Office-Ablageverfahren - Kurzanleitung
Das Office-Anmeldeverfahren besteht aus einer Reihe klar definierter und organisationsübergreifender Verfahren zur Einreichung von Dokumenten und wichtigen Dokumenten. Im Allgemeinen sind dies Anweisungen für alle Mitarbeiter, welche Maßnahmen in bestimmten Situationen zu ergreifen sind, die wahrscheinlich oder unwahrscheinlich sind. Zu den Office-Anmeldeverfahren können Mitarbeiterbeschreibungen, die Etikette am Arbeitsplatz sowie bestimmte Vertraulichkeitsprotokolle gehören.
Die Verantwortung, Büroabläufe zu schreiben und ordnungsgemäß einzureichen, liegt häufig bei den Büroleitern oder Firmeninhabern. Die folgenden Kapitel richten sich an Berufstätige, die in dokumentabhängigen Abteilungen wie Buchhaltung, allgemeine oder Büroverwaltung und Personalwesen angefangen haben. Sie können lernen, wie sie welches Dokument auf welche Weise ablegen.
Abhängig von der großen Erreichbarkeit oder Anwendung des Verfahrens können einige Verfahren für das gesamte Büro eingereicht werden, während andere für Einzelpersonen oder mitarbeitende Abteilungen innerhalb desselben Büros durchgeführt werden können.
Definitionen der offiziellen Einreichung
In den meisten Fällen kann ein falsch gestaltetes Dokument zu massiven Missverständnissen und Diskrepanzen zwischen den Arbeitsabteilungen einer Organisation führen. Manchmal treten solche Situationen auf, für die kein klares Verfahren erwähnt wurde. Oft gab es keine Anweisungen, wie man mit einem wütenden Kunden umgeht, der in ein Büro geht und seinen Ärger über den Manager auslöst. Diese Szenarien sollen jedoch später dokumentiert und abgelegt werden.
Beispielsweise kann der Firmeninhaber oder der Manager nach dem Umgang mit einem bestimmten Kunden eine Datei einreichen protocol das schließt ein informing the immediate supervisor, offering a grievance formund den Kunden höflich und dennoch selbstbewusst bitten, ruhig zu bleiben, damit das Problem gelöst wird.
Viele offizielle Dokumente folgen einer bestimmten Methode, um Dokumente einzureichen, die als universeller Standard für die Einreichung von Informationen gelten. In solchen Fällen werden einige spezielle Wörter verwendet, die eine ganz bestimmte Bedeutung haben. Einige dieser Wörter und ihre Definitionen sind unten angegeben -
Anhang zur Korrespondenz
Der Begriff "Anhang zur Korrespondenz" bezieht sich auf die langen Beilagen zu einer schriftlichen Mitteilung, die in der Akte erwähnt oder erwähnt wird. Dieser Teil wird normalerweise als Korrespondenzteil am Ende des Dokuments hinzugefügt, damit ein reibungsloses Lesen des Dokuments nicht behindert wird.
Anhang zu den Anmerkungen
Der Begriff „Anhang zu Anmerkungen“ bezieht sich auf die ausführliche Zusammenfassung aller Einzelheiten der Informationen, die im Dokument zu verschiedenen Aspekten der erörterten Frage enthalten sind. Solche Details könnten den Hauptpunkt trivialisieren oder die Hauptnachricht unnötig lang machen.
Abteilungsleiter
Der Abteilungsleiter (dh der stellvertretende Leiter mit gleichem Rang) überwacht die Abteilung und hat in dieser Funktion das Recht, seine Befugnisse und Kontrolle in Bezug auf den Versand von Informationen und die Aufrechterhaltung von Geschäftsprozessen auszuüben. Die Arbeit kommt von den Abteilungen unter seiner Leitung zu ihm.
Fall
Ein Fall bezieht sich auf die Datei, in der alle wichtigen Dokumente enthalten sind, die derzeit geprüft oder weitergeleitet werden. Es werden auch alle verschiedenen Artikel und Bücher erwähnt, die als Begleitung zum Originaldokument verwendet werden können, um als ergänzende Studie, Lesung oder Referenz verwendet zu werden.
Comeback-Fall
Ein Comeback-Fall wird verwendet, um ein Dokument oder einen Bericht zu definieren, der erneut überprüft und verfasst werden muss, da festgestellt wurde, dass das Originaldokument entweder unvollständig oder fehlerhaft ist. Es ist auch eine Zusammenfassung der aktuellen Ausgabe.
