SAP MM - Beschaffungsprozess
Jede Organisation erwirbt Material oder Dienstleistungen, um ihre Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Der Prozess des Materialeinkaufs und der Inanspruchnahme von Dienstleistungen von Anbietern oder Händlern wird als Beschaffung bezeichnet. Die Beschaffung sollte so erfolgen, dass die Materialien in der richtigen Menge mit einem angemessenen Wert zum richtigen Zeitpunkt bestellt werden. Es ist in folgende Teile unterteilt:
- Grundbeschaffung
- Sonderbeschaffung
Grundbeschaffung
Die Grundbeschaffung ist ein Prozess des Erwerbs von Waren oder Dienstleistungen in der richtigen Menge, zum richtigen Preis und zur richtigen Zeit. Es ist jedoch wichtig, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Menge, Preis und Zeit aufrechtzuerhalten. Betrachten Sie das folgende Beispiel -
Unternehmen versuchen, die Lagerbestände aufgrund der mit hohen Lagerbeständen verbundenen Preise auf einem Minimum zu halten. Gleichzeitig kann es aufgrund von Rohstoffmangel nachteilig sein, die Produktion einzustellen.
Oft ist es erforderlich, den Mindestpreis für ein Produkt oder eine Dienstleistung zu ermitteln. Ebenso wichtig ist es jedoch, ein Gleichgewicht zwischen Produktverfügbarkeit, Qualität und Lieferanten- (Verkäufer-) Beziehungen aufrechtzuerhalten.
Beschaffungslebenszyklus
Die Beschaffung in den meisten modernen Organisationen folgt einigen aufeinander folgenden Schritten, die im Folgenden beschrieben werden:
Anforderungs- und Informationsbeschaffung
Der Beschaffungsprozess beginnt mit dem Sammeln von Informationen über ein Produkt und seine Menge. Dann ist es für die erforderlichen Produkte und Dienstleistungen notwendig, nach Lieferanten zu suchen, die die Anforderungen erfüllen können.
Lieferantenkontakt
Nach dem Sammeln der Anforderungen sucht man nach Lieferanten, die diese Anforderungen erfüllen können. Auf dieser Grundlage werden Angebots- oder Informationsanfragen an die Lieferanten gesendet oder direkt kontaktiert.
Hintergrundübersicht
Sobald der Lieferant bekannt ist, wird die Produkt- / Servicequalität überprüft und alle Notwendigkeiten für Services wie Installation, Garantie und Wartungsparameter werden untersucht. Einige Muster der Produkte können zur Qualitätsprüfung angefordert werden.
Verhandlung
Es werden einige Verhandlungen mit Lieferanten über Preis, Verfügbarkeit und Lieferplan der Produkte / Dienstleistungen geführt. Danach wird ein Vertrag unterzeichnet, der ein verbindliches Rechtsdokument zwischen dem Lieferanten und dem Besteller darstellt. Ein Vertrag enthält alle erforderlichen Informationen wie Preis und Menge des Materials, Liefertermin usw.
Auftragsabwicklung
Bestelltes Material wird versendet, an den Besteller geliefert und der Lieferant entsprechend bezahlt. Schulungen und Installationen von Produkten oder Dienstleistungen können ebenfalls enthalten sein.
Verbrauch, Wartung und Entsorgung
Beim Verbrauch der Produkte / Dienstleistungen wird die Leistung der Produkte oder Dienstleistungen bewertet und gegebenenfalls der Support für Folgeservices analysiert.
Vertragsverlängerung
Sobald die Produkte oder Dienstleistungen verbraucht sind oder der Vertrag ausläuft und erneuert werden muss oder das Produkt oder die Dienstleistung nachbestellt werden muss, werden die Erfahrungen mit den Anbietern und Dienstleistern überprüft. Wenn die Produkte oder Dienstleistungen nachbestellt werden sollen, entscheidet das Unternehmen, ob es beim vorherigen Lieferanten bestellt oder über neue Lieferanten nachdenkt.
Grundlegende Beschaffungsaktivitäten
Die folgende Abbildung zeigt den Ablauf der grundlegenden Beschaffungsaktivitäten -
Eine kurze Einführung in die Beschaffungsaktivitäten finden Sie unten -
| Sr.Nr. | Beschaffungsaktivitäten & Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Determination of requirement Es ist die logische Unterteilung, in der festgelegt wird, welche Materialien oder Dienstleistungen erforderlich sind und welcher Lieferant die Anforderungen erfüllen kann. |
| 2 | Creating Purchase Requisition In dieser Phase wird die Einkaufsabteilung über den Bedarf an Artikeln oder Dienstleistungen informiert. Eine Anforderung ist ein internes Dokument. |
| 3 | Creating Purchase Order In dieser Phase wird aus der Bestellanforderung ein Auftrag erstellt, der genehmigt und einem Lieferanten zugewiesen wird. |
| 4 | Goods receipt/ Invoice Received Es ist die Phase, in der das Material beim Unternehmen eingeht und dessen Zustand und Qualität überprüft werden. In dieser Phase geht eine Rechnung vom Verkäufer (Verkäufer) ein. |
| 5 | Invoice verification/ Vendor Payment In dieser Phase wird der Verkäufer (Verkäufer) vom Unternehmen bezahlt und die Abstimmung von Rechnung und Bestellung erfolgt. |
Art der Grundbeschaffung
Es gibt zwei Arten der Grundbeschaffung:
Beschaffung für Lagerbestände vs. Verbrauch
Externe und interne Beschaffung
Beschaffung für Lagerbestände vs. Verbrauch
Die folgenden Punkte zeigen den Unterschied zwischen Beschaffung für Lager und Verbrauch -
Procurement for Stock- Ein Lagermaterial ist ein Material, das auf Lager gehalten wird. Diese Materialien werden nach Erhalt durch den Verkäufer auf Lager gehalten. Der Bestand an diesem Material steigt oder sinkt je nach Menge der erhaltenen oder ausgegebenen Menge weiter. Um ein Material für Lager zu bestellen, das Materialmust einen Stammsatz im System haben.
