Etiket Bisnis - Menulis Dokumen
Setelah Anda mengidentifikasi pembaca untuk tulisan Anda, cobalah untuk mengantisipasi informasi yang mungkin dianggap perlu oleh pembaca Anda dan sertakan dalam dokumen Anda saat Anda menulis. Ini dapat dilakukan dengan bertanya pada diri sendiri "pertanyaan-WH".
Answer the WH questions- Menjawab “Siapa? Apa? Mengapa? Dimana? Kapan? Siapa? Bagaimana?" akan memberi Anda informasi tentang isi tulisan.
Determine the Start and Finish- Setelah mengumpulkan semua kemungkinan ide yang Anda miliki tentang topik tersebut, Anda dapat membahasnya dan menolak beberapa yang tidak masuk akal dalam artikel ini. Setelah itu, cari tahu ide yang akan memberikan dampak maksimal saat membacanya, dan letakkan di awal artikel. Bagian akhir harus memiliki ide yang merangkum semua ide dengan cara yang jelas dan tajam.
Get a Second-Person Opinion- selalu periksalah teks tertulis Anda oleh seseorang sebelum mengirimkannya. Ini memberikan perspektif orang kedua yang obyektif untuk ulasan dan menghentikan emosi dan kesenangan Anda agar tidak menghalangi. Jangan lakukan ini jika kontennya rahasia dan tidak untuk dibagikan.
Discuss Suggestions and Include Improvements - Setelah teman Anda menyarankan beberapa perubahan, terapkan yang menurut Anda relevan.
Mengembangkan Arus
Banyak orang memiliki ide yang sangat menarik dan bahkan berhasil menaruhnya di atas kertas. Sayangnya, pembaca mereka tidak melampaui tahap tertentu. Ini karena, meskipun tulisan mereka bagus dan pemikirannya disebutkan dengan benar, mungkin belum ada pemilihan kata yang tepat, atau mungkin pepatah seperti - “menggigitnya sejak awal” digunakan, yang mungkin tidak dipahami oleh pembaca.
Mari kita bahas 15 hal yang perlu diingat saat mengoreksi dan merevisi tulisan Anda -
Kejelasan
Tulisan Anda harus dipahami pada bacaan pertama. Hindari jargon teknis, kata-kata asing, atau bahasa formal.
Vs. Modern
- Pembayaran telah dicatat vs. kami menerima cek Anda.
- Terlampir di sini vs. silakan temukan Terlampir
Hindari Ambiguitas
Kata-kata dengan makna ganda atau kalimat yang membingungkan pembaca harus dihindari
Setelah memakan ikannya, Kiran berbicara dengan Karan. (Siapa yang punya ikan?)
Hindari Bahasa sehari-hari
- Singkatnya vs. singkatnya
- Di zaman sekarang ini vs. hari ini, sekarang
Hindari menggunakan banyak Kata
- Sebelum acara vs. sebelumnya
- Pada titik waktu ini vs. sekarang
Hindari Pengulangan yang tidak perlu
- Sangat penting
- Gabungkan bersama
Sertakan hanya informasi yang relevan
- Abaikan informasi latar belakang yang tidak perlu.
- Buat kalimat pendek dan sederhana - 17 kata atau kurang.
Kelengkapan
Periksa apakah semua informasi yang dibutuhkan pembaca disertakan -
- WHO? Apa? Dimana? Kapan? Mengapa? Bagaimana?
Ketepatan
Periksa keakuratan tata bahasa dan ejaan nama orang dan tempat.
- Dia melakukannya vs dia melakukannya.
- Warnanya sudah pudar vs. warnanya sudah pudar.
Jangan Mengandalkan Periksa Ejaan
- Mengetik 'tidak / aktif', 'lalu / dari', 'cukup / tenang', 'kalah / lepas' tidak akan menampilkan kesalahan.
Kekonkretan
Berikan detail spesifik.
- Rencana investasi Anda akan menghasilkan bunga yang tinggi.
- Rencana investasi Anda akan menghasilkan bunga 8%.
Meyakinkan
Gunakan bahasa yang bisa dipercaya. Hindari melebih-lebihkan dan superlatif.
- Selalu vs. Biasanya
- Tidak pernah vs. Jarang
Kesopanan
Tunjukkan sopan santun dalam tulisan Anda. Gunakan kalimat pasif saat mengkomunikasikan berita buruk untuk menghindari nada negatif. Sebagai contoh,
- Kami tidak dapat menyetujui syarat dan ketentuan yang diuraikan dalam kontrak.
- Beberapa pembahasan terkait syarat dan ketentuan perlu dilakukan.
Tulislah dengan memikirkan pembaca
- Seksis - Ketua, pengusaha
- Merendahkan - 'Tentu saja', 'Jelas'
Menggunakan Poin Peluru
- Komunikasikan pesan Anda dengan cara yang mudah dan jelas.
- Menyoroti informasi terpenting.