Etiket Email

Email banyak digunakan sebagai bentuk alat komunikasi bisnis yang murah namun sangat efektif. Cetakan email jarang diambil dan soft copy digunakan karena mengarsipkan dan mengambil email dengan mudah. Alasan popularitasnya adalah kemudahan akses, yang dapat digunakan semua orang dalam organisasi mulai dari CEO hingga petugas kebersihan.

Email adalah cara yang efisien untuk mengkomunikasikan informasi dengan cara yang disajikan dengan baik, mudah dibaca dan secara profesional sesuai. Banyak orang mengutip kurangnya waktu sebagai alasan untuk meneruskan email di bawah standar yang berkisar dari tidak lengkap hingga tidak dapat dipahami.

Banyak orang salah mengira email dengan pesan teks, atau setidaknya pendekatan mereka terhadap menulis email menyarankan demikian. Mari kita bahas perbedaan antara percakapan teks dan menulis email. Dalam percakapan pesan teks, dua orang dapat bertukar informasi, berbagi detail, memberikan koreksi, dan meminta klarifikasi dengan cara komunikasi bolak-balik yang cepat.

Dibandingkan dengan ini, email dibaca oleh para profesional yang, bergantung pada pekerjaan mereka, bisa mendapatkan antara 20 hingga 200 email sehari. Mereka tidak ingin terlibat dalam percakapan bolak-balik, juga tidak punya waktu untuk menanyakan detail, berkali-kali. Mereka hanya ingin memahami isi email, membaca instruksi, memproses informasi, menyelesaikan tugas dan mengosongkan bagian "belum dibaca" di kotak masuk.

Keeping this in mind, let us discuss some tricks to write effective emails -

• Rencanakan pesan Anda.
• Gunakan baris subjek untuk menarik perhatian pembaca.
• Jaga agar pesan Anda singkat dan jelas.
• Jangan ketik seluruh pesan Anda dalam huruf kecil.
• Koreksi pesan Anda sebelum mengirimnya dan pertanggungjawabkan.
• Luangkan beberapa menit untuk menenangkan diri sebelum mengirim email apa pun saat sedang marah.
• Jangan ketik pesan Anda dengan huruf kapital. Ibukota dianggap BERTERIAK.

In certain cases, emails may not be suitable. Prefer to call someone when -

• Anda harus mendiskusikan informasi pribadi, sensitif atau rahasia.
• Anda akan memberi kabar buruk.
• Pesan Anda rumit dan artinya mungkin hilang dalam susunan kata.
• Anda membutuhkan tanggapan segera.

Resiko Hukum Email

Email adalah mode komunikasi yang disukai di banyak tempat kerja, dan ini berarti email membawa banyak informasi yang dapat dirahasiakan. Banyak perusahaan melatih orang secara ekstensif tentang bagaimana mereka seharusnya membingkai email mereka dan jenis email apa, kepada siapa mereka seharusnya meneruskan.

Keamanan dan kerahasiaan informasi di dalam email adalah tanggung jawab bersama dari pengirim dan penerima. Perusahaan memiliki pedoman yang ketat untuk menjaga dokumen dan isinya. Mari kita bahas beberapa pedoman yang paling umum diikuti untuk mencegah penyalahgunaan email.

You and your company will be held liable for numerous legal suits if -

• Anda mengirim atau meneruskan email dengan konten yang menyinggung.
• Anda mengirim lampiran yang mengandung virus.
• Anda meneruskan email pengirim ke orang lain tanpa izin.
• Anda mencoba memalsukan email orang lain atau mengirim email dari akun orang lain.
• Anda mencoba menyembunyikan identitas Anda dari penerima saat mengirim email.
• Anda menyalin pesan milik orang lain tanpa izin.

Elemen Email Formal

Meskipun sebagian besar dari kita mengirim email tidak resmi ke teman yang mungkin mengandung kesalahan tata bahasa, hal yang sama tidak berlaku saat menulis kepada rekan kerja, terutama saat kita ingin memberi kesan yang baik, karena kali ini kita harus lebih berhati-hati dan diplomatis. Berikut beberapa tip umum tentang format email yang benar -

Background- Latar belakang putih default harus digunakan untuk semua email. Latar belakang berwarna, atau desain gulungan tampaknya tidak profesional dan mengganggu.

Font - Font yang disukai adalah Times New Roman atau Arial, Font size-12.

Font Color - Font harus hanya biru tua atau hitam.

Contact Details- Informasi kontak resmi seperti nama, sebutan, id email, nomor kontak, logo perusahaan dan alamat korespondensi harus disebutkan di area tanda tangan. Pernyataan pribadi sebaiknya dihindari.

First Name and Surname- Mereka harus disebutkan dengan font yang sama seperti yang digunakan di badan email, hanya dua ukuran font lebih besar. Font kursif untuk nama tidak disarankan.

(To be mentioned in the same font and size as body of the email)

• Designation
• Department
• Nama & Alamat Perusahaan
• Penanda & Kode Pos
• Nomor kontak
• Alamat email
• Nomor telepon perusahaan
• Nomor faks perusahaan
• URL perusahaan
• Disclaimer

Contoh Email