MS Access - Grundlagen der Berichte

In diesem Kapitel werden die Grundlagen von Berichten und das Erstellen von Berichten behandelt. Berichte bieten eine Möglichkeit, die Informationen in Ihrer Microsoft Access-Datenbank anzuzeigen, zu formatieren und zusammenzufassen. Sie können beispielsweise einen einfachen Bericht mit Telefonnummern für alle Ihre Kontakte erstellen.

• Ein Bericht besteht aus Informationen, die aus Tabellen oder Abfragen abgerufen werden, sowie Informationen, die im Berichtsdesign gespeichert sind, z. B. Beschriftungen, Überschriften und Grafiken.

• Die Tabellen oder Abfragen, die die zugrunde liegenden Daten bereitstellen, werden auch als Datensatzquelle des Berichts bezeichnet.

• Wenn die Felder, die Sie alle einschließen möchten, in einer einzigen Tabelle vorhanden sind, verwenden Sie diese Tabelle als Datensatzquelle.

• Wenn die Felder in mehr als einer Tabelle enthalten sind, müssen Sie eine oder mehrere Abfragen als Datensatzquelle verwenden.

Beispiel

Wir werden nun ein einfaches Beispiel nehmen, um den Prozess der Erstellung eines sehr einfachen Berichts zu verstehen. Dazu müssen wir zur Registerkarte Erstellen gehen.

Stellen Sie vor dem Klicken auf die Schaltfläche Bericht zum Erstellen eines Basisberichts sicher, dass die richtige Abfrage ausgewählt ist. In diesem Fall,qryCurrentProjectsist in Ihrem Navigationsbereich ausgewählt. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Bericht, um einen Bericht basierend auf dieser Abfrage zu erstellen.

Sie werden sehen, dass der Bericht in der Layoutansicht geöffnet ist. Auf diese Weise können Sie schnell die Größe oder Breite Ihrer Felder anpassen, die im Bericht angezeigt werden. Lassen Sie uns nun die Spaltenbreiten anpassen, damit alles besser passt.

Scrollen Sie nach unten und passen Sie die Seitensteuerung unten an.

Dies war eine sehr schnelle Möglichkeit, einen sehr einfachen Bericht zu erstellen. Sie können auch geringfügige Änderungen und Anpassungen in der Berichtsentwurfsansicht vornehmen.

• Ein Bericht besteht genau wie Formulare aus verschiedenen Abschnitten.
• Sie haben den Detailbereich, in dem alle Ihre Daten zum größten Teil gespeichert sind.
• Sie sehen auch einen Seitenkopf und einen Seitenfußbereich. Diese werden oben und unten auf jeder einzelnen Seite Ihres Berichts angezeigt.

Lassen Sie uns nun den Titel des Berichts ändern und ihm einen anderen Namen geben.

Klicken Sie auf das Speichersymbol, um Ihren Bericht zu speichern.

Sie erhalten das obige Dialogfeld.

Geben Sie einen Namen für Ihren Bericht ein und klicken Sie auf OK. Wenn Sie anzeigen möchten, wie dieser Bericht tatsächlich aussehen wird, können Sie in der Seitenansicht zur Schaltfläche Ansicht zurückkehren und auf Seitenansicht klicken, um zu sehen, wie dieser Bericht aussehen würde, wenn er entweder auf Papier oder als PDF gedruckt wird.

Mit den Werkzeugen in der unteren rechten Ecke können Sie vergrößern oder verkleinern. Auf der Registerkarte Druckvorschau befinden sich außerdem einige Schaltflächen, die automatisch angezeigt werden, wenn Sie zur Druckvorschau wechseln. Im Zoombereich haben Sie eine Ansicht für eine Seite, zwei Seiten; Wenn Sie einen längeren Bericht haben, können Sie vier Seiten gleichzeitig, acht Seiten oder zwölf Seiten anzeigen. Sie können auch einfache Dinge wie das Format des zu druckenden Papiers, die Ränder für Ihren Bericht, die Ausrichtung, die Anzahl der Spalten, die Einrichtung der Seite usw. anpassen. Auf diese Weise können Sie sehr schnell ein Papier erstellen Einfacher Bericht über die Schaltfläche Bericht auf der Registerkarte Erstellen.

Erstellen Sie einen Bericht mit dem Berichtsdesign

Das Berichtsdesign ist eine weitere Methode zum Erstellen eines Schnellberichts in Access. Dazu müssen wir die Schaltfläche Berichtsentwurfsansicht verwenden, die der Schaltfläche Formularentwurf ähnelt. Dadurch wird ein leerer Bericht erstellt und direkt in der Entwurfsansicht geöffnet. Auf diese Weise können Sie die Steuerelementquelle ändern und Felder direkt zur Entwurfsansicht des Berichts hinzufügen.

Gehen wir nun zur Registerkarte Erstellen und klicken Sie auf die Schaltfläche Berichtsdesign.

Es wird ein leerer Bericht oder ein ungebundener Bericht geöffnet, was bedeutet, dass dieser Bericht mit keinem anderen Objekt in unserer Datenbank verbunden ist.

Wählen Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Extras das Eigenschaftenblatt aus. Dadurch wird der Eigenschaftenbereich geöffnet.

Weisen Sie diesem Bericht auf der Registerkarte Daten eine Datensatzquelle zu, um ihn wie im folgenden Screenshot mit einem Datenbankobjekt zu verbinden.

Wählen qryLateProjects Der nächste Schritt besteht darin, einige Felder zu diesem Bericht hinzuzufügen, indem Sie auf der Registerkarte Entwurf auf die Schaltfläche Vorhandene Felder hinzufügen klicken.

Wählen Sie die Felder wie im obigen Screenshot aus.

Ziehen Sie die Felder wie im obigen Screenshot in Ihren Bericht. Gehen Sie zur Registerkarte Anordnen, und in der Gruppe Tabelle haben Sie mehrere Optionen zur Auswahl.

Es gibt ein gestapeltes Layout und ein tabellarisches Layout, das einem Arbeitsblatt sehr ähnlich ist. Lassen Sie uns das Tabellenlayout auswählen.

Sie können sehen, dass alle Beschriftungen in den Seitenkopfbereich verschoben werden. Diese Beschriftungen werden nur einmal oben auf jeder Seite angezeigt und die Datenabfrage wird für jeden Datensatz im Abschnitt Details wiederholt. Jetzt können Sie einige Anpassungen vornehmen, um Ihr ProjectName-Feld zu erweitern.

Wie Sie im obigen Screenshot sehen können, ist zwischen dem Detailbereich und der Seitenfußzeile viel Platz.

Ziehen Sie die Seitenfußzeile nach oben, um den Platz wie im folgenden Screenshot zu verkleinern. Wir gehen jetzt zur Registerkarte Design und klicken auf die Schaltfläche Ansicht und wählen Berichtsansicht.

Sie können jetzt sehen, dass einige Projektnamen nicht vollständig sind. Sie können dies entweder mit der Entwurfsansicht anpassen oder die Layoutansicht verwenden, um dies zu tun.

Auf diese Weise erstellen wir einen einfachen Bericht nur aus der Entwurfsansicht.