Procurement for Direct Consumption- Wenn die Beschaffung für den direkten Verbrauch bestimmt ist, dh sobald sie eingegangen ist, sollte der Benutzer den Verbrauchszweck angeben. Um ein Material zum Verbrauch zu bestellen, das Materialmay einen Stammsatz im System haben.
Externe und interne Beschaffung
Die folgenden Punkte zeigen den Unterschied zwischen externer und interner Beschaffung -
External procurement- Es ist der Prozess der Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen von externen Anbietern. Es gibt drei Grundformen der externen Beschaffung, die im Allgemeinen von der Einkaufskomponente des IT-Systems unterstützt werden.
One-time orders werden in der Regel für unregelmäßig bestellte Materialien und Dienstleistungen verwendet.
Longer-term contracts with the subsequent issue of release orders- Für Materialien, die regelmäßig und in großen Mengen bestellt werden, können wir mit dem Verkäufer (Verkäufer) einen Preis für Preise oder Konditionen aushandeln und diese dann in einem Vertrag festhalten. In einem Vertrag geben Sie auch das Gültigkeitsdatum an.
Longer-term scheduling agreements and delivery schedules - Wenn ein Material täglich bestellt wird und nach einem genauen Zeitplan geliefert werden soll, legen Sie einen Terminplan fest.
Internal Procurement- Große Unternehmensorganisationen können mehrere separate Unternehmen oder Firmen besitzen. Interne Beschaffung ist ein Prozess, bei dem Material und Dienstleistungen von identischen Unternehmen bezogen werden. Jedes dieser Unternehmen unterhält daher ein vollständiges Buchhaltungssystem mit separaten Bilanz-, Gewinn- und Verlustrechnungen, sodass der Handel zwischen ihnen erfasst wird.
Sonderbeschaffung
Spezialaktien sind Aktien, die unterschiedlich verwaltet werden, da diese Aktien nicht zum Unternehmen gehören. Sonderbestände werden an einem bestimmten Ort aufbewahrt. Sonderbeschaffung und Sonderbestandsarten sind in folgende Kategorien unterteilt:
Konsignationsbestände
Konsignationsbestände sind das Material, das in unseren Geschäftsräumen verfügbar ist, jedoch immer noch dem Verkäufer (Verkäufer) des Materials gehört. Wenn Sie das Material aus Konsignationsbeständen verwenden, müssen Sie an den Lieferanten zahlen.
Verarbeitung durch Dritte
Bei der Verarbeitung durch Dritte leitet ein Unternehmen einen Kundenauftrag an den assoziierten externen Lieferanten (Verkäufer) weiter, der die Waren direkt an den Kunden sendet. Der Kundenauftrag wird nicht vom Unternehmen, sondern vom Verkäufer (Verkäufer) bearbeitet. Artikel von Drittanbietern können in Bestellanforderungen, Bestellungen und Kundenaufträgen eingegeben werden.
Pipeline-Handling
Bei der Handhabung von Pipelines muss das Unternehmen das betreffende Material nicht bestellen oder lagern. Es ist bei Bedarf über eine Rohrleitung (z. B. Öl oder Wasser) oder einen anderen Kabeltyp (z. B. Strom) erhältlich. Das verbrauchte Material wird regelmäßig mit dem Verkäufer (Verkäufer) abgerechnet.
Mehrwegtransportbestand
Das Unternehmen bestellt Waren bei einem Verkäufer (Verkäufer). Die Ware wird mit Mehrwegtransportverpackungen (Paletten, Container) geliefert, die dem Verkäufer (Verkäufer) gehören und bis zur Rücksendung an das Unternehmen beim Kunden gelagert werden.
Vergabe von Unteraufträgen
Der Lieferant (der Subunternehmer) erhält vom Besteller Komponenten, mit deren Hilfe er ein Produkt herstellt. Das Produkt wird von Ihrem Unternehmen über eine Bestellung bestellt. Die Komponenten, die der Verkäufer (Verkäufer) zur Herstellung des bestellten Produkts benötigt, sind in der Bestellung aufgeführt und werden dem Subunternehmer zur Verfügung gestellt.
Umlagerung mit Umlagerungsauftrag
Die Waren werden innerhalb eines Unternehmens beschafft und geliefert. Ein Werk bestellt die Ware intern bei einem anderen Werk (Empfangswerk / Ausgabewerk). Die Waren werden mit einer speziellen Bestellart beschafft - der Umlagerungsbestellung. Mit einem Umlagerungsauftrag können Sie den Warentransfer anfordern und überwachen.