáo là một trong những cách tốn kém nhất để tuyển dụng ứng viên, nhưng khi thời gian và số lượng là quan trọng, thì quảng cáo là nguồn tuyển dụng tốt nhất.

Hiệp hội nghề nghiệp

Các hiệp hội nghề nghiệp có thể giúp một tổ chức trong việc thuê nhân viên chuyên môn, kỹ thuật và quản lý, tuy nhiên, họ chuyên tìm kiếm các nguồn lực cấp trung và cấp cao nhất. Có nhiều hiệp hội nghề nghiệp làm cầu nối giữa tổ chức và người tìm việc.

Tuyển dụng tại cơ sở

Tuyển dụng tại cơ sở là một nguồn tuyển dụng bên ngoài, nơi các cơ sở giáo dục như cao đẳng và đại học tạo cơ hội cho sinh viên tuyển dụng. Trong quá trình này, các tổ chức đến thăm các cơ sở kỹ thuật, quản lý và chuyên nghiệp để tuyển dụng sinh viên trực tiếp cho các vị trí mới.

Lời quảng cáo miệng

Truyền miệng là một cách vô hình để tìm nguồn ứng viên lấp đầy các vị trí còn trống. Có nhiều tổ chức uy tín với hình ảnh tốt trên thị trường. Các tổ chức như vậy chỉ cần một lời quảng cáo truyền miệng về vị trí tuyển dụng để thu hút một lượng lớn ứng viên.

Ưu và nhược điểm của các nguồn tuyển dụng bên ngoài

Các nguồn tuyển dụng bên ngoài, tức là thuê nhân viên bên ngoài một tổ chức, có cả lợi ích và hạn chế của nó. Những lợi ích như sau:

Nó khuyến khích những cơ hội mới cho người tìm việc.
Thương hiệu tổ chức tăng lên thông qua các nguồn bên ngoài.
Sẽ không có sự thiên vị hay thiên vị giữa các nhân viên.
Phạm vi lựa chọn ứng viên phù hợp nhiều hơn, vì số lượng ứng viên xuất hiện nhiều.

Những bất lợi của việc tuyển dụng thông qua các nguồn bên ngoài như sau:

Quá trình này tiêu tốn nhiều thời gian hơn, vì quá trình lựa chọn rất dài.
Chi phí phát sinh rất cao so với tuyển dụng thông qua các nguồn nội bộ.
Các ứng viên bên ngoài đòi hỏi nhiều đãi ngộ và phúc lợi hơn.

Để kết luận, bộ phận nhân sự nên đủ linh hoạt để lựa chọn giữa các phương pháp tuyển dụng bên trong hoặc bên ngoài, tùy thuộc vào yêu cầu của tổ chức.

Phỏng vấn là một cuộc trao đổi ý kiến có mục đích, trả lời các câu hỏi và giao tiếp giữa hai hoặc nhiều người. Nói chung, phỏng vấn là một quá trình trò chuyện gặp gỡ riêng giữa mọi người, nơi các câu hỏi được đặt ra và trả lời, để thu thập thông tin về phẩm chất, thái độ, bản cáo bạch, v.v.

Một cuộc phỏng vấn đề cập đến một cuộc trò chuyện với một hoặc nhiều người đóng vai trò là một interviewer người đặt câu hỏi và người trả lời câu hỏi đóng vai trò như một interviewee.

Mục đích chính của cuộc phỏng vấn là chuyển thông tin từ người được phỏng vấn sang người phỏng vấn. Phỏng vấn có thể làformal hoặc là informal, structured hoặc là unstructured. Phỏng vấn có thể được thực hiện 1-1 hoặc theo nhóm; chúng có thể được thực hiện qua điện thoại hoặc qua hội nghị truyền hình.

