Etiket Bisnis - Panduan Cepat

Ke mana pun Anda pergi, orang mengharapkan Anda berperilaku dengan cara tertentu di masyarakat. Mungkin ada sedikit variasi adat dan tradisi yang harus Anda hormati. Namun, sebagian besar ekspektasi ini akan umum. Misalnya, tersenyum adalah sinyal yang diakui secara universal dari orang yang ramah. Di sisi lain, cemberut dan bersikap kasar saat berinteraksi dianggap tidak sopan.

Dalam “Etiket Bisnis” kita akan membahas etiket apa, dunia bisnis / korporat mengharapkan dari karyawan mereka dan apa yang harus Anda lakukan untuk memenuhi harapan mereka. Ini membantu dalam membangun jaringan pebisnis yang baik dan positif.

Kami juga akan membahas etiket bisnis sehubungan dengan konvensi kesepakatan bisnis yang mapan dan berbagai ekspektasi budaya.

Di beberapa belahan dunia, memulai pertemuan dengan diskusi langsung tentang bisnis dianggap tidak sopan, dan ada tempat-tempat tertentu di mana membahas bisnis sambil makan dianggap tidak pantas. Berkat globalisasi, kita tidak boleh mengabaikan budaya berbeda yang kita tinggali.

Etiket Bisnis adalah seperangkat kepekaan sosial, profesional dan budaya yang diharapkan dimiliki seseorang agar dianggap sebagai pebisnis yang berpengetahuan luas dengan ketajaman bisnis yang tepat. Etiket Bisnis berfokus terutama pada bersikap sopan dalam interaksi Anda dengan orang-orang dan memberi mereka rasa hormat saat berurusan dengan mereka, seperti yang Anda harapkan.

Kesopanan dan rasa hormat ini tidak terbatas pada pertemuan yang diadakan secara langsung saja. Faktanya, tingkat saling menghormati dan cara sopan dalam menyapa orang dan berurusan dengan mereka juga meluas ke email bisnis, percakapan telepon, dan surat bisnis.

Etiket Bisnis berfungsi sebagai alat penting untuk menjembatani kesenjangan dan mengembangkan jaringan cepat pebisnis yang memiliki kesan positif terhadap keterampilan antarpribadi dan kepekaan budaya Anda.

Namun, perlu diingat bahwa Etiket Bisnis berbeda dari satu tempat ke tempat lain. Serangkaian etiket yang mungkin dijunjung tinggi di satu negara mungkin belum tentu diamati secara dekat di negara lain, dan pada kenyataannya, kadang-kadang bisa dianggap aneh atau kasar.

Kebanyakan orang salah mengira Etiket Bisnis hanya sebagai studi tentang perbedaan budaya dan cara di mana penghalang antar budaya dapat dipatahkan. Namun, kenyataannya adalah bahwa berbagai budaya dan studi mereka hanyalah bagian dari Etiket Bisnis.

Budaya perusahaan memiliki budaya yang berbeda. Ini mungkin belum tentu menjadi tempat kerja antar budaya, namun, ada banyak aturan tidak tertulis dan kode kesesuaian yang ada dan diikuti dengan terampil.

Norma-norma ini dipraktikkan dan diikuti baik di dalam maupun di dalam perusahaan. Misalnya, karyawan yang mendapatkan apresiasi dari klien mereka karena memilih berdandan dengan pakaian formal di rapat, meskipun tidak ada aturan berpakaian yang ketat.

Hal yang menarik untuk diperhatikan adalah pemahaman seseorang tentang Etiket Bisnis juga dapat dipengaruhi bahkan dibatasi oleh banyak faktor yang lazim di tempat kerjanya.

Hal-hal seperti pernyataan misi perusahaan, lini produk, citra, persepsi, nilai merek, jangkauan, mitra bisnis, investor, klien, dan pelanggan semuanya dapat memengaruhi gagasan dan pentingnya etiket di benak karyawan perusahaan.

Kami menciptakan kesan tentang seseorang dalam beberapa detik setelah bertemu dengannya. Rasa menilai seseorang tanpa mengetahui apa pun tentang dia adalah kualitas bawaan.

Kemampuan membentuk kesan seseorang secara cepat, sehingga kita bisa mengategorikannya dalam kategori “teman” membantu kita mempersiapkan diri untuk bela diri. Ini mengaktifkan mekanisme pertahanan "lawan-atau-lari", yang kami lakukan sesuai dengan itu. Dalam istilah modern, intuisi ini diberi istilah “kesan pertama”.

Kami selalu cenderung menghormati firasat kami dan mendengarkan suara hati kami lebih dari penjelasan rasional dan ini membentuk kualitas dasar dalam semua manusia. Itulah alasannya, para ahli menyarankan bahwa saat Anda bertemu seseorang untuk pertama kalinya, kita harus berusaha untuk mencapai tampilan yang sempurna dan menampilkan citra yang sempurna.

Mengetahui etiket tidak hanya akan memungkinkan kita untuk memahami perasaan orang lain tetapi juga akan membantu kita menampilkan kesan seorang pria atau wanita. Ini akan membantu dalam mengedepankan yang terbaik sehingga fokus dari diskusi berikutnya akan lebih pada topik bisnis daripada Anda melihat keluar dari tempatnya.

Cobalah untuk mengingat pertama kali Anda bertemu seseorang dalam pertemuan bisnis. Ini bisa berupa wawancara kerja, atau kesempatan untuk berinteraksi dengan orang-orang dari industri.

What were the initial impressions you had when you met him?
What were the thoughts going through your mind after the meeting?
How would you describe him given an opportunity?

Unduh lembar Try-it yourself.

Ayo mainkan permainan tebak! Anda diberi dua gambar dari dua orang yang berbeda. Anda harus menebak detail berikut tentang mereka, tergantung pada kesan pertama, yang mereka buat pada Anda. Anda tidak perlu akurat dengan jawaban Anda dan tidak banyak berpikir sebelum memberikan jawaban. Idenya adalah untuk menangkap cara Anda menafsirkan penampilan mereka.

