indicatore chiave di prestazione
Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono un insieme di misure quantificabili che un'organizzazione utilizza per misurare le proprie prestazioni nel tempo. I KPI vengono normalmente utilizzati per valutare il successo di un'organizzazione nel suo insieme o in termini di reparto (ad es. Vendite, finanza, ecc.). È necessario definire i KPI in base agli obiettivi dell'organizzazione e monitorarli di volta in volta per monitorare i progressi.
Esistono diversi tipi di KPI tra cui scegliere in base alle proprie esigenze. Gli esempi includono:
- Entrate e uscite
- Tasso di rendimento
- Valore medio di acquisto
- Valore a vita del cliente
- Capitale circolante
Si noti che i KPI sono una forma di comunicazione che coinvolge le seguenti attività:
Identificare i KPI in base agli obiettivi dell'organizzazione.
Monitoraggio e reporting dei KPI.
Modificare i KPI man mano che l'organizzazione progredisce e / o cambiano gli obiettivi dell'organizzazione.
Identificazione dei KPI
Il primo e il passo più cruciale nell'analisi KPI è identificare i KPI che monitorano efficacemente le tendenze richieste nell'organizzazione. Ciò richiede una completa comprensione degli obiettivi e richiede adeguati canali di comunicazione tra gli analisti e coloro che sono responsabili del raggiungimento degli obiettivi.
È possibile scegliere tra una serie di KPI, ma il successo nel monitoraggio dipende dalla scelta giusta di quelli rilevanti per gli obiettivi. I KPI differiscono da organizzazione a organizzazione e da reparto a reparto e saranno efficaci solo quando porteranno a un miglioramento delle prestazioni.
È possibile valutare la rilevanza di un KPI utilizzando i criteri SMART, ovvero il KPI dovrebbe essere Sspecifico, Mfacile, Aottenibile, Relevant e Time-bound. In altre parole, il KPI scelto dovrebbe soddisfare i seguenti criteri:
Il KPI riflette il tuo Sobiettivo specifico.
Il KPI ti consente di Mfacilitare i progressi verso tale obiettivo.
L'obiettivo per il quale viene definito il KPI è realistico Aottenibile.
L'obiettivo a cui si rivolge il KPI è Rimportante per l'organizzazione.
È possibile impostare un intervallo di tempo per il raggiungimento dell'obiettivo in modo che il KPI riveli quanto è vicino l'obiettivo rispetto al tempo rimanente.
I KPI definiti devono essere valutati di volta in volta per trovare la loro rilevanza con il passare del tempo. Se necessario, è necessario definire e monitorare diversi KPI. Solo allora, il monitoraggio dei KPI sarà correlato alle attuali esigenze dell'organizzazione.
In base alle esigenze di analisi, è necessario scegliere i KPI pertinenti e gli esempi includono quanto segue:
Il reparto vendite potrebbe utilizzare un KPI per misurare l'utile lordo mensile rispetto all'utile lordo previsto.
Il reparto contabilità potrebbe misurare le spese mensili rispetto alle entrate per valutare i costi.
Il dipartimento delle risorse umane potrebbe misurare il turnover trimestrale dei dipendenti.
I professionisti aziendali utilizzano spesso i KPI raggruppati in una scorecard aziendale per ottenere un riepilogo storico rapido e accurato del successo aziendale o per identificare tendenze o per identificare opportunità di miglioramento delle prestazioni.
Gli esempi utilizzati in questo capitolo sono indicativi in modo da aiutarti a comprendere come definire e monitorare i KPI in Excel. La sola discrezione di identificare i KPI spetta a te in base agli obiettivi in modo da riflettere lo scenario attuale rispetto ai target.
KPI in Excel
È possibile analizzare le prestazioni rispetto alla destinazione impostata con PowerPivot. Ad esempio, un KPI di PowerPivot potrebbe essere utilizzato per determinare per ogni anno e per il venditore il confronto tra le sue vendite effettive e l'obiettivo di vendita.
Puoi esplorare e visualizzare lo stesso KPI con Power View.
È inoltre possibile definire nuovi KPI e / o modificarli in Power View.
È possibile produrre report estetici con KPI in Power View.
Definizione di un KPI in Excel
Il primo passo nell'analisi KPI è definire il KPI identificato. Ciò richiede la definizione dei tre parametri per il KPI come segue:
Valore di base
Un valore di base è definito da un campo calcolato che si risolve in un valore. Il campo calcolato rappresenta il valore corrente per l'elemento in quella riga della tabella. Ad esempio, aggregato di vendite, profitto per un determinato periodo, ecc.
Valore target / obiettivo
Un valore target (o obiettivo) è definito da un campo calcolato che si risolve in un valore o da un valore assoluto. È il valore rispetto al quale viene valutato il valore corrente. Potrebbe trattarsi di un numero fisso, ad esempio, il numero medio di giorni di assenza per malattia applicabile a tutti i dipendenti o un campo calcolato, che si traduce in un obiettivo diverso per ogni riga, ad esempio, il budget di ogni reparto dell'organizzazione .
Stato
Lo stato è l'indicatore del valore. Sarebbe sorprendente se lo impostassi come indicatore visivo. In Power View in Excel è possibile modificare l'indicatore KPI, scegliendo quali indicatori utilizzare e quali valori attivare ogni indicatore.
Ad esempio, si supponga di voler monitorare gli obiettivi di vendita dei commerciali di un'organizzazione che vendono un prodotto. L'obiettivo dell'analisi è identificare i migliori performer che stanno raggiungendo l'importo delle vendite target. È possibile procedere alla definizione del KPI come segue:
Base Value - Valore corrente dell'importo delle vendite per ogni venditore.