Có những nghĩa khác nhau của từ “phỏng vấn”, vì các học giả khác nhau đã định nghĩa thuật ngữ này khác nhau. Tuy nhiên, phỏng vấn có một số mục tiêu cơ bản như sau:

Thông qua phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể xác minh thông tin thu được thông qua các mẫu đơn và bài kiểm tra.
Các nhà tuyển dụng có thể thu thập thêm thông tin về các ứng viên không được đề cập trong các mẫu đơn hoặc sơ yếu lý lịch.
Phỏng vấn cung cấp cho người nộp đơn thông tin và các dữ kiện cần thiết về công việc và tổ chức.
Phỏng vấn thiết lập sự hiểu biết lẫn nhau giữa người nộp đơn và tổ chức.

Làm thế nào để phỏng vấn?

Nhiều nghiên cứu khác nhau đã chứng minh rằng các tổ chức dành nhiều thời gian hơn cho việc tuyển dụng sẽ thu được nhiều lợi ích trong dài hạn. Một điều quan trọng cần làm, khi bạn lên kế hoạch cho một cuộc phỏng vấn là suy nghĩ, bạn đang phỏng vấn ai và loại thông tin bạn muốn từ người đó. Do đó, bạn nên chuẩn bị một danh sách các câu hỏi mà bạn muốn hỏi trước khi thực hiện một cuộc phỏng vấn.

Phỏng vấn vừa là một nghệ thuật vừa là một khoa học. Do đó, cách phỏng vấn là một kỹ thuật mà mọi chuyên gia nhân sự nên học hỏi và cố gắng thực hiện.

Năm điểm P sau đây cần được xem xét để đảm bảo lựa chọn và phỏng vấn hiệu quả -

Prepare- Chuẩn bị là bước đầu tiên của việc thực hiện một cuộc phỏng vấn. Trước khi phỏng vấn, người phỏng vấn nên đảm bảo rằng họ hiểu các yếu tố chính của công việc. Và người phỏng vấn nên xem qua sơ yếu lý lịch của ứng viên để hiểu những phẩm chất và hiệu quả của họ
Purpose- Người phỏng vấn cần có kiến thức về mục đích của cuộc phỏng vấn, lý do tại sao họ tiến hành cuộc phỏng vấn. Người phỏng vấn nên coi tổ chức là nơi làm việc tốt nhất cho người được phỏng vấn, điều này giúp lựa chọn đúng ứng viên.
Performance- Người phỏng vấn phải xác định được thái độ, thuộc tính, kiến thức và kỹ năng của người nộp đơn, những người cần thiết cho sự thành công của tổ chức. Nếu yêu cầu là về giáo dục đặc biệt và kỹ năng kỹ thuật, thì việc tuyển dụng những ứng viên có thành tích cao đóng một vai trò quan trọng.
People Skills- Ứng viên đến phỏng vấn sẽ không hoàn toàn minh bạch. Do đó, công việc của một người phỏng vấn là lột mặt nạ của người nộp đơn và khám phá những phẩm chất và kỹ năng bên trong trong cuộc phỏng vấn. Thực hành tuyển dụng tốt này sẽ giúp lựa chọn ứng viên phù hợp cho tổ chức.
Process- Mọi người phỏng vấn nên tuân theo một quy trình phỏng vấn có cấu trúc để có kết quả tốt hơn. Một quy trình phỏng vấn có cấu trúc tránh sự thiên vị và mang lại cơ hội bình đẳng và công bằng cho tất cả các ứng viên. Cách tốt nhất để hoàn thành quá trình này là sử dụng các câu hỏi dựa trên hành vi và câu hỏi tình huống.

Tầm quan trọng của phỏng vấn

Một cuộc phỏng vấn cung cấp cho tổ chức phạm vi để tìm hiểu thêm về các ứng viên, những người đến phỏng vấn, trong khi các ứng viên có cơ hội để làm quen với các yêu cầu của một vị trí nhất định. Phỏng vấn cho phép cả hai bên trao đổi thông tin, đặt câu hỏi và cũng giúp đánh giá tiềm năng thiết lập mối quan hệ làm việc chuyên nghiệp với tổ chức.

Phỏng vấn giúp thu thập nhiều thông tin về thái độ, cảm xúc và động cơ của ứng viên, từ đó giúp ích trong quá trình ra quyết định để tuyển dụng ứng viên phù hợp.