Wanita	Pria
Dimana mereka dibesarkan?
sebuah kota b) Kota c) Desa	sebuah kota b) Kota c) Desa
Apa makanan favorit mereka?
sebuah pizza b) Pulsa c) Pita Naan	sebuah pizza b) Pulsa c) Pita Naan
Musik apa yang mereka dengarkan?
a) Klasik b) Negara c) Jazz	a) Klasik b) Negara c) Jazz
Apa yang akan mereka lakukan di waktu senggang?
a) Membaca b) Memasak c) Berkebun	a) Membaca b) Memasak c) Berkebun
Apa mobil ideal mereka?
a) Audi b) Toyota c) Lamborghini	a) Audi b) Toyota c) Lamborghini
Apa pekerjaan ideal mereka?
seorang koki b) Bordir c) Praktek Hukum	seorang koki b) Bordir c) Praktek Hukum

Unduh lembar Try-it yourself.

Terlepas dari praduga apa pun yang mungkin Anda miliki tentang keduanya, saya ingin menyebutkan bahwa Richard suka mengemudikan mobil Ford-nya ke bistro-nya setiap pagi dan suka menghabiskan waktu dengan pelanggannya sambil memasak pizza panas-panas dan pai.

Setelah dia menutup toko di malam hari, dia berkendara kembali ke rumah pertaniannya, sambil terus menyenandungkan "Saya mengantre" oleh Johnny Cash. Tidak ada hadiah untuk menebak hobinya.

Berapa banyak yang menurut Anda akan setuju dengan saya, jika saya memberi tahu Anda bahwa pria pada gambar di atas sebenarnya adalah Richard?

Apakah kamu mengharapkan itu?

Tahukah Anda, betapa pentingnya penampilan, sekaligus menciptakan kesan pertama? Seseorang tidak tahu apa-apa tentang Anda dan tidak tahu kualitas Anda sebelum bertemu dengan Anda. Hal pertama yang dia perhatikan tentang Anda adalah penampilan Anda.

Perilaku Organisasi dapat sangat bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain, tetapi yang mengejutkan banyak orang adalah bahwa perilaku organisasi dapat, dan memang berbeda, cukup berarti di dalam perusahaan juga. Etiket juga akan berbeda dari orang ke orang tergantung dengan siapa Anda berinteraksi.

Misalnya, bahasa tubuh, ketepatan ucapan, pemilihan kata yang tepat, dan kejelasan dalam presentasi akan berbeda-beda saat Anda berbicara dengan atasan, atau supervisor Anda dibandingkan dengan rekan kerja yang setingkat dengan Anda.

Anda akan merasa lebih rileks jika orang tersebut adalah teman dekat. Demikian pula, Anda dapat dengan mudah melewatkan beberapa langkah sopan saat teman Anda mengundang Anda ke tempat Anda. Jika bos Anda mengundang Anda untuk makan malam, etiket Anda akan berbeda.

Etiket Bisnis tidak selalu membahas kepekaan berpakaian, keterampilan interpersonal dan kemampuan berbicara di depan umum yang baik. Meskipun kualitas ini dibutuhkan, ada kualitas lain yang juga sama pentingnya.

Here is a list of such important qualities -

Ketepatan waktu

Seseorang yang tepat waktu adalah orang yang dapat diandalkan. Ini adalah kesan umum yang berhasil ditinggalkan orang tepat waktu secara efektif dalam benak banyak orang. Seseorang yang menghargai nilai waktunya tidak akan menghargai menunggu orang lain dan orang lain menunggunya.

Kesiapan

Seseorang harus selalu mendapat informasi yang baik dan siap untuk memberikan informasi, secara rinci, tentang topik apa pun yang terkait dengan pekerjaan dan tanggung jawabnya pada waktu tertentu. Ini menciptakan kesan sebagai orang yang banyak akal.

Sopan

Anda harus sopan kepada semua orang yang berinteraksi dengan Anda, alih-alih membatasi kesopanan hanya kepada mereka yang menurut Anda pantas mendapatkannya. Ketika Anda bekerja di organisasi yang memiliki banyak orang berbakat dan kreatif di dalamnya, selalu ada kemungkinan bahwa ide akan berbenturan satu sama lain. Dalam hal ini, Anda perlu mengatasi pikiran yang berlawanan dan bukan orangnya.

Representasi Pikiran yang Tepat

Ada kalanya pikiran Anda menjadi sangat jelas tentang topik tertentu tetapi pilihan kata-kata Anda dapat mengirimkan sinyal yang beragam kepada pendengar. Banyak orang akhirnya salah kutipan dan disalahpahami, karena kurangnya koneksi dengan orang yang mendengarkan Anda. Anda harus mempersiapkan presentasi Anda secara menyeluruh, sebelumnya dan memiliki pemahaman yang jelas tentang setiap kata dan cara menafsirkannya yang berbeda. Langkah untuk menghapus kesalahpahaman yang mungkin dimiliki orang pada suatu hal.

Partisipasi

Perusahaan, berharap banyak dari Anda. Harapan ini bisa dalam bentuk target spesifik, yang ditetapkan perusahaan untuk Anda. Pada saat-saat seperti itu, sangat mudah untuk berpaling dari diskusi yang tidak menyangkut Anda dan berkata - "itu bukan masalah saya". Namun, masalah itu bisa jadi masalah Anda dalam waktu dekat. Jadi, cobalah untuk berpartisipasi dalam proses pemecahan masalah.

Berpakaian Benar

Penampilan Anda saat pertama kali bertemu dengan seseorang sangat membantu dalam membangun persepsi tentang Anda di benak orang tersebut. Itu tidak berarti bahwa Anda harus berbelanja pakaian yang seharusnya Anda kenakan secara royal. Pakaian Anda tidak boleh terlalu menarik perhatian. Berpakaianlah secara konservatif tetapi profesional.

