MS Access - Kurzanleitung
Microsoft Access ist ein Database Management System (DBMS) von Microsoft, das das relationale Microsoft Jet Database Engine mit einer grafischen Benutzeroberfläche und Softwareentwicklungstools kombiniert. Es ist Mitglied der Microsoft Office-Anwendungssuite, die in den professionellen und höheren Editionen enthalten ist.
Microsoft Access ist nur ein Teil der gesamten Datenmanagement-Produktstrategie von Microsoft.
Es speichert Daten in einem eigenen Format basierend auf der Access Jet Database Engine.
Wie bei relationalen Datenbanken können Sie auch bei Microsoft Access verwandte Informationen einfach verknüpfen. Zum Beispiel Kunden- und Bestelldaten. Access 2013 ergänzt jedoch auch andere Datenbankprodukte, da es über mehrere leistungsstarke Konnektivitätsfunktionen verfügt.
Es kann auch Daten importieren oder direkt mit Daten verknüpfen, die in anderen Anwendungen und Datenbanken gespeichert sind.
Wie der Name schon sagt, kann Access direkt mit Daten aus anderen Quellen, einschließlich vieler gängiger PC-Datenbankprogramme, mit vielen SQL-Datenbanken (Structured Query Language) auf dem Desktop, auf Servern, auf Minicomputern oder auf Mainframes und mit auf gespeicherten Daten arbeiten Internet- oder Intranet-Webserver.
Access kann auch eine Vielzahl anderer Datenformate verstehen und verwenden, einschließlich vieler anderer Datenbankdateistrukturen.
Sie können Daten direkt in Textverarbeitungsdateien, Tabellenkalkulationen oder Datenbankdateien exportieren und aus diesen importieren.
Access kann mit den gängigsten Datenbanken verwendet werden, die den ODBC-Standard (Open Database Connectivity) unterstützen, einschließlich SQL Server, Oracle und DB2.
Softwareentwickler können mit Microsoft Access Anwendungssoftware entwickeln.
Microsoft Access speichert Informationen, die als Datenbank bezeichnet werden. Um MS Access verwenden zu können, müssen Sie die folgenden vier Schritte ausführen:
Database Creation - Erstellen Sie Ihre Microsoft Access-Datenbank und geben Sie an, welche Art von Daten Sie speichern möchten.
Data Input - Nachdem Ihre Datenbank erstellt wurde, können die Daten jedes Geschäftstages in die Access-Datenbank eingegeben werden.
Query - Dies ist ein ausgefallener Begriff, um im Grunde den Prozess des Abrufs von Informationen aus der Datenbank zu beschreiben.
Report (optional) - Informationen aus der Datenbank sind in einer schönen Präsentation organisiert, die in einem Zugriffsbericht gedruckt werden kann.
Die Architektur
Access ruft alles auf, was einen Namen als Objekt haben kann. In einer Access-Desktopdatenbank sind die Hauptobjekte Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros, Datenmakros und Module.
Wenn Sie mit anderen Datenbanksystemen auf Desktop-Computern gearbeitet haben, wird der Begriff Datenbank möglicherweise nur für die Dateien verwendet, in denen Sie Daten speichern.
In Access enthält eine Desktop-Datenbank (.accdb) jedoch auch alle wichtigen Objekte, die sich auf die gespeicherten Daten beziehen, einschließlich der Objekte, die Sie definieren, um die Verwendung Ihrer Daten zu automatisieren.
Microsoft Access sieht in Bezug auf Layout und Navigation wie andere Microsoft Office-Produkte aus, MS Access ist jedoch eine Datenbank und insbesondere eine relationale Datenbank.
Vor MS Access 2007 war die Dateierweiterung *.mdbIn MS Access 2007 wurde die Erweiterung jedoch in geändert *.accdb Erweiterung.
Frühere Versionen von Access können keine accdb-Erweiterungen lesen, aber MS Access 2007 und spätere Versionen können frühere Versionen von Access lesen und ändern.
Eine Access-Desktop-Datenbank (.accdb oder .mdb) ist ein voll funktionsfähiges RDBMS.
Es bietet alle Funktionen zur Datendefinition, Datenmanipulation und Datensteuerung, die Sie zum Verwalten großer Datenmengen benötigen.
Sie können eine Access-Desktop-Datenbank (.accdb oder .mdb) entweder als eigenständiges RDBMS auf einer einzelnen Workstation oder in einem gemeinsam genutzten Client / Server-Modus über ein Netzwerk verwenden.
Eine Desktop-Datenbank kann auch als Datenquelle für Daten dienen, die auf Webseiten im Intranet Ihres Unternehmens angezeigt werden.
Wenn Sie eine Anwendung mit einer Access-Desktopdatenbank erstellen, ist Access das RDBMS.
Datendefinition
Lassen Sie uns nun verstehen, was Datendefinition ist -
In einem Dokument oder einer Tabelle haben Sie im Allgemeinen die völlige Freiheit, den Inhalt des Dokuments oder jeder Zelle in der Tabelle zu definieren.
In ein Dokument können Sie Textabschnitte, eine Tabelle, ein Diagramm oder mehrere Datenspalten einfügen, die mit mehreren Schriftarten angezeigt werden.
In der Tabelle können Sie oben Textdaten haben, um eine Spaltenüberschrift zum Drucken oder Anzeigen anzuzeigen. Abhängig von der Funktion der Zeile können Sie innerhalb derselben Spalte verschiedene numerische Formate haben.
Mit einem RDBMS können Sie definieren, über welche Art von Daten Sie verfügen und wie die Daten gespeichert werden sollen.
Normalerweise können Sie auch Regeln definieren, mit denen das RDBMS die Integrität Ihrer Daten sicherstellen kann.
Beispielsweise kann eine Validierungsregel sicherstellen, dass der Benutzer nicht versehentlich alphabetische Zeichen in einem Feld speichern kann, das eine Zahl enthalten sollte.
Datenmanipulation
Das Arbeiten mit Daten in RDBMS unterscheidet sich stark vom Arbeiten mit Daten in einem Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm.
In einem Textverarbeitungsdokument können Sie Tabellendaten einfügen und eine begrenzte Anzahl von Funktionen für die Daten im Dokument ausführen.
Sie können auch im Originaldokument nach Textzeichenfolgen suchen und mit ActiveX-Steuerelementen Tabellen, Diagramme oder Bilder aus anderen Anwendungen einschließen.
In einer Tabelle enthalten einige Zellen Funktionen, die das gewünschte Ergebnis bestimmen, und in anderen Zellen geben Sie die Daten ein, die die Quellinformationen für die Funktionen bereitstellen.
Sie können eine einzelne Tabelle nach Informationen durchsuchen oder eine komplexe Suche in mehreren verwandten Tabellen anfordern.
Sie können ein einzelnes Feld oder mehrere Datensätze mit einem einzigen Befehl aktualisieren.
Sie können Programme schreiben, die RDBMS-Befehle verwenden, um Daten abzurufen, die Sie anzeigen möchten, und dem Benutzer das Aktualisieren der Daten ermöglichen.
Ein RDBMS bietet Ihnen viele Möglichkeiten, mit Ihren Daten zu arbeiten. Zum Beispiel,
Access verwendet die leistungsstarke SQL-Datenbanksprache, um Daten in Ihren Tabellen zu verarbeiten. Mit SQL können Sie die Informationen definieren, die Sie zur Lösung eines bestimmten Problems benötigen, einschließlich Daten aus möglicherweise vielen Tabellen.
Datenkontrolle
Tabellenkalkulationen und Textverarbeitungsdokumente eignen sich hervorragend zur Lösung von Einzelbenutzerproblemen. Sie sind jedoch schwierig zu verwenden, wenn mehr als eine Person die Daten gemeinsam nutzen muss.
Wenn Sie Ihre Informationen mit anderen teilen müssen, bietet Ihnen RDBMS die Flexibilität, mehreren Benutzern das Lesen oder Aktualisieren Ihrer Daten zu ermöglichen.
Ein RDBMS, das den Datenaustausch ermöglicht, bietet auch Funktionen, mit denen sichergestellt wird, dass nicht zwei Personen gleichzeitig dieselben Daten ändern können.
Mit den besten Systemen können Sie Änderungen (die auch als Transaktion bezeichnet werden) so gruppieren, dass entweder alle oder keine Änderungen in Ihren Daten angezeigt werden.
Möglicherweise möchten Sie auch sicherstellen, dass niemand einen Teil der Bestellung anzeigen kann, bis Sie alles eingegeben haben.
Da Sie Ihre Access-Daten für andere Benutzer freigeben können, müssen Sie möglicherweise einige Einschränkungen festlegen, was verschiedene Benutzer sehen oder aktualisieren dürfen.
MS Access verwendet "Objekte", um den Benutzer beim Auflisten und Organisieren von Informationen sowie beim Erstellen speziell erstellter Berichte zu unterstützen. Wenn Sie eine Datenbank erstellen, bietet Access Ihnen Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module. Datenbanken in Access werden zusammengestellt von vielen Objekten, aber die folgenden sind die Hauptobjekte -
- Tables
- Queries
- Forms
- Reports
Zusammen ermöglichen diese Objekte die Eingabe, Speicherung, Analyse und Zusammenstellung Ihrer Daten. Hier finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Objekte in einer Access-Datenbank.
Tabelle
Tabelle ist ein Objekt, mit dem Daten definiert und gespeichert werden. Wenn Sie eine neue Tabelle erstellen, werden Sie von Access aufgefordert, Felder zu definieren, die auch als Spaltenüberschriften bezeichnet werden.
Jedes Feld muss einen eindeutigen Namen und Datentyp haben.
Tabellen enthalten Felder oder Spalten, in denen verschiedene Arten von Daten gespeichert sind, z. B. ein Name oder eine Adresse, sowie Datensätze oder Zeilen, in denen alle Informationen zu einer bestimmten Instanz des Betreffs erfasst werden, z. B. alle Informationen zu einem Kunden oder Mitarbeiter usw.
Sie können einen Primärschlüssel, ein oder mehrere Felder mit einem eindeutigen Wert für jeden Datensatz und einen oder mehrere Indizes für jede Tabelle definieren, um das schnellere Abrufen Ihrer Daten zu erleichtern.
Abfrage
Ein Objekt, das eine benutzerdefinierte Ansicht von Daten aus einer oder mehreren Tabellen bereitstellt. Abfragen sind eine Möglichkeit, Daten aus einer oder mehreren Tabellen zu suchen und zu kompilieren.
Das Ausführen einer Abfrage entspricht dem Stellen einer detaillierten Frage an Ihre Datenbank.
Wenn Sie eine Abfrage in Access erstellen, definieren Sie bestimmte Suchbedingungen, um genau die gewünschten Daten zu finden.
In Access können Sie die grafische Abfrage anhand einer Beispielfunktion verwenden oder SQL-Anweisungen (Structured Query Language) schreiben, um Ihre Abfragen zu erstellen.
Sie können Abfragen zum Auswählen, Aktualisieren, Einfügen oder Löschen von Daten definieren.
Sie können auch Abfragen definieren, die neue Tabellen aus Daten in einer oder mehreren vorhandenen Tabellen erstellen.
Bilden
Form ist ein Objekt in einer Desktop-Datenbank, das hauptsächlich zur Dateneingabe oder -anzeige oder zur Steuerung der Anwendungsausführung dient. Mithilfe von Formularen können Sie die Darstellung von Daten anpassen, die Ihre Anwendung aus Abfragen oder Tabellen extrahiert.
Formulare werden zum Eingeben, Ändern und Anzeigen von Datensätzen verwendet.
Der Grund, warum Formulare so häufig verwendet werden, ist, dass sie eine einfache Möglichkeit sind, Personen zur korrekten Eingabe von Daten zu führen.
Wenn Sie Informationen in ein Formular in Access eingeben, werden die Daten genau dort abgelegt, wo der Datenbankdesigner sie in einer oder mehreren verwandten Tabellen ablegen möchte.
Bericht
Bericht ist ein Objekt in Desktop-Datenbanken, das zum Formatieren, Berechnen, Drucken und Zusammenfassen ausgewählter Daten entwickelt wurde.
Sie können einen Bericht auf Ihrem Bildschirm anzeigen, bevor Sie ihn drucken.
Wenn Formulare für Eingabezwecke bestimmt sind, dienen Berichte zur Ausgabe.
Alles, was Sie drucken möchten, verdient einen Bericht, sei es eine Liste mit Namen und Adressen, eine Finanzübersicht für einen bestimmten Zeitraum oder eine Reihe von Versandetiketten.
Berichte sind nützlich, da Sie damit Komponenten Ihrer Datenbank in einem einfach zu lesenden Format darstellen können.
Sie können das Erscheinungsbild eines Berichts sogar so anpassen, dass er optisch ansprechend ist.
Access bietet Ihnen die Möglichkeit, einen Bericht aus einer beliebigen Tabelle oder Abfrage zu erstellen.
Andere MS Access-Objekte
Schauen wir uns nun andere MS Access-Objekte an.
Makro
Dieses Objekt ist eine strukturierte Definition einer oder mehrerer Aktionen, die Access als Reaktion auf ein definiertes Ereignis ausführen soll. Ein Access-Makro ist ein Skript für bestimmte Aufgaben. Um beispielsweise eine Schaltfläche zum Öffnen eines Berichts zu erstellen, können Sie ein Makro verwenden, das die OpenReport-Aktion auslöst.
Sie können einfache Bedingungen in Makros einfügen, um anzugeben, wann eine oder mehrere Aktionen im Makro ausgeführt oder übersprungen werden sollen.
Sie können Makros verwenden, um Abfragen zu öffnen und auszuführen, Tabellen zu öffnen oder Berichte zu drucken oder anzuzeigen.
Sie können auch andere Makros oder Visual Basic-Prozeduren in einem Makro ausführen.
Datenmakros können direkt an Tabellenereignisse angehängt werden, z. B. das Einfügen neuer Datensätze, das Bearbeiten vorhandener Datensätze oder das Löschen von Datensätzen.
Datenmakros in Webanwendungen können auch eigenständige Objekte sein, die von anderen Datenmakros oder Makroobjekten aufgerufen werden können.
Modul
Das Modul ist ein Objekt in Desktop-Datenbanken, das benutzerdefinierte Prozeduren enthält, die Sie mit Visual Basic codieren. Module bieten einen diskreteren Ablauf von Aktionen und ermöglichen es Ihnen, Fehler abzufangen.
Alles, was in einem Makro ausgeführt werden kann, kann auch in einem Modul ausgeführt werden. Sie erhalten jedoch nicht die Makroschnittstelle, die Sie auffordert, was für jede Aktion erforderlich ist.
Module sind weitaus leistungsfähiger und unerlässlich, wenn Sie Code für eine Mehrbenutzerumgebung schreiben möchten, da Makros keine Fehlerbehandlung enthalten können.
Module können eigenständige Objekte sein, die Funktionen enthalten, die von überall in Ihrer Anwendung aufgerufen werden können, oder sie können direkt einem Formular oder einem Bericht zugeordnet werden, um auf Ereignisse im zugeordneten Formular oder Bericht zu reagieren.
In diesem Kapitel werden wir den grundlegenden Prozess zum Starten von Access und zum Erstellen einer Datenbank behandeln. In diesem Kapitel wird auch erläutert, wie Sie mithilfe einer Vorlage eine Desktop-Datenbank erstellen und eine Datenbank von Grund auf neu erstellen.
Um eine Datenbank aus einer Vorlage zu erstellen, müssen Sie zuerst MS Access öffnen. Daraufhin wird der folgende Bildschirm angezeigt, in dem verschiedene Access-Datenbankvorlagen angezeigt werden.
Um alle möglichen Datenbanken anzuzeigen, können Sie nach unten scrollen oder das Suchfeld verwenden.
Geben Sie das Projekt in das Suchfeld ein und drücken Sie die Eingabetaste. Sie sehen die Datenbankvorlagen für das Projektmanagement.
Wählen Sie die erste Vorlage aus. Sie sehen weitere Informationen zu dieser Vorlage.
Geben Sie nach Auswahl einer Vorlage für Ihre Anforderungen einen Namen in das Feld ein File name Wenn Sie möchten, können Sie auch einen anderen Speicherort für Ihre Datei angeben.
Klicken Sie nun auf die Option Erstellen. Access lädt diese Datenbankvorlage herunter und öffnet eine neue leere Datenbank, wie im folgenden Screenshot gezeigt.
Klicken Sie nun auf den Navigationsbereich auf der linken Seite und Sie sehen alle anderen Objekte, die mit dieser Datenbank geliefert werden.
Klicken Sie auf die Projektnavigation und wählen Sie im Menü den Objekttyp aus.
Sie sehen nun alle Objekttypen - Tabellen, Abfragen usw.
Leere Datenbank erstellen
Manchmal können die Datenbankanforderungen so spezifisch sein, dass die Verwendung und Änderung der vorhandenen Vorlagen mehr Arbeit erfordert als nur das Erstellen einer Datenbank von Grund auf neu. In diesem Fall verwenden wir eine leere Datenbank.
Step 1 - Beginnen wir jetzt mit dem Öffnen von MS Access.
Step 2- Wählen Sie Leere Desktop-Datenbank. Geben Sie den Namen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.
Step 3 - Access erstellt eine neue leere Datenbank und öffnet die Tabelle, die ebenfalls vollständig leer ist.
Jedes Feld in einer Tabelle verfügt über Eigenschaften. Diese Eigenschaften definieren die Eigenschaften und das Verhalten des Felds. Die wichtigste Eigenschaft für ein Feld ist sein Datentyp. Der Datentyp eines Felds bestimmt, welche Art von Daten gespeichert werden können. MS Access unterstützt verschiedene Datentypen mit jeweils einem bestimmten Zweck.
- Der Datentyp bestimmt die Art der Werte, die Benutzer in einem bestimmten Feld speichern können.
- In jedem Feld können Daten gespeichert werden, die nur aus einem einzigen Datentyp bestehen.
Hier sind einige der häufigsten Datentypen, die in einer typischen Microsoft Access-Datenbank verwendet werden.
Art der Daten | Beschreibung | Größe |
---|---|---|
Kurzer Text | Text oder Kombinationen von Text und Zahlen, einschließlich Zahlen, die nicht berechnet werden müssen (z. B. Telefonnummern). | Bis zu 255 Zeichen. |
Langtext | Langer Text oder Kombinationen aus Text und Zahlen. | Bis zu 63, 999 Zeichen. |
Nummer | Numerische Daten, die in mathematischen Berechnungen verwendet werden. | 1, 2, 4 oder 8 Bytes (16 Bytes, wenn auf Replikations-ID eingestellt). |
Terminzeit | Datums- und Zeitwerte für die Jahre 100 bis 9999. | 8 Bytes |
Währung | Währungswerte und numerische Daten, die in mathematischen Berechnungen mit Daten mit einer bis vier Dezimalstellen verwendet werden. | 8 Bytes |
Auto Nummer | Eine eindeutige fortlaufende (um 1 erhöht) Nummer oder Zufallszahl, die von Microsoft Access zugewiesen wird, wenn ein neuer Datensatz zu einer Tabelle hinzugefügt wird. | 4 Bytes (16 Bytes, wenn auf Replikations-ID eingestellt). |
Ja Nein | Ja- und Nein-Werte und Felder, die nur einen von zwei Werten enthalten (Ja / Nein, Richtig / Falsch oder Ein / Aus). | 1 Bit. |
Wenn Sie frühere Versionen von Access verwenden, werden Sie einen Unterschied für zwei dieser Datentypen feststellen.
In Access 2013 haben wir jetzt zwei Datentypen - Kurztext und Langtext. In früheren Versionen von Access wurden diese Datentypen als Text und Memo bezeichnet.
Das Textfeld wird als Kurztext bezeichnet, und Ihr Memofeld wird jetzt als Langtext bezeichnet.
Hier sind einige der anderen spezielleren Datentypen, aus denen Sie in Access auswählen können.
Datentypen | Beschreibung | Größe |
---|---|---|
Anhang |
Dateien wie digitale Fotos. Pro Datensatz können mehrere Dateien angehängt werden. Dieser Datentyp ist in früheren Versionen von Access nicht verfügbar. |
Bis zu ca. 2 GB. |
OLE-Objekte |
OLE-Objekte können Bilder, Audio, Video oder andere BLOBs (Binary Large Objects) speichern. |
Bis zu ca. 2 GB. |
Hyperlink |
Text oder Kombinationen von Text und Zahlen, die als Text gespeichert und als Hyperlink-Adresse verwendet werden. |
Bis zu 8.192 (jeder Teil eines Hyperlink-Datentyps kann bis zu 2048 Zeichen enthalten). |
Lookup-Assistent |
Der Eintrag des Suchassistenten in der Spalte Datentyp in der Entwurfsansicht ist eigentlich kein Datentyp. Wenn Sie diesen Eintrag auswählen, hilft Ihnen ein Assistent beim Definieren eines einfachen oder komplexen Suchfelds. Ein einfaches Suchfeld verwendet den Inhalt einer anderen Tabelle oder einer Werteliste, um den Inhalt eines einzelnen Werts pro Zeile zu überprüfen. In einem komplexen Suchfeld können Sie mehrere Werte desselben Datentyps in jeder Zeile speichern. |
Abhängig vom Datentyp des Suchfelds. |
Berechnet |
Sie können einen Ausdruck erstellen, der Daten aus einem oder mehreren Feldern verwendet. Sie können aus dem Ausdruck verschiedene Ergebnisdatentypen festlegen. |
Sie können einen Ausdruck erstellen, der Daten aus einem oder mehreren Feldern verwendet. Sie können aus dem Ausdruck verschiedene Ergebnisdatentypen festlegen. |
Dies sind die verschiedenen Datentypen, aus denen Sie beim Erstellen von Feldern in einer Microsoft Access-Tabelle auswählen können.
Wenn Sie eine Datenbank erstellen, speichern Sie Ihre Daten in Tabellen. Da andere Datenbankobjekte so stark von Tabellen abhängen, sollten Sie immer mit dem Entwurf einer Datenbank beginnen, indem Sie alle Tabellen erstellen und dann ein anderes Objekt erstellen. Bevor Sie Tabellen erstellen, sollten Sie Ihre Anforderungen sorgfältig prüfen und alle benötigten Tabellen ermitteln.
Lassen Sie uns versuchen, die erste Tabelle zu erstellen, in der die grundlegenden Kontaktinformationen zu den Mitarbeitern gespeichert werden (siehe folgende Tabelle).
Feldname | Datentyp |
---|---|
MitarbeiterD | Auto Nummer |
Vorname | Kurzer Text |
Familienname, Nachname | Kurzer Text |
Adresse 1 | Kurzer Text |
Adresse 2 | Kurzer Text |
Stadt | Kurzer Text |
Zustand | Kurzer Text |
Postleitzahl | Kurzer Text |
Telefon | Kurzer Text |
Telefon-Typ | Kurzer Text |
Lassen Sie uns nun einen kurzen Text als Datentyp für alle diese Felder haben und eine leere Datenbank in Access öffnen.