Những điểm sau đây giải thích tầm quan trọng của việc thực hiện phỏng vấn -

Phỏng vấn giúp lựa chọn ứng viên phù hợp từ một nhóm ứng viên đã nộp đơn xin việc.
Phỏng vấn là một phương tiện giúp thu thập thông tin hữu ích về các ứng viên tiềm năng.
Thông tin được cung cấp trong đơn xin việc hoặc sơ yếu lý lịch là rất ít. Các nhà tuyển dụng có thể yêu cầu các ứng viên giải thích cặn kẽ trong buổi phỏng vấn.
Một người phỏng vấn tốt tạo ấn tượng tốt về tổ chức, do đó làm tăng thiện chí của tổ chức.
Phỏng vấn cũng giúp thúc đẩy và chuyển giao các ứng cử viên, theo yêu cầu của tổ chức.

Quá trinh phỏng vấn

Phỏng vấn ứng viên là khâu cuối cùng trong quy trình tuyển dụng. Do đó, để tìm được người phù hợp cho một vị trí cụ thể, cần phải có một quy trình phù hợp, phải tuân thủ để có kết quả phù hợp.

Quy trình phỏng vấn lý tưởng để chọn đúng ứng viên như sau:

Xác định yêu cầu của công việc. Tiến hành phân tích công việc kỹ lưỡng.
Chuẩn bị bản mô tả công việc cụ thể và bản đặc tả công việc.
Lập kế hoạch - làm thế nào và ở đâu để tìm ứng viên đủ tiêu chuẩn.
Thu thập và xem xét các đơn đăng ký và sơ yếu lý lịch và từ chúng, chọn ra những ứng viên tiềm năng và chất lượng nhất để tiếp tục tiến hành các thủ tục.
Phỏng vấn các ứng viên trong danh sách chọn lọc dựa trên mô tả và đặc điểm công việc.
Xác minh lý lịch của ứng viên bằng các tài liệu tham khảo do họ cung cấp.

Theo quy trình phỏng vấn như vậy, bộ phận nhân sự có thể thuê những ứng viên tốt nhất có thể cho vị trí công việc còn trống.

Tùy thuộc vào yêu cầu, tình huống, địa điểm và thời gian, các cuộc phỏng vấn được phân loại rộng rãi thành mười loại khác nhau. Các nhà tuyển dụng nên đủ kiến thức để hiểu loại phỏng vấn nào nên được sử dụng khi nào.

Mười kiểu phỏng vấn khác nhau như sau:

