Quy trình tuyển dụng

Tuyển dụng là một quá trình tìm kiếm và thu hút các nguồn lực tiềm năng để lấp đầy các vị trí còn trống trong một tổ chức. Nó cung cấp nguồn ứng viên có khả năng và thái độ cần thiết để đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Quá trình tuyển dụng là một quá trình xác định vị trí công việc cần tuyển, phân tích các yêu cầu của công việc, xem xét đơn xin việc, sàng lọc, tuyển chọn và lựa chọn ứng viên phù hợp.

Để tăng hiệu quả của việc tuyển dụng, nhóm nhân sự của một tổ chức nên tuân theo năm phương pháp hay nhất (như trong hình sau). Năm thực hành này đảm bảo việc tuyển dụng thành công mà không bị gián đoạn. Ngoài ra, các thông lệ này cũng đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ trong quá trình tuyển dụng.

Quá trình tuyển dụng là bước đầu tiên để tạo ra một cơ sở nguồn lực mạnh mẽ. Quá trình này trải qua một quy trình có hệ thống bắt đầu từ việc tìm nguồn lực đến việc sắp xếp và thực hiện các cuộc phỏng vấn và cuối cùng là lựa chọn những ứng viên phù hợp.

Lập kế hoạch tuyển dụng

Lập kế hoạch tuyển dụng là bước đầu tiên của quy trình tuyển dụng, nơi các vị trí còn trống được phân tích và mô tả. Nó bao gồm các đặc điểm kỹ thuật và bản chất, kinh nghiệm, trình độ và kỹ năng cần thiết cho công việc, v.v.

Một kế hoạch tuyển dụng có cấu trúc là bắt buộc để thu hút các ứng viên tiềm năng từ một nhóm các ứng viên. Các ứng viên tiềm năng phải có trình độ, kinh nghiệm và khả năng đảm nhận các trách nhiệm cần thiết để đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Xác định vị trí tuyển dụng

Quy trình đầu tiên và quan trọng nhất của kế hoạch tuyển dụng là xác định vị trí tuyển dụng. Quá trình này bắt đầu với việc nhận được yêu cầu tuyển dụng từ các bộ phận khác nhau của tổ chức đến Bộ phận Nhân sự, nơi có:

Số lượng bài viết sẽ được lấp đầy
Số lượng vị trí
Nhiệm vụ và trách nhiệm phải thực hiện
Yêu cầu bằng cấp và kinh nghiệm

Khi vị trí tuyển dụng được xác định, người quản lý nguồn cung ứng có trách nhiệm xác định xem vị trí đó có được yêu cầu hay không, cố định hay tạm thời, toàn thời gian hay bán thời gian, v.v. Những thông số này cần được đánh giá trước khi bắt đầu tuyển dụng. Việc xác định, lập kế hoạch và đánh giá đúng cách dẫn đến việc tuyển dụng đúng nguồn lực cho nhóm và tổ chức.

Phân tích công việc

Phân tích công việc là một quá trình xác định, phân tích và xác định nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng, khả năng và môi trường làm việc của một công việc cụ thể. Những yếu tố này giúp xác định những gì một công việc đòi hỏi và một nhân viên phải có những gì để thực hiện công việc một cách hiệu quả.

Phân tích công việc giúp hiểu những nhiệm vụ nào là quan trọng và cách thực hiện chúng. Mục đích của nó là thiết lập và ghi lạijob relatedness về các thủ tục tuyển dụng như tuyển chọn, đào tạo, bồi thường và đánh giá hiệu suất.

Các bước sau đây rất quan trọng trong việc phân tích một công việc:

Ghi chép và thu thập thông tin công việc
Độ chính xác trong việc kiểm tra thông tin công việc
Tạo mô tả công việc dựa trên thông tin
Xác định các kỹ năng, kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc

Các sản phẩm tức thì của phân tích công việc là job descriptions và job specifications.

Mô tả công việc

Bản mô tả công việc là một tài liệu quan trọng, mang tính chất mô tả và chứa đựng tuyên bố cuối cùng của phân tích công việc. Mô tả này rất quan trọng cho một quá trình tuyển dụng thành công.

Bản mô tả công việc cung cấp thông tin về phạm vi của vai trò công việc, trách nhiệm và vị trí của công việc trong tổ chức. Và dữ liệu này cung cấp cho nhà tuyển dụng và tổ chức một ý tưởng rõ ràng về những gì một nhân viên phải làm để đáp ứng yêu cầu về trách nhiệm công việc của mình.