Hier haben wir aufgehört. Wir haben die Datenbank erstellt und dann hat Access diese Tabellen-Eins-Datenblatt-Ansicht automatisch für eine Tabelle geöffnet.
Gehen wir jetzt zur Registerkarte Feld und Sie werden sehen, dass sie auch automatisch erstellt wird. Die ID, bei der es sich um ein AutoNumber-Feld handelt, fungiert als eindeutige Kennung und ist der Primärschlüssel für diese Tabelle.
Das ID-Feld wurde bereits erstellt und wir möchten es jetzt entsprechend unseren Bedingungen umbenennen. Dies ist eine Mitarbeitertabelle und dies ist die eindeutige Kennung für unsere Mitarbeiter.
Klick auf das Name & Caption Option in der Multifunktionsleiste und Sie sehen das folgende Dialogfeld.
Ändern Sie den Namen dieses Feldes in EmployeeIDum es spezifischer für diese Tabelle zu machen. Geben Sie die anderen optionalen Informationen ein, wenn Sie möchten, und klicken Sie auf OK.
Wir haben jetzt unser Mitarbeiter-ID-Feld mit der Überschrift Mitarbeiter-ID. Dies wird automatisch auf die automatische Nummer gesetzt, sodass wir den Datentyp nicht wirklich ändern müssen.
Fügen wir nun weitere Felder hinzu, indem Sie auf klicken click to add.
Wählen Short Textals das Feld. Wenn Sie Kurztext auswählen, hebt Access diesen Feldnamen automatisch hervor und Sie müssen lediglich den Feldnamen eingeben.
Art FirstNameals Feldname. Fügen Sie auf ähnliche Weise alle erforderlichen Felder hinzu, wie im folgenden Screenshot gezeigt.
Wenn alle Felder hinzugefügt wurden, klicken Sie auf das Symbol Speichern.
Sie werden jetzt die sehen Save As Dialogfeld, in dem Sie einen Tabellennamen für die Tabelle eingeben können.
Geben Sie den Namen Ihrer Tabelle in das Feld Tabellenname ein. Hier dastblPräfix steht für Tabelle. Lassen Sie uns auf OK klicken und Sie sehen Ihre Tabelle im Navigationsbereich.
Tabellenentwurfsansicht
Da haben wir schon eine Tabelle mit erstellt Datasheet View. Wir werden jetzt eine weitere Tabelle mit dem erstellenTable Design View. In dieser Tabelle werden die folgenden Felder erstellt. In diesen Tabellen werden einige Informationen für verschiedene Buchprojekte gespeichert.
Feldname | Datentyp |
---|---|
Projekt-ID | Auto Nummer |
Projektname | Kurzer Text |
Chefredakteur | Kurzer Text |
Autor | Kurzer Text |
PStatus | Kurzer Text |
Verträge | Anhang |
ProjectStart | Terminzeit |
ProjectEnd | Terminzeit |
Budget | Währung |
Projektnotizen | Langtext |
Gehen wir jetzt zur Registerkarte Erstellen.
Klicken Sie in der Tabellengruppe auf Tabelle, und Sie sehen, dass dies völlig anders aussieht als in der Datenblattansicht. In dieser Ansicht sehen Sie diefield name und data type Seite an Seite.
Wir müssen jetzt machen ProjectID einen Primärschlüssel für diese Tabelle, also lassen Sie uns auswählen ProjectID und klicken Sie auf Primary Key Option im Menüband.
Sie können jetzt ein kleines Schlüsselsymbol sehen, das neben diesem Feld angezeigt wird. Dies zeigt, dass das Feld Teil des Primärschlüssels der Tabelle ist.
Speichern wir diese Tabelle und geben wir dieser Tabelle einen Namen.
Klicken Sie auf OK und Sie können jetzt sehen, wie diese Tabelle in der Datenblattansicht aussieht.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Datenblattansicht in der oberen linken Ecke des Menübands.
Wenn Sie jemals Änderungen an dieser Tabelle oder einem bestimmten Feld vornehmen möchten, müssen Sie nicht immer zur Entwurfsansicht zurückkehren, um sie zu ändern. Sie können es auch in der Datenblattansicht ändern. Lassen Sie uns das PStatus-Feld wie im folgenden Screenshot gezeigt aktualisieren.
Klicken Sie auf OK und Sie sehen die Änderungen.
Eine Access-Datenbank ist keine Datei im gleichen Sinne wie ein Microsoft Office Word-Dokument oder ein Microsoft Office PowerPoint. Stattdessen ist eine Access-Datenbank eine Sammlung von Objekten wie Tabellen, Formularen, Berichten, Abfragen usw., die zusammenarbeiten müssen, damit eine Datenbank ordnungsgemäß funktioniert. Wir haben jetzt zwei Tabellen mit allen Feldern und Feldeigenschaften erstellt, die in unserer Datenbank erforderlich sind. Zum Anzeigen, Ändern, Einfügen oder Löschen von Daten in einer Tabelle in Access können Sie die Datenblattansicht der Tabelle verwenden.
Ein Datenblatt ist eine einfache Möglichkeit, Ihre Daten in Zeilen und Spalten ohne spezielle Formatierung anzuzeigen.
Wenn Sie eine neue Webtabelle erstellen, erstellt Access automatisch zwei Ansichten, die Sie sofort für die Dateneingabe verwenden können.
Eine in der Datenblattansicht geöffnete Tabelle ähnelt einem Excel-Arbeitsblatt, und Sie können Daten in ein oder mehrere Felder eingeben oder einfügen.
Sie müssen Ihre Daten nicht explizit speichern. Access schreibt Ihre Änderungen an der Tabelle fest, wenn Sie den Cursor in ein neues Feld in derselben Zeile bewegen oder wenn Sie den Cursor in eine andere Zeile bewegen.
Standardmäßig akzeptieren die Felder in einer Access-Datenbank einen bestimmten Datentyp, z. B. Text oder Zahlen. Sie müssen den Datentyp eingeben, den das Feld akzeptieren soll. Wenn Sie dies nicht tun, zeigt Access eine Fehlermeldung an -
Lassen Sie uns einige Daten zu Ihren Tabellen hinzufügen, indem Sie die von uns erstellte Access-Datenbank öffnen.
Wähle aus Views → Datasheet Zeigen Sie die Option in der Multifunktionsleiste an und fügen Sie einige Daten hinzu, wie im folgenden Screenshot gezeigt.
Fügen Sie in ähnlicher Weise einige Daten in die zweite Tabelle ein, wie im folgenden Screenshot gezeigt.
Sie können jetzt sehen, dass das Einfügen neuer Daten und das Aktualisieren der vorhandenen Daten in der Datenblattansicht sehr einfach ist, da sie in der Tabellenkalkulation funktionieren. Wenn Sie jedoch Daten löschen möchten, müssen Sie zuerst die gesamte Zeile auswählen, wie im folgenden Screenshot gezeigt.
Drücken Sie nun die Löschtaste. Dies zeigt die Bestätigungsmeldung an.
Klicken Yes und Sie werden sehen, dass der ausgewählte Datensatz jetzt gelöscht wird.
Eine Abfrage ist eine Anforderung für Datenergebnisse und für Aktionen auf Daten. Sie können eine Abfrage verwenden, um eine einfache Frage zu beantworten, Berechnungen durchzuführen, Daten aus verschiedenen Tabellen zu kombinieren oder sogar Tabellendaten hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen.
Wenn Tabellen größer werden, können sie Hunderttausende von Datensätzen enthalten, was es dem Benutzer unmöglich macht, bestimmte Datensätze aus dieser Tabelle auszuwählen.
Mit einer Abfrage können Sie einen Filter auf die Daten der Tabelle anwenden, sodass Sie nur die gewünschten Informationen erhalten.
Abfragen, mit denen Sie Daten aus einer Tabelle abrufen oder Berechnungen durchführen, werden als Auswahlabfragen bezeichnet.
Abfragen, die Daten hinzufügen, ändern oder löschen, werden als Aktionsabfragen bezeichnet.
Sie können auch eine Abfrage verwenden, um Daten für ein Formular oder einen Bericht bereitzustellen.
In einer gut gestalteten Datenbank befinden sich die Daten, die Sie mithilfe eines Formulars oder Berichts darstellen möchten, häufig in mehreren verschiedenen Tabellen.
Der schwierige Teil von Abfragen besteht darin, dass Sie verstehen müssen, wie eine erstellt wird, bevor Sie sie tatsächlich verwenden können.
Select Select Query erstellen
Wenn Sie Daten nur aus bestimmten Feldern in einer Tabelle oder Daten aus mehreren Tabellen gleichzeitig überprüfen möchten oder die Datenbank nur nach bestimmten Kriterien anzeigen möchten, können Sie die verwenden SelectAbfrage. Schauen wir uns nun ein einfaches Beispiel an, in dem wir eine einfache Abfrage erstellen, aus der Informationen abgerufen werdentblEmployeesTabelle. Öffnen Sie die Datenbank und klicken Sie aufCreate Tab.
Klicken Query Design.
In dem Tables Registerkarte auf der Show Table Doppelklicken Sie im Dialogfeld auf tblEmployees Tisch und dann Close das Dialogfeld.
Doppelklicken Sie in der Tabelle tblEmployees auf alle Felder, die als Ergebnis der Abfrage angezeigt werden sollen. Fügen Sie diese Felder dem Abfrageentwurfsraster hinzu, wie im folgenden Screenshot gezeigt.
Klicken Sie nun auf Run auf der Design Klicken Sie auf die Registerkarte, und klicken Sie dann auf Run.
Die Abfrage wird ausgeführt und zeigt nur Daten in dem Feld an, das in der Abfrage angegeben ist.
Mithilfe von Abfragekriterien können Sie bestimmte Elemente aus einer Access-Datenbank abrufen. Wenn ein Element mit allen von Ihnen eingegebenen Kriterien übereinstimmt, wird es in den Abfrageergebnissen angezeigt. Wenn Sie die Ergebnisse einer Abfrage basierend auf den Werten in einem Feld einschränken möchten, verwenden Sie Abfragekriterien.
Ein Abfragekriterium ist ein Ausdruck, den Access mit Abfragefeldwerten vergleicht, um zu bestimmen, ob der Datensatz enthalten sein soll, der jeden Wert enthält.
Einige Kriterien sind einfach und verwenden grundlegende Operatoren und Konstanten. Andere sind komplex und verwenden Funktionen, spezielle Operatoren und Feldreferenzen.
Um einer Abfrage einige Kriterien hinzuzufügen, müssen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht öffnen.
Anschließend identifizieren Sie die Felder, für die Sie Kriterien angeben möchten.
Beispiel
Schauen wir uns ein einfaches Beispiel an, in dem wir Kriterien in einer Abfrage verwenden. Öffnen Sie zuerst Ihre Access-Datenbank, wechseln Sie zur Registerkarte Erstellen und klicken Sie auf Abfragedesign.
Doppelklicken Sie auf der Registerkarte Tabellen im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf tblEmployees Tabelle und schließen Sie dann das Dialogfeld.
Fügen wir nun dem Abfrageraster ein Feld hinzu, z. B. EmployeeID, FirstName, LastName, JobTitle und Email, wie im folgenden Screenshot gezeigt.
Lassen Sie uns jetzt Ihre Abfrage ausführen und Sie werden nur diese Felder als Abfrageergebnis sehen.
Wenn Sie nur diejenigen sehen möchten, deren JobTitle Marketing Coordinator ist, müssen Sie die Kriterien dafür hinzufügen. Gehen wir noch einmal zum Abfrageentwurf und geben Sie in der Zeile Kriterien von JobTitle den Marketingkoordinator ein.
Lassen Sie uns jetzt Ihre Anfrage erneut ausführen und Sie werden sehen, dass nur die Berufsbezeichnung der Marketingkoordinatoren abgerufen wird.
Wenn Sie Kriterien für mehrere Felder hinzufügen möchten, fügen Sie die Kriterien einfach in mehreren Feldern hinzu. Angenommen, wir möchten Daten nur für "Marketing Coordinator" und "Accounting Assistant" abrufen. Wir können den ODER-Zeilenoperator angeben, wie im folgenden Screenshot gezeigt -
Lassen Sie uns jetzt Ihre Abfrage erneut ausführen und Sie werden die folgenden Ergebnisse sehen.
Wenn Sie die Funktionalität des ANDOperator, dann müssen Sie die andere Bedingung in der Zeile Kriterien angeben. Angenommen, wir möchten alle Buchhaltungsassistenten abrufen, jedoch nur die Titel des Marketingkoordinators mit dem Nachnamen „Pollard“.
Lassen Sie uns jetzt Ihre Abfrage erneut ausführen und Sie werden die folgenden Ergebnisse sehen.
In MS Access und anderen DBMS-Systemen können Abfragen viel mehr als nur Daten anzeigen, sondern tatsächlich verschiedene Aktionen für die Daten in Ihrer Datenbank ausführen.
Aktionsabfragen sind Abfragen, mit denen mehrere Datensätze gleichzeitig hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden können.
Der zusätzliche Vorteil besteht darin, dass Sie eine Vorschau der Abfrageergebnisse in Access anzeigen können, bevor Sie sie ausführen.
Microsoft Access bietet 4 verschiedene Arten von Aktionsabfragen:
Append
Update
Delete
Make-table
Eine Aktionsabfrage kann nicht rückgängig gemacht werden. Sie sollten eine Sicherung aller Tabellen erstellen, die Sie mithilfe einer Aktualisierungsabfrage aktualisieren möchten.
Erstellen Sie eine Append-Abfrage
Sie können eine Append Query verwenden, um Daten aus einer oder mehreren Tabellen abzurufen und diese Daten einer anderen Tabelle hinzuzufügen. Lassen Sie uns eine neue Tabelle erstellen, in der wir Daten aus dem hinzufügentblEmployeesTabelle. Dies ist eine temporäre Tabelle für Demozwecke.
Nennen wir es TempEmployees und dies enthält die Felder wie im folgenden Screenshot gezeigt.
In dem Tables Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Registerkarte tblEmployeesTabelle und schließen Sie dann das Dialogfeld. Doppelklicken Sie auf das Feld, das angezeigt werden soll.
Lassen Sie uns Ihre Abfrage ausführen, um zuerst die Daten anzuzeigen.
Kehren wir nun zum Abfragedesign zurück und wählen Sie das aus Append Taste.
Wählen Sie im Abfragetyp das Optionsfeld Anhängen aus. Daraufhin wird das folgende Dialogfeld angezeigt.
Wählen Sie den Tabellennamen aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie auf OK.
Im Abfrageraster sehen Sie das in der Append To Zeile Alle Felder sind standardmäßig außer ausgewählt Address1. Dies liegt daran, dass das Feld Adresse1 im nicht verfügbar istTempEmployeeTabelle. Wir müssen also das Feld aus der Dropdown-Liste auswählen.
Schauen wir uns das Adressfeld an.
Lassen Sie uns jetzt Ihre Anfrage ausführen und Sie sehen die folgende Bestätigungsmeldung.
Klicken Yes um Ihre Aktion zu bestätigen.
Wenn Sie die öffnen TempEmployee In der Tabelle sehen Sie, dass alle Daten von den tblEmployees zur TempEmployee-Tabelle hinzugefügt wurden.
Lassen Sie uns in diesem Kapitel verstehen, wie Abfragen erstellt werden.
Erstellen Sie eine Update-Abfrage
Sie können eine Aktualisierungsabfrage verwenden, um die Daten in Ihren Tabellen zu ändern, und Sie können eine Aktualisierungsabfrage verwenden, um Kriterien einzugeben, um anzugeben, welche Zeilen aktualisiert werden sollen. Eine Update-Abfrage bietet Ihnen die Möglichkeit, die aktualisierten Daten zu überprüfen, bevor Sie das Update durchführen. Gehen Sie erneut zur Registerkarte Erstellen und klicken Sie auf Abfragedesign.
Doppelklicken Sie auf der Registerkarte Tabellen im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Schaltfläche tblEmployees Tabelle und schließen Sie dann das Dialogfeld.
Auf der DesignKlicken Sie auf der Registerkarte in der Gruppe Abfragetyp auf Aktualisieren und doppelklicken Sie auf das Feld, in dem Sie den Wert aktualisieren möchten. Angenommen, wir möchten den Vornamen von "Rex" auf "Max" aktualisieren.
In dem Update Reihe der DesignGeben Sie im Raster den aktualisierten Wert ein und fügen Sie in der Zeile Kriterien den ursprünglichen Wert hinzu, den Sie aktualisieren möchten, und führen Sie die Abfrage aus. Dies zeigt die Bestätigungsmeldung an.
Klicken Yes Wenn Sie zur Datenblattansicht gehen, wird der erste Datensatz angezeigt. Der Vorname wird jetzt auf „Max“ aktualisiert.
Erstellen Sie eine Löschabfrage
Sie können eine Löschabfrage verwenden, um Daten aus Ihren Tabellen zu löschen, und Sie können eine Löschabfrage verwenden, um Kriterien einzugeben, um anzugeben, welche Zeilen gelöscht werden sollen. Eine Löschabfrage bietet Ihnen die Möglichkeit, die zu löschenden Zeilen zu überprüfen, bevor Sie das Löschen durchführen. Lass uns zum gehenCreate Tab erneut und klicken Sie auf Query Design.
Doppelklicken Sie auf der Registerkarte Tabellen im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf tblEmployees Tabelle und schließen Sie dann das Dialogfeld.
Auf der Design Registerkarte in der Query Type Gruppe, klicken Sie Delete und doppelklicken Sie auf EmployeeID.
Geben Sie in der Zeile Kriterien des Entwurfsrasters 11 ein. Hier möchten wir einen Mitarbeiter löschen, dessen EmployeeID 11 ist.
Lassen Sie uns nun die Abfrage ausführen. Diese Abfrage zeigt die Bestätigungsmeldung an.
Klicken Yes Wechseln Sie zu Ihrer Datenblattansicht, und Sie werden sehen, dass der angegebene Mitarbeiterdatensatz jetzt gelöscht wird.
Erstellen Sie eine Tabellenabfrage erstellen
Sie können eine Make-Table-Abfrage verwenden, um eine neue Tabelle aus Daten zu erstellen, die in anderen Tabellen gespeichert sind. Lass uns zum gehenCreate tab erneut und klicken Query Design.
Doppelklicken Sie auf der Registerkarte Tabellen im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf tblEmployees Tabelle und schließen Sie dann das Dialogfeld.
Wählen Sie alle Felder aus, die Sie in eine andere Tabelle kopieren möchten.
Wählen Sie im Abfragetyp die Option aus Make Table Optionsschaltfläche.
Sie sehen das folgende Dialogfeld. Geben Sie den Namen der neuen Tabelle ein, die Sie erstellen möchten, und klicken Sie auf OK.
Führen Sie nun Ihre Abfrage aus.
Sie sehen nun die folgende Meldung.
Klicken Yes Im Navigationsbereich wird eine neue Tabelle erstellt.
Das Beste an Abfragen ist, dass Sie dieselbe Abfrage immer wieder speichern und ausführen können. Wenn Sie jedoch dieselbe Abfrage immer wieder ausführen, indem Sie nur die Kriterien ändern, können Sie davon ausgehen, dass die Abfrage Parameter akzeptiert.
Wenn Sie häufig Variationen einer bestimmten Abfrage ausführen möchten, sollten Sie eine Parameterabfrage verwenden
Die Parameterabfrage ruft Informationen auf interaktive Weise ab und fordert den Endbenutzer auf, Kriterien anzugeben, bevor die Abfrage ausgeführt wird.
Sie können auch angeben, welche Art von Daten ein Parameter akzeptieren soll.
Sie können den Datentyp für jeden Parameter festlegen. Es ist jedoch besonders wichtig, den Datentyp für numerische Daten, Währungs- oder Datums- / Zeitdaten festzulegen.
Wenn Sie den Datentyp angeben, den ein Parameter akzeptieren soll, wird den Benutzern eine hilfreichere Fehlermeldung angezeigt, wenn sie den falschen Datentyp eingeben, z. B. die Eingabe von Text, wenn die Währung erwartet wird.
Wenn ein Parameter so eingestellt ist, dass er Textdaten akzeptiert, wird jede Eingabe als Text interpretiert und es wird keine Fehlermeldung angezeigt.
Beispiel
Schauen wir uns nun ein einfaches Beispiel an, indem wir eine Parameterabfrage erstellen. Lassen Sie uns Ihre Datenbank öffnen und auf der Registerkarte Tabelle erstellen die Option Abfragedesign auswählen.
Doppelklicken Sie auf tblProjects und schließen Sie die Show Dialogbox.
Wählen Sie das Feld aus, das als Abfrageergebnis angezeigt werden soll (siehe folgenden Screenshot).
Geben Sie im Abfrageentwurfsraster in der Zeile Kriterien der Spalte ProjectStart den Wert ein [Enter a project start data]. Die Saite[Enter a project start data]ist Ihre Parameteraufforderung. Die eckigen Klammern geben an, dass die Abfrage nach Eingaben fragen soll, und der Text lautetEnter a project start data wird die Parameter-Eingabeaufforderung angezeigt.
Lassen Sie uns jetzt Ihre Anfrage ausführen und Sie werden die folgende Eingabeaufforderung sehen.
Geben Sie nun das folgende Datum ein.
Klicken Sie zur Bestätigung auf OK.
Als Ergebnis sehen Sie die Details des Projekts, das am 01.02.2007 gestartet wurde. Gehen wir zur Entwurfsansicht und führen Sie die Abfrage erneut aus.
Geben Sie das Datum wie im obigen Screenshot ein und klicken Sie auf OK. Sie sehen nun die Details des Projekts, das am 01.05.2008 gestartet wurde.
Abfragen bieten viele Vorteile. Sie können dieselbe Abfrage immer wieder speichern und ausführen, und häufig möchten Sie alternative Kriterien hinzufügen.
Sie können auf zwei Arten alternative Kriterien hinzufügen:
- Mit dem Operator OR können Sie zwei Kriteriensätze kombinieren.
- Sie können auch das Abfrageentwurfsraster verwenden, aber anstatt Kriterien in derselben Zeile anzugeben, müssen Sie es in mehreren Zeilen trennen.
Beispiel
Schauen wir uns ein einfaches Beispiel für alternative Kriterien an. Öffnen Sie die Datenbank und wählen Sie auf der Registerkarte Erstellen die OptionQuery Design.
Doppelklicken Sie auf tblEmployee und schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen.
Doppelklicken Sie auf alle Felder, die als Abfrageergebnis angezeigt werden sollen.
Sie können jetzt sehen, dass das alternative Kriterium in verschiedenen Zeilen des angegeben ist LastNameFeld. Wenn Sie diese Abfrage ausführen, sehen Sie die Mitarbeiter, deren Nachname entweder istPollard oder Manning. Lassen Sie uns nun diese Abfrage ausführen.
