Excel में डेटा आयात करना

आपको विश्लेषण के लिए विभिन्न स्रोतों से डेटा का उपयोग करना पड़ सकता है। एक्सेल में, आप विभिन्न डेटा स्रोतों से डेटा आयात कर सकते हैं। कुछ डेटा स्रोत इस प्रकार हैं -

Microsoft Access डेटाबेस
वेब पृष्ठ
पाठ फ़ाइल
SQL सर्वर तालिका
SQL सर्वर विश्लेषण घन
XML फ़ाइल

आप डेटाबेस से एक साथ किसी भी संख्या में तालिकाओं का आयात कर सकते हैं।

Microsoft Access डेटाबेस से डेटा आयात करना

हम एमएस एक्सेस डेटाबेस से डेटा आयात करने का तरीका जानेंगे। नीचे दिए गए चरणों का पालन करें -

Step 1 - एक्सेल में एक नई रिक्त कार्यपुस्तिका खोलें।

Step 2 - रिबन पर DATA टैब पर क्लिक करें।

Step 3 - क्लिक करें From Accessबाहरी डेटा समूह प्राप्त करें। Select Data Source संवाद बॉक्स प्रकट होता है।

Step 4- उस एक्सेस डेटाबेस फ़ाइल का चयन करें जिसे आप आयात करना चाहते हैं। एक्सेस डेटाबेस फ़ाइलों में एक्सटेंशन .accdb होगा।

तालिका का चयन करें संवाद बॉक्स पहुँच डेटाबेस में पाया तालिकाओं को प्रदर्शित करता है। आप या तो डेटाबेस में सभी तालिकाओं को एक बार में आयात कर सकते हैं या अपने डेटा विश्लेषण की जरूरतों के आधार पर केवल चयनित तालिकाओं को आयात कर सकते हैं।

Step 5 - कई टेबल बॉक्स के सिलेक्ट सिलेक्ट का चयन करें और सभी टेबल का चयन करें।

Step 6- क्लिक करें। Import Data संवाद बॉक्स प्रकट होता है।

जैसा कि आप निरीक्षण करते हैं, आपके पास अपनी कार्यपुस्तिका में आयात किए जा रहे डेटा को देखने के लिए निम्नलिखित विकल्प हैं -

Table
PivotTable रिपोर्ट
PivotChart
पावर व्यू रिपोर्ट

आपके पास एक विकल्प भी है - only create connection। इसके अलावा, PivotTable रिपोर्ट को डिफ़ॉल्ट रूप से चुना जाता है।

Excel आपको अपनी कार्यपुस्तिका में डेटा डालने के विकल्प भी देता है -

मौजूदा वर्कशीट
नई वर्कशीट

आपको एक और चेक बॉक्स मिलेगा जो चयनित और अक्षम है - Add this data to the Data Model। जब भी आप अपनी कार्यपुस्तिका में डेटा तालिकाओं को आयात करते हैं, तो वे आपकी कार्यपुस्तिका में डेटा मॉडल में स्वचालित रूप से जुड़ जाते हैं। आप बाद के अध्यायों में डेटा मॉडल के बारे में अधिक जानेंगे।

आप अपने द्वारा आयात किए जा रहे डेटा को देखने के लिए विकल्पों में से प्रत्येक को आज़मा सकते हैं और जाँच सकते हैं कि डेटा आपकी कार्यपुस्तिका में कैसे दिखाई देता है -

अगर आप सेलेक्ट करते है Table, मौजूदा वर्कशीट विकल्प अक्षम हो जाता है, New worksheetविकल्प का चयन हो जाता है और Excel आपके द्वारा डेटाबेस से आयात की जाने वाली तालिकाओं की संख्या के रूप में कई कार्यपत्रक बनाता है। इन कार्यपत्रकों में Excel तालिकाएँ दिखाई देती हैं।
अगर आप सेलेक्ट करते है PivotTable Report, Excel कार्यपुस्तिका में तालिकाओं को आयात करता है और आयातित तालिकाओं में डेटा का विश्लेषण करने के लिए एक खाली PivotTable बनाता है। आपके पास मौजूदा वर्कशीट या नई वर्कशीट में PivotTable बनाने का विकल्प है।

