एक्सेल डेटा एनालिसिस - टेबल्स

Tableसंरचित डेटा की एक आयताकार श्रेणी है। प्रमुख विशेषताएं हैं -

  • तालिका में प्रत्येक पंक्ति डेटा के एकल रिकॉर्ड से मेल खाती है। उदाहरण - कर्मचारी की जानकारी।

  • प्रत्येक कॉलम में एक विशिष्ट जानकारी होती है। एक्सैम्पल - कॉलम में नाम, कर्मचारी संख्या, किराया तिथि, वेतन, विभाग आदि जैसे डेटा हो सकते हैं।

  • शीर्ष पंक्ति प्रत्येक कॉलम में निहित जानकारी का वर्णन करती है और इसे हेडर पंक्ति के रूप में संदर्भित किया जाता है।

  • शीर्ष पंक्ति में प्रत्येक प्रविष्टि को कॉलम हेडर कहा जाता है।

आप आसानी से डेटा का प्रबंधन और विश्लेषण करने के लिए एक एक्सेल तालिका बना और उपयोग कर सकते हैं। इसके अलावा, एक्सेल टेबल्स के साथ आपको बिल्ट-इन फ़िल्टरिंग, सॉर्टिंग और रो शेडिंग मिलता है जो आपकी रिपोर्टिंग गतिविधियों को आसान बनाता है।

इसके अलावा, एक्सेल समझदारी से टेबल पर किए गए कार्यों का जवाब देता है। उदाहरण के लिए, आपके पास एक कॉलम में सूत्र है या आपने तालिका में डेटा के आधार पर एक चार्ट बनाया है। जब आप तालिका में अधिक डेटा जोड़ते हैं (अर्थात, अधिक पंक्तियाँ), Excel नए डेटा के लिए सूत्र का विस्तार करता है और चार्ट स्वचालित रूप से फैलता है।

टेबल्स और रेंज के बीच अंतर

तालिका और श्रेणी के बीच अंतर निम्नलिखित हैं -

  • एक तालिका एक सीमा से अधिक डेटा के साथ काम करने का एक अधिक संरचित तरीका है।
  • आप किसी श्रेणी को तालिका में बदल सकते हैं और एक्सेल स्वचालित रूप से प्रदान करता है -
    • एक टेबल का नाम
    • कॉलम हैडर नाम
    • बेहतर विज़ुअलाइज़ेशन के लिए डेटा (सेल कलर और फॉन्ट कलर) को फ़ॉर्मेट करना

तालिकाएँ अतिरिक्त सुविधाएँ प्रदान करती हैं जो श्रेणियों के लिए उपलब्ध नहीं हैं। ये हैं -

  • Excel रिबन में गुण से लेकर शैलियाँ तक तालिका उपकरण प्रदान करता है।

  • एक्सेल स्वचालित रूप से प्रत्येक कॉलम हेडर में डेटा को सॉर्ट करने के लिए या टेबल को फिल्टर करने के लिए एक फिल्टर बटन प्रदान करता है जैसे कि केवल पंक्तियां जो आपके परिभाषित मानदंडों को पूरा करती हैं।

  • यदि आपके पास एक तालिका में कई पंक्तियाँ हैं, और आप शीट को नीचे स्क्रॉल करते हैं ताकि हेडर पंक्ति गायब हो जाए, तो वर्कशीट में कॉलम अक्षर टेबल हेडर द्वारा बदल दिए जाते हैं।

  • जब आप तालिका के किसी स्तंभ में किसी भी कक्ष में एक सूत्र रखते हैं, तो यह उस स्तंभ के सभी कक्षों में प्रचारित हो जाता है।

  • आप सेल संदर्भ या रेंज नाम बनाने के लिए बिना फार्मूले में टेबल नाम और कॉलम हेडर नामों का उपयोग कर सकते हैं।