Wie Sie sehen, wurden aufgrund der alternativen Kriterien nur zwei Mitarbeiter abgerufen.
Wenn Sie alternative Kriterien in mehreren Feldern hinzufügen möchten, müssen Sie für alle Felder unterschiedliche Zeilen verwenden. Fügen wir nun ein weiteres alternatives Kriterium hinzu, anhand dessen wir Informationen für Mitarbeiter abrufen können, deren Nachname entweder istPollard oder Manning oder die Berufsbezeichnung ist Accounting Assistant.
Lassen Sie uns nun diese Abfrage ausführen.
Sie sehen nun das folgende Ergebnis.
In diesem Kapitel werden wir die Grundlagen der Datenbeziehung verstehen. Bevor wir über verschiedene Daten sprechen und Beziehungen zwischen ihnen herstellen, lassen Sie uns überprüfen, warum wir sie benötigen. Es geht alles zurück zur Normalisierung.
Normalisierung
Bei der Datenbanknormalisierung oder einfach bei der Normalisierung werden Spalten (Attribute) und Tabellen (Relationen) einer relationalen Datenbank organisiert, um die Datenredundanz zu minimieren. Dabei werden Daten auf mehrere Tabellen aufgeteilt, um die Gesamtleistung, Integrität und Langlebigkeit zu verbessern.
Bei der Normalisierung werden Daten in einer Datenbank organisiert.
Dies umfasst das Erstellen von Tabellen und das Herstellen von Beziehungen zwischen diesen Tabellen gemäß Regeln, die sowohl zum Schutz der Daten als auch zur Flexibilisierung der Datenbank dienen sollen, indem Redundanz und inkonsistente Abhängigkeiten beseitigt werden.
Schauen wir uns nun die folgende Tabelle an, die Daten enthält. Das Problem ist jedoch, dass diese Daten ziemlich redundant sind, was die Wahrscheinlichkeit von Tippfehlern und inkonsistenten Formulierungen während der Dateneingabe erhöht.
CustID | Name | Adresse | Plätzchen | Menge | Preis | Gesamt |
---|---|---|---|---|---|---|
1 | Ethel Smith | 12 Main St, Arlington, VA 22201 S. | Schokochip | 5 | $ 2,00 | $ 10,00 |
2 | Tom Wilber | 1234 Oak Dr., Pekin, IL 61555 | Choc Chip | 3 | $ 2,00 | 6,00 $ |
3 | Ethil Smithy | 12 Main St., Arlington, VA 22201 | Schokochip | 5 | $ 2,00 | $ 10,00 |
Um dieses Problem zu lösen, müssen wir unsere Daten umstrukturieren und in mehrere Tabellen aufteilen, um einige dieser Redundanzen zu beseitigen, wie in den folgenden drei Tabellen gezeigt.
Hier haben wir eine Tabelle für Kunden, die zweite für Bestellungen und die dritte für Cookies.
Das Problem hierbei ist, dass nur durch Aufteilen der Daten in mehrere Tabellen nicht festgestellt werden kann, wie sich Daten aus einer Tabelle auf Daten in einer anderen Tabelle beziehen. Um Daten in mehreren Tabellen zu verbinden, müssen wir dem Fremdschlüssel hinzufügenOrders Tabelle.
Beziehungen definieren
Eine Beziehung funktioniert, indem Daten in Schlüsselspalten abgeglichen werden, normalerweise Spalten mit demselben Namen in beiden Tabellen. In den meisten Fällen stimmt die Beziehung mit dem Primärschlüssel aus einer Tabelle überein, der für jede Zeile eine eindeutige Kennung mit einem Eintrag im Fremdschlüssel in der anderen Tabelle bereitstellt. Es gibt drei Arten von Beziehungen zwischen Tabellen. Die Art der Beziehung, die erstellt wird, hängt davon ab, wie die zugehörigen Spalten definiert sind.
Lassen Sie uns nun die drei Arten von Beziehungen untersuchen -
Eins-zu-viele-Beziehungen
Eine Eins-zu-Viele-Beziehung ist die häufigste Art von Beziehung. In dieser Art von Beziehung kann eine Zeile in Tabelle A viele übereinstimmende Zeilen in Tabelle B haben, aber eine Zeile in Tabelle B kann nur eine übereinstimmende Zeile in Tabelle A haben.
Beispielsweise haben die Tabellen Kunden und Bestellungen eine Eins-zu-Viele-Beziehung: Jeder Kunde kann viele Bestellungen aufgeben, aber jede Bestellung kommt nur von einem Kunden.
Viele-zu-viele-Beziehungen
In einer Viele-zu-Viele-Beziehung kann eine Zeile in Tabelle A viele übereinstimmende Zeilen in Tabelle B haben und umgekehrt.
Sie erstellen eine solche Beziehung, indem Sie eine dritte Tabelle definieren, die als a bezeichnet wird junction table, dessen Primärschlüssel aus den Fremdschlüsseln aus Tabelle A und Tabelle B besteht.
Beispielsweise haben die Tabelle "Kunden" und die Tabelle "Cookies" eine Viele-zu-Viele-Beziehung, die durch eine Eins-zu-Viele-Beziehung von jeder dieser Tabellen zur Tabelle "Bestellungen" definiert wird.
Eins-zu-eins-Beziehungen
In einer Eins-zu-Eins-Beziehung kann eine Zeile in Tabelle A nicht mehr als eine übereinstimmende Zeile in Tabelle B haben und umgekehrt. Eine Eins-zu-Eins-Beziehung wird erstellt, wenn beide zugehörigen Spalten Primärschlüssel sind oder eindeutige Einschränkungen aufweisen.
Diese Art von Beziehung ist nicht üblich, da die meisten auf diese Weise zusammenhängenden Informationen alle in einer Tabelle enthalten sind. Sie können eine Eins-zu-Eins-Beziehung zu - verwenden
- Teilen Sie eine Tabelle in viele Spalten.
- Isolieren Sie aus Sicherheitsgründen einen Teil einer Tabelle.
- Speichern Sie Daten, die nur von kurzer Dauer sind und durch einfaches Löschen der Tabelle leicht gelöscht werden können.
- Speichern Sie Informationen, die nur für eine Teilmenge der Haupttabelle gelten.
In diesem Kapitel werden wir die Notwendigkeit verstehen, Beziehungen zwischen verwandten Tabellen zu erstellen. Eines der Ziele eines guten Datenbankdesigns ist die Beseitigung von Datenredundanz.
Um dieses Ziel zu erreichen, teilen Sie Ihre Daten in viele themenbasierte Tabellen auf, sodass jede Tatsache nur einmal dargestellt wird.
Zu diesem Zweck werden alle gemeinsamen Felder, die miteinander in Beziehung stehen, in einer Tabelle platziert.
Um diesen Schritt korrekt auszuführen, müssen Sie zuerst die Beziehung zwischen Ihren Tabellen verstehen und diese Beziehungen dann in Ihrer Access-Datenbank angeben.
Warum Tabellenbeziehungen erstellen?
MS Access verwendet Tabellenbeziehungen, um Tabellen zu verknüpfen, wenn Sie sie in einem Datenbankobjekt verwenden müssen. Es gibt mehrere Gründe, warum Sie Tabellenbeziehungen erstellen sollten, bevor Sie andere Datenbankobjekte wie Formulare, Abfragen, Makros und Berichte erstellen.
Um mit Datensätzen aus mehr als einer Tabelle zu arbeiten, müssen Sie häufig eine Abfrage erstellen, die die Tabellen verbindet.
Bei der Abfrage werden die Werte im Primärschlüsselfeld der ersten Tabelle mit einem Fremdschlüsselfeld in der zweiten Tabelle abgeglichen.
Beim Entwerfen eines Formulars oder Berichts verwendet MS Access die Informationen, die es aus den bereits definierten Tabellenbeziehungen sammelt, um Ihnen fundierte Auswahlmöglichkeiten zu bieten und Eigenschafteneinstellungen mit geeigneten Standardwerten vorab auszufüllen.
Wenn Sie eine Datenbank entwerfen, teilen Sie Ihre Informationen in Tabellen auf, von denen jede einen Primärschlüssel hat, und fügen dann verwandten Tabellen Fremdschlüssel hinzu, die auf diese Primärschlüssel verweisen.
Diese fremden key-primary key pairings bilden die Basis für Tabellenbeziehungen und Abfragen mit mehreren Tabellen.
Lassen Sie uns nun eine weitere Tabelle in Ihre Datenbank aufnehmen und benennen tblHRData Verwenden des Tabellendesigns wie im folgenden Screenshot gezeigt.
Klick auf das Save Symbol wie im obigen Screenshot.
Eingeben tblHRData als Tabellenname und klicken Ok.
tblHRData wird jetzt mit Daten darin erstellt.
Lassen Sie uns nun die Eins-zu-Eins-Beziehung in MS Access verstehen. Diese Beziehung wird verwendet, um einen Datensatz aus einer Tabelle mit einem und nur einem Datensatz in einer anderen Tabelle zu verknüpfen.
Lass uns jetzt zum gehen Database Tools Tab.
Klick auf das Relationships Möglichkeit.
Wählen tblEmployees und tblHRData Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Hinzufügen, um sie unserer Ansicht hinzuzufügen, und schließen Sie dann die Schaltfläche Show Table Dialogbox.
Um eine Beziehung zwischen diesen beiden Tabellen herzustellen, verwenden Sie die Maus und klicken und halten Sie die EmployeeID Feld von tblEmployees Ziehen Sie das Feld per Drag & Drop auf das Feld, das Sie in Beziehung setzen möchten, indem Sie die Maus nach rechts bewegen EmployeeID von tblHRData. Wenn Sie die Maustaste loslassen, öffnet Access das folgende Fenster:
Das obige Fenster bezieht die EmployeeID von tblEmployees auf die EmployeeID von tblHRData. Klicken wir jetzt auf dieCreate Schaltfläche und jetzt sind diese beiden Tabellen miteinander verbunden.
Die Beziehung wird jetzt automatisch gespeichert und es besteht keine Notwendigkeit, auf die Schaltfläche Speichern zu klicken. Nachdem wir die grundlegendsten Beziehungen erstellt haben, gehen wir jetzt zur Tischseite, um zu sehen, was mit dieser Beziehung passiert ist.
Lassen Sie uns die öffnen tblEmployees Tabelle.
Hier auf der linken Seite jedes Datensatzes sehen Sie standardmäßig ein kleines Pluszeichen. Wenn Sie eine Beziehung erstellen, fügt Access dieser Tabelle automatisch ein Unterdatenblatt hinzu.
Lassen Sie uns auf das Pluszeichen klicken und Sie sehen die Informationen, die sich auf diesen Datensatz beziehen, auf der tblHRData Tabelle.
Klick auf das Save Symbol und öffnen tblHRData und Sie werden sehen, dass die von uns eingegebenen Daten bereits hier sind.
Die überwiegende Mehrheit Ihrer Beziehungen besteht höchstwahrscheinlich aus einer Beziehung zu vielen Beziehungen, bei denen ein Datensatz aus einer Tabelle möglicherweise mit vielen Datensätzen in einer anderen Tabelle in Beziehung steht.
Der Vorgang zum Erstellen einer Eins-zu-Viele-Beziehung ist genau der gleiche wie zum Erstellen einer Eins-zu-Eins-Beziehung.
Lassen Sie uns zuerst das Layout löschen, indem Sie auf klicken Clear Layout Option auf der Design tab.
Wir werden zuerst eine weitere Tabelle hinzufügen tblTasks wie im folgenden Screenshot gezeigt.
Klick auf das Save Symbol und eingeben tblTasks als Tabellenname und gehe zum Relationship Aussicht.
Klick auf das Show Table Möglichkeit.
Hinzufügen tblProjects und tblTasks und schließen Sie die Show Table Dialogbox.
Wir können denselben Prozess noch einmal durchlaufen, um diese Tabellen in Beziehung zu setzen. Klicken und halten Sie ProjectID von tblProjects und ziehen Sie es von tblTasks bis zur ProjectID. Außerdem wird ein Beziehungsfenster angezeigt, wenn Sie die Maus loslassen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen. Wir haben jetzt eine sehr einfache Beziehung erstellt.
Lassen Sie uns in diesem Kapitel die Viele-zu-Viele-Beziehung verstehen. Um eine Beziehung zwischen vielen und vielen Personen darzustellen, müssen Sie eine dritte Tabelle erstellen, die häufig als Junction-Tabelle bezeichnet wird und die viele-zu-viele-Beziehungen in zwei Eins-zu-viele-Beziehungen aufteilt. Dazu müssen wir auch eine Junction-Tabelle hinzufügen. Fügen wir zunächst eine weitere Tabelle hinzutblAuthers.
Lassen Sie uns jetzt eine erstellen many-to-many relationship. Wir haben mehr als einen Autor, der an mehr als einem Projekt arbeitet und umgekehrt. Wie Sie wissen, haben wir in tblProjects ein Autorenfeld, daher haben wir eine Tabelle dafür erstellt. Wir brauchen dieses Feld nicht mehr.
Wählen Sie das Feld Autor und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Die folgende Meldung wird angezeigt.
Klicken Yes. Wir müssen jetzt eine Junction-Tabelle erstellen. Diese Junction-Tabelle enthält zwei Fremdschlüssel, wie im folgenden Screenshot gezeigt.
Diese Fremdschlüsselfelder sind die Primärschlüssel aus den beiden miteinander verknüpften Tabellen. tblAuthers und tblProjects.
Um einen zusammengesetzten Schlüssel in Access zu erstellen, wählen Sie beide Felder und aus dem Feld aus table tools design Auf der Registerkarte können Sie direkt auf diesen Primärschlüssel klicken. Dadurch werden nicht nur eines, sondern beide Felder markiert.
Die Kombination dieser beiden Felder ist die tables’ unique identifier. Speichern wir diese Tabelle nun alstblAuthorJunction.
Der letzte Schritt, um die vielen-zu-vielen-Beziehungen zusammenzubringen, besteht darin, darauf zurückzukommen relationships view und erstellen Sie diese Beziehungen, indem Sie auf klicken Show Table.
Wählen Sie die drei oben hervorgehobenen Tabellen aus, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen und schließen Sie dieses Dialogfeld.
Klicken und ziehen Sie die AuthorID Feld von tblAuthors und legen Sie es auf die tblAuthorJunction Tabelle AuthorID.
Die Beziehung, die Sie erstellen, wird von Access als Eins-zu-Viele-Beziehung betrachtet. Wir werden auch die referenzielle Integrität durchsetzen. Lassen Sie uns jetzt einschaltenCascade Update und klicken Sie auf die Create Schaltfläche wie im obigen Screenshot.
Lassen Sie uns jetzt die halten ProjectID, ziehen und legen Sie es direkt auf ProjectID von tblAuthorJunction.
Wir werden Enforce Referential Integrity und Cascade Update Related Fields.
Das Folgende sind die Viele-zu-Viele-Beziehungen.
Platzhalter sind Sonderzeichen, die für unbekannte Zeichen in einem Textwert stehen können und praktisch sind, um mehrere Elemente mit ähnlichen, aber nicht identischen Daten zu finden. Platzhalter können auch dabei helfen, Datenbanken für eine bestimmte Musterübereinstimmung zu erstellen.
Access unterstützt zwei Sätze von Platzhalterzeichen, da zwei Standards für die strukturierte Abfragesprache unterstützt werden.
- ANSI-89
- ANSI-92
In der Regel verwenden Sie beim Ausführen die ANSI-89-Platzhalter queries und find-and-replace Operationen gegen Access-Datenbanken wie *.mdb und *.accdb Dateien.
Sie verwenden die ANSI-92-Platzhalter, wenn Sie Abfragen für Access-Projekte ausführen - Access-Dateien, die mit Microsoft SQL Server-Datenbanken verbunden sind. Access-Projekte verwenden den ANSI-92-Standard, da SQL Server diesen Standard verwendet.
ANSI-89-Platzhalterzeichen
In der folgenden Tabelle sind die von ANSI-89 unterstützten Zeichen aufgeführt.
Charakter | Beschreibung | Beispiel |
---|---|---|
* * | Entspricht einer beliebigen Anzahl von Zeichen. Sie können das Sternchen (*) an einer beliebigen Stelle in einer Zeichenfolge verwenden. | wh* findet was, weiß und warum, aber nicht eine Weile oder gucken. |
? | Entspricht einem einzelnen alphabetischen Zeichen. | B?ll findet Ball, Glocke und Rechnung. |
[] | Entspricht einem einzelnen Zeichen in den Klammern. | B[ae]ll findet Ball und Glocke, aber keine Rechnung. |
! | Entspricht allen Zeichen, die nicht in Klammern stehen. | b[!ae]ll findet Rechnung und Stier, aber nicht Ball oder Glocke. |
- - | Entspricht einem beliebigen Zeichenbereich. Sie müssen den Bereich in aufsteigender Reihenfolge angeben (A bis Z, nicht Z bis A). | b[a-c]d findet schlecht, bbd und bcd. |
# | Entspricht einem einzelnen numerischen Zeichen. | 1#3S findet 103, 113 und 123. |
ANSI-92-Platzhalterzeichen
In der folgenden Tabelle sind die von ANSI-92 unterstützten Zeichen aufgeführt.
Charakter | Beschreibung | Beispiel |
---|---|---|
%. | Entspricht einer beliebigen Anzahl von Zeichen. Es kann als erstes oder letztes Zeichen in der Zeichenfolge verwendet werden. | wh% findet was, weiß und warum, aber nicht eine Weile oder gucken. |
_ | Entspricht einem einzelnen alphabetischen Zeichen. | B_ll findet Ball, Glocke und Rechnung. |
[] | Entspricht einem einzelnen Zeichen in den Klammern. | B[ae]ll findet Ball und Glocke, aber keine Rechnung. |
^ | Entspricht allen Zeichen, die nicht in Klammern stehen. | b[^ae]ll findet Rechnung und Stier, aber nicht Ball oder Glocke. |
- - | Entspricht einem beliebigen Zeichenbereich. Sie müssen den Bereich in aufsteigender Reihenfolge angeben (A bis Z, nicht Z bis A). | b[a-c]d findet schlecht, bbd und bcd. |
Beispiel
Schauen wir uns nun ein einfaches Beispiel für die Verwendung dieser Platzhalterzeichen an, indem wir das Abfragedesign öffnen.
Fügen Sie die markierten Tabellen hinzu und schließen Sie die Show Table Dialogbox.
Fügen Sie die Felder im Abfrageraster hinzu, die Sie als Abfrageergebnis anzeigen möchten.
Führen Sie Ihre Abfrage aus.
Lass uns nochmal zum gehen query design und fügen Sie eine Eingabeaufforderung für den Projektnamen hinzu.
Führen Sie nun Ihre Abfrage aus und nehmen wir an, dass Sie den genauen Projektnamen nicht kennen, aber wissen, dass der Projektname die Wörter „Trank“ enthält. KlickenOk.
Der obige Schritt erzeugt kein Ergebnis. Das liegt daran, dass Access nach einer genauen Übereinstimmung in der suchtproject name field. Es sucht nach dem Projekt, das das Wort hatpotion in seinem Namen.
Wenn Sie möchten, dass die Benutzer Platzhalter eingeben können, um unbekannte Zeichen zu ersetzen, müssen Sie die Kriterien anpassen und den Operator einschließen like.
Wenn Sie die Abfrage ausführen, können Benutzer Platzhalter verwenden, um eine beliebige Anzahl von Zeichen zu ersetzen.
Nehmen wir an, Sie kennen das Wort potion erscheint irgendwo im Titel, aber Sie sind sich nicht sicher, wo.
Sie können ein * hinzufügen, um eine beliebige Anzahl von Zeichen vor dem Worttrank zu ersetzen, und nach dem Wort ein weiteres * hinzufügen. KlickenOk.
Es ist immer gut für die Benutzer, die Platzhalter zu kennen, die sie eingeben können. Es gibt jedoch Benutzer, die möglicherweise nicht wissen, welche Platzhalter sie eingeben können und welche nicht. In diesem Fall können Sie die Platzhalter selbst eingeben.
In dieser Situation zwischen dem LikeOperator und unsere Parameter-Eingabeaufforderung können wir diese Platzhalter hinzufügen und jetzt gibt es eine ganz bestimmte Art, wie wir dies schreiben müssen. Nach dem WortlikeGeben Sie in Anführungszeichen den von uns verwendeten Platzhalter ein. In diesem Fall haben wir "*" verwendet, um eine beliebige Anzahl von Zeichen zu ersetzen. Wir werden dies nun dem Parameter hinzufügen. Dazu brauchen wir kaufmännisches Und(&)Symbol und ein Leerzeichen. Wir werden diesen Schritt nun wiederholen und ein weiteres kaufmännisches Und (&) hinzufügen, da wir diesen Platzhalter mit den Kriterien verbinden, die der Benutzer für diesen Projektnamen eingegeben hat, und dann "*" in Anführungszeichen setzen.
Lassen Sie uns jetzt unsere Abfrage erneut ausführen. Geben Sie das Wort einpotion in der Eingabeaufforderung ohne Platzhalter.
Die Abfrage verfolgt nun diese Platzhalter auf beiden Seiten der hier eingegebenen Daten. Wir müssen einfach Trank eingeben und die Eingabetaste drücken.
Wir erhalten jetzt die Ergebnisse, nach denen wir gesucht haben, und die Ergebnisse sind unabhängig von der Eingabe durch die Benutzer gleich.
Nehmen wir an, wir möchten jedes Projekt mit dem Wort "the" im Titel finden. Dann müssen Sie nur noch das Wort und eingebenEnter oder klicken Sie auf Ok.
Mit dieser Abfrage wird es einfacher, nach Projekten zu suchen, deren Namen das Wort „the“ enthalten. Die 2 nd Ebene der Ergebnisse kann auch die Projektnamen mit dem Wort „Mutter“ , wo „der“ Teil des Wortes ist.
In MS Access ist ein Ausdruck wie eine Formel in Excel. Dies besteht aus einer Reihe von Elementen, die einzeln oder in Kombination verwendet werden können, um ein Ergebnis zu erzielen. Ausdrücke können Operatoren, Konstanten, Funktionen und Bezeichner enthalten.
Ausdrücke können verwendet werden, um eine Vielzahl von Aufgaben auszuführen, vom Abrufen des Werts eines Steuerelements oder Bereitstellen von Kriterien für eine Abfrage bis zum Erstellen berechneter Steuerelemente und Felder oder Definieren einer Gruppenebene für den Bericht.
In diesem Kapitel konzentrieren wir uns darauf, eine ganz bestimmte Art von Ausdruck zu erstellen, die als berechneter Ausdruck bezeichnet wird. Wir werden mehrere berechnete Felder erstellen, die Daten berechnen und anzeigen, die nicht irgendwo in der Datenbank selbst gespeichert sind, sondern aus separaten Feldern berechnet werden, die gespeichert werden.