Kode berpakaian bisnis sering kali merupakan pertanyaan tentang akal sehat yang berlaku saat memutuskan apa yang akan dikenakan ke tempat kerja. Namun, kasus bencana berpakaian terus terjadi, terutama selama musim panas ketika Anda mungkin menemukan rekan kerja berpakaian rapi untuk bekerja dengan mabuk "seharian di pantai".

Alasan terjadinya kesalahan besar dalam kode berpakaian ini adalah karena banyak perusahaan, terutama perusahaan baru dan bisnis skala kecil hingga menengah, telah melonggarkan norma ke hampir tidak ada norma tentang kode berpakaian. Bahkan jika ada aturan dress code, terkadang, aturan itu tidak jelas dan ambigu. Dalam situasi seperti itu, selalu disarankan untuk melakukan kesalahan pada bagian dari pakaian "terlalu formal", dibandingkan dengan berdandan cukup informal untuk mengangkat alis.

A few common errors people make in business dressing are −

Ill-Fitting Clothes- Pakaian yang terlalu besar memberi Anda tampilan yang membengkak dan pakaian yang terlalu ketat menonjolkan tubuh secara non-formal. Dalam rapat, Anda tidak ingin perhatian beralih dari Anda dan presentasi Anda ke pakaian Anda.
Wearing Short Skirts/Sleeves- Rok dan lengan pendek menarik perhatian ke kaki dan tangan Anda saat Anda duduk. Itu mengalihkan perhatian pendengar dan tampak tidak profesional.
Wearing Short Socks- Kaus kaki pendek, atau kaus kaki yang melorot membuat kulit terlihat dan mengalihkan perhatian saat menyilangkan kaki atau duduk. Selalu pergi untuk kaus kaki yang menutupi 3/4 ^th jarak dari pergelangan kaki ke lutut. Hindari memakai kaus kaki putih karena akan langsung menarik perhatian ke diri mereka sendiri.
Low-Cut or Plunging Tops - Sama seperti rok pendek, ini mengalihkan perhatian pewawancara dan terlihat sangat tidak pada tempatnya di lingkungan profesional yang memerlukan kode berpakaian konservatif.
Improper Color Choices- Warna, seperti hijau, kuning, merah, dll., Tidak disukai di kalangan perusahaan. Mereka tidak hanya menarik perhatian pada diri mereka sendiri tetapi juga terlihat tidak profesional.
Clothes with Quotes, Pictures or Designs- Ini memberikan tampilan yang sangat informal dan tidak serius kepada orang yang diwawancarai. Selalu ada risiko orang mengaitkan slogan dan moto di kaos menjadi sudut pandang pribadi Anda.
Poorly-Maintained Shoes- Sepatu adalah bagian yang sangat penting dari pakaian bisnis Anda. Sepatu, di satu sisi, mengumumkan kedatangan Anda bahkan sebelum Anda berinteraksi dengan seseorang, jadi tentu saja, itu menarik banyak perhatian. Karena alasan inilah sepatu Anda harus selalu bersih dan dipoles.
Not Dressing Formally For Business Social Events- Bahkan makan malam di rumah bos adalah acara bisnis formal. Jadi, berpakaianlah yang sesuai. Aturan umum tentang pakaian bisnis informal adalah bahwa itu harus diperlakukan sebagai pakaian formal.
Improper Grooming- Kuku yang tidak terpotong, bau nafas dan rambut yang tidak terawat semuanya harus diperiksa ulang. Jika Anda termasuk orang yang banyak mengeluarkan keringat, gunakan deodoran anti keringat. Namun, perlu diingat bahwa rapat akan sebagian besar dilakukan di ruangan ber-AC dengan kemungkinan kecil udara segar memasuki ruangan. Jadi, kenakan parfum atau deodoran dengan wangi yang lembut.

Selain tip yang dibahas di sini, ada beberapa area yang perlu diperhatikan sebelum Anda akhirnya memasuki tempat dan mengetuk pintunya. Mari kita bahas ini -

Tip Terakhir untuk Perawatan

Hindari sepatu yang berisik dan berdecit karena akan mengganggu dan mengalihkan perhatian semua orang.
Saku samping celana tidak boleh membengkak dengan ponsel, dompet, dll., Karena memberikan tampilan yang besar pada kaki Anda.
Semua tindik tubuh yang terlihat, tato harus disembunyikan, karena tato sudah lama, terkait dengan perilaku memberontak.
Jangan merokok atau makan makanan yang berbau harum sebelum wawancara. Gunakan penyegar napas.
Bersihkan kuku dan gigi Anda dengan benar.

Bacalah kalimat berikut dan nyatakan apakah itu benar atau salah. Berikan penjelasan Anda juga.

Warna-warna berani dan cerah seperti merah muda dan hijau sangat dianjurkan saat ini di kantor.
Jika sebuah perusahaan mendorong karyawannya untuk mengenakan pakaian kasual dan sepatu bot ke kantor, Anda juga dapat berpakaian seperti itu untuk wawancara dengan mereka.
Beberapa perusahaan mungkin mempraktikkan mandat karyawannya untuk tidak memiliki rambut wajah atau rambut panjang.
Tato dan tindik badan dapat terlihat selama wawancara, karena ini adalah pilihan pribadi.
Pekerjaan pertama Anda adalah memenuhi ekspektasi Anda terlebih dahulu dan kemudian hal-hal lain.
Lemari pakaian profesional harus mahal dan penuh dengan pakaian bermerek.
Anda harus mencoba menarik perhatian sebanyak mungkin dengan selera berpakaian Anda sehingga Anda dapat menarik perhatian pewawancara dan menonjol di antara orang banyak.
Anda dapat bersantai pada kode berpakaian dan selera dandanan setelah Anda bekerja di perusahaan.
Berpakaian untuk sukses berarti pakaian Anda lebih mahal dari pada orang lain.
Cara terbaik untuk berdandan untuk wawancara kerja adalah dengan mengenakan jas.
Kemeja dengan cek dan dasi dengan garis-garis dan desain kotak-kotak dapat diterima di perusahaan.
Anda dapat mengenakan pakaian kasual dan informal untuk wawancara jika perusahaan Anda mengizinkan karyawannya untuk berpakaian santai.
Saat berdandan untuk bekerja, wanita bisa bersikap liberal dengan asesorisnya.