  • आप निचले-दाएं सेल के निचले-दाएं कोने में छोटे त्रिकोणीय नियंत्रण को क्लिक करके और खींचकर अधिक पंक्तियों या अधिक स्तंभों को जोड़कर तालिका आकार का विस्तार कर सकते हैं।

  • आप डेटा को फ़िल्टर करने के लिए तालिका के लिए स्लाइस बना और उपयोग कर सकते हैं।

आप इस अध्याय में इन सभी विशेषताओं के बारे में जानेंगे।

तालिका बनाएं

कार्यपत्रक पर आपके पास मौजूद डेटा से तालिका बनाने के लिए, दिए गए चरणों का पालन करें -

Step 1- उस कक्ष की श्रेणी का चयन करें जिसे आप तालिका में शामिल करना चाहते हैं। कोशिकाओं में डेटा हो सकता है या खाली हो सकता है। निम्न श्रेणी में कर्मचारी डेटा की 290 पंक्तियाँ हैं। डेटा की शीर्ष पंक्ति में हेडर हैं।

Step 2 - के तहत Insertटैब, टेबल्स समूह में, टेबल्स पर क्लिक करें। Create Tableसंवाद बॉक्स प्रकट होता है। जाँच करें कि डेटा श्रेणी में चयनित हैWhere is the data for your table? बॉक्स सही है।

Step 3 - जाँच करें My table has headers बॉक्स यदि चयनित श्रेणी की शीर्ष पंक्ति में वह डेटा है जिसे आप तालिका शीर्षकों के रूप में उपयोग करना चाहते हैं।

Note - यदि आप इस बॉक्स की जांच नहीं करते हैं, तो आपकी तालिका में हेडर होंगे - Column1, Column2,…

Step 4 - क्लिक करें।

सीमा को डिफ़ॉल्ट शैली के साथ तालिका में बदल दिया जाता है।

Step 5- आप रेंज पर कहीं भी क्लिक करके और Ctrl + T दबाकर किसी श्रेणी को तालिका में परिवर्तित कर सकते हैं। एCreate Table डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है और फिर आप ऊपर दिए गए चरणों को दोहरा सकते हैं।

तालिका नाम

एक्सेल बनाया गया हर टेबल पर एक नाम देता है।

Step 1 - आपके द्वारा बनाई गई तालिका का नाम देखने के लिए, तालिका पर क्लिक करें table tools – design रिबन पर टैब करें।

Step 2 - में Properties समूह, में Table Name बॉक्स, आपका तालिका नाम प्रदर्शित किया जाएगा।

Step 3 - आप अपने डेटा को और अधिक सार्थक बनाने के लिए इस तालिका नाम को संपादित कर सकते हैं।

Step 4- टेबल नेम बॉक्स पर क्लिक करें। नाम साफ़ करें और Emp_Data टाइप करें।

Note - श्रेणी नामों के वाक्यविन्यास नियम तालिका नामों पर लागू होते हैं।

एक तालिका में नाम का प्रबंधन

आप नाम प्रबंधक के साथ श्रेणी नामों को प्रबंधित करने के तरीके के समान तालिका नाम प्रबंधित कर सकते हैं।

  • तालिका पर क्लिक करें।

  • क्लिक Name Manager में Defined Names पर समूह Formulas टैब।

Name Manager संवाद बॉक्स प्रकट होता है और आप पा सकते हैं Table Names अपनी कार्यपुस्तिका में।

आप ऐसा कर सकते हैं EditTable Name या के साथ एक टिप्पणी जोड़ें New में विकल्प Name Managerसंवाद बॉक्स। हालाँकि, आप सीमा को बदल नहीं सकतेRefers to

आप ऐसा कर सकते हैं Create Names स्तंभ हेडर के साथ उन्हें सूत्र, चार्ट आदि में उपयोग करने के लिए।