Wir haben jetzt eine neue Access-Datenbank, die mehr zu berechnende Daten enthält.
Beispiel
Versuchen wir ein Beispiel, um dies zu verstehen. Wir werden einige Informationen aus einer Vielzahl von Tabellen abrufen -tblCustomers, tblOrders, tblOrdersDetails und tblBooks und Überprüfung einer Vielzahl von Bereichen.
Lassen Sie uns jetzt die Abfrage ausführen und Sie werden die folgenden Ergebnisse sehen.
Wir wollen eine sehr einfache Berechnung für eine Zwischensumme, die die Menge der bestellten Bücher nimmt und diese mit dem Verkaufspreis des Buches multipliziert. Es ist eine gute Idee, jeden Ausdruck oder Ausdruck mit einem Namen zu beginnen, um dieses Feld aufzurufen. Nennen wir diesen einensubtotal.
Der volle Ausdruck (Subtotal: [tblOrdersDetails]![QTY]*[tblBooks]![RetailPrice])Enthält den Tabellennamen first tblOrdersDetails in eckigen Klammern, da dort unser Mengenfeld lebt. Jetzt weist ein Ausruf Access an, in dieser Tabelle nach einer Feldmenge zu suchen und diese mit dem Einzelhandelspreisfeld in tblBooks zu multiplizieren.
Lassen Sie uns versuchen, Ihre Abfrage auszuführen, und am Ende wird das Zwischensummenfeld angezeigt.
Nehmen wir an, wir möchten unsere Umsatzsteuer berechnen. Im Abfrageraster werden wir genau so vorgehen, wie wir es zuvor getan haben, und dieses Mal werden wir das Feld einfach Steuern nennen und die Zwischensumme mit dem Steuersatz von neun Prozent multiplizieren.
Lassen Sie uns Ihre Anfrage erneut ausführen und Sie werden die neue sehen Tax field schlussendlich.
Ein Index ist eine Datenstruktur, eine spezielle Datenstruktur, die die Geschwindigkeit des Datenabrufs verbessern soll. Wenn Sie häufig eine Tabelle durchsuchen oder ihre Datensätze nach einem bestimmten Feld sortieren, können Sie diese Vorgänge beschleunigen, indem Sie einen Index für das Feld erstellen. Microsoft Access verwendet Indizes in einer Tabelle, während Sie einen Index in einem Buch verwenden, um Daten zu finden.
- In einigen Fällen, z. B. für einen Primärschlüssel, erstellt Access automatisch einen Index für Sie.
- In anderen Fällen möchten Sie möglicherweise selbst einen Index erstellen.
- Ein Index speichert den Speicherort von Datensätzen basierend auf dem Feld oder den Feldern, die Sie indizieren möchten.
- Nachdem Access den Speicherort aus dem Index abgerufen hat, kann es die Daten abrufen, indem es direkt zum richtigen Speicherort wechselt.
- Auf diese Weise kann die Verwendung eines Index erheblich schneller sein als das Durchsuchen aller Datensätze, um die Daten zu finden.
- Indizes können die Suche in Abfragen beschleunigen, aber auch die Leistung beim Hinzufügen oder Aktualisieren von Datensätzen verlangsamen.
Lassen Sie uns nun untersuchen, welche Indizes Microsoft Access standardmäßig erstellt und wie sie selbst erstellt werden, und wie unnötige Indizes gelöscht werden. Öffne dastblEmployees Tabelle in der von uns erstellten Access-Datenbank.
- Wir haben nicht wirklich mit Indizes in dieser Datenbank gespielt, aber das bedeutet nicht, dass wir keine haben.
- Tatsächlich wird jedes Feld, das in Access als Primärschlüssel festgelegt ist, automatisch indiziert.
- Access erstellt abhängig von den Namen Ihrer Felder zusätzliche Sekundärindizes.
Gehen wir nun zum Menü Datei und wählen Sie Optionen.
Sie sehen das Fenster Zugriffsoptionen.
Gehe zum Object Designersund Sie sehen einen Abschnitt mit der Bezeichnung AutoIndex beim Importieren / Erstellen und im Textfeld sehen Sie ID; Schlüssel; Code; Nummer. Standardmäßig fügt der Zugriff automatisch einen Sekundärindex zu Feldern hinzu, die mit diesen Namen beginnen oder enden. Dies gilt sowohl für Felder, die Sie importiert haben, als auch für Felder, die Sie manuell erstellt haben.
Wenn Sie ein Feld indizieren möchten, können Sie zu gehen Field Tab.
Wählen Sie ein Feld aus, das indiziert werden soll, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Indiziert im Abschnitt Feldüberprüfung. Sie haben auch alternative Optionen zum Erstellen oder Entfernen eines Index. Sie können zurück zum gehenDesign View.
Sie können Indizes anpassen, indem Sie ein beliebiges Feld auswählen. Sie können auch im Bereich der Feldeigenschaften unten sehen, wie sie indiziert werden. Jedes Feld, das hatNoneben indiziert ausgewählt bedeutet, dass für dieses Feld kein Index vorhanden ist. Sie können dies ändern, indem Sie auf das Dropdown-Menü klicken und die beiden anderen Optionen auswählen.Yes (Duplicate OK) und Yes (No duplicates).
Die letzte Option Yes (No Duplicates)bedeutet, dass Access doppelte Werte in diesem Feld automatisch verbietet. Lassen Sie uns nun einen Index für unser Nachnamenfeld erstellen.
Lassen Sie uns auswählen LastName zu indizieren und zu sagen Yes (Duplicates OK). Beim Speichern erstellt Access diesen Index. Ein weiterer Bereich, in dem Sie Ihre Indizes für eine Tabelle anzeigen und anpassen können, ist der Tabellenentwurfsbereich imShow/Hide Gruppe.
Wenn Sie auf diese Schaltfläche Indizes klicken, wird eine spezielle Ansicht mit allen für diese Tabelle erstellten Indizes angezeigt.
Wir haben jetzt zwei Indizes für tblEmployees - einen, der automatisch basierend auf dem Primärschlüsselfeld erstellt wurde, und einen, den wir gerade für das Feld Nachname erstellt haben. Dies sind die verschiedenen Möglichkeiten, mit Indizes in Microsoft Access-Tabellen umzugehen.
In diesem Kapitel wird erläutert, wie eine Gruppe von Datensätzen in Access berechnet wird. Wir haben ein Feld erstellt, das Zeile für Zeile oder Datensatz für Datensatz berechnet, um eine Zeilensumme oder ein Zwischensummenfeld zu erstellen. Was wäre, wenn wir nach einer Gruppe von Datensätzen und nicht nach einzelnen Datensätzen berechnen möchten? Wir können dies tun, indem wir das erstellen, was alsAggregate Query.
Aggregierte Abfrage
Eine aggregierte Abfrage, die auch als Summen- oder Zusammenfassungsabfrage bezeichnet wird, ist eine Summe, Masse oder Gruppendetails. Dies kann ein Gesamt- oder Bruttobetrag oder eine Gruppe oder Teilmenge von Datensätzen sein. Aggregierte Abfragen können eine Reihe von Vorgängen ausführen. In der folgenden einfachen Tabelle sind einige Möglichkeiten aufgeführt, wie eine Gruppe von Datensätzen summiert werden kann.
S.No. | Aggregierte Funktionen & Beschreibung |
---|---|
1. | Sum Fügt die Feldwerte hinzu |
2. | Avg Durchschnitt der Feldwerte |
3. | Min Niedrigster (minimaler) Feldwert |
4. | Max Höchster (maximaler) Feldwert |
5. | Count Anzahl der Werte (Datensätze) |
6. | StDev Standardabweichung der Feldwerte einschließlich Datums- / Zeitfelder |
7. | Var Varianz der Feldwerte einschließlich Datum / Uhrzeit |
Lassen Sie uns Ihre Datenbank öffnen und zum Abfrageentwurf gehen und die folgenden Tabellen einschließen -
Schließen Sie dieses Dialogfeld, und die folgenden beiden Felder werden angezeigt, wie im Abfrageraster im folgenden Screenshot gezeigt.
Dies ist eine einfache Abfrage und wir zeigen nur zwei Felder an - book title und quantity und wenn wir es ausführen, sehen wir jede einzelne Bestellung in unserer Datenbank.
Lassen Sie uns diese Abfrage jetzt ausführen und Sie werden die folgenden Ergebnisse sehen.
Deshalb wiederholen sich Buchtitel. Für jedes dieser Bücher wurden hier separate Bestellungen aufgegeben, und sie wurden in unterschiedlichen Mengen bestellt. Nehmen wir an, wir möchten nur eine Zusammenfassung des Buchtitels sehen, der nur einmal aufgeführt wurde. Und dann die Summe der daneben aufgeführten Menge.
Gehen wir jetzt zur Entwurfsansicht und auf der Registerkarte Entwurf sehen Sie ein Sigma-Symbol. Dies ist Ihre Summenschaltfläche.
Klicken Sie auf das Sigma-Symbol, um eine weitere Zeile unter Ihrem Feld in der Tabellenzeile zu öffnen. Von hier aus können Sie angeben, wie Sie diese Abfrage gruppieren.
Wir werden nun nach Buchtitel gruppieren und auch unser Mengenfeld summieren.
Wenn wir auf klicken group by areaWenn Sie weiter auf das Dropdown-Menü klicken, werden alle Optionen aufgelistet. In diesem Fall wählen wir die OptionSum und führen Sie dann Ihre Abfrage aus.
Sie können nun jedes einzelne Buch sowie alle Einzelbestellungen neben dem Buchnamen anzeigen.
Verkettung im Zugriff
Wir haben den Normalisierungsprozess gelernt und Informationen in separaten Feldern gespeichert. Manchmal möchten Sie Daten zusammen anzeigen oder anzeigen, z. B. indem Sie die Felder Vorname und Nachname als ein einziges Feld kombinieren. Sie können diese Informationen zusammen anzeigen, indem Sie ein berechnetes Feld erstellen, das eine oder mehrere Zeichenfolgen verkettet. Sie können auch andere Zeichen wie ein Komma oder einen Punkt hinzufügen, die Sie möchten.
Um in Access zu verketten, gibt es zwei verschiedene Operatoren, die Sie verwenden können ampersand (&) und die plus (+) Zeichen.
Das kaufmännische Und kombiniert zwei Zeichenfolgen zu einer, während das Pluszeichen zwei Zeichenfolgen kombiniert und NULL-Werte weitergibt. Wenn beispielsweise ein Wert NULL ist, wird der gesamte Ausdruck zu null ausgewertet.
Beispiel
Nehmen wir ein einfaches Beispiel, um den Prozess des Erstellens einer neuen Abfrage mithilfe des Abfragedesigns zu verstehen. Dies wird eine sehr einfache Abfrage sein, bei der Informationen aus dem Tisch unserer Kunden abgerufen werden.
Lassen Sie uns jetzt hinzufügen tblCustomersTabelle schließen das Dialogfeld Tabelle anzeigen. Wir werden versuchen, einige einfache benannte Felder zu verketten.
Fügen wir nun die Felder Vorname und Nachname hinzu und führen Sie die Abfrage aus.
Wie Sie sehen können, sind der Vorname und der Nachname in zwei verschiedene Felder unterteilt.
Wir müssen diese Informationen zusammen anzeigen.
Geh zurück zum Design View und im dritten Feld erstellen Sie ein neues Feld namens full name. Fügen Sie nun den vollständigen Namen hinzu und geben Sie den Ausdruck ein, der diese beiden Felder miteinander verbindet.
Lassen Sie uns die Abfrage ausführen und Sie sehen ein neues berechnetes Feld.
Es kann die Informationen aus diesen beiden Feldern miteinander verketten, aber es erscheint nicht genau so, wie wir es wollen. Der gesamte Text wird zusammen ausgeführt, da er so ausgeführt wird, wie wir es verlangt haben. Wir müssen jetzt Access bitten, zwischen den Informationen aus diesen beiden Feldern Platz hinzuzufügen.
Kehren wir nun zur Entwurfsansicht zurück und fügen diesem Ausdruck einen weiteren Abschnitt hinzu.
Fügen Sie ein Leerzeichen in Anführungszeichen und ein weiteres kaufmännisches Und ein. Dadurch übernimmt Access die Informationen aus diesem Vornamenfeld. Fügen Sie es mit einem Leerzeichen hinzu und fügen Sie dann ganz am Ende die Informationen aus dem Nachnamenfeld hinzu. Führen Sie nun die Abfrage erneut aus und Sie werden die folgenden Ergebnisse sehen.
Aggregierte Abfragen eignen sich hervorragend, wenn Sie nur nach einer bestimmten Nummer suchen. Wenn Sie jedoch Informationen wie eine tabellenähnliche Zusammenfassung zusammenfassen möchten, sollten Sie eine Kreuztabellenabfrage versuchen. Wenn Sie zusammenfassende Daten umstrukturieren möchten, um das Lesen und Verstehen zu erleichtern, sollten Sie a verwendenCrosstab Query.
Eine Kreuztabellenabfrage ist eine Art von Select Query. Wenn Sie eine Kreuztabellenabfrage ausführen, werden die Ergebnisse in einem Datenblatt angezeigt. Dieses Datenblatt hat eine andere Struktur als die anderen Arten von Datenblättern.
Die Struktur einer Kreuztabellenabfrage kann das Lesen erleichtern als eine einfache Auswahlabfrage, die dieselben Daten anzeigt, wie im folgenden Screenshot gezeigt.
Die mit Abstand einfachste Möglichkeit, eine Kreuztabellenabfrage in Access zu erstellen, besteht darin, einfach den mit Access gelieferten Assistenten zum Erstellen Ihrer Kreuztabellenabfrage zu verwenden. Gehen wir nun zur Registerkarte Erstellen in den Abfragegruppen und klicken Sie auf den Abfrage-Assistenten.
Im obigen Dialogfeld sehen Sie alle Arten von speziellen Abfragen. Sie können einen einfachen Abfrage-Assistenten erstellen, wie wir es bisher in der Entwurfsansicht getan haben. Die zweite ist die gewünschte - die Kreuztabellenabfrage, die Daten in einem kompakten Tabellenkalkulationsformat anzeigt. Wählen Sie nun die Kreuztabellenabfrage aus und klicken Sie auf OK.
Im ersten Bildschirm des Assistenten werden Sie gefragt, welche Tabelle oder Abfrage die Felder enthält, die Sie für Ihre Ergebnisse der Kreuztabellenabfrage benötigen. Klick auf dasQueries Optionsfeld und wählen Sie qryOrdersInformation - Dies ist diejenige, die wir zuvor erstellt haben und die Zwischensumme, Umsatzsteuer usw. enthält. Klicken Sie auf Next.
Wir werden nun die verfügbaren Felder dieser Abfrage untersuchen. Sie werden aufgefordert, die gewünschten Feldwerte als Zeilenüberschriften einzugeben. Nehmen wir an, wir möchten eine einfache Liste aller unserer verschiedenen Buchtitel. Wählen Sie nun die Buchtitelfelder aus, senden Sie diese an den ausgewählten Feldbereich und klicken Sie aufNext.
Im obigen Dialogfeld ist die Frage, was Sie als Spaltenüberschriften verwenden möchten, und das hängt wirklich davon ab, was Sie bewerten möchten. Nehmen wir an, Sie möchten unsere anzeigensales by date, wählen TransactionDate und klicken Sie auf Next.
Die Frage im obigen Dialogfeld ist eine spezielle Frage, die auf dem Feld basiert, das wir zuvor ausgewählt haben, seit wir eine Datums- / Zeitspalte ausgewählt haben. Es wird gefragt, ob wir unsere Datums- / Zeitspalteninformationen nach einem bestimmten Intervall gruppieren möchten. Wählen Sie die Jahresoption und klicken Sie aufNext.
In der nächsten Frage im obigen Dialogfeld wird gefragt, welche Zahl für jede Spalte im Zeilenschnittpunkt berechnet werden soll. In diesem Fall können wir die Menge der verkauften Bücher durch Auswahl ermittelnquantity (QTY) und Summe aus den Funktionen und klicken Next.
Der allerletzte Bildschirm Ihres Assistenten wird Sie fragen what do you want to name your query und weiter klicken Finish zu View that query.
Wir haben jetzt Buch-für-Buch-Informationen und auch Informationen über den Gesamtumsatz, beispielsweise als jeder dieser Verkäufe stattfand.
Eine Datenbank ist eine Sammlung von Datentabellen, die logische Beziehungen zueinander ermöglichen. Sie verwenden Beziehungen, um Tabellen über Felder zu verbinden, die sie gemeinsam haben. Eine Tabelle kann Teil einer beliebigen Anzahl von Beziehungen sein, aber jede Beziehung hat immer genau zwei Tabellen. In einer Abfrage wird eine Beziehung durch a dargestelltJoin.
Was ist Join?
Ein Join gibt an, wie Datensätze aus zwei oder mehr Tabellen in einer Datenbank kombiniert werden. Konzeptionell ist ein Join einer Tabellenbeziehung sehr ähnlich. Joins dienen dazu, die Beziehungen zu Tabellen abzufragen.
Im Folgenden sind die beiden grundlegenden Arten von Verknüpfungen aufgeführt, die in diesem Kapitel behandelt werden:
- Die innere Verbindung
- Die äußere Verbindung
Beide können einfach aus a erstellt werden queries design view.
Inner Join
Lass uns jetzt verstehen Inner Join - -
- Der häufigste Join-Typ ist ein innerer Join, der auch der Standard-Join-Typ in Microsoft Access ist.
- Inner Join zeigt nur die Zeilen oder Datensätze an, in denen die verknüpften Felder aus beiden Tabellen gleich sind.
- Dieser Join-Typ untersucht die allgemeinen Felder und die darin enthaltenen Daten. Es werden nur die Übereinstimmungen angezeigt.
Äußere Verbindung
Lassen Sie uns jetzt verstehen, was ein Outer Join ist -
- Eine äußere Verknüpfung zeigt alle Zeilen aus einer Tabelle und nur die Zeilen oder Datensätze aus der anderen Tabelle an, in denen die verknüpften Felder gleich sind.
- Mit anderen Worten, eine äußere Verknüpfung zeigt alle Zeilen aus einer Tabelle und nur die entsprechenden Zeilen aus der anderen Tabelle.
Es gibt auch andere Join-Typen -
Linke äußere Verbindung und rechte äußere Verbindung
Lass uns jetzt verstehen Left Outer Join und Right Outer Join - -
- Sie können die Tabelle auswählen, in der alle Zeilen angezeigt werden.
- Sie können einen Left Outer Join erstellen, der alle Zeilen aus der ersten Tabelle enthält.
- Sie können einen rechten äußeren Join erstellen, der alle Zeilen aus der zweiten Tabelle enthält.
Lass uns jetzt zum gehen Create Registerkarte und erstellen Sie eine Abfrage aus dem Design View. WählentblProjects und tblTasks und schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen wie im folgenden Screenshot.
Ergänzen Sie die ProjectName Feld von tblProjects, und TaskTitle, StartDate und DueDate von tblTasks Tabelle.
Lassen Sie uns nun die Abfrage ausführen.
Wir zeigen nur Aufzeichnungen von einigen Projekten an. Einige dieser Projekte haben viele Aufgaben, die mit diesem Projekt verbunden sind, und diese Informationen werden durch verknüpftProjectID Feld.
Wenn wir diese Abfrage in Microsoft Access erstellen, übernimmt Access diese Beziehung aus den von uns erstellten Beziehungen.
Standardmäßig wird das erstellt, was als Inner Join between these two fieldszwischen diesen beiden Tabellen, und auf diese Weise werden diese Informationen aus diesen beiden Tabellen miteinander verknüpft.
Es werden nur die Übereinstimmungen angezeigt. Wenn wir diese Abfrage ausführen, sind viele andere Projekte in aufgeführt tblProjects Dies wird nicht als Teil unserer in dieser Abfrage festgelegten Datensätze angezeigt. Dies liegt daran, wie diese beiden Tabellen über diesen inneren Join miteinander verbunden werden. Dies ist wiederum der Standard-Join für jede Abfrage.
Wenn Sie jedoch die Beziehung ändern möchten, nehmen wir an, Sie möchten einen äußeren Join erstellen oder mit anderen Worten alle Projekte von anzeigen tblProjects, jeder einzelne Datensatz in dieser Tabelle, zusammen mit allen Aufgaben von tblTasks- Open Join-Eigenschaften; Wir können dies einfach durch Doppelklicken auf die Beziehungslinie tun.
Access zeigt den linken Tabellennamen und den rechten Tabellennamen im Dialogfeld Eigenschaften verbinden an.
Der Name der linken Spalte und der Name der rechten Spalte sowie das erste Optionsfeld dürfen nur Zeilen enthalten, in denen die Verknüpfungsfelder aus beiden Tabellen gleich sind. Dies ist die innere Verknüpfung. Dies wird standardmäßig beim Erstellen von Beziehungen und beim Erstellen einer Verknüpfung ausgewählt in der Abfrage können Sie es aber ändern.
Wir haben auch zwei andere Möglichkeiten; Wir können alle Datensätze von einschließentblProjectsund nur die Aufzeichnungen von tblTasks Dabei sind die verknüpften Felder gleich und dieses ist Left Outer Join.
Wir haben eine dritte Option, die alle Datensätze von tblTasks und nur die Datensätze von tblProjects enthält, bei denen die verknüpften Felder gleich sind und dies Right Outer Join ist.
Dies sind die verschiedenen Arten von Verknüpfungen, die Sie einfach in der Entwurfsansicht erstellen können. Lassen Sie uns die zweite Option auswählen, nämlich Left Outer Join, und klickenOk.
Schauen wir uns nun die anderen Schritte an -
Wenn Sie sich die Beziehungslinie ansehen, sehen Sie einen kleinen Pfeil in Richtung ProjectID im tblTasks. Wenn Sie diese Abfrage ausführen, werden die folgenden Ergebnisse angezeigt.
Wie Sie sehen, wird uns jeder einzelne Projektname angezeigt, unabhängig davon, ob er eine verwandte Aufgabe hat oder nicht. Sie sehen auch eine Reihe von Nullfeldern. All dies ist leer, da es keine verwandten Informationen in gibttblTasks, woher diese Felder kommen. Lass uns jetzt zum gehenDesign View erneut und doppelklicken Sie auf die Beziehungszeile.
Wählen Sie im Dialogfeld Verknüpfungseigenschaften die dritte Option für die rechte äußere Verknüpfung aus und klicken Sie auf Ok.
Schauen Sie sich jetzt unsere Beziehungslinie an. Sie werden sehen, dass ein kleiner Pfeil jetzt in Richtung zeigtProjectID im tblProjects. Wenn Sie diese Abfrage ausführen, werden die folgenden Ergebnisse angezeigt.
