Bestandteile und Funktionen einer Datei
Eine Datei kann in zwei Teile gegliedert werden: Notes und Correspondence. Beide werden in einer einzigen Datei abgelegt. Sie unterscheiden sich jedoch in Bezug auf die Platzierung. Notizen werden in der Regel auf der linken Seite und Korrespondenz auf der rechten Seite platziert.
Notizen enthalten die Datensätze, die auf a aufgezeichnet sind paper Under Consideration und fresh Receipt. Ebenso enthält die Korrespondenz alle eingehenden und ausgehenden offiziellen Kommunikationsdetails.
Teiledatei
Die Notwendigkeit der Teiledatei ergibt sich in den folgenden zwei Fällen.
Falls eine neue Quittung oder Notiz bearbeitet werden muss, wenn die Hauptdatei nicht vorübergehend nicht verfügbar ist.
(Or)
Falls die Hauptdatei sperrig wird und ein separates Notizblatt erforderlich ist, um nur die wesentlichen Papiere für die Entsorgung von Punkten auszulagern.
Es ist wichtig, die Teiledatei so schnell wie möglich mit den Hauptdateien zusammenzuführen und die doppelten Papiere zu entfernen. Bei mehreren Teiledateien sollte jede separat nummeriert werden. Die Person, die diese behandelt, sollte eine Liste mit allen von ihr geöffneten Dateien führen.
Sammlungsabdeckung
Es enthält alle anderen Informationen, die nicht als Teil der Hauptdatei betrachtet werden. Einige solcher Fälle sind -
Anmerkungen zu sekundären Informationen
Reminders
Acknowledgements
Bleiben Sie mit der gelegentlichen Korrespondenz auf dem Laufenden, um weitere Informationen aus verschiedenen Quellen zu sammeln
Eine Hauptdatei besteht aus dem erforderlichen Material, das im Sammlungsdeckel gesammelt wurde. Die meisten auf dem Sammlungsdeckel vorhandenen Gegenstände sind vorübergehend von Bedeutung.
Zum Zeitpunkt der Aufzeichnung ist es die Pflicht des Abteilungsleiters, alle Papiere zu löschen, die ihre Werte verloren haben. Noch wichtiger ist, dass die Sammlung in der Abteilung verbleibt, zu der sie gehört.
Funktionen einer Datei
Für jede Abteilung / Abteilung / Einheit ist es wichtig, eine File Register. Es wird in der Regel in Form von gepflegtAppendix-Iund wird von den General Store-Abteilungen für Druck, Lager, Ausgabe usw. verwendet. Die Anforderungen der einzelnen Abteilungen sind möglicherweise nicht gleich, und daher unterscheidet sich auch die Anzahl der Blätter in einer Datei für jede Abteilung. Sie werden als permanente Aufzeichnung geführt.
Das Register der Datei wird mit der Nummer und dem Betreff gefüllt, die ihr beim Öffnen zugewiesen wurden. Das Register enthält die Details aller Dateien, die im Laufe des Jahres geöffnet wurden. Wenn die Seiten nach Jahr zugeordnet werden, werden darin Einträge für das nächste Jahr vorgenommen, andernfalls wird ein separates neues Dateiregister geöffnet.
Einträge in die Datei werden nur mit blauer Tinte vorgenommen. Es wird sichergestellt, dass alle Einträge korrekt vorgenommen wurden und ein Löschen oder Überschreiben so weit wie möglich vermieden wird. Um einen Missbrauch zu vermeiden, wird die Datei vom Junior-Sachbearbeiter der jeweiligen Abteilung oder Abteilung aufbewahrt.
Öffnen und Nummerieren neuer Dateien
Für jedes neue Thema wird eine separate Datei erstellt. Manchmal wird die Datei zu allgemein oder sperrig. In diesem Fall werden Papiere hineingegossen, die sich mit verschiedenen Aspekten befassen, so dass die Datei jetzt kürzer wird, was jedoch den reibungslosen Ablauf der Arbeit behindert.
