Microsoft Visio - Verwenden des Organigramm-Assistenten
Obwohl Sie das Organigramm manuell mit verschiedenen Formen im Bereich "Formen" erstellen können, bietet Visio auch eine automatisierte Möglichkeit, Informationen über Ihre Organisation aus einer externen Quelle zu importieren. In diesem Kapitel werden wir uns mit dem Importieren von Daten aus Informationen in einer Excel-Tabelle befassen.
Erstellen von Informationen in einer Excel-Tabelle
Erstellen Sie eine Excel-Tabelle oder verwenden Sie eine vorhandene, die einige wichtige Informationen in der Kopfzeile enthält, die zum Erstellen eines Organigramms verwendet werden. Wichtige Informationen sind Mitarbeiter, Titel, Manager und Abteilung. Die Felder Mitarbeiter und Manager sind obligatorisch und die anderen sind optional.
Darüber hinaus können Sie ein Feld namens Master_Shape einfügen, das die genaue Form angibt, die für einen bestimmten Mitarbeiter verwendet werden soll. Beachten Sie, dass der Name Master_Shape so wie er ist verwendet werden muss, damit Visio dem Mitarbeiter eine bestimmte Form zuweist.
Starten des Organigramm-Assistenten
Es gibt zwei Möglichkeiten, den Organigramm-Assistenten zu starten. Die erste Methode umfasst die Verwendung des Organigramm-Assistenten aus dem Abschnitt Vorlagen im Menü Neu.
Die andere Methode besteht darin, den Befehl Importieren im Abschnitt Organisationsdaten auf der Registerkarte Organigramm in der Multifunktionsleiste zu verwenden, wenn Sie bereits ein Organigramm erstellt haben.
Die zweite Methode wird empfohlen, wenn Sie die Hintergrundformatierung benötigen, um sie auf alle Seiten im Organigramm zu übertragen. Bei der ersten Methode werden alle erforderlichen Seiten erstellt. Sie müssen jedoch jede Seite einzeln formatieren. Dies kann mühsam werden, wenn Ihre Organisation groß ist.
In beiden Fällen wird der Organigramm-Assistent angezeigt, in dem Sie die Funktionen Ihres Organigramms festlegen können.
Verwenden des Organigramm-Assistenten
Der erste Bildschirm des Organigramm-Assistenten bietet die Möglichkeit, entweder die vorhandenen Informationen aus einer Datei auszuwählen oder Informationen manuell einzugeben. In diesem Beispiel wählen wir die erste Option. Klicken Sie auf Weiter, um mit dem nächsten Bildschirm des Assistenten fortzufahren.
Im folgenden Bildschirm können Sie die Quelle auswählen, in der die Organisationsinformationen gespeichert sind. Dies kann ein Speicherort auf einem Microsoft Exchange Server, ein lokaler Text, eine CSV- oder Excel-Datei oder eine ODBC-kompatible Datenquelle sein. Wählen Sie die zweite Option und klicken Sie auf Weiter.
Geben Sie nun den Speicherort oder Pfad zur Excel-Datei ein und klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie in diesem Bildschirm in der Dropdown-Liste Name das Feld in der Excel-Tabelle aus, das den Namen des Mitarbeiters enthält. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Berichte an das Feld in der Excel-Tabelle aus, das den Berichtsmanager angibt. Wenn sich der Name und der Vorname in verschiedenen Feldern befinden, geben Sie das Feld mit dem Vornamen des Mitarbeiters in der Dropdown-Liste Vorname an.
Visio kombiniert die Felder Name und Vorname, um den vollständigen Namen des Mitarbeiters zu generieren. Klicke weiter um fortzufahren.
Das Feld Datendateispalten listet alle Datenfelder auf, die in der Kopfzeile der Excel-Datei vorhanden sind. Sie können die Felder auswählen, die im Abschnitt Angezeigte Felder angezeigt werden sollen, indem Sie die erforderlichen Felder auswählen und dann auf Hinzufügen klicken. Klicken Sie auf Weiter, sobald die gewünschten Felder hinzugefügt wurden.
Im nächsten Bildschirm können Sie die Felder auswählen, auf denen die Formdaten basieren sollen. Die Formdatenfelder ähneln den im vorherigen Schritt ausgewählten Feldern, sodass Sie sie in den meisten Fällen als solche belassen können. Bei Bedarf können Sie auch zusätzliche Felder hinzufügen.
Im folgenden Bildschirm können Sie Bilder der Mitarbeiter einfügen. Wenn Sie Bilder im gleichen Format wie die Mitarbeiternamen beschriftet haben, können Sie auf den Speicherort des Ordners verweisen, der Bilder aller Mitarbeiter enthält. Oder Sie können einfach festlegen, dass keine Bilder eingefügt werden sollen.
In diesem Bildschirm können Sie auswählen, wie viele Organisationsinformationen auf einer Seite angezeigt werden sollen, wenn sich viele Mitarbeiter auf mehreren Seiten befinden. Sie können auch festlegen, dass Visio das Organigramm automatisch über mehrere Seiten verteilt. Stellen Sie sicher, dass Hyperlink-Mitarbeiterformen über Seiten hinweg und Mitarbeiterformen über Seiten hinweg synchronisieren ausgewählt sind. Klicken Sie auf Fertig stellen, um das Organigramm endgültig zu erstellen.
Nachdem Sie auf Fertig stellen geklickt haben, beginnt Visio mit der Verarbeitung von Informationen aus der Excel-Tabelle und erstellt das Organigramm basierend auf den im Assistenten angegebenen Parametern. Sie sehen eine Fortschrittsanzeige, die den Status der Erstellung anzeigt.