आयातित डेटा टेबल के लिए एक्सेल टेबल कार्यपुस्तिका में दिखाई नहीं देंगे। हालाँकि, आपको PivotTable फ़ील्ड सूची में सभी डेटा तालिकाएँ मिलेंगी, साथ ही प्रत्येक तालिका के फ़ील्ड भी।
अगर आप सेलेक्ट करते है PivotChart, Excel कार्यपुस्तिका में तालिकाओं को आयात करता है और आयातित तालिकाओं में डेटा प्रदर्शित करने के लिए एक खाली PivotChart बनाता है। आपके पास मौजूदा वर्कशीट या नई वर्कशीट में PivotChart बनाने का विकल्प है।

आयातित डेटा टेबल के लिए एक्सेल टेबल कार्यपुस्तिका में दिखाई नहीं देंगे। हालाँकि, आपको PivotChart फ़ील्ड सूची में सभी डेटा तालिकाएँ, प्रत्येक तालिका के फ़ील्ड्स के साथ मिलेंगी।
अगर आप सेलेक्ट करते है Power View Report, एक्सेल कार्यपुस्तिका में तालिकाओं को आयात करता है और एक नई वर्कशीट में एक पावर व्यू रिपोर्ट बनाता है। आप बाद के अध्यायों में डेटा के विश्लेषण के लिए पावर व्यू रिपोर्ट का उपयोग करना सीखेंगे।

आयातित डेटा टेबल के लिए एक्सेल टेबल कार्यपुस्तिका में दिखाई नहीं देंगे। हालाँकि, आपको पॉवर व्यू रिपोर्ट फ़ील्ड सूची में सभी डेटा तालिकाओं के साथ-साथ प्रत्येक तालिका के फ़ील्ड मिलेंगे।
यदि आप विकल्प चुनते हैं - Only Create Connection, डेटाबेस और आपकी कार्यपुस्तिका के बीच एक डेटा कनेक्शन स्थापित किया जाएगा। कार्यपुस्तिका में कोई तालिका या रिपोर्ट दिखाई नहीं देती है। हालाँकि, आयात की गई तालिकाएँ डिफ़ॉल्ट रूप से आपकी कार्यपुस्तिका में डेटा मॉडल में जोड़ी जाती हैं।

डेटा विश्लेषण के लिए डेटा आयात करने के आपके इरादे के आधार पर आपको इनमें से कोई भी विकल्प चुनने की आवश्यकता है। जैसा कि आपने ऊपर देखा है, आपके द्वारा चुने गए विकल्प के बावजूद, डेटा आयात किया गया है और आपकी कार्यपुस्तिका में डेटा मॉडल में जोड़ा गया है।

एक वेब पेज से डेटा आयात करना

कभी-कभी, आपको वेब साइट पर रीफ़्रेश किए गए डेटा का उपयोग करना पड़ सकता है। आप किसी वेबसाइट पर टेबल से एक्सेल में डेटा आयात कर सकते हैं।

Step 1 - एक्सेल में एक नई रिक्त कार्यपुस्तिका खोलें।

Step 2 - रिबन पर DATA टैब पर क्लिक करें।

Step 3 - क्लिक करें From Web में Get External Dataसमूह। New Web Query संवाद बॉक्स प्रकट होता है।

Step 4 - वेब साइट का URL दर्ज करें जहां से आप डेटा आयात करना चाहते हैं, पते के बगल वाले बॉक्स में और Go पर क्लिक करें।

Step 5- वेबसाइट पर डेटा दिखाई देता है। आयात किए जा सकने वाले टेबल डेटा के बगल में पीले तीर चिह्न होंगे।