Unduh lembar Try-it yourself.

Ketika kita diundang ke pesta ulang tahun bos kita di tempatnya, kita tidak bisa berdandan seperti kita seandainya pesta ulang tahun sahabat kita. Perlu ada perubahan tidak hanya dalam pakaian kita tetapi juga cara kita berperilaku.

Dengan kata lain, kami perlu memperlakukan undangan untuk pertemuan sosial apa pun yang melibatkan pertemuan dengan rekan kerja Anda sama seperti Anda memperlakukan sehari di kantor, satu-satunya perbedaan adalah, di sini Anda memiliki kebebasan untuk membahas kehidupan keluarga dan topik lainnya. bahwa Anda biasanya tidak punya waktu untuk membicarakannya dalam kehidupan profesional Anda.

Dua situasi yang muncul, memunculkan kebutuhan untuk memahami perlunya etiket makan dan mempelajarinya - satu, jika Anda adalah pembawa acara kumpul-kumpul dan yang kedua, jika Anda adalah tamunya.

Saat Anda adalah Tuan Rumah

Pilih restoran yang kondusif untuk mengadakan pertemuan yang cukup besar dan memberikan pelayanan yang baik. Pastikan bahwa Anda telah membuat semua pemesanan dan pengaturan tempat duduk yang memadai. Memperjelas jumlah tagihan dan ketersediaan menu yang diinginkan sebelum pertemuan itu sendiri.

Datanglah lima belas menit lebih awal pada hari pertemuan dan perkenalkan orang satu sama lain jika beberapa dari mereka belum diperkenalkan satu sama lain sebelumnya. Tawarkan tempat duduk dengan pemandangan terbaik untuk tamu terpenting Anda.
Saat memesan makanan, cobalah untuk merekomendasikan, apa yang terbaik dari semua hidangan yang ada di menu jika seseorang ragu-ragu tentang apa yang harus dipilih. Jika itu merupakan pendekatan yang terlalu langsung, Anda dapat membantunya dengan cara yang berbeda dengan memberi tahu dia apa yang Anda pesan, sehingga dia mengerti.
Selalu lakukan pemesanan, sebelum Anda mulai membicarakan bisnis dengan seseorang. Atau akan ada banyak gangguan dengan pelayan yang meminta pesanan Anda berulang kali. Selain itu, para tamu akan terperangkap dalam dua pikiran untuk memesan atau mendengarkan diskusi bisnis Anda.
Jika pertemuan tersebut untuk merayakan pencapaian atau mempersembahkannya kepada seseorang, atau merupakan pesta ucapan selamat yang diadakan untuk menghormati seseorang, selalu menyenangkan untuk membicarakan sesuatu tentang hal itu dan bersulang kecil. Tidak apa-apa untuk bersulang sambil duduk. Angkat saja gelas Anda dan saat orang lain mengikutinya, Anda bisa mengatakan sesuatu langsung ke intinya dan mengakhirinya.
Perhatikan kebutuhan semua orang di sekitar meja dan perhatikan preferensi mereka, yang akan membantu Anda memutuskan tempat yang tepat untuk pertemuan mendatang. Anda mungkin melihat bahwa tamu utama Anda menyukai makanan laut sehingga Anda dapat mengatur pertemuan berikutnya di tempat yang makanan lautnya enak.
Selalu mencoba untuk melibatkan semua orang dalam percakapan dan menjadi fasilitator dalam memimpin orang untuk berpartisipasi dalam diskusi, bawa sudut pandang dan pengalaman mereka juga. Ini akan membantu orang keluar dari hambatan awal mereka saat bertemu seseorang untuk pertama kalinya dan akan mendorong mereka untuk menjadi diri sendiri.

Saat Anda Menjadi Tamu

Selalu, segera balas undangan. Jawaban Anda akan membantu tuan rumah dalam mengatur dan mengkoordinasikan pertemuan, jadi cobalah menjawabnya sedini mungkin.

Selalu datang sebelum waktu dan selalu beri tahu sebelum waktu, jika Anda akan terlambat lebih dari lima menit. Gunakan selalu kesempatan ini untuk meminta tuan rumah merekomendasikan Anda tentang apa yang harus Anda pesan untuk mencairkan suasana.
Seringkali, Anda akan menemukan tuan rumah yang murah hati yang akan meminta Anda untuk memesan apa yang Anda suka. Meskipun Anda telah diberi kebebasan untuk memilih hidangan, berhati-hatilah saat memesan dan jangan gunakan kesempatan ini untuk memesan sesuatu yang sangat mahal. Anda lebih mungkin kalah dengan tuan rumah dengan cara itu.
Selalu pesan sesuatu dengan kisaran anggaran menengah yang tidak akan menarik perhatian dan mudah dimakan. Jangan memesan makanan yang encer dan berantakan karena dapat mengotori pakaian Anda. Cobalah untuk memesan makanan yang mudah dimakan dengan peralatan makan, berbeda dengan makanan yang harus Anda makan dengan tangan.
Alasannya adalah bahwa ada kemungkinan seseorang datang terlambat di meja, duduk di samping Anda, dan menawarkan tangannya untuk menyambut Anda. Dalam situasi seperti ini, tidak sedap dipandang melihat tangan Anda berlumuran makanan.
Bisnis makan mengikuti pola etiket yang hampir sama dengan berpakaian bisnis dalam arti bahwa, Anda tidak seharusnya menarik perhatian ke diri sendiri karena pilihan makanan Anda saat makan, sama seperti Anda tidak seharusnya menarik perhatian ke diri sendiri dengan pakaian Anda. pertemuan.
Ingatlah selalu bahwa makan malam atau makan siang bisnis pada dasarnya adalah pertemuan formal dan profesional di restoran, bukan di kamar. Bawalah bahasa tubuh yang sama dengan yang Anda bawa saat duduk untuk diskusi bisnis dengan seseorang. Miliki senyuman di wajahmu tapi tetap waspada.
Sebagai aturan praktis, tuan rumah adalah orang yang mengarahkan percakapan dari obrolan ringan ke diskusi bisnis, jadi tunggu sampai dia memberi petunjuk sebelum membahas bisnis. Saat diundang ke rumah seseorang, dianggap tidak pantas untuk datang dengan tangan kosong. Anda tidak diharapkan untuk memberikan sesuatu yang mahal - hanya sebotol, atau bahkan makanan penutup saja sudah bagus.