Structured Interview- Trong loại hình này, cuộc phỏng vấn được thiết kế và chi tiết trước. Một cuộc phỏng vấn có cấu trúc được lên kế hoạch trước, chính xác và nhất quán trong việc tuyển dụng các ứng viên.
Unstructured Interview- Đây là loại phỏng vấn không có kế hoạch, trong đó bảng câu hỏi phỏng vấn không được chuẩn bị. Ở đây, hiệu quả của cuộc phỏng vấn là rất ít và lãng phí rất nhiều thời gian và công sức của cả người phỏng vấn và người được phỏng vấn.
Group Interview- Trong kiểu phỏng vấn này, tất cả các ứng viên hoặc một nhóm ứng viên được phỏng vấn cùng nhau. Phỏng vấn nhóm được thực hiện để tiết kiệm thời gian khi có một số lượng lớn các ứng dụng cho một vài vị trí tuyển dụng. Một chủ đề sẽ được đưa ra để thảo luận giữa các ứng viên và người phỏng vấn đánh giá sự đổi mới và hành vi của từng ứng viên trong nhóm.
Depth Interview - Phỏng vấn sâu là một cuộc phỏng vấn bán cấu trúc, trong đó các ứng viên phải cung cấp thông tin chi tiết về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, sở thích đặc biệt của họ, v.v. Và người phỏng vấn sẽ phỏng vấn sâu và cố gắng tìm ra kiến thức chuyên môn của ứng viên.
Stress Interview- Phỏng vấn căng thẳng được thực hiện để khám phá cách ứng xử của một ứng viên trong điều kiện căng thẳng. Trong kiểu phỏng vấn này, người phỏng vấn sẽ biết được liệu ứng viên có thể đáp ứng các yêu cầu của một công việc phức tạp hay không. Ứng viên giữ được bình tĩnh trong một cuộc phỏng vấn căng thẳng thường là người thích hợp để giải quyết một công việc căng thẳng.
Individual Interview- Trong một cuộc phỏng vấn cá nhân, cuộc phỏng vấn diễn ra một đối một, tức là sẽ có sự tương tác bằng lời nói và hình ảnh giữa hai người, một người phỏng vấn và một ứng viên. Đây là một cuộc phỏng vấn giao tiếp hai chiều, giúp tìm kiếm ứng viên phù hợp cho vị trí công việc còn trống.
Informal Interview- Các cuộc phỏng vấn như vậy được thực hiện một cách không chính thức, tức là cuộc phỏng vấn sẽ được cố định mà không có bất kỳ thông báo nào bằng văn bản và có thể được sắp xếp ở bất kỳ đâu. Không có thủ tục đặt câu hỏi trong loại phỏng vấn này, do đó nó sẽ là một loại phỏng vấn thân thiện.
Formal Interview- Một cuộc phỏng vấn chính thức được tổ chức một cách trang trọng, tức là ứng viên sẽ được hiểu rõ về cuộc phỏng vấn trước và người phỏng vấn lên kế hoạch và chuẩn bị các câu hỏi cho cuộc phỏng vấn. Điều này cũng được gọi làplanned interview.
Panel Interview- Cuộc phỏng vấn của ban hội thẩm, như tên đã chỉ ra, đang được thực hiện bởi một nhóm người. Trong loại phỏng vấn này, ba đến năm thành viên của hội đồng tuyển chọn sẽ đặt câu hỏi cho các ứng viên về các khía cạnh khác nhau. Quyết định cuối cùng sẽ được thực hiện bởi tất cả các thành viên của hội đồng.
Exit Interview- Phỏng vấn xin nghỉ việc được thực hiện đối với những nhân viên muốn rời khỏi tổ chức. Tầm quan trọng của cuộc phỏng vấn xin nghỉ việc là khám phá lý do tại sao một nhân viên muốn rời bỏ công việc của mình.

Thí dụ

Giả sử có một công ty phần mềm Global Systems, có yêu cầu điều hành đối với vị trí CEO. Loại vị trí này không thể được thực hiện trong một khoảng thời gian ngắn. Loại yêu cầu này cần một sự quan sát nhạy bén và rất nhiều kế hoạch.

Có nhiều loại phỏng vấn khác nhau, được giải thích trong danh sách trên. Loại phỏng vấn tốt nhất phù hợp để tuyển dụng một CEO sẽ là “Phỏng vấn có cấu trúc”. Thuê một giám đốc điều hành cho một tổ chức là một nhiệm vụ lớn và nó chỉ có thể được hoàn thành khi có nhiều kế hoạch. Do đó, quá trình phỏng vấn cần được cấu trúc tốt và nó phải được thực hiện một cách hoàn hảo.

Tuyển chọn là quá trình chọn hoặc chọn đúng ứng viên, người phù hợp nhất cho vị trí công việc còn trống trong tổ chức. Nói cách khác, tuyển chọn cũng có thể được giải thích là quá trình phỏng vấn các ứng viên và đánh giá các phẩm chất của họ, những phẩm chất cần thiết cho một công việc cụ thể và sau đó chọn ứng viên phù hợp cho vị trí.

Việc lựa chọn một ứng viên phù hợp cho một vị trí còn trống sẽ là một tài sản cho tổ chức, điều này sẽ giúp tổ chức đạt được các mục tiêu của mình.