  • कॉलम हैडर पर क्लिक करें EmployeeID तालिका में।

  • नाम प्रबंधक पर क्लिक करें।

  • क्लिक New नाम प्रबंधक संवाद बॉक्स में।

New Name संवाद बॉक्स प्रकट होता है।

नाम बॉक्स में, आप कॉलम हैडर, और में पा सकते हैं Refers to बॉक्स, आप पाएंगे Emp_Data[[#Headers],[EmployeeID]]

जैसा कि आप देखते हैं, यह एक तालिका में नाम को परिभाषित करने का एक त्वरित तरीका है।

कॉलम हेडर्स की जगह टेबल हेडर

जब आप किसी तालिका में डेटा की अधिक पंक्तियों के साथ काम कर रहे होते हैं, तो आपको उन पंक्तियों में डेटा को देखने के लिए नीचे स्क्रॉल करना पड़ सकता है।

हालाँकि, ऐसा करते समय, आपको यह भी पहचानने के लिए तालिका शीर्षकों की आवश्यकता होती है कि कौन सा मूल्य किस स्तंभ से संबंधित है। एक्सेल स्वचालित रूप से ऐसा करने का एक आसान तरीका प्रदान करता है। जैसे ही आप अपना डेटा स्क्रॉल करते हैं, वर्कशीट के कॉलम लेटर्स खुद टेबल हेडर्स में बदल जाते हैं।

नीचे दी गई वर्कशीट में, कॉलम अक्षर दिखाई दे रहे हैं जैसे वे हैं और टेबल हेडर पंक्ति 2 में हैं। डेटा की 290 पंक्तियों की 21 पंक्तियाँ दिखाई दे रही हैं।

तालिका पंक्तियाँ 25 - 35 को देखने के लिए नीचे स्क्रॉल करें। तालिका शीर्ष लेख तालिका स्तंभों के स्तंभ स्तंभों को बदल देगा। अन्य स्तंभ पत्र वैसे ही बने हुए हैं जैसे वे हैं।

एक तालिका में एक सूत्र का प्रसार

नीचे दी गई तालिका में, मान लीजिए कि आप प्रत्येक कर्मचारी की आयु को शामिल करना चाहते हैं।

Step 1- कॉलम के दाईं ओर एक कॉलम डालें जन्मतिथि। कॉलम हैडर में आयु टाइप करें।

Step 2 - उस खाली कॉलम में किसी भी सेल में, फॉर्मूला टाइप करें, =DAYS ([@BirthDate], TODAY ()) और Enter दबाएं।

सूत्र तालिका के उस स्तंभ में अन्य कक्षों में स्वचालित रूप से प्रचारित करता है।

तालिका का आकार बदलें

आप पंक्तियों / स्तंभों को जोड़ने या हटाने के लिए एक तालिका का आकार बदल सकते हैं।

निम्नलिखित तालिका पर विचार करें Student_Marks जिसमें बैच 1 - 15 के लिए कुल चिह्न हैं।

मान लें कि आप तीन और बैच 16 - 18 जोड़ना चाहते हैं और पास प्रतिशत वाला कॉलम।

  • तालिका पर क्लिक करें।

  • तालिका में तीन और पंक्तियों को शामिल करने के लिए निचले-दाएँ, नीचे की ओर नीले-रंग के नियंत्रण को खींचें।

  • फिर से नीली-दाईं ओर नीले-रंग नियंत्रण को खींचें, तालिका में एक और स्तंभ को शामिल करने के लिए बग़ल में।

आपकी तालिका निम्नानुसार है। आप नाम प्रबंधक संवाद बॉक्स में तालिका में शामिल सीमा की भी जांच कर सकते हैं -

डुप्लिकेट निकालें

जब आप विभिन्न स्रोतों से डेटा एकत्र करते हैं, तो संभवतः आपके पास नकली मान हो सकते हैं। विश्लेषण के साथ आगे बढ़ने से पहले आपको डुप्लिकेट मानों को हटाने की आवश्यकता है।