Step 6- आयात करने के लिए इच्छित डेटा का चयन करने के लिए पीले आइकन पर क्लिक करें। यह एक चेकमार्क के साथ पीले आइकन को हरे रंग के बक्से में बदल देता है जैसा कि निम्नलिखित स्क्रीन शॉट में दिखाया गया है।

Step 7 - जो आप चाहते हैं उसे चुनने के बाद इंपोर्ट बटन पर क्लिक करें।

Import Data संवाद बॉक्स प्रकट होता है।

Step 8 - निर्दिष्ट करें कि आप डेटा कहां रखना चाहते हैं और ओके पर क्लिक करें।

Step 9 - आगे के विश्लेषण और / या प्रस्तुति के लिए डेटा की व्यवस्था करें।

वेब से डेटा कॉपी-पेस्ट करना

वेब पेज से डेटा प्राप्त करने का दूसरा तरीका आवश्यक डेटा को कॉपी और पेस्ट करना है।

Step 1 - नई वर्कशीट डालें।

Step 2 - वेब पेज से डेटा कॉपी करें और वर्कशीट पर पेस्ट करें।

Step 3 - पेस्ट किए गए डेटा के साथ एक तालिका बनाएं।

पाठ फ़ाइल से डेटा आयात करना

यदि आपके पास डेटा है .txt या .csv या .prnफ़ाइलें, आप उन फ़ाइलों से डेटा आयात कर सकते हैं जो उन्हें पाठ फ़ाइलों के रूप में मानते हैं। नीचे दिए गए चरणों का पालन करें -

Step 1 - एक्सेल में एक नया वर्कशीट खोलें।

Step 2 - रिबन पर DATA टैब पर क्लिक करें।

Step 3 - क्लिक करें From Textबाहरी डेटा समूह प्राप्त करें। Import Text File संवाद बॉक्स प्रकट होता है।

आप वह देख सकते हैं .prn, .txt and .csv विस्तार पाठ फ़ाइलें स्वीकार की जाती हैं।

Step 4- फ़ाइल का चयन करें। चयनित फ़ाइल नाम फ़ाइल नाम बॉक्स में दिखाई देता है। ओपन बटन इंपोर्ट बटन में बदल जाता है।

Step 5 - इम्पोर्ट बटन पर क्लिक करें। Text Import Wizard – Step 1 of 3 संवाद बॉक्स प्रकट होता है।

Step 6 - विकल्प पर क्लिक करें Delimited फ़ाइल प्रकार चुनने के लिए और अगला पर क्लिक करें।

Text Import Wizard – Step 2 of 3 संवाद बॉक्स प्रकट होता है।

Step 7 - Delimiters के तहत, चुनें Other।

Step 8- अन्य के बगल वाले बॉक्स में टाइप करें | (यह आपके द्वारा आयात की जा रही पाठ फ़ाइल में परिसीमन है)।

Step 9 - अगला।

Text Import Wizard – Step 3 of 3 संवाद बॉक्स प्रकट होता है।

Step 10 - इस डायलॉग बॉक्स में, आप प्रत्येक कॉलम के लिए कॉलम डेटा फॉर्मेट सेट कर सकते हैं।

Step 11- जब आप स्तंभों का डेटा स्वरूपण पूरा कर लेते हैं, तो समाप्त पर क्लिक करें। Import Data संवाद बॉक्स प्रकट होता है।

आप निम्नलिखित का पालन करेंगे -

तालिका को देखने के लिए चुना गया है और ग्रे किया गया है। तालिका इस मामले में आपके पास एकमात्र दृश्य विकल्प है।
आप डेटा को मौजूदा वर्कशीट या नई वर्कशीट में रख सकते हैं।
आप चेक बॉक्स का चयन या चयन कर सकते हैं या नहीं इस डेटा को डेटा मॉडल में जोड़ें।
चुनाव करने के बाद ओके पर क्लिक करें।