Các tác giả khác nhau định nghĩa Lựa chọn theo những cách khác nhau. Đây là danh sách một số định nghĩa -

Tuyển chọn nhân viên là một quá trình đưa một ứng viên phù hợp vào đúng công việc.
Tuyển chọn nhân viên là một quá trình lựa chọn những người ứng tuyển, những người có đủ năng lực để lấp đầy công việc còn trống trong một tổ chức.
Tuyển chọn là một quá trình xác định và thuê các ứng viên để lấp đầy các vị trí tuyển dụng trong một tổ chức.
Tuyển chọn nhân viên là một quá trình kết hợp các yêu cầu của tổ chức với các kỹ năng và trình độ của cá nhân.

Một quá trình tuyển chọn tốt sẽ đảm bảo rằng tổ chức có được những nhân viên phù hợp với thái độ phù hợp.

Sự khác biệt giữa Tuyển dụng và Tuyển chọn

Sự khác biệt chính giữa Tuyển dụng và Tuyển chọn như sau:

Tuyển dụng	Lựa chọn
Tuyển dụng được định nghĩa là quá trình xác định và làm cho các ứng viên tiềm năng nộp đơn xin việc.	Tuyển chọn được định nghĩa là quá trình lựa chọn những ứng viên phù hợp cho các vị trí còn trống.
Tuyển dụng được gọi là một quá trình tích cực với cách tiếp cận là thu hút càng nhiều ứng viên càng tốt cho các công việc còn trống	Tuyển chọn được gọi là một quá trình tiêu cực với việc loại bỏ hoặc từ chối càng nhiều ứng viên càng tốt để xác định đúng ứng viên cho vị trí.

Cả tuyển dụng và lựa chọn đều làm việc song song với nhau và cả hai đều đóng một vai trò quan trọng trong sự phát triển chung của một tổ chức.

Tầm quan trọng của việc lựa chọn

Tuyển chọn là một quá trình quan trọng vì việc thuê các nguồn lực tốt có thể giúp tăng hiệu suất chung của tổ chức. Ngược lại, nếu thuê nhân công không tốt với quy trình tuyển chọn không tốt thì công việc sẽ bị ảnh hưởng và chi phí phát sinh cho việc thay thế nguồn lực tồi đó sẽ cao.

Mục đích của tuyển chọn là chọn ra ứng viên phù hợp nhất, đáp ứng được yêu cầu của các công việc trong một tổ chức, đó sẽ là ứng viên trúng tuyển. Để đạt được các mục tiêu của tổ chức, điều quan trọng là phải đánh giá các thuộc tính khác nhau của từng ứng viên như trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ tổng thể của họ, v.v. Trong quá trình này, ứng viên phù hợp nhất được chọn sau khi loại bỏ các ứng viên không phù hợp với công việc còn trống.

Tổ chức phải tuân theo một quy trình hoặc thủ tục tuyển chọn thích hợp, vì một số tiền khổng lồ được chi để thuê một ứng viên phù hợp cho một vị trí. Nếu lựa chọn sai, thì chi phí phát sinh trong việc tuyển chọn và đào tạo sai ứng viên sẽ là một tổn thất rất lớn cho nhà tuyển dụng về tiền bạc, công sức và cả thời gian. Do đó, lựa chọn là rất quan trọng và quá trình này phải hoàn hảo để cải thiện tổ chức.

Ưu điểm của Lựa chọn

Quá trình lựa chọn tốt mang lại những lợi thế sau:

Nó tiết kiệm chi phí và giảm nhiều thời gian và công sức.
Nó giúp tránh mọi thành kiến trong khi tuyển dụng đúng ứng viên.
Nó giúp loại bỏ những ứng viên thiếu kiến thức, năng lực và trình độ.
Nó cung cấp một hướng dẫn để đánh giá thêm các ứng viên thông qua xác minh nghiêm ngặt và kiểm tra tham chiếu.
Nó giúp so sánh các ứng viên khác nhau về năng lực, kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ làm việc, v.v.

Một quy trình tuyển chọn tốt giúp chọn được ứng viên tốt nhất cho yêu cầu của vị trí trống trong tổ chức.