Mô tả công việc được tạo để thực hiện các quy trình sau:

Phân loại và xếp hạng công việc
Bố trí và định hướng các nguồn lực mới
Khuyến mãi và chuyển khoản
Mô tả con đường sự nghiệp
Sự phát triển trong tương lai của các tiêu chuẩn công việc

Bản mô tả công việc cung cấp thông tin về các yếu tố sau:

Chức danh công việc / Xác định công việc / Vị trí tổ chức
Nơi làm việc
Tóm tắt công việc
Nhiệm vụ công việc
Máy móc, Vật liệu và Thiết bị
Quy trình giám sát
Điều kiện làm việc
Mối nguy hiểm sức khỏe

Đặc tả công việc

Đặc tả công việc tập trung vào các thông số kỹ thuật của ứng viên, người mà nhóm nhân sự sẽ thuê. Bước đầu tiên trong đặc tả công việc là chuẩn bị danh sách tất cả các công việc trong tổ chức và các vị trí của nó. Bước thứ hai là tạo thông tin của từng công việc.

Thông tin này về từng công việc trong một tổ chức như sau:

Thông số vật lý
Đặc điểm tinh thần
Đặc điểm vật lý
Thông số cảm xúc
Đặc điểm hành vi

Tài liệu đặc tả công việc cung cấp thông tin về các yếu tố sau:

Qualification
Experiences
Đào tạo và phát triển
Yêu cầu kỹ năng
Trách nhiệm công việc
Đặc điểm cảm xúc
Lập kế hoạch nghề nghiệp

Đánh giá công việc

Đánh giá công việc là một quá trình so sánh phân tích, đánh giá và xác định giá trị / giá trị tương đối của một công việc so với các công việc khác trong tổ chức.

Mục tiêu chính của việc đánh giá công việc là phân tích và xác định công việc nào yêu cầu mức lương bao nhiêu. Có một số phương pháp nhưjob grading, job classifications, job ranking, v.v., có liên quan đến đánh giá công việc. Đánh giá công việc là cơ sở cho việc đàm phán tiền lương và tiền lương.

Chiến lược tuyển dụng

Chiến lược tuyển dụng là bước thứ hai của quá trình tuyển dụng, nơi một chiến lược được chuẩn bị để thuê các nguồn lực. Sau khi hoàn thành việc chuẩn bị các bản mô tả công việc và đặc tả công việc, bước tiếp theo là quyết định áp dụng chiến lược nào để tuyển dụng các ứng viên tiềm năng cho tổ chức.

Trong khi chuẩn bị chiến lược tuyển dụng, nhóm nhân sự cân nhắc những điểm sau:

Tạo hoặc mua nhân viên
Các hình thức tuyển dụng
Khu vực địa lý
Nguồn tuyển dụng

Việc xây dựng chiến lược tuyển dụng là một quá trình lâu dài, nhưng có một chiến lược đúng đắn là điều bắt buộc để thu hút được đúng ứng viên. Các bước liên quan đến việc phát triển một chiến lược tuyển dụng bao gồm:

Thành lập nhóm hội đồng quản trị
Phân tích chiến lược nhân sự
Thu thập dữ liệu có sẵn
Phân tích dữ liệu thu thập được
Đặt chiến lược tuyển dụng

Tìm kiếm ứng viên phù hợp

Tìm kiếm là quá trình tuyển dụng mà các nguồn lực được lấy ra tùy thuộc vào yêu cầu của công việc. Sau khi chiến lược tuyển dụng được thực hiện, việc tìm kiếm ứng viên sẽ được khởi tạo. Quá trình này bao gồm hai bước -

Source activation - Sau khi quản lý tuyến xác minh và cho phép sự tồn tại của vị trí tuyển dụng, việc tìm kiếm ứng viên bắt đầu.
Selling - Tại đây, tổ chức lựa chọn phương tiện truyền thông mà thông qua đó, việc truyền thông tin tuyển dụng đến được với các ứng viên tiềm năng.

Tìm kiếm liên quan đến việc thu hút người tìm việc vào vị trí tuyển dụng. Các nguồn được chia thành hai loại:Internal Sources và External Sources.

