MS Access - Formatieren von Berichten

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Berichte formatieren. Sie werden feststellen, dass es viele Ähnlichkeiten zwischen der Formatierung von Berichten und der Formatierung von Formularen gibt, aber es gibt einige Tools und Tricks, die für Berichte spezifisch sind. Lassen Sie uns nun das Konzept der Berichtsabschnitte und der Gruppierung untersuchen.

Dazu müssen wir einen Bericht öffnen, den wir im letzten Kapitel erstellt haben. Hier sehen wir, wie einige dieser Informationen im Bericht angezeigt werden.

Hier beginnen wir mit dem Berichtsabschnitt und der Gruppierung.

Gehen wir nun zur Entwurfsansicht dieses Berichts.

Sie können sehen, dass es nicht viel zu sehen gibt und hier nur der Seitenkopf, der Detailbereich und der Seitenfuß sichtbar sind. Sie können ganz einfach ein paar zusätzliche Abschnitte hinzufügen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle in diesem Bericht, und Sie sehen Seitenkopf / Fußzeile und Berichtskopfzeile / -fußzeile. In diesem speziellen Bericht ist diese Kopf- / Fußzeile des Berichts nicht sichtbar. Lassen Sie uns diese Option auswählen und zur Berichtsansicht zurückkehren.

Sie können sehen, dass ganz oben im Bericht nur ein kleiner farbiger Bereich hinzugefügt wird. Erweitern Sie in der Entwurfsansicht diesen Bereich, indem Sie mit der Maus ganz oben auf den Seitenkopf-Teiler fahren, klicken und nach unten ziehen. Dadurch wird dem Berichtskopf mehr Bereich hinzugefügt.

In der Berichtsansicht sehen Sie jetzt ganz oben im Bericht mehr Bereiche als im folgenden Screenshot.

Die Steuerelemente für Kopf- und Fußzeile des Berichts werden oben auf der ersten Seite dieses Berichts angezeigt. Die Fußzeile des Berichts steuert, was Sie auf der letzten Seite am Ende des Berichts sehen.

Die Kopf- und Fußzeile des Berichts unterscheidet sich von der Kopf- und Fußzeile Ihrer Seite. Alles, was im Seitenkopf platziert ist, wird oben auf jeder Seite angezeigt. Ebenso wird alles, was in der Seitenfußzeile platziert ist, am Ende jeder Seite wiederholt.

Jetzt können Sie zusätzliche Gruppierungsebenen hinzufügen. Dazu möchten Sie sicherstellen, dass die Gruppensortierung und der Gesamtbereich aktiviert sind.

Klicken Sie im Abschnitt Gruppierung und Summen der Registerkarte Entwurf auf die Schaltfläche Gruppieren und Sortieren, um den Bereich Gruppieren, Sortieren und Gesamt unten zu öffnen, wie im folgenden Screenshot gezeigt.

Sie können jetzt zusätzliche Gruppen oder Gruppierungen zu jedem Steuerelement hinzufügen, das Sie in Ihrem Bericht haben. Klicken Sie nun auf Gruppe hinzufügen.

Im obigen Screenshot sehen Sie die zugrunde liegende Steuerungsquelle für den Bericht mit dem Projektnamen, dem Aufgabentitel, dem Fälligkeitsdatum und dem Prozentsatz der Fertigstellung. Angenommen, wir möchten alle verspäteten Aufgaben nach Projekt gruppieren. Wählen Sie daher Projektname aus der Liste aus.

Jetzt sehen Sie eine zusätzliche Gruppierungsebene ProjectName Headerüber Ihrem Detailbereich. Anstatt den Projektnamen neben jeder einzelnen verspäteten Aufgabe anzuzeigen, können wir dieses Steuerelement jetzt in diesen Projektnamen-Header verschieben. Sie können es auswählen und dann drückenCtrl + X Klicken Sie auf Ihrer Tastatur auf diese Schaltfläche, um sie aus diesem Detailbereich auszuschneiden, und klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Hintergrund der Kopfzeile des Projektnamens. Drücken Sie dann Ctrl + V um dieses Steuerelement in den Kopf des Projektnamens einzufügen.