Quy trình và các bước lựa chọn

Như chúng ta đã thảo luận rằng Lựa chọn là rất quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào để giảm thiểu tổn thất và tối đa hóa lợi nhuận. Do đó, thủ tục lựa chọn phải hoàn hảo. Một quy trình lựa chọn tốt cần bao gồm các bước sau:

Employment Interview- Phỏng vấn việc làm là một quá trình mà một đối một được thực hiện với người nộp đơn để biết rõ hơn về ứng viên. Nó giúp người phỏng vấn khám phá những phẩm chất bên trong của người nộp đơn và giúp đưa ra quyết định đúng đắn.
Checking References- Kiểm tra tài liệu tham khảo là một quá trình xác minh trình độ và kinh nghiệm của ứng viên với các tài liệu tham khảo do anh ta cung cấp. Những kiểm tra tham chiếu này giúp người phỏng vấn hiểu được hành vi, thái độ và hành vi của ứng viên với tư cách là một cá nhân và cũng như một người chuyên nghiệp.
Medical Examination- Khám sức khỏe là một quá trình, trong đó kiểm tra thể chất và tinh thần của người dự tuyển để đảm bảo rằng người đó có đủ khả năng thực hiện công việc hay không. Việc kiểm tra này giúp tổ chức lựa chọn những ứng viên phù hợp có đủ sức khỏe và tinh thần.
Final Selection - Lựa chọn cuối cùng là quá trình cuối cùng chứng minh rằng ứng viên đã đủ điều kiện trong tất cả các vòng của quá trình tuyển chọn và sẽ được cấp một giấy hẹn.

Một quy trình tuyển chọn với các bước trên sẽ giúp ích cho bất kỳ tổ chức nào trong việc lựa chọn và lựa chọn các ứng viên phù hợp cho công việc phù hợp.

Thương lượng lương được thực hiện trước khi phát hành thư mời. Đây là trọng tâm của quá trình tuyển dụng và lựa chọn, trong đó giá trị thực tế của một ứng viên phù hợp sẽ được đánh giá. Mức thù lao đưa ra cần được cân bằng, chấp nhận được và được sự đồng ý của cả hai bên - người sử dụng lao động và người lao động.

Một số tổ chức có salary grades, vốn đã được chỉ định cho từng và mọi vị trí, do đó, nhân viên mới cũng nhận được mức lương theo cấp bậc mà ứng viên đủ tiêu chuẩn và được lựa chọn.

Chiến thắng nghịch cảnh

Các cuộc đàm phán phải là một tình huống đôi bên cùng có lợi, nơi cả ứng viên và nhà tuyển dụng đều có lợi.

Nếu ứng viên kỳ vọng và yêu cầu mức lương cao hơn mức lương được đề nghị thì nhà tuyển dụng có thể nâng mức trọn gói (nếu ngân sách cho phép) trong các trường hợp sau:

Ứng viên có tài năng cao với tiềm năng mang lại kết quả tuyệt vời.
Ứng viên có những kỹ năng đặc biệt hiếm có trên thị trường.

Đôi khi nhu cầu về kỹ năng cao và thị trường không có đủ nguồn cung ứng viên đủ tiêu chuẩn để lấp đầy khoảng trống. Trong những trường hợp như vậy, đội ngũ nhân sự đưa ra các gói sinh lợi để thu hút các chuyên gia tài năng.

Việc thuê các nhà quản lý, hầu hết đều có ngân sách cho từng vị trí và họ phải chịu áp lực để thuê đúng ứng viên mà không vượt quá ngân sách được giao.

Mẹo để Đàm phán Mức lương Tốt

Các nhà quản lý tuyển dụng nên ghi nhớ những điểm sau khi thương lượng mức lương với một ứng viên tiềm năng -

Nghiên cứu trước về công việc đăng tuyển và hiểu rõ về nhu cầu và nguồn cung của các chuyên gia lành nghề trên thị trường việc làm.
Làm cho các ứng viên hiểu sự chia nhỏ của tổng số gói được cung cấp.
Đừng cho ứng viên biết mức lương tối đa có thể được đề nghị.
Đừng từ chối một ứng viên nếu kỳ vọng của anh ta vượt quá ngân sách, thay vì cố gắng làm cho họ hiểu những lợi ích bên lề đang được cung cấp trong gói.