Korrespondenz
Korrespondenz ist die umfassende und detaillierte Sammlung aller Mitteilungen, die sowohl von der Organisation gesendet als auch von den verschiedenen Parteien empfangen wurden. Korrespondenz kann verwendet werden, um alle drei Korrespondenzstile einzuschließen, dh offizielle Korrespondenz, halboffizielle Korrespondenz und inoffizielle Korrespondenz.
Aktuelle Datei
Eine aktuelle Datei ist eine Datei, die derzeit detailliert eingegeben oder geändert wird. Es unterscheidet sich von einem Comeback-Fall darin, dass es sich um ein neu entworfenes Dokument handelt und nicht um ein Dokument, das überarbeitet und überarbeitet wird.
Handhabung der Hand
Unter einer Handelshand kann jeder Beamte wie der Junior Clerk, der Senior Clerk, der Executive Assistant usw. verstanden werden, dem die Verantwortung übertragen werden kann, die Fälle zunächst zu prüfen und zu notieren.
Demi-offizielle Korrespondenz
Eine halboffizielle Korrespondenz findet zwischen zwei Managern oder zwischen einer Organisation und der Öffentlichkeit statt, die nicht den üblichen Kommunikationsprotokollen folgt und durchgeführt wird, um eine öffentliche Meinung zu einem Produkt oder einer Dienstleistung zu erhalten.
Abteilungsleiter
Ein Abteilungsleiter ist eine Person, die in seiner Abwesenheit die Befugnisse ausüben kann, die einem Manager gleichwertig sind, und für das reibungslose Funktionieren der Abteilung unter seiner Leitung verantwortlich ist.
Docketing
Beim Docketing werden Seriennummern im Notizenbereich einer Datei eingegeben. Dies geschieht, damit die Datei später leicht anhand der Marke oder der Identifikationsnummer identifiziert werden kann.
Entwurf
Ein Entwurf bedeutet eine grobe Kopie des Dokuments, das gerade vorbereitet wird. Das Wort "Entwurf" bedeutet, wenn es in einem Unternehmen verwendet wird, normalerweise das Verfassen einer offiziellen Mitteilung aller Notizen oder Befehle der Manager. Diese Entwürfe werden normalerweise für Rückmeldungen und Überprüfungen aufbewahrt.
Datei
Eine Datei bezeichnet eine Sammlung von Artikeln zu einem bestimmten Thema, die anhand einer bestimmten Seriennummer oder einer Dateinummer erkannt werden und viele Korrespondenznotizen sowie einen Anhang zur Korrespondenz enthalten.
Einreichung
Beim Einreichen werden einige wichtige Dokumente lesbar und organisiert angeordnet, sodass sie schnell und in kurzer Zeit ohne viel Suchen abgerufen werden können.
Frischer Beleg
Ein neuer Beleg bezieht sich auf die neuen Informationen, die einem Dokument hinzugefügt werden, das derzeit überprüft wird, damit sein Wert und sein umfassender Quotient erhöht werden können.
Problem
Der Begriff „Ausgabe“ bezeichnet die verschiedenen Aktionsphasen, die ein Entwurf nach seiner Genehmigung durchläuft. Einige dieser Phasen könnten darin bestehen, es unter "Vertraulich" abzulegen oder es durch die Unterschrift des Managers autorisieren zu lassen.
Messenger-Buch
Ein Messenger-Buch bezieht sich auf ein Buch, das verwendet wird, um die verschiedenen Einzelheiten der Kommunikation aufzuzeichnen und die wichtigen mit den erhaltenen Antworten zu kennzeichnen.
Anmerkungen
Notizen werden verwendet, um Aufzeichnungen über einen Fall zu führen, der nach seiner Hinterlegung beim Körper gemacht wurde, um eine schnelle Rückmeldung zu erhalten. Die Notizen enthalten eine Reihe der vorherigen Originaldokumente, die zu wichtigen Teilen aufgeworfenen Fragen sowie die Analyse der erforderlichen Änderungen und der endgültigen Bestellungen, die übergeben wurden.
Offizielle Korrespondenz
Die offizielle Korrespondenz ist die Information, die gemäß der vorgeschriebenen Struktur und Art der Kommunikation gemäß dem Verfahren des Unternehmens an eine öffentliche Einrichtung oder Einzelperson weitergegeben wird.
Papier in Betracht gezogen
Das in Betracht gezogene Papier (Paper Under Consideration, PUC) ist eine Quittung des Falls, der derzeit diskutiert wird, damit geeignete Änderungen und Modifikationen vorgeschlagen werden können.