Jika ada skenario di mana Anda telah tiba di meja dan Anda melihat banyak wajah yang tidak dikenal, dan tuan rumah tidak ada untuk memperkenalkan Anda kepada orang lain, ambillah inisiatif dan perkenalkan diri Anda kepada orang lain, daripada duduk diam di sudut dan berpura-pura yang lainnya tidak ada.

Menulis mirip dengan memulai tugas. Anda perlu direncanakan dengan baik, dipersiapkan, fokus, berkomitmen, dan yang terpenting, bersemangat terhadap apa yang Anda lakukan. Jika Anda menerapkan semua poin berikut yang disebutkan, kemungkinan menulis teks yang dihargai dengan baik akan menguntungkan Anda.

Pertama-tama, mari kita terima kenyataan bahwa sangat sedikit orang, hampir tidak ada yang dapat menulis dokumen seperti yang mereka inginkan, pada percobaan pertama. Ide dan kenangan sering kali datang saat tidak diharapkan, dan ide-ide baru ini terus mengubah dokumen Anda dengan setiap masukan berikutnya. Setelah Anda meletakkan ide-ide Anda di atas kertas, langkah selanjutnya adalah mempresentasikannya dengan cara yang sederhana, logis, terhubung, dan jelas. Ini membutuhkan perencanaan dan persiapan, yang mana ada langkah-langkah pasti yang bisa Anda ikuti.

Bahasa yang sesuai	Penggunaan poin-poin
Bahasa Inggris Polos (bebas jargon)	Keringkasan yg padat isinya
Kalimat sederhana	Peningkatan konstan
Konten yang relevan	Umpan balik

Meneliti tentang topik apa pun adalah langkah yang sangat penting sebelum menulis. Sumber Anda harus dapat diandalkan dan diterima secara luas. Sebelum Anda mengidentifikasi dan mengembangkan topik Anda, Anda harus menemukan konteks dan informasi latar belakang topik Anda.

Hal tersebut dapat dilakukan dengan mengacu pada buku, artikel, jurnal, sumber berita, dan majalah. Orang-orang saat ini juga menggunakan rekaman video dan suara. Langkah-langkah berikut akan membantu Anda untuk -

Perhatikan detail penting dan relevan.
Evaluasi setiap poin terhadap topik dan tujuan dokumen Anda.
Catat rincian sumber daya dan referensi (yaitu penulis, judul, dan penerbitan).
Atur konten dalam urutan logis di bawah judul dan sub-judul yang sesuai.

Mengetahui denyut nadi audiens sebelum Anda menulis dokumen akan memberikan banyak dukungan dalam memutuskan konten dan pendekatan. Jika Anda tidak mengetahui audiensnya, Anda dapat menulis dengan mengingat demografis, yaitu kelompok sasaran untuk artikel Anda, seperti yang dilakukan oleh penulis artikel atau blogger online. Sebelum Anda mulai menulis, usahakan untuk selalu memahami apa alasan Anda menulis. Bisa jadi salah satu dari berikut -

Menyediakan informasi	Mengirim laporan
Menerapkan persuasi	Rekomendasi
Mempresentasikan pendapat Anda	Tindakan yang diinginkan
Mengusulkan Ide	Mencapai prestasi

Misalnya, jika niat Anda adalah menjual produk atau membuat seseorang berlangganan layanan yang Anda sediakan, atau mempromosikan suatu tujuan; tanyakan pada diri Anda pertanyaan seperti - siapa pembaca potensial saya? Apa latar belakang calon pembaca target saya? Di mana mereka tinggal dan berapa umur mereka? Apa minat dan prioritas mereka? Pertanyaan-pertanyaan ini akan menentukan tujuan dari tulisan Anda.

Setelah Anda mengidentifikasi pembaca untuk tulisan Anda, cobalah untuk mengantisipasi informasi yang mungkin dianggap perlu oleh pembaca Anda dan sertakan dalam dokumen Anda saat Anda menulis. Ini dapat dilakukan dengan bertanya pada diri sendiri “pertanyaan-WH”.

Answer the WH questions- Menjawab “Siapa? Apa? Mengapa? Dimana? Kapan? Siapa? Bagaimana?" akan memberi Anda informasi tentang isi tulisan.
Determine the Start and Finish- Setelah mengumpulkan semua kemungkinan ide yang Anda miliki tentang topik tersebut, Anda dapat membahasnya dan menolak beberapa yang tidak masuk akal dalam artikel ini. Setelah itu, temukan ide yang akan memberikan dampak maksimal saat membacanya, dan letakkan di awal artikel. Bagian akhir harus memiliki ide yang merangkum semua ide dengan cara yang jelas dan tajam.
Get a Second-Person Opinion- selalu periksalah teks tertulis Anda oleh seseorang sebelum mengirimkannya. Ini memberikan perspektif orang kedua yang obyektif untuk ulasan dan menghentikan emosi dan kesenangan Anda agar tidak menghalangi. Jangan lakukan ini jika kontennya rahasia dan tidak untuk dibagikan.
Discuss Suggestions and Include Improvements - Setelah teman Anda menyarankan beberapa perubahan, terapkan yang menurut Anda relevan.