Im obigen Kapitel haben wir besprochen, dass die neuen Dateien für jede Abteilung einzeln für die allgemeine Anwendung registriert werden, ihre Klassifizierung jedoch nach der Art ihres Fachs basiert. Wenn das Thema das Hauptthema ist, wird es als bezeichnetStandard Headings und eine weitere Klassifizierung davon wird dazu führen Sub-headings.
Während der Dateiregistrierung wird ein alphabetisches Inhaltsverzeichnis erstellt. Dies zeigt dieStandard Headings, Sub-headingsund die ihnen zugewiesenen Seiten. Dadurch können diese Dateien während des Bedarfs leicht nachverfolgt werden.
Zu Beginn eines jeden Jahres wird die Liste bei ordnungsgemäßer Prüfung aktualisiert. Die Hauptfächer werden immer versucht, Jahr für Jahr mit den gleichen Standards gehalten zu werden. Falls erforderlich, kann mit Genehmigung des Abteilungsleiters eine neue Überschrift zu dieser Liste hinzugefügt werden.
Das Öffnen einer neuen Datei durchläuft eine Reihe von Prozessen. Die erste Arbeit beginnt mit der Auswahl der Standardüberschrift, unter der sie geöffnet wird. Dann fügt die Eröffnungshand einen geeigneten Titel für das neue Thema hinzu und codiert eine Nummer. Diese Nummer ist nichts anderes als die Seriennummer, die im Dateiregister gefunden wird.
Titel einer Datei
Der Titel einer Datei gibt einen Einblick in das Thema der Datei und wird versucht, mit einigen Wortkombinationen erstellt zu werden. Das erste Wort gibt den Betreff an, unter dem die Datei geöffnet wurde. Der Rest der Wörter beschreibt den beschreibenden Teil des Titels.
Wenn der Name des Hauptthemas beispielsweise "Regeln für Organisationen (Einstellung und Dienstbedingungen)" lautet, kann der Name der darunter geöffneten Datei als "Regeln für Organisationen (Einstellung und Dienstbedingungen)" bezeichnet werden - Übertragung von Befugnissen zum Auferlegen Bestrafung'.
Registrieren einer Datei
Das Ziel einer korrekten Betitelung ist notwendig, um dem Leser eine korrekte Vorstellung von dem Thema zu vermitteln und es unter den anderen leicht nachvollziehbar zu machen. Its approval is done by the Head of the department prior to its opening. Die Anzahl der Probanden wird genau wie im Dateiregister angegeben beibehalten.
Eine Nummer, die einer Datei zugewiesen wird, ist eine Kombination aus dem Eröffnungsjahr, Anfangsbuchstaben zur Identifizierung der Abteilung / Abteilung / Einheit, der Nummer der „Standardüberschrift“ und der Seriennummer der darunter vorhandenen Datei.
Wenn es sich bei der Datei, die wir öffnen, um eine Richtliniendatei handelt, sollte sie nach der Überschrift "Standard" den Buchstaben "(P)" tragen. Eine separate Datei enthält die Routinemaßnahmen, die aufgrund einer Richtlinienentscheidung ergriffen oder behandelt wurden.
Die Bearbeitung und Einreichung dieser Unterlagen ist unabhängig von dem Jahr, auf das sich die Bezugnahme auf diese Unterlagen bezieht. Für jede Datei ist die Anzahl der Notizen und Korrespondenz auf 150 begrenzt. Wenn die Anzahl diese überschreitet, wird eine neue Datei mit derselben Nummer, jedoch einer anderen Datenträgernummer geöffnet. Die vorherige Datei wird in umbenanntVol-I derzeit und das gleiche sollte in dem Feld zitiert werden, das für die vorherigen und späteren Referenzen vorgesehen ist.
Wenn es sich bei der Datei um eine Sitzungsdatei handelt, wird sie nach Ablauf dieser Sitzung geschlossen, und dies gilt auch für einen Ausschuss, bei dem die Datei nach Ablauf der Amtszeit des Ausschusses geschlossen wird. In allen oben genannten Fällen erfolgt die Beendigung der Datei unabhängig davon, ob die Datei eine Seitenzahl von 150 oder weniger hat.