Quittungen
Quittungen sind die Aufzeichnungen aller Mitteilungen, die auf verschiedenen Ebenen stattgefunden haben, z. B. offizielle, halboffizielle oder inoffizielle Eingaben, die im Unternehmen oder von einem Manager des Unternehmens eingegangen sind.
Aufzeichnung
Beim Aufzeichnen einer Datei wird eine Datei geschlossen, nachdem alle Aktionen ausgeführt wurden und der Änderungsprozess abgeschlossen ist. Ein Datensatz ist die Aufnahme aller im Originaldokument vorgenommenen Verweise, Entfernungen und Überarbeitungen.
Referenzierung
Beim Referenzieren wird eine Verbindung mit den anderen zugehörigen Aufzeichnungen hergestellt, um Präzedenzfälle, Entscheidungen verschiedener Länder und Organisationen oder andere Dokumente zu erhalten, die einen Zusammenhang mit dem Fall haben können.
Abteilungsübergreifende Korrespondenz
Eine abteilungsübergreifende Korrespondenz ist die Korrespondenz, in der eine Akte oder ein Fall von einer Abteilung einer Organisation an eine andere Abteilung weitergeleitet wird, um deren Meinungen, Vorschläge und Bemerkungen zu erhalten.
Eine Datei kann in zwei Teile gegliedert werden: Notes und Correspondence. Beide werden in einer einzigen Datei abgelegt. Sie unterscheiden sich jedoch in Bezug auf die Platzierung. Notizen werden in der Regel auf der linken Seite und Korrespondenz auf der rechten Seite platziert.
Notizen enthalten die Datensätze, die auf a aufgezeichnet sind paper Under Consideration und fresh Receipt. Ebenso enthält die Korrespondenz alle eingehenden und ausgehenden offiziellen Kommunikationsdetails.
Teiledatei
Die Notwendigkeit der Teiledatei ergibt sich in den folgenden zwei Fällen.
Falls eine neue Quittung oder Notiz bearbeitet werden muss, wenn die Hauptdatei nicht vorübergehend nicht verfügbar ist.
(Or)
Falls die Hauptdatei sperrig wird und ein separates Notizblatt erforderlich ist, um nur die wesentlichen Papiere für die Entsorgung von Punkten auszulagern.
Es ist wichtig, die Teiledatei so schnell wie möglich mit den Hauptdateien zusammenzuführen und die doppelten Papiere zu entfernen. Bei mehreren Teiledateien sollte jede separat nummeriert werden. Die Person, die diese behandelt, sollte eine Liste mit allen von ihr geöffneten Dateien führen.
Sammlungsabdeckung
Es enthält alle anderen Informationen, die nicht als Teil der Hauptdatei betrachtet werden. Einige solcher Fälle sind -
Anmerkungen zu sekundären Informationen
Reminders
Acknowledgements
Bleiben Sie mit der gelegentlichen Korrespondenz auf dem Laufenden, um weitere Informationen aus verschiedenen Quellen zu sammeln
Eine Hauptdatei besteht aus dem erforderlichen Material, das im Sammlungsdeckel gesammelt wurde. Die meisten auf dem Sammlungsdeckel vorhandenen Gegenstände sind vorübergehend von Bedeutung.
Zum Zeitpunkt der Aufzeichnung ist es die Pflicht des Abteilungsleiters, alle Papiere zu löschen, die ihre Werte verloren haben. Noch wichtiger ist, dass die Sammlung in der Abteilung verbleibt, zu der sie gehört.
Funktionen einer Datei
Für jede Abteilung / Abteilung / Einheit ist es wichtig, eine File Register. Es wird in der Regel in Form von gepflegtAppendix-Iund wird von den General Store-Abteilungen für Druck, Lager, Ausgabe usw. verwendet. Die Anforderungen der einzelnen Abteilungen sind möglicherweise nicht gleich, und daher unterscheidet sich auch die Anzahl der Blätter in einer Datei für jede Abteilung. Sie werden als permanente Aufzeichnung geführt.
Das Register der Datei wird mit der Nummer und dem Betreff gefüllt, die ihr beim Öffnen zugewiesen wurden. Das Register enthält die Details aller Dateien, die im Laufe des Jahres geöffnet wurden. Wenn die Seiten nach Jahr zugeordnet werden, werden darin Einträge für das nächste Jahr vorgenommen, andernfalls wird ein separates neues Dateiregister geöffnet.