Mengembangkan Arus

Banyak orang memiliki ide yang sangat menarik dan bahkan berhasil menaruhnya di atas kertas. Sayangnya, pembaca mereka tidak melampaui tahap tertentu. Ini karena, meskipun tulisan mereka bagus dan pemikirannya disebutkan dengan benar, mungkin belum ada pemilihan kata yang tepat, atau mungkin pepatah seperti - “menggigitnya sejak awal” digunakan, yang mungkin tidak dipahami oleh pembaca.

Mari kita bahas 15 hal yang perlu diingat saat mengoreksi dan merevisi tulisan Anda -

Kejelasan

Tulisan Anda harus dipahami pada bacaan pertama. Hindari jargon teknis, kata-kata asing, atau bahasa formal.

Vs. Modern

Pembayaran telah dicatat dengan semestinya vs. kami menerima cek Anda.
Terlampir di sini vs. silakan temukan Terlampir

Hindari Ambiguitas

Kata-kata dengan makna ganda atau kalimat yang membingungkan pembaca harus dihindari
Setelah memakan ikannya, Kiran berbicara dengan Karan. (Siapa yang punya ikan?)

Hindari Bahasa sehari-hari

Singkatnya vs. singkatnya
Di zaman sekarang ini vs. hari ini, sekarang

Hindari menggunakan banyak Kata

Sebelum acara vs. sebelumnya
Pada titik waktu ini vs. sekarang

Hindari Pengulangan yang tidak perlu

Sangat penting
Gabungkan bersama

Cantumkan hanya informasi yang relevan

Abaikan informasi latar belakang yang tidak perlu.
Buat kalimat pendek dan sederhana - 17 kata atau kurang.

Kelengkapan

Periksa apakah semua informasi yang dibutuhkan pembaca disertakan -

WHO? Apa? Dimana? Kapan? Mengapa? Bagaimana?

Ketepatan

Periksa keakuratan tata bahasa dan ejaan nama orang dan tempat.

Dia melakukannya vs dia melakukannya.
Warnanya sudah pudar vs. warnanya sudah pudar.

Jangan Mengandalkan Periksa Ejaan

Mengetik 'tidak / aktif', 'lalu / dari', 'cukup / tenang', 'kalah / lepas' tidak akan menampilkan kesalahan.

Kekonkretan

Berikan detail spesifik.

Rencana investasi Anda akan menghasilkan bunga yang tinggi.
Rencana investasi Anda akan menghasilkan bunga 8%.

Meyakinkan

Gunakan bahasa yang bisa dipercaya. Hindari melebih-lebihkan dan superlatif.

Selalu vs. Biasanya
Tidak pernah vs. Jarang

Kesopanan

Tunjukkan sopan santun dalam tulisan Anda. Gunakan kalimat pasif saat mengkomunikasikan berita buruk untuk menghindari nada negatif. Sebagai contoh,

Kami tidak dapat menyetujui syarat dan ketentuan yang diuraikan dalam kontrak.
Beberapa pembahasan terkait syarat dan ketentuan perlu dilakukan.

Tulislah dengan memikirkan pembaca

Seksis - Ketua, pengusaha
Merendahkan - 'Tentu saja', 'Jelas'

Menggunakan Poin Peluru

Komunikasikan pesan Anda dengan cara yang mudah dan jelas.
Menyoroti informasi terpenting.

Email banyak digunakan sebagai bentuk alat komunikasi bisnis yang murah namun sangat efektif. Cetakan email jarang diambil dan soft copy digunakan karena mengarsipkan dan mengambil email dengan mudah. Alasan popularitasnya adalah kemudahan akses, yang dapat digunakan semua orang dalam organisasi mulai dari CEO hingga petugas kebersihan.

Email adalah cara yang efisien untuk mengkomunikasikan informasi dengan cara yang disajikan dengan baik, mudah dibaca dan secara profesional sesuai. Banyak orang mengutip kurangnya waktu sebagai alasan untuk meneruskan email di bawah standar yang berkisar dari tidak lengkap hingga tidak dapat dipahami.

Banyak orang salah mengira email dengan pesan teks, atau setidaknya pendekatan mereka terhadap menulis email menyarankan demikian. Mari kita bahas perbedaan antara percakapan teks dan menulis email. Dalam percakapan pesan teks, dua orang dapat bertukar informasi, berbagi detail, memberikan koreksi, dan meminta klarifikasi dengan cara komunikasi bolak-balik yang cepat.

Dibandingkan dengan ini, email dibaca oleh para profesional yang, bergantung pada pekerjaan mereka, bisa mendapatkan antara 20 hingga 200 email sehari. Mereka tidak ingin terlibat dalam percakapan bolak-balik, juga tidak punya waktu untuk menanyakan detail, berkali-kali. Mereka hanya ingin memahami isi email, membaca instruksi, memproses informasi, menyelesaikan tugas dan mengosongkan bagian "belum dibaca" di kotak masuk.

Keeping this in mind, let us discuss some tricks to write effective emails -

Rencanakan pesan Anda.
Gunakan baris subjek untuk menarik perhatian pembaca.
Jaga agar pesan Anda singkat dan jelas.
Jangan ketik seluruh pesan Anda dalam huruf kecil.
Koreksi pesan Anda sebelum mengirimnya dan pertanggungjawabkan.
Luangkan beberapa menit untuk menenangkan diri sebelum mengirim email apa pun saat sedang marah.
Jangan ketik pesan Anda dengan huruf kapital. Ibukota dianggap BERTERIAK.