Sie können jetzt zur Berichtsansicht gehen und die Anpassungen anzeigen, die vorgenommen wurden, um die Elemente im Bericht wie im folgenden Screenshot zu gruppieren.

Jedes einzelne Projekt hat seine eigene kleine Ebene in einer eigenen Zeile. Unter diesem Bereich werden alle Aufgaben angezeigt, die für das oben genannte Projekt zu spät sind. Nachdem dies jetzt geändert wurde, können Sie Ihren Bericht in der Layoutansicht formatieren.

Wenn Sie den Projektnamen vergrößern möchten, ziehen Sie die folgende Zeile und ändern Sie die Schriftgröße auf der Registerkarte Format auf 20.

Sie können die Breite des Steuerelements erhöhen, um die gesamte Breite der Seite abzudecken.

Um den Rand um das Steuerelement zu entfernen, klicken Sie auf der Registerkarte Format auf die Formkontur (siehe folgenden Screenshot).

Wähle aus Transparent Möglichkeit.

Gehen wir nun zur Entwurfsansicht wie im folgenden Screenshot.

Passen Sie den Aufgabentitel links von Ihrer Seite wie im folgenden Screenshot an.

Lassen Sie uns nun die Daten aus dem Abschnitt Seitenkopf in den Bereich bringen ProjectName Header-Abschnitt mit Ctrl+X und Ctrl+V.

Kehren wir nun zur Berichtsansicht zurück. Sie werden nun sehen, dass die Beschriftungen direkt über den Steuerelementen angezeigt werden, die sie beschreiben.

Wenn Sie dies bemerken, werden Sie feststellen, dass zwischen den Aufgaben und dem nächsten Projektnamen kein Leerzeichen steht. Dazwischen sollte zusätzlicher Platz sein. Dafür müssen wir hinzufügenProjectName Footer.

Wechseln Sie nun zur Entwurfsansicht.

Klicken Sie im Bereich Gruppe, Sortieren und Gesamt auf die Schaltfläche Mehr neben dem Projektnamen.

Im folgenden Screenshot finden Sie nun alle Optionen zum Gruppieren und Sortieren nach Projektnamen.

Hier haben wir eine Eigenschaft namens Without a Footer Section. Lassen Sie uns diese Option ändern, indem Sie auf den kleinen Pfeil neben den Wörtern klickenWithout a Footer Section.

Ändern Sie es in With a Footer Section.

Wie Sie im obigen Screenshot sehen können, wird der Abschnitt ProjectName Footer unter dem Abschnitt Details hinzugefügt. Dies dient als Fußzeile für diese Projektnamengruppe.

Kehren wir nun zur Berichtsansicht zurück.

Wechseln Sie erneut zur Entwurfsansicht, um Schattierungen oder das Auftreten von Hintergrundinformationen für abwechselnde Bereiche sowohl im Abschnitt Details als auch im Bereich Projektname zu entfernen.

Lassen Sie uns zuerst den Abschnitt Details ändern, indem Sie auf den Detailteiler klicken und dann das Eigenschaftenblatt öffnen.

Ändern Sie auf der Registerkarte Format die Option Alternate Back Color zu No Color wie im folgenden Screenshot.

Ändern Sie in ähnlicher Weise die alternative Hintergrundfarbe für die Kopfzeile des Projektnamens und die Fußzeile des Projektnamens in Keine Farbe und wechseln Sie zur Berichtsansicht.

Sie können jetzt sehen, wie der Bericht aussieht. Um zu sehen, wie Ihre Daten Seite für Seite gedruckt werden, gehen wir zur Seitenansicht.

So sieht es aus, wenn Sie es drucken.