Workflow-Prozesse

Mit Workflows in CRM können Sie einfache und komplexe Geschäftsprozesse in CRM automatisieren. Sie können entweder Workflows mit sofort einsatzbereiten CRM-Funktionen erstellen oder benutzerdefinierte Workflows mit .NET-Code schreiben, um komplexe Workflows zu implementieren. Workflow-Prozesse werden im Hintergrund oder in Echtzeit ausgeführt und erfordern optional eine Benutzereingabe.

Workflows können basierend auf bestimmten Bedingungen ausgelöst oder sogar manuell von den Benutzern gestartet werden. Intern werden CRM-Workflows mit Windows Workflow Foundation implementiert. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Workflows konfigurieren.

Das Konfigurieren eines Workflows besteht aus den folgenden Hauptteilen (nacheinander):

Konfigurieren Sie die Entität, auf der der Workflow ausgeführt wird
Konfigurieren Sie, ob der Workflow synchron oder asynchron ausgeführt wird
Konfigurieren Sie die Nachricht (Ereignis), auf der der Workflow ausgeführt wird
Konfigurieren Sie den Bereich, in dem der Workflow ausgeführt wird
Konfigurieren Sie die Phasen und Schritte (Aktionen) des Workflows

Synchroner / asynchroner Workflow

Wenn Sie einen Workflow erstellen, wird die Option "Diesen Workflow ausführen" im Hintergrund (empfohlen) angezeigt, mit der festgelegt wird, ob der Workflow in Echtzeit (synchron) oder im Hintergrund (asynchron) ausgeführt wird.

Im Allgemeinen wird empfohlen, die Workflows im Hintergrund auszuführen, da sie nach Bedarf Systemressourcen verwenden. Sie können jedoch jederzeit von einem Echtzeit-Workflow zu einem Hintergrund-Workflow und umgekehrt zurückkehren.

Workflow-Nachrichten

Workflows können für bestimmte Ereignisse wie folgt registriert werden:

Wenn ein Datensatz erstellt wird
Wenn sich ein Datensatzstatus ändert
Wenn ein Datensatz zugewiesen ist
Wenn sich ein Datensatzfeldwert ändert
Wenn ein Datensatz gelöscht wird

Workflow-Bereich

In Workflows können Sie den Bereich festlegen, in dem der Workflow ausgeführt wird. Im Folgenden sind die unterstützten Workflow-Bereiche aufgeführt:

User	Der Workflow wird nur für die Datensätze ausgeführt, die demselben Benutzer gehören wie der Workflowbenutzer.
Business Unit	Der Workflow wird auf den Datensätzen ausgeführt, die den Benutzern der Geschäftseinheit gehören, genau wie der Workflowbenutzer.
Parent Child Business Units	Der Workflow wird in den Datensätzen ausgeführt, die den Benutzern der Geschäftseinheit gehören, ebenso wie der Workflowbenutzer sowie in allen untergeordneten Geschäftseinheiten.
Organization	Der Workflow wird für Datensätze ausgeführt, die jedem Benutzer in CRM gehören.

Workflow-Schritte

Workflows in CRM sind eine Kombination aus einer Reihe von Schritten, denen der Workflow folgen wird. Sie können diese Schritte sogar in logische Stufen unterteilen. Die folgenden Schritte werden von CRM-Workflows unterstützt:

Conditional Steps

Check Condition	Gibt eine logische "if (Bedingung) - dann" -Anweisung an.
Conditional Branch	Gibt eine logische Anweisung "else - if - then" an. Dies kann nur mit einer Prüfbedingung verwendet werden.
Default Action	Gibt eine logische "else" -Anweisung an. Dies kann nur mit einer Prüfbedingung verwendet werden.

Wait Steps

Wait Condition	Wartet, bis eine bestimmte Bedingung erfüllt ist. Gilt nicht für Echtzeit-Workflows.
Parallel Wait Branch	Gibt eine alternative Wartebedingung mit einer Reihe zusätzlicher Schritte an, die ausgeführt werden können, sobald die anfänglichen Kriterien erfüllt sind.

Action Steps

Create Record	Erstellt einen Datensatz der angegebenen Entität mit den angegebenen Standardwerten.
Update Record	Aktualisiert den ausgewählten Datensatz mit angegebenen oder dynamischen Werten.
Assign Record	Weist den ausgewählten Datensatz einem Benutzer oder Team zu.
Send Email	Sendet eine E-Mail.
Perform Action	Gibt die benutzerdefinierten Workflow-Schritte (und Aktionen) an. Diese benutzerdefinierten Schritte müssen von einem CRM-Entwickler entwickelt werden.
Change Status	Ändert den Status des ausgewählten Datensatzes.
Stop Workflow	Stoppt den aktuellen Workflow

Workflow-Beispiel

In diesem Beispiel erstellen wir einen einfachen Workflow, der im Hintergrund ausgeführt wird, um einen neu erstellten Kontaktdatensatz einem bestimmten Benutzer zuzuweisen und anschließend eine Begrüßungs-E-Mail an den Kunden zu senden.

Step 1 - Gehen Sie zu Einstellungen → Prozesse.

Step 2 - Klicken Sie auf Neu.