Nguồn nội bộ

Các nguồn tuyển dụng nội bộ đề cập đến việc thuê nhân viên trong tổ chức thông qua -

Promotions
Transfers
Nhân viên cũ
Quảng cáo nội bộ (Đăng tuyển dụng)
Nhân viên giới thiệu
Ứng viên trước đây

Nguồn lực bên ngoài

Các nguồn tuyển dụng bên ngoài đề cập đến việc thuê nhân viên bên ngoài tổ chức thông qua -

Tuyển dụng trực tiếp
Trao đổi việc làm
Cơ quan việc làm
Advertisements
Hiệp hội nghề nghiệp
Tuyển dụng tại cơ sở
Câu cửa miệng

Sàng lọc / Danh sách rút gọn

Việc sàng lọc bắt đầu sau khi hoàn thành quá trình tìm nguồn ứng viên. Sàng lọc là quá trình lọc hồ sơ của các ứng viên để tiếp tục lựa chọn.

Sàng lọc là một phần không thể thiếu của quá trình tuyển dụng giúp loại bỏ các ứng viên không đủ tiêu chuẩn hoặc không phù hợp, được nhận thông qua tìm nguồn cung ứng. Quá trình sàng lọc tuyển dụng bao gồm ba bước:

Xem xét Sơ yếu lý lịch và Thư xin việc

Phản biện là bước đầu tiên của việc sàng lọc ứng viên. Trong quá trình này, hồ sơ của các ứng viên được xem xét và kiểm tra về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc và lý lịch tổng thể của ứng viên phù hợp với yêu cầu của công việc

Trong khi xem xét hồ sơ, giám đốc nhân sự phải ghi nhớ những điểm sau để đảm bảo sàng lọc tốt hơn các ứng viên tiềm năng -

Lý do thay đổi công việc
Trường tồn với mỗi tổ chức
Khoảng cách dài trong việc làm
Job-hopping
Thiếu tiến bộ trong sự nghiệp

Thực hiện phỏng vấn qua điện thoại hoặc video

Thực hiện các cuộc phỏng vấn qua điện thoại hoặc video là bước thứ hai để sàng lọc ứng viên. Trong quá trình này, sau khi hồ sơ được sàng lọc, người quản lý tuyển dụng sẽ liên hệ với các ứng viên qua điện thoại hoặc video. Quá trình sàng lọc này có hai kết quả:

Nó giúp xác minh các ứng cử viên, liệu họ có đang hoạt động và sẵn sàng hay không.
Nó cũng giúp đưa ra cái nhìn sâu sắc về thái độ, khả năng trả lời câu hỏi phỏng vấn và kỹ năng giao tiếp của ứng viên.

Xác định các ứng cử viên hàng đầu

Xác định các ứng viên hàng đầu là bước cuối cùng để sàng lọc hồ sơ / ứng viên. Trong quá trình này, lớp sơ yếu lý lịch / lớp trên cùng được đưa vào danh sách chọn lọc, điều này giúp người quản lý tuyển dụng dễ dàng đưa ra quyết định. Quá trình này có ba kết quả sau:

Chọn lọc từ 5 đến 10 hồ sơ để người quản lý tuyển dụng xem xét
Cung cấp thông tin chi tiết và đề xuất cho người quản lý tuyển dụng
Giúp các nhà quản lý tuyển dụng đưa ra quyết định trong việc tuyển dụng ứng viên phù hợp

Đánh giá và Kiểm soát

Đánh giá và kiểm soát là giai đoạn cuối cùng trong quá trình tuyển dụng. Trong quá trình này, hiệu quả và hiệu lực của quy trình và phương pháp được đánh giá. Tuyển dụng là một quá trình tốn kém, do đó điều quan trọng là phải đánh giá kỹ lưỡng hiệu quả của quá trình tuyển dụng.

Các chi phí phát sinh trong quá trình tuyển dụng phải được đánh giá và kiểm soát một cách hiệu quả. Chúng bao gồm những điều sau:

Tiền lương cho người tuyển dụng
Chi phí quảng cáo và các chi phí khác phát sinh trong các phương pháp tuyển dụng, tức là phí đại lý.
Chi phí quản lý và chi phí tuyển dụng
Làm thêm giờ và chi phí chưa trả, trong khi các vị trí tuyển dụng vẫn chưa được lấp đầy
Chi phí phát sinh trong việc tuyển dụng các ứng viên phù hợp cho quá trình tuyển chọn cuối cùng
Quản lý và các Chuyên gia dành thời gian để chuẩn bị bản mô tả công việc, đặc điểm công việc và thực hiện các cuộc phỏng vấn.

Cuối cùng, câu hỏi được đặt ra là các phương pháp tuyển dụng được sử dụng có hợp lệ hay không? Và liệu bản thân quá trình tuyển dụng có hiệu quả hay không? Thông tin thống kê về chi phí phát sinh cho quá trình tuyển dụng cần có hiệu quả.