आपके द्वारा निर्दिष्ट वर्कशीट पर डेटा दिखाई देता है। आपने एक्सेल कार्यपुस्तिका में पाठ फ़ाइल से डेटा आयात किया है।

किसी अन्य कार्यपुस्तिका से डेटा आयात करना

आपको अपने डेटा विश्लेषण के लिए किसी अन्य Excel कार्यपुस्तिका से डेटा का उपयोग करना पड़ सकता है, लेकिन कोई अन्य कार्यपुस्तिका बनाए रख सकता है।

किसी अन्य कार्यपुस्तिका से अद्यतित डेटा प्राप्त करने के लिए, उस कार्यपुस्तिका के साथ डेटा कनेक्शन स्थापित करें।

Step 1 - क्लिक करें DATA > Connections रिबन पर कनेक्शन समूह में।

Workbook Connections संवाद बॉक्स प्रकट होता है।

Step 2- वर्कबुक कनेक्शन्स डायलॉग बॉक्स में Add बटन पर क्लिक करें। Existing Connections संवाद बॉक्स प्रकट होता है।

Step 3 - क्लिक करें Browse for More…बटन। Select Data Source संवाद बॉक्स प्रकट होता है।

Step 4 - क्लिक करें New Source button। Data Connection Wizard संवाद बॉक्स प्रकट होता है।

Step 5 - चयन करें Other/Advancedडेटा स्रोत सूची में और अगला क्लिक करें। डेटा लिंक गुण संवाद बॉक्स प्रकट होता है।

Step 6 - डेटा लिंक गुण निम्नानुसार सेट करें -

दबाएं Connection टैब।
डेटा स्रोत नाम का उपयोग करें पर क्लिक करें।
डाउन-एरो पर क्लिक करें और चुनें Excel Files ड्रॉप-डाउन सूची से।
ओके पर क्लिक करें।

Select Workbook संवाद बॉक्स प्रकट होता है।

Step 7- उस स्थान पर ब्राउज़ करें जहां आपके पास आयात की जाने वाली कार्यपुस्तिका है। ओके पर क्लिक करें।

Data Connection Wizard डायलॉग बॉक्स सेलेक्ट डेटाबेस और टेबल के साथ दिखाई देता है।

Note- इस मामले में, एक्सेल प्रत्येक वर्कशीट का व्यवहार करता है जिसे एक तालिका के रूप में आयात किया जा रहा है। तालिका का नाम कार्यपत्रक नाम होगा। इसलिए, सार्थक तालिका नाम, उपयुक्त के रूप में कार्यपत्रकों को नाम / नाम बदलें।

Step 8- अगला। Data Connection Wizard डायलॉग बॉक्स सेव डाटा कनेक्शन फाइल और फिनिश के साथ दिखाई देता है।

Step 9- फिनिश बटन पर क्लिक करें। Select Table संवाद बॉक्स प्रकट होता है।

जैसा कि आप निरीक्षण करते हैं, नाम कार्यपत्रक नाम है जो टाइप टेबल के रूप में आयात किया जाता है। ओके पर क्लिक करें।

आपके द्वारा चुनी गई कार्यपुस्तिका के साथ डेटा कनेक्शन स्थापित किया जाएगा।

अन्य स्रोतों से डेटा आयात करना

एक्सेल आपको विभिन्न अन्य डेटा स्रोतों को चुनने के लिए विकल्प प्रदान करता है। आप इनसे कुछ चरणों में डेटा आयात कर सकते हैं।