Einträge in die Datei werden nur mit blauer Tinte vorgenommen. Es wird sichergestellt, dass alle Einträge korrekt vorgenommen wurden und ein Löschen oder Überschreiben so weit wie möglich vermieden wird. Um einen Missbrauch zu vermeiden, wird die Datei vom Junior-Sachbearbeiter der jeweiligen Abteilung oder Abteilung aufbewahrt.
Öffnen und Nummerieren neuer Dateien
Für jedes neue Thema wird eine separate Datei erstellt. Manchmal wird die Datei zu allgemein oder sperrig. In diesem Fall werden Papiere hineingegossen, die sich mit verschiedenen Aspekten befassen, so dass die Datei jetzt kürzer wird, was jedoch den reibungslosen Ablauf der Arbeit behindert.
Im obigen Kapitel haben wir besprochen, dass die neuen Dateien für jede Abteilung einzeln für die allgemeine Anwendung registriert werden, ihre Klassifizierung jedoch nach der Art ihres Fachs basiert. Wenn das Thema das Hauptthema ist, wird es als bezeichnetStandard Headings und eine weitere Klassifizierung davon wird dazu führen Sub-headings.
Während der Dateiregistrierung wird ein alphabetisches Inhaltsverzeichnis erstellt. Dies zeigt dieStandard Headings, Sub-headingsund die ihnen zugewiesenen Seiten. Dadurch können diese Dateien während des Bedarfs leicht nachverfolgt werden.
Zu Beginn eines jeden Jahres wird die Liste bei ordnungsgemäßer Prüfung aktualisiert. Die Hauptfächer werden immer versucht, Jahr für Jahr mit den gleichen Standards gehalten zu werden. Falls erforderlich, kann mit Genehmigung des Abteilungsleiters eine neue Überschrift zu dieser Liste hinzugefügt werden.
Das Öffnen einer neuen Datei durchläuft eine Reihe von Prozessen. Die erste Arbeit beginnt mit der Auswahl der Standardüberschrift, unter der sie geöffnet wird. Dann fügt die Eröffnungshand einen geeigneten Titel für das neue Thema hinzu und codiert eine Nummer. Diese Nummer ist nichts anderes als die Seriennummer, die im Dateiregister gefunden wird.
Titel einer Datei
Der Titel einer Datei gibt einen Einblick in das Thema der Datei und wird versucht, mit einigen Wortkombinationen erstellt zu werden. Das erste Wort gibt den Betreff an, unter dem die Datei geöffnet wurde. Der Rest der Wörter beschreibt den beschreibenden Teil des Titels.
Wenn der Name des Hauptthemas beispielsweise "Regeln für Organisationen (Einstellung und Dienstbedingungen)" lautet, kann der Name der darunter geöffneten Datei als "Regeln für Organisationen (Einstellung und Dienstbedingungen)" bezeichnet werden - Übertragung von Befugnissen zum Auferlegen Bestrafung'.
Registrieren einer Datei
Das Ziel einer korrekten Betitelung ist notwendig, um dem Leser eine korrekte Vorstellung von dem Thema zu vermitteln und es unter den anderen leicht nachvollziehbar zu machen. Its approval is done by the Head of the department prior to its opening. Die Anzahl der Probanden wird genau wie im Dateiregister angegeben beibehalten.
Eine einer Datei zugewiesene Nummer ist eine Kombination aus dem Eröffnungsjahr, Anfangsbuchstaben zur Identifizierung der Abteilung / Abteilung / Einheit, der Nummer der „Standardüberschrift“ und der Seriennummer der darunter vorhandenen Datei.
Wenn es sich bei der Datei, die wir öffnen, um eine Richtliniendatei handelt, sollte sie nach der Überschrift "Standard" den Buchstaben "(P)" tragen. Eine separate Datei enthält die Routinemaßnahmen, die aufgrund einer Richtlinienentscheidung ergriffen oder behandelt wurden.
Die Bearbeitung und Einreichung dieser Unterlagen ist unabhängig von dem Jahr, auf das sich die Bezugnahme auf diese Unterlagen bezieht. Für jede Datei ist die Anzahl der Notizen und Korrespondenz auf 150 begrenzt. Wenn die Anzahl diese überschreitet, wird eine neue Datei mit derselben Nummer, jedoch einer anderen Datenträgernummer geöffnet. Die vorherige Datei wird in umbenanntVol-I derzeit und das gleiche sollte in dem Feld zitiert werden, das für die vorherigen und späteren Referenzen vorgesehen ist.
