Schnelles Verschieben von Dateien
Die von der Head of the Departmentsmuss am selben Tag an die jeweiligen Abteilungsleiter geliefert werden. In einigen Organisationen gibt es ein Verfahren, das besagt: Wenn eine Datei den betroffenen Manager nicht am selben Tag erreichen kann, muss sie ihn am nächsten Morgen um 10.00 Uhr erreichen.
Prioritätsmarkierung für Dateien
Die Prioritätsbewertung einer Datei kann anhand der Markierungen "AKTION AN DIESEM TAG" und "SOFORT" gemessen werden. Das Etikett "AKTION DIESER TAG" sollte nur in Fällen dringender Dringlichkeit verwendet werden. Der Zeitpunkt der Entsorgung und des Eingangs in solchen Fällen wird immer am Rand der letzten Note angegeben. Das Etikett "SOFORT" sollte in Fällen verwendet werden, die eine niedrigere Priorität haben als der andere Fall, der unter "AKTION AN DIESEM TAG" gekennzeichnet ist, jedoch am selben Tag erfolgen muss.
Die Manager, die sich mit den Dateien befassen, müssen den Inhalt überprüfen und die Prioritätsmarkierung zusammenfassen, um festzustellen, ob dies gerechtfertigt ist. Wenn die Prioritätszuweisung nicht fair ist, kann er die Bewertung entsprechend ändern. Keine dieser Dateien kann an den Wohnsitz des Managers gesendet werden, es sei denn, dies wird ausdrücklich und eindeutig von einer autorisierten Person mit einer höheren Freigabe als der Manager erwähnt.
It will be the duty of the Department to −
Überprüfen Sie, ob alle offenen Fakten korrekt sind oder nicht.
auf Fehler oder falsche Angaben von Tatsachen hinweisen.
gegebenenfalls auf gesetzliche oder übliche Verfahren aufmerksam machen.
weisen Sie auf die Gesetze und Regeln hin und darauf, wo sie gefunden werden.
andere relevante Fakten und Zahlen liefern, die im Unternehmen verfügbar sind.
Präzedenzfälle oder Papiere aufstellen, die frühere Entscheidungen der Politik enthalten.
Geben Sie die Frage oder die zu berücksichtigenden Fragen an.
die entscheidungsbedürftigen Punkte klar herausstellen.
schlagen Sie nach Möglichkeit eine Vorgehensweise vor.
Aktion des Abteilungsleiters
Der Abteilungsleiter überprüft den Vermerk, da er die Berechtigung hat, seine Beobachtung an seine Abteilungen und unteren Abteilungen weiterzuleiten. Solche Fälle hängen oft mit den folgenden Aktionen zusammen:
Erteilung von Büroaufträgen, Routineaufträgen und Rundschreiben kurzlebiger Natur.
In allen anderen Fällen ist der Abteilungsleiter berechtigt, unabhängig zu entsorgen.
Gewährung von Freizeiturlaub und Ausgleichsurlaub.
Ausgabe von Erinnerungen und Bestätigungen.
Aufzeichnung von Dateien.
Im nächsten Kapitel werden wir die den Abteilungsleitern übertragenen Befugnisse und deren Authentifizierung erörtern.