Step 3 - Geben Sie im Fenster CreateProcess die folgenden Details ein:

Process Name - Neukunden-Workflow (Dies kann ein beliebiger Name sein)

Category - Workflow

Entity - Kontakt (Dies ist die Entität, auf der Sie den Workflow erstellen. In unserem Fall ist es Kontakt)

Run this workflow in the background (recommended)- Aktivieren Sie diese Option, während wir einen asynchronen Hintergrundworkflow erstellen. Klicken Sie abschließend auf OK.

Step 4 - Geben Sie im Fenster Neuer Prozess die folgenden Details ein:

Activate As - Prozess

Scope - Benutzer

Start when - Datensatz wird erstellt

Klicken Add Step → Datensatz zuweisen.

Step 5- Sie sehen einen neuen Schritt zum Workflow hinzugefügt. In diesem Schritt geben wir den Benutzer an, dem alle erstellten Kontakte zugewiesen werden sollen. Geben Sie den Namen des Schritts als einAssign Record to Team. Die Option Zuweisen wird standardmäßig als die Entität verwendet, für die wir den Workflow erstellen (in unserem Fall Kontakt). Klicken Sie auf das Suchsymbol.

Step 6- Wählen Sie im Suchfenster einen beliebigen Benutzer aus. Sie können sogar ein bestimmtes Team auswählen, dem Sie die Datensätze zuweisen möchten. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Step 7- Fügen Sie einen weiteren Schritt hinzu, indem Sie auf Schritt hinzufügen → E-Mail senden klicken. In diesem Schritt konfigurieren wir das Senden von E-Mails an den Kunden.

Step 8- Ein neuer Schritt wird hinzugefügt. Geben Sie den Namen als E-Mail an Kunden senden ein. Klicken Sie auf Eigenschaften festlegen.

Step 9 - Führen Sie im nächsten Fenster zum Konfigurieren von E-Mails die folgenden Vorgänge aus:

From- Klicken Sie auf Von Feld. Wählen Sie im rechten Bereich OwningUser und User aus. Klicken Sie auf Hinzufügen → OK.

To- Klicken Sie auf das Feld An. Wählen Sie im rechten Bereich Kontakt und Kontakt aus. Klicken Sie auf Hinzufügen → OK.

Subject - Geben Sie einen relevanten Betreff ein.

Body - Geben Sie einen relevanten Body-Inhalt ein.

Step 10 - Klicken Sie auf Speichern und dann auf Aktivieren.

Step 11 - Klicken Sie im folgenden Popup "Bestätigung aktivieren" auf "Aktivieren".

Step 12- Gehen Sie zur Registerkarte Kontakte und erstellen Sie einen neuen Kontakt. Sobald Sie durch Speichern des Datensatzes einen neuen Kontakt erstellen, wird das Feld Eigentümer auf den Benutzer gesetzt, den Sie im Workflow konfiguriert haben. Wenn Sie auf die Registerkarte Aktivitäten klicken, wird eine E-Mail-Aktivität für diesen Kontakt erstellt. Dies bestätigt, dass der Workflow erfolgreich ausgeführt wurde.

Workflow vs Plugin

Workflows und Plugins können sowohl zur Erweiterung als auch zur Automatisierung von CRM-Funktionen verwendet werden. In vielen Szenarien können beide Ansätze austauschbar verwendet werden. Wenn Sie beispielsweise einfach eine E-Mail an Ihre Kunden senden müssen, können Sie dies entweder über ein Plugin oder einen Workflow tun.

Wie wählen Sie zwischen dem Erstellen eines Workflows und dem Plugin? Die folgende Liste versucht das gleiche zu erklären -

Obwohl sowohl Plugins als auch Workflows zum Ausführen von synchroner und asynchroner Logik verwendet werden können, werden Plugins im Allgemeinen für synchrone Logik bevorzugt, während Workflows für asynchrone Logik verwendet werden.
Um eine komplexe Geschäftslogik zu implementieren, werden Plugins im Allgemeinen Workflows vorgezogen. Workflows werden bevorzugt, wenn Sie relativ einfachere Funktionen erreichen möchten (z. B. Senden von E-Mails, Zuweisen von Benutzern usw.).
Plugins müssen mit Codierung entwickelt werden, während Workflows direkt von Geschäftsbenutzern ohne Kenntnis der Workflows konfiguriert werden können.
Workflows können bei Bedarf ausgeführt werden. Wenn es Anforderungen gibt, bei denen der Benutzer eine Logik manuell ausführen möchte, sind Workflows die bessere Wahl.
Aufgrund der Auswirkungen auf die Leistung bieten synchrone Plugins eine bessere Leistung (und einen besseren Durchsatz) als Echtzeit-Workflows in Szenarien, in denen die Anforderungshäufigkeit höher ist.

Fazit

Dieses Kapitel führte uns in eine der sehr wichtigen Funktionen von CRM - Workflows ein. Wir haben zuerst die Sync / Async-Workflows, Nachrichten, den Umfang und die Schritte verstanden und uns schließlich ein Live-Beispiel für das Erstellen und Ausführen eines Workflows angesehen. Schließlich haben wir die Unterschiede zwischen einem Workflow und einem Plugin gesehen.