Selbstverbindungen
Self-Join ist eine andere Art von Join. Ein Self-Join verknüpft übereinstimmende Felder aus derselben Tabelle. Sehen Sie sich beispielsweise die Tabelle des Mitarbeiters mit einem Supervisor-Feld an, das auf dieselbe Art von Nummer verweist, die in einem anderen Feld in derselben Tabelle gespeichert ist - der Mitarbeiter-ID.
Wenn wir wissen möchten, wer Kaitlin Rasmussens Vorgesetzter ist, müssen wir die in diesem Vorgesetztenfeld gespeicherte Nummer in genau derselben Tabelle in diesem Mitarbeiter-ID-Feld nachschlagen, um zu wissen, dass Charity Hendricks der Vorgesetzte ist.
Diese Tabelle ist nicht die ideale Struktur für eine relationale Datenbank, da sie nicht normalisiert ist.
Wenn wir eine Situation haben, in der wir eine Abfrage erstellen möchten, in der nur die Namen der Mitarbeiter neben den Namen ihrer Vorgesetzten aufgeführt sind, können wir dies nur abfragen, wenn wir einen Self-Join erstellen.
Um eine Selbstverknüpfung anzuzeigen, erstellen Sie eine Tabelle mit den folgenden Feldern und geben Sie einige Daten ein.
Hier möchten wir erneut eine Liste mit dem Vornamen des Mitarbeiters und dann dem Namen des Vorgesetzten erstellen. Lassen Sie uns eine Abfrage aus dem erstellenquery design view.
Fügen Sie nun hinzu tblEmployees Tabellen.
Schließen Sie dieses Dialogfeld.
Fügen Sie nun den Vor- und Nachnamen unserer Mitarbeiter hinzu.
Wir brauchen jetzt eine Möglichkeit, eine Beziehung zwischen dieser Tabelle und sich selbst herzustellen. Dazu müssen wir öffnenthe show table dialog box und fügen Sie tblEmployees noch einmal hinzu.
In dieser Abfrageansicht haben wir eine weitere Kopie derselben Tabelle erstellt. Jetzt müssen wir Self-Join erstellen. Klicken Sie dazu auf Supervisor intblEmployees Tisch und halten Sie die Maustaste gedrückt und legen Sie sie direkt auf die EmployeeID in dieser kopierten Tabelle - tblEmployees_1. Fügen Sie dann den Vor- und Nachnamen aus dieser kopierten Tabelle hinzu.
Lassen Sie uns jetzt Ihre Abfrage ausführen und Sie werden die folgenden Ergebnisse sehen.
Es zeigt die Namen der Mitarbeiter zusammen mit den Namen ihrer Vorgesetzten an. Auf diese Weise erstellen Sie einen Self-Join in Microsoft Access.
In diesem Tutorial haben wir verschiedene ausgewählte Abfragen erstellt, hauptsächlich aus der Entwurfsansicht. In Access können wir jedoch einige spezielle Abfrage-Assistenten verwenden, um einige bestimmte ausgewählte Abfragen zu erstellen. Der erste ist der Assistent zum Suchen doppelter Abfragen. Der Assistent zum Suchen nach doppelten Abfragen erstellt eine Abfrage, mit der Datensätze mit doppelten Feldwerten in einer einzelnen Tabelle oder Abfrage gefunden werden.
Wie wir bereits besprochen haben, sollen relationale Datenbanken das Speichern doppelter Informationen vermeiden. Trotz dieses Designs geben Benutzer manchmal versehentlich doppelte Informationen ein.
Beispiel
In der Tabelle eines Kunden können Sie denselben Kunden versehentlich zweimal hinzufügen lassen. In solchen Fällen hat der Kunde dieselbe Adresse, jedoch unterschiedliche Kunden-IDs, was zu Problemen bei der Berichterstellung führen kann. In dieser Situation können Sie die verwendenduplicates query wizard to quickly locate possible duplicate entries.
Öffnen wir nun unsere Access-Datenbank, die enthält tblAuthers Tisch und gehen die Create Wählen Sie in der Gruppe "Abfragen" die Option aus query wizard.
Wenn Sie den folgenden Screenshot sehen, können Sie aus vier verschiedenen Assistenten auswählen. Wähle ausfind duplicates query wizard und klicken Sie auf Ok.
Im ersten Bildschirm des Abfrage-Assistenten zum Suchen von Duplikaten werden Sie gefragt, welche Tabelle oder welche Abfrage Sie nach möglichen Duplikaten suchen möchten. Angenommen, wir möchten die Tabelle unseres Autors überprüfen, um sicherzustellen, dass derselbe Autor nicht versehentlich zweimal eingegeben wurde. Wählen Sie also tblAuthors aus und klicken Sie aufNext.
Im zweiten Bildschirm des Assistenten werden Sie gefragt, welche Felder möglicherweise doppelte Informationen enthalten.
In der Regel verwenden Sie Ihr Primärschlüsselfeld nicht, da Access wiederum die Eingabe von Duplikaten nicht zulässt, wenn Sie ein Feld in Access als Primärschlüssel festlegen.
Wir werden uns jedes andere Feld oder eine Kombination von Feldern ansehen.
Wir können nach dem Nachnamen oder dem Vornamen und dem Nachnamen suchen, oder Sie können nach ihrer Straße suchen oder genauer gesagt nach ihrer Telefonnummer oder ihrem Geburtstag.
Lassen Sie uns nun nach Vorname, Nachname und Geburtstag suchen und klicken Next.
Der folgende Bildschirm in diesem Assistenten fragt nach den Feldern, die in unserer Abfrage angezeigt werden sollen. Klicken Sie dazu auf den Doppelpfeil. Alle Felder werden in den Bereich für zusätzliche Abfragefelder verschoben und zu unseren Abfrageergebnissen hinzugefügt.
Lassen Sie uns jetzt klicken Next. Wir gelangen zum letzten Bildschirm dieses Abfrage-Assistenten.
Geben Sie im folgenden Bildschirm ein, wie Sie Ihre Abfrage benennen möchten.
Standardmäßig wird es benannt find duplicates für plus whatever the name of the object that you're querying. In diesem Fall,tblAuthors, aber Sie können ihm auch einen anderen Namen geben und auf klicken finish.
Hier hat Access ein mögliches Duplikat gefunden, und das wird der Autor Jose Caline sein, der denselben Geburtstag, dieselbe Adresse, dieselbe Telefonnummer, aber unterschiedliche AuthorIDs hat.
Dieser wurde definitiv zweimal versehentlich eingegeben. Wir haben jetzt alle Felder zu unserer Abfrage hinzugefügt. Wir können einfach den Datensatz löschen. Wir müssen auch sicherstellen, dass wir keine verwandten Datensätze in einer anderen Tabelle haben.
Wählen Sie einen beliebigen Datensatz aus und wählen Sie Löschen wie im folgenden Dialogfeld.
Bei Zugriff erhalten Sie die Meldung "Sie sind dabei, einen Datensatz zu löschen." Klicken Sie auf Ja, wenn Sie fortfahren möchten.
Wenn Sie sehen möchten, wie dieser Assistent diese Abfrage erstellt hat, rufen Sie die Entwurfsansicht auf und sehen Sie, was alles zu dieser Abfrage hinzugefügt wurde.
Wie Sie im obigen Screenshot sehen können, haben wir unsere Felder und einige spezifische Kriterien unter dem Feld für den Vornamen.
Auf diese Weise sucht dieser Assistent nach diesen doppelten Informationen. Es ist bei weitem die einfachste Methode, Duplikate zu finden.
In Access gibt es einen weiteren sehr nützlichen Assistenten Find Unmatched Query Wizard. Der Assistent zum Suchen nicht übereinstimmender Abfragen erstellt eine Abfrage, die Datensätze oder Zeilen in einer Tabelle findet, die keine zugehörigen Datensätze in einer anderen Tabelle enthalten.
Wie wir bereits besprochen haben, wie Daten in Abfragen zusammengefügt werden und wie die meisten Abfragen nach Übereinstimmungen zwischen zwei oder mehr Tabellen suchen.
Dies ist die Standardverknüpfung in Access, wenn wir beispielsweise eine Abfrage mit zwei Tabellen entwerfen. tblCustomers und tblOrdersWenn Sie diese beiden Tabellen durch die Kunden-IDs verbinden, gibt diese Abfrage nur die übereinstimmenden Ergebnisse zurück. Mit anderen Worten, die Kunden, die Bestellungen aufgegeben haben.
Es gibt Zeiten, in denen wir die Übereinstimmungen nicht sehen möchten. Beispielsweise möchten wir möglicherweise keinen Kunden in unserer Datenbank sehen - die Kunden, die noch keine Bestellungen aufgegeben haben.
- Dies ist genau das, was die nicht übereinstimmende Suchabfrage bewirkt.
Es gibt auch viele andere Verwendungsmöglichkeiten für diese Art von Abfrage.
In unserer Datenbank können wir damit sehen, welche Autoren noch kein Projekt geschrieben haben, oder Sie können damit sehen, welche Mitarbeiter noch keine gesundheitlichen Vorteile gewählt haben. Lassen Sie uns nun Ihre Datenbank öffnen, die enthältCustomers und OrdersTabelle; Gehen Sie zur Registerkarte Erstellen und klicken Sie auf die Schaltfläche des Abfrage-Assistenten.
Wähle aus Find Unmatched Query Wizard und klicken Sie auf Ok.
In diesem Szenario werden wir nach Kunden Ausschau halten, die keine Bestellung aufgegeben haben. Im ersten Bildschirm werden Sie gefragt, welche Tabelle oder Abfrage die gewünschten Datensätze in den Abfrageergebnissen enthält.
Wir wollen jetzt eine Kundenliste von tblCustomers. Wählen Sie diese Option und klicken Sie aufNext.
Im folgenden Bildschirm müssen Sie angeben which table or query contains the related records. Mit anderen Worten, welche Tabelle verwenden Sie, um mit der ersten zu vergleichen. Dazu müssen wir diejenigen finden, die keine Bestellungen aufgegeben haben. Wir müssen die Tabelle auswählen, die Informationen zu allen Bestellungen enthält -tblOrders. Klicken Sie nun aufNext.
Im folgenden Bildschirm müssen Sie angeben, welche Informationen in beiden Tabellen enthalten sind.
- Dies ist normalerweise eine Art Primärschlüssel, Fremdschlüssel, Feld oder Beziehung.
- Wenn in Ihrer Datenbank bereits eine Beziehung besteht, wählt Access diese Felder für Sie aus und stimmt sie ab.
- Wenn Sie jedoch andere Felder haben, die Sie zusammenfügen können und ähnliche Informationen enthalten, können Sie diese auch hier auswählen.
Hier haben wir CustID standardmäßig in beiden Feldern in 'tblCustomers' und Feldern in 'tblOrders' ausgewählt. Klicken Sie nun aufNext.
Im folgenden Bildschirm können Sie die Felder auswählen, die in den Abfrageergebnissen angezeigt werden sollen.
Lassen Sie uns nun alle verfügbaren Felder auswählen und auf den Doppelpfeil klicken. Dies bewegt alleavailable fields rüber zum selected fieldsBereich. Klicken Sie nun aufNext.
Im letzten Bildschirm können Sie einen Namen für Ihre Abfrage auswählen und auf klicken Finish.
Hier haben wir einen Kunden als den Kunden, der noch keine Bestellung bei uns aufgegeben hat.
Sie können auch sehen, wie diese Abfrage erstellt wurde. Dazu müssen Sie zurück zumDesign View.
Dieser Assistent hat eine erstellt Outer Join zwischen tblCustomer und tblOrders und dem Is NullKriterien werden der CustID von tblORders hinzugefügt. Dies dient zum Ausschließen bestimmter Datensätze. In diesem Fall sind es die Kunden, die Bestellungen aufgegeben haben oder die entsprechende Informationen in tblOrders haben.
Formulare in Access sind wie Vitrinen in Geschäften, die das Anzeigen oder Abrufen der gewünschten Elemente erleichtern. Da Formulare Objekte sind, über die Sie oder andere Benutzer die in Ihrer Access-Desktop-Datenbank gespeicherten Daten hinzufügen, bearbeiten oder anzeigen können, ist das Design Ihres Formulars ein wichtiger Aspekt. Mit Formularen in Microsoft Access können Sie in Bezug auf das Design viel tun. Sie können zwei grundlegende Arten von Formularen erstellen:
- Gebundene Formen
- Ungebundene Formulare
Gebundene Formen
Lassen Sie uns jetzt verstehen, was Bound Forms sind -
- Gebundene Formulare sind mit einer zugrunde liegenden Datenquelle verbunden, z. B. einer Tabelle, einer Abfrage oder einer SQL-Anweisung.
- Gebundene Formen sind das, woran Menschen normalerweise denken, wenn sie an den Zweck einer Form denken.
- Formulare sind auszufüllen oder zum Eingeben oder Bearbeiten von Daten in eine Datenbank zu verwenden.
- Beispiele für gebundene Formulare sind normalerweise das, was Benutzer verwenden, um Daten in eine Datenbank einzugeben, anzuzeigen oder zu bearbeiten.
Ungebundene Formulare
Schauen wir uns ungebundene Formulare an -
- Diese Formulare sind nicht mit einem zugrunde liegenden Datensatz oder einer zugrunde liegenden Datenquelle verbunden.
- Ungebundene Formulare können Dialogfelder, Schalttafeln oder Navigationsformulare sein.
- Mit anderen Worten, ungebundene Formulare werden im Gegensatz zu den Daten selbst normalerweise zum Navigieren oder Interagieren mit der gesamten Datenbank verwendet.
Arten gebundener Formen
Es gibt viele Arten gebundener Formulare, die Sie in Access erstellen können. Lassen Sie uns die Typen verstehen -
Einzelartikelformular
Dies ist die beliebteste und hier werden die Datensätze angezeigt - jeweils ein Datensatz.
Formular für mehrere Artikel
Dadurch werden mehrere Datensätze gleichzeitig aus dieser gebundenen Datenquelle angezeigt.
Form teilen
Das Formular ist vertikal oder horizontal in zwei Hälften unterteilt. Eine Hälfte zeigt ein einzelnes Element oder einen einzelnen Datensatz an, und die andere Hälfte zeigt eine Liste an oder bietet eine Datenblattansicht mehrerer Datensätze aus der zugrunde liegenden Datenquelle.
Formulare erstellen
Es gibt einige Methoden, mit denen Sie Formulare in Access erstellen können. Öffnen Sie dazu Ihre Datenbank und gehen Sie zuCreate tab. In der Gruppe "Formulare" sehen Sie in der oberen rechten Ecke die Schaltfläche "Formularassistent".
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den Formularassistenten zu starten.
In diesem ersten Bildschirm des Assistenten können Sie Felder auswählen, die in Ihrem Formular angezeigt werden sollen, und Sie können aus Feldern aus mehr als einer Tabelle oder einer Abfrage auswählen.
Nehmen wir an, wir möchten einfach ein schnelles Formular haben, das wir für die Dateneingabe für unsere Mitarbeiterinformationen verwenden.
Von Tables/Queries Dropdown-Liste auswählen tblEmployeesTabelle. Klicken Sie auf den Doppelpfeil, um alle Felder gleichzeitig zu verschieben.
Lassen wir es einfach mit dieser einen Tabelle und klicken Next.
Der folgende Bildschirm im Formularassistenten fragt nach dem Layout, das wir für unser Formular wünschen. Wir habencolumnar, tabular, datasheet and justifiedLayouts. Wir werden hier das Spaltenlayout auswählen und dann auf klickenNext.
Im folgenden Bildschirm müssen wir einen Titel für unser Formular angeben. Nennen wir esfrmEmployees.
Sobald Sie Ihrem Formular einen Titel gegeben haben, können Sie das Formular öffnen, um zu sehen, wie dieses Formular aussieht, oder Sie können Informationen in Ihre Tabelle eingeben. Sie können auch die Option zum Ändern des Formularentwurfs auswählen. Lassen Sie uns die erste Option wählenopen the form to view or enter information und klicken Sie auf Finish.
Schauen Sie sich nun den folgenden Screenshot an. So sieht Ihr Formular aus. Dies ist ein einzelnes Elementformular, dh es wird jeweils ein Datensatz angezeigt. Weiter unten sehen Sie die Navigationsschaltflächen. Dies zeigt an, dass hier der Datensatz 1 von 9 angezeigt wird. Wenn Sie dann auf diese Schaltfläche klicken, wird sie verschoben zum nächsten Datensatz.
Wenn Sie zum allerletzten Datensatz in dieser Form oder Tabelle springen möchten, können Sie die Schaltfläche direkt neben dem Pfeil nach rechts verwenden. Der Pfeil mit einer Zeile danach ist die Schaltfläche für den letzten Datensatz. Wenn Sie neue Mitarbeiterinformationen hinzufügen möchten, gehen Sie zum Ende dieser Datensätze. Nach 9 Datensätzen wird ein leeres Formular angezeigt, in dem Sie die Informationen des neuen Mitarbeiters eingeben können.
Dies ist ein Beispiel dafür, wie Sie mit dem Formularassistenten ein Formular erstellen können. Lassen Sie uns nun dieses Formular schließen und zur Registerkarte Erstellen wechseln. Jetzt erstellen wir mit dem Assistenten ein etwas komplizierteres Formular. Klicken Sie auf den Formularassistenten. Dieses Mal wählen wir Felder aus verschiedenen Tabellen aus.
Lassen Sie uns in diesem Formularassistenten auswählen tblProjects zum Tables/Queriesund wählen Sie einige verfügbare Felder aus, z. B. ProjectID, ProjectName, ProjectStart und ProjectEnd. Diese Felder werden nun zu Ausgewählte Felder verschoben.
Wählen Sie nun tblTasksfür Tabellen / Abfragen und senden Sie über die TaskID, ProjectID, TaskTitle, StartDate, DueDate und PercentComplete. KlickenNext.
Hier möchten wir Daten von verschiedenen Objekten abrufen. Wir können auch aus Optionen auswählen, wie wir unser Formular arrangieren möchten. Wenn wir ein flaches Formular erstellen möchten, können wir uns dafür entscheiden, nach zu arrangierentblTasksDadurch wird dieses einzelne Formular erstellt, wobei alle Felder wie oben gezeigt in einer flachen Ansicht angeordnet sind.
Wenn wir jedoch eine hierarchische Form erstellen möchten, die auf dieser Eins-zu-Viele-Beziehung basiert, können wir unsere Daten nach tblProjects anordnen.
Im obigen Fenster haben wir die Möglichkeit, a einzuschließen subform zum tblTasks, oder wir können das zu einer verknüpften Form machen. In diesem verknüpften Formular verfügt tblProjects über eine Schaltfläche, mit der das zweite Formular gestartet wird, das nach dem Projekt gefiltert ist, das wir in dem zugrunde liegenden Projektformular ausgewählt haben. Lassen Sie uns nun die auswählenForm with subform(s)Klicken Sie dann auf Next.
Im folgenden Bildschirm können Sie ein Layout für Ihr Unterformular auswählen. Die Datenblattansicht wird standardmäßig ausgewählt. Die Datenblattansicht ähnelt der Tabellenansicht. Klicken Sie nun aufNext.
Im folgenden Bildschirm müssen Sie einen Namen für Ihre Formulare angeben. Geben Sie den gewünschten Namen ein und klicken Sie aufFinish.
Mit Access erhalten Sie eine Vorschau Ihres Formulars. Darüber hinaus haben Sie die Steuerelemente in Ihrem Hauptformular, das von unserem stammtProjectsTabelle. Wenn Sie nach unten gehen, sehen Sie ein Unterformular. Es ist wie ein Formular innerhalb eines Formulars.
Formular für mehrere Artikel
Möglicherweise möchten Sie auch eine bestimmte Art von Formular erstellen. Dazu können Sie auf das klickenMore Forms Dropdown-Menü.
Über das Menü können Sie eine erstellen Multiple Items Form, a Datasheet Form, a Split Form oder sogar ein Modal Dialogbilden. Dies sind typischerweise gebundene Formen; Wählen Sie das Objekt aus, das an dieses Formular gebunden werden soll. Dies gilt nicht für die Modal Dialog-Formulare.
Um diesen Formulartyp zu erstellen, müssen Sie zuerst das Objekt im Navigationsbereich auswählen. Lassen Sie uns auswählentblEmployees Hier.
Fahren Sie fort, indem Sie auf klicken More Forms und Multiple Items.
Im obigen Schritt wird ein Formular mit mehreren Elementen erstellt, in dem alle Mitarbeiter aufgelistet sind.
Form teilen
Diese Art von Form wird vertikal oder horizontal in gleiche Hälften geteilt. Eine Hälfte zeigt ein einzelnes Element oder einen einzelnen Datensatz an, und die andere Hälfte zeigt eine Liste oder eine Datenblattansicht mehrerer Datensätze aus der zugrunde liegenden Datenquelle an.
Lassen Sie uns jetzt auswählen tblEmployees im Navigationsbereich und dann weiter CreateTab. WählenSplit Form Wenn Sie diese Option im Menü Weitere Formulare auswählen, wird das folgende Formular angezeigt, in dem das Formular vertikal unterteilt ist.
Wir haben verschiedene Möglichkeiten kennengelernt, um einfache Dateneingabeformulare zu erstellen. Obwohl die Formulare den Prozess der Dateneingabe erleichtern; Diese dienen möglicherweise nicht anderen Zwecken, die Sie möchten. Sie sind möglicherweise nicht eingängig oder benutzerfreundlich für das, was Sie beabsichtigt haben.
- Wenn Sie ein Formular erstellen, möchten Sie wahrscheinlich zuerst die Größe ändern oder die Steuerelemente verschieben.
- Möglicherweise müssen Sie auch ein Steuerelement hinzufügen oder ein Steuerelement entfernen.
Wir werden nun besprechen, wie Sie Ihr Formular auf einfache Weise ändern können.
Kontrollen
Es ist lediglich ein Oberbegriff, der verwendet wird, um ein Objekt in einem Formular oder Bericht zu beschreiben, das Daten anzeigt, Aktionen oder Elemente ausführt, die für Dekorationen wie eine Linie verwendet werden. Mit anderen Worten, ein Steuerelement ist fast alles, was in einem Formular oder Bericht platziert wird.
Folgendes kann als Kontrolle betrachtet werden -
- Objekte wie Beschriftungen.
- Ungebundene oder gebundene Textfelder, mit denen Sie einen Ausdruck hinzufügen, bearbeiten oder sogar berechnen können.
- Befehlsschaltflächen, die Aktionen wie ausführen Save, Open eine E-Mail oder Print Diese Tasten werden auch als Steuerelemente bezeichnet.
- Es ist nur ein Oberbegriff für jedes Objekt in einem Formular oder Bericht.
