Umfang des Hinweises durch das Management
Jede Abteilung hat eine scope of notingdarüber hinaus sind sie nicht befugt, eine Entscheidung zu treffen. Auf dieser Grundlage sind die folgenden Anweisungen von den Abteilungen bei der Feststellung der Fälle zu beachten:
Alle Notizen sollten von allen klar verstanden und in einer einfachen Sprache verfasst sein. Sie sollten präzise und auf den Punkt gebracht werden.
Alle Notizen sollten unter objektiven Gesichtspunkten verfasst sein und berechtigte Gründe haben, verglichen mit nur persönlichen Meinungen. Alle Beobachtungen, Kritikpunkte und Rückmeldungen anderer Abteilungen müssen sportlich und höflich aufgenommen werden.
Der Manager, der für die Bearbeitung des Falls verantwortlich ist, muss das gesamte "betrachtete Papier" und die vorherigen Anmerkungen durchgehen, damit die erforderlichen Reproduktions- und wörtlichen Berichte gemäß den erforderlichen Situationen erstellt werden können.
EIN precis(Zusammenfassung oder Zusammenfassung) eines einzelnen Papiers wird häufig erstellt, wenn das Originalpapier entweder eine große Länge oder Komplexität aufweist, was es praktisch unhandlich macht und eine bequeme Referenz darstellt. Da eine solche Genauigkeit dazu führen kann, dass Beispiele nicht kontextbezogen zitiert werden, wird eine solche Genauigkeit nicht ohne die Anweisungen eines Managers erstellt.
Wenn die Aufnahme von Informationen in die Notiz wahrscheinlich den Hauptpunkt verdeckt oder die Notiz unnötig lang macht, sollte eine separate Erklärung oder ein Anhang mit den Informationen in die Datei aufgenommen werden.
Wenn es in einem Einzelfall mehrere Punkte oder Befehle gibt, die bequemer getrennt behandelt werden können als in einer fortlaufenden Notiz, sollte jeder Punkt in separat vermerkt werden Department Notes. Der Abteilungsleiter und / oder höhere Manager zeichnen ihre Bestellungen in jeder Abteilungsnotiz separat auf, und diese Notizen werden anschließend zusammengeführt, um die Notizen in der Datei für die Erteilung von Bestellungen usw. zu bilden.
Die Reihenfolge der Notizen folgt im Allgemeinen der Reihenfolge der Seriennummer in der Korrespondenz, und falls die Kontinuität der Notizen unterbrochen wurde, sollten die Papiere zum frühestmöglichen Zeitpunkt mit der Hauptdatei zusammengeführt werden.
Auf die Quittung sollte keine Notiz geschrieben werden, es sei denn, es handelt sich um eine Routinesache. Wenn ein Manager Anmerkungen zum PUC gemacht hat, müssen diese zuerst in den Notizen gemacht werden, und die Abteilung kann diese als Anweisungen verwenden.
Es muss ausreichend Platz für Unterschriften und Beobachtungen höherer Manager vorhanden sein. Notizen, die an den Abteilungsleiter oder höhere Manager gesendet werden sollen, sollten am Ende der Seite platziert werden. Ein neues leeres Blatt sollte immer zu den Notizen hinzugefügt werden, falls zu viel Inhalt vorhanden ist, um korrigiert zu werden.
Wenn Mitteilungen oder Anfragen von Abteilungsleitern oder anderen auf kleinen Zetteln eingehen, werden sie nicht so weitergeleitet, wie sie sind. Dies geschieht aufgrund der Wahrscheinlichkeit, dass sie während des Transports verloren gehen. Die erste Empfangsabteilung klebt oder schneidet den so erhaltenen Papierstreifen auf ein weißes Blatt in Narrengröße, bevor sie ihn in einem Aktenumschlag an den betreffenden Manager oder die betreffende Abteilung zur Entsorgung weiterleitet.
Die betroffene Abteilung wird die Anfrage stellen und dann eine Benachrichtigung herausnehmen. Danach versenden sie die Nachricht und warten auf den Empfang. Das Schreiben langer Notizen im Seitenbereich muss so weit wie möglich reduziert werden.
Die 80/20 Regel
Ein Büro ohne eine ordnungsgemäß eingereichte und verarbeitete Liste von Verfahren ist eine Höhle des Chaos. Ausleihen von der80/20Regel, die besagt, dass 80% unseres Erfolgs nur aus 20% unserer Handlungen resultieren. Mit einfachen Worten, es ist wichtig, sich mehr auf die 20% zu konzentrieren, was erfordert, dass die Maßnahmen für den 80% igen Erfolg entknochen werden.
Deshalb ist es sehr wichtig, die 20% zu planen, zu priorisieren und mit der Arbeit zu beginnen. In einer der wichtigsten Unternehmensentscheidungen, die jemals getroffen wurden,BIM Manufacturinghatten alle wichtigen Mitteilungen daran gehindert, mündlich zu sein, und selbst auf die hohen Kosten, jedes einzelne Wort in Papierform dokumentieren zu müssen, taten sie dies, damit ihre zukünftigen Beamten von der Fülle der Diskussionen profitieren konnten. Heute tritt jedes andere Unternehmen in seine Fußstapfen.
In den meisten Fällen kann ein falsch gestaltetes Dokument zu massiven Missverständnissen und Diskrepanzen zwischen den Arbeitsabteilungen einer Organisation führen. Hoffen Sie, dass dieses Tutorial für junge Berufstätige, die in einer umfangreichen dokumentationsbezogenen Abteilung wie Verwaltung, Buchhaltung, Personalwesen usw. gearbeitet haben, das Ablegen wichtiger Dokumente mit vertraulichen Details erlernt.