Wenn es sich bei der Datei um eine Sitzungsdatei handelt, wird sie nach Ablauf dieser Sitzung geschlossen, und dies gilt auch für einen Ausschuss, bei dem die Datei nach Ablauf der Amtszeit des Ausschusses geschlossen wird. In allen oben genannten Fällen erfolgt die Beendigung der Datei unabhängig davon, ob die Datei eine Seitenzahl von 150 oder weniger hat.
Manchmal kann ein Manager einen Auftrag in Bezug auf eine beliebige Angelegenheit der Datei erteilen. Zu diesem Zeitpunkt ist es die Pflicht der betroffenen Person, die Bestellung vor dem Fälligkeitsdatum auszuführen, da sonst die Bedeutung dieser Informationen abnimmt.
Wenn jedoch aufgrund von Situationen, die außerhalb der Kontrolle liegen, eine Verzögerung auftritt und die betroffene Person nicht in der Lage ist, die Aufgabe vor dem Fälligkeitsdatum auszuführen, sollte sie beim betreffenden Leiter die Verlängerung der Frist um volle und vollständige Frist beantragen ausreichende Gründe.
Seitenzahl
Es ist notwendig, jede Seite mit Notizen und Korrespondenz verzweifelt mit Seriennummern in der oberen rechten Ecke von unten nach oben zu nummerieren. Da wir den PUC vom Gehäuse unterscheiden möchten, sollte jede leere Seite auch nummeriert werden.
Im Allgemeinen besteht das Gehäuse aus mehreren Materialien, die ebenfalls entsprechend nummeriert sind. Während der Aufnahme der Datei werden nun die Seitenzahlen, die zuvor mit einem Bleistift markiert wurden, eingefärbt.
Ordnungsnummer
Jede Mitteilung einer 'Korrespondenz' ist mit einer Seriennummer in roter Tinte in der Mitte der ersten Seite gekennzeichnet. Jeder, der in der Liste der Kommunikation an erster Stelle steht, wird als "Seriennummer 1" bezeichnet, der Rest folgt entsprechend. Diese Seriennummer spielt eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, die Vervollständigung einer Datei sicherzustellen oder auf ein Papier zu verweisen.
Beim Docketing werden jeweils Einträge im Abschnitt "Notizen" einer Datei vorgenommen Serial Number (Receipt or Issue)in der 'Korrespondenz' zur Identifizierung. In ähnlicher Weise wird eine Quittung mit roter Tinte auf der Seite mit der Seriennummer der Mitteilung, gefolgt von Nummer und Datum sowie der Bezeichnung / dem Namen des Absenders schriftlich versehen.
Das Andocken einer 'Ausgabe' erfolgt durch Eingabe der Seriennummer, des Datums der Ausgabe sowie des Namens und der Bezeichnung des Empfängers.
Andocken von Teiledateien
Während des Andockvorgangs sollte keiner der temporären Bleistifteinträge in der Hauptdatei verbleiben, und alle überarbeiteten Einträge sollten in roter Tinte erfolgen. Docketing in den Teiledateien sollte seindone in Pencil auf folgende Weise -
- Seriennummer ............................................. (Quittung)
- Seriennummer ............................................. (Problem)
Referenzierung und Verwendung von Belegen
Referenzierung ist die Methode zur Auswahl und Verwendung verbundener Datensätze, Präzedenzfälle, Regeln, Vorschriften usw., die eine Ähnlichkeit oder einen Einfluss auf einen Fall haben können. Solche Referenzmaterialien werden durch die Verwendung geeigneter Dateien, Dateinummern und durch Angabe der richtigen Seitenzahl ermöglicht. Belegpapiere werden als vorübergehende Vorkehrungen zur schnellen Identifizierung der Seiten verwendet. Sie sollten nicht vollständig für Aufzeichnungszwecke abhängig sein, und als solche sollten die in einer Diskussion genannten Seitenzahlen aufgezeichnet werden.
Querverweis von Korrespondenz
Bücher oder Regeln usw., die als Referenz verwendet werden, müssen nicht zur Originaldatei hinzugefügt werden, wenn Kopien derselben Korrespondenz verfügbar sind. Die neueste Referenz sollte immer von dem Manager verwendet werden, der auf die Quelle verweist. Bei der Angabe der Quelle müssen auch die Grenzen der Anwendbarkeit angegeben werden.
Für jeden PUC muss der Manager nicht die gesamte Korrespondenz durchgehen, sondern sollte alle vorherigen Referenzen am Rand mit einem Bleistift markieren.