Wir werden uns nun die verschiedenen Aspekte der Präsentierbarkeit eines Formulars ansehen und verstehen, wie ein Formular bearbeitet und geändert wird. Öffnen wir nun unser Formular für mehrere Artikel, in dem alle Mitarbeiter von aufgelistet sindtnlEmployees.
Sie sehen zwar eine Liste der Mitarbeiter, sehen aber nicht wirklich nach einer sehr benutzerfreundlichen Liste aus. Unsere Kontrollen sind übergroß. Sie sind zu groß, voneinander beabstandet und bieten keine sehr nützliche Listenansicht.
Um das Erscheinungsbild Ihrer Steuerelemente in diesem Formular zu bearbeiten, können Sie zwei Formularansichten verwenden. Klicken Sie auf der Registerkarte Start aufView Dropdown-Liste.
Sie haben die Layoutansicht oder die Entwurfsansicht, und beide Ansichten werden zum Bearbeiten Ihres Formulars verwendet. Die Formularansicht wird standardmäßig geöffnet. In dieser Ansicht können Sie mit der zugrunde liegenden Datenquelle interagieren oder diese bearbeiten.
Um das Erscheinungsbild des Formulars selbst zu bearbeiten, müssen Sie zuerst zur Layoutansicht wechseln.
Wenn Sie zur Layoutansicht wechseln, wird eine Reihe von Kontextregistern angezeigt.
Oben in Access sehen Sie einen markierten Bereich Form Layout Tools mit drei Registerkarten - Registerkarte "Design", Registerkarte "Anordnen" und Registerkarte "Format". Jede dieser Registerkarten verfügt über unterschiedliche Optionen zum Formatieren des Erscheinungsbilds des Formulars.
Wenn Sie mit der Maus auf eines dieser Steuerelemente klicken, werden Sie feststellen, dass Access einen bestimmten Bereich dieses Formulars hervorhebt und alle Steuerelemente in diesem Bereich hellorange schattiert sind, während das von Ihnen ausgewählte Steuerelement dunkler als schattiert ist die vorherige oder haben einen dunkleren orangefarbenen Rand um die Stelle, an der Sie klicken.
Hier können Sie die Größe Ihrer Steuerelemente nach Belieben ändern, indem Sie mit der Maus auf die Höhe oder Breite oder beide Steuerelemente klicken und diese ziehen.
Wenn Sie in diesem bestimmten Formular die Größe eines einzelnen Steuerelements ändern, ändern Sie auch die Größe der übrigen Steuerelemente in Ihrem Formular. Dies liegt daran, wie diese Steuerelemente gruppiert sind. Lassen Sie uns nun alle Felder mit der Klick- und Ziehfunktion der Maus nach Ihren Wünschen anpassen.
Dies ist eine schnelle Möglichkeit, die Höhe und Breite von Steuerelementen in Ihrem Formular in dieser Layoutansicht zu bearbeiten.
Themen
In Access gibt es einige grundlegende Möglichkeiten zum Formatieren Ihrer Formulare, indem Sie integrierte Themen, Farben und Schriftstile verwenden, Füllfarben anpassen und alternative Zeilen schattieren. Lassen Sie uns jetzt öffnenfrmEmployees.
Die von Access erstellten Formulare sind schlicht und einfach. Sie haben einen blauen Balken oben und einen weißen Hintergrund.
Wenn Sie sehen möchten, wie Sie diese Formulare sonst noch stilisieren können, können Sie in der Entwurfsansicht oder Layoutansicht einige der Optionen auf der Registerkarte Entwurf im Bereich Themen untersuchen.
Wenn Sie auf die Dropdown-Galerie der Themen klicken, können Sie viele vorgefertigte Themen ausprobieren. Wenn Sie mit der Maus über eine dieser Optionen fahren, erhalten Sie eine Vorschau auf Änderungen von Farben und Schriftgrößen sowie der tatsächlich verwendeten Schriftart. Um einen bestimmten Stil anzuwenden, klicken Sie einfach mit der Maus darauf und Sie können sehen, wie das aussieht.
Wenn Ihnen das Thema gefällt, Sie aber die Farben ändern möchten, können Sie die Farben anpassen, indem Sie auf der Registerkarte Design zur Gruppe Themen zurückkehren und die gewünschte Farbe auswählen. Sie können auch benutzerdefinierte Farben erstellen, die den Farben Ihres Unternehmens entsprechen.
In ähnlicher Weise haben Sie auch eine Reihe von Schriftstilen zur Auswahl. Sie können eine der vielen mit der Office Suite vorgefertigten auswählen oder diese Schriftarten anpassen, indem Sie eine bestimmte Überschriftenschrift, eine Hauptschriftart auswählen und sogar einen benutzerdefinierten Namen für diese Schriftartengruppe erstellen und speichern.
Gehen wir zurück zu frmEmployees. In diesem Formular sehen Sie, dass jede alternative Zeile hellgrau schattiert ist.
Die Formatierungsoption wird als bezeichnet Alternate Row Color und wenn Sie dies in einer Mehrfachform anpassen möchten, gehen Sie zu Design View.
Wählen Sie diesen Detailabschnitt aus und wechseln Sie dann zur Registerkarte Format. In der Hintergrundgruppe sollte eine Option für angezeigt werden Alternate Row Color. Sie können die Farben für alternative Zeilen ändern. Um zu sehen, wie das aussieht, gehen Sie einfach zur Formularansicht oder zur Layoutansicht.
Wenn Sie überhaupt keine Schattierung wünschen, können Sie wählen No Color wie dein Alternate Row Color und das ist eher das traditionelle Aussehen früherer Versionen von Access.
Der Zugriff umfasst eine Navigationssteuerung, mit der Sie problemlos zwischen verschiedenen Formularen und Berichten in Ihrer Datenbank wechseln können. Ein Navigationsformular ist einfach ein Formular, das ein Navigationssteuerelement enthält. Navigationsformulare sind eine großartige Ergänzung für jede Desktop-Datenbank.
Microsoft Access bietet verschiedene Funktionen zum Steuern der Navigation von Benutzern in der Datenbank.
Wir haben bereits den Navigationsbereich verwendet, um durch alle von uns erstellten Access-Objekte wie Formulare, Abfragen, Tabellen usw. zu navigieren.
Wenn Sie Ihre eigene Navigationsstruktur erstellen und es den Benutzern erleichtern möchten, die spezifischen Objekte zu finden, die sie wirklich benötigen, können Sie ein Navigationsformular erstellen. Hierbei handelt es sich um ein Formular, das ein Navigationssteuerelement verwendet, damit Benutzer Formulare und Berichte verwenden oder anzeigen können direkt aus diesem Hauptnavigationsformular heraus.
Beispiel
Nehmen wir nun ein einfaches Beispiel, in dem wir das Navigationsformular erstellen. Wechseln Sie dazu zur Registerkarte Erstellen. In der Gruppe Formulare sehen Sie dieses Navigations-Dropdown-Menü.
In diesem Menü sehen Sie verschiedene Layouts zum Anordnen Ihrer Formulare und Berichte, die Sie in dieses Navigationsformular einbetten möchten.
Es gibt eine mit horizontalen Registerkarten, eine mit vertikalen Registerkarten, bei der alle Registerkarten nach links ausgerichtet sind, eine vertikale Registerkarte, bei der alle Registerkarten nach rechts ausgerichtet sind.
Es gibt ein horizontales Registerkartenlayout mit zwei Ebenen. Wenn Sie also viele Objekte haben, die oben angezeigt werden sollen, können Sie dies nutzen.
Sie können eine haben, bei der Sie sowohl horizontale als auch vertikale Registerkarten haben, die entweder links oder rechts ausgerichtet sind.
Im folgenden Beispiel werden horizontale und vertikale Registerkarten verwendet. Um dieses Layout oder dieses Navigationsformular zu erstellen, klicken Sie einfach darauf. Access erstellt ein ungebundenes Formular mit einem Navigationssteuerelement.
Um diesem Navigationsformular Objekte hinzuzufügen, können Sie dies am einfachsten über Ihre Layoutansicht tun, indem Sie Objekte einfach an die gewünschte Stelle ziehen und dort ablegen.
Lassen Sie uns jetzt ziehen frmProjects Formular aus dem Navigationsbereich und legen Sie es oben auf [Neu hinzufügen] ab.
Ebenso ziehen frmAuthers Formular aus dem Navigationsbereich und legen Sie es links neben der Schaltfläche Neu hinzufügen ab.
Fügen wir nun weitere Formulare hinzu, die sich auf Projekte beziehen, wie z frmSubTasks, frmCurrentProjects usw.
Fügen wir nun oben zusätzliche Registerkarten hinzu. Wir werden zuerst die hinzufügenfrmEmployees bilden.
Jetzt werden Sie sehen, dass Ihre anderen Projektschaltflächen von links verschwunden sind und dass sie an die Registerkarte Projekt angehängt sind. Alle Schaltflächen, die Sie links anzeigen, sind mit dem verknüpft, was Sie oben ausgewählt haben. Lassen Sie uns nun bei ausgewählter Registerkarte "Mitarbeiter" mitarbeiterbezogene Informationen nach links ziehen.
Jetzt haben wir Projektinformationen auf einer Registerkarte und Mitarbeiterinformationen auf der anderen. Ebenso können Sie je nach Ihren Anforderungen weitere Registerkarten hinzufügen. Da Sie sehen, dass der Name der Registerkarten nicht angemessen ist, lassen Sie uns einige dieser Registerkarten umbenennen, um sie benutzerfreundlicher zu gestalten. Am einfachsten ist es, auf eine Registerkarte oder eine Schaltfläche auf der linken Seite zu doppelklicken und sie umzubenennen, wie im folgenden Screenshot gezeigt.
Wenn Sie Daten in einer beliebigen Form eingeben, kann es schneller und einfacher sein, einen Wert aus einer Liste auszuwählen, als sich einen einzugebenden Wert zu merken. Eine Auswahlliste stellt außerdem sicher, dass der in ein Feld eingegebene Wert angemessen ist. Ein Listensteuerelement kann eine Verbindung zu vorhandenen Daten herstellen oder feste Werte anzeigen, die Sie beim Erstellen des Steuerelements eingeben. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie in Access ein Kombinationsfeld erstellen.
Kombinationsfeld
Ein Kombinationsfeld ist ein Objekt oder Steuerelement, das eine Dropdown-Liste mit Werten enthält, aus denen der Benutzer auswählen kann.
- Das Kombinationsfeld-Steuerelement bietet eine kompaktere Möglichkeit, eine Liste mit Auswahlmöglichkeiten anzuzeigen.
- Die Liste wird ausgeblendet, bis Sie auf den Dropdown-Pfeil klicken.
- Über ein Kombinationsfeld können Sie auch einen Wert eingeben, der nicht in der Liste enthalten ist.
- Auf diese Weise kombiniert das Kombinationsfeld-Steuerelement die Funktionen eines Textfelds und eines Listenfelds.
Beispiel
Nehmen wir nun ein einfaches Beispiel für die Erstellung eines Kombinationsfelds. Wir haben ein Formular für einen Mitarbeiter erstellt, wie im folgenden Screenshot gezeigt.
Wir möchten jetzt ein Kombinationsfeld für den Telefontyp erstellen, da wir wissen, dass der Telefontyp einer der beiden sein sollte Home, Cell oder Work. Diese Informationen sollten in der Dropdown-Liste verfügbar sein und der Benutzer muss diese Informationen nicht eingeben.
Lass uns jetzt zum gehen Design Viewfür diese Form. Wähle ausPhone Type Feld und drücken Sie Löschen.
Sobald das Feld Telefontyp gelöscht ist, wechseln Sie zur Registerkarte Design.
Lassen Sie uns jetzt auswählen Use Control Wizards Option aus dem Menü Steuerelemente und dann Wählen Sie das Kombinationsfeld-Steuerelement aus dem Menü aus, wie im folgenden Screenshot gezeigt.
Zeichnen Sie nun das Kombinationsfeld an die gewünschte Stelle. Wenn Sie die Maus loslassen, wird das Dialogfeld des Kombinationsfeld-Assistenten angezeigt.
Hier haben Sie verschiedene Optionen für Daten; lassen Sie uns die 2 wählen nd Option bei, werden wir die Werte und klicken Sie auf Weiter hinzuzufügen.
Geben Sie die Werte, die angezeigt werden sollen, in die Dropdown-Liste ein und klicken Sie auf Next.
Klicken Next nochmal.
Geben Sie die label für Ihr Kombinationsfeld und klicken Sie auf Finish.
Sie können sehen, dass ein Kombinationsfeld erstellt wurde, das jedoch nicht an einem anderen Feld ausgerichtet ist. Lassen Sie uns dies zuerst tun, indem Sie alle Felder auswählen und dann zur Registerkarte Anordnen gehen.
Links sehen Sie die StackedMöglichkeit. Klicken Sie auf diese Schaltfläche.
Sie können jetzt sehen, dass die Felder ausgerichtet sind.
Um die Größe jedes Felds gleich zu machen, haben wir verschiedene Optionen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Größe / Abstand.
Klicken Sie in der Dropdown-Liste auf To Shortest.
Nun geh zum Form Aussicht.
Ein Benutzer kann jetzt einfach eine beliebige Option für den Telefontyp auswählen.
In diesem Kapitel werden wir die SQL-Ansicht behandeln. Wenn Sie eine Abfrage im Abfragedesign erstellen, erstellt Access automatisch die SQL-Abfrage für Sie. Dadurch werden tatsächlich Daten aus den Tabellen abgerufen. Lassen Sie uns Ihre Datenbank öffnen, um zu sehen, wie Ihre Abfrage in SQL erstellt wird, wenn Sie sie im Abfragedesign erstellen.
Wähle aus Query Design von dem Create Registerkarte und fügen Sie die tblEmployees Tabelle.
Wählen Sie das Feld aus, das als Abfrageergebnis angezeigt werden soll, und führen Sie dann Ihre Abfrage aus.
Sie können jetzt alle Mitarbeiterinformationen als Abfrageergebnis anzeigen. Sie haben bestimmte Felder im Abfrageraster ausgewählt. Gleichzeitig hat MS Access eine SQL-Abfrage mit den Ergebnissen aus Ihrem Abfrageraster erstellt.
Wechseln Sie zum Anzeigen von SQL zur Registerkarte Startseite. WählenSQL View Im Menü Ansicht sehen Sie die SQL Ihrer Abfrage.
Beispiel
Das Folgende ist ein weiteres Beispiel, in dem wir die laufenden Projekte sehen werden.
Lassen Sie uns jetzt Ihre Anfrage ausführen.
Um SQL anzuzeigen, wählen Sie die SQL-Ansicht aus dem Menü Ansicht.
Sie können die SQL-Abfrage sehen, die von Access automatisch generiert wird. Dies hilft beim Abrufen von Daten aus zwei Tabellen.
Ein besonders nützliches Formatierungswerkzeug in Access ist die Möglichkeit zum Anwenden Conditional Formattingum bestimmte Daten hervorzuheben. Nehmen wir ein einfaches Beispiel für die bedingte Formatierung.
Beispiel
In diesem Beispiel verwenden wir ein Formular fSubCurrentProjects in unserer Datenbank.
Wir haben eine Liste aller Projekte in dieser Datenbank und wir haben auch ein paar neue Felder wie das On Time Status und die Number of Late Tasks. Dieses Formular wird aus einer anderen Abfrage erstellt.
In dieser Abfrage haben wir eine Verknüpfung zwischen einer Tabelle und einer Abfrage, die die Anzahl der Fälligkeitstermine oder die Anzahl der Projekte anzeigt, deren Aufgaben überfällig sind. Wir haben hier auch ein berechnetes Feld, das die IF-Funktion verwendet, um zu bestimmen, ob die Anzahl der Fälligkeiten größer als Null ist oder nicht. Es werden dann die Wörter angezeigtLate wenn das Projekt zu spät ist oder On Time wenn dieses spezifische Projekt keine überfälligen Aufgaben hat.
Beispiel 1
In diesem Beispiel verwenden wir das obige Formular, um zu verstehen, wie Sie die bedingte Formatierung verwenden können, um bestimmte Informationen hervorzuheben. Wir werden jetzt jedes einzelne Projekt hervorheben, das derzeit zu spät läuft. Um die bedingte Formatierung auf ein Feld oder mehrere Felder anzuwenden, müssen Sie zur Layoutansicht wechseln.
Wählen Sie nun die On Time Status Feld.
Gehen Sie nun zur Registerkarte Format.
Auf dieser Registerkarte Format sollten Sie eine Gruppe mit dem Namen Steuerformatierung und eine spezielle Schaltfläche für die bedingte Formatierung sehen. Klicken wir nun auf Bedingte Formatierung.
Sie sehen jetzt einen Manager für bedingte Formatierungsregeln. Derzeit sind keine Regeln auf dieses Steuerelement angewendet. Lassen Sie uns nun eine neue Regel erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Neue Regel klicken.
Sie sehen nun ein Dialogfeld Neue Formatierungsregel. Wir werden zuerst den Regeltyp angeben, den wir erstellen werden, und hier haben wir zwei Optionen. Die erste Option ist zucheck the values in the current record or to use an expressionund die zweite Option ist zu compare this record with the other records.
Wir haben jetzt nur einen von zwei Werten in unserer Form; entweder pünktlich oder das Wort spät und das ist aus der gegebenen Abfrage. Lassen Sie uns nun die “Field Value Is”Aus dem ersten Kombinationsfeld und wählen Sie dann“equal to”Aus dem zweiten Kombinationsfeld. Geben Sie nun das Wort „Late”In Anführungszeichen.
Wir können jetzt unsere bedingte Formatierung festlegen, wie dieses Feld aussehen soll, wenn das Wort Lateerscheint in diesem Feld. Lassen Sie uns nun die Schriftfarbe in Rot ändern und es machenbold, italic und underlineund das ist unsere bedingte Regel. Lassen Sie uns jetzt klickenOk und dann klicken Apply, und Ok nochmal.
Sie können das Wort sehen Lateist jetzt formatiert. Dies ist ein Beispiel für das Erstellen einer sehr grundlegenden Regel für bedingte Formate.
Beispiel 2
Nehmen wir ein anderes Beispiel. Hier machen wir den Titel oder den Namen des Projektsred und bold, italic und underline. Wählen Sie das Projektnamen-Steuerelement in Ihrem Formular aus.
Wir kehren jetzt zu unserer Registerkarte Format zurück und klicken auf Bedingte Formatierung und erstellen eine neue Regel für dieses spezifische Steuerelement, wie im obigen Screenshot gezeigt.
Hier überprüfen wir nicht den Wert des aktuell ausgewählten Felds, sondern ihn anhand eines anderen Felds in diesem Formular. WählenExpression Is Klicken Sie im ersten Kombinationsfeld auf die Schaltfläche… am Ende wie im obigen Screenshot.
In den Ausdruckskategorien haben Sie jedes einzelne Objekt in diesem Formular. Doppelklicken Sie aufCountofDueDate. Dadurch wird der Verweis auf dieses Steuerelement oder dieses Feld an unseren Ausdrucksgenerator und unsere Bedingung gesendet, wenn er größer als Null ist. Klicken Sie nun auf OK.
Lassen Sie uns jetzt auf OK klicken und dann erneut auf Übernehmen und OK klicken.
Dies war ein Beispiel für die bedingte Formatierung eines Felds basierend auf Werten in einem anderen Feld.
Beispiel 3
Betrachten wir nun ein weiteres Beispiel für die bedingte Formatierung. Nehmen wir an, wir möchten sehen, welche Projekte verspäteter sind oder spätere Aufgaben haben als andere verspätete Projekte. Wählen Sie die Option Bedingte Formatierung.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Regel, um eine neue Regel zu erstellen, und klicken Sie dann wie im obigen Screenshot auf OK.
In der neuen Formatierungsregel wählen wir nun einen Regeltyp aus.Compare to other records”. Lassen Sie uns das weiter ändernBar color to red. Wir möchten, dass unser kürzester Balken den niedrigsten Wert und der längste Balken den höchsten Wert darstellt. Lassen Sie uns jetzt auf OK klicken und dann erneut auf Übernehmen und OK klicken.
Sie können jetzt die angewendete bedingte Schattierung wie im obigen Screenshot sehen. Gehen wir jetzt zur Formularansicht.
In diesem Kapitel werden wir behandeln Controls and Propertiesverfügbar in Access. Wir werden auch lernen, wie Sie Formularen Steuerelemente hinzufügen. Steuerelemente sind die Teile eines Formulars oder Berichts, die Sie verwendenenter, edit, oder displayDaten. Mithilfe von Steuerelementen können Sie Daten in Ihrer Datenbankanwendung anzeigen und damit arbeiten.
Das am häufigsten verwendete Steuerelement ist das Textfeld. Andere Steuerelemente umfassen jedoch Befehlsschaltflächen, Beschriftungen, Kontrollkästchen und Steuerelemente für Unterformulare / Unterberichte.
Es gibt verschiedene Arten und Arten von Steuerelementen, die Sie erstellen können, die jedoch alle in eine der beiden Kategorien fallen - gebunden oder ungebunden.
Gebundene Steuerelemente
Lassen Sie uns nun verstehen, was gebundene Steuerelemente sind -
- Gebundene Steuerelemente sind solche, die an eine bestimmte Datenquelle in Ihrer Datenbank gebunden sind, z. B. ein Feld und eine Tabelle oder eine Abfrage.
- Werte können entweder Text, Datum, Nummer, Kontrollkästchen, Bilder oder sogar Grafiken sein.
- Sie verwenden gebundene Steuerelemente, um Werte anzuzeigen, die aus Feldern in Ihrer Datenbank stammen.
Ungebundene Steuerelemente
Lassen Sie uns nun verstehen, was ungebundene Steuerelemente sind -
- Ungebundene Steuerelemente sind dagegen nicht an eine Datenquelle gebunden und existieren nur im Formular selbst.
- Dies können Text, Bilder oder Formen wie Linien oder Rechtecke sein.
Steuertypen
Sie können in Access verschiedene Arten von Steuerelementen erstellen. Hier werden einige häufig verwendete Elemente wie Textfeld, Beschriftung, Steuerelemente für Schaltflächenregisterkarten usw. erläutert.
Textfeld
Normalerweise wird alles, was sich in einem Textfeld befindet, gebunden, aber nicht immer.
Mit diesen Steuerelementen können Sie mit den in Ihrer Datenbank gespeicherten Daten interagieren. Sie können jedoch auch ungebundene Textfelder verwenden.
Berechnete Steuerelemente führen eine Art Berechnung durch, die auf einem Ausdruck basiert, den Sie schreiben, und dass Daten nirgendwo in Ihrer Datenbank gespeichert sind.
Es wird im laufenden Betrieb berechnet und lebt nur von dieser einen Form.
Etiketten
- Beschriftungen sind immer Text und ungebunden.
- Normalerweise sind Labels mit keiner Quelle in Ihrer Datenbank verbunden.
