Introducción a la planificación
Toda organización, como parte de su ciclo de vida, se compromete constantemente en las cuatro funciones esenciales de la gestión: planificación, liderazgo, organización y control. Lo más importante de esto es la planificación. Es la parte de la gerencia que se ocupa de crear procedimientos, reglas y pautas para lograr un objetivo establecido. Todas las demás funciones de gestión deben planificarse para que sean eficaces.
Los gerentes de todos los niveles participan en la planificación, ya que los objetivos y metas deben establecerse para las actividades diarias, así como para las iniciativas más amplias a largo plazo.
¿Qué es la planificación?
La planificación es la más básica de todas las funciones de gestión que implica el establecimiento de metas, el establecimiento de objetivos y la definición de los métodos mediante los cuales estas metas y objetivos deben alcanzarse. Por lo tanto, es un enfoque racional para lograr los objetivos preseleccionados.
La planificación implica la selección de misiones y objetivos y las acciones para lograrlos. Un aspecto importante de la planificación es la toma de decisiones, es decir, la elección de las alternativas adecuadas para el curso de acción futuro.
Por lo general, las organizaciones deben planificar una dirección futura a largo y corto plazo. Al pronosticar y predecir el mercado y las tendencias socioeconómicas, los gerentes pueden planificar para determinar dónde desean que esté la empresa en el futuro.
La planificación implica determinar varios tipos y volúmenes de recursos físicos y de otro tipo que se adquirirán del exterior, asignar estos recursos de manera eficiente entre reclamaciones en competencia y hacer arreglos para la conversión sistemática de estos recursos en productos útiles.
Dado que los planes se hacen para alcanzar metas u objetivos, todo plan debe conducir al logro del propósito y los objetivos de la organización. Existe una empresa organizada para lograr los objetivos del grupo mediante una cooperación voluntaria y decidida.
La planificación cierra la brecha entre dónde se encuentra la organización actualmente y dónde desea estar en el futuro. En ausencia de planificación, los eventos se dejan al azar.
Importancia de la planificación
La importancia de la planificación como componente principal del proceso de gestión está universalmente aceptada. La planificación no solo brinda estabilidad y certeza a los negocios, sino que también brinda un sentido unificado de dirección y propósito para el logro de ciertos objetivos bien definidos.
Las razones básicas que apoyan la planificación sistemática por parte de los gerentes son:
Sense of Direction- La planificación proporciona una unidad de propósito. Reúne todos los recursos para lograr objetivos comunes. Sin planes y metas, las organizaciones responderán a los eventos cotidianos de una manera ad-hoc sin considerar las posibilidades a largo plazo.
Resource Paucity- La escasez de recursos es un desafío importante para las organizaciones de hoy. Los gerentes se enfrentan a la tarea de optimizar los resultados con recursos humanos, materiales y financieros limitados a través de una planificación inteligente; de lo contrario, las ineficiencias derrochadoras llevarían a precios más altos y escasez severa.
Uncertainty- La incertidumbre es un gran desafío incluso para el planificador más inteligente. Las organizaciones enfrentan continuamente incertidumbre micro y macroeconómica en el curso del cumplimiento de sus tareas. La planificación ayuda a los gerentes a anticipar tales cambios y enfrentar estos desafíos.
Además de lo anterior, existen varias razones prácticas para formular planes.
Enfocar la actividad organizacional en un conjunto de objetivos creados conscientemente.
Proporcionar una guía sistemática para actividades futuras.
Incrementar el resultado organizacional a través de una operación eficiente.
Fomentar el pensamiento sistemático. La planificación facilita la delegación efectiva de autoridad, elimina las brechas de comunicación y, por lo tanto, aumenta la eficiencia general.