Tableaux de bord Excel - Mise en forme conditionnelle
Mise en forme conditionnelle pour la visualisation des données
Si vous avez choisi Excel pour créer un tableau de bord, essayez d'utiliser des tableaux Excel s'ils répondent à cet objectif. Avec la mise en forme conditionnelle et les graphiques sparkline, les tableaux Excel sont le meilleur choix simple pour votre tableau de bord.
Dans Excel, vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour la visualisation des données. Par exemple, dans un tableau contenant les chiffres des ventes du dernier trimestre par région, vous pouvez mettre en évidence les 5% les plus élevés.
Vous pouvez spécifier un nombre illimité de conditions de mise en forme en spécifiant des règles. Vous pouvez choisir les règles intégrées Excel qui correspondent à vos conditions à partir des règles de mise en évidence des cellules ou des règles du haut / du bas. Vous pouvez également définir vos propres règles.
Vous choisissez les options de mise en forme appropriées pour votre visualisation de données: barres de données, échelles de couleurs ou jeux d'icônes.
Dans ce chapitre, vous apprendrez les règles de mise en forme conditionnelle, les options de mise en forme et l'ajout / la gestion de règles.
Mettre en évidence les cellules
Vous pouvez utiliser les règles de mise en surbrillance des cellules pour attribuer un format aux cellules contenant les données répondant à l'un des critères suivants:
Nombres dans une plage numérique donnée: supérieur à, inférieur à, compris entre et égal à.
Valeurs dupliquées ou uniques.
Considérez le résumé suivant des résultats que vous souhaitez présenter -
Supposons que vous souhaitiez mettre en évidence les valeurs du montant total supérieures à 1000000.
- Sélectionnez la colonne - Montant total.
- Cliquez sur Mise en forme conditionnelle dans le groupe Styles sous l'onglet Accueil.
- Cliquez sur Mettre en évidence les règles des cellules dans la liste déroulante.
- Cliquez sur Supérieur à dans la deuxième liste déroulante qui apparaît.
La boîte de dialogue Supérieur à s'affiche.
Dans la zone Format des cellules supérieures à:, spécifiez la condition comme 1000000.
Dans la zone avec, sélectionnez l'option de mise en forme comme Remplissage vert avec texte vert foncé.
- Cliquez sur le bouton OK.
Comme vous pouvez le constater, les valeurs satisfaisant à la condition spécifiée sont mises en surbrillance avec le format spécifié.
Règles haut / bas
Vous pouvez utiliser les règles Top / Bottom pour attribuer un format aux valeurs répondant à l'un des critères suivants:
Top 10 Items - Cellules classées parmi les N premiers, où 1 <= N <= 1000.
Top 10% - Cellules classées parmi les n% supérieurs, où 1 <= n <= 100.
Bottom 10 Items - Cellules qui se classent dans les N inférieurs, où 1 <= N <= 1000.
Bottom 10% - Cellules qui se classent dans les n% inférieurs, où 1 <= n <= 100.
Above Average - Cellules supérieures à la moyenne pour la plage sélectionnée.
Below Average - Cellules inférieures à la moyenne pour la plage sélectionnée.
Supposons que vous souhaitiez mettre en évidence les valeurs du montant total qui se trouvent dans les 5% supérieurs.
- Sélectionnez la colonne - Montant total.
- Cliquez sur Mise en forme conditionnelle dans le groupe Styles sous l'onglet Accueil.
- Cliquez sur Top / Bottom Rules dans la liste déroulante.
- Cliquez sur Top Ten% dans la deuxième liste déroulante qui apparaît.
La boîte de dialogue Top Ten% s'affiche.
Dans les cellules de format classées dans la zone TOP:, spécifiez la condition sur 5%.
Dans la zone avec, sélectionnez l'option de mise en forme comme Remplissage vert avec texte vert foncé.
Cliquez sur le bouton OK. Les 5% supérieurs seront mis en évidence avec le format spécifié.
Barres de données
Vous pouvez utiliser des barres de données colorées pour voir la valeur par rapport aux autres valeurs. La longueur de la barre de données représente la valeur. Une barre plus longue représente une valeur plus élevée et une barre plus courte représente une valeur inférieure. Vous pouvez utiliser des couleurs unies ou des couleurs dégradées pour les barres de données.
Sélectionnez la colonne - Montant total.
Cliquez sur Mise en forme conditionnelle dans le groupe Styles sous l'onglet Accueil.
Cliquez sur Barres de données dans la liste déroulante.
Cliquez sur Blue Data Bar sous Gradient Fill dans la deuxième liste déroulante qui apparaît.
Les valeurs de la colonne seront mises en surbrillance avec des valeurs petites, intermédiaires et grandes avec des barres de remplissage dégradées de couleur bleue.
Sélectionnez la colonne - Montant total.
Cliquez sur Mise en forme conditionnelle dans le groupe Styles sous l'onglet Accueil.
Cliquez sur Barres de données dans la liste déroulante.
Cliquez sur Orange Data Bar sous Solid Fill dans la deuxième liste déroulante qui apparaît.
Les valeurs de la colonne seront mises en surbrillance avec des valeurs petites, intermédiaires et grandes par hauteur de barre avec des barres de couleur orange.
Supposons que vous souhaitiez mettre en évidence les ventes par rapport à un objectif de vente, disons 800000.