- Beschriftungen werden verwendet, um andere Steuerelemente in Ihrem Formular zu kennzeichnen, z. B. Textfelder.
Taste
- Dies ist eine andere Art der populären Kontrolle; Diese Befehlsschaltflächen führen normalerweise ein Makro oder Modul aus.
- Schaltflächen werden normalerweise verwendet, um mit den Daten oder Objekten in Ihrer Datenbank zu interagieren.
Registerkartensteuerelemente
- Mithilfe von Registerkartensteuerelementen können Sie Steuerelemente oder andere Steuerelemente in Ihrem Formular mit Registerkarten anzeigen.
- Durch Hinzufügen von Registerkarten zu einem Formular kann es übersichtlicher und benutzerfreundlicher gestaltet werden, insbesondere wenn das Formular viele Steuerelemente enthält.
- Indem Sie verwandte Steuerelemente auf separaten Seiten des Registerkartensteuerelements platzieren, können Sie Unordnung reduzieren und die Arbeit mit Daten vereinfachen.
Hyperlink
Hyperlink erstellt in Ihrem Formular einen Hyperlink zu etwas anderem. Es kann sich entweder um eine Webseite oder sogar um ein anderes Objekt handeln oder sich in Ihrer Datenbank befinden.
Einige andere Steuerelemente
Lassen Sie uns nun einige andere Steuerelemente untersuchen -
Sie können auch ein Webbrowser- und Navigationssteuerelement, Gruppen, Seitenumbrüche und Kombinationsfelder erstellen.
Sie können Diagramme, Linien, Schaltflächen, Listenfelder, Rechtecke, Kontrollkästchen, ungebundene Objektrahmen, Anhänge, Optionsschaltflächen, Unterformulare und Unterberichte, gebundene Objektrahmen und sogar Bilder in Ihrem Formular erstellen.
Beispiel
Schauen wir uns nun ein einfaches Beispiel für einige dieser Steuerelemente an, indem wir ein neues leeres Formular erstellen. Gehe zumCreate Registerkarte in der forms gruppieren und klicken Sie auf Blank Form.
Der obige Schritt öffnet ein ungebundenes Formular, das noch keinem Element in unserer Datenbank zugeordnet ist.
Standardmäßig wird es in der Layoutansicht geöffnet, wie im obigen Screenshot gezeigt.
Gehen wir jetzt zur Entwurfsansicht, um Felder hinzuzufügen.
Klicken Sie auf der Registerkarte Design auf das Eigenschaftenblatt.
Klicken Sie im Eigenschaftenblatt auf den Dropdown-Pfeil, stellen Sie sicher, dass Formular ausgewählt ist, und wechseln Sie dann zur Registerkarte Daten.
Auf der Registerkarte Daten sehen Sie, dass die Datensatzquelle leer bleibt. Nehmen wir an, wir möchten ein Formular erstellen, das an zwei verschiedene Tabellen in unserer Datenbank gebunden wird. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche…. Es wird weiterhin einen eigenen Abfrage-Generator öffnen.
Wählen Sie die Tabellen aus, die die Daten enthalten, die Sie anzeigen möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen und schließen Sie dieses Dialogfeld.
Lassen Sie uns nun alle Felder aus tblEmployees auswählen und in das Abfrageraster ziehen und auf ähnliche Weise alle Felder aus tblHRData hinzufügen.
Klicken Sie nun auf Speichern unter und geben Sie dieser Abfrage einen Namen.
Nennen wir es qryEmployeesData und klicken Sie auf Ok und schließen Sie dann den Abfrage-Generator.
Sie können die Abfrage jetzt als Datensatzquelle anzeigen. Wir haben dieses Formular jetzt an ein Objekt in unserer Datenbank gebunden, in diesem Fall an qryEmployeesData. Wir können jetzt beginnen, indem wir diesem Formular einige Steuerelemente hinzufügen. Um eines der Steuerelemente hinzuzufügen, gehen Sie zur Registerkarte Design und zeigen Sie Ihre Optionen in der Steuerelementgruppe an.
Im Menü "Steuerelemente" sehen Sie, dass der Assistent zum Verwenden von Steuerelementen wie im obigen Screenshot hervorgehoben ist. Diese kleine Schaltfläche ist standardmäßig mit einem hervorgehobenen Feld versehen. Dies bedeutet, dass die Steuerungsassistenten aktiviert sind. Dies ist wie ein Kippschalter. Wenn Sie auf den Kippschalter klicken, werden die Assistenten ausgeschaltet. Wenn Sie erneut darauf klicken, werden die Assistenten eingeschaltet.
Klicken Sie nun auf die Beschriftung, ziehen Sie diese Beschriftung, geben Sie Mitarbeiterinformationen ein und wechseln Sie zur Registerkarte Format, um sie wie im folgenden Screenshot zu formatieren.
Sie können einen fetten Stil anwenden oder die Schriftgröße des Texts innerhalb dieser Beschriftung usw. ändern. Dieses Steuerelement wird im Detailbereich Ihres Formulars angezeigt. Es ist sinnvoller, diese Beschriftung im Formularkopf zu positionieren, der noch nicht sichtbar ist.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Hintergrund dieses Formulars und wählen Sie Form Header wie im obigen Screenshot.
Verschieben Sie dieses Steuerelement in den Bereich Formularkopf. Lassen Sie uns nun einige andere Steuerelemente auf der Registerkarte Design erstellen. An dieser Stelle möchten wir beispielsweise alle unsere Felder auf zwei verschiedene Registerkarten verteilen.
Im Steuerungsmenü sehen Sie das Registerkartensteuerelement, mit dem Registerkarten in Ihrem Formular erstellt werden. Klicken Sie auf das Registersteuerelement und zeichnen Sie es im Detailbereich wie im obigen Screenshot in Ihr Formular.
Es werden zwei Registerkarten erstellt - Seite 2 und Seite 3 wie im obigen Screenshot.
Beginnen wir nun mit dem Hinzufügen einiger Steuerelemente zu diesem Registersteuerelement.
Wenn Sie einige Informationen anzeigen möchten, die in unserer zugrunde liegenden Abfrage gespeichert sind, klicken Sie auf Add Existing Fields Option aus der Gruppe Multifunktionsleiste in Tools, um alle verfügbaren Felder aus unserer zugrunde liegenden Abfrage anzuzeigen.
Um die vorhandenen Felder auf die Seite zu bringen, wählen Sie alle in der Feldliste verfügbaren Felder aus, wie im folgenden Screenshot dargestellt.
Ziehen Sie nun die Felder wie im folgenden Screenshot auf Seite 2 des Registerkartensteuerelements.
Gehen Sie nun zur Registerkarte Anordnen und wählen Sie die aus Stacked Layout.
Fügen wir nun auf der zweiten Seite die verbleibenden Felder dieser Abfrage hinzu.
Sie können die Größe und Breite dieser Steuerelemente anpassen, damit sie so aussehen, wie Sie es möchten.
Wenn Sie mit der Formatierung fertig sind, klicken Sie auf Save As Symbol, um das Formular mit dem gewünschten Namen zu speichern.
Klicken Sie auf OK und wechseln Sie zur Formularansicht, um alle Informationen in diesem Formular anzuzeigen.
Das Registersteuerelement unterteilt unsere Steuerelemente oder Felder in zwei Bildschirme, um das Anzeigen und Hinzufügen von Informationen zu vereinfachen.
In diesem Kapitel werden die Grundlagen von Berichten und das Erstellen von Berichten behandelt. Berichte bieten eine Möglichkeit, die Informationen in Ihrer Microsoft Access-Datenbank anzuzeigen, zu formatieren und zusammenzufassen. Sie können beispielsweise einen einfachen Bericht mit Telefonnummern für alle Ihre Kontakte erstellen.
Ein Bericht besteht aus Informationen, die aus Tabellen oder Abfragen abgerufen werden, sowie Informationen, die im Berichtsdesign gespeichert sind, z. B. Beschriftungen, Überschriften und Grafiken.
Die Tabellen oder Abfragen, die die zugrunde liegenden Daten bereitstellen, werden auch als Datensatzquelle des Berichts bezeichnet.
Wenn die Felder, die Sie alle einschließen möchten, in einer einzigen Tabelle vorhanden sind, verwenden Sie diese Tabelle als Datensatzquelle.
Wenn die Felder in mehr als einer Tabelle enthalten sind, müssen Sie eine oder mehrere Abfragen als Datensatzquelle verwenden.
Beispiel
Wir werden nun ein einfaches Beispiel nehmen, um den Prozess der Erstellung eines sehr einfachen Berichts zu verstehen. Dazu müssen wir zur Registerkarte Erstellen gehen.
Stellen Sie vor dem Klicken auf die Schaltfläche Bericht zum Erstellen eines Basisberichts sicher, dass die richtige Abfrage ausgewählt ist. In diesem Fall,qryCurrentProjectsist in Ihrem Navigationsbereich ausgewählt. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Bericht, um einen Bericht basierend auf dieser Abfrage zu erstellen.
Sie werden sehen, dass der Bericht in der Layoutansicht geöffnet ist. Auf diese Weise können Sie schnell die Größe oder Breite Ihrer Felder anpassen, die im Bericht angezeigt werden. Lassen Sie uns nun die Spaltenbreiten anpassen, damit alles besser passt.
Scrollen Sie nach unten und stellen Sie die Seitensteuerung unten ein.
Dies war eine sehr schnelle Möglichkeit, einen sehr einfachen Bericht zu erstellen. Sie können auch geringfügige Änderungen und Anpassungen in der Berichtsentwurfsansicht vornehmen.
- Ein Bericht besteht genau wie Formulare aus verschiedenen Abschnitten.
- Sie haben den Detailbereich, in dem alle Ihre Daten zum größten Teil gespeichert sind.
- Sie sehen auch einen Seitenkopf und einen Seitenfußbereich. Diese werden oben und unten auf jeder einzelnen Seite Ihres Berichts angezeigt.
Lassen Sie uns nun den Titel des Berichts ändern und ihm einen anderen Namen geben.
Klicken Sie auf das Speichersymbol, um Ihren Bericht zu speichern.
Sie erhalten das obige Dialogfeld.
Geben Sie einen Namen für Ihren Bericht ein und klicken Sie auf OK. Wenn Sie anzeigen möchten, wie dieser Bericht tatsächlich aussehen wird, können Sie in der Seitenansicht zur Schaltfläche Ansicht zurückkehren und auf Seitenansicht klicken, um zu sehen, wie dieser Bericht aussehen würde, wenn er entweder auf Papier oder als PDF gedruckt wird.
Mit den Werkzeugen in der unteren rechten Ecke können Sie vergrößern oder verkleinern. Auf der Registerkarte Druckvorschau befinden sich außerdem einige Schaltflächen, die automatisch angezeigt werden, wenn Sie zur Druckvorschau wechseln. Im Zoombereich haben Sie eine Ansicht für eine Seite, zwei Seiten; Wenn Sie einen längeren Bericht haben, können Sie vier Seiten gleichzeitig, acht Seiten oder zwölf Seiten anzeigen. Sie können auch einfache Dinge wie das Format des zu druckenden Papiers, die Ränder für Ihren Bericht, die Ausrichtung, die Anzahl der Spalten, die Einrichtung der Seite usw. anpassen. Auf diese Weise können Sie sehr schnell ein Papier erstellen Einfacher Bericht über die Schaltfläche Bericht auf der Registerkarte Erstellen.
Erstellen Sie einen Bericht mit Report Design
Das Berichtsdesign ist eine weitere Methode zum Erstellen eines Schnellberichts in Access. Dazu müssen wir die Schaltfläche Berichtsentwurfsansicht verwenden, die der Schaltfläche Formularentwurf ähnelt. Dadurch wird ein leerer Bericht erstellt und direkt in der Entwurfsansicht geöffnet. Auf diese Weise können Sie die Steuerelementquelle ändern und Felder direkt zur Entwurfsansicht des Berichts hinzufügen.
Gehen wir nun zur Registerkarte Erstellen und klicken Sie auf die Schaltfläche Berichtsdesign.
Es wird ein leerer Bericht oder ein ungebundener Bericht geöffnet, was bedeutet, dass dieser Bericht mit keinem anderen Objekt in unserer Datenbank verbunden ist.
Wählen Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Extras das Eigenschaftenblatt aus. Dadurch wird der Eigenschaftenbereich geöffnet.
Weisen Sie diesem Bericht auf der Registerkarte Daten eine Datensatzquelle zu, um ihn wie im folgenden Screenshot mit einem Datenbankobjekt zu verbinden.
Wählen qryLateProjects Der nächste Schritt besteht darin, einige Felder zu diesem Bericht hinzuzufügen, indem Sie auf der Registerkarte Entwurf auf die Schaltfläche Vorhandene Felder hinzufügen klicken.
Wählen Sie die Felder wie im obigen Screenshot aus.
Ziehen Sie die Felder wie im obigen Screenshot in Ihren Bericht. Gehen Sie zur Registerkarte Anordnen, und in der Gruppe Tabelle haben Sie mehrere Optionen zur Auswahl.
Es gibt ein gestapeltes Layout und ein tabellarisches Layout, das einem Arbeitsblatt sehr ähnlich ist. Lassen Sie uns das tabellarische Layout auswählen.
Sie können sehen, dass alle Beschriftungen in den Seitenkopfbereich verschoben werden. Diese Beschriftungen werden nur einmal oben auf jeder Seite angezeigt und die Datenabfrage wird für jeden Datensatz im Abschnitt Details wiederholt. Jetzt können Sie einige Anpassungen vornehmen, um Ihr ProjectName-Feld zu erweitern.
Wie Sie im obigen Screenshot sehen können, ist zwischen dem Detailbereich und der Seitenfußzeile viel Platz.
Ziehen Sie die Seitenfußzeile nach oben, um den Platz wie im folgenden Screenshot zu verkleinern. Wir gehen jetzt zur Registerkarte Design und klicken auf die Schaltfläche Ansicht und wählen Berichtsansicht.
Sie können jetzt sehen, dass einige Projektnamen nicht vollständig sind. Sie können dies entweder mit der Entwurfsansicht anpassen oder die Layoutansicht verwenden, um dies zu tun.
Auf diese Weise erstellen wir einen einfachen Bericht nur aus der Entwurfsansicht.
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Berichte formatieren. Sie werden feststellen, dass es viele Ähnlichkeiten zwischen dem Formatieren von Berichten und dem Formatieren von Formularen gibt, aber es gibt einige Tools und Tricks, die für Berichte spezifisch sind. Lassen Sie uns nun das Konzept der Berichtsabschnitte und der Gruppierung untersuchen.
Dazu müssen wir einen Bericht öffnen, den wir im letzten Kapitel erstellt haben. Hier sehen wir, wie einige dieser Informationen im Bericht angezeigt werden.
Hier beginnen wir mit dem Berichtsabschnitt und der Gruppierung.
Gehen wir nun zur Entwurfsansicht dieses Berichts.
Sie können sehen, dass es nicht viel zu sehen gibt und hier nur der Seitenkopf, der Detailbereich und der Seitenfuß sichtbar sind. Sie können ganz einfach ein paar zusätzliche Abschnitte hinzufügen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle in diesem Bericht, und Sie sehen Seitenkopf / Fußzeile und Berichtskopfzeile / -fußzeile. In diesem speziellen Bericht ist diese Kopf- / Fußzeile des Berichts nicht sichtbar. Lassen Sie uns diese Option auswählen und zur Berichtsansicht zurückkehren.
Sie können sehen, dass ganz oben im Bericht nur ein kleiner farbiger Bereich hinzugefügt wird. Erweitern Sie in der Entwurfsansicht diesen Bereich, indem Sie mit der Maus ganz oben auf den Seitenkopf-Teiler fahren, klicken und nach unten ziehen. Dadurch wird dem Berichtskopf mehr Bereich hinzugefügt.
In der Berichtsansicht sehen Sie jetzt ganz oben im Bericht mehr Bereiche als im folgenden Screenshot.
Die Steuerelemente für Kopf- und Fußzeile des Berichts werden oben auf der ersten Seite dieses Berichts angezeigt. Die Berichtsfußzeile steuert, was Sie auf der letzten Seite am Ende des Berichts sehen.
Die Kopf- und Fußzeile des Berichts unterscheidet sich von der Kopf- und Fußzeile Ihrer Seite. Alles, was im Seitenkopf platziert ist, wird oben auf jeder Seite angezeigt. Ebenso wird alles, was in der Seitenfußzeile platziert ist, am Ende jeder Seite wiederholt.
Jetzt können Sie zusätzliche Gruppierungsebenen hinzufügen. Dazu möchten Sie sicherstellen, dass die Gruppensortierung und der Gesamtbereich aktiviert sind.
Klicken Sie im Abschnitt Gruppierung und Summen der Registerkarte Entwurf auf die Schaltfläche Gruppieren und Sortieren, um den Bereich Gruppieren, Sortieren und Gesamt unten zu öffnen, wie im folgenden Screenshot gezeigt.
Sie können jetzt jedem Steuerelement, das Sie in Ihrem Bericht haben, zusätzliche Gruppen oder Gruppierungen hinzufügen. Klicken Sie nun auf Gruppe hinzufügen.
Im obigen Screenshot sehen Sie die zugrunde liegende Steuerungsquelle für den Bericht mit dem Projektnamen, dem Aufgabentitel, dem Fälligkeitsdatum und dem Prozentsatz der Fertigstellung. Angenommen, wir möchten alle verspäteten Aufgaben nach Projekt gruppieren. Wählen Sie daher Projektname aus der Liste aus.
Jetzt sehen Sie eine zusätzliche Gruppierungsebene ProjectName Headerüber Ihrem Detailbereich. Anstatt den Projektnamen neben jeder einzelnen verspäteten Aufgabe anzuzeigen, können wir dieses Steuerelement jetzt in diesen Projektnamen-Header verschieben. Sie können es auswählen und dann drückenCtrl + X Klicken Sie auf Ihrer Tastatur auf diese Schaltfläche, um sie aus diesem Detailbereich auszuschneiden, klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Hintergrund der Kopfzeile des Projektnamens und drücken Sie dann Ctrl + V um dieses Steuerelement in den Kopf des Projektnamens einzufügen.
Sie können jetzt zur Berichtsansicht gehen und die Anpassungen anzeigen, die vorgenommen wurden, um die Elemente im Bericht wie im folgenden Screenshot zu gruppieren.
Jedes einzelne Projekt hat seine eigene kleine Ebene in einer eigenen Zeile. Unter diesem Bereich werden alle Aufgaben angezeigt, die für das oben genannte Projekt zu spät sind. Nachdem dies jetzt geändert wurde, können Sie Ihren Bericht in der Layoutansicht formatieren.
Wenn Sie den Projektnamen vergrößern möchten, ziehen Sie die folgende Zeile und ändern Sie die Schriftgröße auf der Registerkarte Format auf 20.
Sie können die Breite des Steuerelements erhöhen, um die gesamte Breite der Seite abzudecken.
Um den Rand um das Steuerelement zu entfernen, klicken Sie auf der Registerkarte Format auf die Formkontur (siehe folgenden Screenshot).
Wähle aus Transparent Möglichkeit.
Gehen wir nun zur Entwurfsansicht wie im folgenden Screenshot.
Passen Sie den Aufgabentitel links von Ihrer Seite wie im folgenden Screenshot an.
Lassen Sie uns nun die Daten aus dem Abschnitt Seitenkopf in die ProjectName Header-Abschnitt mit Ctrl+X und Ctrl+V.
Kehren wir nun zur Berichtsansicht zurück. Sie werden nun sehen, dass die Beschriftungen direkt über den von ihnen beschriebenen Steuerelementen angezeigt werden.
Wenn Sie dies bemerken, werden Sie feststellen, dass zwischen den Aufgaben und dem nächsten Projektnamen kein Leerzeichen steht. Dazwischen sollte zusätzlicher Platz sein. Dafür müssen wir hinzufügenProjectName Footer.
Wechseln Sie nun zur Entwurfsansicht.
Klicken Sie im Bereich Gruppe, Sortieren und Gesamt auf die Schaltfläche Mehr neben dem Projektnamen.
Im folgenden Screenshot finden Sie nun alle Optionen zum Gruppieren und Sortieren nach Projektnamen.
Hier haben wir eine Eigenschaft namens Without a Footer Section. Lassen Sie uns diese Option ändern, indem Sie auf den kleinen Pfeil neben den Wörtern klickenWithout a Footer Section.
Ändern Sie es in With a Footer Section.
Wie Sie im obigen Screenshot sehen können, wird der Abschnitt ProjectName Footer unter dem Abschnitt Details hinzugefügt. Dies dient als Fußzeile für diese Projektnamengruppe.
Kehren wir nun zur Berichtsansicht zurück.
Wechseln Sie erneut zur Entwurfsansicht, um Schattierungen oder das Auftreten von Hintergrundinformationen für abwechselnde Bereiche sowohl im Abschnitt Details als auch im Bereich Projektname zu entfernen.
Lassen Sie uns zuerst den Abschnitt Details ändern, indem Sie auf den Detailteiler klicken und dann das Eigenschaftenblatt öffnen.
Ändern Sie auf der Registerkarte Format die Option Alternate Back Color zu No Color wie im folgenden Screenshot.
Ändern Sie in ähnlicher Weise die alternative Hintergrundfarbe für die Kopfzeile des Projektnamens und die Fußzeile des Projektnamens in Keine Farbe und wechseln Sie zur Berichtsansicht.
Sie können jetzt sehen, wie der Bericht aussieht. Um zu sehen, wie Ihre Daten Seite für Seite gedruckt werden, gehen wir zur Seitenansicht.
So sieht es aus, wenn Sie es drucken.
In diesem Kapitel werden wir mit integrierten Funktionen arbeiten. In Access gibt es fast hundert integrierte Funktionen, und es ist fast unmöglich, jede einzelne davon abzudecken. In diesem Kapitel werden wir die grundlegende Struktur, Syntax und Verwendung einiger der gängigsten Funktionen sowie die Fallstricke behandeln, damit Sie einige der anderen Funktionen selbst erkunden können.
Funktionen
Eine Funktion ist eine VBA-Prozedur, die eine Aufgabe oder Berechnung ausführt und ein Ergebnis zurückgibt. Funktionen können im Allgemeinen in Abfragen verwendet werden, es gibt jedoch auch andere Stellen, an denen Sie Funktionen verwenden können.
Sie können Funktionen in Tabelleneigenschaften verwenden. Wenn Sie beispielsweise einen Standardwert für ein Datums- / Uhrzeitfeld angeben möchten, können Sie das Datum oder das Datum verwenden Now Funktion zum Aufrufen der aktuellen Datums- / Uhrzeitinformationen von Ihrem System und zur automatischen Eingabe dieses Werts.
Sie können auch Funktionen in einem Ausdruck verwenden, wenn Sie ein berechnetes Feld erstellen, oder die Funktionen in Formular- oder Berichtssteuerelementen verwenden. Sie können Funktionen auch in Makroargumenten verwenden.