Verknüpfen von Dateien
Falls zwei oder mehr Dokumente verknüpft sind und auf denen gleichzeitig Maßnahmen erforderlich sind, sollte das gedruckte Gleitlager "siehe auch die verknüpfte Datei" auf dem Deckblatt der oberen Dateien angebracht werden und die Nummer der verknüpften Datei sollte angegeben werden auf dem Zettel angegeben.
Im Allgemeinen sollten Dateien durch eine logische und strukturierte Auswahl und Anordnung zu einer praktischen Datei angeordnet werden. Das Verknüpfen von Dateien sollte aus der Notwendigkeit heraus erfolgen und nicht dazu dienen, andere mit dem bloßen Volumen verwandter Informationen zu beeindrucken. Deshalb müssen die Abteilungsleiter beim Verknüpfen von Dateien vorsichtig sein und dies tun, wenn dies ein unvermeidbarer Umstand ist.
Zusammenfügen von Papieren
Wenn die Papiere in einer Datei zusammengesteckt werden, muss darauf geachtet werden, dass die scharfe Spitze des Stifts nicht hervorsteht und die Finger einer Person sticht, die auf die Datei zugreifen möchte. Um Verletzungen durch Stifte zu vermeiden, muss die scharfe Spitze des Stifts unter der Oberfläche des Papiers gehalten werden.
Stanzen von Papieren
Jedes Papier muss in der linken oberen Ecke auf die richtige Stärke (3/4 Zoll von beiden Seiten) gestanzt werden, bevor es der Korrespondenz oder den Notizen zugeordnet wird.
Markieren von Papieren in einer Datei
Wenn eine Quittung berücksichtigt wird, dann eine Flagge mit den Worten Paper Under Consideration(PUC) sollte beigefügt werden. Wenn es eine Quittung gibt, die bereits versandt wurde, aber noch einige andere Änderungen anstehen, sollte der PUC-Beleg von der alten Quittung entfernt und auf der neuen angebracht werden.
Die von der Head of the Departmentsmuss am selben Tag an die jeweiligen Abteilungsleiter geliefert werden. In einigen Organisationen gibt es ein Verfahren, das besagt: Wenn eine Datei den betroffenen Manager nicht am selben Tag erreichen kann, muss sie ihn am nächsten Morgen um 10.00 Uhr erreichen.
Prioritätsmarkierung für Dateien
Die Prioritätsbewertung einer Datei kann anhand der Markierungen "AKTION AN DIESEM TAG" und "SOFORT" gemessen werden. Das Etikett "AKTION DIESER TAG" sollte nur in Fällen dringender Dringlichkeit verwendet werden. Der Zeitpunkt der Entsorgung und des Eingangs in solchen Fällen wird immer am Rand der letzten Note angegeben. Das Etikett "SOFORT" sollte in Fällen verwendet werden, die eine niedrigere Priorität haben als der andere Fall, der unter "AKTION AN DIESEM TAG" gekennzeichnet ist, jedoch am selben Tag erfolgen muss.
Die Manager, die sich mit den Dateien befassen, müssen den Inhalt überprüfen und die Prioritätsmarkierung zusammenfassen, um festzustellen, ob dies gerechtfertigt ist. Wenn die Prioritätszuweisung nicht fair ist, kann er die Bewertung entsprechend ändern. Keine dieser Dateien kann an den Wohnsitz des Managers gesendet werden, es sei denn, dies wird ausdrücklich und eindeutig von einer autorisierten Person mit einer höheren Freigabe als der Manager erwähnt.
It will be the duty of the Department to −
Überprüfen Sie, ob alle offenen Fakten korrekt sind oder nicht.
auf Fehler oder falsche Angaben von Tatsachen hinweisen.
gegebenenfalls auf gesetzliche oder übliche Verfahren aufmerksam machen.
weisen Sie auf die Gesetze und Regeln hin und darauf, wo sie gefunden werden.
andere relevante Fakten und Zahlen liefern, die im Unternehmen verfügbar sind.
Präzedenzfälle oder Papiere aufstellen, die frühere Entscheidungen der Politik enthalten.
Geben Sie die Frage oder die zu berücksichtigenden Fragen an.
die entscheidungsbedürftigen Punkte klar herausstellen.
schlagen Sie nach Möglichkeit eine Vorgehensweise vor.
Aktion des Abteilungsleiters
Der Abteilungsleiter überprüft den Vermerk, da er die Berechtigung hat, seine Beobachtung an seine Abteilungen und unteren Abteilungen weiterzuleiten. Solche Fälle hängen oft mit den folgenden Aktionen zusammen:
Erteilung von Büroaufträgen, Routineaufträgen und Rundschreiben kurzlebiger Natur.