Créez une colonne avec des valeurs = [@ [Total Amount]] - 800000.
Sélectionnez la nouvelle colonne.
Cliquez sur Mise en forme conditionnelle dans le groupe Styles sous l'onglet Accueil.
Cliquez sur Barres de données dans la liste déroulante.
Cliquez sur Green Data Bar sous Gradient Fill dans la deuxième liste déroulante qui apparaît.
Les barres de données commenceront au milieu de chaque cellule et s'étireront vers la gauche pour les valeurs négatives et vers la droite pour les valeurs positives.
Comme vous pouvez le constater, les barres s'étendant vers la droite sont de couleur verte indiquant des valeurs positives et les barres s'étendant vers la gauche sont de couleur rouge indiquant des valeurs négatives.
Échelles de couleurs
Vous pouvez utiliser les échelles de couleur pour voir la valeur d'une cellule par rapport aux valeurs des autres cellules d'une colonne. La couleur indique où chaque valeur de cellule se situe dans cette plage. Vous pouvez avoir une échelle à 3 couleurs ou une échelle à 2 couleurs.
Sélectionnez la colonne - Montant total.
Cliquez sur Mise en forme conditionnelle dans le groupe Styles sous l'onglet Accueil.
Cliquez sur Échelles de couleurs dans la liste déroulante.
Cliquez sur Échelle de couleur vert-jaune-rouge dans la deuxième liste déroulante qui apparaît.
Comme dans le cas des règles de mise en évidence des cellules, une échelle de couleurs utilise un ombrage de cellule pour afficher les différences de valeurs de cellule. Comme vous pouvez le constater dans l'aperçu, les différences de teinte ne sont pas visibles pour cet ensemble de données.
- Cliquez sur Plus de règles dans la deuxième liste déroulante.
La boîte de dialogue Nouvelle règle de mise en forme s'affiche.
Cliquez sur Formater toutes les cellules en fonction de leurs valeurs dans la zone Sélectionnez un type de règle.
Dans la zone Modifier la description de la règle, sélectionnez ce qui suit -
Sélectionnez Echelle 3 couleurs dans la zone Style de format.
Sous Milieu, pour Valeur - tapez 75.
Cliquez sur le bouton OK.
Comme vous pouvez le constater, avec l'échelle de couleurs définie, les valeurs sont clairement ombrées représentant la plage de données.
Jeux d'icônes
Vous pouvez utiliser des jeux d'icônes pour visualiser les différences numériques. Dans Excel, vous avez une gamme de jeux d'icônes -
| Type de jeu d'icônes | Jeux d'icônes |
|---|---|
| Directionnel |
|
| Formes |
|
| Indicateurs |
|
| Évaluations |
|
Comme vous pouvez le constater, un jeu d'icônes se compose de trois à cinq symboles. Vous pouvez définir des critères pour associer une icône aux valeurs d'une plage de cellules. Par exemple, une flèche rouge vers le bas pour les petits nombres, une flèche verte vers le haut pour les grands nombres et une flèche horizontale jaune pour les valeurs intermédiaires.
Sélectionnez la colonne - Montant total.
Cliquez sur Mise en forme conditionnelle dans le groupe Styles sous l'onglet Accueil.
Cliquez sur Jeux d'icônes dans la liste déroulante.
Cliquez sur 3 flèches (colorées) dans le groupe Directionnel dans la deuxième liste déroulante qui apparaît.
Des flèches colorées apparaissent dans la colonne sélectionnée en fonction des valeurs.
Utilisation de règles personnalisées
Vous pouvez définir vos propres règles et formater une plage de cellules satisfaisant à une condition particulière.
- Sélectionnez la colonne - Montant total.
- Cliquez sur Mise en forme conditionnelle dans le groupe Styles sous l'onglet Accueil.
- Cliquez sur Nouvelle règle dans la liste déroulante.
La boîte de dialogue Nouvelle règle de mise en forme s'affiche.
Cliquez sur Utiliser une formule pour déterminer les cellules à mettre en forme, dans la zone Sélectionner un type de règle.
Dans la zone Modifier la description de la règle, procédez comme suit -
Tapez une formule dans la zone - Mettre en forme les valeurs où cette formule est vraie. Par exemple, =PercentRank.INC($E$3:$E$13,E3)>=0.7
Cliquez sur le bouton Format.
Choisissez le format. Par exemple, Police - gras et Remplir - orange.
Cliquez sur OK.
Vérifiez l'aperçu.
Cliquez sur OK si l'aperçu est correct. Les valeurs de l'ensemble de données qui satisfont à la formule seront mises en surbrillance avec le format que vous avez choisi.
Gestion des règles de mise en forme conditionnelle
Vous pouvez gérer les règles de mise en forme conditionnelle à l'aide de la boîte de dialogue Gestionnaire de règles de mise en forme conditionnelle.
Cliquez sur Conditional Formattingdans le groupe Styles sous l'onglet Accueil. Cliquez sur Gérer les règles dans la liste déroulante.
La boîte de dialogue Gestionnaire de règles de mise en forme conditionnelle s'affiche. Vous pouvez afficher toutes les règles existantes. Vous pouvez ajouter une nouvelle règle, supprimer une règle et / ou éditer une règle pour la modifier.