Thương lượng lương là cực kỳ quan trọng, vì nó có thể đưa ra hoặc phá vỡ lựa chọn. Đôi khi, các nhà quản lý tuyển dụng có xu hướng đi quá đà và đưa ra một gói đặc biệt để thu hút một ứng viên phù hợp. Vào những thời điểm khác, một ứng viên tiềm năng từ chối lời đề nghị vì nó không đạt được kỳ vọng của anh ta. Do đó, điều rất quan trọng là phải duy trì sự cân bằng giữa việc thuê đúng ứng viên và làm việc trong phạm vi ngân sách được giao.

Đưa ra lời mời làm việc là giai đoạn cuối cùng của việc tuyển dụng và lựa chọn. Sau khi ứng viên được chọn, anh ta / cô ta sẽ được cấp một thư mời làm việc, trong đó mô tả việc chỉ định, vị trí công việc, vai trò, trách nhiệm, thù lao, lợi ích và một số điều khoản liên quan đến chính sách của công ty.

Hầu hết các chuyên gia nhân sự có xu hướng tin rằng đưa ra lời đề nghị là một quá trình đơn giản, nhưng trong nhiều trường hợp, thực tế không phải như vậy. Đưa ra lời đề nghị là một phần quan trọng của tuyển dụng và lựa chọn, bởi vì đó là một quá trình căng thẳng và đòi hỏi khắt khe cho đến khi ứng viên gia nhập công ty, sau khi đưa ra lời đề nghị. Ở giai đoạn này, rất nhiều trách nhiệm đặt lên vai nhân sự liên quan đến quy trình sau khi đưa ra lời đề nghị.

Làm thế nào để đưa ra một lời mời làm việc?

Đưa ra lời mời làm việc là một quá trình tế nhị và cần được xử lý cẩn thận. Kết quả của quá trình này có thể là một trong những kết quả sau:

ứng viên có thể chấp nhận và bắt đầu làm việc với tổ chức, hoặc.
ứng viên có thể chấp nhận một lời mời làm việc tốt hơn từ một tổ chức khác, nếu anh ta nhận được một lời mời.

Do đó, nhóm nhân sự nên hành động nhanh chóng ở giai đoạn của mình. Cần ghi nhớ những điểm sau khi đưa ra lời mời làm việc:

Do Not Delay - Phát hành thư mời ngay sau khi ứng viên được chọn, đặc biệt nếu nguồn lực có hạn.
Put the job offer on the table- Trong khi phát hành thư mời nhập học, đừng chờ đợi thời điểm thích hợp. Liên hệ với ứng viên được chọn qua điện thoại và xác nhận bằng lời nói rằng anh / cô ấy được chọn để điền vào vị trí còn trống.
Set a deadline to accept the offer- Một khi đề nghị được cấp cho ứng viên, hãy đặt ra một thời hạn hợp lý để chấp nhận đề nghị. Lấy xác nhận từ ứng viên rằng anh ấy / cô ấy sẽ tham gia vào ngày tham gia được đề cập trong thư mời.
Stay connected - Ngay cả sau khi đề nghị được ứng viên chấp nhận, người quản lý tuyển dụng có trách nhiệm liên lạc với ứng viên được chọn cho đến khi anh / cô ấy gia nhập tổ chức.

Sau khi tìm thấy nguồn lực phù hợp cho công việc còn trống trong tổ chức, lời đề nghị được chuẩn bị và phát hành cho ứng viên. Ở giai đoạn này, điều quan trọng là phải tuân theo một quy trình chính xác để kết thúc giao dịch và đảm bảo rằng ứng viên được chọn tham gia tổ chức theo các điều khoản được ban hành trong thư mời.

Chuẩn bị Thư mời làm việc

Sau khi đàm phán lương xong, bước tiếp theo là chuẩn bị và gửi thư mời làm việc. Trong quá trình xác nhận lời mời làm việc thông qua điện thoại hoặc thư, tốt nhất bạn nên đưa ra lời đề nghị ban đầu và thảo luận về các điều khoản của công việc.

