Zeitmanagementtechniken
Viele Menschen haben eine unfaire Beschwerde, dass sie nicht genug Zeit bekommen, um viele Dinge zu tun, die sie gerne tun würden. Wenn der Präsident eines Landes das sagt, würden Sie zustimmen und sagen: "Das ist ein vielbeschäftigter Mann", aber wenn jemand unter Ihren Freunden das sagt, heißt das nicht, dass er sehr wenig Zeit hat. Es ist nur so, dass er sehr wenig Zeitmanagementfähigkeiten hat.
Wir neigen dazu, zwischen dringender und wichtiger Arbeit zu verwechseln. Wenn Sie mit einer Situation konfrontiert werden, in der Sie zwischen einer Aufgabe wählen müssen, die dringend erledigt werden muss, und einer Aufgabe, die wir verstehen, ist sehr wichtig, werden wir normalerweise überrascht, wenn wir versuchen, herauszufinden, was hier Priorität hat.
Dringende Aufgaben wie das Erstellen von Ausdrucken oder das Weiterleiten von E-Mails können Ihre Aufmerksamkeit auf sich ziehen und den Fokus von wichtigen Dingen ablenken. Ebenso ist es keine angenehme Priorität zu sagen, dass Sie mit einem wichtigen Meeting beschäftigt sind, wenn Ihr Chef in der Leitung wartet, um ein Gespräch mit Ihnen zu führen.
Zu lernen, wie man diese beiden unterschiedlichen Arten von Arbeit in unseren Tagesablauf unterteilt, damit sich unsere dringenden Aufgaben nicht mit wichtigen überschneiden und umgekehrt, ist der Kern der Zeitmanagementkonzepte.
Zeitmanagement-Matrix
Eisenhower hat den Unterschied zwischen einer dringenden und einer wichtigen Aufgabe klar definiert. Diese Definition gilt heute als Eckpfeiler einer wichtigen Klassifizierung in zeitbezogenen Berufen.
Ihm zufolge sind dringende Aufgaben diejenigen, die Dinge in Bewegung bringen und eine Person sofort in Aktion setzen, entweder geistig oder körperlich. Dies umfasst dringende Anrufe, E-Mails, Besprechungen, Gedränge, das Einsteigen in einen Zug, das Beantworten missbräuchlicher Nachrichten usw.
Auf der anderen Seite sind wichtige Aufgaben diejenigen, die ihren Wert auf lange Sicht offenlegen. Es sind Dinge, deren Bereitstellung Zeit braucht und die reifes, entspanntes und umfassendes Denken erfordern. Der Grund, warum die Lieferung einige Zeit in Anspruch nimmt, besteht darin, dass viele Parameter die gleiche Zeit und das gleiche Denken erfordern. Der Schwerpunkt liegt hier auf der Qualität des Ergebnisses der Aktion.
Im Vergleich dazu erfordert eine dringende Maßnahme einige sehr spezifische und begrenzte Maßnahmen, da der Schwerpunkt weniger auf der Qualität als vielmehr auf der Fertigstellung in einem begrenzten Zeitraum liegt.
Es gibt Situationen, in denen eine wichtige Arbeit auch eine dringende Arbeit sein kann. In einem idealen Arbeitsumfeld ist dies jedoch eine seltene Situation.
Vor diesem Hintergrund können die Aufgaben in einem Quadranten angeordnet werden, der als "Dringender vs. wichtiger Quadrant" bezeichnet wird. Demnach können Aufgaben in vier Arten unterteilt werden -
Quadrant-1 = Dringende und wichtige Aufgabe
Quadrant-2 = Dringende und nicht wichtige Aufgabe
Quadrant-3 = Nicht dringende und wichtige Aufgabe
Quadrant-4 = Nicht dringende und nicht wichtige Aufgabe
Quadrant-1- definiert Aufgaben, die nicht nur sehr kritisch sind, sondern auch in einem bestimmten Zeitraum erledigt werden müssen. Die Bewältigung einer Krisensituation, das Katastrophenmanagement und die Einhaltung von Projektfristen sind Aufgaben, bei denen eine qualitativ hochwertige Ausgabe in einem engen Zeitrahmen im Vordergrund steht.
Quadrant-2- definiert die Aufgaben, die in kurzer Zeit benötigt werden, aber möglicherweise nicht wichtig sind. Aufgaben wie das Fangen des frühesten Busses an einem Freitagabend, das Beantworten einer Textnachricht, sobald wir eine erhalten, das Telefonieren mit Kollegen und das Weiterleiten von E-Mails sind dringend, aber das Ergebnis muss nicht von zu hoher Qualität sein.
Quadrant-3- definiert Aufgaben, die möglicherweise nicht dringend sind, aber sehr wichtig. Beispiele wie Beziehungsaufbau und strategische Planung benötigen viel Zeit für die Umsetzung, sind jedoch sehr wichtig.
Quadrant-4- definiert die Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind. Dazu gehören Aufgaben wie das Chatten mit Freunden, das Klatschen über irrelevantes Material. Sie sind die wahre Zeitverschwendung. Wenn wir sagen, dass wir oft keine Zeit haben, Dinge zu tun, die unter Quadranten 1, 2, 3 klassifiziert sind, nur weil sie mit Aufgaben unter Quadrant 4 beschäftigt sind.