निम्नलिखित डेटा को देखें जहां आपको विभिन्न ब्रांडों के विभिन्न उत्पादों के बारे में जानकारी है। मान लीजिए, आप इस डेटा से डुप्लिकेट निकालना चाहते हैं।

  • तालिका पर क्लिक करें।

  • पर DESIGN टैब पर क्लिक करें Remove Duplicatesरिबन पर उपकरण समूह में। Remove Duplicates संवाद बॉक्स प्रकट होता है।

कॉलम हेडर निकालें डुप्लिकेट डायलॉग बॉक्स में कॉलम के नीचे दिखाई देते हैं।

  • कॉलम हेडर की जांच करें कि आप किस कॉलम के आधार पर डुप्लिकेट को निकालना चाहते हैं और ओके पर क्लिक करें।

आपको एक संदेश मिलेगा कि डुप्लिकेट वैल्यू वाली कितनी पंक्तियाँ निकाली गई हैं और कितने अनूठे मूल्य बने हुए हैं। साफ किया गया डेटा तालिका में प्रदर्शित किया जाएगा।

आप इसके साथ डुप्लिकेट भी निकाल सकते हैं Remove Duplicates में Data Tools रिबन पर डेटा टैब के तहत समूह।

रेंज में परिवर्तित करें

आप तालिका को a में बदल सकते हैं Range

  • तालिका पर क्लिक करें।

  • क्लिक Convert to Range में Tools समूह, रिबन पर डिज़ाइन टैब के तहत।

आपको एक संदेश मिलेगा, जिसमें आप तालिका को एक सीमा में बदलना चाहते हैं। आप के साथ की पुष्टि के बादYesतालिका को श्रेणी में परिवर्तित किया जाएगा।

टेबल स्टाइल विकल्प

आपके पास कई विकल्प हैं Table Stylesचुनना। यदि आपको रो / कॉलम को हाइलाइट करने की आवश्यकता हो तो इन विकल्पों का उपयोग किया जा सकता है।

आप अपनी तालिका कैसे दिखती हैं, यह देखने के लिए आप इन बॉक्स को चेक / अनचेक कर सकते हैं। अंत में, आप यह तय कर सकते हैं कि आपके डेटा पर कौन से विकल्प सूट करते हैं।

यह सलाह दी जाती है कि Table Style Options इसे केवल रंगीन बनाने के बजाय आपके डेटा में महत्वपूर्ण जानकारी प्रोजेक्ट करने के लिए उपयोग किया जाना चाहिए, जो डेटा विश्लेषण में आवश्यक नहीं है।

टेबल शैलियाँ

आपके पास चुनने के लिए कई टेबल शैलियाँ हैं। इन शैलियों का उपयोग तालिका में अपना डेटा प्रदर्शित करने के लिए आप किस रंग और पैटर्न के आधार पर कर सकते हैं।

शैलियों के साथ अपनी तालिका का पूर्वावलोकन करने के लिए इन शैलियों पर अपना माउस ले जाएँ। अंत में, आप यह तय कर सकते हैं कि आपका डेटा किस शैली के अनुरूप है।

यह सलाह दी जाती है कि Table Styles अपने डेटा में महत्वपूर्ण जानकारी को रंगीन बनाने के बजाय एक प्रस्तुति योग्य तरीके से प्रोजेक्ट करने के लिए ही उपयोग किया जा सकता है, जिसकी डेटा विश्लेषण में आवश्यकता नहीं है।

टेबल्स के लिए स्लाइसर

यदि आप Excel 2013 या Excel 2016 का उपयोग कर रहे हैं, तो आप उपयोग कर सकते हैं Slicers अपनी तालिका में डेटा फ़िल्टर करने के लिए।

टेबल्स के लिए स्लाइसर्स का उपयोग करने के तरीके के विवरण के लिए, इस ट्यूटोरियल में फ़िल्टरिंग के अध्याय का संदर्भ लें ।