Step 1 - एक्सेल में एक नई रिक्त कार्यपुस्तिका खोलें।

Step 2 - रिबन पर DATA टैब पर क्लिक करें।

Step 3 - क्लिक करें From Other Sources बाहरी डेटा समूह प्राप्त करें।

विभिन्न डेटा स्रोतों के साथ ड्रॉपडाउन दिखाई देता है।

आप इनमें से किसी भी डेटा स्रोत से डेटा को एक्सेल में आयात कर सकते हैं।

मौजूदा कनेक्शन का उपयोग करके डेटा आयात करना

पिछले अनुभाग में, आपने वर्कबुक के साथ डेटा कनेक्शन स्थापित किया है।

अब, आप उस मौजूदा कनेक्शन का उपयोग करके डेटा आयात कर सकते हैं।

Step 1 - रिबन पर DATA टैब पर क्लिक करें।

Step 2 - क्लिक करें Existing Connectionsबाहरी डेटा समूह प्राप्त करें। मौजूदा कनेक्शन संवाद बॉक्स प्रकट होता है।

Step 3 - उस कनेक्शन का चयन करें जहां से आप डेटा आयात करना चाहते हैं और खोलें पर क्लिक करें।

डेटा कनेक्शंस का नाम बदलना

यह उपयोगी होगा यदि आपकी कार्यपुस्तिका में आपके पास मौजूद डेटा कनेक्शन में समझने और पता लगाने में आसानी के लिए सार्थक नाम हैं।

Step 1 - पर जाएं DATA > Connectionsरिबन पर। Workbook Connections संवाद बॉक्स प्रकट होता है।

Step 2 - उस कनेक्शन का चयन करें जिसे आप नाम बदलना और गुण पर क्लिक करना चाहते हैं।

Connection Propertiesसंवाद बॉक्स प्रकट होता है। वर्तमान नाम कनेक्शन नाम बॉक्स में दिखाई देता है -

Step 3- कनेक्शन नाम संपादित करें और ठीक पर क्लिक करें। डेटा कनेक्शन में नया नाम होगा जो आपने दिया है।

एक बाहरी डेटा कनेक्शन को ताज़ा करना

जब आप अपनी Excel कार्यपुस्तिका को किसी बाहरी डेटा स्रोत से कनेक्ट करते हैं, जैसा कि आपने उपरोक्त अनुभागों में देखा है, तो आप समय-समय पर बाहरी डेटा स्रोत में किए गए परिवर्तनों को दर्शाते हुए अपनी कार्यपुस्तिका में डेटा रखना चाहेंगे।

आप उन डेटा कनेक्शनों को ताज़ा कर सकते हैं जो आपने उन डेटा स्रोतों के लिए किए हैं। जब भी आप डेटा कनेक्शन को रिफ्रेश करते हैं, तो आप उस डेटा स्रोत से सबसे हालिया डेटा परिवर्तन देखते हैं, जिसमें कुछ भी नया है या जो संशोधित है या जिसे हटा दिया गया है।

आप या तो केवल चयनित डेटा या कार्यपुस्तिका के सभी डेटा कनेक्शन एक ही बार में ताज़ा कर सकते हैं।

Step 1 - रिबन पर DATA टैब पर क्लिक करें।

Step 2 - क्लिक करें Refresh All कनेक्शन समूह में।

जैसा कि आप देखते हैं, ड्रॉपडाउन सूची में दो कमांड हैं - सभी को रिफ्रेश और रिफ्रेश करें।

अगर आप क्लिक करे Refreshआपकी कार्यपुस्तिका में चयनित डेटा अपडेट किया गया है।
अगर आप क्लिक करे Refresh All, आपकी कार्यपुस्तिका के सभी डेटा कनेक्शन अपडेट किए जाते हैं।

कार्यपुस्तिका में सभी डेटा कनेक्शंस को अपडेट करना

आपके पास अपनी कार्यपुस्तिका के लिए कई डेटा कनेक्शन हो सकते हैं। आपको उन्हें समय-समय पर अपडेट करने की आवश्यकता है ताकि आपकी कार्यपुस्तिका में सबसे हाल के डेटा तक पहुंच हो।

Step 1 - तालिका में किसी भी सेल पर क्लिक करें जिसमें आयातित डेटा फ़ाइल का लिंक है।