Một lời mời làm việc chính thức nên bao gồm những điều sau:

Tên của nhân viên
Chức danh hoặc chỉ định của công việc
Thù lao hoặc tiền lương được đề nghị
Ngày bắt đầu làm việc
Vai trò và trách nhiệm của công việc
Điều khoản và điều kiện (hợp đồng / tạm thời / vĩnh viễn) của công việc
Bồi thường và lợi ích
Điều kiện trong thời gian thử việc
Điều kiện bổ sung, bao gồm xác minh lý lịch, pháp lý, v.v.

Sau khi thư mời được chuẩn bị và phát hành cho ứng viên được chọn, hãy yêu cầu ứng viên gửi bản sao có chữ ký của thư mời làm việc, như một dấu hiệu chấp nhận lời mời làm việc.

Quá trình tuyển dụng và lựa chọn bắt đầu ngay từ việc tìm hiểu các yêu cầu, tìm nguồn cung ứng, lên lịch, chọn lọc, phỏng vấn, lựa chọn và cuối cùng là phát hành thư mời. Quá trình sẽ không kết thúc cho đến khi ứng viên tham gia.

Điều gì tiếp theo sau khi đưa ra lời mời làm việc?

Nhân viên thường phải phục vụ notice periodtrước khi chuyển đổi công việc. Vì vậy, có một khoảng cách thời gian là một tháng hoặc lâu hơn sau khi một ứng viên chấp nhận Thư mời làm việc cho đến khi anh ta gia nhập tổ chức. Trong khoảng cách thời gian này, vai trò của một nhà tuyển dụng rất quan trọng vì ứng viên có thể tham gia hoặc không, ngay cả khi đã chấp nhận thư mời nhập học! Do đó, nhà tuyển dụng nên liên lạc với ứng viên thông qua thư / tin nhắn / cuộc gọi cho đến khi anh / cô ấy gia nhập công ty.

Sự giao tiếp này và mối quan hệ giữa nhà tuyển dụng và ứng viên sẽ giúp quá trình hoàn thành và giảm rủi ro khi ứng viên không gia nhập công ty. Do đó, giao tiếp đóng một vai trò quan trọng trong quá trình tuyển dụng và lựa chọn.

Các bước sau đây là quan trọng sau khi ứng viên chấp nhận Thư mời làm việc -

Documentation process - Quá trình này bao gồm việc thu thập các tài liệu như chứng chỉ giáo dục, bằng chứng id, bằng chứng địa chỉ, thư mời làm việc của công ty trước đây, thư giảm bớt, v.v. Nếu một ứng viên phản hồi tích cực, thì đó là một dấu hiệu cho thấy họ thực sự quan tâm đến việc gia nhập tổ chức.
Employment verification process- Thu thập một tài liệu xác minh việc làm, bao gồm các chi tiết của các nhà tuyển dụng trước đây và tài liệu tham khảo của họ. Nó cung cấp thông tin liên quan đến hành vi và thái độ của ứng viên.
Contacting the candidates- Tiếp xúc với ứng viên thông qua các cuộc gọi hoặc thư hoặc tin nhắn, điều này giúp xây dựng mối quan hệ giữa nhà tuyển dụng và nhân viên tiềm năng. Nó cũng giúp biết tình trạng của ứng viên tham gia tổ chức.
Resignation from current employment- Ngay sau khi một thư mời được phát cho ứng viên, hãy đảm bảo rằng ứng viên từ chức công việc hiện tại của mình và chia sẻ một bản sao của tài liệu / thư từ chức. Sau đó, hãy theo dõi tài liệu / thư chấp nhận từ chức từ nhà tuyển dụng hiện tại.
Following up for the joining date - Cuối cùng, hãy liên tục theo dõi ứng viên về ngày gia nhập, vì nó sẽ giúp biết được tình trạng của ứng viên gia nhập tổ chức theo ngày gia nhập được đề cập trong thư mời.

Tất cả những điểm trên giúp nhà tuyển dụng xác định được mối quan tâm và mức độ nghiêm túc của ứng viên khi tham gia tổ chức.