In allen anderen Fällen ist der Abteilungsleiter berechtigt, unabhängig zu entsorgen.
Gewährung von Freizeiturlaub und Ausgleichsurlaub.
Ausgabe von Erinnerungen und Bestätigungen.
Aufzeichnung von Dateien.
Im nächsten Kapitel werden wir die den Abteilungsleitern übertragenen Befugnisse und deren Authentifizierung erörtern.
Die den Abteilungsleitern übertragenen Befugnisse ermöglichen es ihnen, so viele Fälle wie möglich in eigener Verantwortung zu beseitigen. Im Allgemeinen beziehen sich diese Fälle auf ausreichend wichtige Naturaufträge oder sind politische Angelegenheiten. In Situationen, in denen die Anzahl der Fälle zu hoch ist, kann er sie an die stellvertretenden Manager derselben Abteilung weiterleiten.
Selbst in den Fällen, in denen er Empfehlungen aussprechen oder wichtige Aufträge erteilen sollte, muss er seine Notiz auf die tatsächlich zu liefernden Punkte beschränken, anstatt die Punkte zu wiederholen, die bereits mit früheren Notizen aufgezeichnet wurden. Sobald alle Empfehlungen und Vorschläge fertig sind, wird er das Originaldokument mit seiner Unterschrift versehen und auch die Vereinbarung zum Vorschlag unterzeichnen.
In Fällen, in denen ein Manager eine Notiz genehmigt und zur Kommentierung oder Prüfung an einen anderen Manager oder eine Abteilung gesendet hat, sollte der Manager selbst diese überprüfen und seine Vorschläge machen. Der Überprüfungsmanager kann die Entsendeabteilung auffordern, alle erforderlichen Sachinformationen bereitzustellen. Dies erfordert das Befolgen einer separaten Kommunikationsroutine, damit der Abteilungsleiter diese Notiz in der Datei aufzeichnen kann.
Anmerkungen und Anweisungen des Bereichsleiters
Der Abteilungsleiter sollte in der Regel die meisten Fälle, die bei ihm auftreten, auf eigene Verantwortung beseitigen. Er sollte nach eigenem Ermessen Befehle des Gemeinsamen Sekretärs / Zusätzlichen Sekretärs / Sekretärs / Generalsekretärs zu den wichtigeren Fällen annehmen, sei es mündlich oder durch Vorlage von Unterlagen.
Die mündliche Methode sollte so weit wie möglich angewendet werden. Arbeitsgegenstände, die normalerweise an den Generalsekretär geschickt werden sollten, wurden in die Broschüre mit dem Titel - aufgenommen.Items of work to be submitted to Secretary-General.
In Fällen, in denen eine Notiz von einem Manager geschrieben und genehmigt und zur Kommentierung oder Prüfung des Vorschlags oder zu einem ähnlichen Zweck an einen anderen Manager oder eine Abteilung gesendet wurde, sollte ein Manager, dem die Datei markiert ist, die Notiz ausnahmslos selbst schreiben. Der empfangende Manager kann seine Abteilung bitten, die Angelegenheit zu prüfen oder die sachlichen Informationen zu liefern.
In solchen Fällen sollten die Abteilungen zur Information des Abteilungsleiters, der seine Notiz letztendlich in die Akte aufzeichnet, einen separaten Routinevermerk einreichen. Abteilungen sollten keine Notizen zu Dateien schreiben, die auf Managerebene entsorgt werden.
Jede Abteilung hat eine scope of notingdarüber hinaus sind sie nicht befugt, eine Entscheidung zu treffen. Auf dieser Grundlage sind die folgenden Anweisungen von den Abteilungen bei der Feststellung der Fälle zu beachten:
Alle Notizen sollten von allen klar verstanden und in einer einfachen Sprache verfasst sein. Sie sollten präzise und auf den Punkt gebracht werden.
Alle Notizen sollten unter objektiven Gesichtspunkten verfasst sein und berechtigte Gründe haben, verglichen mit nur persönlichen Meinungen. Alle Beobachtungen, Kritikpunkte und Rückmeldungen anderer Abteilungen müssen sportlich und höflich aufgenommen werden.
Der Manager, der für die Bearbeitung des Falls verantwortlich ist, muss das gesamte "betrachtete Papier" und die vorherigen Anmerkungen durchgehen, damit die erforderlichen Reproduktions- und wörtlichen Berichte gemäß den erforderlichen Situationen erstellt werden können.