In certain cases, emails may not be suitable. Prefer to call someone when -

Anda harus mendiskusikan informasi pribadi, sensitif atau rahasia.
Anda akan memberi kabar buruk.
Pesan Anda rumit dan artinya mungkin hilang dalam susunan kata.
Anda membutuhkan tanggapan segera.

Resiko Hukum Email

Email adalah mode komunikasi yang disukai di banyak tempat kerja, dan ini berarti email membawa banyak informasi yang dapat dirahasiakan. Banyak perusahaan melatih orang secara ekstensif tentang bagaimana mereka seharusnya membingkai email mereka dan jenis email apa, kepada siapa mereka seharusnya meneruskan.

Keamanan dan kerahasiaan informasi di dalam email adalah tanggung jawab bersama dari pengirim dan penerima. Perusahaan memiliki pedoman yang ketat untuk menjaga dokumen dan isinya. Mari kita bahas beberapa pedoman yang paling umum diikuti untuk mencegah penyalahgunaan email.

You and your company will be held liable for numerous legal suits if -

Anda mengirim atau meneruskan email dengan konten yang menyinggung.
Anda mengirim lampiran yang mengandung virus.
Anda meneruskan email pengirim ke orang lain tanpa izin.
Anda mencoba memalsukan email orang lain atau mengirim email dari akun orang lain.
Anda mencoba menyembunyikan identitas Anda dari penerima saat mengirim email.
Anda menyalin pesan milik orang lain tanpa izin.

Elemen Email Formal

Meskipun sebagian besar dari kita mengirim email tidak resmi ke teman yang mungkin mengandung kesalahan tata bahasa, hal yang sama tidak berlaku saat menulis kepada rekan kerja, terutama saat kita ingin memberi kesan yang baik, karena kali ini kita harus lebih berhati-hati dan diplomatis. Berikut beberapa tip umum tentang format email yang benar -

Background- Latar belakang putih default harus digunakan untuk semua email. Latar belakang berwarna, atau desain gulungan tampaknya tidak profesional dan mengganggu.

Font - Font yang disukai adalah Times New Roman atau Arial, Font size-12.

Font Color - Font harus hanya biru tua atau hitam.

Contact Details- Informasi kontak resmi seperti nama, sebutan, id email, nomor kontak, logo perusahaan dan alamat korespondensi harus disebutkan di area tanda tangan. Pernyataan pribadi sebaiknya dihindari.

First Name and Surname- Mereka harus disebutkan dengan font yang sama seperti yang digunakan di badan email, hanya dua ukuran font lebih besar. Font kursif untuk nama tidak disarankan.

(To be mentioned in the same font and size as body of the email)

Designation
Department
Nama & Alamat Perusahaan
Penanda & Kode Pos
Nomor kontak
Alamat email
Nomor telepon perusahaan
Nomor faks perusahaan
URL perusahaan
Disclaimer

Contoh Email

Percakapan telepon dengan cepat menggantikan pertemuan tradisional "di tempat", karena logistik dan waktu yang dihemat. Jauh lebih mudah bagi orang untuk melakukan percakapan melalui telepon saat ini, dibandingkan dengan bepergian ke tempat yang jauh untuk melakukan hal yang sama.

Meskipun keuntungan yang jelas dari percakapan telepon banyak - salah satunya adalah bahwa orang tersebut tidak harus hadir secara fisik selama wawancara, ini juga bisa menjadi salah satu kelemahannya yang berbeda.

Dalam percakapan tatap muka, 70% tanggapan orang tersebut non-verbal dan terkait dengan bahasa tubuh. Dalam percakapan telepon, Anda harus mengimbangi 70% itu dengan proyeksi suara, nada dan modulasi Anda.

Some Important Points on Telephonic Etiquette -

Berbicaralah dengan cukup keras agar terdengar jelas. Dekatkan mulut Anda ke corong. Dianjurkan untuk menggunakan peralatan handsfree, jika memungkinkan, sehingga tangan Anda bebas mencatat poin. Banyak orang mengungkapkan poin mereka dengan menggunakan tangan mereka untuk menekankan pada area diskusi tertentu. Menggunakan peralatan handsfree juga akan meningkatkan keterampilan ekspresif Anda.
Biarkan orang lain yang berbicara paling banyak, karena dia akan menjelaskan apa yang ingin dia informasikan kepada Anda, untuk Anda pahami. Juga berbicara secara tidak sengaja dapat mengganggu pendengar.
Tersenyumlah dan berbicara dengan gaya percakapan. Tersenyum saat berbicara mengubah bentuk mulut Anda ketika Anda mengucapkan kata-kata dan pendengar dengan mudah menangkap perubahan nada ini.
Letakkan buku catatan, pena, dan salinan dokumen yang sedang dibahas di dekat Anda untuk referensi dan mencatat informasi penting.
Cobalah untuk pergi ke tempat yang memiliki kebisingan latar belakang dan gangguan seminimal mungkin saat menghadiri wawancara telepon.
Jika Anda terjebak kemacetan atau tempat yang bising ketika seseorang dari kantor menelepon dan bertanya apakah ini waktu yang tepat untuk berbicara dengan Anda, permisi dengan sopan dan tawarkan untuk menelepon kembali dalam 5-10 menit. Ini akan memberi Anda waktu untuk pergi ke tempat sunyi guna mempersiapkan suasana hati dan pikiran Anda untuk percakapan.
Matikan Panggilan tunggu dan aplikasi semacam itu yang memberikan pemberitahuan bip selama panggilan, sehingga perhatian orang lain tidak dialihkan karena suara yang mengganggu.

