MS Access - Datenimport
In diesem Kapitel werden wir uns mit dem Importieren von Daten in Access und den Arten von Daten befassen, die Sie mit Access importieren können. Normalerweise werden Daten in verschiedenen Formaten, Dateien und Speicherorten gespeichert, was es schwierig macht, sie abzurufen und zu verwenden. Wenn Sie Daten in einer Tabelle, einer SharePoint-Liste oder einem anderen Format haben, können Sie diese mit nur wenigen Schritten in eine Access-Datenbank importieren, sodass sie in Access wesentlich einfacher verfügbar sind.
Der Befehl Speichern unter wird im Allgemeinen verwendet, um ein Dokument in einem anderen Format zu speichern, damit Sie es in einem anderen Programm öffnen können.
In Access können Sie den Befehl Speichern unter nicht auf die gleiche Weise verwenden. Sie können Access-Objekte als andere Access-Objekte speichern, aber Sie können eine Access-Datenbank nicht als Tabellenkalkulationsdatei speichern.
Um Access als Tabellenkalkulationsdatei zu speichern, müssen Sie die Importfunktion auf der Registerkarte Externe Daten verwenden.
Verschiedene Arten des Datenzugriffs können importiert werden
Um zu verstehen, welche Art von Daten Sie in die Access-Daten importieren können, lassen Sie uns Ihre Datenbank öffnen und zur Registerkarte Externe Daten wechseln.
In der Gruppe Import & Link sehen Sie die verschiedenen Optionen für den Datenimport in Access. Im Folgenden sind die am häufigsten verwendeten Datenimportformate aufgeführt.
- Microsoft Office Excel
- Microsoft Office Access
- ODBC-Datenbanken (z. B. SQL Server)
- Textdateien (abgegrenzt oder mit fester Breite)
- XML-Dateien
Beispiel
Schauen wir uns ein einfaches Beispiel für den Datenimport aus einer Excel-Datei an. Hier sind die Daten in der Access-Datei.
Um die Daten in Access zu importieren, müssen Sie zuerst die Access-Datenbank öffnen und dann wie im folgenden Screenshot zur Registerkarte Externe Daten wechseln.
In der Gruppe Import & Link sehen Sie eine Option Excel. Klicken wir auf diese Option.
Durchsuchen Sie die Excel-Datei, aus der Sie Daten importieren möchten, und haben Sie dann verschiedene Möglichkeiten, Daten zu speichern. Lassen Sie uns die erste Option auswählen und auf OK klicken.
Hier sehen Sie die Vorschau Ihrer Daten. Klicken Sie nun auf Weiter.
In der Vorschau sehen Sie nun, dass die erste Zeile die Spaltenüberschriften enthält. Aktivieren Sie jetzt das Kontrollkästchen und klicken Sie auf Weiter.
Sie sehen nun ein Dialogfeld, in dem Sie den Datentyp für jede Spalte / jedes Feld festlegen können. Wenn Sie kein Feld importieren möchten, aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen Feld nicht importieren. Wenn Sie mit dem Feld Vorname fertig sind, klicken Sie einfach auf das Feld MiddleInitial.
Lassen Sie uns nun alle Felder durchgehen und dann auf Weiter klicken.
Hier sind die verschiedenen Optionen für den Primärschlüssel. Lassen Sie uns die erste Option auswählen und auf Weiter klicken.
Im letzten Dialogfeld können Sie den Tabellennamen Ihrer Wahl eingeben und auf Fertig stellen klicken.
Wenn Sie alle diese Schritte speichern möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen und schließen Sie das Dialogfeld.
Gehen wir jetzt zum Navigationsbereich. Hier wird eine neue Tabelle hinzugefügt. Wenn Sie die neu hinzugefügte Tabelle öffnen, werden alle Ihre Daten in Access angezeigt.
Beispiel
Schauen wir uns nun ein weiteres Beispiel für den Import von Daten aus der Access-Datenbank an. Gehen wir noch einmal zur Registerkarte "Extern".
Klicken Sie in der Gruppe Import & Link auf die Option Access.
Durchsuchen Sie die Access-Datenbank, aus der Sie die Daten importieren möchten, und wählen Sie dann die erste Option aus, die Tabellen, Abfragen, Formulare usw. importieren lautet. Klicken Sie nun auf OK.
Im obigen Dialogfeld sehen Sie verschiedene Registerkarten für Tabellen, Abfragen, Formulare usw., auf denen Sie auswählen können, welche Art von Daten Sie importieren möchten.
Lass uns zum gehen ReportsKlicken Sie auf die Registerkarte und wählen Sie einen Bericht aus, den Sie importieren möchten. Sie können auch alle Daten auswählen, indem Sie auf klickenSelect AllTaste. Lassen Sie uns auswählenProjects und klicken Sie auf Ok.
Schließen Sie nun das Dialogfeld. Im Navigationsbereich sehen Sie, dass ein neuer Bericht hinzugefügt wird. Lassen Sie uns diesen Bericht öffnen und Sie werden alle Daten in diesem Bericht sehen.