Target Value / Goal- È fisso per tutti i venditori in modo da consentire il confronto tra i venditori. Si supponga che l'importo delle vendite target sia 3500. Notare che per un'analisi diversa è possibile variare i valori target per i venditori.
Status - Lo stato deve essere visualizzato con un grafico per determinare facilmente lo stato del valore di base rispetto al valore di destinazione.
KPI in PowerPivot
È possibile definire gli indicatori KPI in PowerPivot come segue:
- Inizia con due tabelle SalesPerson e Sales.
- La tabella SalesPerson contiene l'ID SalesPerson e il nome SalesPerson.
- La tabella delle vendite contiene le informazioni sulle vendite in base al venditore e al mese.
- Aggiungi le due tabelle a Data Model.
- Creare una relazione tra le due tabelle utilizzando il campo ID venditore.
Per impostare il valore di base, è necessario un campo calcolato per Importo vendite.
Aggiungere il campo calcolato nella tabella Sales per la colonna Sales Amount nel modello di dati come segue:
Total Sales:= sum([Sales Amount])
- Fare clic su Tabella pivot sulla barra multifunzione nella finestra di PowerPivot.
- Selezionare Nuovo foglio di lavoro nella finestra di dialogo Crea tabella pivot.
- Aggiungere il campo Venditore all'area RIGHE nella tabella pivot.
- Fare clic sulla scheda POWERPIVOT sulla barra multifunzione.
- Fare clic su KPI nel gruppo Calcoli.
- Fare clic su Nuovo KPI nell'elenco a discesa.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Key Performance Indicator (KPI).
Seleziona Vendite totali nella casella Campo base KPI (valore).
In Stato KPI, sono disponibili le seguenti opzioni:
In Definisci valore target, seleziona Valore assoluto e digita 3500 nella casella.
In Definisci soglie di stato, regola le barre verticali che rappresentano le percentuali su 40 e 80.
In Seleziona stile icona, seleziona la prima opzione.
Fare clic sul pulsante OK. È possibile osservare quanto segue nella tabella delle vendite nell'elenco dei campi della tabella pivot:
Il campo Vendite totali è un KPI ed è rappresentato dall'icona
I tre parametri KPI: Valore, Obiettivo e Stato vengono visualizzati come campi in KPI vendite totali.
Seleziona i tre parametri KPI: Valore, Obiettivo e Stato in Vendite totali.
Le tre colonne vengono visualizzate in PowerPivot, con la colonna Stato che mostra le icone in base al valore corrispondente.
È inoltre possibile definire le soglie KPI in base ai valori anziché alle percentuali. Per modificare un KPI definito, procedere come segue:
- Fare clic su KPI nel gruppo Calcoli sulla barra multifunzione.
- Fare clic su Gestisci KPI nell'elenco a discesa.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Gestisci KPI.
- Fare clic su KPI - Total Sales.
- Fare clic sul pulsante Modifica.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Key Performance Indicator (KPI).
- In Definisci soglie di stato, regola le barre verticali su 1500 e 3000.
- Conserva il resto delle opzioni precedenti.
- Fare clic su OK.
Come puoi osservare, le icone di stato riflettono le soglie modificate.
KPI in Power View
È possibile creare report estetici con KPI in Power View. È possibile utilizzare gli indicatori KPI definiti in precedenza nel modello di dati oppure aggiungere gli indicatori KPI in Power View.
Per aggiungere o modificare un KPI in Power View, procedere come segue:
- Nel foglio di Power View fare clic sulla scheda PowerPivot.
Viene visualizzata la barra multifunzione di PowerPivot, utilizzata nella sezione precedente.
- Fare clic su KPI nel gruppo Calcolo.
- Fare clic su Nuovo KPI per aggiungere un KPI.
- Fare clic su Gestisci KPI per modificare un KPI.
I passaggi sono gli stessi della sezione precedente.
È possibile creare un report estetico delle prestazioni di vendita con KPI in Power View come segue:
- Fare clic sulla scheda DATI sulla barra multifunzione.
- Fare clic su Power View nel gruppo Report.
Viene visualizzato il foglio di Power View.
Aggiungi una tabella con i campi: Commerciale, Vendite totali e Stato delle vendite totali.
Aggiungi una seconda tabella con i campi: Commerciale, Vendite totali e Obiettivo vendite totali.
Converti la seconda tabella in una barra in pila 100%.
Aggiungi una terza tabella con i campi: Commerciale, Regione, Vendite totali e Stato vendite totali.
Converti il terzo tavolo in carta. Trascina il campo Regione su Affianca per.
Aggiungi il titolo - Rendimento delle vendite.
Cambia il carattere.
Aumenta la dimensione del testo.
Ridimensiona la tabella, la barra in pila 100% e la scheda in modo appropriato.
Il tuo rapporto sul rendimento delle vendite è pronto -
Come puoi osservare, in Power View potresti rappresentare i risultati come segue:
La tabella con le icone per lo stato KPI è simile al report PowerPivot.
La barra in pila 100% rappresenta la percentuale raggiunta rispetto all'obiettivo. Puoi anche notare che fornisce un chiaro confronto delle prestazioni di tutti.
La scheda raffigura lo stato KPI dei venditori insieme alla regione a cui appartengono. È possibile scorrere interattivamente i riquadri per visualizzare i risultati per diverse regioni che darebbero la possibilità di valutare le prestazioni anche a livello di regione.