EIN precis(Zusammenfassung oder Zusammenfassung) eines einzelnen Papiers wird häufig erstellt, wenn das Originalpapier entweder eine große Länge oder Komplexität aufweist, was es praktisch unhandlich macht und eine bequeme Referenz darstellt. Da eine solche Genauigkeit dazu führen kann, dass Beispiele nicht kontextbezogen zitiert werden, wird eine solche Genauigkeit nicht ohne die Anweisungen eines Managers erstellt.
Wenn die Aufnahme von Informationen in die Notiz wahrscheinlich den Hauptpunkt verdeckt oder die Notiz unnötig lang macht, sollte eine separate Erklärung oder ein Anhang mit den Informationen in die Datei aufgenommen werden.
Wenn es in einem Einzelfall mehrere Punkte oder Befehle gibt, die bequemer getrennt behandelt werden können als in einer fortlaufenden Notiz, sollte jeder Punkt in separat vermerkt werden Department Notes. Der Abteilungsleiter und / oder höhere Manager zeichnen ihre Bestellungen in jeder Abteilungsnotiz separat auf, und diese Notizen werden anschließend zusammengeführt, um die Notizen in der Datei für die Erteilung von Bestellungen usw. zu bilden.
Die Reihenfolge der Notizen folgt im Allgemeinen der Reihenfolge der Seriennummer in der Korrespondenz, und falls die Kontinuität der Notizen unterbrochen wurde, sollten die Papiere zum frühestmöglichen Zeitpunkt mit der Hauptdatei zusammengeführt werden.
Auf die Quittung sollte keine Notiz geschrieben werden, es sei denn, es handelt sich um eine Routinesache. Wenn ein Manager Anmerkungen zum PUC gemacht hat, müssen diese zuerst in den Notizen gemacht werden, und die Abteilung kann diese als Anweisungen verwenden.
Es muss ausreichend Platz für Unterschriften und Beobachtungen höherer Manager vorhanden sein. Notizen, die an den Abteilungsleiter oder höhere Manager gesendet werden sollen, sollten am Ende der Seite platziert werden. Ein neues leeres Blatt sollte immer zu den Notizen hinzugefügt werden, falls zu viel Inhalt vorhanden ist, um korrigiert zu werden.
Wenn Mitteilungen oder Anfragen von Abteilungsleitern oder anderen auf kleinen Zetteln eingehen, werden sie nicht so weitergeleitet, wie sie sind. Dies geschieht aufgrund der Wahrscheinlichkeit, dass sie während des Transports verloren gehen. Die erste Empfangsabteilung klebt oder schneidet den so erhaltenen Papierstreifen auf ein weißes Blatt in Narrengröße, bevor sie ihn in einem Aktenumschlag an den betreffenden Manager oder die betreffende Abteilung zur Entsorgung weiterleitet.
Die betroffene Abteilung wird die Anfrage stellen und dann eine Benachrichtigung herausnehmen. Danach versenden sie die Nachricht und warten auf den Empfang. Das Schreiben langer Notizen im Seitenbereich muss so weit wie möglich reduziert werden.
Die 80/20 Regel
Ein Büro ohne eine ordnungsgemäß eingereichte und verarbeitete Liste von Verfahren ist eine Höhle des Chaos. Ausleihen von der80/20Regel, die besagt, dass 80% unseres Erfolgs nur aus 20% unserer Handlungen resultieren. Mit einfachen Worten, es ist wichtig, sich mehr auf die 20% zu konzentrieren, was erfordert, dass die Maßnahmen für den 80% igen Erfolg entknochen werden.
Deshalb ist es sehr wichtig, die 20% zu planen, zu priorisieren und mit der Arbeit zu beginnen. In einer der wichtigsten Unternehmensentscheidungen, die jemals getroffen wurden,BIM Manufacturinghatten alle wichtigen Mitteilungen daran gehindert, mündlich zu sein, und selbst auf die hohen Kosten, jedes einzelne Wort in Papierform dokumentieren zu müssen, taten sie dies, damit ihre zukünftigen Beamten von der Fülle der Diskussionen profitieren konnten. Heute tritt jedes andere Unternehmen in seine Fußstapfen.
In den meisten Fällen kann ein falsch gestaltetes Dokument zu massiven Missverständnissen und Diskrepanzen zwischen den Arbeitsabteilungen einer Organisation führen. Hoffen Sie, dass dieses Tutorial für junge Berufstätige, die in einer umfangreichen dokumentationsbezogenen Abteilung wie Verwaltung, Buchhaltung, Personalwesen usw. gearbeitet haben, das Ablegen wichtiger Dokumente mit vertraulichen Details erlernt.