Step 2 - रिबन पर डेटा टैब पर क्लिक करें।

Step 3 - कनेक्शन समूह में सभी ताज़ा करें पर क्लिक करें।

Step 4- ड्रॉपडाउन सूची से सभी को ताज़ा करें का चयन करें। कार्यपुस्तिका के सभी डेटा कनेक्शन अपडेट किए जाएंगे।

जब कोई कार्यपुस्तिका खोली जाती है, तो डेटा को स्वचालित रूप से ताज़ा करें

जब भी आपकी कार्यपुस्तिका खोली जाती है, आप डेटा कनेक्शन से अपनी कार्यपुस्तिका तक हाल ही के डेटा तक पहुँच प्राप्त करना चाह सकते हैं।

Step 2 - डेटा टैब पर क्लिक करें।

Step 3 - कनेक्शन समूह में कनेक्शन पर क्लिक करें।

कार्यपुस्तिका कनेक्शन संवाद बॉक्स प्रकट होता है।

Step 4- गुण बटन पर क्लिक करें। कनेक्शन गुण संवाद बॉक्स प्रकट होता है।

Step 5 - यूसेज टैब पर क्लिक करें।

Step 6 - विकल्प की जाँच करें - फ़ाइल खोलने पर डेटा ताज़ा करें।

आपके पास एक और विकल्प भी है - Remove data from the external data range before saving the workbook। आप कार्यपुस्तिका को क्वेरी परिभाषा के साथ लेकिन बाहरी डेटा के बिना सहेजने के लिए इस विकल्प का उपयोग कर सकते हैं।

Step 7- क्लिक करें। जब भी आप अपनी कार्यपुस्तिका खोलते हैं, अप टू डेट डेटा आपकी कार्यपुस्तिका में लोड हो जाएगा।

नियमित अंतराल पर डेटा को स्वचालित रूप से ताज़ा करें

हो सकता है कि आप अपनी कार्यपुस्तिका का उपयोग उसे अधिक अवधि तक खुला रखने के लिए कर रहे हों। ऐसे मामले में, आप समय-समय पर डेटा को बिना किसी हस्तक्षेप के ताज़ा कर सकते हैं।

Step 2 - रिबन पर डेटा टैब पर क्लिक करें।

Step 3 - कनेक्शन समूह में कनेक्शन पर क्लिक करें।

कार्यपुस्तिका कनेक्शन संवाद बॉक्स प्रकट होता है।

Step 4 - गुण बटन पर क्लिक करें।

कनेक्शन गुण संवाद बॉक्स प्रकट होता है। गुण निम्नानुसार सेट करें -

दबाएं Usage टैब।
विकल्प की जाँच करें Refresh every।
प्रत्येक ताज़ा ऑपरेशन के बीच मिनटों की संख्या के रूप में 60 दर्ज करें और ओके पर क्लिक करें।

आपका डेटा स्वचालित रूप से हर 60 मिनट में ताज़ा हो जाएगा। (यानी हर एक घंटे में)।

बैकग्राउंड रिफ्रेश इनेबल करना

बहुत बड़े डेटा सेटों के लिए, पृष्ठभूमि को ताज़ा करने पर विचार करें। यह एक्सेल का नियंत्रण आपको बदले में ताज़ा करने के लिए कई मिनट या अधिक प्रतीक्षा करने के बजाय देता है। जब आप पृष्ठभूमि में क्वेरी चला रहे हों, तो आप इस विकल्प का उपयोग कर सकते हैं। हालाँकि, इस समय के दौरान, आप डेटा मॉडल के लिए डेटा पुनर्प्राप्त करने वाले किसी भी कनेक्शन प्रकार के लिए क्वेरी नहीं चला सकते हैं।

उस तालिका के किसी भी सेल में क्लिक करें जिसमें आयातित डेटा फ़ाइल का लिंक है।
डेटा टैब पर क्लिक करें।
कनेक्शन समूह में कनेक्शन पर क्लिक करें। कार्यपुस्तिका कनेक्शन संवाद बॉक्स प्रकट होता है।