Funktionen können recht einfach sein, ohne dass andere Informationen aufgerufen werden müssen, oder einfach auf ein Feld aus einer Tabelle oder Abfrage verweisen.
Andererseits können sie auch ziemlich kompliziert werden, da mehrere Argumente, Feldreferenzen und sogar andere Funktionen in einer anderen Funktion verschachtelt sind.
Schauen wir uns nun einige Beispiele für die Verwendung integrierter Funktionen an.
Datums- und Uhrzeitfunktionen
Lassen Sie uns nun die Datums- und Uhrzeitfunktionen verstehen -
Die Funktion Date () gibt das aktuelle Systemdatum zurück. Diese Funktion erfordert keine Funktionsargumente oder zusätzlichen Informationen. Sie müssen lediglich den Namen der Funktion und die offenen und geschlossenen Klammern schreiben.
Es gibt zwei sehr ähnliche integrierte Funktionen Time () und Now ().
Die Funktion Time () gibt nur die aktuelle Systemzeit zurück und die Now () -Funktion gibt sowohl das aktuelle Systemdatum als auch die aktuelle Systemzeit zurück.
Abhängig von den Daten, die Sie verfolgen, speichern oder abfragen möchten, verfügen Sie über drei integrierte, benutzerfreundliche Funktionen, die Sie bei dieser Aufgabe unterstützen.
Lassen Sie uns nun Ihre Datenbank öffnen und mithilfe des Abfragedesigns eine neue Abfrage erstellen und tblProjects und tblTasks hinzufügen.
Fügen Sie ProjectName aus tblProjects und TaskTitle, StartDate und DueDate aus tblTasks hinzu und führen Sie Ihre Abfrage aus.
Sie können jetzt alle verschiedenen Aufgaben aus allen Projekten sehen. Wenn Sie die laufenden Projektaufgaben zum heutigen Datum anzeigen möchten, müssen Sie ein Kriterium mit a angebenDate() Funktion zum Anzeigen von Projekten, die am oder nach dem heutigen Datum beginnen.
Lassen Sie uns nun die Kriterien unter dem StartDate angeben.
Das Kriterium beginnt mit einem Operator greater than symbol, gefolgt von einem equal to symbol und dann Date Function.
Wenn wir diese Abfrage ausführen, werden alle Aufgaben entweder am heutigen Datum oder in der Zukunft ausgeführt, wie im folgenden Screenshot dargestellt.
Dies war ein Beispiel dafür, wie Sie die Funktion Date () als Abfragekriterium verwenden können.
Nehmen wir jetzt an, diese Abfrage muss flexibler in Bezug auf die Daten sein, die ab dieser Woche abgerufen werden.
Wir haben einige verschiedene Aufgaben, die diese Woche begonnen haben und die aufgrund unserer Kriterien nicht in dieser aktuellen Liste aufgeführt sind. Es geht um Startdaten, die gleich heute oder höher sind.
Wenn wir die Aufgaben anzeigen möchten, die diese Woche begonnen haben, die noch nicht abgeschlossen sind oder heute abgeschlossen sein sollten, kehren wir zur Entwurfsansicht zurück.
Hier werden wir diesen Kriterien einige zusätzliche Informationen hinzufügen. Tatsächlich möchten wir, dass es größer oder gleich dem heutigen Datum minus sieben Tage ist.
Wenn wir minus sieben eingeben und die Abfrage ausführen, können Sie auch die Aufgaben sehen, die diese Woche begonnen haben.
DateDiff () Funktion
Die DateDiff () -Funktion ist eine weitere sehr beliebte Datums- / Zeitfunktion. Die DateDiff-Funktion gibt eine Variante (lang) zurück, die die Anzahl der Zeitintervalle zwischen zwei angegebenen Daten angibt. Mit anderen Worten, es berechnet die Differenz zwischen zwei Daten, und Sie können das Intervall auswählen, in dem die Funktion diese Differenz berechnet.
Nehmen wir jetzt an, wir möchten das Alter unserer Autoren berechnen. Dazu müssen wir zuerst eine neue Abfrage erstellen, unsere Autorentabelle hinzufügen und dann die Felder Vorname, Nachname und BirthDay hinzufügen.
Wir können das Alter der Menschen berechnen, indem wir die Differenz zwischen ihrem Geburts- oder Geburtstagsdatum und dem heutigen Datum berechnen.
Versuchen wir, die DateDiff-Funktion in einem neuen Feld zu verwenden.
Nennen wir es Alter, gefolgt von einem Doppelpunkt, und schreiben wir dann die DateDiff-Funktion.
- Das erste Funktionsargument für die DateDiff-Funktion ist das Intervall. Geben Sie also "JJJJ" ein.
- Das nächste Funktionsargument ist das erste Datum, bis zu dem wir berechnen möchten. In diesem Fall ist dies das Feld Geburtstag.
- Das dritte Funktionsargument ist das heutige Datum.
Führen Sie nun Ihre Abfrage aus und Sie sehen das neue Feld, in dem das Alter jedes Autors angezeigt wird.
Format () Funktion
Die Funktion Format () gibt eine Zeichenfolge zurück, die einen Ausdruck enthält, der gemäß den Anweisungen in einem Formatausdruck formatiert ist. Hier ist die Liste der benutzerdefinierten Formate, die in Format () function.ss verwendet werden können
Rahmen | Beschreibung |
---|---|
JJJJ | Jahr |
q | Quartal |
m | Monat |
y | Tag des Jahres |
d | Tag |
w | Wochentag |
ww | Woche |
h | Stunde |
n | Minute |
s | Zweite |
Kehren wir nun zu Ihrer Abfrage zurück und fügen mit der Funktion Format () weitere Felder hinzu.
Geben Sie die Formatierungsfunktion ein. Das erste Funktionsargument ist ein Ausdruck, der fast alles sein kann. Lassen Sie uns jetzt das Geburtstagsfeld als erstes und als nächstes unser Format schreiben. In diesem Fall brauchen wir Monat, Monat, Tag, Tag. Schreiben Sie "mmdd" in Anführungszeichen und führen Sie dann Ihre Abfrage aus.
Es wird jetzt das Datum aus dem Geburtstagsfeld übernommen, 4 ist der Monat und 17 ist der Tag.
Fügen wir in den nächsten Feldern wie im folgenden Screenshot "mmm" und "mmmm" anstelle von "mmdd" hinzu.
Führen Sie Ihre Abfrage aus und Sie sehen die Ergebnisse wie im folgenden Screenshot.
Im nächsten Feld werden die ersten 3 Zeichen aus dem Namen des Monats für diesen Geburtstag zurückgegeben, und im letzten Feld erhalten Sie den vollständigen Monatsnamen.
Um den Monat gefolgt vom Jahr ab dem Geburtstag zu sehen, fügen wir das "JJJJ" hinzu, wie im folgenden Screenshot gezeigt.
Lassen Sie uns Ihre Anfrage erneut ausführen.
Sie sehen nun den Monat, gefolgt von einem Komma und dann das Jahr.
IIf () Funktion
Die IIf () -Funktion ist eine Abkürzung für "Immediate If". Diese Funktion wertet einen Ausdruck entweder als wahr oder falsch aus und gibt für jeden einen Wert zurück. Es verfügt über bis zu drei Funktionsargumente, die alle erforderlich sind.
- Das erste Argument ist ein Ausdruck, den Sie auswerten möchten.
- Das nächste Argument steht für den wahren Teil, der ein Wert oder ein Ausdruck sein kann, der zurückgegeben wird, wenn Ihr erster Ausdruck wahr ist.
- Das letzte Argument ist das, was Sie zurückgeben möchten, wenn Ihr Ausdruck falsch ist.
Beispiel
Nehmen wir ein einfaches Beispiel. Wir werden eine neue Abfrage mit dem Abfragedesign erstellen, die Tabelle tblAuthors hinzufügen und dann die folgenden Felder hinzufügen.
Sie können jetzt sehen, dass wir drei Felder haben - Vorname, MiddleInitial, Nachname und dann dieses verkettete Feld, das alle drei Felder zusammenführt. Lassen Sie uns Ihre Abfrage ausführen, um das Ergebnis dieser Abfrage anzuzeigen.
Jetzt können Sie das Ergebnis der Abfrage sehen, aber Sie werden auch feststellen, dass einige Datensätze keine mittlere Initiale haben. Zum Beispiel hat der Joyce Dyer-Datensatz keine mittlere Initiale, aber im Feld FullName sehen Sie den Zeitraum, der wirklich nicht vorhanden sein muss. Kehren Sie also zur Entwurfsansicht zurück. Hier werden wir den Namen mit der IIf-Funktion auf andere Weise verketten.
Schreiben wir den Namen in ein anderes Feld, nennen ihn FullName1 und geben dann die Funktion IIf ein.
Das erste Funktionsargument für die Sofort-Wenn-Funktion wird Ihr Ausdruck sein. Im Ausdruck sehen wir, ob das mittlere Anfangsfeld leer oder null ist.
Das nächste Argument ist der wahre Teil. Wenn also die mittlere Initiale null ist, möchten wir den Vornamen und den Nachnamen anzeigen.
Nun zu unserem falschen Teil - wenn das MiddleInitial nicht null ist, möchten wir den Vornamen, das MiddleInitial und den Nachnamen anzeigen.
Lassen Sie uns jetzt Ihre Abfrage ausführen und Sie sehen die Ergebnisse wie im folgenden Screenshot.
In diesem Kapitel werden die Grundlagen von Makros in Access behandelt. Ein Makro ist ein Tool, mit dem Sie Aufgaben automatisieren und Ihren Formularen, Berichten und Steuerelementen Funktionen hinzufügen können.
Makros in Access funktionieren etwas anders als Makros in Word oder Excel, bei denen Sie im Wesentlichen eine Reihe von Tastenanschlägen aufzeichnen und später wiedergeben.
Zugriffsmakros werden aus einer Reihe vordefinierter Aktionen erstellt, mit denen Sie allgemeine Aufgaben automatisieren und Steuerelementen oder Objekten Funktionen hinzufügen können.
Makros können eigenständige Objekte sein, die im Navigationsbereich angezeigt oder direkt in ein Formular oder einen Bericht eingebettet werden können. Sobald Sie Datenbankobjekte wie Tabellen, Formulare und Berichte erstellt haben, können Makros eine schnelle und einfache Möglichkeit bieten, alle diese Objekte miteinander zu verknüpfen, um eine einfache Datenbankanwendung zu erstellen, die jeder mit relativ wenig Schulung verwenden oder sogar ändern kann.
Makros bieten eine Möglichkeit, Befehle auszuführen, ohne VBA-Code schreiben oder kennen zu müssen, und es gibt eine Menge, die Sie nur mit Makros erreichen können.
Makro erstellen
Beginnen wir mit der Erstellung eines sehr einfachen Makros, das ein Formular öffnet, wenn auf eine Befehlsschaltfläche geklickt wird. Dazu müssen wir Ihre Datenbank und das Formular frmEmployeeData öffnen, in dem wir zwei Registerkarten erstellt haben.
In diesem Formular können wir eine Schaltfläche hinzufügen, mit der Benutzer alle Auftragsinformationen öffnen können.
Gehen wir nun zur Entwurfsansicht dieses Formulars und fügen Sie im Menü Steuerelemente eine Schaltfläche hinzu. Wenn Sie die Maus loslassen, wird das Dialogfeld Befehlsschaltflächen-Assistent angezeigt.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diese Makroaktion zu erstellen. Am einfachsten ist es jedoch, einfach den Befehlsschaltflächen-Assistenten zu verwenden.
Wählen Sie für allgemeine Aktionen wie das Öffnen eines Formulars Formularvorgänge aus der Liste Kategorien aus, wählen Sie dann Formular öffnen aus der Liste Aktionen aus und klicken Sie wie im obigen Screenshot auf Weiter.
Sie müssen angeben, welches Formular Sie mit der Befehlsschaltfläche öffnen möchten. Lassen Sie uns zunächst auswählenfrmJobs und klicken Sie auf Next.
In diesem Bildschirm haben wir zwei Möglichkeiten, wir können open the form and display a very specific recordoder wir können open the form and show all the records. Lassen Sie uns die zweite Option auswählen und wie im obigen Screenshot auf Weiter klicken.
Wir könnten die Befehlsschaltfläche selbst ein Bild anzeigen lassen oder Sie können den Anzeigetext auswählen. Hier soll der Text Jobs anzeigen angezeigt werden, und jetzt auf Weiter klicken.
Sie können Ihrer Befehlsschaltfläche jetzt einen aussagekräftigen Namen geben, wie im obigen Screenshot dargestellt. Dies kann in anderen Codes oder anderen Makros verwendet werden. Nennen wir das socmdViewJobs und klicken Sie auf Finish.
Gehen Sie nun zur Formularansicht.
In Ihrem Formular wird nun die Schaltfläche "Jobs anzeigen" angezeigt. Lass uns darauf klicken.
Jetzt haben Sie ein Formular geöffnet, aber Sie werden keine Informationen anzeigen. Kehren wir zur Entwurfsansicht des Formulars frmEmployeeData zurück. Stellen Sie sicher, dass die Befehlsschaltfläche ausgewählt ist, und klicken Sie im Eigenschaftenblatt auf die Registerkarte Ereignis.
Wenn Sie auf klicken, wird ein vom Assistenten erstelltes eingebettetes Makro angezeigt. Wenn Sie dieses Makro jetzt ändern möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche…, um das vom Assistenten generierte Makro zu öffnen.
Dies ist der Makro-Designer. Auf der rechten Seite sehen Sie den Aktionskatalog. Hier werden alle Ihre Aktionen in Ordnern gespeichert. Sie haben die Dateneingabeoptionen, Datenimport / -export usw. und links im Hauptbereich haben Sie ein anderes Makro. Es enthält nur eine Aktion. Wenn Sie auf diese eine Aktion klicken, können Sie andere Eigenschaften für diese bestimmte Aktion anzeigen.
Sie sehen den Formularnamen und können auf diesen Dropdown-Pfeil klicken, um die in Ihrer Datenbank verfügbaren Formulare anzuzeigen. Sie können ändern, wie dieses Formular angezeigt wird. Sie können es nach Belieben für Formularansicht, Entwurfsansicht und Druckvorschau öffnen. Sie können einen Filternamen oder eine Where-Bedingung anwenden. Hier möchten wir den Datenmodus ändern, da frmJobs auf den Add-Modus eingestellt ist, der nur das Hinzufügen neuer Datensätze ermöglicht. Wir können dies hier in diesem Makro überschreiben, indem wir es in den Bearbeitungsmodus ändern.
Speichern Sie nun Ihr Makro, schließen Sie den Makro-Designer und kehren Sie zur Formularansicht zurück.
Klicken Sie erneut auf Jobs anzeigen.
Sie können jetzt sehen, dass es Ihr frmJobs-Formular öffnet und Sie durch alle verfügbaren Jobs in unserer Datenbank scrollen können.
In diesem Kapitel werden wir uns mit dem Importieren von Daten in Access und den Arten von Daten befassen, die Sie mit Access importieren können. Normalerweise werden Daten in verschiedenen Formaten, Dateien und Speicherorten gespeichert, was es schwierig macht, sie abzurufen und zu verwenden. Wenn Sie Daten in einer Tabelle, einer SharePoint-Liste oder einem anderen Format haben, können Sie diese mit nur wenigen Schritten in eine Access-Datenbank importieren, sodass sie in Access wesentlich einfacher verfügbar sind.
Der Befehl Speichern unter wird im Allgemeinen verwendet, um ein Dokument in einem anderen Format zu speichern, damit Sie es in einem anderen Programm öffnen können.
In Access können Sie den Befehl Speichern unter nicht auf die gleiche Weise verwenden. Sie können Access-Objekte als andere Access-Objekte speichern, aber Sie können eine Access-Datenbank nicht als Tabellenkalkulationsdatei speichern.
Um Access als Tabellenkalkulationsdatei zu speichern, müssen Sie die Importfunktion auf der Registerkarte Externe Daten verwenden.
Verschiedene Arten des Datenzugriffs können importiert werden
Um zu verstehen, welche Art von Daten Sie in die Access-Daten importieren können, lassen Sie uns Ihre Datenbank öffnen und zur Registerkarte Externe Daten wechseln.
In der Gruppe Import & Link sehen Sie die verschiedenen Optionen für den Datenimport in Access. Im Folgenden sind die am häufigsten verwendeten Datenimportformate aufgeführt.
- Microsoft Office Excel
- Microsoft Office Access
- ODBC-Datenbanken (z. B. SQL Server)
- Textdateien (begrenzt oder mit fester Breite)
- XML-Dateien
Beispiel
Schauen wir uns ein einfaches Beispiel für den Datenimport aus einer Excel-Datei an. Hier sind die Daten in der Access-Datei.
Um die Daten in Access zu importieren, müssen Sie zuerst die Access-Datenbank öffnen und dann wie im folgenden Screenshot zur Registerkarte Externe Daten wechseln.
In der Gruppe Import & Link sehen Sie eine Option Excel. Klicken wir auf diese Option.
Durchsuchen Sie die Excel-Datei, aus der Sie Daten importieren möchten, und haben Sie dann verschiedene Möglichkeiten, Daten zu speichern. Lassen Sie uns die erste Option auswählen und auf OK klicken.
Hier sehen Sie die Vorschau Ihrer Daten. Klicken Sie nun auf Weiter.
In der Vorschau sehen Sie jetzt, dass die erste Zeile die Spaltenüberschriften enthält. Aktivieren Sie jetzt das Kontrollkästchen und klicken Sie auf Weiter.
Sie sehen nun ein Dialogfeld, in dem Sie den Datentyp für jede Spalte / jedes Feld festlegen können. Wenn Sie kein Feld importieren möchten, aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen Feld nicht importieren. Wenn Sie mit dem Feld Vorname fertig sind, klicken Sie einfach auf das Feld MiddleInitial.
Lassen Sie uns nun alle Felder durchgehen und dann auf Weiter klicken.
Hier sind die verschiedenen Optionen für den Primärschlüssel. Lassen Sie uns die erste Option auswählen und auf Weiter klicken.
Im letzten Dialogfeld können Sie den Tabellennamen Ihrer Wahl eingeben und auf Fertig stellen klicken.
Wenn Sie alle diese Schritte speichern möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen und schließen Sie das Dialogfeld.
Gehen wir jetzt zum Navigationsbereich. Hier wird eine neue Tabelle hinzugefügt. Wenn Sie die neu hinzugefügte Tabelle öffnen, werden alle Ihre Daten in Access angezeigt.
Beispiel
Schauen wir uns nun ein weiteres Beispiel für den Import von Daten aus der Access-Datenbank an. Gehen wir noch einmal zur Registerkarte "Extern".
Klicken Sie in der Gruppe Import & Link auf die Option Access.
Durchsuchen Sie die Access-Datenbank, aus der Sie die Daten importieren möchten, und wählen Sie dann die erste Option aus, die Tabellen, Abfragen, Formulare usw. importieren lautet. Klicken Sie nun auf OK.
Im obigen Dialogfeld sehen Sie verschiedene Registerkarten für Tabellen, Abfragen, Formulare usw., auf denen Sie auswählen können, welche Art von Daten Sie importieren möchten.
Lass uns zum gehen ReportsKlicken Sie auf die Registerkarte und wählen Sie einen Bericht aus, den Sie importieren möchten. Sie können auch alle Daten auswählen, indem Sie auf klickenSelect AllTaste. Lassen Sie uns auswählenProjects und klicken Sie auf Ok.
Schließen Sie nun das Dialogfeld. Im Navigationsbereich sehen Sie, dass ein neuer Bericht hinzugefügt wurde. Lassen Sie uns diesen Bericht öffnen und Sie werden alle Daten in diesem Bericht sehen.
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Daten aus Access exportieren. Der Datenexport ist eigentlich das Gegenteil vom Importieren von Daten. Beim Importieren von Daten bringen wir Daten aus anderen Formaten in Access, während wir beim Exportieren die Daten in anderen Formaten speichern.
Um zu verstehen, welche Art von Daten Sie aus Access-Daten exportieren können, lassen Sie uns Ihre Datenbank öffnen und zur Registerkarte Externe Daten wechseln.
In der Gruppe Exportieren sehen Sie die verschiedenen Optionen, die für den Datenexport von Access verfügbar sind. Im Folgenden sind die am häufigsten verwendeten Datenexportformate aufgeführt:
- Microsoft Office Excel
- Microsoft Office Access
- ODBC-Datenbanken (z. B. SQL Server)
- Textdateien (begrenzt oder mit fester Breite)
- XML-Dateien
Beispiel
Schauen wir uns ein einfaches Beispiel für den Datenexport aus Access an. Öffnen Sie Ihre Datenbank, aus der Sie die Daten exportieren möchten. Wählen Sie im Navigationsbereich das Objekt aus, aus dem Sie die Daten exportieren möchten.
Sie können die Daten aus Tabellen-, Abfrage-, Formular- und Berichtsobjekten usw. exportieren. Wählen Sie die qryAllProjects aus und wechseln Sie dann zur Registerkarte Externe Daten.
Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten auf den Datentyp, in den Sie exportieren möchten. Klicken Sie beispielsweise auf Excel, um Daten in einem Format zu exportieren, das von Microsoft Excel geöffnet werden kann.
Access startet den Export-Assistenten. Im Assistenten können Sie Informationen wie den Namen und das Format der Zieldatei festlegen, ob die Formatierung einbezogen werden soll, und das Layout, welche Datensätze exportiert werden sollen. Wenn Sie mit den erforderlichen Informationen fertig sind, klicken Sie auf OK.
Auf diesem Bildschirm des Assistenten werden Sie normalerweise von Access gefragt, ob Sie die Details des Exportvorgangs speichern möchten. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie denselben Vorgang wiederholt ausführen müssen, wählen Sie die OptionSave export steps Kontrollkästchen und schließen Sie das Dialogfeld.
Die folgende Excel-Datei wird geöffnet.
Angenommen, Sie möchten Daten in eine Textdatei exportieren. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten auf Textdatei.
Geben Sie die Exportoptionen an und klicken Sie auf OK. Sie sehen das Dialogfeld Codieren, in dem wir die Daten in Standardcodierung exportieren möchten.
Wählen Sie die erste Option und klicken Sie auf OK.
Auf diesem Bildschirm des Assistenten werden Sie normalerweise von Access gefragt, ob Sie die Details des Exportvorgangs speichern möchten. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie denselben Vorgang wiederholt ausführen müssen, wählen Sie die OptionSave export steps Kontrollkästchen und schließen Sie das Dialogfeld.
Sie werden nun sehen, dass die Textdatei geöffnet ist.
Ebenso können Sie auch andere Optionen erkunden. Es wird daher dringend empfohlen, auch mit anderen Import-Export-Funktionen zu spielen.