Kỹ thuật quản lý thời gian
Nhiều người phàn nàn không công bằng rằng họ không có đủ thời gian để làm nhiều việc mà họ muốn làm. Bây giờ, khi Tổng thống của một quốc gia nói điều đó, bạn sẽ đồng ý và nói, “đó là một người đàn ông bận rộn”, nhưng khi ai đó trong số bạn bè của bạn nói điều đó, điều đó không có nghĩa là anh ta có rất ít thời gian; chỉ là anh ấy có rất ít kỹ năng quản lý thời gian.
Chúng ta có xu hướng nhầm lẫn giữa công việc khẩn cấp và công việc quan trọng. Khi đối mặt với một tình huống, nơi bạn phải lựa chọn giữa một nhiệm vụ cần được thực hiện khẩn cấp và một nhiệm vụ mà chúng ta hiểu là rất quan trọng, chúng ta thường không biết khi cố gắng tìm ra đâu là ưu tiên ở đây.
Các công việc khẩn cấp như thực hiện các bản in hoặc chuyển tiếp email có thể khiến bạn chú ý và mất tập trung vào những việc quan trọng. Tương tự, nói rằng bạn đang bận một cuộc họp quan trọng khi sếp của bạn đang chờ đợi để nói chuyện với bạn cũng không phải là một ưu tiên dễ chịu.
Học cách phân chia hai loại công việc khác nhau này thành thói quen hàng ngày của chúng ta, để các nhiệm vụ khẩn cấp của chúng ta không trùng lặp với những công việc quan trọng và ngược lại là cốt lõi của khái niệm quản lý thời gian.
Ma trận quản lý thời gian
Eisenhower đã xác định rõ ràng sự khác biệt giữa nhiệm vụ khẩn cấp và nhiệm vụ quan trọng. Định nghĩa này hiện được coi là nền tảng của sự phân loại quan trọng trong các công việc liên quan đến thời gian.
Theo ông, những nhiệm vụ khẩn cấp là những nhiệm vụ đưa mọi thứ vào chuyển động và khiến một người bắt đầu hành động, kể cả tinh thần hay thể chất, ngay lập tức. Điều này bao gồm các cuộc gọi khẩn cấp, email, cuộc họp, cuộc trò chuyện nhóm, lên tàu, trả lời tin nhắn lạm dụng, v.v.
Mặt khác, những nhiệm vụ quan trọng là những nhiệm vụ tiết lộ giá trị của chúng về lâu dài. Chúng là những thứ cần có thời gian để chuyển giao và cần sự trưởng thành, thoải mái và suy nghĩ toàn diện. Lý do cần thời gian để phân phối là nó liên quan đến nhiều thông số đòi hỏi thời gian và suy nghĩ như nhau. Sự nhấn mạnh ở đây là chất lượng của kết quả của hành động.
So với điều này, một hành động khẩn cấp đòi hỏi một số hành động rất cụ thể và hạn chế, vì trọng tâm ít hơn vào chất lượng và nhiều hơn vào việc hoàn thành nó trong một khung thời gian giới hạn.
Có những tình huống mà một công việc quan trọng cũng có thể là một công việc khẩn cấp, tuy nhiên, trong một môi trường làm việc lý tưởng, đây là một tình huống hiếm gặp.
Hãy ghi nhớ điều này, các nhiệm vụ có thể được sắp xếp theo góc phần tư được gọi là “Khẩn cấp so với Góc phần tư quan trọng”. Theo đó, các nhiệm vụ có thể được chia thành bốn loại:
Quadrant-1 = Nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng
Quadrant-2 = Nhiệm vụ khẩn cấp và không quan trọng
Quadrant-3 = Nhiệm vụ không khẩn cấp và quan trọng
Quadrant-4 = Nhiệm vụ không khẩn cấp và không quan trọng
Quadrant-1- xác định các nhiệm vụ không chỉ rất quan trọng mà còn cần phải thực hiện trong một khoảng thời gian. Xử lý tình huống khủng hoảng, quản lý thảm họa, đáp ứng thời hạn dự án là những nhiệm vụ gây căng thẳng cho sản lượng chất lượng cao trong một khung thời gian eo hẹp.
Quadrant-2- xác định những nhiệm vụ có thể cần trong thời gian ngắn nhưng có thể không quan trọng. Các nhiệm vụ như bắt chuyến xe buýt sớm nhất vào tối thứ Sáu, trả lời tin nhắn văn bản ngay khi chúng tôi nhận được, gọi điện cho đồng nghiệp, chuyển tiếp email là khẩn cấp nhưng kết quả không cần quá cao về chất lượng.
Quadrant-3- xác định các nhiệm vụ có thể không khẩn cấp nhưng rất quan trọng. Ví dụ như xây dựng mối quan hệ, lập kế hoạch chiến lược mất rất nhiều thời gian để thực hiện, nhưng rất quan trọng.
Quadrant-4- xác định những nhiệm vụ không khẩn cấp hoặc không quan trọng. Chúng bao gồm các nhiệm vụ như trò chuyện với bạn bè, tán gẫu những tài liệu không liên quan. Họ thực sự lãng phí thời gian. Nhiều khi chúng ta nói rằng chúng ta không có thời gian để làm những việc được phân loại dưới Góc phần tư-1, 2, 3 chỉ vì họ đang bận trong các nhiệm vụ dưới góc phần tư-4.