Orang-orang di seluruh dunia memiliki etiket berbeda yang mereka amati sehubungan dengan budaya dan kelahiran mereka. Kami telah mengumpulkan beberapa yang menarik di sini. Anda mungkin menganggap beberapa di antaranya lucu. Namun, orang-orang yang mengikuti etiket ini menganggapnya sangat serius, dan mereka harus dihormati.

Austria- Menaruh tangan di saku dianggap tidak sopan di antara orang Austria yang menekankan gelar. Mereka suka menggunakan gelar dengan nama belakang dan tetap menggunakan cara formal untuk menyapa orang, dibandingkan dengan menggunakan nama depan dengan orang di pertemuan pertama.
Brazil- Orang Brasil adalah orang yang ekspresif dan tidak mematuhi aturan ketat di ruang pribadi. Sama seperti orang Argentina, mereka nyaman berdiri di dekat Anda saat berbicara dan tidak keberatan menepuk dan memegang tangan orang lain. Cara mereka melakukan diskusi bisnis juga informal dengan orang-orang yang secara bebas memotong percakapan orang lain tanpa ada yang memedulikannya.
Russia- Ciuman di pipi yang dipertukarkan antara orang-orang dengan jenis kelamin yang sama dapat diterima dan merupakan kebiasaan yang diikuti secara ekstensif. Namun, ini seharusnya tidak memberi Anda kesan bahwa Anda akan menerima sambutan yang sangat hangat pada pertemuan pertama Anda. Orang Rusia percaya pada luka bakar yang lambat dan suka berkenalan dengan seseorang di waktu yang menyenangkan.
France- Orang Prancis menyukai tanda menjadi orang yang canggih dan mendengarkan mereka berbicara, seperti mendengarkan percakapan yang panjang, terus menerus, dan cerdas. Mereka sangat menekankan pada privasi pribadi; karena itu jangan mengajukan pertanyaan pribadi.
Germany- Wanita Jerman mengharapkan pria untuk melindungi mereka dan mengunyah permen karet di depan umum dan marah di depan umum dianggap tidak sopan. Orang Jerman menyukai percakapan yang bersifat intelektual, dan umumnya tidak terlalu menyukai lelucon. Mereka memiliki sisi humor, yang hanya mereka ungkapkan setelah pertemuan berulang kali dengan mereka.
Italy- Orang Italia suka menjaga kontak mata saat bercakap-cakap. Ini bukan hanya tanda kepercayaan diri mereka, tetapi juga memberi tahu mereka bahwa Anda tulus dan serius dengan apa yang Anda katakan. Mereka juga pada dasarnya genit dan dapat berdiri cukup dekat dengan Anda saat berbicara.
United Kingdom- Penggunaan kata sifat untuk mendeskripsikan sesuatu biasanya tidak disukai, sehingga percakapan cenderung sangat halus dan datar. Kontak mata dalam waktu lama dianggap tidak sopan dan ruang pribadi sangat penting. Menyentuh seseorang hanya diperuntukkan bagi anggota keluarga.
United States- Orang Amerika suka menjaga kontak mata saat berbicara dan mereka cukup senang untuk menyebutkan nama depan selama pertemuan pertama itu sendiri. Mereka cenderung lebih informal dalam berbicara. Namun, mereka sangat menghargai ketepatan waktu, jadi jangan pernah menangkap orang Amerika di sisi waktu yang salah.
Argentina- Orang Argentina sangat sensitif saat Anda menggunakan tanda "jempol" dengan mereka karena mereka menganggapnya cabul dan sangat menyinggung. Juga, mereka cenderung meninju telapak tangan kiri mereka ketika mereka berpikir bahwa apa yang Anda katakan tidak dapat dipercaya benar.
Australia- Orang Australia suka membeli satu putaran minuman untuk teman dan umumnya tidak suka membagi tagihan. Mereka tersinggung dengan gerakan jari pada tanda 'V' dan tanda "jempol". Menguap di depan umum dianggap tidak sopan.
China- Orang China, sebaliknya, menahan diri untuk tidak menyentuh dan berpelukan di tempat umum. Mereka juga tidak menghargai orang yang mengklik dan menjentikkan jari dan menunjuk mereka saat berbicara. Pakaian yang keras dan bersiul tidak terlihat dalam cahaya yang menguntungkan. Orang Cina juga tidak suka membicarakan bisnis sambil makan.

Canada- Orang Kanada menyukai konsep ruang pribadi. Karenanya, mereka menghindari terlalu dekat dengan orang yang mereka temui. Mereka cenderung menghindari memeluk dan menyentuh orang. Sangat penting untuk menjaga bahasa tubuh yang benar sambil duduk untuk berdiskusi bisnis dengan orang Kanada.
Japan- Bandingkan dengan Jepang, di mana kontak mata dalam jangka waktu lama dianggap tidak sopan dan tidak sopan. Selain itu, menyentuh seseorang saat berbicara dan tidak menghargai ruang pribadinya adalah hal yang tidak disukai orang Jepang.

Etiket Bisnis adalah salah satu bagian yang paling penting namun paling diabaikan dalam kehidupan profesional. Jika Anda tidak mengetahui aturan dasar etiket saat bertemu orang baru dan berurusan dengan klien, kemungkinan besar Anda akan membuat banyak kesalahan yang mungkin tidak Anda ketahui atau tampaknya tidak bersalah bagi Anda, tetapi dapat dengan mudah disalahartikan sebagai disengaja dan menyinggung. orang yang mendengarkan Anda.

Ini adalah langkah kecil untuk membuat Anda sadar tentang aturan sederhana dalam etiket yang diharapkan Anda ketahui dan ikuti ketika Anda berinteraksi dengan orang lain.

Kami berharap Anda sekarang siap untuk memanfaatkan apa yang telah Anda pelajari dari bacaan ini dan akan menerapkannya dalam hidup Anda. Yang Anda butuhkan hanyalah sedikit kepercayaan diri dan sedikit latihan! Semoga berhasil!