SAP MM - Vérification des factures
Chaque organisation acquiert des biens ou des services pour répondre à ses besoins commerciaux. Une fois que les marchandises sont achetées auprès d'un vendeur et placées dans les locaux de l'entreprise par le biais de l'entrée de marchandises, nous devons payer au vendeur les biens et services acquis. Le montant à payer ainsi que les détails du matériel sont fournis par le vendeur sous la forme d'un document appeléinvoice. Avant de payer au fournisseur, nous devons vérifier la facture. Ce processus de vérification de la facture avant d'effectuer un paiement est appeléinvoice verification. Les points clés à noter concernant la vérification des factures sont les suivants -
La vérification des factures marque la fin de l'approvisionnement, après la commande d'achat et l'entrée de marchandises.
La validation des factures met à jour tous les documents associés dans les états financiers et comptables.
Les factures bloquées qui diffèrent de la facture réelle peuvent être traitées via la vérification des factures.
On rencontre normalement les termes suivants lors de la vérification des factures -
- Enregistrement de la facture
- Facture bloquée
- Règlement des reçus évalués (ERS)
Enregistrement de la facture
L'enregistrement de la facture se fait après avoir reçu les marchandises du vendeur et après avoir terminé l'entrée de marchandises. La facture reçue d'un fournisseur est vérifiée par rapport au coût, à la quantité et à la qualité par le donneur d'ordre, puis la facture est validée par rapport à cette commande d'achat.
C'est la phase où le fournisseur (vendeur) est payé par l'entreprise et le rapprochement de la facture et du bon de commande est effectué. Suivez les étapes ci-dessous pour publier une facture.
Chemin d'accès à la facture
Logistique ⇒ Gestion des matériaux ⇒ Vérification logistique des factures ⇒ Saisie des documents ⇒ Saisir la facture
TCode: MIRO
Step 1 - Sur l'écran du menu SAP, sélectionnez Saisir la facture en suivant le chemin ci-dessus.
Step 2- Remplissez tous les détails nécessaires tels que la date de comptabilisation de la facture, le montant payé au fournisseur ainsi que la quantité pour laquelle le montant est payé. Cliquez sur Enregistrer. La facture est désormais enregistrée pour l'entrée de marchandises.
Facture bloquée
Parfois, le service comptable peut ne pas être en mesure de payer un fournisseur selon la facture établie. Cela peut se produire dans le scénario suivant. Vous essayez de valider une facture, mais le système attend une certaine valeur par défaut par rapport à la commande d'achat ou à l'entrée de marchandises et la facture validée diffère de la valeur par défaut. Cela peut entraîner un blocage des factures. Le blocage des factures est dû à -
Écart de montant au niveau de l'article
Écart de quantité au niveau de l'article
Il est difficile d'analyser les petits écarts de facture. Ainsi, des limites de tolérance sont définies dans le système et si l'écart dans la facture se situe dans la limite de tolérance, le système accepte la facture. Si l'écart dépasse la limite de tolérance, cela peut entraîner un blocage des factures. Dans de tels cas, nous devons débloquer ou valider manuellement la facture bloquée si elle doit être traitée. Suivez les étapes ci-dessous pour débloquer une facture.
Chemin pour valider la facture bloquée
Logistique ⇒ Gestion des matériaux ⇒ Vérification des factures logistiques ⇒ Traitement ultérieur ⇒ Valider la facture bloquée
TCode: MRBR
Step 1 - Sur l'écran du menu SAP, sélectionnez Libérer les factures bloquées en suivant le chemin ci-dessus.
Step 2- Fournissez les détails nécessaires tels que le code de l'entreprise, le numéro de facture, le fournisseur, la date comptable et le groupe d'achats. Cliquez ensuite sur le bouton Exécuter. La facture bloquée sera libérée.
Règlement des reçus évalués
Le règlement des réceptions évaluées (ERS) est une méthode simple de règlement automatique des entrées de marchandises. Si le client a convenu avec le vendeur de toutes les conditions financières, il n'a pas besoin de vérifier la facture. La facture sera automatiquement enregistrée à partir des informations présentes dans le bon de commande et l'entrée de marchandises. Vous trouverez ci-dessous les avantages d'avoir un ERS -
Les bons de commande peuvent être réglés et clôturés rapidement.
Cela réduit les efforts humains, car il n'est pas nécessaire de vérifier la facture.
Les écarts de montant et de quantité dans la facture peuvent être évités à l'aide d'ERS.
Pour implémenter ERS, certains paramètres obligatoires doivent être définis dans la fiche fournisseur.
Accédez à XK02 (Changer le mode du maître fournisseur).
Sélectionnez l'onglet Données de contrôle.
Cochez la case AutoEvalGRSetmt Del. Et AutoEvalGRSetmt Ret.
Cliquez sur Enregistrer. Maintenant, le fournisseur particulier est activé pour ERS.
Suivez les étapes ci-dessous pour créer un ERS.
Chemin pour créer ERS
Logistique ⇒ Gestion des matériaux ⇒ Vérification logistique des factures ⇒ Règlement automatique ⇒ Règlement des reçus évalués (ERS)
TCode: MRRL
Step 1 - Sur l'écran du menu SAP, sélectionnez Décompte des reçus évalués (ERS) en suivant le chemin ci-dessus.
Step 2- Remplissez tous les détails nécessaires tels que la société, l'usine, le numéro et la date du document d'entrée de marchandises, le fournisseur et le document d'achat. Cliquez sur Enregistrer. ERS sera créé pour la commande d'achat et l'entrée de marchandises correspondantes.
